3.1 Совершенствование автоматизации бухгалтерского учета расходов на рекламу

Форма ведения бухгалтерского учета на предприятии автоматизированная, при этом используется популярный программный продукт «1:С Бухгалтерия, 7.7.»

В целях совершенствования бухгалтерского учета в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» предлагается внедрить новую технологическую платформу «1:С Бухгалтерия, 8.0»

Рисунок 3.1. Предлагаемая система автоматизации бухгалтерского учета Красногорского филиала «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС»

Опишем преимущества программы «1:С Бухгалтерия, 8.0».

Упрощение начала работы. При начале работы в новой информационной базе автоматически запускается Стартовый помощник. Он предложит заполнить и проверить основные настройки программы: настройки ведения учета, справочники, начальные остатки. Предоставляется возможность загрузки данных из информационной базы конфигурации "Бухгалтерия предприятия", ред. 1.6, или "1С:Предприятия 7.7". Помощники переноса проконтролируют правильность переноса данных.

"Бухгалтерский навигатор" по программе. Справочник корреспонденций счетов - это навигатор по программе, который можно использовать как при начальном освоении программы, так и в текущей работе при регистрации хозяйственных операций. По корреспонденции счетов или содержанию хозяйственной операции Справочник корреспонденций подскажет бухгалтеру, как нужно отразить ту или иную операцию в программе.

Простота и наглядность налогового учета. Данные бухгалтерского и налогового учета регистрируются в одной проводке. Это упрощает сопоставление данных бухгалтерского и налогового учета и выполнение требований ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль". Для сопоставления данных можно воспользоваться стандартными бухгалтерскими отчетами. В одном отчете можно сопоставить данные бухгалтерского и налогового учета.

Функциональность и простота в управлении стандартными бухгалтерскими отчетами. В стандартных бухгалтерских отчетах анализируются данные бухгалтерского и (или) налогового учета, а также суммы постоянных и временных разниц. Кроме этого, предоставляется возможность сразу проконтролировать выполнение требований ПБУ 18/02 "Учет расчетов по налогу на прибыль", для чего реализована возможность контроля выполнения правила БУ = НУ + ПР + ВР.

Отчеты содержат новые возможности группировки, отбора, сортировки информации. Например, в отчеты можно вывести не только наименование номенклатуры, но и другие реквизиты (код, ставку НДС и др.).

Данные отчетов также представляются в виде диаграмм. При этом пользователь может настроить оформление отчетов - применить различные цвета и шрифт, выделить суммы с отрицательными значениями и др.

Прозрачность закрытия периода. Операции завершения месяца включают трудоемкие расчеты начисления амортизации, расчета себестоимости и т. д. Эти операции отражаются в учете в определенной последовательности, которую нельзя изменять. По некоторым регламентным операциям формируется большое число проводок. Кроме того, операции одновременно выполняются и для налогового учета по налогу на прибыль.

Помощник закрытия месяца:

- Определит необходимые регламентные операции закрытия месяца по данным учетной политики о применяемых видах деятельности и способах налогообложения, а также по данным бухгалтерского учета.

Проконтролирует последовательность выполнения регламентных операций.

Выявит ошибки учета, которые не позволяют выполнить закрытие месяца.

Позволит сформировать справки-расчеты по выполненным операциям и отчет о ходе выполнения закрытия месяца.

Перед выполнением регламентных операций закрытия месяца проверяется хронологическая последовательность проведения документов, что позволяет обнаружить ошибки учета, связанные с изменением документов задним числом.

Упрощение учета взаиморасчетов. При отражении операций поступления и реализации товарно-материальных ценностей в документе можно указать способ зачета аванса: автоматический зачет аванса, зачет аванса по документу, не зачитывать аванс. В документах оплаты также предусмотрена возможность явно указать способ распределения оплаты: автоматически, по документу или не распределять.

Упрощение банковских операций. Формы платежных документов упрощены - платежное поручение содержит только реквизиты, необходимые для печати. Платежные поручения на уплату налогов можно сформировать автоматически по всем налогам. Операции с расчетными счетами - поступление и списание денежных средств - регистрируются в журнале "Банковские выписки". Форма журнала аналогична форме выписки, полученной из банка.

