Приходные кассовые ордера (приложение 11) и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера (приложение 12) и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В журнале регистрации (форма №КО-3) приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируются в разделе «Приходные документы», расходные в разделе «Расходные документы». По каждому документу составляется дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация осуществляется с начала года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге (приложение 15).

Каждое предприятие ведет только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге.

Каждое предприятие ведет только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.

Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Платежное поручение выписывается в случае, когда инициатива платежа исходит от плательщика при наличии на его расчетном счете денежных средств. Оформление платежного поручения имеет место по таким операциям как уплата платежей в бюджет, во внебюджетные фонды. Срок предъявления платежного поручения в банк - не позднее 10 дней с даты выписки.

Платежное требование - расчетный документ, предусматривающий, что инициатива в погашении платежа в данном случае исходит от поставщика. Документ выписывается в трех экземплярах и вместе с отгрузочными документами при реестре направляется в банк покупателя. Последний оставляет у себя отгрузочные документы и помещает их в картотеку №1. Платежное требования направляются плательщику для акцепта, то есть согласия на оплату. При согласии оплатить плательщик заверяет все экземпляры платежных требований подписями лиц, уполномоченных распоряжаться счетом, и оттиском печати и возвращает в банк. Первый экземпляр служит основанием для списания средств с расчетного счета плательщика и после этого помещается в документы дня банка. Второй экземпляр направляется банку, обслуживающему поставщика. Третий экземпляр вместе с отгрузочными документами возвращается плательщику как расписка в приеме и совершении оплаты.

Типичные ошибки при заполнении счетов-фактур.

Счет-фактура служит основанием для принятия предъявленных сумм НДС к налоговому вычету (в соответствии с правилами ст. 171, 172 НК РФ), а также основанием к возмещению НДС (в соответствии со ст. 176 НК РФ) (приложение 13).

Порядок заполнения счетов-фактур до сих пор остается одним из самых наболевших вопросов, связанных с возмещением НДС.

Рассмотрим типичные ошибки, допускаемые при выставлении и оформлении счетов-фактур.

Срок выставления счета-фактуры. При реализации товаров (работ, услуг) плательщик НДС обязан выставить покупателю счет-фактуру не позднее пяти дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Однако при выставлении счетов-фактур следует учитывать особенности условии заключения договоров поставки, учета и расчетов при отгрузке товаров (оказания услуг) в отдельных отраслях, связанных с непрерывными долгосрочными поставками в адрес одного и того же покупателя, такие, как непрерывный отпуск товаров и оказание услуг по транспортировке одним и тем же покупателям электроэнергии, нефти, газа, оказание услуг электросвязи, банковских услуг, ежедневная многократная реализация в адрес одного покупателя хлеба и хлебобулочных изделий, скоропортящихся продуктов питания и т.д.

В этих случаях допускается составление счетов-фактур в соответствии с условиями договора поставки, заключенного между продавцом и покупателем товаров (услуг), актами сверки осуществленных поставок и выставление счетов-фактур покупателям одновременно с платежно-расчетными документами, но не реже одного раза в месяц и не позднее 5-го числа месяца следующего за истекшим месяцем.

Составление счетов-фактур и регистрацию их в книге продаж следует производить в том налоговом периоде, в котором состоялась реализация этих товаров (оказание услуг) в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения.

Заполнение счета-фактуры. Требования к оформлению счетов-фактур изложены в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, а также в приложении 1 к Правилам ведения журналов учета полученных и выстеленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденным постановлением Правительства РФ от 02. 12. 2000 №914 (далее - Правила).

Невыполнение требований, не указанных в п. 5 и 6 ст. 169 НК РФ, не является основанием для отказа в принятии к вычету суммы НДС, предъявленной продавцом (изготовителем, подрядчиком, исполнителем).

В счете-фактуре должны быть указаны:

1. Порядковый номер (он ведется в соответствии с делопроизводством, организованным у налогоплательщика) и дата выписки счета-фактуры (указывается календарная дата (число, месяц, год), когда продавец (изготовитель, исполнитель и т.п.) выставляет счет-фактуру).

2. Наименование (для коммерческих организаций - фирменное наименование, для индивидуальных предпринимателей - имя), адрес (для индивидуальных предпринимателей место жительства, для юридических лиц - место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами), идентификационный номер налогоплательщика и покупателя Указанные сведения необходимо определять исходя из норм ст. 19, 20, 54 ГК РФ и ст. 84 НК РФ Показатели «ИНН покупателя» и «ИНН продавца» дополнены кодом причины постановки на учет (КПП).

3. Наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. При оказании услуг, когда отсутствуют понятия «грузоотправитель» и грузополучатель», в соответствующих строках ставятся прочерки.

Указанный метод заполнения счета-фактуры продавцом не распространяется на заполнение им соответствующих строк счета-фактуры, касающихся информации о покупателе, являющемся одновременно грузополучателем. В данном случае при реализации товаров в стр. 4 счета-фактуры продавец указывает полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес, а в стр. 6 - полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами

4. Номер платежно-расчетного документа в случае получения покупателем (подрядчиком, исполнителем) аванса или иных платежей (например, задатка) в счет предстоящих поставок (или выполнения работ, оказания услуг).

