Бухгалтерский учет и документальное оформление денежных средств в кассе организации на примере магазина "Альбатрос"

В конце рабочего дня суммы наличных денежных средств, сданных кассиром - операционистом в конце дня, не будут совпадать с показаниями суммирующего счетчика ККТ. Эти суммы будут расходиться на сумму выручки от продажи товаров с использованием пластиковых карт, ведь при использовании такого вида расчетов торговая организация не получает наличные деньги. Вообще суммы, оплаченные по платежным картам, целесообразно пробивать на отдельную секцию ККТ. В этом случае в Z - отчете эти суммы будут отражаться отдельно. Поэтому сумма выручки, полученной с использованием платежных карт, отражается в графе 13 «сдано (оплачено) по документам» в журнале кассира - операциониста. Заполняя кассовую книгу, бухгалтер на эту сумму не выписывает приходный кассовый ордер, поскольку в этом случае организация не получает наличные деньги, а оправдательным документом станет выписка банка.

В бухгалтерии делают проводки с использованием счета 57 «Переводы в пути»:

Дебет	Кредит	Содержание
62	90-1	отражена реализация товара с использованием платежных карт
57-1	50	сдана наличная выручка инкассаторам
57-2	62	отражен факт расчета за товар платежными картами
51	57-1	на расчетный счет зачислена выручка магазина
51	57-2	на расчетный счет зачислены денежные средства, оплаченные платежными картами за минусом комиссии банку
76	57-2	начислена сумма комиссии банку
91-2	76	сумма комиссии банку отражена в расходах

В бухгалтерском учете торговой организации выручка от продажи товаров, в том числе с использованием банковских карт, является доходом от обычных видов деятельности. ПБУ 9/99 «Доходы организации» Выручка от продажи товаров с использованием платежных карт принимается к учету в полной сумме дебиторской задолженности, так как на момент продажи товара денежные средства в кассу магазина (на расчетный счет) не поступают.

В бухгалтерии делают проводку: Дебет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" Кредит 90 "Продажи". Одновременно в дебет счета 90 «Продажи» субсчет на субсчет 90-2 "Себестоимость продаж" списывается себестоимость реализации. В момент передачи реестра слипов в банк в учете делается проводка: Дебет 57 "Переводы в пути" Кредит 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками". Сумма комиссии банка отражается проводкой: Дебету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" Кредит 57 "Переводы в пути". При зачислении денежных средств на расчетный счет - проводка: Дебет 51 "Расчетный счет" Кредит 57 "Переводы в пути". На сумму комиссии банка: Дебет 91 "Прочие доходы и расходы" Кредит 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

В соответствии с Положением о регистрации и применении контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, утвержденным Постановлением Правительства РФ N 470 от 23 июля 2007 года, «…при печати кассового чека с оплатой по платежной карте контрольно-кассовая машина должна кроме кассового чека обеспечивать печать документа, подтверждающего факт осуществления расчета с использованием платежной карты. При этом устройство для считывания информации с платежных карт должно входить в состав контрольно-кассовой техники или обеспечивать ввод в нее информации о проведенном расчете с использованием платежной карты».

В случае если кассир-операционист по ошибке пробил наличную сумму, полученную у покупателя, по секции «Безналичный расчет», а надо было пробить по секции «Наличный расчет», эта ошибка приводит к тому, что общая сумма выручки за день по Z-отчету остается верной, а разбивка по секциям по формам оплаты - нет. Если ошибка была замечена до закрытия рабочей смены на контрольно-кассовой машине и снятия Z-отчета, необходимо оформить акт КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)» и пробить снова ту же сумму, но уже на правильный отдел. Должно быть полное соответствие между суммами, пробитыми на «безналичный расчет» (и как следствие, идентично поступившими на р/с) и «за наличный расчет» (и как следствие, идентично поступившими в кассу). Если они перемешивались или не соответствуют одной календарной дате - то это грубое нарушение кассовой дисциплины. В этом случае предусмотрен штраф по ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности. Он может быть наложен либо на само предприятие от 40 до 50 тыс. руб., либо лично на главного бухгалтера (или директора) от 4 до 5 тыс. рублей.

