Бухгалтерия возмещает ему понесенные затраты, забывая о том, что в данной ситуации организация не имеет на то оснований.

Такие основания у субъекта хозяйственной деятельности могут возникнуть только при заключении с данным физическим лицом договора купли-продажи имущества, принадлежащего ему на праве собственности. Как правило, такой договор никогда не заключается со своим работником.

Теперь представим, что организация заключила такой договор купли-продажи и приобрела у своего работника данные хозяйственные принадлежности на сумму 3 000 рублей. Рассчиталась с ним по данному договору. В этой ситуации, осуществив выплату по договору, организация обязана предоставить в налоговые органы информацию о размере полученного дохода данным физическим лицом (по форме НДФЛ-2).

В соответствии с налоговым законодательством по НДФЛ (статья 229 НК РФ) физические лица, осуществлявшие в течение налогового периода продажу собственного имущества, принадлежащего им на праве собственности, обязаны подать в налоговый орган декларацию о доходах.

Налоговым законодательством (статья 220 НК РФ) установлено, что при исчислении налогооблагаемой базы по НДФЛ налогоплательщик имеет право уменьшить сумму дохода на сумму подтвержденного расхода, то есть в данном случае физическое лицо должно предоставить в налоговый орган документы, по которым было приобретено такое имущество. При отсутствии таких документов, сумма возмещения расходов, превышающая 125 000 рублей, понесенных налогоплательщиком при приобретении для организации материальных ценностей за счет собственных средств, будет включена в налоговую базу в целях исчисления налога на доходы физических лиц.

Чтобы уйти от такого развития ситуации, бухгалтера нередко оформляют выдачу подотчетных средств «задним числом», однако может случиться и так, что на первичных документах будет стоять более ранняя дата, чем на расходном кассовом ордере. В результате нарушен принцип временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Кроме того, может возникнуть и момент, что для такой выдачи просто не хватит денежных средств в кассе организации в нужный момент. В таком случае данное деяние будет расценено проверяющим органом, как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и возникнут риски по признанию расходов для целей налога на прибыль и вычетов для налога на добавленную стоимость.

1.3 Вопросы совершенствования учёта расчётов с подотчётными лицами

Бухгалтерский учет в России претерпевает изменения, направленные на сближение ведения учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности. Реформа бухгалтерского учёта невозможна без серьёзных корректив в законодательстве, прежде всего в налоговом и гражданском. Российский бухгалтерский учёт традиционно ориентирован на налоговое законодательство и возникает проблема необходимости ведения учёта одновременно для налоговых органов и для целей финансового рынка. Таким образом, на современном этапе реформирование российского бухгалтерского учёта и отчётности - это одна из самых актуальных задач, неотъемлемая составляющая широкого комплекса экономических преобразований.

Более широкое внедрение компьютерного учета в процесс оформления первичных документов может также являться одним из наиболее эффективных путей совершенствования первичного учета. С этой целью необходимо автоматизировать учет расчетов с подотчетными лицами, что позволит механизировать обработку информации о командированных работниках, понизить вероятность ошибок при перенесении информации из первичных документов в регистры бухгалтерского учета, а также сократить количество первичной учетной документации, что, в свою очередь, будет способствовать повышению точности и оперативности учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии.

Этому также способствует упорядочение первичной документации, широкое внедрение типовых унифицированных форм, повышение уровня механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

2. Организационно-экономическая характеристика ЗАО «Племзавода «Воля»

«Закрытое акционерное общество «Племзавод «Воля», создано в соответствии с Федеральным законом «Об акционерных обществах», Гражданским кодексом РФ и иным действующим законодательством, является правопреемником в отношении всех гражданских прав и обязанностей колхоза им. Свердлова станицы Челбасской Каневского района Краснодарского края. Местонахождение общества: Российская Федерация, Краснодарский край, Каневской район, станица Челбасская, улица Коминтерна, дом №46. По данному адресу находятся исполнительные органы общества - Директор и Правление.

Целями деятельности общества являются извлечение прибыли, расширение рынка товаров и услуг. Предприятие является специализированным хозяйством по разведению и выращиванию
племенного крупного рогатого скота.

