*систематическим подтверждением органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.

При этом основными задачами учета МПЗ, решить которые позволяет оперативно-бухгалтерский метод, являются:

*правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;

*контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;

*контроль за соблюдением установленных норм запасов;

*систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;

*своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.

3. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:

* наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;

*размещение материалов по секциям складов, а внутри них -- по отдельным группам и типо-, сорто- размерам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;

*оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое освидетельствование и клеймение;

*внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;

*сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;

*организация, там где это необходимо и целесообразно, участков раскроя материалов;

*установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;

*определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.

4. Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:

*применять номенклатуры-ценники на материалы (п. 4 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов»). В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов и видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;

*установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;

*проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;

*разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;

*внедрять средства автоматизации учета.

5.Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами типовых унифицированных форм.

Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.

Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров.

Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы, надлежащим образом оформлены и должны иметь соответствующие подписи. Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) -- на крупных.

6. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.

На предприятиях может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.

7. Вся документация, составленная при помощи компьютера на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в составленной механизированным способом документации, данным первичных документов.

8. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шрифтов).

Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов, кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.

Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт), по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество МПЗ (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.

Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).

При помощи компьютера составляются ведомости обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков, об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти ведомости используются бухгалтерией для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетов с поставщиками.

2. Система заказов МПЗ

1. В идеале все заявки на материалы (товары) должны исходить из системы учета материалов (товаров), а не от персонала склада. Записи складского учета следует поддерживать на таком уровне, чтобы повторение заказов производилось автоматически, а не вручную (не должно быть заказа запасов).

2. Заявки на дополнительные поставки должны производиться на основе регулярного анализа минимальных уровней запасов, показывающих необходимость очередного заказа.

3. Заявки должны быть соответствующим образом утверждены.

4. Папки, содержащие невыполненные заявки на материалы (товары), должны регулярно проверяться для выявления задержки поставок.

5. Должно обеспечиваться эффективное разделение обязанностей между персоналом, ведущим складской учет, кладовщиками, отделом снабжения, транспортным отделом, отделом контроля производства и сбыта.

3. Система получения МПЗ

1. Для приемки МПЗ в каждом подразделении должно быть установлено только одно место. Это необходимо для того, чтобы свести к минимуму потери товаров и беспорядок при их поставках.

2. Полученные, но еще не принятые по количеству и качеству, а также прошедшие проверку, но не удовлетворившие установленным требованиям, МПЗ должны храниться на складе отдельно. Это разделение наилучшим образом достигается путем территориального разграничения, требующего дополнительной транспортировки к местам постоянного хранения, что помогает избежать ошибок при проведении инвентаризации.

3. Последовательно пронумерованные приходные ордера на товар, прибывший на склад, должны составляться на каждую транспортируемую партию.

Ордера должны включать следующие реквизиты: дату получения, номер заказа, количество полученного товара (должны быть определены недостачи при транспортировке), описание товаров, идентификационный код партии или серии, идентификационный код бухгалтерской записи о запасах.

4.Должка существовать детальная инструкция о получении и приемке МПЗ. Должна быть выработана стандартная политика, определяющая объем выборки для проверки, процедуры проверки и действие персонала в случае, если по той или иной причине выявится несоответствие принятым стандартам поставок.

5.При необходимости весь отвечающий за приемку персонал должен быть специально обучен, например, для приемки вредных и летучих материалов или когда процесс приемки требует сложной научной проверки - степень чистоты (очистки), правильность градуирования или зараженность.

6.На забракованные товары должны заполняться последовательно нумеруемые формы (акты о приемке материалов). Копия формы должна использоваться при составлении претензии поставщику. Она посылается поставщику, уведомляя его об отказе от товара и о необходимости списания соответствующих сумм дебиторской задолженности.

В акте приемки должны быть подробно изложены все причины отказа от приемки (для последующих ссылок, что особенно полезно при выборе одного из двух поставщиков, предложивших одинаковые условия контракта).

7. для повышения эффективности производительности отдела снабжения уровень (%) заказов от товара должен тщательно исследоваться не реже одного раза в месяц. Некоторые предприятия действуют на основе так называемого принципа «точно В срок» (который позволяет свести к минимуму запасы материалов на складе) и требуют более оперативного контроля за уровнем отказов от товаров. Такой тип операций характерен для супермаркетов.