2.1 Порядок оформления возврата денежных сумм покупателю за товар, оплаченный банковской картой

Оформление возврата денег покупателю за товар, в день покупки

ь согласно кассовой дисциплине при ККМ

Если покупатель по какой-либо причине решил вернуть товар, помимо процедуры отмены оплаты по банковскому терминалу (прописанной в договоре эквайринга) кассир обязан отразить возврат денежных средств покупателя в документах при контрольно-кассовой машине. При возврате товара в день покупки осуществляется отмена операции по оплате с платежной карты (письмо УФНС РФ по г. Москве № 22-12/087134 от 15.09.2008 года). Порядок действий кассира-операциониста при возврате денежных средств покупателю день в день за товар, оплаченный банковской картой, должен быть следующим:

1. Заполнить акт КМ-3 по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам) на сумму возвращаемого чека. Необходимость составления акта КМ-3 определена Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденными Минфином России 30.08.93 № 104. Унифицированные формы по учету денежных расчетов с населением утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». Согласно указаниям по их заполнению в акте по форме КМ-3 перечисляются номера и суммы каждого чека. Акт составляется в одном экземпляре членами комиссии и вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации и хранится в документах за данное число. Акт КМ-3 подписывается ответственными лицами комиссии в составе руководителя, заведующего отделом (секцией), старшего кассира и кассира-операциониста организации. 2. Прикрепить к акту КМ-3 возвращаемый покупателем кассовый чек (Приложение № 9). 3. Приложить чек банковского терминала (слип) (Приложение № 23). Обязательно сделайте ксерокопии данных документов на случай выцветания термобумаги со временем! 4. Внести запись в журнал кассира-операциониста КМ-4 (Приложение № 4). Сумма, указанная в акте возврата, показывается по графе №15 журнала кассира-операциониста (форма КМ-4, утвержденная Постановлением Госкомстата России № 132). На эту сумму уменьшается выручка за товары, оплаченные посредством банковских карт, отраженная по графе №13 («Сдано/ оплачено по документам») журнала кассира-операциониста КМ-4.

Все вышеперечисленные документы будут служить основанием проведенной Вашим кассиром операции отмены оплаты по банковской карте.

ь при помощи банковского терминала

В договоре, выдержки из которого приводятся здесь, даются два названия документов: - слип (документ, полученный ручным способом, - при помощи импринтера); - чек банковского терминала (документ, полученный электронным способом, - при помощи банковского терминала). Порядок оформления документов по отмене операции оплаты в том и в другом случае отличается. Условия отмены операции оплаты товара прописываются в конкретном договоре эквайринга и могут отличаться от тех, которые приводим мы в нашей инструкции. Отмена оплаты товаров или услуг может быть выполнена торговой организацией только в течение двадцати четырех часов после совершения операции оплаты и при условии, что документ, подтверждающий оплату (то есть слип или чек банковского терминала), не был предоставлен магазином к оплате в банк, с которым заключен договор эквайринга. Отмена оплаты проводится только после авторизации ошибочной суммы (то есть после проверки продавцом наличия достаточного количества денег на счете покупателя) и отказа покупателя от товара или услуги после авторизации карты. При этом покупатель должен предоставить пластиковую карту, и в наличии должны быть три оформленных экземпляра слипа или чека банковского терминала. Кассиру необходимо связаться с оператором банка по телефону и сообщить об отмене оплаты в соответствии с порядком, предусмотренным договором с банком. Оператор банка, в свою очередь, должен подтвердить кассиру магазина отмену оплаты, либо озвучить причину отказа. После аннулирования оплаты в процессинговом центре банка кассир магазина: - составляет квитанцию электронного банковского терминала об отмене оплаты в двух экземплярах, которые должны быть подписаны покупателем (если оплата произведена через банковский терминал).

либо аннулирует слип (если операция совершалась через импринтер): его нужно перечеркнуть, над чертой написать слово «отмена», поставить на нем свою подпись и вернуть покупателю его экземпляр. Магазин обязан отменить ошибочно проведенную операцию оплаты. Если отмена операции оплаты невозможна (документ, подтверждающий совершение ошибочной операции оплаты, был представлен магазином к оплате в банк), магазин должен направить в банк-эквайер письмо в установленной договором форме с просьбой об отмене ошибочной операции оплаты. В этом случае возмещение магазином денежных средств, ошибочно списанных со счета владельца банковской карты, производится в порядке, предусмотренном договором эквайринга.

