Классификация документов Архивного фонда Российской Федерации

Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций). [3]

Определить границы архивного фонда - значит определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их определяется по названию учреждения, которое указано в документе, по подписи автора.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав фонда того учреждения, в котором они были закончены делопроизводством.

В тех случаях, когда среди документов одного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах, подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Каждому архивному фонду присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на определенной территории, например машинно-тракторные станции;

- руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории, например Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему учреждения;

- учреждений, связанных между собой объектом деятельности, например Управление железной дороги и его конторы;

- органов государственной власти и управления и состоящих при них учреждений и организаций, например райисполком и его отделы;

- последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам, например Губернское архивное бюро, Краевое архивное управление;

- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями, например И.А. Ильф (Файнзильберг), Е.П. Петров (Катаев).

Образование архивных коллекций. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

Для архивных коллекций в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей.

Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов.

Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут несовпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т.д.

Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий.

Группировка документов по степеням ценности

Все документы, хранящиеся в государственных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Эти группы документов хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке.

Принадлежность документов к особо ценным или уникальным определяется рядом факторов: научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя, исторического периода и др.

Группировка документов по категориям доступа к ним

По категориям доступа документы делятся на документы открытого доступа, ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа к ним (если собственник, передавая их в архив, оговорил особые условия их использования).

Документы ограниченного доступа хранятся отдельно от других документов.

9.Классификация документов в пределах архивного фонда

архивный фонд документ

За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Единица хранения (дело) - физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку. [6]

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

- ведомственных архивах при подготовке документов для передачи в государственные архивы;

- государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

Схема систематизации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их делопроизводственной форме - по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Признаки (основания) классификации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. Не все признаки имеют одинаковое значение. Среди них есть ведущие и второстепенные. Ведущими классификационными признаками являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает 2 варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела - по структурным подразделениям учреждения:

1. Секретариат.

2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

1. Управление делами.

2. Планово-экономический отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по годам:

1. Канцелярия - 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т.д.

2. Плановый отдел - 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т.д.

Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они избираются в качестве основы построения многих фондов учреждений советского госаппарата.

Порядок расположения групп документов в пределах фонда.

Группы следует располагать, основываясь на общих правилах классификации от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждений), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов - в зависимости от выбора первого признака классификации.

Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.

При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации распределяются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

10.Особенности классификации документов личных фондов

В личных фондах содержатся разнообразные по составу и содержанию документы, характеризующие жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, материалы общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и т.д.

Поэтому к документам личных фондов не может быть применена единая система построения фонда, а также общие признаки группировки дел, которые распространялись бы на весь состав материалов фонда в целом, как это имеет место при классификации документов учреждений. Документы учреждений уже в процессе своего создания регламентируются и организуются деятельностью фондообразователя и системой делопроизводства. Документы личных фондов, как правило, не имеют следов какой-либо организации и отличаются большим разнообразием. Поэтому материалы личных фондов при создании наиболее крупных групп могут объединяться по нескольким классификационным признакам одновременно, чаще всего по тематическому, номинальному и авторскому признакам.

В практической деятельности архивов сложилась следующая типовая схема классификации документов личных фондов:

1. Личные документы и другие материалы к биографии фондообразователя (биографические материалы).

2. Материалы служебной и общественной деятельности.

3. Творческие материалы.

4. Материалы, собранные фондообразователем для его работ.

5. Переписка.

6. Имущественно-хозяйственные материалы.

7. Материалы о фондообразователе.

8. Изобразительные материалы.

9. Материалы родственников.

10. Коллекция, собранная фондообразователем.

Конкретное наименование разделов схемы и последовательность их расположения зависят от характера деятельности фондообразователя, особенностей состава, содержания и объема его документов. В составе фондов деятелей науки и культуры наиболее ценной частью являются творческие материалы, которые помещаются перед всеми остальными документами. В фондах же государственных и общественных деятелей наибольшую ценность представляют материалы их служебной и общественной деятельности, поэтому при организации материалов этих фондов они выносятся на первое место.

Особенности классификации документов, объединенные архивных фондов и коллекций.

Архивные фонды, входящие в состав объединенного фонда, не подлежат дроблению и остаются самыми крупными группами документов в пределах объединенного архивного фонда.