Здесь может возникнуть вопрос, какие документы относятся к «платежно-расчетным» при оформлении счета-фактуры. Это зависит от того, какую форму расчетов с поставщиком применяет организация. Если используется безналичная форма расчета, то согласно п. 2.3 Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации, утвержденного Центральным банком РФ от 03. 10. 02 №2-П, при осуществлении безналичных форм расчетов используются следующие расчетные документы платежные поручения, аккредитивы, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

Если расчеты осуществляются с использованием наличных денежных средств, то согласно Федеральному закону от 22. 05. 2003 №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в стр. 5 счета-фактуры должен быть указан номер чека и дата покупки.

При получении авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счете-фактуре, выписываемом в одном экземпляре, по стр. 5 указываются реквизиты расчетных документов, на основании которых осуществляются операции по перечислению денежных средств на счет поставщика товаров (работ, услуг).

При отгрузке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в счет ранее полученных авансовых платежей в счете-фактуре также следует указывать номер платежно-расчетного документа, на основании которого был получен платеж.

5. Наименование поставляемых товаров (с употреблением их общепринятых названий и в необходимых случаях - кодов, например, кодов ТН ВЭД), видов выполненных работ, оказанных услуг и единицы измерения (в штуках, литрах, тоннах, килограммах и т.п.).

Количество (объем) поставленных (отгруженных) товаров, работ, услуг по данному счету-фактуре исходя из принятых по этому документу единиц измерения (например, 20 т., 40 л., 50 м. и т.д.).

6. Цена (тариф) за единицу измерения по договору (контракту) без включения в нее НДС и в случаях применения государственных регулируемых цен (тарифов), включающих в себя НДС, с учетом налога.

7. Стоимость товаров (работ, услуг) за все количество поставляемых (отгружаемых) но счету-фактуре товаров (работ, услуг) без включении в нее НДС.

Сумма акцизов (только подакцизным товарам).

Налоговая ставка (ее размер определяется в соответствии со ст. 164 НК РФ) При этом если установлена нулевая ставка, то и ее нужно указывать.

8. Сумма НДС, предъявляемая покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг) и определяемая исходя из применяемых налоговых ставок.

9. Стоимость всего количества поставляемых (отгружаемых) по счету-фактуре товаров (работ, услуг) с включением в нее суммы НДС.

10. Страна происхождения товара (если это отечественный товар, то не нужно указывать Россию).

11. Номер грузовой таможенной декларации (если товар ввезен на таможенную территорию Российской Федерации).

При реализации товаров, страной происхождении которых не является Россия, обязательно заполняются гр. 10 и 11.

Если нет возможности, то можно не указывать единицу измерения товаров (работ, услуг), количество товаров (работ, услуг), цену (тариф) за единицу измерения.

Такие реквизиты, как «Страна происхождения» и «№ГТД» указываются только по импортным товарам. При этом, если поставщиком в гр. 10 «Страна происхождения» указана «Россия», это не является нарушением при заполнении счета-фактуры. Следует учесть, что Налоговым кодексом РФ не предусмотрено обязательного проставления прочерков в случае не указания отдельных сведений в счете-фактуре.

Счет-фактуру обязательно должны подписать (п. 6 cт. 169 НК РФ):

Руководитель организации. При этом нужно указывать наименование этого органа в полном соответствии с учредительными документами организации (например, генеральный директор ОАО) Если в организации создан Единоличный исполнительный орган, то он и подписывает счет-фактуру, если в организации существует Коллективный исполнительный орган (и Единоличного исполнительного органа нет), то счет-фактуру подписывает лицо, возглавляющее коллективный исполнительный орган организации (например, председатель правления полного товарищества и т.д.);

главный бухгалтер организации. Он подчиняется непосредственно руководителю организации и подписывает документы, в частности счет-фактуру.

Если счет-фактуру выставляет индивидуальный предприниматель то он и подписывает этот документ с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации, к которым относятся регистрационный номер, дата выдачи свидетельства, наименование органа власти, выдавшего его, номер и дата решения о регистрации, т.е. данные, которые позволяют точно идентифицировать налогоплательщика.

Подписать счет-фактуру вместо руководителя и (или) главного бухгалтера вправе также и иные лица, уполномоченные на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Данное положение не распространяется на индивидуальных предпринимателей.

При подписании счетов-фактур для расшифровки подписи продавцу следует указывать инициалы и фамилию.

Налогоплательщики могут вносить в счет-фактуру изменения, но они не должны нарушать последовательность расположения и число показателей счета-фактуры, в том числе счет-фактура может быть заполнен комбинированно (компьютерным и ручным способом).

Не подлежат регистрации в книге покупок и книге продаж счета-фактуры, имеющие подчистки и помарки (п. 29 Правил). Исправления, внесенные в счета-фактуры, должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты внесения исправления. Регистрация в книге покупок счетов-фактур с внесенными в них исправлениями производится в том налоговом периоде, в котором счета-фактуры с указанными исправлениями получены.

