Правила составления и оформления информационно-справочной документации

Принтер. Принтер предназначен для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель. Наилучшее качество печати обеспечивает лазерный принтер, где для печати используется принцип ксерографии: изображение переносится на бумагу со специального барабана, к которому электрически притягиваются частички краски. Печатающий барабан электризуется с помощью лазера по командам из компьютера.

Сканер. Сканер осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера. В практике секретаря используется планшетный сканер для сканирования книг и других сброшюрированных или переплетенных документов.

Устройство архивации осуществляет хранение большого объема информации и доступ к ней с большой пропускной способностью. Устройство подключается к компьютеру через порт. Запись информации производится на магнитно-оптические диски.

Интернет очень важен для работы любой организации. Локальная сеть очень удобна для использования. Нужно узнать об этом подробнее.

Использование программ в процессе обработки информации.

Компьютерная сеть позволяет использовать общие ресурсы, включенные в состав сети: программы, базы данных, периферийные устройства. В сети один компьютер большой производительности выполняет роль файлового сервера, управляющего передачей данных. Остальные компьютеры являются рабочими местами локальной сети.

Обмен электронными документами осуществляется при помощи электронной почты (пересылка сообщений с компьютера на компьютер на электронный адрес, включенный в компьютерную сеть).

В организации компьютер секретаря-референта подключен к сети Интернет. Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети. Информация хранится в виде графических документов (Web-site).

WWW - всемирная информационная сеть, которая позволяет находить любую информацию на различных серверах и использовать гипертекстовые документы, имеющие ссылки на другие связанные с ним документы.

Хорошим помощником для секретаря-референта при планировании рабочего и для составления и оформления информационно-справочных документов служит программа Microsoft Outlook.

Информационная система Microsoft Outlook предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря-референта и его руководителя. То есть, информационно-справочную документацию можно оформить в 2 раза быстрее.

Эта программа помогает работать с сообщениями, контактными лицами, просматривать совместные документы, а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заседаний, например, для составление протокола, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие - поддерживает несколько систем электронной почты, дает возможность посылать и получать сообщения, получать запросы на выполнение задач.

Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц.

Контакты - хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контактах. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом, послать электронную почту.

Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим исполнителям.

Дневник - ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция применяется для контроля исполнения документов.

Функциональность компьютера. Уже выпускаются клавиатуры компьютеров, с которых можно непосредственно набирать номер телефона абонента (клавиатура Compu Phone 2000), уже появились компьютеры, оборудованные видеокамерой и микрофоном (фирмы AT&T), позволяющие не только обмениваться факсами с партнером, но и видеть его, и разговаривать с ним.

Телефон. В настоящее время внедрена система связи, передающая с сотового телефона не только звуковую информацию, но и цифровую, электронную.

Факс - это копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя телефонные каналы. Сигналы, поступившие на приемник факса по телефонной линии, несут информацию о передаваемом документе. После обработки сигнала формируется копия документа и посредством точечного нагрева специальной термочувствительной бумаги происходит распечатка полученного документа.

В своей работе секретарь-референт использует портативный копировальный аппарат «CANON». Он не требует предварительного нагрева и имеет автоматическое отключение. Максимальный формат копируемого документа - А4. Скорость работы - 4 копии в минуту. Любые информационно-справочные документы секретарь может скопировать и применить копию по назначению.

Еще раз узнаем, что такое факс. По словарю Даля факс - это… Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.

Факс всегда будет являться копией переданного документа. Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:

- указание (код) отправителя;

- дата и время передачи;

- длительность передачи;

- номер телефакса, с которого передана информация;

- количество страниц.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как бумага для факса недолговечна. В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно. Я считаю, что факс в профессии секретаря необходим и является неотъемлемой частью рабочего места, а также секретарь должен быстро, мобильно и оперативно отправить или доставить нужные документы, предположим, в другие организации. Следовательно, факс нужен для секретаря, а информационно-справочные документы очень объемные и являются очень важными в делопроизводстве.