Кроме того, предметом деятельности общества является:

производство, переработка, хранение и реализация продукции сельскохозяйственного назначения;

производство семян для реализации;

производство товаров народного потребления и продукции производственно-технического назначения из различных материалов;

оптовая и розничная торговля, организация собственной торговой сети с привлечением товаров иных производителей и осуществление фирменной комиссионной торговли, торгово-закупочной, посреднической деятельности, организация выездной торговли;

транспортные и экспедиционные услуги;

прокат, аренда и ремонт автомобилей, тракторов, комбайнов и другой техники российского и зарубежного производства;

ремонтные и строительные работы, производство строительных материалов и изделий;

производство работ по монтажу, наладке и ремонту технологического оборудования, систем вентиляции, теплоснабжения, холодоснабжения, другого вспомогательного оборудования, электропроводов по договорам с предприятиями, кооперативами, гражданами;

производство работ по проектированию, разработке и изготовлению проектно-сметной документации;

производство и реализация разнообразных строительных материалов;

производство строительных, строительно-монтажных, отделочных и специализированных работ на объектах промышленного и гражданского строительства;

финансовая и инвестиционная деятельность;

финансовое посредничество, связанное с размещением денежных средств;

капиталовложения в ценные бумаги;

капиталовложения в собственность;

операции с недвижимым имуществом;

внешнеэкономическая деятельность;

организация медицинского обслуживания;

создание и эксплуатация объектов инфраструктуры, сферы отдыха и услуг;

организация обучения и переподготовки кадров по всем видам деятельности

Общества в порядке, установленном законом;

иные виды деятельности, не запрещенные федеральными законами.

Деятельность общества не ограничивается вышеназванными видами. Общество может иметь гражданские права и нести обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством и настоящим Уставом. Все вышеперечисленные виды деятельности осуществляются в соответствии с действующим законодательством РФ». []

ЗАО «Племзавод «Воля» было организовано в 1992 году на базе колхоза имени Свердлова. В связи с отнесением хозяйства к категории племенных заводов (Москва, Приказ №172 от 18 июня 1996 года) первоначальное название АСО «Воля» переименовано.

Известно, что до 1986 года данное хозяйство (в то время колхоз имени Свердлова) являлось низкорентабельным, но с течением времени экономическое положение предприятия значительно упрочилось.

На данный момент ЗАО «Племзавод «Воля» представляет собой высокорентабельное предприятие по производству и переработке сельскохозяйственной продукции. Уставный капитал общества составляет 112000 рублей и разделяется на обыкновенные именные бездокументарные акции в количестве 108000 штук номинальной стоимостью 1 рубль каждая и привелегированные именные бездокументарные акции в количестве 8000 штук номинальной стоимостью 50 копеек каждая. Уставный капитал составлен из номинальной стоимости акций. Одна обыкновенная акция даёт право одного голоса на общем собрании акционеров общества.

Высшим органом управления является общее собрание акционеров. Общее руководство деятельностью общества между общими собраниями акционеров осуществляет Наблюдательный совет.

Производственные подразделения, которые напрямую взаимодействую с правлением и главными специалистами, включают в себя:

- чисто растениеводческие отделения №1,2,3,4

- сад - бригада №5

- бригада №6, включающая в себя энергоёмкие трактора

- бригада №7

- бригада №8

- молочно-товарные фермы (МТФ) №1, 2, 3

- животноводческий комплекс - бригада №3

- свинотоварная ферма (СТФ)

- ремонтно-механическая мастерская (МТМ)

- автопарк

- строительная бригада

- консервный цех

- мельница и комбикормовый завод

- пекарня

- столовая

- система складов, включающая зерносклад, сахарный, материальный склад, лесосклад, склад запасных частей тракторов и сельхоз машин, склад запасных частей для автопарка, продовольственный склад, агрокомплекс (хранение удобрений и ядохимикатов), холодильник на 850 тонн.

- дом культуры и баня - переданы в муниципальную собственность.

Деятельность бригады №6 заключается в заготовке и внесению навоза, оказании услуг по пахоте, лущению, культивации растениеводческим бригадам. Бригада №7 обеспечивает кормление животных, занимается заготовкой кормов. Животноводческий комплекс осуществляет направленное выращивание молодняка. Консервный цех выполняет производство консервной продукции, в основном плодоовощной, объем производства до 3 млн. условных банок, и содержит систему складов для хранения продукции и тары. Мельница и комбикормовый завод в хозяйстве были старого образца. В сентябре 2001 года пущена новая мельница с современным компьютерным оборудованием. Пекарня занимается выпечкой хлеба для обеспечения столовых и отоваривания работников и пенсионеров хозяйства по талонам. Производство хлеба осуществляется в объемах до 600 тыс. шт., макаронных изделий - 40-50 тонн. Центральная столовая и столовые на производственных точках только для обслуживания работников хозяйства.

