Аудит расчетов с подотчетными лицами

проезду к месту служебной командировки и обратно,

затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;

расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.

«Подотчет.3.1.» - проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.

«Подотчет.3.2.» - проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.

«Подотчет.4.1.» - проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.

«Подотчет.4.2.» - проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;

«Подотчет.5.1.» - проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.

Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.

2.2 Аудит состояния первичной документации в ООО «Плодимпэкс»

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:

- Приказ об учетной политике;

- авансовые отчеты;

- журнал регистрации авансовых отчетов;

- приказы о направлении работников в командировку;

- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;

- заявления на выдачу денег из кассы;

- документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);

- журнал регистрации командировок.

Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

- балансе предприятия (форма №1) (стр. баланса 236 - прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 - прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);

- отчете о движении денежных средств (форма №4);

- главной книге;

- журнале-ордере №7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.

Учет расчетов с подотчетными лицами ООО «Плодимпэкс» ведет на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в журнале-ордере №7, Главной книге.

Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге.

Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.

Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации.

Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется. Обществом выдаются денежные средства при отсутствии авансового отчета за предыдущий аванс.

Например,

· Авансовый отчет №193 от 15.06.2009 г. Ованесян В.К. в сумме 20,3 тыс. руб.;

· Авансовый отчет №284 от 28.09.2009 г. Джанакаев Ф.М. в сумме 21,8 тыс. руб.;

· Авансовый отчет №347 от 27.11.2009 г. Шершнев А.А. в сумме 4,7 тыс. руб.

В соответствии с п. 11 Порядка ведения кассовых операций передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому не допускается. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется, например: допущена передача выданных средств от Киракосова Ф.Н. к Ишиевой Е.К. по Авансовому отчету №182 от 02.06.2009 г. в сумме 5,5 тыс. руб.

Предоставленные подотчетными лицами авансовые отчеты недооформлены:

- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;

- в авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец месяца (Авансовый отчет №69 от 26.03.2009 г. Ерохин С.А. в сумме 83,3 тыс. руб.);

- в авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы (Авансовый отчет №113 от 19.05.2009 г. Устименко Г.С. в сумме 4,7 тыс. руб.,);

- на обратной стороне авансовых отчетов не всегда правильно заполняется графа «кому, за что и по какому документу уплачено»;

- на обратной стороне авансовых отчетов не проставляется корреспонденция счетов.

В нарушение Инструкции по применению плана счетов предприятие допускает списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-материальных ценностей. Например, по №214 от 11.07.2009 г. Самохвалова Т.Г. приобретены шурупы, краска, замок и т.п. на сумму 4,1 тыс. руб. В учете отражено: Дт сч. 26 Кт сч. 71

Следовало приобретенные товарно-материальные ценности оприходовать на счета:

Дт сч. 10 Кт сч. 71 и списать за счет соответствующих источников согласно документам.

В нарушение вышеуказанной Инструкции приобретение тормозной жидкости, керосина, ацетона согласно авансового отчета №302 от 05.10.2009 г. Бочкарева В.В. отражено:

Дт сч. 10/5 Кт сч. 71 - 2,8 тыс. руб.

Следовало отразить:

Дт сч. 10/1 Кт сч. 71 - 1,0 тыс. руб. стоимость ацетона;

Дт сч. 10/3 Кт сч. 71 - 1,8 тыс. руб. стоимость керосина, тормозной жидкости.

Согласно авансового отчета №82 от 23.04.2009 г. Ермаченко А.Е. приобретен инвентарь для уборки территории стоимостью 1,5 тыс. руб. В учете отражено:

Дт сч. 26 Кт сч. 71 - 1,5 тыс. руб.

Согласно вышеупомянутой Инструкции это следовало отразить в учете следующим образом:

Дт сч. 10/9 Кт сч. 71 - 1,5 тыс. руб. инвентарь для уборки территорий

Дт сч. 10/9 Кт сч. 26 - 1,5 тыс. руб. передача в эксплуатацию

В результате неправильного отражения ТМЦ в учете не числятся.

В ООО «Плодимпэкс» приобретались подарки для работников. Например, по авансовому отчету №258 от 09.09.2009 г. приобретен подарок для генерального директора стоимостью 4,8 тыс. руб.