Модем. Для подключения ко всем этим сетям необходим модем. Модем устанавливается в слот (разъем) материнской платы ПК или автономно подключается к ее последовательном) порту. Компьютерный модем часто имеет два внешних разъема: один используется для включения в телефонную сеть, второй - для подключения параллельно модему телефонного аппарата. Для компьютеров следует использовать высокоскоростные модемы (14400, 28800 и 33600 бод), или они, кроме всего прочего, существенно сэкономят расходы на аренду каналов связи: передача 1 Мбайт данных со скоростью 300 бод занимает около 3 часов, а со скоростью 28800 бод - менее 2 мин.

Компьютер оборудованный факс-модемом. Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее (не "зажевывает" бумагу) и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т.п. (так почему же не заменить факсимильный аппарат на персональный компьютер с модемом, сканером и принтером, тем более что ПК так имеется на столе у секретаря любой уважающей себя фирмы?).

Новейшие технологии. Ожидается появление многофункциональной консоли, объединяющей в себе миниатюрный компьютер, телефон, факс и видеофон и выполненной в виде наручных часов (сейчас имеется подобная конструкция в виде нарукавной повязки). Поистине уже нельзя будет рассчитывать на неосведомленного бизнесмена: все решения будут приниматься на основе электронной информации.

2.2 Средства административно-управленческой связи

В системах административного управления информация передается как путем переноски (перевозки) информационных документов курьером (или по почте), так и с использованием систем автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Ручная и механическая перевозка документов - весьма распространенный способ передачи информации в учреждениях. Этот способ при минимальных капитальных затратах полностью обеспечивает достоверность передачи информации, предварительно зафиксированной на документах и проконтролированной непосредственно в пунктах ее регистрации. Оперативность (скорость) передачи очень низкая и может удовлетворить лишь очень непритязательного пользователя. Для оперативной передачи информации используют системы автоматизированной передачи информации - системы административно-управленческой связи.

Совокупность всех средств, служащих для передачи информации, будем называть системой передачи информации (СП).

Источник и потребитель информации являются абонентами системы передачи. Лицентами могут быть ЭВМ, системы хранения информации, различного рода датчики и исполнительные устройства, а также люди. В составе структуры СП можно выделить: кану передачи (канал связи), передатчик информации, приемник информации.

Передатчик служит для преобразования, поступающего от абонента сообщения в сигнал, передаваемый по каналу связи; приемник - для обратного преобразования сигнала в сообщение, поступающее абоненту.

В идеальном случае при передаче должно быть однозначное соответствие между передаваемым и получаемым сообщениями. Однако под действием помех, возникающих в канале связи, в приемнике и передатчике, это соответствие может быть нарушено, и тогда говорят о недостоверной передаче информации. Основными качественными показателями системы передачи информации являются: пропускная способность, достоверность, надежность работы. Пропускная способность системы передачи информации - наибольшее теоретически достижимое количество информации, которое может быть передано по системе за единицу времени. Пропускная способность системы обусловливается скоростью преобразования информации в передатчике и приемнике и допустимой скоростью передачи информации по каналу связи, определяемой физическими свойствами канала связи и сигнала.

Достоверность передачи информации - передача информации без ее искажения. Надежность канала связи - полное и правильное выполнение системой всех своих функций. Скорость передачи дискретной информации по каналу связи измеряется в бодах. Один бод - это такая скорость, когда передается один бит в секунду (1 бод = 1 бит/с; 1 Кбод = 103 бет/с; 1Мбод=106 бит/с).

Каналы связи. Каналы связи (КС) являются общим звеном любой системы передачи информации. По физической природе каналы связи делятся следующим образом:

- механические - используются для передачи материальных носителей информации;

- акустические -передают звуковой сигнал;

- оптические - передают световой сигнал;

- электрические - передают электрический сигнал.

Электрические каналы связи могут быть проводные и беспроводные (или радиоканалы).