Оформление возврата денежных средств покупателю за товар, в последующие дни

- согласно кассовой дисциплине при ККМ

Поскольку записи в первичные учетные документы (акт КМ-3, журнал КМ-4, формы КМ-6 и КМ-7) заносятся на основании данных Z-отчета за один календарный день (за рабочую смену ККМ), то при возврате денег покупателю в другие дни - заполнять их не надо. Перечисление денег покупателю в последующие дни не имеет никакого отношения к возвратам через контрольно-кассовую машину, так как деньги возвращаются непосредственно с расчетного счета торговой организации на карт-счет покупателя.

Для того чтобы магазину обосновать операцию возврата денежных средств: 1. Покупатель должен написать заявление в произвольной форме (с его паспортными данными) с просьбой вернуть деньги безналичным способом. К нему необходимо прикрепить ксерокопию паспорта покупателя. В заявлении должны быть прописаны реквизиты банка, куда следует вернуть деньги (БИК банка, корреспондентский счет банка, карточный счет получателя денег, фамилия, имя, отчество получателя денежных средств). 2. К заявлению необходимо приложить возвращаемый покупателем кассовый чек. 3. Приложить чек банковского терминала либо слип. Обязательно сделайте ксерокопии данных документов на случай выцветания термобумаги со временем!

- при помощи банковского терминала

По нашему мнению, при возврате денег покупателю в последующие дни никаких документов с помощью банковского терминала оформлять не нужно, так как деньги покупателю возвращаются напрямую с расчетного счета торговой организации обратно на пластиковую карту. Однако некоторые банки, возможно, для того чтобы уберечь себя от финансовых махинаций недобросовестных клиентов, иногда требуют от организаций оформления дополнительных документов возврата на банковском терминале, что прописывается в их договоре эквайринга. Это может быть квитанция банковского терминала (в двух экземплярах) либо слип, если оплата оплаты производилась при помощи импринтера (в трех экземплярах). Все экземпляры квитанции либо слипа должны быть подписаны покупателем, слипы дополнительно нужно перечеркнуть и написать «возврат». Затем передать документы возврата в банк.

Часть 3. Организационно-правовая и экономическая характеристика магазина «Альбатрос»

3.1 Организационно-правовая форма и структура управления организации

Сеть магазинов «Альбатрос» является собственностью индивидуального предпринимателя Аглиуллина Рустама Габдулхамитовича.

В состав предприятия входят 13 подразделений, расположенных следующим адресам:

1. пр. Ленина 194, рынок «Казачий»

2. ул. Труда 20, рынок «Паллада»

3. ул. Советская 207

4. ул. Советская 198, рынок «Сельсовет»

5. пр. Карла Маркса153, торговый центр «Гостиный двор»

6. пр. Карла Маркса 149

7. пр. Карла Маркса 146, торговый центр «Пеликан»

8. пр. Карла Маркса 134

9. ул.Грязнова 1

10. пр. Карла Маркса 67

11. ул. Ленинградская 31

12. пр. Ленина 46

13. ул. Герцена 6, торговый центр «Джаз мол»

Управляет и осуществляет все функции управления предприятием директор Аглиуллин Рустам Габдулхамитович, его заместителем выступает управляющий сетью. Директор имеет в своем подчинении бухгалтерию (главный бухгалтер и 2 бухгалтера), отдел маркетинга, состоящий их трех менеджеров. В каждом подразделении по решению директора назначается администратор, лицо ответственное за функционирование подразделения и результаты его работы. Администраторы отчитываются о своей работе непосредственно директору сети, управляющему и предоставляют отчеты менеджерам по направлениям. В подчинении у администраторов находятся операторы, совмещающие должности старших кассиров, товароведов и операторов в силу маленького объема обязанностей. Таким образом, в сети магазинов «Альбатрос» используется линейная структура управления.