В соответствии с Инструкцией по применению плана счетов для обобщения информации о наличии и движении ТМЦ, приобретенных в качестве товаров для продажи (в т.ч. в случае передачи их на безвозмездной основе), предназначен счет 41 «Товары». Приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам организации следовало отразить:

Дт сч. 41 Кт сч. 71 - 4,8 тыс. руб. оприходован товар

Дт сч. 90 Кт сч. 41 - 4,8 тыс. руб. списана стоимость подарка, выданного под роспись.

Дт сч. 90 Кт сч. 68 - 770-54 руб. начислен НДС (4,8*18%)

Дт сч. 91 Кт сч. 90 - 5,7 тыс. руб. списаны затраты по безвозмездной передаче (дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия

Таким образом, ООО «Плодимпэкс» недоначислен НДС с суммы подарков и занижены показатели, отраженные по стр. 010,020 в форме №2.

Кроме того, ООО «Плодимпэкс» следует учесть, что необходимо составлять акты на вручение подарков работникам, утвержденные комиссией.

В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату (чеков ККМ, квитанций к ПКО и др.):

- к авансовому отчету №98 от 30.04.2009 г. Конюхова А.В. приложен только товарный чек магазина «Ирба» на запчасти для ремонта оборудования на сумму 5,1 тыс. руб.;

- согласно авансового отчета №19 от 23.01.2009 г. Бородина В.П. приобретены «комплектующие» на сумму 1,7 тыс. руб. (Дт сч. 10 Кт сч. 71). Приведен список «комплектующих», но документ об оплате отсутствует.

Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход подотчетных лиц.

Выявлены случаи оформления авансовых отчетов без предварительно выданного аванса.

Например:

· Авансовый отчет №82 от 23.04.2009 г. Ермаченко А.Е. на сумму 3,5 тыс. руб.;

· Авансовый отчет №240 от 23.08.2009 г. Грибанов В.В. на сумму 6,0 тыс. руб.;

· Авансовый отчет №371 от 10.12.2009 г. Ворушилов В.Н. на сумму 5,0 тыс. руб.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным ЦБР от 22.09.93 №40, авансовый отчет применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Учитывая, что денежные средства под отчет обществом выданы не были, оформлять авансовый отчет с целью возмещения израсходованных сотрудником сумм неверно.

Кроме того, Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.10.2000 г. №94н установлено, что счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Таким образом, понесенные работником за счет собственных средств расходы в бухгалтерском учете не должны отражаться как расчеты с подотчетными лицами.

Согласно Положению по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, затраты на производство продукции (работ, услуг) включаются в себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо от времени оплаты. ООО «Плодимпэкс» данный пункт не учитывает, например:

- по авансовому отчету №375 от 12.12.2009 Сербиной О.В. в типографии ФГУП «Дом печати» приобретены бланки на сумму 1,5 тыс. руб., в учете отражено:

Дт сч. 26 Кт сч. 71 - 1,3 тыс. руб.

Дт сч. 19 Кт сч. 71 - 0,2 тыс. руб.

- по авансовому отчету №384 от 16.12.2009 Сербиной О.В. в ООО «Офис-плюс» приобретены скоросшиватели (20 штук) и папки (200 штук) на сумму 3,0 тыс. руб., в учете отражено:

Дт сч. 26 Кт сч. 71 - 2,5 тыс. руб.

Дт сч. 19 Кт сч. 71 - 0,5 тыс. руб.

Эти расходы следовало отразить по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов» и списывать на затраты по мере использования на основании актов.

Согласно авансового отчета №131 от 07.05.2009 Гасанову В.М. возмещены командировочные расходы в сумме 8,6 тыс. руб. В командировочном удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки (г. Ростов-на-Дону). Таким образом, завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичные учетные документы должны содержать в числе следующих такой реквизит: «наименование и измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении». Таким образом, такие наименования, как «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются. Следовательно, товарные чеки на «хозтовары», «канцтовары», «товар на сумму», приложенные к авансовым отчетам Андреева А.И. №56 от 06.02.2009 на сумму 6,3 тыс. руб., №63 от 16.02.2009 на сумму 4,2 тыс. руб. и др. не дают достаточных оснований для отнесения расходов на себестоимость.

