Анализ системы документационного обеспечения деятельности факультета как научно-учебного подразделения ВУЗа

3.4 Использование ЭВМ и компьютерной сети университета в делопроизводстве

В университете существует сеть к которой подключены практически все подразделения ТРТУ.

Локальная вычислительная сеть в Таганрогском Государственном радиотехническом университете (ЛВС ТРТУ) была организована в 1991 году на базе технологии ARCNet. В то время ARCNet - была одной из передовых технологий, позволяющей объединять в сеть с пропускной способностью 2,5 Мбит/сек до 255 компьютеров, удаленных на расстояние до 6 км.

АrcNet разработанный фирмой Datapoint в начале 70-х гг. стандарт ARCnet (IEEE 802.4) в настоящее время уже устарел и практически не используется. Станции сети ARCnet (персональные компьютеры), каждая из которых имеет уникальный физический адрес (номер от 0 до 255) соединяются между собой одним из двух способов - в виде шины или распределенной звезды. Логически же эта сеть, независимо от ее физической конфигурации, является кольцом.

Файл-сервер сети циклически опрашивает станции (в порядке возрастания их номеров) на предмет их готовности к передаче данных. Данный опрос станций имеет вид перемещаемого по кольцу пакета (0,5 Кбайта), который называется жетоном (token) разрешения на передачу. Жетон может быть пустым или содержать данные, передаваемые на опрашиваемую операцию. Получив жетон, станция может передать собственный пакет. Детоменированная процедура доступа данного протокола обеспечивает сети устойчивую работу при возникновении перегрузок. Однако скорость передачи в сети ARCnet не превышает 2,5 Мбит/с и не может считаться в современных условиях приемлемой.

Первая очередь ЛВС ТРТУ была пущена 21 ноября 1991 г. и включала в себя 1 сервер Novell NetWare и 4 рабочие станции (две в отделе автоматической обработки информации при ИВЦ, один в деканате РТФ, один на кафедре РПрУ). В 1992 г. к ЛВС ТРТУ подключились кафедра ВМК и деканаты ФАВТ и ФЭП. Была проложена магистраль в корпус “Д”.

В 1993 г. сеть охватывали персональные компьютеры учебного управления, отдела кадров, НТБ, деканатов РТФ, ФЭП, ФАВТ и связывает корпуса “А”, “Г” и “Д”. Появлялись и подключаются к университетской сети кафедральные ЛВС, основанные на новой технологии тонкий Ethernet. Университетская вычислительная сеть приобрела черты корпоративной сети.

В конце 1995 г. к университетской ЛВС подключился корпус “Е”, а в начале 1998 г. к университетской ЛВС подключается корпус “И”.

В январе 1996 г. ТРТУ подключился к Internet. Был организован университетский www-сервер. Начался новый этап развития университетской вычислительной сети. Многие подразделения изъявили желание подключиться к университетской сети и через нее получить выход в Internet. Однако сдерживающим фактором на пути к этому стало отсутствие технической и программной поддержки для оборудования ARCNet.

В конце 1997 г. был разработан проект модернизации университетской сети в корпусах “Г” и “Д”. Он предусматривал отказ от использования в этих корпусах устаревшего оборудования ARCNet и полную его замену на оборудование Ethernet на витой паре.

Наибольшее распространение получил более дешевый вариант стандарта Ethernet (IEEE 802.3), разработанный фирмой XEROX. Логически эта сеть представляет собой шину, с помощью которой каждый узел связан со всеми другими. Физически же данная сеть может представлять собой и звезду или несколько звезд, соединенных общей магистралью. Для соединения станций в настоящее время в основном используется неэкранированная витая пара, которая практически вытеснила в ЛВС популярный ранее коаксиальный кабель.