Особенности составления счетов-фактур.

Реализация товаров (работ, услуг) через обособленные подразделения. Если организация реализует товары (выполняет работы, оказывает услуги) через обособленные подразделения, счета-фактуры оформляются в соответствии с разъяснениями, указанными в письме МНС России №ВГ-6-03/404 от 21.05.01:

счета-фактуры на отгруженные товары (выполненные работы, оказанные услуги) выставляются покупателям обособленными структурными подразделениями;

счета-фактуры нумеруются в порядке возрастания номеров в целом по организации.

Возможно как резервирование номеров по мере их выборки, так и присвоение составных номеров с индексом обособленного подразделения, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и продаж ведутся обособленными подразделениями в виде разделов единых журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж организации. По истечении налогового периода (месяца или квартала) указанные разделы книг покупок и книг продаж обособленные подразделения представляют для оформления единых книг покупок и продаж налогоплательщика и составления налоговой декларации.

Порядок оформления счетов-фактур, книг покупок и продаж у таких организаций должен быть отражен в учетной политике для целей налогообложения [32, с. 31 - 35].

2. Учет и анализ расчетов с поставщиками в ОАО «Оршанский молочный комбинат»

2.1 Экономическая характеристика ОАО «Оршанский молочный комбинат»

ОАО «Оршанский молочный комбинат» (далее - Общество) создано решением Витебского областного исполнительного комитета от 27 ноября 1996 года путем преобразования государственного предприятия «Оршанский молочный комбинат» в соответствии с законодательством о приватизации государственного имущества и законодательством об акционерных обществах.

Уставный фонд открытого акционерного общества «Оршанский молочный комбинат» в размере 4234,058 млн. рублей.

Предметом деятельности общества является переработка молока, производство молочной продукции и ее реализация через оптовые, розничные предприятия и собственную торговую сеть, а также организация других видов деятельности.

Предприятие производит следующие виды продукции:

Цельномолочная продукция (удельный вес к общему объему реализации 33,2%); масло животное (удельный вес к общему объему реализации 37,2%); нежирная продукция (удельный вес к общему объему реализации 1,0%); казеин (удельный вес к общему объему реализации 25,3%); прочие виды (майонез, мороженое, стиральный порошок) (удельный вес к общему объему реализации 3,3%).

Продукция реализуется в городах Орша, Дубровно, Крупки, Толочин, Горки, а также в Оршанском и Дубровенском районе. Среди них крупные покупатели: Горпищеторг, ОРС, НОД - 1, АТКП «Раница», ЗАО «Мерком». Доставка продукции производится автомобильным транспортом. Оплата за продукцию производится несвоевременно.

Предприятие входит в состав ОАО «Витебскмясомолпром».

Доля государства в Уставном фонде ОАО «Оршанский молочный комбинат» составляет 67,8%.

Бухгалтерский учёт организуется на основании типового плана счетов с разбивкой по субсчетам и аналитическим счетам. При ведении бухгалтерского учета используется сокращенная журнально-ордерная форма учета.

При осуществлении встречных поставок с зачетом взаимных денежных требований определение выручки и признание полученной от реализации прибыли производить на момент зачета.

При уступке в установленном законодательстве порядке права требования на оплату отгруженной продукции другому субъекту хозяйствования, перед которым у предприятия имеется кредиторская задолженность, определение выручки от реализации и признание полученной от реализации прибыли производиться на ОАО «Оршанский молочный комбинат» на момент уступки права требования.

При переводе в установленном законодательством порядке долга за полученные товарно-материальные ценности на другое предприятие, имеющее задолженность за отгруженные в его адрес изделия, определение выручки от реализации и признание полученной от реализации прибыли производить на момент погашения задолженности новым дебитором.

При переводе в установленном законодательством порядке долга за полученные товарно-материальные ценности на другое предприятие, имеющее задолженность за отгруженные в его адрес изделия определение выручки от реализации прибыли на ОАО «Оршанский молочный комбинат» производится на момент перевода долга.

Предприятие возглавляет директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояния и деятельность прерии государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.

Бухгалтерия, возглавляемая Главным бухгалтером, осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами, устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия и др.

Учет на предприятии ведется с применением компьютерной программы «1С: Бухгалтерия 7.7.», метод определения выручки - по отгрузке.

Бухгалтерский учет на предприятии ведется согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ и другим нормативно- инструктивным документам с учетом последующих дополнений и изменений в них.

Предприятием, в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», утвержденным Приказом Министерства финансов РФ от 9 декабря 1998 года №60н, разработана учетная политика. На 2006 г. учетная политика принята Приказом по предприятию №1 от 31.12.2005. Она в полном объеме раскрывает способы веления бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятия решений пользователями бухгалтерской отчетности; а именно: способ погашения стоимости основных средств, нематериальных и иных активов, оценка производственных запасов, незавершенного производства, готовой продукции, признание прибыли от реализации продукции и другие способы, без знания, о применении которых пользователем бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка имущественного и финансового состояния, денежного оборота и результатов деятельности предприятия

Бухгалтерский учет на предприятии ведется согласно Положению о бухгалтерском учете и отчетности в РФ и другим нормативно- инструктивным документам с учетом последующих дополнений и изменений в них.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» в учетной политике утверждаются:

1. Рабочий план счетов;

2. Формы первичных учетных документов;

3. Порядок проведения инвентаризации;

4. Правила документооборота;

5. Порядок контроля за хозяйственными операциями и др.