8. Поставщик всегда должен иметь полную информацию об отказе от товара и дефектах, возникших при его транспортировке. Должен осуществляться контроль за поставщиками, по поставкам которых имеются отказы в полном объеме. Своевременно должен производиться отказ от услуг таких поставщиков.

9. Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:

*зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

*проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;

*сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;

*акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;

*передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза (перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером);

*передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

В инструкциях предприятий может устанавливаться и иной порядок регистрации и прохождения расчетных документов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается наряд (или другой документ) и доверенность на получение материала.

10. Приемка материалов от транспортных организаций по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу как руководства при приемке и оприходовании материалов.

При несвоевременном поступлении документов от поставщика распоряжением складу на приемку груза является транспортная накладная, на которой отделом снабжения делается соответствующая надпись.

11. На предприятиях должен быть установлен порядок оперативного

контроля за поступлением материалов, а также розыска своевременно не прибывших грузов.

12. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.).

13. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах.

Порядок такого контроля определяется предприятиями в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.

14. Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами.

Если в интересах производства отдельные партии материалов целесообразно направить непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.

15. Материалы, поступающие на склады предприятий (строек), должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах

16. Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т.д.). В случаях, если материал (например листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется -- в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.

4. Система хранения МПЗ

1. Все запасы и продукция, не завершенная производством, должны храниться в специально отведенных местах. Одной из главных целей общей системы внутреннего контроля, организованной администрацией, является предупреждение уменьшения средств в результате каких-либо причин.

2. Убытки МПЗ в большинстве случаев могут возникать в результате хищений, неэкономного расходования или небрежного хранения, устаревания или порчи, случайной гибели, чрезмерной стоимости хранения запасов.

3. Эффективными способами борьбы с хищениями, являются надежное место хранения, закрывающееся на замок и имеющее ограниченный доступ; 24-часовая охрана (охранники, видеокамеры, сигнализация, сторожевые собаки): одинаковые процедуры приемки и отпуска МПЗ для всех мест хранения: полная информация о том, где и какие запасы хранятся; обеспечение сохранности МПЗ при перемещении на другое место хранения; регулярные инвентаризации с подробным анализом недостач; страхование; отпуск МПЗ только по утвержденным заявкам; дополнительные меры к сохранности дорогостоящих предметов; процедуры проверки персонала: периодические проверки выполнения всех процедур, обеспечивающих сохранность МПЗ.

4.Эффективные способы борьбы с неэкономным расходованием или небрежным хранением МПЗ состоят в следующем:

*требуемое количество материалов должно быть определено, точно, а не приблизительно;

* необходимо подобрать квалифицированный персонал, отвечающий за отпуск материалов, квалифицированный производственный персонал;

* необходимо приобрести точное измерительное оборудование, исследовать альтернативные варианты использования материалов;

* производить утилизацию и переработку отходов дорогостоящих материалов (серебра, золота, свинца);

* проводить четкую и определенную руководством политику в отношении отходов и побочных продуктов (независимое санкционирование, процедуры представления).

5. Для предотвращения случаев потерь МПЗ по причине устаревания, порчи, случайной гибели необходимо:

*создать систему пожарной сигнализации, приобрести пожарное оборудование и набрать обученный персонал;

*соблюдать условия хранения МПЗ (температура, свет, влажность, вентиляция);

*постоянно поддерживать эксплуатационные свойства МПЗ, что особенно необходимо для их дальнейшей перепродажи (особенно транспортных средств, оборудования);

*соблюдать соответствие МПЗ принятым государством стандартам и законодательным нормам;

*проверять срок годности МПЗ и готовой продукции;

*регулярно подсчитывать израсходованные материалы для выявления устаревших, ненужных или излишних МПЗ;

*проводить регулярное снижение цен на залежавшиеся товары до цены их возможной реализации.

5. Система отпуска МПЗ

Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов в производство понимается передача этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках --для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же можно отнести и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.

При организации внутреннего контроля отпуска МПЗ следует учитывать ряд факторов.

1. Получение товаров и материалов со склада может осуществляться

только при наличии соответствующей санкции работника склада.