По форме представления передаваемой информации каналы связи делятся на аналоговые и дискретные. По аналоговым каналам передается информация, представленная в непрерывной форме, т.е. в виде непрерывного ряда значений какой-либо физической величины. По дискретным каналам передается информация, представленная в виде дискретных (цифровых, импульсных) сигналов той или иной физической природы. В системах административно-управленческой связи чаще всего используются электрические проводные каналы связи. По пропускной способности их можно классифицировать на виды:

- низкоскоростные, скорость передачи информации, в которых от 50 до 200 бод; это дискретные (телеграфные) каналы связи, как коммутируемые (абонентский телеграф), так и некоммутируемые;

- среднескоростные, использующие аналоговые (телефонные) линии связи; скорость передачи в них от 300 до 9600 бод, а в новых стандартах МККТТ до 33600 бод (стандарт V.34 бис);

- высокоскоростные (широкополосные), обеспечивающие скорость передачи информации выше 36000 бод; по этим каналам связи можно передавать и дискретную, и аналоговую информацию.

Физической средой передачи информации в низкоскоростных и среднескоростных каналах обычно являются группы либо параллельных проводов, либо скрученных проводов, называемых витая пара (скручивание проводов уменьшает влияние внешних помех).

Телефонные каналы связи являются наиболее разветвленными и широко используемыми. По телефонным КС осуществляется передача звуковых (тональных) и факсимильных сообщений, они являются основой построения информационно-справочных систем, систем электронной почты и вычислительных сетей (в том числе таких глобальных, как Internet, FidoNet, UseNet, Relcom).

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Современное человеческое общество живет в период, характеризующийся небывалым ростом объема информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Рыночные отношения предъявляют повышенные требования к своевременности, достоверности, полноте информации.

Применение современных электронных вычислительных машин дает возможность переложить трудоемкие операции на автоматические или автоматизированные устройства, которые могут работать со скоростью, превышающей скорость обработки информации человеком в миллионы раз.

Использование компьютера приводит к коренной перестройке технологии производства практически во всех отраслях промышленности, коммерческой и финансово-кредитной деятельности и, как следствие, к повышению производительности и улучшению условий труда людей. Именно поэтому современный специалист должен владеть теоретическими знаниями в области информатики и практическими навыками использования вычислительной техники, техники связи и других средств управления.

Компьютерная техника всё больше находит своё применение в самых разных отраслях деятельности человека, начиная от элементарных расчётов кротчайшего пути из одной точки в другую и кончая сложнейшими космическими вычислениями.

Успех современного бизнеса во многом зависит от того, как оперативно можно получать и анализировать критичные данные. И не случайно в последнее время стали популярными различные электронные “помощники” - сотовые телефоны, переносные компьютеры. Причем именно работа с помощью переносных компьютеров (мобильные вычисления - mobile computing) стала одним из важных критериев успеха в постоянно изменяющемся мире.

Для обеспечения доступа к данным, вне зависимости от того, где вы находитесь в данный момент, придуманы различные способы, но наиболее практичным из них является работа с компьютером, который постоянно находится при вас.

Компьютер - это просто-напросто еще один инструмент, еще одно устройство, придуманное для того, чтобы облегчить наш труд.

3. БЕЗОПАСНЫЕ УСЛОВИЯ ТРУДА

В современных условиях работы секретаря невозможно без широкого использования персонального компьютера (ПК). Под персональным компьютером при этом следует понимать совокупность устройств, общих по техническому исполнению, включающих монитор, клавиатуру и т.д.

Перед началом работы секретарю- референту необходимо:

1. Осмотреть рабочее место, убедиться в его готовности к началу работы.

2. Монитор и системный блок должны быть заземлены во избежание появления статистического электричества, которое может вызвать поломку (повреждение) в результате короткого замыкания.

3. Проверить исправность электрических вилок соединительных проводов ПК.

Во время работы:

1. Не допускается включение ПК, если у системного блока снята защитная крышка.