Самой яркой особенностью сети Efhernet является используемый в ней недетерминированный метод множественного доступа с контролем несущей и устранением коллизий (CSMA/CD). Сеть здесь всегда готова принять сообщение от любого узла. Однако перед отправкой информационного пакета станция сначала определяет, что никто другой не использует сеть. Если две или более станций одновременно начинают передачу, возникает коллизия. Передающие информацию станции обнаруживают ее и прекращают передачу. Повторная попытка станции передать данные возобновляется через случайный интервал времени. Постоянно прослушивая сеть, каждая из станций обнаруживает и принимает посылаемые ей пакеты. в качестве аналогии данной схемы часто упоминается способ попарного общения группы воспитанных людей, находящихся я в темной комнате.

Теоретически скорость передачи данных в сети Ethernet составляет Мбит/с. Однако коэффициент практического использования пропускной способности кабельной системы в этой сети составляет всего 35%. Недетерминированный метод доступа уменьшает задержки при небольшом сетевом трафике, но при перезагрузке сети коллизии и задержки существенно возрастают.

Согласно проекту, к концу третьего квартала 1998 г. была проведена высокоскоростная магистраль Fast Ethernet, соединяющая корпус “Д” и корпус “Г”.

Осуществлена первая очередь модернизации сети в корпусе “Г”, согласно разработанному проекту проложена на РТФ линия - витая пара и по технологии Ethernet подключены ПЭВМ.

В настоящее время разрабатывается проект соединения корпусов “А”, “Г” “Е” и “И” по волоконно-оптической линии. Она предусматривает проведение высокоскоростной магистрали Fast Ethernet стандарта 100BASE-FX, и даст возможность уйти от проблем связанных с применением ARCNet технологии.

На факультете сеть используется в основном в учебных целях. В вычислительном центре разработана система - DEKANAT, находящаяся на сервере IDEAL-486. В ней находятся данные по студентам:

- личная карточка;

- стипендия;

- контрактники;

- студенты находящиеся в академическом отпуске, отчисленные.

С помощью этой системы можно распечатать списки студентов (контингент), заполнять рейтинг-листы, экзаменационные ведомости, а также корректировать данные - добавлять списки студентов, восстанавливать отчисленных, менять фамилии и т.д. Возможен поиск студентов по какому-то условию и т.д.

В последнее время университетская сеть используется также для получения информации из бухгалтерии - о начислении заработной платы сотрудникам и об оплате контрактников.

IDEAL 486 - Университетский файловый сервер. На сервере зарегистрированы представители практически всех подразделений ВУЗа. Он одержит информацию внутривузовского характера:

- информацию бухгалтерии (расчетные листы подразделений, средства на счетах подразделений);

- рабочую информацию по подготовке энциклопедии ТРТУ;

- информацию Таганрогского отделения IEEE;

- информацию других подразделений и пользователей.

Кроме этого выполняет функции главной машины для дисплейного класса в аудитории Г-141а.

Сейчас на сервере Apollon разрабатывается новая программа, сходная с программой DEKANAT.

Apollon - сервер баз данных АИСУ ТРТУ. В настоящее время поддерживает системы:

- “Контингент студентов”;

- “Архив выпускников”.

В настоящее время затраты на обеспечение документного обеспечения составляют:

Бумаги на приказы уходит на сумму: по личному составу 312 штук, приказов по студентам 714 штук, а общих приказов 381 штука. Если считать, что в среднем каждый приказ занимает 2 страницы, то:

Лс - 312 * 2 = 624

Ст - 714 * 2 = 1 428

общ. - 381 * 2 = 762

В сумме на приказы в год уходит 2 814 листов (на оригиналы).

Каждый приказ попадая в канцелярию распечатывается в нужном количестве для того, чтобы их разносить по подразделениям, в связи с этим количество листов увеличится. Каждый тип приказов разносится в разное количество подразделений, поэтому делаются копии:

по личному составу - 21 копия (постоянно);

по студентам - от 3 до 11 копий;

общие приказы - от 3 до 11 копий.