Бухгалтерия в своей деятельности руководствуется Уставом ОАО, положением о бухгалтерии, учетной политикой предприятия.

Бухгалтерский учет ведется с применением журнально-ордерной и компьютеризованной формы учета. Ответственность за организацию бухгалтерского учета несет руководитель предприятия.

Бухгалтерский учет в ОАО «Оршанский молочный комбинат» осуществляется бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. Главный бухгалтер обеспечивает контроль и отражение на счетах всех хозяйственных операций, предоставление оперативной и результативной информации в установленные сроки по схеме документооборота.

2.2 Постановка учета расчетов с поставщиками в ОАО «Оршанский молочный комбинат»

В ОАО «Оршанский молочный комбинат» для обобщения информации о расчетах с поставщиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

На счете 60 обобщается информация о расчетах с поставщиками:

- за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги, включая предоставление электроэнергии, газа, воды и т.п., а равно по доставке или переработке материальных ценностей, по которым расчетные документы акцептованы и подлежат оплате через банк;

- за полученные товарно-материальные ценности, принятые работы и потребленные услуги, по которым расчетные документы от поставщиков или подрядчиков не поступили (неотфактурованные поставки);

- за излишки товарно-материальных ценностей, выявленные при их приемки;

- за полученные товарно-материальные ценности, принятые работы и оказанные услуги, расчеты по которым проводятся в порядке плановых платежей;

- за полученные услуги по перевозкам, в том числе расчеты по недоборам и переборам тарифа;

- за все виды услуг связи;

- по выданным авансам под поставку материальных ценностей либо выполнение работ, а также по оплате продукции и работ, принятых от заказчиков по частичной готовности.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы и или потребленные услуги, находят отражение на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени оплаты.

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется на стоимость принимаемых в бухгалтерском учете товарно-материальных ценностей, принятых работ, услуг в корреспонденции непосредственно с дебетом счетов учета этих ценностей.

За услуги по доставке материальных ценностей (товаров), а равно по переработке материалов на стороне, записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» также производятся в корреспонденции со счетами учета производственных запасов, товаров, затрат на производство, расходов на реализацию и т.п.

Независимо от принятого порядка оценки товарно-материальных ценностей в аналитическом учете записи по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в синтетическом учете производятся согласно расчетным документам поставщика в пределах сумм акцепта исходя из фактически поступившего количества ценностей.

В случаях, когда счет поставщика был акцептован и оплачен до поступления груза, а при приемке поступивших товарно-материальных ценностей на складе обнаружилась недостача против отфактурованного количества, а также если при проверке счета поставщика или подрядчика (после того как счет был акцептован) были обнаружены несоответствия цен, обусловленных договором, или арифметические ошибки, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» не соответствующую сумму кредитуется в корреспонденции с дебетом счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (субсчет 76-3 «Расчеты по претензиям»).

На суммы НДС, подлежащие последующей оплате поставщикам материальных ценностей, работ, услуг, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуется согласно первичным учетным документам поставщика в корреспонденции с дебетом счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам».

При изменении суммы задолженности за приобретенные товарно-материальные ценности в случаях пересмотра условий договора или возникновения суммовых разниц на сумму увеличения (уменьшения) задолженности (включая налог на добавленную стоимость), подлежащей уплате за поступившие товарно-материальные ценности, производятся записи по дебету счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (в случае пересмотра условий договора), дебету счета 18 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным товарам, работам, услугам», дебету счета 92 «Внереализационные доходы и расходы» (при возникновении суммовых разниц» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или сторнировачные записи в указанной корреспонденции счетов. [31, с. 238]

Счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется: на суммы оплаты счетов, включая авансы и предварительную оплату, - в корреспонденции с кредитом счетов денежных средств; при прекращения обязательства (задолженности), учтенного на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», зачетом взаимных требований - в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» или счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В конце месяца, когда по отфактурованным и оплаченным материальным ценностям груз не поступил, счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму оплаты может кредитоваться в корреспонденции с дебетом счетов учета материальных ценностей. Такая же запись может производиться по отфактурованным и неоплаченным материальным ценностям, если только счет поставщика был акцептован.

В начале нового месяца, принятые на учет как материалы в пути, не вывезенные со складов поставщиков, сторнируются, а суммы оплаты продолжают числиться как дебиторская задолженность.

Суммы задолженности поставщикам и подрядчикам, обеспеченные выданными организацией векселями, не списываются со счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а учитываются обособленно в аналитическом учете.

Аналитический учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется по каждому отдельному предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей - по каждому поставщику и подрядчику.

К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» открыты субсчета:

- 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях»;

- 60-2 «Авансы выданные».