Упрощение кадрового учета. Помощник приема на работу упрощает ввод сведений о новом сотруднике. Список сотрудников организации можно упорядочить по фамилии, подразделению, должности, дате приема и табельному номеру. Личную карточку по форме Т-2 сотрудника можно распечатать непосредственно из справочника "Сотрудники организаций".

Упрощение учета заработной платы. При регистрации документов начисления заработной платы и расчета налогов (взносов) с ФОТ сразу формируются бухгалтерские записи. При расчете заработной платы можно установить районный коэффициент для организации, а также процент северной надбавки для каждого сотрудника. Получить сведения о начисленных налогах и взносах с фонда оплаты труда (страховые взносы, НДФЛ) в разрезе каждого сотрудника организации можно с помощью отчета "Анализ начисленных налогов и взносов".

Учет денежных документов. В "1С:Бухгалтерии 8 ПРОФ" регистрируются поступление и выдача денежных документов. Проанализировать движение денежных документов можно с помощью специализированного отчета.

Учет агентских услуг. Агентские услуги - услуги принципала, оказываемые агентом от своего имени, при участии агента в расчетах. Например, компании, работающие по агентским договорам с перевозчиками, , агенты по размещению рекламы и т. д.

В "1С:Бухгалтерии 8 ПРОФ" можно вести учет агентских услуг со стороны агента (оказание услуг от своего имени, но за счет принципала) и со стороны принципала (оказание услуг через агента).

Удобный отчет по основным средствам. Проанализировать наличие и движение основных средств в организации, а также суммы начисленной амортизации по бухгалтерскому и налоговому учету можно с помощью отчета "Ведомость амортизации ОС". Информация в отчете группируется и отбирается по различным признакам: подразделениям, материально ответственным лицам, амортизационным группам и др.

Дополнительные реквизиты документов и справочников. Для всех документов и некоторых справочников можно хранить дополнительные сведения. Например, для номенклатуры можно задать такие свойства, как цвет, размер, артикул и т. д. Значения дополнительных реквизитов можно вывести в стандартные бухгалтерские отчеты.

Выбор основной организации. В единой информационной базе можно вести учет нескольких организаций. При изменении основной организации во всех открытых журналах и списках документов будут отображаться документы по выбранной организации.

Упрощение ручных операций. Ввод ручной проводки и записи в регистр осуществляется одним и тем же документом. Этот же документ позволяет ввести типовую операцию или сторнировать ранее введенный документ.

Повышение производительности. Для повышения производительности и параллельности работы прикладного решения в редакции 2.0 оптимизирована архитектура конфигурации "Бухгалтерия предприятия". Также проведена оптимизация наиболее критичных для быстродействия участков. Новая редакция разработана на версии 8.0 технологической платформы "1С:Предприятие", также поддерживается совместимость с версией 8.2.

Редакция 2.0 предоставляется зарегистрированным пользователям предыдущих редакций конфигурации "Бухгалтерия предприятия" в рамках информационно-технологического сопровождения (ИТС).

Для обновления конфигурации "Бухгалтерия предприятия" до редакции 2.0 выпущена версия 2.0.12 конфигурации, совместимая с версией платформы 8.1.15 и выше.

В поставку редакции 2.0 конфигурации "Бухгалтерия предприятия" включена методика перехода с редакции 1.6. При переходе производится автоматический перенос данных:

- переносятся все данные из справочников рабочей информационной базы редакции 1.6;

- на указанную пользователем дату (не ранее 01.01.2010) формируются входящие остатки на основании данных рабочей информационной базы редакции 1.6;

- за указанный пользователем период переносятся все введенные документы из рабочей информационной базы редакции 1.6. При этом началом периода является дата формирования входящих остатков.

При подготовке годовой отчетности за 2009 год в рабочей информационной базе редакции 1.6 может потребоваться корректировка данных за год. Методика перехода предусматривает возможность многократного автоматического обновления входящих остатков на основании данных рабочей информационной базы редакции 1.6.

Порядок поддержки редакции 1.6 конфигурации "Бухгалтерия предприятия"

В течение 2010 года в редакции 1.6 конфигурации "Бухгалтерия предприятия" планируется поддерживать ведение учета, изменения законодательства и обновление форм регламентированной отчетности. В 2011 году поддержку редакции 1.6 планируется завершить, пользователям будет предоставлена возможность сформировать бухгалтерскую и налоговую отчетность за 2010 год.