Должны быть обеспечены: ограниченный доступ к местам хранения; адекватный идентификационный показатель заказанных товаров; точные измерительные приборы, которые регулярно проверяются и поддерживаются в рабочем состоянии; соответствующие меры предосторожности при транспортировке опасных и изменчивых материалов.

2. Запасы со склада могут быть направлены: на производство; покупателю; в другое отделение/филиал; на испытания; для проведения выставок/рекламы или выброшены, уничтожены, возвращены поставщику.

На какую бы цель ни были использованы материалы или товары, на все должен быть утвержденный запрос.

3. Во избежание хищений и незаконного использования излишков количество заказанных со склада материалов должно быть точно оценено. Ответственность, а такие злоупотребления возлагается на подателя заявки. Посредством анализа альтернативных вариантов неэкономное расходование материалов должно быть выявлено. Излишки материалов, не возвращенные на склад, должны определяться посредством внимательного осмотра производственной площади ответственным работником.

4. Все передачи материалов со склада должны быть соответствующим образом документированы; учтены в себестоимости: на финансовых счетах и в записях о движении и остатках товарно-материальных ценностей.

5. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.

6. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.

7. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.

8. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материалов с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом, размером, развесом и т.п.

9. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования.

К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускается только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.

10. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.

Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия по согласованию с главным бухгалтером.

11. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия (стройки) следует оформлять составлением накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой на основании распоряжения отдела снабжения, или лимитными картами (ведомостями учета использования лимита) при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности (если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте).

Материалы, полученные со склада представителем цеха (участка), должны быть полностью сданы им в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика (прораба, мастера) на документах.

В целях сокращения количества первичных документов и при наличии вычислительных машин внутреннее перемещение материалов между базисными складами и цеховыми кладовыми допускается оформлять непосредственно на карточках складского учета. При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший -- в карточке получателя. В карточке получателя указывается лимит отпуска на месяц. По окончании месяца эти карточки с согласия материально ответственных лиц передаются на МСУ для соответствующей обработки.

12. Отпуск материальных ценностей на сторону государственным и кооперативным предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством.

Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.

Порядок оформления пропусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается распоряжением и внутренней инструкцией предприятия.

3.2 Инвентаризация как способ фактического контроля материалов

Инвентаризация имущества - элемент метода бухгалтерского учета является действенным средством внутреннего контроля.

Как следует из текста пункта 21 Методических указаний инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года).

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризации определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. №49 (далее Указания). В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств, проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Нетрудно убедиться, что цели инвентаризации, сформулированные в Методических указаниях, несколько отличаются, хотя, по существу, являются почти идентичными.

Указывать в учетной политике организации обязательность проведения инвентаризаций в случае, перечисленных выше (кроме проведения инвентаризации перед составлением годовой отчетности), необязательно. Однако в учетной политике должен быть определен список материально-ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна. Кроме того, в учетной политике на каждый год на автобазе определяется состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций (по видам инвентаризуемого имущества), а также дата начала инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Целесообразно остановиться на некоторых практических рекомендациях, выполнение которых целесообразно при инвентаризации материально-производственных запасов вообще и материалов в частности.

Следует иметь в виду, что все МПЗ должны находиться в подотчете материально ответственных лиц. Исключение составляют материалы в пути . При проверке следует обратить внимание на дату выдачи МПЗ под отчет. Если выдача материалов связана с производством каких-либо работ, то особое значение приобретает проверка правильности и своевременности оформления документов на списание материалов и имущества. Если на момент инвентаризации акты списания или другие подобные документы установленным порядком не оформлены, а сроки проведения работ истекли, как правило, имеет место недостача МПЗ. Если же сроки окончания работ точно не определены, то за разумный срок в большинстве случаев можно принимать окончание определенного сезона (например, материалы, выданные для производства работ по защите путей от снега, в декабре не могут не быть израсходованы и оформлены списанием).

На материалы и другие МПЗ, находящиеся в пути, отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, а также на МПЗ, находящиеся на складах других организаций, следует составлять отдельные описи. Это требование закреплено в пункте 3.21 Указаний. Но, если вспомнить, что инвентаризации проводятся по местам хранения и подотчетным лицам, то данное требование является очевидным.