В обработке предприятия находится 10072 га пашни, что по сравнению с годом реорганизации меньше на 500 га (1991 г. Площадь пашни составляла 10661 га).

Основное направление в растениеводстве - производство зерна. Зерновые культуры занимают 50% всей площади. 1000 га отведено под сахарную свёклу; 1000 га - под подсолнечник; на 120-130 га выращиваются овощные культуры, а остальная площадь используется для выращивания кормовых культур (более 2500 га). Под многолетними насаждениями занято 170 - 180 га, из них более половины молодые насаждения.

За последние годы хозяйство добилось лучших показателей в районе и в крае по производству сахарной свёклы. Высокие показатели по урожайности гороха и подсолнечника.

Поголовье скота и птицы в хозяйстве характеризуется следующими показателями: наличие крупного рогатого скота - 4300 голов, из них 1280 - дойное стадо и 3020 - молодняк. Скот - чистопородной, племенной черно-пестрой породы. По мере возможности ежегодно реализуется 50 голов нетелей.

Производственная база проходит постепенную реконструкцию. Успешно работает доильная установка «Европа-параллель». В 2001 году на МТФ №3 построен доильный зал с установками фирмы «Де Лаваль», позволяющее доить до 360 голов. Валовое производство молока - 6730 тонн, надой на 1 фуражную корову составляет 5260 тонн.

Поголовье свиней в течение года колеблется от 8000 до 9000 голов, из них 300 голов - основных свиноматок, 500 голов проверяемых. Валовый привес свиней составил 700 тонн, среднесуточный привес - 300 грамм. Получено поросят - 9000 голов.

Все основные подразделения растениеводства, животноводства, автопарк, МТМ, консервный цех - всего 17 подразделений - работают на хозрасчёте. Принцип такой работы - заключение арендных договоров, премирование за сверхплановую продукцию, при условии соблюдения лимита затрат. Все подразделения, без исключения, имеют чековые книжки для оплаты за услуги и материальные ценности. Первого числа каждого месяца проводится единые день взаиморасчётов. В хозяйстве действуют единые цены для взаиморасчётов с подразделениями.

За последние два года рентабельность всего производства составляет 20%. По учётной политике, принятой в хозяйстве, прибыль от реализации продукции определяется по отгрузке.

Станица Челбасская Каневского района относится к числу благоустроенных: полностью газифицирована, в 1994 году силами хозяйства завершено асфальтирование улиц на территории ЗАО «Племзавод «Воля», практически у всех желающих установлен телефон. На систему водоснабжения хозяйство ежегодно расходует до 1,5 млн. рублей. Работникам и пенсионерам хозяйства услуги по водоснабжению предоставлению бесплатно.

На производственных точках работают столовые с бесплатным питанием. В последние годы хозяйство не занимается жилищным строительством, но работникам оказывается помощь - выделяются беспроцентные ссуды.

Хозяйство заключило договор с Ростовским Центром «Здоровье» на оказание медицинской помощи работникам и членам их семей. Ежемесячно производится льготная продажа сливочного масла, а на праздники - льготная продажа мяса. В летний период работники обеспечиваются овощами и фруктами.

Для наиболее полного анализа организационно-экономической характеристики ЗАО «Племзавода «Воля» используем динамику изменения состояния ресурсов предприятия, в состав которых включаются такие показатели как среднегодовая численность работников, площадь сельскохозяйственных угодий, среднегодовая стоимость основных фондов, оборотных средств, производственные затраты, энергетические мощности, затраты труда, поголовье животных, в период с 2007 по 2009 годы, приведенную в таблице 2.