Если подсчитать среднее, то получится, что копии делаются:

21 * 624 = 13 104

от 3 до 11 7 * 1 428 = 9 996

от 3 до 11 7 * 762 = 5 334

В сумме получится 13 104 + 9 996 + 5 334 = 28 434 листа. В пачке бумаги 500 листов, значит 28 434 листа на 500 получится примерно 57 пачек бумаги. Сейчас пачка бумаги стоит около 80 рублей, стоимость бумаги на приказы, за год составит 80 * 57 = 4 560. Если считать затраты на изготовление оригинала, то получится, что 2 814 листов 500 листов в пачке, получится примерно 6 упаковок бумаги, а 6 * 80 рублей получится 480 рублей (это затраты деканата и отдела кадров).

Теперь можно составить таблицу:

Таблица 3.4.1 Затраты на приказы

Затраты (деканат, ОК, канцелярия)	Ст-ть ед.,	Необход. кол-во в год, шт.	Ст-ть изгот. оригинала,	Ст-ть изгот. копий и
	руб.	ориг.	копии	в год	ориг., в год
Бумага	80	6	57	480	4 560
Порошок на принтер	135	2	2	270	270
Картридж матричный	40	1	1	40	40
Порошок на ксерокс	150	3	3	450	450
ИТОГО	1 240	5 320

В таблице указаны затраты обращения приказов в течение года. А кроме этого на факультете служебные записки, отчеты, фирменные бланки, указания, постановления. Выходят различные документы - положение о магистратуре, положение о бакалавриате, положение о стипендиях, о рейтинг-контроле, устав университета. И на все эти документы требуется бумага и объем документооборота увеличивается. Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет передавать между подразделениями такие виды документов как: приказы, служебные записки, различные отчеты. Если организовать движение документов по сети то затраты, которые будут приходиться на использование сети, составят:

- затраты на подключение и установку (но у всех подразделений сеть уже установлена и никаких затрат в связи с этим не предвидится);

- набор текста, сканирование и т.п. включены в заработную плату сотрудников университета;

- распечатка, при необходимости нахождения документа в подразделении;

- стоимость прикладной программы.

Возможны затраты с течением времени, в связи с устареванием оборудования морально и физически.

В последнее время особой популярностью пользуются автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота в университете, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников. Они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причинам, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещения бумаг. Если университетская сеть будет использоваться для автоматизации документооборота, то возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация). Фирмами, занимающимися изготовлением пакетов прикладных программ, были разработаны программы: компания Action Technologies разработала пакет управления документооборотом Action Work Flow и Staff Ware.

С помощью Action Work Flow можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов, корреспондентов, назначить время работы, просмотреть статус работ (получено/прочитано/выполнено/ и т.д.). Вторая система Staff Ware работает по технологии “клиент-сервер”. Она поддерживает коллективную работу с множеством заданий, большого числа исполнителей, обеспечивает динамическое управление и контроль исполнения работ, совместимость с разными приложениями по Windows.

Наряду с информационным моделированием должно проводится и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота. Комбинация методов и средств офисной автоматизации обеспечивает комплексную автоматизацию управленческой деятельностью.

3.5 Архивное хранение документов

Все образующиеся на факультете документы подразделяются на дела. одно дело объединяет все документы за 1 год работы по тому или иному пункту номенклатуры дел. Объем единицы хранения в архиве не может превосходить 200 страниц (для больших дел вводятся несколько томов). Таким образом подразделение документов в архиве происходит по делам, а затем по томам.

Дела в архив передаются непосредственно из подразделения (деканата, кафедры). Дела закрываются в конце года. Сроки хранения дел указаны в номенклатуре дел. После истечения срока хранения дела, дело из архива университета передается на хранение в государственный архив. весь этот процесс оформляется соответствующими актами.

Оригиналы приказов, сопровождающие их документы (заявления, копии документов, представления, служебные записки и т.д.) передаются в архив университета ежегодно, непосредственно из канцелярии. После окончания учебного года (после защиты выпускников) карточки студентов с копиями выписок к диплому и копией диплома складываются в алфавитном порядке и передаются также в архив. После завершения работы ГЭК протоколы заседаний государственной экзаменационной комиссии (по специальностям) сдаются в архив из деканата, вместе с отчетами. протоколы заседаний совета факультета и материалы к ним, а также годовые планы работ совета факультета сдаются в архив Ученым секретарем, ведущим эти документы.