Нормативные документы требуют проводить инвентаризацию в порядке расположения ценностей в помещении. При этом целесообразно применять один подход к понятию "порядок расположения". На практике на автобазе применяется единый метод "справа налево, сверху вниз". Применяя единый подход к организации пересчета можно свести к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения.

Достаточно распространенной является практика назначения в инвентаризационные комиссии одних и тех же должностных лиц на протяжении ряда (до десяти и более) лет. Это так же можно считать ошибкой и следует рекомендовать регулярную ротацию состава комиссий. Здесь дело не в моральных качествах членов комиссий и возможности их сговора с материально ответственным лицом, а в необходимости свежего взгляда, который может выявить недостатки в организации хранения и инвентаризации, на которые другие члены комиссии уже не обращают внимания в силу их систематичности.

При проверке актов на списание любых видов имущества, если при этом приходуются материалы от ликвидации (демонтажа, разборки, распорки), проводится оценка полноты оприходования МПЗ. Особенно важным это является при списании приборов и другого имущества, имеющего составные части с содержанием драгоценных металлов.

Кроме того, Методические указания устанавливают обязательность проведения отдельных проверок состояния и наличия запасов в рамках организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным наименованиям и (или) группам в местах хранения и эксплуатации.

Порядок проведения проверок, в том числе, определение конкретных наименований, видов, групп запасов, подлежащих проверке, сроки проведения проверки и т.п., устанавливается руководителем организации, а также руководителями подразделений организации по поручению руководителя организации.

При организации работы по проведению инвентаризаций и проверок запасов необходимо учитывать структуру складского хозяйства, где склады (кладовые) подразделений организации могут быть самостоятельными учетными единицами или входить в состав других учетных единиц. В отдельных подразделениях организации склады (кладовые) могут отсутствовать.

Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам определяется руководителем организации по представлению главного бухгалтера (бухгалтера при отсутствии в штате должности главного бухгалтера). Так как количество и расположение материальных складов имеет непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета, целесообразно при разработке учетной политики организации, указать, какие склады организации имеют статус самостоятельных, а также определить перечень документов, возникающих при организации складского учета и его взаимодействии с бухгалтерским, должностных лиц, ответственных за составление таких документов, сроки их составления и представления.

Пунктом 25 методических указаний установлено, что в том случае, когда склады (кладовые) которых не являются самостоятельными учетными единицами, инвентаризация запасов на таких складах (кладовых) производится одновременно с инвентаризацией незавершенных работ (незавершенного строительства) в соответствующем структурном подразделении. Это обстоятельство следует учитывать при определении сроков проведения инвентаризаций отдельных видов имущества. В частности, ввиду большой номенклатуры и количества материалов, их инвентаризацию целесообразно начинать не позднее 1 октября отчетного года (с тем, было время для обработки результатов инвентаризации). В то же время, оценка объемов и стоимости незавершенного производства имеет практический смысл тогда, когда проводится непосредственно перед оформлением заключительных оборотов. В этой ситуации имеется только один выход - при проведении инвентаризации только в тех складах и кладовых, материалы с которых списываются на производство. Здесь имеются в виду склады и кладовые, расположенные непосредственно на строительных площадках, а не на центральном складе.

Порядок работы и объем функций, возлагаемых на постоянно действующую инвентаризационную комиссию целесообразно установить в специально разработанном и утвержденном положении, которое необходимо закрепить в качестве приложения к учетной политике организации.

При разработке такого положения необходимо учесть, что комиссия должна выполнять комплекс работ, который должен как минимум, включать следующие элементы:

выявление фактического наличия запасов;

сопоставление фактического наличия запасов с данными бухгалтерского учета;

документальное оформление фактов несоответствия количества, качества, ассортимента поступающих запасов соответствующим показателям, предусмотренным в договорах;

определение причин списания запасов и возможности использования отходов.

Учитывая большой объем указанных работ, их специальный характер, в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

В состав комиссии в автобазе включены представители: заместитель руководителя организации; бухгалтер, ведущий материальный учет; бухгалтер, который по своим функциям с учетом запасов не связан; юрист; мастер строительного участка.

При проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов бухгалтерская служба выполняет следующие функции: осуществляет контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризации; требует сдачу материалов инвентаризаций в определенные приказам сроки; следит за своевременным завершением инвентаризации и документальным оформлением их результатов; отражает на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

По результатам инвентаризаций и проверок принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуются по рыночным ценам и одновременно их стоимость относится на финансовые результаты.

Недостачи и порчи запасов списываются со счетов учета по их фактической себестоимости, которая включает в себя учетную цену запаса и долю транспортно-заготовительных расходов, относящуюся к этому запасу.

В бухгалтерском учете данная операция отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счетов учета запасов - в части учетной цены запаса и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 16 "Отклонения в стоимости материалов".

При проведении инвентаризации материалов на первое октября 2003 года на автобазе выявлена недостача двигателей на сумму 200 тыс. рублей и порча в результате нарушения температурно-влажностного режима (из-за хранения под открытым небом). Фактическая себестоимость приобретения испорченных материалов - 50 тыс. рублей, цена возможного использования (в качестве топлива) 5 тыс. рублей. Размер ТЗР - 40 тыс. рублей (20% от стоимости материалов). В бухгалтерском учете сделаны следующие проводки:

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 10-1 «Сырье и материалы» - 200 тыс. руб. - на сумму стоимости недостающих материалов;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 10.1-1 «Транспортно-заготовительные расходы» - 40 тыс. руб. - на сумму отклонений в стоимости недостающих материалов (ТЗР);

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» кредит счета 10 «Сырье и материалы» - 50 тыс. руб. - на сумму стоимости испорченных материалов;

Дебет счета 10 «Сырье и материалы» субсчет Кредит счета 94«Недостачи и потери от порчи ценностей» - 5 тыс. руб. - на сумму стоимости испорченных материалов, оприходованных по цене возможного использования;

Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 10.1-1 «Транспортно-заготовительные расходы» - 9 тыс. рублей ((50-5)х20%) - на сумму ТЗР в части, относящейся к стоимости испорченных материалов. В данном случае списанию подлежит не вся сумма ТЗР, относящаяся к испорченным материалам, а к их стоимости, скорректированной на стоимость оприходованных материалов. При отражении в учете недостачи необходимо начислить НДС на стоимость недостающих материалов проводкой Дебет 91-2 «Прочие расходы» Кредит 68-3 «Расчеты по НДС»- 48тыс.руб.

Согласно ст.250 п.20 НК РФ внереализационным доходом признается стоимость излишков товарно-материальных ценностей и прочего имущества, которые выявлены в результате инвентаризации.

Ст.265 Налогового кодекса позволяет отнести к внереализационным расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. При этом факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

Поскольку виновники убытков по недостачам не установлены, следует в целях налогообложения учесть всю сумму прибыли, полученную в результате выявления излишков производственных запасов. Убытки по результатам инвентаризации не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Как следует из текста пункта 21 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина РФ от 28 декабря 2001г № 119 н инвентаризация запасов проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Порядок (количество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень запасов, проверяемых при каждой из них, и т.д.) проведения инвентаризации определяется руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно :

при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

при смене материально-ответственных лиц;

при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при реорганизации и ликвидации организации;

в других случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В ходе проведения аудиторской проверки аудиторы могут сами проводить инвентаризацию или наблюдать за процессом ее проведения. Главный бухгалтер должен проверить и оценить результаты инвентаризации материальных ценностей. Для этой цели используются инвентаризационные и сличительные ведомости, проводится анализ содержащихся в них данных и на их основании делается общая оценка этой работы. При выявлении отклонений фиксируются замечания и неточности, которые должны быть исправлены.

Общие требования к порядку и срокам проведения инвентаризаций определены статьей 12 Закона о бухгалтерском учете и пунктами 26-28 Положения по ведению бухгалтерского учета. Детализация требований осуществлена в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г № 49.

В соответствии с перечисленными документами целью инвентаризации является обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. В ходе инвентаризации имущества и обязательств, проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. В приложении к учетной политике ООО «Элитстройцентр» определен список материально-ответственных лиц, при смене которых инвентаризация обязательна, кроме того на каждый год определяется состав инвентаризационных комиссий по видам инвентаризаций, а также дата начала инвентаризации, проводимой перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (1 октября).

На материалы, находящиеся в пути и на складах других организаций составляются отдельные описи.