Они могут располагаться по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов.

Для фондов однородных учреждений используются одинаковые схемы систематизации.

Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов.

Материалы коллекций, состоящих из документов одного вида (например, из воспоминаний или писем), обычно группируются по авторскому признаку, а созданные группы располагаются по алфавиту фамилий авторов.

В коллекциях, созданных по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.

11.Система каталогов государственного архива

Каталог. Система каталогов

Каталог документов /4/ служит межфондовым архивным справочником, в котором сведения о содержании документальных материалов располагаются в соответствии с определенной схемой классификации. Его можно рассматривать в качестве документной информационно-поисковой системы, предназначенной для выдачи сведений о наличии или отсутствии в архивных фондах требуемой информации и адреса хранения (поисковых данных) соответствующих документов.

Совокупность различных по содержанию и построению взаимодополняющих и взаимосвязанных каталогов представляет собой систему каталогов документов, которая является частью системы научно-справочного аппарата государственного архива и позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации.

Система каталогов государственного архива должна отвечать ряду требований. Главным среди них следует считать соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению, а также рациональную структуру каталогов при возможно большем разнообразии аспектов информационного поиска, исключение параллелизма в группировке информации, отражаемой в различных каталогах системы.

Состав системы каталогов для различных звеньев государственных архивов и архивов разного профиля неодинаков. Однако существует некоторая стабильная часть системы, присущая всем государственным архивам.

12.Систематический каталог и предметный указатель к нему

Центральным элементом системы является систематический каталог документов. В качестве наиболее крупных группировок сведений о содержании документов в нем выступают отрасли знания и деятельности общества, расположенные в логической последовательности. В настоящее время в государственных архивах СССР для организации систематических каталогов советского периода применяется "Схема классификации документальных материалов" (СЕК), подготовленная и введенная в действие ГАУ при СМ СССР.

Для каталогов дореволюционного периода используются индивидуальные схемы классификации, разработанные архивами. /6/ Поиск информации в систематическом каталоге ведется от общего к частному. Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщениях (в том числе, на уровне отсылочной карточки к другим каталогам системы и справочникам системы НСА архива) обо всем документальном комплексе архива. Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документальных материалах. Все это определяет центральное положение в системе каталогов архива.

Однако комплексный характер информации систематического каталога, особенности схемы систематической классификации, удовлетворяя задачам проблемного поиска информации, в то же время, могут затруднить поиск информации по конкретному вопросу или отдельному объекту. Организовать такой поиск информации в систематическом каталоге позволяет предметный указатель к каталогу. Предметный указатель к систематическому каталогу состоит из расположенных в алфавитном порядке основных предметных понятий, содержащихся в систематическом каталоге, и соответствующих им индексов систематического каталога. Предметный указатель целесообразно организовывать на основе алфавитно-предметного указателя к СЕК.

1.3 Предметные каталоги

Предметные каталоги, входящие в систему, предназначены для поиска информации по специально заданному направлению, ограниченному их целевым назначением. Среди предметных каталогов следует в первую очередь назвать именной и географический.

Именной каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является имя. /7/ Каталожные карточки в нем концентрируются в единый комплекс и систематизируются в алфавитном порядке имен. Дальнейшая последовательность расположения карточек может быть различной. Существующие в некоторых государственных архивах именные каталоги, классифицирующие информацию по темам, т.е. построенные по логической структуре, приводят к параллелизму в группировке информации именного и систематического каталогов. Не удовлетворяет требованиям системы каталогов и размещение сведений о лицах в разделе "Персоналии" или тематических разделах систематического каталога, поскольку это затрудняет, а в отдельных случаях делает невозможным, поиск информации в именном аспекте.

Однако этот недостаток может быть частично восполнен за счет организации именного указателя к систематическому каталогу. Этот указатель состоит из расположенных по строгому алфавиту имен карточек, на которых, кроме фамилии, имени, отчества, проставлены индексы разделов и подразделов систематического каталога, содержащие информацию о данном лице. Именной указатель позволяет осуществить поиск информации в специально заданном аспекте - от имени к соответствующему разделу систематического каталога, получая там адрес требуемой информации.