В затраты архива, по хранению сдаваемых ему документов, входит содержание площадей (ремонт), изготовление стеллажей, а также заработная плата сотрудников и стоимость химических средств, необходимых для проведения уборок.

Если станет возможным совершать документооборот (большую его часть) по компьютерной сети университета, то встанет вопрос о хранении документов на электронных носителях.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.

Система построена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server.

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.

Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 95. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и “компактный” способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе.

К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.

В настоящее время архив университета (находятся в корпусе «Г») располагает площадью примерно 70 м². На этой площади находится около 10 стеллажей, а сама она делится на две комнаты - 55 м² и 15 м². Освещение в помещении смешанное - дневной свет и люминесцентный. Отопление центральное.

ПЭВМ в архиве нет, естественно нет и компьютерной сети.

К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного хранения:

- учебные карточки студентов;

- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к ним;

- годовые планы работ совета факультета;

- протоколы заседаний ГЭК;

- отчеты ГЭК;

- планы работы кафедр;

- протоколы заседаний кафедр.

Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, а требуют непосредственно физического нахождения. Поэтому в архиве необязательно иметь компьютер с университетской компьютерной сетью.

Все же остальные документы указанные в номенклатуре дел могут передаваться по организованному электронному документообороту. Они должны храниться, установленный в номенклатуре дел период, в том подразделении где они находятся. Исходя из этого электронный архив может быть создан на одном из имеющихся серверов в вычислительном центре (т.к. к сети подключены практически все подразделения) или хранится в самом подразделении. Это значительно сократит занимаемые площади бумажными документами.

Для того чтобы организовать электронный архив нужно приобрести программный продукт и получится, что затраты на это составят:

стоимость программного продукта;

установка программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети;

обучение работы с программой.

Заключение

Проведенные в работе исследования позволили сформулировать определенные выводы и получить ряд результатов.

К подразделениям, образующим документооборот на факультете относятся деканат, кафедры, отдел кадров, учебное управление, бухгалтерия, второй отдел и т.д. практически все документы, издающиеся в них и поступающие к ним проходят через канцелярию.

Документы участвующие в документообороте делятся на внутренние, входящие и исходящие.

В процессе деятельности факультета появляются приказы, служебные записки, отчеты, заявления, указания, протоколы, постановления. Также документооборот составляют учебные карточки студентов, личные дела, экзаменационные ведомости и т.п.

При создании и движении документа он проходит следующие стадии: - изготовление;

- подписание (согласование);

- размножение;

- распределение по подразделениям;

- регистрация и подшивка.

Служебные документы, возникающие в процессе деятельности факультета требует правильного распределения, в соответствии с номенклатурой дел.

В университете существует сеть к которой подключены практически все подразделения ТРТУ. На факультете сеть используется в основном в учебных целях.

Сейчас затраты на документооборот составляют стоимость бумаги, картриджей, порошка на заправку картриджей.

Если организовать движение документов (которые можно перенести на электронный носитель) по сети, то затраты составят стоимость распечатки документа, физическое нахождение которого станет необходимым. Так как практически все подразделения подключены к сети, то не нужно тратить средства на подключение и установку сети, но нужно будет затратить сумму на приобретение программы электронного документооборота.

К документам сдаваемым в архив, относятся дела требующие постоянного хранения:

- учебные карточки студентов;

- протоколы заседаний Ученого совета факультета и материалы к ним;

- годовые планы работ совета факультета;

- протоколы заседаний ГЭК;

- отчеты ГЭК;

- планы работы кафедр;

- протоколы заседаний кафедр.

Все вышеуказанные документы не могут быть переведены на электронный носитель, а требуют непосредственно физического на хождения. Поэтому в архиве необязательно иметь компьютер с университетской компьютерной сетью.

10. Все документы, не требующие постоянного хранения могут передаваться по электронному документообороту и следовательно должны будут храниться в электронном архиве.