Как показывает практика проведения инвентаризации на автобазе применяется единый метод пересчета- «справа налево, сверху вниз», таким образом сводится к минимуму вероятность просчета или пропуска отдельных стеллажей, полок и других мест хранения.

Кроме того, на предприятии обязательно проводятся отдельные проверки состояния и наличия запасов в рамках организации текущего контроля за сохранностью запасов, оперативного выявления возможных расхождений между данными бухгалтерского учета и их фактическим наличием по отдельным группам материально-производственных запасов в местах хранения и эксплуатации. Особенности организации ремонтных работ, расположение материальных складов имеет непосредственное отношение к организации бухгалтерского учета и определению какие склады имеют статус самостоятельных. Отнесение складов к самостоятельным учетным единицам утверждается руководителем предприятия по представлению главного бухгалтера.

При проведении инвентаризации незавершенного производства в цехах (перед оформлением заключительных оборотов) проводится дополнительная инвентаризация в тех складах и кладовых, материалы с которых списываются на производство, т.е. склады, расположенные непосредственно в цехах.

Пунктом 28 Методических указаний определены обязанности бухгалтерской службы при проведении инвентаризаций и проверок и обработке их результатов.

Перед проведением инвентаризации последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не завизированы председателем комиссии.

Инвентаризационные описи заполняются машинописным способом, а в случае расхождений - исправления вносятся вручную, т.е. производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием запасов а не наоборот. В описях, после утверждения результатов инвентаризации, имеются незаполненные строки.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководства организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница списывается порядком, установленным для списания сумм недостачи - в данной организации разница относится на виновных лиц.

Исключительное право принятия решения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия запасов и данных бухгалтерского учета предоставлено только руководителю организации.

Внешний контроль в организации осуществляют контролирующие органы - ИФНС РФ. Налоговый контроль проводится в форме выездных и камеральных проверок.

Заключение

Материально-производственные запасы являются составной частью оборотных средств организации. Величина материально-производственных запасов, их приобретение и выбытие оказывают прямое влияние на непрерывность производственного процесса, ликвидность бухгалтерского баланса и размер налогов.

Аналитическая информация о составе, количестве, стоимости, движении МПЗ, используемых в производстве, необходима любому предприятию. Эта информация важна как для обеспечения контроля за сохранностью МПЗ, так и для принятия своевременных и правильных управленческих решений, поэтому выбранная тема исследования является актуальной.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок учета материально-производственных запасов, является Положение по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. №44н. Указанное положение является элементом целой системы нормативного регулирования бухгалтерского учета, которая устанавливает методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о материально-производственных запасах организует бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в соответствии с Законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21.11.96г. № 129-ФЗ, Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ( утвержденным приказом МФ РФ от 6.07.,99г. № 43н), «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержденным приказом МФ РФ от 29.07,98г. № 34-н) и Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкцией по его применению» (утвержденных приказом Минфина РФ от 31.10.2000г. № 94н),а также действующими Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ).

Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией являющейся его самостоятельной службой, возглавляемой главным бухгалтером.

В своей деятельности бухгалтерия руководствуется действующими законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ. Краткая экономическая характеристика хозяйственно- финансовой деятельности приведена в таблице 1

Анализ показателей хозяйственной деятельности показал, что предприятие работает стабильно, наиболее значимым фактором успешности является увеличение объема работ за счет заключения договоров как со строительными организациями, так и с физическими лицами.

В организации составляет бухгалтерскую отчетность, отражающую состав имущества и источники его формирования Информация, содержащаяся в бухгалтерской отчетности, основывается на данных синтетического и аналитического учета.

В качестве единицы бухгалтерского учета материально-производственных запасов на автобазе применяется номенклатурный номер, который разрабатывается организацией в разрезе наименований материалов.

В бухгалтерском учете материально-производственные запасы отражаются по фактической себестоимости.

Согласно учетной политики бухгалтерского учета учет материалов ведут с использованием счета 10 «Материалы».На предприятие часть материалов поступает от иногородних поставщиков, поэтому в бухгалтерском учете отражаются операции по неотфактурованным поставкам и материалам в пути. В соответствии с п.26 ПБУ 5/01 МПЗ в пути принимаются к бухгалтерскому учету на дату перехода права собственности в оценке, установленной в договоре, с последующим уточнением фактической себестоимости.