3.2 Совершенствование документального оформления расходов на рекламу

Одним из важных путей совершенствования бухгалтерского учета расходов на рекламу, повышения качества первичного учета расходов на рекламу в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» является совершенствование документального оформления расходов на рекламу.

При оформлении необходимой документации для учета расходов на рекламу в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» допускаются ошибки, некоторые рекламные расходы не подтверждаются полным необходимым комплектом документации, поэтому просмотр руководителем бухгалтерских документов, изучение им нормативных актов, действующих в данной области, это позволит более грамотно оформлять документацию, более рационально расходовать средства на рекламу, тратить меньше времени на убеждение руководства в необходимости использования того или иного рекламного средства.

Все рекламные расходы в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» обязательно должны быть документально подтверждены. Таково требование п. 1 ст. 252 НК РФ. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Основанием для проведения рекламного мероприятия в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» служит приказ руководителя организации. Желательно, чтобы в ЗАО «КРОКУС» была утверждена маркетинговая политика и прописана рекламная стратегия продвижения продуктов.

Все рекламные расходы в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» должны быть документально Перечень документов, свидетельствующих о затратах на различные рекламные мероприятия, приведен в табл. 3.1.

Для подтверждения рекламных расходов в в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» в наличии должны быть договоры с исполнителями перечисленных услуг.

Таблица 3.1. - Рекламные затраты и подтверждающие их документы

Красногорский филиал «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» часто размещает рекламу через рекламные агентства по агентским договорам. В этом случае налогоплательщик признает затраты на рекламу на основании отчета агента, в котором расшифровываются расходы агента и стоимость агентского вознаграждения. По всем расходам, указанным в отчете, рекламный агент представляет удостоверяющие документы либо их копии. Иначе из-за отсутствия документального подтверждения принципал не сможет учесть рекламные затраты при исчислении налога на прибыль.

Стоимость материалов (листовок, каталогов и т. д.), переданных в рекламных целях, в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» бухгалтер должен списывать в расходы только после фактического использования на основании акта расхода материалов, а также отчета рекламного агента либо служебной записки.

В соответствии со статьей 12 Закона № 38-ФЗ Красногорский филиал «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» должна хранить рекламные материалы или их копии, а также договоры на производство, размещение и распространение рекламы в течение года со дня окончания срока действия указанных договоров или со дня последнего распространения рекламы. Вместе с тем согласно налоговому законодательству налогоплательщик обязан обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» срок хранения первичных учетных документов - пять лет (если более продолжительный срок не предусмотрен правилами организации государственного архивного дела).

Таким образом, все первичные учетные документы, свидетельствующие о произведенных затратах на рекламу, Красногорский филиал «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» обязана хранить не менее пяти лет.

В соответствии с бухгалтерским законодательством все хозяйственные операции, проводимые Красногорским филиалом «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации (п. 12 и 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации). Форматы бланков, указанные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Если форма документа не предусмотрена в этих альбомах, то форма документа должна утверждаться ЗАО «КРОКУС». Такой документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п.2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете":

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Для признания расходов на рекламу в качестве расходов по обычным видам деятельности ЗАО «КРОКУС» необходимо иметь первичные документы, подтверждающие факт выполнения рекламных работ и услуг. Это могут быть:

- договор на оказание рекламных услуг;

- протокол согласования цен на рекламные услуги;

- документация, предоставляющая право размещения средства наружной рекламы и информации, оформленная в установленном порядке (свидетельство о праве размещения наружной рекламы, паспорт рекламного места, утвержденный дизайн-проект);

- акт сдачи-приемки выполненных работ (оказанных услуг), подписанный рекламораспространителем и рекламодателем;

- счета-фактуры от исполнителя рекламных услуг, оформленные в соответствии с требованиями Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914;

- документы, подтверждающие оплату рекламных услуг (платежное поручение, корешок приходного ордера);

- требование-накладная (ф.М -11)љ и накладная на отпуск материалов на сторону (ф.М-15); лимитно-заборная карта (форма N М-8), утвержденные постановлением Госкомстата России от 30.10.97 N 71а) для оформления перемещения материалов, используемых в рекламных целях,