Согласно п. 2 ст. 9 Федерального Закона от 21.11.1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Следовательно, первичные документы, в которых отсутствуют какие-либо обязательные реквизиты, не могут быть приняты к учету. Проверкой выявлены случаи принятия к учету авансовых отчетов при отсутствии ряда реквизитов, например:

- авансовый отчет №217 от 06.08.2009 Карагодина С.В. на 20,6 тыс. руб., в котором не заполнены графы «Получен аванс», «Итого получено», «Израсходовано», отсутствует подпись подотчетного лица;

- авансовый отчет №246 от 31.08.2009 Симонян А.Г. на 1,6 тыс. руб., в котором не заполнены графы «Получен аванс», «Итого получено», «Израсходовано», отсутствует подпись подотчетного лица;

- в командировочном удостоверении Ворушилова В.Н., приложенном к авансовому отчету №371 от 10.12.2009, отсутствует номер и дата составления документа, расшифровки подписей на оборотной стороне командировочного документа, не указана организация, в которую командирован сотрудник.

Вышеперечисленные нарушения носят систематический характер.

Таким образом, изучение ошибок, допускаемых в ООО «Плодимпэкс» при расчетах с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большинство таких ошибок происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с работниками. Основными ошибками, допускаемыми в ООО «Плодимпэкс» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

2.3 Аудит состояния учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс»

Основные нарушения (ошибки, несоответствия установленному порядку) в области расчетов с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс» указаны в приложении 3.

Рассмотрим подробнее ряд допускаемых организацией ошибок при выдаче денег под отчет и контроле за их использованием в ООО «Плодимпэкс».

Нарушение: неправильный порядок выдачи денег под отчет.

Нарушения данного вида возникают вследствие несоблюдения основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций №40. Выдача наличных денег под отчет должна осуществляться на основании приказа руководителя организации, в котором должен быть зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они выданы. Запрещается выдача наличных денег под отчет работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным подотчетным средствам, а также не допускается передача выданных под отчет денег одним работником другому.

В ООО «Плодимпэкс» в приказе о порядке выдачи подотчетных средств не указаны размеры подотчетных сумм. Нарушение в части инвентаризации расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с пунктом 15 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу. При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

Так, несвоевременная сдача неизрасходованной части подотчетных сумм влечет за собой нарушение пункта 11 Порядка ведения кассовых операций №40. Согласно этому пункту, работники, получившие деньги под отчет, обязаны представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выдан, или со дня возвращения из командировки.

В случае несвоевременной сдачи неизрасходованных подотчетных сумм при проведении проверки налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования работником денежных средств организации и включена в налогооблагаемый доход этого работника.

Причем сумма материальной выгоды в этом случае определяется за все время нахождения денежных средств у работника, начиная с установленной даты представления отчета об израсходованных суммах.

Иногда в ООО «Плодимпэкс» бывают случаи, когда задолженность по подотчетным суммам списывается с работника за счет собственных средств организации по окончании отчетного периода без представления им авансового отчета.

Необходимо учитывать, что невозвращенные в установленные сроки неизрасходованные подотчетные суммы должны быть отражены в бухгалтерском учете следующими проводками:

Дт сч. 94	Кт сч. 71	- списание подотчетных сумм, не возвращенных работниками в установленные сроки (или по которым не представлены авансовые отчеты);
Дт сч. 70	Кт сч. 94	- удержание подотчетных сумм из заработной платы;
Дт сч. 73	Кт сч. 94	- если нет возможности удержать эти суммы из заработной платы работника

Невозвращенные в кассу организации неизрасходованные суммы считаются доходом работника и облагаются подоходным налогом.

Поскольку такие суммы являются доходом физических лиц, полученным от работодателя, то организация также обязана начислить и уплатить страховые взносы в государственные внебюджетные фонды. Однако, если подотчетные средства были выданы работнику организации под отчет без установления срока их возврата и на момент налоговой проверки, такие суммы отражены по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», оснований для включения в облагаемый доход работника этих сумм не имеется.

В дальнейшем, если по окончании отчетного года со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» списывается задолженность подотчетного лица без оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, то необоснованно списанные подотчетные средства должны быть включены в совокупный облагаемый доход данного работника. При этом на главного бухгалтера может быть наложен штраф от 2 до 5 размеров минимальной месячной оплаты труда за ведение бухгалтерского учета с нарушениями действующего порядка.