Руководителем установлен список должностных лиц, ответственных за приемку и отпуск МПЗ, за правильное и своевременное оформление этих операций, а также сохранность вверенных им материальных ценностей. Складской учет ведется сортовым способом с использованием унифицированных форм первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 9.08.99 г. №66. В автобазе оборудование к установке учитывается на складе в специальном журнале учета поступающих грузов (форма № МХ-4)). Записи производятся на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приемке.

Метод аналитического учета МПЗ предусматривает порядок и последовательность ведения учета, взаимосвязку показателей. В бухгалтерии этот учет ведут оперативно-бухгалтерским (сальдовым ) методом, на 1 число каждого месяца бухгалтер получает машинограмму с остатками товаров по сортам и наименованиям.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности, ранее учитываемые как МБП, теперь учитываются на счете 10 "Материалы". Так как этот вид материалов используется в производстве в течение определенного времени, то имеет особенности учета при передаче в эксплуатацию.

По приказу руководителя проводятся инвентаризации плановые и внезапные постоянно действующей комиссией. На автобазе осуществляется контроль за сохранностью МПЗ в местах хранения и на ремонтных участках, использование ГСМ, систематически осуществляется контроль за выявлением излишков и неиспользуемых МПЗ. Своевременно осуществляются расчеты с поставщиками и контроль за МПЗ, находящимися в пути, неотфактурованными поставками. Вместе с тем, в работе выявлены недостатки:

1.поступившие на предприятие материалы без сопроводительных документов (счета-фактуры) были занесены в книгу покупок, НДС был выставлен к зачету из бюджета;

2.последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы и отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, не завизированы председателем комиссии;

3.инвентаризационные описи заполняются машинописным способом, а в случае расхождений - исправления вносятся вручную, т.е производится сопоставление данных бухгалтерского учета с фактическим наличием запасов, а не наоборот;

в описях, после утверждения результатов инвентаризации, имеются незаполненные строки.

В целях недопущения ошибок по исчислению НДС бухгалтеру материального стола рекомендуется перед составлением квартальной отчетности проводить сверки счетов-фактур и отслеживать обоснованность занесения данных в книгу покупок. Так как учет на предприятии автоматизирован предлагается вести учет материалов с применением счетов 15 и 16. Этот способ позволяет наглядно формировать в рамках системы бухгалтерского учета показатель снабженческо- заготовительных расходов, что дает возможность оперативно анализировать удельный вес таких расходов в себестоимости заготовленных материалов и принимать меры по ее снижению. Применение счета 15 предполагает разработку учетных (планово-расчетных цен) по всей номенклатуре приобретаемых материалов, ведение учета с применением счетов 15 и 16 возможно при наличии сетевых компьютеров.

При проверке актов на списание любых видов имущества, если при этом приходуются материалы от ликвидации, следует проводить оценку полноты оприходования МПЗ.

Списание строительных материалов следует подтверждать актами о расходе материалов ( на ремонтные работы).

Повысить контроль за своевременностью отражения в учете операций по расходованию материалов.

Выполнение предложенных мер позволит совершенствовать бухгалтерский учет материально-производственных запасов, повысит уровень обеспеченности руководства предприятия информацией, необходимой для принятия управленческих решений в целях эффективности работы предприятия.

Библиография

Гражданский Кодекс Российской Федерации, часть I (Федеральный Закон Российской Федерации «О введении в действие части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» от 30.11.94 г. № 51-ФЗ).

Гражданский Кодекс Российской Федерации, часть II (Федеральный Закон Российской Федерации «О введении в действие части второй Гражданского кодекса Российской Федерации» от 26.01.96 г. № 14-ФЗ).

Налоговый кодекс Российской Федерации (Часть первая) (Федеральный закон Российской Федерации № 146-ФЗ от 31.07.98 г.) - с. 55.

Налоговый Кодекс Российской Федерации. Часть вторая (Федеральный закон Российской Федерации № 117-ФЗ от 05.08.2000 г.).

Федеральный Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учёте» от 21.11.96 г. № 129-ФЗ, с изменениями и дополнениями.

Положение по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждено приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.98 г. № 34н. - с. 3.