Именной каталог, в первую очередь, служит научным целям, хотя он может использоваться также и для исполнения биографических запросов. Но основой для справочной биографической работы являются картотеки по личному составу, которые можно условно рассматривать в качестве элемента системы каталогов. Особенностью таких карточек является переменный состав информации в них. Часть информации картотек по личному составу может через определенный промежуток времени пополнять именной каталог или в результате экспертизы может быть отобрана к уничтожению.

Географический каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является географическое наименование (названия стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек, и т.д.). Рубрики каталога располагаются в алфавитной последовательности. Систематизация карточек внутри рубрик может быть хронологической или тематической. Географический каталог позволяет вести поиск информации от частного к общему в специально заданном географическом аспекте. Каждый архив самостоятельно определяет, какие из географических наименований и информация о них должны найти отражение в географическом каталоге.

Возможна замена географического каталога географическим указателем к систематическому каталогу. Указатель состоит из расположенных по алфавиту географических наименований, вынесенных на разделители. Внутри разделов помещаются систематизированные по темам отсылочные карточки, на которых обозначена соответствующая информация и отсылка к разделу систематического каталога. Например, в разделе "Якутская АССР" географического указателя к систематическому каталогу в тематическом подразделе указателя "Статистика" могут находиться следующие карточки:

14. Система каталогов государственного архива

Каталог. Система каталогов

Каталог документов служит межфондовым архивным справочником, в котором сведения о содержании документальных материалов располагаются в соответствии с определенной схемой классификации. Его можно рассматривать в качестве документной информационно-поисковой системы, предназначенной для выдачи сведений о наличии или отсутствии в архивных фондах требуемой информации и адреса хранения (поисковых данных) соответствующих документов.

Совокупность различных по содержанию и построению взаимодополняющих и взаимосвязанных каталогов представляет собой систему каталогов документов, которая является частью системы научно-справочного аппарата государственного архива и позволяет осуществлять многоаспектный поиск информации.

Система каталогов государственного архива должна отвечать ряду требований. Главным среди них следует считать соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению, а также рациональную структуру каталогов при возможно большем разнообразии аспектов информационного поиска, исключение параллелизма в группировке информации, отражаемой в различных каталогах системы.

Состав системы каталогов для различных звеньев государственных архивов и архивов разного профиля неодинаков. Однако существует некоторая стабильная часть системы, присущая всем государственным архивам.

15.Систематический каталог и предметный указатель к нему

Центральным элементом системы является систематический каталог документов. В качестве наиболее крупных группировок сведений о содержании документов в нем выступают отрасли знания и деятельности общества, расположенные в логической последовательности. В настоящее время в государственных архивах СССР для организации систематических каталогов советского периода применяется "Схема классификации документальных материалов" (СЕК), подготовленная и введенная в действие ГАУ при СМ СССР. /5/ Для каталогов дореволюционного периода используются индивидуальные схемы классификации, разработанные архивами. /6/ Поиск информации в систематическом каталоге ведется от общего к частному. Систематический каталог содержит сведения на разных уровнях обобщениях (в том числе, на уровне отсылочной карточки к другим каталогам системы и справочникам системы НСА архива) обо всем документальном комплексе архива.

Благодаря такому комплексному характеру содержания и логической структуре построения систематический каталог способен выдавать информацию в целом по отраслям знания и деятельности общества, воспроизводить связи между событиями и явлениями, зафиксированными в документальных материалах. Все это определяет центральное положение в системе каталогов архива.

Однако комплексный характер информации систематического каталога, особенности схемы систематической классификации, удовлетворяя задачам проблемного поиска информации, в то же время, могут затруднить поиск информации по конкретному вопросу или отдельному объекту. Организовать такой поиск информации в систематическом каталоге позволяет предметный указатель к каталогу. Предметный указатель к систематическому каталогу состоит из расположенных в алфавитном порядке основных предметных понятий, содержащихся в систематическом каталоге, и соответствующих им индексов систематического каталога. Предметный указатель целесообразно организовывать на основе алфавитно-предметного указателя к СЕК.

16.Предметные каталоги

Предметные каталоги, входящие в систему, предназначены для поиска информации по специально заданному направлению, ограниченному их целевым назначением. Среди предметных каталогов следует в первую очередь назвать именной и географический.