Таблица 2 - Ресурсы ЗАО «Племзавода «Воля»

Показатель	2007 год	2008 год	2009 год	2009 год к 2007, %
Среднегодовая численность работников, чел.
в том числе: занятых в основном производстве
Площадь сельскохозяйственных угодий, га
Среднегодовая стоимость основных фондов, тыс. руб.
в том числе: основных производственных фондов основной деятельности
Среднегодовая стоимость оборотных средств, тыс. руб.
Производственные затраты, тыс. руб.
Всего энергетических мощностей, л.с.
Затраты труда, тыс. чел./ч.
Поголовье животных, гол.: Крупного рогатого скота
Свиней

Из таблицы 2 видно, что среднегодовая численность работников, что составляет %, в том числе снижение численности работников, занятых в основном производстве на человек - %. Такое снижение вызвано сокращением, произошедшим за данный период, естественной убылью, увольнением работников. Наблюдается незначительное сокращение площади сельскохозяйственных угодий на% - га в связи с выделением земель пайщикам. Среднегодовая стоимость основных фондов выросла на тыс. руб., то есть на%, в том числе стоимость основных производственных фондов основной деятельности, которые увеличились на тыс. руб. -%. Также увеличилась среднегодовая стоимость оборотных средств на% - тыс. руб. Все это связано с ростом цен в текущий период, за счет повышение уровня инфляции в стране. Также можно заметить, что произошло увеличение производственных затрат на тыс. руб., то есть на%, что объясняется совершенствованием производства, ростом цен на материалы, товары и услуги. Наблюдается незначительное снижение энергетических мощностей на%, что составляет л.с. в связи с выводом энергетического оборудования. В результате снижения среднегодовой численности работников произошло снижение затрат труда на чел./ч. или на%. Численность поголовья животных - крупного рогатого скота и свиней снизилась на гол. -% и гол. -% соответственно, что вызвано естественной убылью животных, их продажей за данный период.

Для оценки общего результата хозяйственной деятельности ЗАО «Племзавода «Воля», необходимо провести анализ данных об объёмах производства в сфере растениеводства и животноводства (таблица 3) и показателей финансовой деятельности организации (таблица 4).

Таблица 3 - Результаты производственной деятельности ЗАО «Племзавода «Воля»

Показатель	2007 год	2008 год	2009 год	2009 год к 2008, в %
Произведено, ц: зерна
подсолнечника
сахарной свеклы
картофеля
овощей
плодов
молока
прироста живой массы крупного рогатого скота
прироста живой массы свиней

В таблице 3 наблюдается увеличение объемов производства зерна на ц -%, сахарной свеклы на ц - %, картофеля на ц - %, что связано с увеличением производственных затрат в организации, с благоприятными климатическими условиями в данный период. С 2007 по 2009 год произошло снижение производства подсолнечника на ц - %, овощей на ц - %, плодов на ц - %, причинами которого явилась естественная убыль произведенной продукции. Также по данным таблицы 3 можно сделать вывод о снижении объемов производства молока на ц, то есть на %. Наблюдается незначительное падение объема прироста живой массы крупного рогатого скота и свиней на ц -% и на ц - % соответственно. Это произошло по причине уменьшения поголовья крупного рогатого скота и свиней.

Таблица 4 - Результаты финансовой деятельности ЗАО «Воля»

Показатель	2007 год	2008 год	2009 год	2009 год к 2007, в%
Валовая продукция в текущих ценах, тыс. р.
Валовой доход, тыс. руб.
Выручка от реализации продукции, тыс. руб.
Себестоимость реализованной продукции, тыс. руб.
Прибыль (убыток) от реализации продукции, тыс. руб.
Внереализационные доходы, тыс. руб.
Внереализационные расходы, тыс. руб.
Прибыль (убыток) отчётного года, тыс. руб.
Рентабельность реализованной продукции, %
Рентабельность предприятия, %

По данным таблицы 4 можно сделать вывод о состоянии показателей финансовой деятельности ЗАО «Племзавода «Воля». За отчетный период наблюдается снижение объемов внереализационных доходов - на тыс. руб. (%) и расходов - на тыс. руб. (%), а также снижение рентабельности реализованной продукции (за счет увеличения себестоимости реализованной продукции) на %, что в отношении 2009 года к 2007 составляет уменьшение на %. Рентабельность предприятия упала в свою очередь на% (% в отношении 2009 года к 2007). Это произошло в силу увеличения стоимости основных производственных фондов и оборотных средств.

Для оценки эффективности работы ЗАО «Племзавода «Воля» проведем анализ показателей эффективности использования ресурсов организации, которые приведены в таблице 5. Таковыми являются: валовой доход в расчете на: среднегодового работника, занятого в основном производстве, 1 га сельскохозяйственных угодий, 1 рубль оборотных и основных производственных фондов основной деятельности, 1 рубль производственных затрат; а также прибыль от реализации продукции в расчете на: среднегодового работника, занятого в основном производстве, 1 га сельскохозяйственных угодий, 1 рубль оборотных и основных производственных фондов основной деятельности, 1 рубль производственных затрат.