По кредиту счета 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» учитывается задолженность предприятия за отгруженные товары (работы, услуги). Счет 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» дебетуется в случае погашения задолженности перед поставщиком:

- путем списания денежных средств с расчетного счета, в этом случае
делается следующая бухгалтерская запись: Д-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т 51 «Расчетные счета» на сумму погашенной задолженности;

- уплатой наличных денежных средств: Д-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т 50 «Касса организации» на сумму погашенной задолженности;

- при проведении взаимозачета: Д-т 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» К-т 62-1 «Расчеты с покупателями и заказчиками» на сумму зачета взаимных требований.

На субсчете 60-2 «Авансы выданные» учитываются операции, когда предприятие осуществляет авансовые платежи в счет предстоящих поставок товаро-материальных ценностей.

В этом случае дебетуется счет 60-2 «Авансы выданные» и кредитуются счета 51 «Расчетные счета» и 50 «Касса организации», таким образом, в отчетном периоде формируется дебиторская задолженность.

При расчетах по таким операциям как страхование имущества организаций, расчеты по претензиям используется счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В ОАО «Оршанский молочный комбинат» действует форма расчетов с поставщиками, основанная на использовании выписываемого документа (например, накладной). На предъявленные к оплате счета поставщиков кредитуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуют соответствующие материальные счета: 10 «Материалы», 01 «Основные средства» или счета по учету соответствующих расходов: 44 «Расходы на продажу», 41 «Товары». Задолженность на счете 60 отражают в пределах сумм акцепта. При обнаружении недостач по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором и арифметических ошибок, делают запись:

Дебет счета 76.2 Кредит счета 60 - на соответствующую сумму.

Если поставщик выставляет счет по авансовым платежам за разного рода услуги, то они относятся на счет 97 «Расходы будущих периодов». Со счета 97 «Расходы будущих периодов» расходы списывают на счета затрат на производство по периодам, к которым они относятся.

В случае отсутствия средств на счете плательщика оплата пени поставщику за несвоевременный платеж относится на счет 99 «Прибыли и убытки».

В случае, когда оплата за услуги производится раньше времени их потребности, то их относят на счет 98 «Доходы будущих периодов», а в отчетный период списывают на счет расходов на продажу.

Также в организации используется счет 94 «Недостачи и потери от порчи материальных ценностей», на котором списываются суммы потерь, превышающие нормы естественной убыли в пути, разницу между ценами и тарифами, несоответствие качества или количества оплаченных ТМЦ спецификации и т.п. до решения судебных органов. Когда судебными органами иски подтверждены, то эти суммы относятся на счет 76 «Расчеты по претензиям», а если они отклонены, списываются на счет 99 «Прибыли и убытки».

Когда расчеты производятся с помощью векселей, то покупатель (плательщик) выдает поставщику вексель (в векселе обуславливается порядок расчетов, и он является акцептованным платежным документом), при этом задолженность, обеспеченная векселями, не списывается со счета 60. При наступлении срока оплаты банк списывает со счет векселедателя обозначенную сумму. Следует бухгалтерская проводка:

Дебет 60 Кредит 66 «Краткосрочные займы». За предоставленные краткосрочные займы предприятие выплачивает банку-кредитору проценты, которые относятся на счета издержек производства или обращения.

При получении от поставщика материальных ценностей, делается запись по кредиту счета 60:

Дебет 08 (10, 41,…) Кредит 60 - отражена задолженность перед поставщиком материальных ценностей.

Эту проводку отражают, когда право собственности на эти ценности перешло организации.

Если принимается выполненная работа (оказанные услуги), задолженность перед подрядчиком отражается так:

Дебет 20 (26, 44,…) Кредит 60 - отражена задолженность перед подрядчиком по выполненным работам, оказанным услугам.

Если поставщик является плательщиком НДС, то отражается и сумма налога:

Дебет 19 Кредит 60 - учтен НДС, подлежащий уплате поставщику;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - НДС принят к вычету.

Эти записи делаются на основании полученного от поставщика (подрядчика) счета-фактуры, в котором выделена сумма НДС.

Погашение задолженности перед поставщиком (подрядчиком) отражается по дебету счета 60.

При перечислении поставщику товаров денежных средств делается проводка:

Дебет 60 Кредит 50 (51, 52,…) - перечислены деньги поставщику (подрядчику).

Если поставщик является одновременно и покупателем товаров ОАО «Оршанский молочный комбинат», то можно произвести взаимозачет. С 1 января 2009 года действует следующий порядок принятия к вычету НДС при взаимозачете.

Налог, который принят к вычету при оприходовании продукции, необходимо перечислить «живыми» деньгами поставщику продукции при проведении зачета.

Отражается это так:

Дебет 60 Кредит 62 (76) - произведен взаимозачет задолженностей (без НДС);

Дебет 60 Кредит 51 - предъявленная сумма НДС перечислена поставщику.

Если в счет предстоящей поставки материальных ценностей (работ, услуг) ОАО «Оршанский молочный комбинат» перечислила поставщику аванс, то открывается к счету 60 отдельный субсчет «Расчеты по авансам выданным».