Именной каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является имя. /7/ Каталожные карточки в нем концентрируются в единый комплекс и систематизируются в алфавитном порядке имен. Дальнейшая последовательность расположения карточек может быть различной. Существующие в некоторых государственных архивах именные каталоги, классифицирующие информацию по темам, т.е. построенные по логической структуре, приводят к параллелизму в группировке информации именного и систематического каталогов. Не удовлетворяет требованиям системы каталогов и размещение сведений о лицах в разделе "Персоналии" или тематических разделах систематического каталога, поскольку это затрудняет, а в отдельных случаях делает невозможным, поиск информации в именном аспекте. Однако этот недостаток может быть частично восполнен за счет организации именного указателя к систематическому каталогу. Этот указатель состоит из расположенных по строгому алфавиту имен карточек, на которых, кроме фамилии, имени, отчества, проставлены индексы разделов и подразделов систематического каталога, содержащие информацию о данном лице. Именной указатель позволяет осуществить поиск информации в специально заданном аспекте - от имени к соответствующему разделу систематического каталога, получая там адрес требуемой информации.

Именной каталог, в первую очередь, служит научным целям, хотя он может использоваться также и для исполнения биографических запросов. Но основой для справочной биографической работы являются картотеки по личному составу, которые можно условно рассматривать в качестве элемента системы каталогов. Особенностью таких карточек является переменный состав информации в них. Часть информации картотек по личному составу может через определенный промежуток времени пополнять именной каталог или в результате экспертизы может быть отобрана к уничтожению.

Географический каталог - разновидность предметного каталога, основанием деления в котором является географическое наименование (названия стран, республик, краев, областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек, и т.д.).

Рубрики каталога располагаются в алфавитной последовательности. Систематизация карточек внутри рубрик может быть хронологической или тематической. Географический каталог позволяет вести поиск информации от частного к общему в специально заданном географическом аспекте. Каждый архив самостоятельно определяет, какие из географических наименований и информация о них должны найти отражение в географическом каталоге.

Возможна замена географического каталога географическим указателем к систематическому каталогу. Указатель состоит из расположенных по алфавиту географических наименований, вынесенных на разделители. Внутри разделов помещаются систематизированные по темам отсылочные карточки, на которых обозначена соответствующая информация и отсылка к разделу систематического каталога. Например, в разделе "Якутская АССР" географического указателя к систематическому каталогу в тематическом подразделе указателя "Статистика" могут находиться следующие карточки:

В тематическом подразделе указателя "Планирование" могут иметь место такие карточки:

Применение географического указателя также позволяет вести поиск информации в географическом аспекте (от частного к общему).

При решении вопроса о целесообразности применения собственно каталогов или соответствующих указателей необходимо учитывать следующие соображения: эффективность создания и использования каталога или соответствующего указателя; характер, основные направления работы архива; состав и особенности уже имеющегося в архиве научно-справочного аппарата.



17. Предметно-тематические каталоги

Предметно-тематический каталог основанием деления имеет вопрос или предмет, относящийся к определенной теме. Такой каталог организуется по логической структуре с использованием формальной структуры на низших ступенях (алфавит и т.д.). Поиск информации ведется от общего к частному. Обязательным условием для предметно-тематического каталога, как элемента системы каталога, является группировка сведений по признаку, отсутствующему в систематическом каталоге.

Содержание предметно-тематического каталога, в отличие от систематического, ограничивается чаще всего одной, реже несколькими близкими, родственными темами. Содержание предметно-тематического каталога, правомерность его создания определяются архивом на основании информационных потребностей. Одной из особенностей этого вида каталога является допустимость отражения в нем документальных материалов других архивов и опубликованных источников.

В качестве разновидности предметно-тематического каталога может выступать каталог по истории государственных учреждений. Группировка сведений в нем на основных ступенях деления, как правило, отраслевая. Возможно создание предметно-тематического каталога по истории административно-территориального деления и другим темам.