В ООО «Плодимпэкс» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится, текущий контроль осуществляется при составлении годовой отчетности.

Нарушение: к авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы, подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также пунктом 7 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации все хозяйственные операции, проводимые юридическими лицами, должны оформляться оправдательными документами, которые служат основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета.

Первичными оправдательными документами, подтверждающими расходование подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных ценностей у физических лиц.

При этом пунктом 2 статьи 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» установлено, что первичные документы принимаются для отражения имеющихся в них данных в бухгалтерском учете, если содержат реквизиты, дающие полную информацию о хозяйственной операции. К обязательным для первичных бухгалтерских документов реквизитам относятся:

· наименование документа;

· дата составления документа;

· наименование организации, составившей документ;

· содержание хозяйственной операции;

· денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;

· наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные печатью организации, продавшей материальные ценности, оказавшей услуги, выполнившей работы;

Кроме того, в акте закупки материальных ценностей у физического лица должны быть приведены дополнительные сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация имеет право включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

Кроме того, такие подотчетные суммы подлежат включению в совокупный облагаемый доход работника.

Подотчетные лица должны предъявлять не только товарные, но и кассовые чеки в качестве первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм в розничной торговле.

Подотчетное лицо приобретает материальные ценности в розничной торговле по поручению и для нужд предприятия, то есть в целях предпринимательской деятельности. Следовательно, такие расчеты можно производить без применения контрольно-кассовых машин, а в качестве документа, подтверждающего расходование подотчетных сумм принимать товарный чек.

В ООО «Плодимпэкс» данное нарушение отсутствует.

Ограничение расчетов с другими юридическими лицами наличными деньгами.

Расчеты между юридическими лицами за приобретенные для производственных целей товары (работы, услуги) наличным деньгами, в том числе и выданными из кассы организации под отчет, необходимо производить с соблюдением установленных нормативными актами пределов.

Нарушение установленного порядка расчетов наличными деньгами приводит к наложению штрафов на юридическое лицо - плательщика в двукратном размере суммы произведенного платежа.

В ООО «Плодимпэкс» порядок расчетов наличными деньгами не нарушается.

Возможная ошибка: бухгалтерия организации неправомерно принимает авансовые отчеты, дата составления которых противоречит датам, указанным на первичных оправдательных документах, подтверждающих расходование подотчетных средств.

Принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности, изложенный в пункте 6 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации, устанавливает порядок отражения финансово-хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета в том отчетном периоде, в котором данные операции имели место.

На основании этого Положения даты, проставленные на первичных оправдательных документах (товарных чеках, кассовых чеках, счетах, проездных документах, актах выполненных работ, квитанциях к приходным кассовыми ордерам и т.п.), подтверждающих расходование наличных денежных средств, полученных под отчет, должны быть более ранними, чем дата составления авансового отчета, и более поздними, чем на расходном кассовом ордере на выдачу подотчетных сумм.

Противоречие в указанных датах свидетельствует о следующих фактах:

- в первом случае - об отсутствии (недостоверности) первичных документов, подтверждающих расходование подотчетных сумм;

- во втором - о возмещении организацией затрат своих работников.

Последствия, возникающие в первом случае уже подробно рассмотрены.

Приобретенные физическим лицом за свой счет материальные ценности являются собственностью этого физического лица. Поэтому оплата организацией работнику приобретения товаров (работ, услуг) для производственных целей в этом случае должна оформляться договором купли-продажи.

В ООО «Плодимпэкс» данное нарушение отсутствует.

Аудиторское заключение по расчетам с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс» приведено в приложении №4.

2.4 Рекомендации аудитора по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс»

Расчеты с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс» имеют особую актуальность. Не имея в достаточном количестве специальных хранилищ для длительного хранения продукции, ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывную деятельность фирмы и реализацию продукции. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают по безналичному расчету, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги.

В результате аудиторской проверки в ООО «Плодимпэкс» выявлены многочисленные нарушения.

Согласно п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.».

