Основы бухгалтерского учета

4.3 Понятие документа и правила его составления. Документооборот. Классификация документов

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами.

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть зафиксирована на разных материальных носителях.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции - подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ).

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно в организации (наряды, накладные), а внешние поступают от организаций и лиц и используются в данной организации (платежное поручение, счета, чеки).

Материальные документы используются для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей (акты приемки-передачи и списания основных средств, документы на оприходование и списание материалов).

Денежные документы предназначены для оформления операций с денежными средствами (чеки, кассовые приходные и расходные ордера).

Расчетные документы используются для оформления расчетов с другими организациями, бюджетом, внебюджетными фондами, физическими лицами (платежные поручения, расчетно-платежные ведомости).

Документы, по которым хозяйственные операции совершены, поступают в бухгалтерию, где подвергаются трем видам проверки.

Формальная проверка - проверка правильности оформления документов по форме. Бухгалтер определяет, полностью и правильно ли заполнены все реквизиты.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка - проверка правильности подсчета данных документа.

Документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ. Документы должны храниться на предприятии не менее 5 лет, а лицевые счета работников - 75 лет.

Движение документа от момента составления или получения от других организаций до передачи в архив называется документооборотом. В организации должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

4.4 Понятие и виды учётных регистров

Данные первичных документов после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке. Документы, в которых осуществляется этот этап учетной работы, называются учетными регистрами.

Учетные регистры группируются по ряду признаков.

Регистры хронологического учета предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию) (книга регистрации хозяйственных операций).

Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных по экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического и систематические регистры аналитического учета.

В настоящее время широкое распространение получили комбинированные регистры систематического учета, объединяющие систематические и хронологические записи, что повышает достоверность и экономичность учета. Примером могут служить журналы-ордера.

Бухгалтерские книги - сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата различного графления, заверенные главным бухгалтером. Книги имеют двустороннее строение, одна сторона отводится для дебетовых, другая - для кредитовых записей. Книги используются для учета массовых операций, например по счету «Касса».

Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т.д.) и указание периода их действия (месяц, квартал).

Карточки по существу своему являются разновидностью свободных листов. Изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (приспособлены для хранения в специальных ящиках, картотеках). Карточки регистрируются в особом реестре, где фиксируется номер карточки, наименование аналитического счета, дата ее открытия.

4.5 Правила исправления ошибок

Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете существует несколько способов.

Корректурный способ исправления ошибок заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: утверждено в документе - подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, против строки исправленной записи.

Пример. Из кассы организации выплачена заработная плата в сумме 5400 руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 руб. В качестве оправдательного документа составлена справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 400 руб. На счетах это выглядит так!

Метод дополнительных записей применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной.

Пример. Из кассы организации выплачена заработная плата в сумме 5400 руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 руб. В качестве оправдательного документа составлена справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 400 руб. На счетах это выглядит так!

Способ красного сторно применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или записи большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно составляется проводка обычными чернилами, правильно отображающая произведенную операцию.

При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Пример. С расчетного счета в кассу перечислено 9000 руб. Предположим, что эта операция оформлена ошибочно и вместо корреспонденции:

1) Д-т сч. 50« Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» 9000 р.

сделана неправильная корреспонденция:

1) Д-тсч. 50«Касса» К-тсч. 52 «Валютные счета» 9000р.

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, в первой из которых повторяется красными чернилами неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красными чернилами, условно взяты в рамки):

1) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» (9000)р.,

а во второй приводится правильная корреспонденция, обычными чернилами:

1) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» 9000р.

Эти записи на счетах будут выглядеть так:

Как видно из примера, суммы, записанные красными чернилами, вычитаются из итогов как отрицательные и тем самым аннулируются ошибочно сделанные записи.

4.6 Формы бухгалтерского учета

Под формой бухгалтерского учета понимают определенную систему обобщения и группировки бухгалтерской информации, представляющую собой взаимосвязанную совокупность учетных регистров, схем документооборота, приемов и методов учета и обработки бухгалтерских данных.

Выбор формы определяется:

размерами организации;

ее структурой;

технической оснащенностью организации и уровнем автоматизации работ;

схемой документооборота.

В настоящее время выделяют следующие формы бухгалтерского учета:

мемориально-ордерная;

журнально-ордерная;

«Журнал-главная»;

автоматизированная;

упрощенная.

При мемориально-ордерной форме учета первичные документы систематизируют по однородным хозяйственным операциям в хронологическом порядке и оформляют отдельными мемориальными ордерами, которым присваиваются постоянные номера. Мемориальные ордера записывают в регистрационный журнал, а затем хозяйственные операции записывают в Главную книгу. На основе итоговых записей в счетах Главной книги составляют баланс. Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведут в карточках или книгах.

Наиболее распространенной формой бухгалтерского учета остается журнально-ордерная, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах - журналах-ордерах. Журналы-ордера ведут по кредиту соответствующих счетов. Кроме того, используются вспомогательные ведомости, которые ведут по дебету счетов. Итоговые данные журналов ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Форма «Журнал-главная» является разновидностью мемориально-ордерной формы учета. Применяется она в организациях с ограниченным количеством счетов. Аналитический учет ведется в книгах. На развороте книги в каждой графе указывают номер счета с разбивкой по дебету и по кредиту. Записи делаются в хронологическом порядке, сумма отражается в одной строке по дебету и кредиту соответствующего счета.

Автоматизированная форма бухгалтерского учета в последнее время получает все большее распространение в связи с расширением использования вычислительной техники. Как правило, за основу при разработке автоматизированной формы за основу берется какая-либо из вышеперечисленных форм. Первичные документы оформляются на бумажных носителях и вносятся в базы данных. Далее программа должна сама сформировать необходимые учетные регистры и данные для составления бухгалтерской отчетности.

Субъекты малого предпринимательства могут использовать упрощенную форму бухгалтерского учета. Она может осуществляться двумя способами:

простая форма бухгалтерского учета;

форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия.

Простая форма может применяться в организациях, где совершается незначительное количество операций и не осуществляется производство продукции и работ, связанное с большими затратами материальных ресурсов. Простая форма предполагает ведение учета всех операций путем их регистрации в Книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1. Наряду с ведением Книги должен обеспечиваться аналитический учет расчетов по заработуввс3ной плате, с поставщиками, покупателями, подотчетными лицами, кассовых операций, операций на расчетном счете и т.п.

Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малого предприятия может применяться малыми предприятиями, осуществляющими производство продукции (работ, услуг). При использовании этой формы используются ведомости по учету операций по одному или нескольким счетам. Сумма по любой операции указывается в двух ведомостях: в одной - по дебету, в другой - по кредиту корреспондирующего счета. Для сверки составляется шахматная ведомость.

4.7 Инвентаризация

Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества и обязательств организации путем сопоставления их с данными бухгалтерского учета. Инвентаризация обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств.

Все проводимые в организациях инвентаризации делятся по ряду признаков.

При полной инвентаризации проверяются все виды имущества хозяйства. Как правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед составлением годового отчета.

Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).

Плановые инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.).

Количество инвентаризаций в отчетном году, время их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем организации за исключением случаев, предусмотренных «Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности» и «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49.

Проведение инвентаризации обязательно:

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально ответственных лиц;

при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.;

при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта;

в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Организация должна проводить инвентаризацию имущества и обязательств не реже одного раза в год, инвентаризацию основных средств не реже одного раза в три года, библиотечных фондов - не реже одного раза в пять лет.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными. Инвентаризация осуществляется в присутствии материально ответственного лица.