Выданный аванс отразится:

Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 50 (51, 52,…) выдан аванс поставщику (подрядчику).

При поступлении материальных ценностей (приемке выполненных работ, оказанных услуг), в счет которых был перечислен аванс, делается проводка:

Дебет 08 (10, 20, 26, 41,…) Кредит 60 - оприходованы материальные ценности (работы, услуги), в счет оплаты которых был перечислен аванс.

Одновременно отражается НДС по оприходованным материальным ценностям (работам, услугам):

Дебет 19 Кредит 60 - учтена сумма НДС на основании счета-фактуры поставщика (подрядчика);

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 - НДС по материальным ценностям (работам, услугам) принят к вычету.

Затем делается проводку по зачету аванса:

Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» - зачтен аванс.

Если отгрузка ТМЦ происходит вне территории организации, то на получателя груза (представителя организации - экспедитора) оформляется доверенность, в которой указываются реквизиты получателя, перечень ТМЦ, которые необходимо получить и сроки действия доверенности. Выданная доверенность фиксируется в специальном журнале по учету доверенностей.

Если ТМЦ не получены по каким-либо причинам, то доверенность возвращается в бухгалтерию.

Все первичные документы по учету расчетов оформляются и проводятся в бухгалтерском учете надлежащим образом, после чего передаются в архив, где хранятся 5 лет.

В таблице 2.2. приведены данные о расчетах с поставщиками на Оршанском предприятии. Здесь рассмотрен счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с другими счетами.

Таблица 2.2. Журнал регистрации хозяйственных операций на ОАО «Оршанский молочный комбинат» по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Хозяйственная операция	Дебет	Кредит	Сумма, руб
Акцептованы счета за поступившее оборудование к установке	07	60	47713300
Приобретение лизингового имущества	08	60	1999378
НДС подлежащий оплате	18	60	260070975
Акцептованы счета поставщиков за выполненные ими работы и оказанные услуги, в т. ч. предоставление энергии, газа, воды, услуг связи, для цехов основного производства, общепроизводственных и общехозяйственных целей.	20 25 26	60 60 60	53374803 51770458 12671435
Акцептованы счета за оказанные поставщиками услуги и выполненные работы (транспорт, энергия, связь) при приобретении товаров и при сбыте продукции	44	60	998804
Поступили от поставщиков суммы	51	60	998804
Суммы задолженности покупателей зачтены в погашение долгов перед поставщиками	62	60	263793
Предъявление претензий постав.	76	60	3612688
Возникновение суммовых разниц	92	60	17500

На ОАО «Оршанский молочный комбинат» синтетический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется в журнале-ордере 3.

2.3 Учет и анализ дебиторской и кредиторской задолженности в ОАО «Оршанский молочный комбинат»

Для имущественного и финансового положения организации характерно наличие у нее кредиторской и дебиторской задолженности. От правильного учета кредиторской и дебиторской задолженности зависит структура активов и пассивов баланса организации, а также определение прибыли, подлежащей налогообложению.

Дебиторы - это организации и лица, являющиеся должниками предприятия. Дебиторская задолженность возникает в результате авансовых перечислений за предстоящие поставки исходя из условий договора, а также в связи с задолженностью отдельных лиц по недостачам и хищениям.

Дебиторской задолженностью называются средства в расчетах, т.е. по существу это средства данного предприятия, временно находящиеся у других предприятий или лиц и по истечении определенного срока подлежащие возврату, данному предприятию в виде денежных или иных средств.

Дебиторская задолженность - важный компонент оборотного капитала. Когда одно предприятие продает товар другому, совсем не значит, что товары будут оплачены немедленно. Возникновение дебиторской задолженности представляет собой объективный процесс в хозяйственной деятельности при системе безналичных расчетов. Неоплаченные счета за поставленную продукцию составляют большую часть дебиторской задолженности. Специфический элемент дебиторской задолженности - векселя к получению, являющиеся по существу ценными бумагами. Уровень дебиторской задолженности определяется многими факторами: видом продукции, емкостью рынка, степенью насыщенности рынка данной продукции, принятой на предприятии системой расчетов и др. На финансовое положение предприятия влияет не само наличие дебиторской задолженности, а ее размер, движение и форма, т.е. то, чем вызвана эта задолженность. Дебиторская задолженность не всегда образуется в результате нарушения порядка расчетов и не всегда ухудшает финансовое положение. Поэтому ее нельзя в полной мере считать отвлечением собственных средств из оборота, т.к. она служит объектом банковского кредитования и не влияет на платежеспособность предприятия. [29, с. 230]

Резкое увеличение дебиторской задолженности и ее доли в оборотных активах может свидетельствовать о неосмотрительной кредитной политике предприятия по отношению к покупателям, либо об увеличении объема продаж, либо о неплатежеспособности и банкротстве части покупателей. Сокращение дебиторской задолженности оценивается положительно, если это происходит за счет сокращения периода его погашения. Если же дебиторская задолженность уменьшается в связи с уменьшением отгрузки продукции, то это свидетельствует о снижении деловой активности предприятия. Следовательно, рост дебиторской задолженности не всегда оценивается отрицательно, а снижение - положительно.