Таблица 5 - Эффективность использования ресурсов в ЗАО племзаводе «Воля»

Показатель	2007 год	2008 год	2009 год	2009 год к 2007, в%
1. Приходится валового дохода в расчёте на: 1 среднегодового работника, занятого в основном производстве, тыс. р.
1 га с/х угодий, тыс. р.
1 рубль оборотных и основных производственных фондов основной деятельности, руб.
1 рубль производственных затрат, руб.
2. Приходится прибыли от реализации в расчете на: 1 среднегодового работника, занятого в основном производстве, тыс. р.
1 га с/х угодий, тыс. р.
1 рубль оборотных и основных производственных фондов основной деятельности, руб.
1 рубль производственных затрат, руб.

Анализ таблицы показал, что с 2007 года по 2009 год произошло падение валового дохода в расчете на 1 рубль оборотных и основных производственных фондов основной деятельности на руб., то есть на%. Валовой доход в расчете на 1 рубль производственных затрат не изменился. Произошел рост валового дохода в расчете на среднегодового работника, занятого в основном производстве (тыс. руб. -%), на 1 га сельскохозяйственных угодий (тыс. руб. -%). Прибыль от реализации продукции в расчете на 1 рубль оборотных и основных производственных фондов основной деятельности снизилась на руб. -%, но прибыль от реализации продукции в расчете на среднегодового работника, занятого в основном производстве, 1 га сельскохозяйственных угодий, 1 рубль производственных затрат выросла на тыс. руб. (%), руб. (%) и руб. (%) соответственно.

3. Учёт расчётов с подотчётными лицами в ЗАО «Племзавод «Воля»

учет аудит подотчетный расчет

3.1 Состав первичных документов и учётных регистров по расчётам с подотчётными лицами

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, в том числе и направление работников в командировку должно быть оформлено первичными документами.

Документ - это оправдательный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах: журнал-ордер №7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета); главная книга; иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами, в зависимости от принятой в организации форме ведения бухгалтерского учета.

Формы документов утверждены постановлением Госкомстата РФ от 06.04.2001 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», в соответствии с которым в ЗАО «Племзавод «Воля» ведется первичный учет расчетов с подотчетными лицами.

На данном предприятии имеется список подотчетных лиц и приказ руководителя об их назначении. Документы по учету расчетов с подотчетными лицами в ЗАО «Племзавод «Воля» подразделяются на три вида:

1. Документы, относящиеся к первому виду, составляются, как правило, в отделе кадров и бухгалтерии организации до начала командировки на основании служебной записки от заинтересованного подразделения, отдела, цеха.

К таким документам относятся: приказ руководителя, служебное задание (Приложение 1), командировочное удостоверение (Приложение 2), расчет суммы командировочных расходов, расходный кассовый ордер.

Приказ (распоряжение) является основанием для направления работника в командировку. В приказе указывается фамилия, имя и отчество командируемого, страна или город командирования, планируемый срок командировки, цель командировки. На основании приказа руководителя определяется служебное задание и отчет о его выполнении и выписывается командировочное удостоверение.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, в соответствии с произведенным предварительным расчётом суммы командировочных расходов выдаются из кассы по расходному кассовому ордеру (КО-2) денежные средства на оплату проездных документов туда и обратно, на проживание и питание.

2. Документы второго вида командированный работник получает самостоятельно во время нахождения в командировке или при приобретении ТМЦ, оплаты работ, услуг. К ним относятся проездные документы, чеки ККТ, товарные чеки и оформленные на имя организации с указанием НДС, а также фамилии, имена и отчества командированного лица счет, накладная, акт, бланк строгой отчетности, квитанция к приходному кассовому ордеру, счет-фактура. Кроме того, командированный обязан сделать отметку о времени нахождения в месте командировки в командировочном удостоверении.

При покупках за наличный расчёт в организациях розничной торговли продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек должен содержать следующие реквизиты:

· наименование организации-продавца;

· идентификационный номер (ИНН)

· заводской номер ККТ;

· порядковый номер чека;

· дата и время покупки;

· стоимость (цену) покупки;

· признак фискального режима.

Вместо кассового чека возможна выдача номерного бланка строгой отчётности по формам, утверждённым Министерством финансов РФ.