18. Каталоги специфической документации

Государственные архивы с общей документацией, как правило, имеют в своем составе некоторое количество специфической по форме документации. К ней относится документы на небумажной основе, а также документальные материалы в графическом исполнении (фотографии, чертежи, карты, ноты и др.). Они могут представлять значительный научный интерес, поэтому целесообразно, чтобы сведения о подробной документации нашли отражение в системе каталогов госархива. Информация о таких материалах может быть включена в систематический каталог. Однако, учитывая особенности их использования возможно создание самостоятельных каталогов специфической документации, что должно быть строго обосновано информационными потребностями, обычно - практическим использованием.

Принципы организации каталогов специфической документации различны. Они могут организовываться в соответствии с алфавитной или логической структурой и по существу и по существу являются разновидностью предметного или передметно-тематического каталогов. Сведения о картографических материалах могут систематизироваться в каталоге по алфавиту имен авторов (или составителей) или алфавиту названий территорий (алфавитно-территориальные), а также по темам. Нотные материалы - по алфавиту названий произведений или имен авторов.

19. Фондовый каталог

Элементом системы каталогов можно считать также фондовый каталог. Его основная функция - централизованный учет документальных материалов, но фондовый каталог несет и информационную нагрузку. Он дает информацию о документальных материалах архива, обобщенную на уровне названия фонда. Использование такого каталога непосредственно архивом затруднено существующими нормативами документами - создание его предусмотрено в архивных управлениях (или архивных отделах). В государственных архивах подобная информация содержится в листах фондов и указателях к ним.



20. Делопроизводственные картотеки в системе каталогов

В системе каталогов документальных материалов государственных архивов со временем могут занять место отдельные элементы учетно-информационного аппарата учреждений.

В настоящее время можно отметить, что картотеки, создаваемые в учреждениях, представляют определенный интерес как один из источников комплектования системы каталогов. Наибольшего внимания в этом смысле заслуживают картотеки учета нормативных актов. Необходима значительная работа в части сближения принципов описания и классификации информации в учреждениях и архивах, прежде чем делопроизводственные картотеки смогут выступить источником пополнения системы каталогов государственного архива. Положительные изменения в сближении учетно-информационного аппарата учреждений и научно-справочного аппарата государственных архивов могут произойти с внедрением Единой государственной системы делопроизводства.

21. Взаимосвязь элементов системы каталогов

Необходимым условием эффективной работы системы каталогов является установление связи между ними - организация взаимодействия элементов системы. Взаимосвязь элементов осуществляется, как правило, с помощью отсылочных карточек и различных указателей. Все каталоги, входящие в систему, прежде всего связаны с систематическим каталогом. Помимо этого отдельные каталоги могут взаимодействовать между собой.

Хранение электронных документов сопряжено с рядом проблем. Особенно сложными из них признаны устаревание техники, зависимость от программного обеспечения, износ носителей хранящейся информации. Хотя единый подход к решению этих проблем пока не выработан, существуют стратегии и способы обеспечения сохранности и доступности электронных документов.

Специфика электронных документов заключается в том, что они становятся доступными для прочтения человеком только при наличии определенного программного и технического оборудования. Поэтому когда программное и/или техническое обеспечение устаревает (а это происходит очень быстро), электронные документы могут оказаться непригодными для использования.

В целях обеспечения сохранности и доступности электронных документов, необходимо периодически перемещать их на более новые программные и технические средства. И при этом необходимо чтобы они оставались достоверными, то есть необходимо обеспечивать аутентичность их контента, структуры и контекста, обеспечивать сохранность сопровождающих документы метаданных и протоколов контроля системных процессов. Кроме того, для обеспечения сохранности записанной информации особое значение имеет правильный выбор носителя -- средства хранения, а также создание контролируемой среды (соответствующих условий) хранения электронных документов.

При определении особенностей хранения документов необходимо учитывать, например, объем и рост количества документов, особенности использования, степень доступности документа, физические характеристики, стоимость хранения.

Как и бумажные документы, электронные документы требуют выработки стратегии долгосрочного (10 лет и более) обеспечения сохранности, ее нормативного закрепления в основных документах организации делопроизводства. Таких стратегий может быть несколько.



22.Создание «компьютерных музеев»

Для обеспечения сохранности и доступности электронных документов и их воспроизведения на оригинальном оборудовании это оборудование необходимо сохранять и поддерживать в работоспособном состоянии, то есть создавать «музеи». Стратегия, рекомендующая создание «музеев» устаревшей техники и программного обеспечения для воспроизведения документов на оригинальном оборудовании, признана большинством экспертов нереалистичной и слишком дорогостоящей. Хранение огромного количества устаревшего технического и программного обеспечения еще не гарантирует, что это обеспечение в нужный момент в случае необходимости будет работать.