Увеличение дебиторской задолженности инициирует дополнительные издержки предприятия на: увеличение объема работы с дебиторами (связь, командировки и пр.); увеличение периода оборота дебиторской задолженности (увеличение периода инкассации); увеличение потерь от безнадежной дебиторской задолженности. В условиях нестабильной экономики преобладающей формой расчетов становится предоплата, что позволяет избежать роста дебиторской задолженности.

По характеру образования дебиторская задолженность делится на нормальную и неоправданную. К нормальной задолженности предприятия относится та, которая обусловлена ходом выполнения производственной программы предприятия, а также действующими формами расчетов (задолженность по предъявленным претензиям, задолженность за подотчетными лицами, за товары отгруженные, срок оплаты которых не наступил). Неоправданной дебиторской задолженностью считается та, которая возникла в результате нарушения расчетной и финансовой дисциплины, имеющихся недостатков в ведении учета, ослабления контроля за отпуском материальных ценностей, возникновения недостач и хищений (товары отгруженные, но неоплаченные в срок, задолженность по недостачам и хищениям и др.). К неоправданной дебиторской задолженности относится задолженность по претензиям, возмещению материального ущерба (недостачи, хищения, порчи ценностей) и задолженность по расчетным документам, срок оплаты которых истек. Неоправданная дебиторская задолженность представляет собой форму незаконного отвлечения оборотных средств и нарушение финансовой дисциплины.

Кредиторы - это организации и лица, которым должно предприятие. Кредиторская задолженность возникает при несовпадении во времени момента возникновения задолженности и ее погашения.

Кредиторская задолженность - состоит из задолженности поставщикам за товары и услуги, покупателям и заказчикам по авансам полученным, а также по доходам учредителям. [29, с. 231]

Собственный капитал на предприятиях ограничен. В случае недостатков средств, предприятие вынуждено прибегать к привлечению заемных средств в оборот, в том числе и путем образования кредиторской задолженности. Иногда предприятия прибегают к кредитам не исходя из временного недостатка средств, но и исходя из желания усиления своих рыночных позиций, так как если цены на финансовые ресурсы невысокие, а предприятие может обеспечить более высокий уровень отдачи на вложенный капитал, чем платит за кредитные ресурсы, то, привлекая заемные средства, оно может повысить рентабельность собственного (акционерного) капитала. Такое привлечение может временно решить возникшие финансовые трудности, улучшить финансовое состояние, но при условии того, что они не замораживаются, не отвлекаются на непроизводственные нужды, а активно используются в обороте и своевременно возвращаются. В противном случае может возникнуть просроченная задолженность, что ведет к выплате штрафов и ухудшению финансового состояния.

В числе заемных средств ОАО «Оршанский молочный комбинат» значительный удельный вес занимает кредиторская задолженность. Изучается ее состав, а также происшедшие изменения. Для подтверждения достоверной информации о кредиторской задолженности по видам и срокам изучают договора (контракты), точность записей в долговых обязательствах и сведениях об уплате, проводят личные беседы с работниками, имеющими сведения о долгах и обязательствах предприятия.

Кредиторская задолженность делится по составу на краткосрочную и долгосрочную. К долгосрочной относится: долгосрочные кредиты банка, используемые для капитальных вложений на длительный срок; на приобретение дорогостоящего оборудования, строительство зданий, модернизацию производства; долгосрочные займы, отражающие долгосрочные кредиты (кроме банковских) и другие привлеченные средства на срок более одного года, в том числе по выпущенным предприятием долгосрочным облигациям и выданным долгосрочным векселям.

К долгосрочным относятся: обязательства, которые покрываются оборотными средствами или погашаются в результате образования новых краткосрочных обязательств. Эти обязательства погашаются в течение сравнительно короткого периода времени (обычно в течение года). К текущим обязательствам относится краткосрочная кредиторская задолженность, прежде всего банковские ссуды и неоплаченные счета других предприятий. В краткосрочные обязательства включаются такие статьи, как счета и векселя к оплате, возникающие в результате предоставления предприятию кредита, долговые свидетельства о получении компанией краткосрочного займа; задолженность по налогам, являющаяся по существу формой кредита, предоставляемого государством данной компании; задолженность по заработной плате; часть долгосрочных обязательств, подлежащая погашению в текущем периоде. [38, с. 113]

Как и при изучении дебиторской задолженности и кредиторской необходимо дать оценку с точки зрения реальной стоимости, влияния на финансовые результаты предприятия. На основании прошлого опыта и текущих условий определяется возвратность кредиторской задолженности. А также прошлый опыт может быть неадекватной мерой будущего убытка или текущие условия могут быть не совсем полно учтены. И поэтому убытки могут быть существенными. [39, с. 48]

Также важным этапом является изучение показателей качества и ликвидности кредиторской задолженности. Которые непосредственно связаны с оборачиваемостью кредиторской задолженности.