Товарный чек (или накладная) в соответствии с Законом РФ «О бухгалтерском учёте» должен содержать следующие реквизиты:

· наименование документа;

· дату составления документа;

· наименование организации, от имени которой составлен документ;

· содержание хозяйственной операции

· измерители приобретённого товара (работ, услуг) в натуральном и денежном выражении (названия типа «канцтовары», «хозтовары» и т.п. без расшифровок по видам, количеству, цене и стоимости каждого товара не допускаются);

· должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом (печатью) организации-продавца.

В счёте-фактуре должны быть указаны:

· порядковый номер счёта-фактуры и дата выписки;

· наименование продавца в соответствии с учредительными документами;

· идентификационный номер продавца (ИНН);

· наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес;

· идентификационный номер покупателя (ИНН);

· наименование товара (работы, услуги);

· стоимость (цена) товара (работ, услуг);

· налоговая ставка;

· сумма налога на добавленную стоимость;

· страна происхождения товара;

Счёт-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером поставщика, а также лицом, ответственным за отпуск товаров (работ, услуг), и скрепляется печатью организации.

3. Третий вид - итоговая документация. Работник, возвратившийся из командировки, обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания. В бухгалтерию - авансовый отчет (Приложение 3) об истраченных суммах полученных денежных средств, который применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы юридическими лицами всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

На оборотной стороне авансового отчета предусмотрены отдельные графы для отражения сумм расходов, фактически произведенных подотчетным лицом, и сумм расходов, принятых к учету.

После проведения хозяйственно - операционных, представительских расходов, возвращения из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течении 5 дней обрабатывается бухгалтером. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Кроме того, по приказу руководителя при предъявлении соответствующих документов (копия техпаспорта) подотчетным лицом могут быть компенсированы затраты на использование им личного легкового автомобиля по нормам, установленным Правительством Российской Федерации, которые в связи с инфляцией также имеют тенденцию к увеличению. При этом выплаты могут быть произведены и свыше норм, но для целей налогообложения учитываются в утвержденных размерах. Кроме того, суммы превышения также облагаются налогом на доходы у работника.

Новый аванс в ЗАО «Племзавод «Воля» работникам выдается только после расчета по предыдущему. Бухгалтерия может удержать из зарплаты сумму задолженности у подотчетного лица, не предъявившего оправдательных документов или не возвратившего остаток средств. Возврат неиспользованного аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход же выдается по расходному ордеру.

Итак, к итоговой документации относятся: авансовый отчет (с приложением командировочного удостоверения, служебного задания, чеков, проездных документов, накладных, счетов, счетов-фактур, квитанции к приходным кассовым ордерам) и отчет о результатах командировки.

При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).

В случае утери каких-либо документов, подтверждающих факт нахождения работника в командировке (билета, квитанции из гостиницы и др.), можно использовать один из двух вариантов отражения в учете:

1) работник по авансовому отчету отражает неиспользованную сумму и возвращает её в кассу организации;

2) утверждение целесообразности произведенных расходов в авансовом отчете и списание их для целей бухгалтерского учета в расходы организации.

Однако для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль расходы без первичных документов не принимаются. Согласно п. 3 ст. 217 главы 23 НК РФ соответствующие суммы включают в доходы физического лица, подлежащие обложению налогом на доходы.

3.2 Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчётными лицами

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. №94н предусмотрено отражение расчётов с подотчётными лицами на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами».

Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц организации или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам, структура 71 счёта, используемого в ЗАО «Племзавод «Воля», приведена в таблице 6.

Таблица 6 - Структура 71 счета «Расчеты с подотчетными лицами»

По дебету	По кредиту
Сальдо начальное по счету 71 - это остаток долга подотчетного лица на начало периода	Сальдо начальное - это остаток долга подотчетному лицу на начало периода
Оборот по дебету - выдача денег подотчетному лицу	Оборот по кредиту - списание денег с подотчетного лица
Сальдо дебетовое на конец периода - это остаток долга подотчетного лица на конец периода	Сальдо кредитовое на конец периода - это остаток долга подотчетному лицу на конец периода

Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50 «Касса». Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов 07 «Оборудование к установке», 08 «Вложения в нематериальные активы», 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» 20 «основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве», 29 «Обслуживающие производства и хозяйства», 97 «Расходы будущих периодов», 41 «Товары», 44 «Расходы на продажу» 45 «Товары отгруженные», 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналам по прочим операциям», 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», 79 «Внутрихозяйственные расчеты», 84 «Нераспределенная прибыль», 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер №7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.