Все бухгалтерские записи должны производиться только на основании первичных учетных документов, которые содержат обязательные реквизиты, позволяющие проверить достоверность проведенной хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименования должностей лиц, ответственных за совершение данной операции и правильность ее оформления, их личные подписи, а в необходимых случаях - и расшифровки фамилий должностных лиц. В ООО «Плодимпэкс» выявлены нарушения по оформлению первичных документов.

Большинство ошибок в оформлении первичной документации происходит не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате небрежного его ведения и отсутствия контроля за расчетами с подотчетными лицами. Основными нарушениями, допускаемыми в ООО «Плодимпэкс» являются несоблюдение порядка выдачи денег под отчет; отсутствие инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами; приложение к авансовым отчетам не имеющих всех обязательных реквизитов первичных документов; выдача денег под отчет при непогашении долга по предыдущей выдаче; расчет с другими юридическим лицами выданными под отчет наличными деньгами в размерах, превышающих установленные лимиты и другие.

Следует отметить, что организация учета расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо. В авансовом отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных.

Работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно в части командировочных расходов. Должны быть рассмотрены вопросы о нормах командировочных расходов и удержания НДФЛ со сверхнормативных суточных.

Первичная документация должна оформляться в соответствии с предложенной унифицированной формой, т.е. должны заполняться все поля документа.

Ошибки по бухгалтерскому учету ТМЦ следует устранить и в дальнейшем не повторять.

Таким образом, только четкая организация учета на счете 71 и соблюдение порядка ведения кассовых операций должна помочь предприятию избежать конфликтных ситуаций при проверках авансовых отчетов.

Заключение

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Аудит заключается в проверке соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом осуществляются следующие процедуры:

· оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;

· подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;

· устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;

· проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;

· проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Целью настоящей курсовой работы являлось освещение как можно большего круга проблемных вопросов в отношении бухгалтерского учёта и аудита расчётов с подотчётными лицами и конкретно на примере ООО «Плодимпэкс». Особое внимание было уделено вопросам учета и документального оформления данных операций, при этом учтены последние нормативные акты. В работе приведены практические рекомендации, бухгалтерские проводки, приведены цифровые примеры, которые могут помочь правильно отразить в учете административно-хозяйственные, командировочные и прочие расходы, оформить бухгалтерские документы. Данная работа представляет собой практическое пособие по отнесению расходов к командировочным, отражению и учету соответствующих операций.

В работе рассмотрены вопросы документирования, учета и налогообложения соответствующих расходов. В целом можно сказать, что учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Плодимпэкс» ведется в соответствии с законодательством за исключением небольших недочетов, которые и были приведены в результатах аудиторской проверки. Поэтому рекомендуется усилить контроль над такими аспектами учета, как своевременность сдачи авансовых отчетов, наличие остатков по предыдущим авансам, более полное документальное оформление по заграничным командировкам и предварительная выдача денежных авансов. Следовательно, чтобы улучшить данную ситуацию, предприятию необходимо более требовательно относиться к подотчетным лицам и более четко отслеживать сроки сдачи авансовых отчетов, усилить контроль за порядком выдачи денежных средств. Но есть и положительные моменты - такие, как правильность отнесения расходов на статьи затрат, правильность оформления авансовых отчетов, контроль за прилагаемой первичной документацией.

Конечно, в рамках одной работы достаточно сложно произвести исчерпывающий анализ всех проблем и всех возможных ситуаций, связанных с вышеуказанными расчетами. Тем не менее, данная работа может оказать практическую помощь бухгалтеру предприятия в целях оперативного и корректного отражения расчетов с подотчетными лицами для контроля за сохранностью всех форм собственности, наличием и состоянием средств предприятия на всех стадиях их движения, соблюдением сметной, финансовой и платежной дисциплины.

Список литературы

1. Гражданский кодекс РФ. Часть 1,2,3 // www.garant.ru

2. Налоговый кодекс РФ. Часть первая от 31.07.1998 г. №146-ФЗ. Часть вторая от 5.08.2000 г. №117-ФЗ

3. Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (изм. от 30.12.2006)

4. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 №129-ФЗ

5. Федеральный закон от 30 декабря 2008 г. №307-ФЗ «Об аудиторской деятельности»

6. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. №14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изм. и доп. от 27 декабря 2009 г.)