2. Не допускается замена узлов ПК (драйвер, винчестер, оперативная память и др.) если он включен в сеть.

3. Не допускать попадания посторонних предметов (скрепок, ластик, грифель карандаша и т.п.) в отверстия принтера и монитора (клавиатуры).

После окончания работы:

Перед выключением ПК из сети необходимо закрыть все работающие приложения и программы.

Привести в порядок рабочее место.

О замеченных неисправностях сообщить системному администратору.

Общие правила техники безопасности:

- Помещение, рабочее место и оборудование должны содержаться в чистоте и порядке;

- Необходимо соблюдать нормы освещенности, вентиляции; поддерживать в помещении температуру от 5оС до 35оС;

- В помещении должна быть нормальная влажность, воздух не должен содержать пыль и примесей агрессивных пород газов;

- Необходимо строго соблюдать инструкции по эксплуатации оргтехники;

- Запрещается ставить электрооборудование вблизи нагревательных приборов и так, чтобы на него падали прямые солнечные лучи;

- Необходимо выключать все машины и приборы, когда ими не пользуются;

- Не допускать провисания электропроводки;

- Все токопроводящие места ПК (ПМ) должны быть изолированы;

- При неисправности электрооборудования не рекомендуется устранять поломки своими силами;

- Средства пожаротушения должны быть в исправном состоянии;

- При возникновении пожара немедленно сообщить в пожарную охрану по телефону 01;

- Также необходимо наличие в офисе аптечки и средств оказания первой медицинской помощи.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет секретарю-референту работать без ошибок, руководителю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Организационная деятельность секретаря-референта. Секретарь-референт является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений или ограждает руководителя от нежелательных посетителей или ненужной ему информации.

Помимо вышеперечисленного, секретарь-референт выполняет функции пресс-секретаря по связям с коллективом фирмы. Секретарь доводит распоряжения или поручения руководителя до подчиненных, а также запоминает и знакомит руководителя с той частью информации, которую директор сам не может заметить.

В ряде случаев секретарь выступает от имени руководителя. Секретарю зачастую приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Секретарю необходимо проявить гибкость в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями.

Секретарю-референту необходимо поддерживать нормальные деловые отношения с сотрудниками фирмы:

- искренне интересоваться сотрудником;

- указывать на ошибки не прямо, а косвенно;

- уметь внимательно выслушивать сотрудника;

- внушать сотрудникам сознание их значимости, создавать людям хорошую репутацию, которую они будут стараться поддерживать;

- уметь добиваться, чтобы сотрудники были готовы сделать то, что предлагает секретарь.

Итак, делаем вывод, мы раскрыли главную тему дипломной работы. При оформлении и составлении информационно-справочной документации не надо забывать о безопасных условиях труда.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. -М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

2. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

3. Сетнюков М.В. Секретарское дело. Изд. 5-е. Практические рекомендации.2001, 190 с.

4. Кузнецова Т.В. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур. - М.: «Интел-Синтез», 1999. - 224 с.

5. Шишкина Т. Современные средства связи // Секретарь-референт.- 2008.

6. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

7. Замыцкова О.И., Басаков М.И. Делопроизводство. Изд. 8-е. Документационное обеспечение управления. ООО «Феникс», 2009, 375 с.

8. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.

9. Мосягина О.В., Емышева Е.М. Современные требования к формированию и оформлению дел // Секретарское дело 2002.

10. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

11. Скороходов А.М. Информационно-справочное обеспечение управления. - М., 2006, 347 с.

12. Арсеньев Ю.И., Шелобаев С.И., Давыдова Т.Ю. Интегрированные интеллектуальные системы принятия решений. М.: ЮНИТИ, 2002.

13. Балдин К.В., Уткин В.Б. Теоретические основы автоматизации управленческой деятельности в экономике. Воронеж: МОДЭК, 2003.

14. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие / Под ред. Ю.М. Черкасова. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 216 с.