23. Стратегия эмуляции

Эта стратегия предполагает воспроизведение документов устаревших форматов при помощи программ-эмуляторов в новой компьютерной среде. При этом под эмуляцией, согласно ГОСТ 15971-90. «Системы обработки информации. Термины и определения», понимают имитацию функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое.

Архивисты считают эмуляцию непрактичной и неэффективной стратегией, поскольку она направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства. Необходимость создавать программы-эмуляторы делает ее еще и дорогостоящей.



24. Создания копий электронных документов

Стратегия создания копий электронных документов на бумаге или микропленке большинством архивистов рассматривается как применимая к ограниченному числу программных приложений. Она может использоваться, если информация существует в независимом от программного обеспечения формате или в виде файлов простой однообразной структуры. И она не подходит для сохранения сложных цифровых объектов в сложных системах, поскольку может привести к потерям их уникальной функциональности (например, динамичности, взаимосвязанности, нелинейности, интегрированности).

Так, большинство веб-документов может быть представлено исключительно в цифровой форме, поскольку содержимое сайта обычно представляет собой взаимосвязанные при помощи гиперссылок элементы информации, и при распечатке веб-страницы на бумаге это уникальное свойство теряется.

Бумага позволяет сохранить содержание документа и всю необходимую информацию, определяющую юридическую силу документа, но усложняет поиск и систематизацию документов.

25. Конвертирование в стандартный формат

Эта стратегия предполагает конвертирование электронного документа в стандартный или открытый формат в целях обеспечения независимости документа от программного обеспечения. Предпочтительными форматами для документов в настоящее время являются SGML, XML, RTF. Эта стратегия, как и все другие, подвергается критике, поскольку форматы устаревают. Кроме того, при конвертировании имеется риск потери данных.

Тем не менее, в настоящее время большие надежды связываются с использованием формата XML в качестве стандартного для обмена электронными документами в различных сферах деятельности, особенно, в сфере государственного управления.

26. Миграция

Самая популярная в настоящее время стратегия, которую называют миграция. Суть ее в том, что электронные документы (цифровые материалы) периодически перемещаются с одного технического и программного обеспечения на другое или с одного поколения компьютерных технологий на последующее.

Например, документы могут быть перемещены с магнитной ленты на компакт-диск в целях обеспечения их длительной доступности. Это сложная стратегия, при которой также возможны потери структуры и функциональности документа (потери и порча информации). Однако она признана легитимной и совместно со стратегией конвертирования документов в стандартный формат наиболее перспективной, хотя и требующей дополнительных экспериментальных проверок. В частности, стратегия миграции документов на новую технологическую платформу (то есть копирования электронных документов на новые средства хранения и в некоторых случаях конвертирования в формат, подходящий для новых компьютерных систем) рекомендована для обеспечения сохранности электронных документов Международным советом архивов.

27. Способы обеспечения сохранности документов

Международный стандарт ИСО 15489 устанавливает 3 способа обеспечения сохранности документов:

· копирование -- создание идентичной копии документа на том же носителе (бумаге, микроносителе, электронном носителе);

· конвертирование на другой носитель -- перенос документа с одного носителя на другой (изменение формы документа) с гарантированным сохранением содержания, идентичного первоначальному (например, микрофильмирование бумажных документов, сканирование);

· миграция -- периодический перенос электронных документов с одного технического/программного средства на другое в целях обеспечения возможности использования этих документов в будущем.

При конвертировании изменяется формат электронного документа. Например, можно конвертировать документ, созданный в формате Word Perfect, сохранив его в формате RTF или MS Word. При миграции производится перемещение электронного документа с одной программной платформы или носителя на другой/-ую без изменения формата. Например, можно переместить документы с дискеты на компакт-диск. Однако и при миграции может понадобиться конвертирование электронного документа. Например, при перемещении электронного документа из операционной системы Macintosh в операционную систему Microsoft Windows необходимо конвертирование электронного документа в новый формат (например, RTF или другой).