11. Затраты на организацию электронного архива составят: стоимость программного продукта, установка программы на сервер и на компьютеры, находящиеся в подразделениях университета и подключенных к сети, обучение работы с программой.

Список использованных источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). 3-е изд., перераб. и доп.-М., 1996.

2. Андреянова В.В. Как правильно подготовить и оформить приказ.- М., ИНФРА-М, 1997.

3. В помощь машинистке, секретарю, стенографистке: Практ. пособие. - М.: Высш. шк., 1990. - 303 с.: ил.

4. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.- М., Энергоатомиздат, 1994.

5. ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1983.

6. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., Издательство стандартов, 1997.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., ВНИИДАД, 1991.

8. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во “Юридический колледж МГУ”, 1994. - 85 с.

9. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. - М.: Ассоциация авторов и издателей “Тандем”. Издательство ЭКМОС, 1998. - 208 с.

10. Документы и делопроизводство. Справочное пособие. - М., Экономика, 1991.

11. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение. - М., НОРМА, 1996. - 224с.

12. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

13. Ланкастер Ф. Информационно-поисковые системы. - М., Мир, 1972. - 310 с.

14. Организация работы с документами: учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.: ИНФРА-М, 1998, 575 с.

15. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.93. - М., - 14 с.

16. Секретарское дело: Практ. пособие. - М.: Высш. шк.., 1989. - 383 с.: ил.

17. Стандарт предприятия. Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и других организационно-распорядительных документов. СТП 2069131-01-98. 1998.

18. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М., ПРИОР, 1995.

19. Сэлсон Г. Автоматическая обработка, хранение и поиск информации. - М., Советское радио, 1973. - 560 с.

20. Устав Таганрогского государственного радиотехнического университета. Таганрог. 1997. - 39с.

21. Халяпин Д.Б., Ярочкин В.И. Основы защиты информации: Учебное пособие. - М., ИПКИР, 1994.

22. Экономическая безопасность предприятия: Защита коммерческой тайны. Практическое пособие для руководителей и специалистов. Под ред. В.М. Чаплыгина. - М., Аналитик-Пресс, 1991.

23. Ярочкин В.И. Безопасность информационных систем. - М., Ось-89, 1996.

Приложение 1

Наименование системы документации	Назначение	Виды документов	Органы участвующие в их составлении
1	2	3	4
Организационно-правовая документация	организация системы и процессов управления	устав организации; положения об организации и о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.	руководство учреждения или подразделения
Плановая документация	формулирует основные направления и общее содержание работ	план; перспективный план; программа; график; схема; генеральная схема	руководство организации
Распорядительная документация	регулирование деятельности и деятельности, входящих в его систему	Коллегиальное принятие решения - постановления и решения; Единоличное принятие решения - приказы, указания, распоряжения	Коллегиальное принятие решения; Единоличное принятие решения
Справочная документация	содержит объективную и достоверную информацию	акты; справки; докладные записки; переписка и др.	от нижестоящего работника к вышестоящему
Отчетная документация	позволяет сопоставлять полученные результаты с показателями, намеченными планом или программой	отчет или справка отчетного характера	структурные подразделения

