Проверку целесообразно начинать с определения эффективности работы внутреннего контроля по операциям с основными средствами. На этом этапе устанавливаются материально ответственные лица, за которыми закреплены основные средства, после чего осуществляется ознакомление с перечнем материально ответственных лиц, за которыми закреплены основные средства (МОЛ), подтверждением наличия договоров о полной индивидуальной ответственности с МОЛ и сроков их действия.

Далее устанавливается наличие должностных инструкций на этих работников, ознакомление МОЛ с должностными инструкциями под роспись, разделение полномочий по материальной ответственности, разрешение на перемещение и учет операций с основными средствами и т.д. Ведомость наличия основных средств по МОЛ находится в Приложении С.

2.3.1 Аудит движения основных средств

Движение основных средств связано с осуществлением хозяйственных операций по поступлению, внутреннему перемещению и выбытию основных средств, которые оформляются типовыми формами первичной учетной документации.

При создании предприятия вводятся в действие здания, сооружения, оборудование и другие необходимые объекты основных средств. В дальнейшем предприятие пополняет свои основные средства для наращивания производственных мощностей, для замены устаревшего оборудования, пришедшего в негодность. Этот процесс следует рассматривать как поступление основных средств. Порядок отражения в бухгалтерском учете основных средств зависит от того, каким образом и на каких условиях они приобретены.

Учет основных средств организуется, как правило, централизовано, в бухгалтерии предприятия. Поступающие основные средства принимает комиссия, назначенная руководителем предприятия. Для оформления приемки она составляет "Акт о приемке-передаче объекта основных средств" (форма ОС-1) на каждый инвентарный объект в отдельности. Общий акт можно составлять на несколько объектов, но не более 6, лишь в том случае, если объекты однотипные, имеют одинаковую стоимость и приняты одновременно под ответственность одного и того же лица. Для оформления приемки групп основных средств оформляется акт по форме ОС-1а "Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств".

Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект. Инвентарным объектом считается законченное устройство со всеми к нему приспособлениями и принадлежностями, или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту присваивается соответствующий инвентарный номер.

Инвентарный номер в обязательном порядке проставляется в первичных документах (акт приемки-передачи, акт о ликвидации и т.д.), служащих основанием для учета движения объектов основных средств. Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, закрепляется за ним на весь период его нахождения на предприятии. Инвентарные номера выбывших основных средств другим объектам основных средств, вновь поступающим, не присваиваются.

На предприятии РУП "Гомельское отделение Белорусской железной дороги" Жлобинская дистанция сигнализации и связи" на каждый объект заведены инвентарные карточки типовой формы ОС-6 "Инвентарная карточка учета объекта основных средств" (Приложение М). Ведется инвентарная книга учета основных средств (форма ОС-6б). Движение основных средств в течение отчетного года осуществляется по соответствующим группам основных средств. Ежегодно проводится инвентаризация основных средств на основании приказа по экспедиции.

Основные средства поступают на предприятие в эксплуатацию в результате: капитальных вложений; приобретения за плату у других предприятий и лиц; получения от других предприятий и лиц безвозмездно; внесения учредителями в счет их взноса в уставный фонд предприятия; оприходование излишков, выявленных при инвентаризации.

Приемка в эксплуатацию основных средств осуществляется комиссией, назначенной для этих целей приказом или распоряжением руководителя предприятия. В эту комиссию, как правило, включают: главного механика, специалиста по строительству, инженера по технике безопасности, бухгалтера, начальника цеха или отдела, которому сдается в эксплуатацию объект основных средств. На принятый в эксплуатацию объект комиссия оформляет "Акт приемки-передачи основных средств" формы № ОС-1 (приложение Ц). В этом документе записывается подробная характеристика объекта, источник приобретения, год выпуска, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытания, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии. Для синтетического учета основных средств в Типовом плане счетов предусмотрен активный счет 01 "Основные средства". На этом счете отражается движение основных средств предприятия. Большинство основных средств поступает на предприятие в результате капитальных вложений. Капитальные вложения - это совокупность затрат на воспроизводство и улучшение качественного состояния основных средств.

Приобретенные основные средства за плату у других предприятий и лиц в учете отражаются следующим образом:

Если приобретены основные средства, не требующие монтажа, то на их стоимость составляются бухгалтерские записи:

Таблица 5 - Приобретение основных средств, не требующих монтажа

При приобретении оборудования, требующего монтажа, на его стоимость составляются следующие бухгалтерские записи:

Таблица 6 - Приобретение основных средств, требующих монтажа

На стоимость предоставленных учредителями основных средств в собственность предприятия составляется следующая бухгалтерская запись:

Д-т сч.01 "Основные средства"

К-т сч.75 "Расчеты с учредителями".