При этом возможно три основных типа потерь, которые необходимо учитывать при хранении электронных документов:

1. Потеря данных. При потере данных в определенной степени теряется и содержание документа. Электронный документ становится неполноценным и недостоверным.

2. Потеря внешнего вида, структуры электронного документа. Например, при конвертировании текстовых документов в формат RTF, можно утратить некоторые особенности внешнего вида документов.

3. Потеря связей между данными (например, в электронных таблицах, базах данных) и/или потеря доступности связанных с документом метаданных также делают документ неполноценным.

Необходимо учитывать, что копия документа может быть юридически признана таковой только в случае, если она создана проверенным способом и является точной, полноценной и надежной для длительного использования.

Формат XML позволяет перемещать электронные документы с одного типа программного и технического обеспечения на другой без потерь информации. Разработчики концепции электронного правительства в Евросоюзе считают, что основанные на XML форматы приносят пользу управлению и позволяют улучшить взаимодействие органов власти с различными организациями и населением, поэтому государственным организациям особенно рекомендуется использовать документы в XML-форматах. Российская Федерация одобрила принятие Open XML в качестве стандарта ISO/IEC 29500.

При решении задачи обеспечения сохранности электронных документов не менее важен, чем вопрос конвертирования и/или миграции, вопрос сжатия файлов (компрессии). Преимуществами сжатия файлов являются экономия занимаемого места при хранении, более быстрая и простая передача файлов. Недостатки сжатия файлов заключаются в том, что оно может привести к потере данных. Кроме того, оно вызывает необходимость использования дополнительного программного обеспечения - программ сжатия файлов, которым также присущи проблемы устаревания, многоверсионности, зависимости от платформы.

Рекомендации по выбору методов компрессии электронных образов документов содержит международный стандарт ИСО 12033.

28. Хранение документов электронной почты

Некоторые сообщения могут и должны быть распечатаны на бумаге. Это необходимо, например, в тех случаях, когда сообщение послужило основанием для издания другого - бумажного документа, совместно с которым формируется в дело. Но следует учитывать, что такие распечатки неадекватны документам электронной почты, поскольку электронные сообщения содержат информацию, которая может быть невидима на экране монитора и/или утрачена при копировании документа электронной почты на бумагу. Например, не все метаданные документа видны на экране, а программа MS Outlook не позволяет распечатать видимый на экране список адресатов копий сообщения из поля «Скрытая копия» в заголовке сообщения (распечатать его необходимо путем применения функции PrintScreen). Поэтому во многих случаях рекомендуется хранить сообщения электронной почты в том формате, в котором они созданы, а не на бумаге.

Кроме того, если сообщения хранятся в электронном формате, рекомендуется организовать их хранение, основываясь на классификаторе документов организации (номенклатуре дел). Это поможет сохранить связи между сообщениями электронной почты и любыми другими относящимися к этому вопросу документами организации как электронными, так и бумажными.

На практике некоторые организации устанавливают фиксированный срок хранения сообщений электронной почты у сотрудников (обычно 2--3 месяца), после чего сообщения электронной почты передаются на несетевое хранение либо уничтожаются. Это приводит к тому, что передаваемые на несетевое хранение документы электронной почты дублируются копиями, оставляемыми сотрудниками для последующего использования в работе, либо важные документы электронной почты навсегда утрачиваются. Очевидно, что сроки хранения сообщений электронной почты, как и любых других документов организации, должны зависеть от индивидуальных функций и содержания документа, быть краткими или длительными (а не универсальными) и быть зафиксированы в номенклатуре дел организации.



29. Сохранность баз данных

Что касается обеспечения сохранности баз данных, прежде всего, в каждом конкретном случае необходимо определить, что является полным (включающим контент, контекст и структуру) и точным (аутентичным, надежным, пригодным для использования) документом (то есть служит доказательством):

· таблицы базы данных;

· информация, содержащаяся в полях базы данных;

· вся база данных.

После этого можно выбрать стратегию обеспечения сохранности документов базы данных. В случае, если база данных все еще требуется для текущей управленческой деятельности, то можно:

· хранить отчеты базы данных (если отчеты базы данных являются документами);

· xранить «моментные снимки» базы данных (если в базе данных документами являются данные);

· осуществить миграцию базы данных (если вся база данных, применяемая в текущей управленческой деятельности, является документом).