Приложение 2

Требования к оформлению документов

01 - Государственный герб Российской Федерации;	Помещают на бланках документов в соответствии с положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02 - герб субъекта Российской Федерации;	Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	Помещают на бланках в соответствии с уставом
04 - код организации;	Проставляют по Общественному классификатору предприятий и организаций
05 - код формы документа;	Проставляют по общественному классификатору управленческой документации
06 - наименование организации;	Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации
07 - справочные данные об организации;	Включают: почтовый адрес; номера телефонов и др. сведения по усмотрению
08 - наименование вида документа;	Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Название документа определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.
09 - дата документа;	Датирование документа обязательно для придания ему юридической силы. Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, например: в актах, протоколах. Датой вступления распорядительных документов в силу считается дата их доведения до адресата, если в самом документе не указан иной срок.
10 - регистрационный номер документа;	Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;	Включает регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер дату документа, на который дается ответ
12 - место составления или издания документа;	Место составление или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам “Наименование организации” и “Справочные данные об организации”. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
13 - гриф ограничения доступа к документу;	Проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации
14 - адресат;	В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
15 - гриф утверждения документа;	Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемыми документами. При утверждении документа; - должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. - постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера Располагается в правом верхнем углу документа.
16 - резолюция;	Пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату
17 - заголовок к тексту;	Включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа
18 - отметка о контроле;	Отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой “К” или штампом “Контроль”
19 - текст документа;	Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами. Текст документа составляется на основе унифицированных форм, унифицированных сборников текстов (письмовников), типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных документов. Тексты документов оформляются в виде связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих форм. Типовой сплошной связный текст составляется на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пропуски для внесения переменной информации.
20 - отметка о наличии приложения	Оформляют следующим образом: Приложение на 5 л. в 2 экз.
21 - подпись;	Подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное. Подпись придает документу юридическую силу. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами.
22 - гриф сог. док-та;
23 - визы согласования документа;	Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа с точки зрения оптимальности намеченных решений, соответствия предполагаемых решений положениям действующего законодательства, а также правовым актам, определяющим компетенцию организации, издающей документ. Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визирования, которые могут дополняться наименованием должности и расшифровкой подписки визирующего
	Окончание таблицы 1
24 - печать;	На документах, требующих дополнительного удостоверения подлинности, ставится оттиск печати. В государственных организациях применяют гербовую печать и печать организации. В негосударственных организациях - печать организации.
25 - отметка о заверении копии;	При изготовлении копии текст документа должен воспроизводиться полностью, включая элементы бланка. Копия документа должна быть заверена подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица, например: "Верно".
26 - отметка об исполнителе;	Включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что все поставленные в документе вопросы решены. По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен. Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа.
28 - отметка о поступлении документа в организацию;	Содержит порядковый номер и дату поступления документа
29 - отметка для автоматического поиска документа	Может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации

Приложение 3

Список работ, выполняемых деканатом ФЭМП

№ п/п	Наименование выполняемых работ	Срок выполнения
	Помощь секретарю совета ФЭМП в подготовке к совету: а)явочный лист; б)повестка дня для всех членов совета; в)выписки из протоколов.	Ежемесячно
	Подготовка к новому учебному году.
	Заключение контрактов на обучение. Оформление контрактов	июль-август
	Предоставление общежития(рассмотрение заявлений, подготовка приказа)	до 01.09
	Ввод данных по общежитию в базу данных
	Подготовка приказов на восстановление студентов из академического отпуска (определение списка дисциплин по которым возникли задолженности из-за различия в учебных планах)	до 30.08
	Прием дел (учебных карточек) студентов на 3 курс ФЭМП из деканата ЕГФ. Подготовка приказа о переименовании групп	до 15.09
	Формирование уточненного контингента студентов согласно приказам (внесение изменений в книгу движения контингента и карточки студентов)	15.09
	Ввод изменений по движению контингента в компьютер. а)Восстановление из академического отпуска б)Перевод с других специальностей в)Перевод из других вузов г)Перевод из группы в группу д)Изменение фамилии е)Назначение (изменение) старост в группах ж)Предоставление академического отпуска з)Отчисление задолжников
	Отчет ЗНК по контингенту ФЭМП в учебное управление	до 20.09
	Распечатка и сдача в канцелярию контингента ФЭМП в 11 экз.	до 25.09.
	Распечатка алфавитных списков студентов	до 27.09.
	Подготовка и уточнение учебных планов специальностей на новый учебный год а)распечатка учебных планов специальностей	до 10.09.
	Подключение к международной сети INTERNET
	Подготовка учебных планов аспирантов
	Сбор информации о хоздоговорных госбюджетных НИР
	Отчеты факультета о хоздоговорных и госбюджетных НИР
	Контроль за учебой аспирантов факультета
	Участие в подготовке и работе СНТК, НТК, ППС
	Подготовка приказов по ГЭК	до 01.12.
	Регистрация приказов в книге регистрации приказов Внесение изменений в соответствии с приказами в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных	по мере поступления
	Выдача справок студентам	по необходимости
	Выписка академических справок	по заявлению
	Восстановление дубликатов студенческих билетов, книжек, дипломов (только во время работы госкомиссии)	по заявлению
	Регистрация исходящих документов(письма, командировки и т.д.) Регистрация входящих документов (письма и т.д.)	по необходимости
	Выполнение распоряжений учебного отдела.	В соответств. со служебными указаниями начальника уч. отдела
	Подготовка к рейтинг-контролю осеннего семестра
	Распечатка рейтинг-листов, сводных ведомостей за 2 недели до начала промежуточного рейтинга осеннего семестра (согласно приказа) для 3,4,5 курсов соответственно
	Оформление рейтинг-листов согласно требованиям
	Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и раздача ведомостей секретарям кафедр под роспись	за 1неделю до рейтинга
	Формирование предметов в базе данных на осенний семестр согласно учебным планам курсов и специальностей.	за 1 неделю до 1-го рейтинг-контроля
	Фиксирование результатов рейтинг-контроля в сводных ведомостях. Выявление задолжников	1 неделя после сдачи всех ведомостей
	Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на 3 дня до указанного срока) и регистрация в книге регистраций направлений	по необходимости
	Учет ликвидации задолженностей(согласно направлениям экзаменационным листам пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов	по мере сдачи немедленно
	Объявление для студентов о наличии задолженностей на доске объявлений
	Подготовка приказа на отчисление задолжников и снятия со стипендии к установленным срокам согласно стандарта университета.
	Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до начала 2-й рейтинг-недели
	Учет задолженностей по результатам 2го рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 курсов
	Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер
	Допуск к сессии
	Работа в период сессии
	Подготовка экзаменационных ведомостей к каждому экзаменационному дню	согласно расписанию экзаменов
	Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 курсов по мере сдачи экзаменационных ведомостей в деканат. Ввод баллов и оценок в базу данных
	Отчет в УУ о задолженностях по факультету по окончании сессии: 1) из базы данных количество задолженностей по специальностям; по дисциплинам; 2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам.
	Выдача направлений и фиксирование результатов пересдач: 1. В сводных ведомостях 3,4,5 курсов 2. В базе данных
	Подготовка приказа на отчисление по результатам сессии
	Сводка движения контингента ФЭМП за осенний семестр.
	Назначение стипендии по результатам сессии.
	Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для бухгалтерии на получение стипендии
	Подготовка писем студентам - направленцам предприятий
	Работа с заявлениями студентов по оплате проезда, материальная помощь, ошибки по назначению стипендии. Подготовка приказа
	Распечатка результатов сессии для каждого студента и занесение их в учебные карточки студентов.
	Работа с выпускниками
	Подготовка приказа на дипломирование
	Сверка оценок в зачетках и карточках (заполнение недостающих записей в за четках согласно ведомостям)
	Подготовка вкладышей в дипломы (с часами, уточнение) - 2 экз.
	Подготовка копий дипломов(2 экз.)
	Подготовка книг протоколов ГЭК (по спец-тям)
	Подготовка документов к каждому заседанию ГЭК
	Подготовка дипломов (выписка)
	Подготовка выпускного приказа
	Акт выдачи дипломов
	Сдача в архив карточек, зачеток выпускников
	Подготовка к рейтинг-контролю весеннего семестра
	Распечатка рейтинг-листов, сводных ведомостей за 2 недели до начала промежуточного рейтинга весеннего семестра(согласно приказа) для 3,4,5 курсов соответственно
	Оформление рейтинг-листов согласно требованиям
	Регистрация всех рейтинг-листов в тетради и раздача ведомостей секретарям кафедр под роспись
	Формирование предметов в базе данных на весенний семестр согласно учебным планам 3,4,5 курсов и специальностей
	Фиксирование результатов первого рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 курсов
	Выявление задолжников и вынесение списка задолжников на доску объявлений
	Выдача направлений на пересдачу рейтинга (на 3 дня до указанного срока) и регистрация в книге регистраций направлений
	Учет ликвидации задолженностей(согласно направлениям экзаменационным листам пересдач) в сводных ведомостях 3,4,5 курсов
	Объявление для студентов о наличии задолженностей на доске объявлений
	Подготовка приказа на отчисление задолжников и снятие со стипендии к установленным срокам согласно стандарта университета.
	Раздача рейтинг-листов, за 1 неделю до начала 2-й рейтинг-недели
	Учет задолженностей по результатам 2го рейтинг-контроля в сводных ведомостях 3,4,5 курсов
	Ввод данных зачетных ведомостей в компьютер
	Допуск к сессии
	Работа в период сессии
	Подготовка экзаменационных ведомостей к каждому экзаменационному дню
	Учет оценок в сводных ведомостях 3,4,5 курсов по мере сдачи экзаменационных ведомостей в деканат
	Ввод баллов и оценок в базу данных
	Отчет в УУ о задолженностях по факультету по окончании сессии: 1) из базы данных количество задолженностей по специальностям; по дисциплинам; 2) ф. 23 и 23а по спец. и курсам
	Выдача направлений и фиксирование результатов пересдач в сводных ведомостях 3,4,5 курсов в базе данных
	Подготовка приказа на отчисление по результатам сессии
	Сводка движения контингента ФЭМП за осенний семестр
	Назначение стипендии по результатам сессии
	Приказ на стипендию 3,4,5 курсов. Бланки для бухгалтерии на получение стипендии
	Подготовка писем студентам - направленцам предприятий
	Работа с заявлениями студентов по оплате проезда, материальная помощь, ошибки по назначению стипендии. Подготовка приказа.
	Распечатка результатов сессии для каждого студента и занесение их в учебные карточки студентов
	Годовой отчет в учебное управление (ф.23,23а)
	Сводка движения контингента ФЭМП за весенний семестр
	Подготовка и сдача в ОК списков студентов для оформления мед. полюсов
	Приказы на стипендию и материальную помощь студентам имеющим льготы. (соответствующие справки)