- требование-накладная Унифицированная форма N ТОРГ-12 и накладная на внутреннее перемещение, передачу товара (унифицированная форма N ТОРГ-13), утвержденнын постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132) для оформления перемещения товаров, используемых в рекламных целях,

- расчетно-платежная ведомость (унифицированная форма N Т-49, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132) для учета заработной платы, начисленной в связи с производством рекламных расходов расчетно-платежная ведомость

-акт о списании товаров (готовой продукции) в рекламных целях,

- акт об уценке товаров,

- Декларации по налогу на рекламу

- бухгалтерские справки-расчеты и др. документы.

На случай налоговых споров Красногорскому филиалу «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» рекомендуется хранить экземпляры печатных средств массовой информации с опубликованными рекламными объявлениями, аудио- или видеокассеты с записью рекламы, эфирные справки с указанием дат, времени и продолжительности рекламных сообщений по радио и телевидению и другие свидетельства фактического размещения рекламы, т.к. в соответствии со ст. 21 Закона о рекламе рекламодатель, рекламопроизводитель и рекламораспространитель обязаны хранить материалы или их копии, содержащие рекламу, включая все вносимые в них последующие изменения, в течение года со дня последнего распространения рекламы.

3.3 Совершенствование учета расходов на рекламу в целях налогообложения

В пункте 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ приведен закрытый перечень рекламных расходов, которые можно списать в уменьшение налогооблагаемой прибыли без каких-либо ограничений. Остальные виды расходов на рекламу нормируются.

К ненормируемым расходам Красногорского филиала»Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» на рекламу в целях налогообложения относятся:

- расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению) и телекоммуникационные сети;

- расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;

- расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о работах и услугах, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации. А также затраты на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.

В отношении дорогостоящих рекламных стендов или образцов продукции, которые служат более одного года, налоговики придерживаются такой позиции. Формально такие стенды отвечают всем признакам основных средств. И, по мнению инспекторов, затраты на их покупку надо включать в состав рекламных расходов через амортизационные отчисления. Например, об этом заявлено в письме УМНС России по г. Москве от 17 мая 2004 г. № 26-12/33216, а также в письме Минфина России от 25 апреля 2003 г. № 04-02-05/3/35.

Для Красногорского филиала «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» это невыгодно, поскольку рекламные расходы, будучи косвенными, полностью уменьшают прибыль текущего периода. Срок же полезного использования основного средства составляет несколько лет.

Раздача сувениров довольно распространенная рекламная акция Красногорского филиала «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС», но она создает проблемы при расчете налога на прибыль. При проверках Красногорского филиала «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» налоговики часто пытаются выдать ту или иную рекламную акцию за безвозмездную передачу товаров. Цель инспекторов понятна: рекламные расходы полностью или частично уменьшают налогооблагаемую прибыль. Стоимость же безвозмездно переданных ценностей из налогооблагаемого дохода не исключается (п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

Как же доказать ЗАО «КРОКУС» налоговикам, а в случае судебного разбирательства - и судьям, что фирма, раздавая сувениры или, скажем, проводя дегустацию продукции, занималась именно рекламой? Основной критерий кроется в определении рекламы, которое дано в статье 3 Федерального закона от 13 марта 2006 г. № 38-ФЗ «О рекламе». Там сказано, что рекламой считается информация, распространяемая среди неопределенного круга лиц. А значит, раздача сувениров ограниченному списку участников презентации или закрытой для свободного посещения выставки - это не реклама. Также и дегустация, проведенная для определенной группы, рекламой не считается. Об этом Минфин России сообщил в письме от 16 августа 2005 г. № 03-04-11/205.

Оспорить данный вывод невозможно, поскольку другого определения рекламы в российском законодательстве нет. Но предпринять определенные шаги, позволяющие избежать проблемы с безвозмездной раздачей, можно.

Готовясь к проведению рекламной акции Красногорскому филиалу «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС», необходимо позаботиться о том, чтобы ни в распоряжениях руководства, ни в пригласительных билетах не фигурировало упоминание, что мероприятие будет закрытым, приглашенным участникам можно сообщить об этом устно.