Схема 1. Структура управления сети мгазинов «Альбатрос»

Все подразделения имеют одинаковую структуру управления, работают в одном программном продукте «ДАЛИОН: управление магазином».

3.2 Общая характеристика учета наличных денежных средств в кассе и у подотчетных лиц

Бухгалтерский учет в сети магазинов ведется главным бухгалтером и бухгалтерией.

Бухгалтерский учет денежных средств на местах (в подразделениях) осуществляют операторы. Бухгалтерский учет денежных средств имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, в эффективном использовании финансовых ресурсов. Для его совершенствования разработаны следующие направления:

- составление прогноза денежных поступлений (каждый месяц выдвигаются планы продаж как общие, так и на определенные группы товаров);

- составление отчета денежных средств согласно Стандартам бухгалтерского учета (отчетность за каждый день составляется ежедневно в день прихода и расходования денежных средств и проверяется бухгалтерией раз в неделю);

- автоматизация учета денежных средств (учет денежных средств ведется в программе «ДАЛИОН: управление магазином», это минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором).

Родостовец В.К.., профессор экономических наук, в своей статье пишет: «Необходимо формировать стратегию бизнеса, но самая лучшая стратегия ничего не значит, если у предприятия нет денег, тогда, когда она необходимы. Чтобы так не случилось, необходимо составлять прогноз отдельных доходов и расходов, контролировать его выполнение. Необходимо предвидеть некоторые проблемы до того, как они возникнут и подумать как избежать их. Поэтому предприятие обязательно должно подготовить прогноз потока денежных средств. Для его составления необходимо располагать данными о:

наличности актива;

наличности обязательств;

планируемом объеме реализации продукции, товаров и услуг в течение предстоящего года.

Возникает проблема - определить, какая сумма денежной наличности является достаточной, а какая излишней. Составление бюджетов денежной наличности позволяет предприятию определить, когда будет получен убыток денежной наличности, на какой промежуток времени, когда предприятие будет испытывать дефицит наличных средств. Важную роль играет конечный баланс, представляющий собой поток денежных средств, который возможно израсходовать на оплату долговых обязательств. Прогноз потока денежных средств - это отчет, в котором отражаются все поступления и расходования денежных средств в процессе ожидаемых сделок за определенный период. Прогноз позволяет предвидеть нехватку или излишек средств ещё до их возникновения и дает возможность за определенное время скорректировать предпринимательские действия, то есть сократить какие-то расходы, увеличить доход за счет увеличения цен или повышения производительности труда и т.п.

Если руководители, менеджеры, главные бухгалтера предприятий поймут, что планирование потока денежных средств очень нужно и будут этим заниматься, то они смогут оценить избранную ими финансовую стратегию».

Для хранения, приема, выдачи наличных денежных средств в каждом магазине оборудовано помещение.

В связи с тем, что магазины имеют небольшую площадь, руководство магазине не может выделить под кассу отдельного помещения. Денежные средства хранятся в несгораемом сейфе, в общем кабинете с администратором. В данное помещение имеют доступ практически все сотрудники магазина и представители компаний, составляющие заказы на поставку товара. Магазин оснащен сигнализацией, тревожные кнопки хранятся на кассе у кассира и в операторской у оператора. Окно в помещении, где хранятся денежные средства, закрыто решеткой, дверь деревянная, не имеет замка.

Сейф перед закрытием магазина опломбируется. В начале смены оператор проверяет сохранность пломбы на сейфе. В случае повреждений, снятия печатей и других поломок кассир немедленно сообщает об этом руководителю предприятия, который ставит в известность УВД. После получения разрешения УВД руководитель предприятия и оператор могут открыть сейф и провести проверку денежных и других средств, хранящихся в нем. Проверка оформляется актом, который составляется в 4 экземплярах.

Оператор (старший кассир) и кассир - материально-ответственные лица. Перед допуском к работе они были ознакомлены с порядком ведения кассовых операций, с ними был заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Выдача в начале рабочего дня разменной монеты фиксируется в «Книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств» с подписью кассира, получившего размен.