Основанием для заполнения журнала-ордера №7 являются:

- расходные кассовые ордера - на суммы, выданные под отчет;

- авансовые отчеты - на израсходованные суммы;

- новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах полученных и израсходованных.

К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем организации.

Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

В ЗАО «Племзавод «Воля» работники, оплатив какие-либо расходы, передают оправдательные документы бухгалтеру. Бухгалтер в тот же день отражает эту операцию в программе «1С: Бухгалтерия», а оправдательный документ подшивает в соответствующую папку.

Используемая программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты. На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов - на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами. За исследуемый период на данном предприятии командировки за границу не осуществлялись.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в ведомости №7, где по каждому подотчетному лицу отражается: остаток задолженности по подотчетным суммам; выдано под отчет; израсходовано; остаток.

Необходимо помнить о включении в облагаемый налогом доход работника суммы превышения выплачиваемых суточных, средств за пользование личным автотранспортом сверх установленной законодательством компенсации. При этом налог на доходы начисляется по дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и кредиту счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

В ЗАО «Племзавод «Воля» счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетом 50 «Касса»:

Дебет 71 Кредит 50 - выданы сотруднику денежные средства под отчет из кассы; возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы. За 2009 год из кассы подотчетным лицам было выдано 85 715 283 рублей.

В 2009 году по кредиту счета 71 в ЗАО «Племзавод «Воля» произошли следующие операции на общую сумму 86 008 268 рублей:

1. Приобретены строительные материалы на ремонт офиса и склада: Дебет счета 10 «Материалы» субсчета 8 «Строительные материалы» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 5 425 071,84 руб.

2. Приобретен хозяйственный инвентарь:

Дебет счета 10 «Материалы» субсчета 9 «Хозяйственный инвентарь» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 1 647 116,32 руб.

3. Приобретен бензин через автозаправочные станции:

Дебет счета 10 «Материалы» субсчета 3 «ГСМ» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 8 286 605,16 руб.

4. Приобретены комплектующие, запасные части:

Дебет счета 10 «Материалы» субсчета 6 «Запасные части» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 3 527 237,75 руб.

5. Сумма НДС, уплаченная подотчетными лицами поставщикам:

Дебет счета 19 «НДС по приобретенным ценностям» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - руб.

6. Приобретен товар за наличный расчет:

Дебет счета 41 «Товары на складах» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 16 131 530,06 руб.

7. Оплачены за наличный расчет командировочные расходы, услуги по вводу данных на магнитные носители:

Дебет счета 44 «Расходы на продажу» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 11 439 197,28 руб.

8. Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда:

Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 1 970 680,15 руб.

9. Приобретены за наличный расчет поросята:

Дебет счета 11 «Животные на выращивании и откорме» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 20 074 675,88 руб.

10. Приобретены за наличный расчет семена овощевых культур:

Дебет счета 20 «Основное производство» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 10 627 150 руб.

11. Внесены неиспользованные подотчетным лицом средства в кассу:

Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 6 879 001,25 руб.

На основании Главной книги ЗАО «Племзавод «Воля», корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами представлена в таблице 7.

Таблица 7 - Схема учетных записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ЗАО «Племзавод «Воля» в 2009 г.

С кредита счетов	Содержание операции	Сумма, руб.	В дебет счетов	Содержание операции	Сумма, руб.
Сальдо начальное	24045,70	Сальдо начальное	129623,63
50	Выданы деньги в подотчет на командировочные расходы, хозяйственные нужды	85715283,59	10.8	Приобретены строительные материалы на ремонт офиса и склада	5425071,84
			10.9	Приобретен хозяйственный инвентарь	1647116,32
			10.3	Приобретен бензин	8286605,16
			10.6	Приобретены комплектующие, запасные части и прочие материалы	3527237,75
			11	Приобретены за наличный расчет поросята	20074675,88
			19.3	Учтен НДС по приобретенным подотчетными лицами ценностям
			20	Приобретены за наличный расчет семена овощевых культур	10627151,61
			41	Приобретен товар за наличный расчет	16131530,16
			44	Произведены подотчетными лицами расходы, относящиеся к расходам по продаже продукции	11439197,28
			70	Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда	1970680,15
			50	Внесены неиспользованные подотчетным лицом средства в кассу организации	6879001,25
	Оборот по дебету	85715283,56		Оборот по кредиту	86008267,4
Сальдо конечное	-268938,14	Сальдо конечное	422607,47

В ЗАО «Племзавод «Воля» Право получать деньги в подотчет имеют те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя организации. Как правило, это водители, работники хозяйственных служб, секретари, а также лица, часто бывающие в командировках. Иначе говоря, это работники, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности. В приказе нужно не только перечислить подотчетных сотрудников, но и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если в организации возникла необходимость выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц, то в этом случае можно составить отдельный приказ, где указать фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет.