Если база данных является документом и более не применяется в текущей управленческой деятельности, ее следует хранить целиком. Если база данных не является документом, она подлежит сохранению до минования надобности.

30. Сохранность веб-документов

Концепция обеспечения сохранности веб-документов исходит из предположения, что не все элементы сайта являются документами, поэтому только некоторые из них подлежат сохранению. Внутри организации обязанности по сохранению веб-документов обычно распределяются между несколькими группами сотрудников, участвующими в создании, администрировании и использовании сайта:

· веб-мастерами (техническими специалистами);

· лицами, ответственными за информационную поддержку сайта;

· внутренними пользователями;

· делопроизводственным персоналом.

При этом необходимо решить, кто уполномочен принимать решение об удалении содержимого сайта, кто практически осуществляет удаление и сохранение содержимого сайта, то есть должны быть установлены формальные правила, кто, когда и почему меняет содержимое сайта.

При обеспечении сохранности веб-документов необходимо ответить на ряд вопросов:

· Что сохранять (какие элементы сайта, только ли «рожденные» в электронной форме, всё или выборочно)?

· Когда сохранять (на какой стадии жизненного цикла, с какой периодичностью)?

· Как сохранять (распечатывать на бумаге, делать «моментные снимки» электронных версий при помощи специального программного обеспечения)?

Пока не существует единого подхода к решению этих проблем, но очевидно, что для разных типов сайтов (например, сайтов сетей внутреннего и общего пользования) должны существовать разные принципы обеспечения сохранности, поскольку содержание и назначение таких сайтов может значительно различаться.

31. Средства хранения

Хранить электронные документы сегодня обычно рекомендуется на оптических дисках с однократной записью и многократным считыванием (CD-R, DVD-R), обеспечивающих защиту данных от некорректного обращения. Однако ни одно из цифровых средств хранения не подходит для долгосрочного, архивного сохранения документов. По общим оценкам, срок их физической пригодности составляет до 30 лет. Технологически они устаревают в срок от 5 до 10 лет. Поэтому файлы необходимо регулярно перемещать на новые средства хранения.

В то же время необходимо создавать резервные копии документов. Процедуры резервного копирования защищают хранящиеся данные от утраты и повреждения.

Система резервного копирования требует специального программного и технического обеспечения. При этом лучше, если резервное копирование осуществляется на сменные носители. Однако дискеты можно использовать только для кратковременного хранения электронных документов.

Общее правило обеспечения сохранности носителей таково: чем чище, прохладнее, суше и стабильнее среда хранения документов, тем дольше предполагаемый срок хранения документов. Однако для некоторых носителей следует соблюдать предписания производителей: например, может требоваться, чтобы температура была не ниже определенного уровня или чтобы носитель периодически очищался.

При выборе носителей, программного и технического обеспечения предпочтительнее те, которые популярны и лидируют на рынке, а не те, которые новы и являются последним достижением в развитии технологий.

32. Место хранения

Немало споров вызывает вопрос о месте хранения электронных документов. Согласно международному стандарту ИСО 15489, для обеспечения качественного хранения документов должны быть соблюдены следующие условия:

· документы должны быть легкодоступны и расположены в доступных местах;

· оборудование хранилища должно соответствовать физическим форматам документов и не наносить им ущерб;

· помещения для хранения должны обеспечивать соответствующий температурный и влажностный режим, защиту от огня, воды и прочих факторов внешнего (физического) воздействия.

Немаловажен и вопрос, как должны храниться электронные документы долгосрочной ценности: централизованно (в архиве), распределенно (по месту создания документов), комбинированно? По сути, это вопрос о том, в каких учреждениях может осуществляться правильный уход за состоянием электронных документов и их физическая сохранность. Например, по мнению немецких архивистов, учреждение - создатель электронных документов не является идеальным гарантом их длительного хранения, поскольку это не является задачей их деятельности. Альтернативное хранение электронных документов в вычислительных центрах позволяет осуществлять лучшее техническое обслуживание и уход за документами, но самым лучшим признается решение, когда полную ответственность за все вопросы хранения и предоставления электронных документов пользователям несет государственный архив.