Дебиторская задолженность в соответствии со стандартами бухгалтерского учета определяется как сумма причитающаяся предприятию от покупателей (дебиторов), других юридических лиц или граждан. Возникновение дебиторской задолженности при системе безналичных расчетов представляет собой объективный процесс хозяйственной деятельности предприятия. [25, с. 545]

При анализе этой дебиторской задолженности необходимо обратить внимание не следующее:

- имеется ли договора на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и правильность их оформления;

- правильно ли получены суммы за отгруженные товарно-материальные ценности;

- правильно ли списана дебиторская задолженность на себестоимость продукции (работ, услуг) и дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Рассмотрим состав и структуру дебиторской задолженности и ее изменение за 2008 год в ОАО «Оршанский молочный комбинат», в таблице 2.3., на основании формы №1 «Бухгалтерского баланса» (приложение 2-4).

Таблица 2.3 Анализ состава, структуры и движения дебиторской задолженности в ОАО «Оршанский молочный комбинат» за 2008 год

	Наличие средств, млн. руб.	Структура средств, %
Вид средств	На начало 2008 года	На конец 2008 года	Изменение	На начало 2008 года	На конец 2008 года	Изменение за год
Запасы	586	801	+ 215	29,34	29,17	- 0,17
Налоги по приобретенным ценностям	190	141	- 49	9,51	5,13	-4,38
Дебиторская задолженность	1187	1591	+ 404	59,4	57,94	- 1,46
Краткосрочные финансовые вложения	_	_	_	_	_	_
Денежные средства	34	213	+ 179	1,7	7,76	+ 6,06
Прочие оборотные активы	_	_	_	_	_	_
Итого		1997	2746	+749	100	100

Как видно из таблицы, структура оборотных активов в конце периода изменилась по сравнению с началом. Уменьшилась доля запасов на 0,17%, доля налогов по приобретенным ценностям на 4,38%; краткосрочные финансовые вложения и прочие оборотные активы отсутствуют и на начало, и на конец года. Увеличилась сумма дебиторской задолженности на 404 млн. рублей, что свидетельствует о снижении доли задолженности на 1,46%. Увеличение дебиторской задолженности к концу года является отрицательной характеристикой финансовой деятельности и означает рост отвлечения средств из оборота.

Ход анализа кредиторской задолженности схож с анализом дебиторской, то есть оценке подлежат ее состав, структура, динамика, оборачиваемость и качество. Так как на ОАО «Оршанский молочный комбинат» (согласно годового баланса) нет долгосрочной кредиторской задолженности, весь дальнейший ход анализа будет излагаться в отношении краткосрочной кредиторской задолженности. Первым этапом анализа кредиторской задолженности является анализ ее состава, структуры и движения, при этом определяется доля каждого вида в общей сумме задолженности.

Анализ состава, структуры и движения кредиторской задолженности в ОАО «Оршанский молочный комбинат» за 2008 год произведем с помощью таблицы 2.4., которая выполнена на основании годовой формы №1 «Бухгалтерский баланс» за 2008 год (приложение 2-4).

Таблица 2.4. Анализ состава, структуры и движения кредиторской задолженности в ОАО «Оршанский молочный комбинат» за 2008 год

Кредиторская	Сумма, млн. руб.	Структура, %
задолженность	На начало 2008 года	На конец 2008 года	Изменение	На начало 2008 года	На конец 2008 года	Изменение
Всего, в том числе:	648	600	- 48	100	100	_
Поставщикам и подрядчикам	536	475	- 61	82,72	79,17	- 3,55
Авансы полученные	_	_	_	_	_	_
Перед бюджетом	36	76	+ 40	5,5	12,67	+ 7,17
По соцстрахованию	20	1	- 19	3,09	0,17	- 2,92
По оплате труда	54	48	- 6	8,33	8,0	- 0,33
Перед дочерн. и зависим. общест.	_	_	_	_	_	_
Прочие кредиторы	2	_	- 2	0,31	_	- 0,31

Данные таблицы указывают на то, что на ОАО «Оршанский молочный комбинат» за 2008 год произошло снижение кредиторской задолженности на 48 млн. руб., причем за счет уменьшения на 61 млн. руб. задолженности поставщикам и подрядчикам, увеличения на 40 млн. руб. задолженности перед бюджетом и уменьшению на 19 млн. руб. задолженности по соцстрахованию. Такие виды задолженности как задолженность по оплате труда, прочим кредиторам снизилась на 6 и 2 млн. руб. соответственно. Изменилась за год структура кредиторской задолженности: на 3,55% снизилась доля задолженности поставщикам и подрядчикам и на 2,92% - доля задолженности по социальному страхованию, увеличился удельный вес перед бюджетом на 7,17%, на 0,33 уменьшилась задолженность по оплате труда.

Вторым этапом анализа кредиторской задолженности может стать анализ давности ее образования и выявление просроченной задолженности. В ходе этой работы определяется наличие, частота и причины образования каждого вида просроченной кредиторской задолженности, устанавливается сумма санкций за просрочку платежей. При этом необходимо использовать бухгалтерскую отчетность с прямым подтверждением наличия просроченной кредиторской задолженности путем изучения контрактов и договоров, личных бесед с работниками, имеющими сведения о долгах и обязательствах предприятия, проверки точности записей в долговых обязательствах. [38, с. 114]