В результате налоговики ничего не смогут возразить на то, что фирма списала затраты на покупку сувениров в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Другое дело, что сувениры, розданные в рамках рекламных кампаний, учитывают при налогообложении прибыли в пределах 1 процента от полученной выручки.

Затраты на рекламу, не упомянутые выше, в Красногорском филиале «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» относятся к нормируемым расходам, их списывают в уменьшение налогооблагаемого дохода в пределах норматива, который равен 1 проценту от выручки фирмы. Причем выручку надо считать по правилам статьи 249 Налогового кодекса РФ. То есть в расчет надо брать выручку от реализации товаров, работ, услуг или имущественных прав. Обычно в выручку входят НДС и акцизы. Само собой, рассчитывая норматив по рекламе, Красногорскому филиалу «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС»ивыгоднее брать выручку с учетом этих налогов. Тогда предельный размер рекламных расходов, которые можно учесть при расчете налогооблагаемой прибыли, будет больше. Чиновники настаивают, что при расчете лимита налоги из выручки надо исключить (письмо от 7 июня 2005 г. № 03-03-01-04/1/310). В письме сказано, что при определении норматива НДС и акцизы из выручки надо исключить. Аргументы такие. В главе 25 Налогового кодекса РФ понятие «выручка» используется только для того, чтобы определить размер налогооблагаемого дохода. А именно такой доход равен выручке. А в статье 248 Налогового кодекса РФ сказано, что при определении доходов из них надо исключить суммы налогов, которые продавец предъявляет покупателю. Как раз к таким налогам и относятся НДС и акцизы. Такое заявление более чем спорно. Ведь предписывая исключать НДС и акцизы из налогооблагаемого дохода, законодатель тем самым признал, что в выручку, определение которой дано в статье 249 Налогового кодекса РФ, эти налоги входят. А порядок расчета норматива по рекламным расходам увязан не с доходами, а именно с выручкой. И значит, в расчет ее надо брать полностью - с учетом НДС и акцизов. Если суммы НДС и акцизов не повлияют на размер норматива значительно, лучше их из расчета исключить.

Иногда Красногорскому филиалу «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» трудно отнести какой-то конкретный вид рекламных расходов к нормируемым или ненормируемым. Тут фирме следует поступать так: если траты можно отнести к расходам, которые указаны в абзаце первом пункта 4 статьи 264 Налогового кодекса РФ, то они учитываются в составе расходов в полном объеме. Все остальные расходы рекламного характера надо учитывать строго в рамках норматива.

Учет рекламных расходов, возникающих в деятельности Красногорского филиала «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» в процессе информирования потенциальных потребителей о предлагаемой продукции (товарах, работах, услугах), должен, по возможности, обеспечивать комплексный подход. Причем бухгалтеру, который желает не только избежать ошибок в своей отчетности, но и уберечь предприятие от неприятных последствий в отношениях с различными контролирующими органами (начиная с налоговой инспекции и заканчивая Федеральным антимонопольным органом), целесообразно отслеживать содержание предполагаемых рекламных мероприятий со всех позиций, прогнозируя (или хотя бы пытаясь прогнозировать) возможные негативные последствия.

3.4 Совершенствование рекламной деятельности

В целях совершенствования рекламной деятельности Красногорскому филиалу «Крокус Сити» ЗАО «КРОКУС» можно предложить применять стимулирующие лотереи, поскольку с одной стороны, такой розыгрыш является более популярным у рядовых потребителей, поскольку принять участие в нем можно совершенно бесплатно. С другой стороны, стимулирующая лотерея обеспечивает рекламные цели предприятия, то есть сообщает потенциальным клиентам о товаре, расписывает его положительные характеристики и формирует положительный имидж компании. Приглашение на участие раздается бесплатно, при условии покупки определенных товаров и услуг, то такая стимулирующая лотерея обречена на успех. Главное отличие, которым характеризуется стимулирующая лотерея, заключается в способе формирования призового фонда. В случае рекламной акции он полностью состоит из средств организатора, поскольку тот имеет прямую заинтересованность в проведении лотереи. Однако это не освобождает его от обязательной регистрации условий стимулирующей лотереи, которые возможно зарегистрировать как в отдельном регионе, муниципальном образовании или на территории все страны.