Требования к формированию номенклатурных дел

По окончании делопроизводственного года производится сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления (в основном в хронологическом порядке). Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения. Наличие автоматизированной системы учета позволяет составлять подокументные описи, невозможные раньше при традиционной бумажной технологии ввиду их трудоемкости. Такие описи значительно облегчают и ускоряют поиск необходимых документов в архиве, обеспечивают их учет и сохранность.

В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения.

Приложение 1

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности передавшего сведения

Подпись Расшифровка подписи

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От _______________ № _____

_______________

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

От _______________ № _____



Приложение 2

Форма номенклатуры дел

Наименование организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

_____№ _______________

______________________

^{(место составления)}

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза зав. ведомственным архивом (лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

От _______________ № _____

_______________ СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

От _______________ № _____

Приложение 3

Форма описи дел постоянного хранения

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя министерства (ведомства)

Подпись Расшифровка подписи

Фонд №_________________

Опись №______________

дел постоянного хранения

за ________ год

_____________________________________________________________

название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись Расшифровка подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК министерства (ведомства)

от _______________ № _____

УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЭПК архивного учреждения

от _______________ № _____



Приложение 4

Форма описи дел долговременного хранения (свыше 10 лет)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности руководителя министерства (ведомства)

Подпись Расшифровка подписи

Фонд №_________________

Опись №______________

дел долговременного хранения

за ________ год

_____________________________________________________________

название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел

(цифрами и прописью)

с № ___________ по № ________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи

Подпись Расшифровка подписи

Заведующий центральным архивом (лицо, ответственное за архив)

Подпись Расшифровка подписи

Дата



Приложение 5

Образец листа заместителя

Лист-заместитель

Документ № _____ от _______, поступивший

(наименование корреспонденции)

По вопросу_______________________

Выдан _______________ _________________

когда кому

Выдал________________ Получил____________________



Приложение 6

Образец карты-заместителя

Карта-заместитель

Дело № _____ 2002 г.

Структурное подразделение

Дата выдачи	Количество листов	Кому выдано	Расписка получателя	Дата возврата	Расписка о приеме



Приложение 7

Образец листа заверителя дела

Лист-заверитель

В дело подшито (вложено) и пронумеровано 210 (двести десять) листов, в том числе: литерные листы 50а, 112а, 112б + 2 листа внутренней описи.

Лист 5 имеет физические повреждения - разрыв и склейка.

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Дата



Приложение 8

Образец годовой описи дел

Опись №__________________________________________

Название раздела

№ п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (тома, части)	Дата дела (тома, части)	Количество листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено ___________ дел с № ______, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:



Приложение 9

Форма внутренней описи документов дел

Внутренняя опись

документов дела № ____________

№ п/п	Индекс документов	Дата документов	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого______________________________________________ документов

цифрами и прописью

Количество листов внутренней описи ____________________________

цифрами и прописью

Должность подпись И.О. Фамилия

Размещено на Allbest.ru