В соответствии с порядком ведения кассовых операций в течение рабочего дня оператор проводит минимум 2 внезапные проверки кассы, составленные в соответствии с требованиями, по форме, утвержденной Госкомстатом России от 25.12.98 № 132 «Акт о проверке наличных денежных средств кассы». Во время проверки наличные денежные средства полистно пересчитываются оператором в присутствии администратора магазина и кассира, на чьей кассе происходит проверка. В акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с данными учета, снимается Х-отчет, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. По результатам проверки в случае разногласия фактической и учетной суммы кассир предоставляет письменное объяснение. Акт составляется в 2-х экземплярах: один отправляется в бухгалтерию, другой остается в документации магазина. Выявленная разница фиксируется в акте, разница возмещается в кассу виновным лицом моментально, либо недостачу относят на ответственного кассира (Д - 73-2, К - 50) и удерживают с него (Д - 50, 70, К - 73-2; Д - 94, К - 50; Д - 73-2, К - 94; Д - 50,70, К - 73-2). Излишки изымаются и ставятся на приход в кассу магазина. В этом случае оператор создает приходный кассовый ордер и проводит следующую проводку: Д - 50, К - 91. Все проверки кассиров регистрируются в «Книге учета сверок денежных средств в кассе».

При расчете с покупателями кассиры руководствуются «Типовыми правилами эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденными заместителем министра финансов Российской Федерации Черноморд П. В. 30 августа 1993г., №104 и Законом Российской Фердерации «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» от 18 июня 1993г., № 5215-1.

При приемке наличных денег кассир руководствуется документом “Признаки и правила определения платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка России” Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот.

В сети используются фискальный регистратор «ФЕЛИКС-02К», входящий в Госреестр ККМ, с установленным ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная). В каждом магазине установлено 2 кассы. К каждой кассе ведется «Журнал кассира-операциониста», пронумерованный, прошнурованный и скрепленный подписями налогового инспектора, директора, главного бухгалтера. Все записи в книге ведутся в хронологическом порядке, чернилами, без помарок. Допущенные ошибки исправляются в присутствии администратора, оператора и заверяются подписью главного бухгалтера. В случае обновления или замены ККМ заводится новый Журнал к каждой ККМ. На каждом ККМ имеется заводской номер, который указывается во всех документах, связанных с этой машиной. Документа на ККМ хранятся у оператора. Все действия, произведенные с ККМ в обязательном порядке регистрируются в следующих регистрах, в зависимости от произведенных работ:

1. Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины

2. Акт о снятии показаний контрольных и денежных счетчиков при сдаче (отправке) кассовой машины в ремонт и при возвращении её обратно в торговое предприятие

Все работы с ККМ на предприятии производятся в присутствии материально ответственных лиц.

В начале рабочего дня, после получения размена оператор в присутствии кассира снимает с каждой кассы Х-отчет, сверяет показания с показаниями, зафиксированными в «Книге кассира-операциониста» за предыдущий день. Данные с Х-отчета заносятся в книгу за текущий день на начало работы и заверяется подписями ответственных лиц.

В связи с участившимися махинациями, выявленными в сети магазинов «Альбатрос», права кассиров-операционистов при работе с кассой ограничены. Они не имеют доступа к работе с настройками ККМ, возвратам, отменой и онуляцией чеков. Все нулевые чеки, напечатанные за смену, прикладываются к кассовому отчету в конце рабочего дня.

При расчете с покупателями кассиры строго соблюдают алгоритм:

1. Осуществляют операции ввода сумм в соответствии с ценниками, на которых точно указана цена на товар

2. Оглашают покупателю сумму покупки

3. Получают от покупателя деньги за товар

4. Четко называют сумму полученных денег и складывают из отдельно на виду у покупателя

5. Печатают чек с использованием ККМ

6. Называют сумму сдачи и выдают её покупателю полной суммой с чеком.

Кассир не имеет права не выдавать покупателю чек.

В случае ошибки кассира-операциониста и разногласии с покупателем с кассы снимается Х-отчет без гашения и проверяется сумма наличных денежных средств в кассе в присутствии покупателя и оператора, либо администратора. Кассир не имеет права снимать кассу без администратора, оператора. В случае отказа покупателя от покупки, либо ошибки кассира (ошибочно выбитый товар) оформляется «Акт о возврате денежных сумм покупателям».