Бухгалтер организации должен под расписку ознакомить с приказом каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Работник может получить из кассы организации деньги под отчет только на определенные цели. Рассмотрим, на какие цели могут быть выданы деньги в подотчет в ЗАО «Племзавод «Воля.

Во-первых, организация выдает своим сотрудникам наличные, когда направляет их в командировку, - суточные, деньги на проезд до места назначения и обратно, на проживание в гостинице. Но прежде чем сотрудник получит деньги, руководитель организации должен издать приказ о командировке. В нем указывают фамилию сотрудника, его должность, куда он отправляется и с какой целью, а также какая сумма командировочных ему положена. Только тогда кассир вправе составить расходный ордер и выдать командированному сотруднику деньги.

Во-вторых, средства под отчет получают те сотрудники, которые расплачиваются наличными от имени организации с другими организациями и предпринимателями. Например, водитель покупает у АЗС горюче-смазочные материалы для служебного автомобиля, секретарь - марки для конвертов на почте, а бухгалтер - бланки налоговых деклараций в магазинах. Чтобы получить деньги, сотрудник пишет заявление (служебную записку) на имя руководителя организации, в котором просит выдать необходимую сумму. Если руководитель согласен, он подписывает заявление. Затем кассир составляет расходный ордер и выдает необходимую сумму, заявление прикладывается к ордеру. В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача наличных денежных средств, должно быть указано целевое назначение подотчетной суммы, расходование подотчетных средств на иные цели не допускается.

Заполнив расходный кассовый ордер и указав в нем выдаваемую сумму, кассир выплачивает сотруднику деньги, а подотчетное лицо ставит в ордере свою подпись. Обычно деньги подотчетным лицам выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды организации свои собственные деньги, он может потребовать, чтобы ему возместили эти расходы. Но деньги ему вернут только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласится с тем, что приобретенные ценности действительно нужны организации, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму. Если же руководитель решит, что работник проявил излишнюю самостоятельность, то сумму перерасхода ему не компенсируют.

3.3 Автоматизированная обработка информации по учету расчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерский учет отличает большая трудоемкость, сложность и частота выполняемых расчетов, а также высокие требования, предъявляемые к правильности, точности и своевременности его ведения. Облегчить его ведение можно лишь с посредством автоматизации бухгалтерских задач:

- правильно произвести арифметические расчеты;

- обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы;

- осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую;

- производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности;

- обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды;

- соблюдения законодательства в учете;

- формировать бухгалтерскую финансовую отчетность.

Прикладные программы служат для выполнения разнообразных задач, необходимых пользователям. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерский программ от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Самые распространенные следующие: бухгалтерские компьютерные программы семейства «1С», «БЭСТ», «ФинЭко» и др.

Программа должна подходить к существующей в организации системе бухгалтерского учета, соответствовать современным требованиям и обеспечивать получение всей необходимой для целей управления информацией.

На рынке Краснодарского Края представлены следующие виды компьютерных программ:

- компьютерные бухгалтерские программы семейства «1С», официальный распространитель данных программ фирма «ОркомТрейтинг»;

- компьютерные бухгалтерские программы семейства «БЭСТ», распространением данных программ занимается фирма «ВИТ»;

- компьютерные бухгалтерские программы семейства «ФинЭко», распространителем данных программ занимается фирма «АспектСПб».

Помимо перечисленных программных продуктов есть еще некоторые: «Галактика», «Инфо-Бухгалтерия» и «Турбо-Бухгалтер», однако они получили меньшее распространение в Краснодарском Крае. Большинство организаций используют компьютерные бухгалтерские программы семейства «1С» и «БЭСТ», либо сами разрабатывают свои собственные программы под свои конкретные потребности.

Для автоматизации бухгалтерского учета в ЗАО «Племзавод «Воля», в том числе операций с подотчетными лицами нами рекомендуется программа оперативного и бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения объектов (подотчетные лица) аналитического учета в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

Размещено на Allbest.ru