Аналитика по счету 01 приведена в приложениях.

Основные средства в случае необходимости перемещаются из одного подразделения данного предприятия в другое. При этом бухгалтерские записи не производятся, а в машинограмме аналитического учета инвентарный номер переносится из подразделения, где находился объект, в подразделение, куда он передан.

Порядок отражения выбытия основных средств зависит от того, по какой причине основные средства выбыли. Чаще всего эти причины следующие: при реализации, безвозмездной передаче другим предприятиям или лицам, частичной или полной ликвидации, недостачах, выявленных при инвентаризации.

При списании основных средств, аналогично, как и для приемки, создается специальная комиссия. На предъявленный к списанию объект комиссия составляет "Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)" по форме ОС-4 (Приложение Ч и Ш). В акте указывается наименование объекта, год изготовления либо постройки, даты поступления на предприятие и ввода в эксплуатацию, инвентарный номер, место эксплуатации, первоначальная стоимость, износ, обоснование необходимости списания с баланса.

Если списывается объект основных средств без остаточной стоимости, то достаточно заключения комиссии на списание основных средств. После утверждения акты передаются в бухгалтерию для отражения в учете.

Выбывшие основные средства должны быть сняты с учета предприятия.

На счетах бухгалтерского учета выбытие основных средств независимо от причины отражается следующими бухгалтерскими записями:

Д-т сч.02 "Амортизация основных средств";

К-т сч.01 "Основные средства" - на сумму начисленной амортизации;

Д-т сч.91 "Операционные доходы и расходы" субсчет 2 "Операционные расходы".

К-т сч.01 "Основные средства" - на сумму остаточной стоимости основных средств;

Д-т сч.62 "Расчеты с покупателями и заказчиками".

К-т сч.91 "Операционные доходы и расходы", субсчет "Операционные доходы" - на сумму предъявленного покупателю платежного требования за отгруженный объект основных средств;

Д-т сч.51 "Расчетный счет".

К-т сч.91 "Операционные доходы и расходы" субсчет 1 "Операционные доходы" - выручка от продажи основных средств;

Д-т сч.91 "Операционные доходы и расходы" субсчет 3 "Налог на добавленную стоимость".

К-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам" - начислен налог на добавленную стоимость при продаже основных средств;

Д-т сч.91/9 "Сальдо операционных доходов и расходов".

К-т сч.99 "Прибыли и убытки".

Доход или убыток относятся на результаты хозяйственной деятельности.

Убытки от безвозмездной передачи основных средств относятся на счет 99 "Прибыли и убытки".

Для уточнения данных о наличии основных средств в сроки, установленные руководством предприятия, проводится их инвентаризация. Для проведения инвентаризации основных средств издается приказ по предприятию, на основании которого по каждому структурному подразделению создается комиссия, которая проверяет фактическое наличие в местах эксплуатации и хранения основных средств. Результаты проверки записываются в "Инвентаризационную ведомость основных средств" (форма № инв. - 1). В бухгалтерии фактическое наличие основных средств сверяется с данными бухгалтерского учета и при их расхождении выводятся отклонения. Инвентаризационная комиссия изучает причины отклонений и выносит решение о принятии мер. Это оформляется протоколом, который представляется на утверждение генеральному директору либо главному инженеру предприятия. На основании этого производится отражение выявленных отклонений в бухгалтерском учете, т.е. приведение данных бухгалтерского учета в соответствие с фактическими.

Излишки основных средств выявленных при инвентаризации подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты, а в учреждениях на бюджете или финансируемых собственником - на увеличение финансирования.

Недостачи или порча объектов основных средств возмещаются за счет виновных лиц. В случаях, когда виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них стоимости недостающих объектов; убытки относятся на финансовые результаты, а в учреждениях, состоящих на бюджете или финансированные собственником - на уменьшение финансирования. В бухгалтерском учете операции по недостаче объектов основных средств отражаются следующим образом:

Д-т сч.02 "Амортизация основных средств"

К-т сч.01 "Основные средства" - на сумму начисленной амортизации;

Д-т сч.94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т сч.01 "Основные средства" - на сумму остаточной стоимости;

Д-т сч.94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам"

Д-т сч.73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

К-т сч.94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

в том случае, если во взыскании отказано судом или за счет собственных средств:

Д-т сч.92 "Внереализационные доходы и расходы"

К-т сч.94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

На изучаемом предприятии оценка основных средств производится в соответствии с установленными правилами и на сумму произведенной переоценки основных средств делаются следующие бухгалтерские записи:

Д-т сч.01 "Основные средства"

К-т сч.83 "Добавочный фонд" субсчет 1 "Переоценка основных средств" - на сумму произведенной переоценки основных

Д-т сч.83 "Добавочный фонд"

К-т сч.02 "Амортизация основных средств" - на сумму износа.