7. Федеральный закон от 22 мая 2003 г. №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 29 марта 2002 г. №190 «О лицензировании аудиторской деятельности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, №14, ст. 1298)

9. Постановление Правительства РФ от 23 сентября 2002 г. №696 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности»

10. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденный приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. №94н

11. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров ЦБР 22 сентября 1993 г. №40)

12. Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденное приказом Минфина РФ от 6 июля 1999 г. №43н (ПБУ 4/99).

13. Правило (стандарт) №4. Существенность в аудите

14. Правило (стандарт) №8. Оценка аудиторских рисков и внутренний контроль, осуществляемый аудируемым лицом

15. Абрамова, Н.В. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами? // Главбух. - 2003. - №4. - С. 72-78.

16. Андреева В.И. Служебная командировка: оформляем документы / В.И. Андреева // Справочник кадровика. - 2006. - №12. - С. 76-88.

17. Аудит расчетов с подотчетными лицами. // www.termika.ru

18. Аудит [Текст]: учеб. для студ. сред. проф. образования / под ред. М.В. Мельник. - М.: Экономистъ, 2005. - 282 с

19. Аудит. Учебник для вузов. / Под ред. Подольского В.И. Юнити-Дана. 2006. - 583 с.

20. Аудит: Учебное пособие. / Под ред. Ерофеевой В. 2005. - 447 c.

21. Бакаев А.С. Регулирование бухгалтерского учета: роль государства и профессионального сообщества // Бухгалтерский учет. 2005. - №1. - с. 12

22. Барышников Н.П. Существенность, аудиторский риск и выборка // Аудиторские ведомости. - 2005. - №4. - С. 68-73.

23. Бахарева А.В. Учет расчетов с подотчетными лицами» // Заработная плата: расчет, учет, налоги. 2006. - №5. - с. 9-12

24. Кислов Д.В. Расчеты с подотчетными лицами: практическое пособие. Налог Информ. 2007. - 76 с.

25. Букач Е. Расчеты с подотчетными лицами // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь». 2005. - №15. - с. 18

26. Вагапова А. Порядок расчетов с подотчетными лицами // Финансовая газета. Региональный выпуск. 2006. - №5. - с. 25

27. Гусаковская Е.Г. Расходы на командировки / Е.Г. Гусаковская // Бухгалтерский учет. - 2006. - №9. - С. 19-23.

28. Гущина И.Э. Учет расходов с подотчетными лицами Финансовые и бухгалтерские консультации. - 2005. - №6. - С. 10-23.

29. Комогорцева Н.Г., Взаимосвязь концепции существенности и аудиторского риска // Аудиторские ведомости. 2007. - №2. - с. 18

30. Кочинев Ю.Ю. Аудит: Теория. Организация. Документация / Ю.Ю. Кочинев; Под ред. Н.Л. Вещуновой. - CПб.: Питер, 2006. 384 с.

31. Кулаева Н.С. Типичные ошибки, допускаемые в организациях при расчетах по подотчетным суммам // Бухгалтерский вестник. - 2006. - №5. - С. 33-41

32. Парушина Н.В. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами // аудитор. 2006. - №1. - с. 20-29

33. Подотчетные суммы, представительские и командировочные расходы: бухгалтерский и налоговый учет под общ. ред. В.В. Семенихина М.:ЭКСМО. 2005. - 108 с.

34. Попова Г. Уровень существенности в аудите / Г. Попова // Бухгалтерия и банки. - 2006. - №1. - С. 41-43.

35. Пошерстник Н.В., Мейксин М.С. Самоучитель по бухгалтерскому учету (7-е изд.) - СПб.: «Издательский дом Герда», 2006. - 656 с.

36. Пыжова Л. Оформление расчетов с подотчетными лицами / Л. Пыжова // Аудит и налогообложение. - 2005. - №7. - С. 10-13.

37. Соколов Ю. Счет 71. Операции с подотчетными лицами: бухгалтерский и налоговый учет. М.:Издательство: Альфа-Пресс. 2006. - 208c.

38. Соколова Е.С. Основы аудита. Московская финансово-промышленная академия. - М., 2007. - 79 с.

39. Учет расчетов - «Бератор-Пресс», 2005. - 312 с.

Размещено на Allbest.ru