Приложение 4

Номенклатура дел

Индекс стр. подр.	Наименование дела	Количество томов	Ср.хр. и №ст. по перечню	Примечание
472/1	Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров общие	1	5/15
472/2	Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров по личному составу	1	5/15
472/3	Копии приказов и распоряжений ректора и проректоров по студентам	1	5/15
472/4	Внутренняя переписка о постановке учебной и др.работе	1	3/204
472/5	Указания декана по факультету	1	5/204
472/6	Переписка с предприятиями, учреждениями, родителями и студентами по учебным вопросам	1	3/149
472/7	Учебные карточки студентов	12	Пост/172,343
472/8	Списки студентов по учебным группам (контингент ФЭМП)	1	10/740
472/9	Зачетные и экзаменационные ведомости	4	6эк/91
472/10	Заявления студентов	1	1/95
472/11	Книга регистрации выдачи студентам зачетных книжек и студенческих билетов	1	5/318
472/12	Книга регистрации выдач студентам экзаменационных листов	1	5/3
472/13	Книга регистрации выдач студентам справок	1	3/738
472/14	Протоколы заседаний совета факультета и материалы к ним	1	Пост/468
472/15	Бюллетени тайного голосования	1	3г/474
472/16	Годовые планы работ совета фак-та	1	Пост/228
472/17	Протоколы заседаний государственной комиссии (ГЭК)	1	Пост/386	с 1997 г.
472/18	Отчеты ГЭК	1	Пост/367	с 1997 г.
472/19	Журнал регистрации входящих документов с грифом “ДСП”	1
472/20	Документы с грифом “ДСП”	1
472/21	Журнал регистрации входящих документов	1
472/22	Журнал регистрации исходящих документов	1
472/23	Акты и описи дел сдачи документов в архив университета	1	10/1103
472/24	Журнал регистрации движения контингента	1
472/25	Журнал регистрации приказов	1
472/26	Журнал регистрации счетов фактуры	1

Размещено на Allbest.ru