Амортизация представляет собой процесс систематического ежемесячного перенесения стоимости основных средств на издержки производства или обращения либо отнесения ее за счет собственных источников организации.

При определении срока полезного использования объекта основных средств, следует учитывать такие факторы, как:

ожидаемое полезное использование объекта предприятием с учетом его мощности или продуктивности;

предполагаемый физический и моральный износ;

правовые или подобные ограничения использования основных средств.

Срок полезного использования объекта основных средств пересматривается в случае изменения ожидаемых экономических выгод от этого объекта. Амортизация объекта основных средств начисляется исходя из нового срока полезного использования, начиная с месяца, наступающего за месяцем изменения срока полезного использования.

Начисление амортизации основных средств осуществляется на основании следующих методов:

- линейный;

- метод суммы чисел лет;

- метод уменьшаемого остатка;

- производительный.

Предприятия могут применять нормы и методы начисления амортизации основных средств, предусмотренных налоговым законодательством.

Начисление амортизации основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия объекта к бухгалтерскому учету, и прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта либо списания этого объекта с бухгалтерского учета. Начисление амортизации основных средств производится независимо от результатов деятельности организации и отражается в бухгалтерском учете того отчетного периода, к которому она относится.

Амортизационные отчисления по объектам основных средств отражаются в бухгалтерском учете путем накопления соответствующих сумм на счете 02 "Амортизация основных средств". Для учета амортизации на предприятии используется ведомость начисления износа (амортизации) основных средств (приложения Ф и Х). Возможные способы начисления амортизации представлены на рисунке 1.

Рисунок 1 - Способы начисления амортизации.

Линейный способ заключается в равномерном (по годам) начислении организацией амортизации по объектам основных средств.

Норма амортизационных отчислений, определяемая в зависимости от срока действия (полезного использования) объекта, рассчитывается по формуле:

, (1)

где Nг - годовая норма амортизационных отчислений; Т - срок полезного использования.

Сумма амортизационных отчислений при определении пропорционально объему продукции (работ, услуг) рассчитывается по формуле:

, (2)

где Сг - годовая сумма амортизации; Са - стоимость активов; Вп - выпуск продукции плановый; Вф - выпуск продукции фактический.

При нелинейном способе годовая сумма амортизационных отчислений рассчитывается от амортизируемой стоимости методом суммы лет или методом уменьшающегося остатка с коэффициентом ускорения до 2,5 раз. Нормы начисления амортизации в первом и в каждом из последующих лет срока полезного использования объекта могут быть различными.

При применении метода суммы лет определение годовой суммы амортизационных отчислений производится следующим образом:

, (3)

где ЧЛ - число лет, остающихся до конца срока полезного использования; СЧЛ - сумма чисел лет.

, (4)

где Спи - выбранный организацией самостоятельно срок полезного использования.

По самортизированным объектам основных средств, участвующим в предпринимательской деятельности, начисление амортизации прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного включения стоимости данных объектов в издержки производства или обращения, а по объектам, не участвующим в предпринимательской деятельности, - с первого числа месяца, следующего за месяцем полного списания потери его стоимости за счет собственных источников. Полностью самортизированные основные средства продолжают числиться в бухгалтерском учете по первоначальной (восстановительной) стоимости.

Сумма начисленной амортизации по объектам основных средств, используемым в предпринимательской деятельности, отражается в бухгалтерском учете по дебету счетов 20 "Основное производство", 23 "Вспомогательные производства", 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы", и другие в корреспонденции с кредитом счета 02 "Амортизация основных средств".

Сумма начисленной амортизации по объектам основных средств, не используемым в предпринимательской деятельности отражается по дебету счета 29 "Обслуживающие производства и хозяйства", 83 "Добавочный фонд" в корреспонденции со счетом 02 "Амортизация основных средств".

3. Результаты проведения аудиторской проверки учета основных средств