Все суммы, выплаченные по возвращенным покупателями чекам и напечатанные за день нулевые чеки регистрируются в «Книге кассира-операциониста».

В случае неисправности кассы кассир вызывает оператора, при невозможности самостоятельной наладки кассы вызывается технический специалист (системный администратор). Все работы выполненные системным администратором регистрируются в «Журнал вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ».

Кассир так же не имеет права хранить личные денежные средства на рабочем месте (все личные денежные средства пересчитываются в начале и в конце рабочего дня в присутствии оператора и фиксируются в «Журнал учета личных денежных средств». Кассиру запрещается покидать рабочее место без разрешения оператора, оставлять кассу включенной, выносить деньги из кассы, допускать посторонних людей к своему рабочему месту, пропускать товар мимо кассы, без чека.

Расчет с покупателями посредством безналичного расчета производится только по картам банков, с которым сеть магазинов «Альбатрос» заключила соответствующее соглашение. В сети магазинов «Альбатрос» к оплате принимаются пластиковые карты Maestro, MasterCard, VISA. Установленный на кассе терминал воспринимает карточки как с магнитной полосой, так и со встроенной микросхемой. При проведении безналичных расчетов с покупателями кассир руководствуется инструкцией «Положение о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 12 апреля 2001г. В ней сформулированы основные принципы организации безналичных расчетов.

Запись по безналичной оплате в журнале кассира-операциониста делается только датой попадания этой суммы в Z-отчет, то есть датой «гашения» этого же самого Z-отчета. При этом заполняются все необходимые предусмотренные графы. Особенностью ведения журнала кассира-операциониста КМ-4 при использовании платежных карт является заполнение также граф №12 и №13 «Оплачено по документам». В графе №12 отражается количество платежных карт, по которым произведена оплата. В графе №13 указывается сумма, полученная по расчетам посредством платежных карт в соответствии с п.5.3 Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденных Приказом Минфина России от 30.08.1993 N 104.

Суммы наличных денег, сданных кассиром-операционистом в конце дня, не будут совпадать с показаниями суммирующего счетчика ККМ. Они будут расходиться на сумму выручки от продажи товаров с использованием пластиковых карт, ведь при использовании такого вида расчетов торговая организация не получает наличные деньги. Именно поэтому привлечение организации к административной ответственности за неоприходование в кассу предприятия денег, полученных с применением контрольно-кассовой техники (ст. 15.1 Кодекса об Административных правонарушениях РФ), не правомерно. Такой вывод содержится в письме УФНС РФ по г. Москве № 09-24/038509 от 11 мая 2006 года, а также в письме УМНС РФ по г. Москве от 25.10.2002 N 29-12/51251 «О расчетах пластиковыми картами».

Выплата зарплаты, пособий по временной нетрудоспособности и премий осуществляется оператором по платежной ведомости, на титульном листе которой ставится разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи денег и общей суммы прописью.

При выдаче денег по доверенности в расходном кассовом ордере дополнительно указывается Ф.И.О. лица, которому доверено получение денег, если выдача денег производится по платежной ведомости, на ней делают надпись «По доверенности». Последнюю прикрепляют к расходному кассовому ордеру или ведомости.

По истечении 3-х дней после получения денег в банке для выплаты заработной платы оператор в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших причитающейся суммы по оплате труда ставит штампы или делает отметку от руки «Депонировано», невыданная сумма вносится в реестр невыданной заработной платы; в ведомости делается надпись о фактически выплаченной сумме и сумме, подлежащей депонированию. В конце платежной ведомости делается надпись «Деньги по ведомости выдавал (подпись)».

Подчистки, помарки и исправления, даже оговоренных, в кассовых ордерах не допускаются.

Выписанные кассовые ордера или заменяющие их документы регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф.№ КО-3) (Приложение № 14), который открывается отдельно на приходные и расходные кассовые документы. В нем указывают: дату и номер приходного и расходного ордера, целевое назначение поступивших или израсходованных денег.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их оформления. Оператор проверяет: наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера; правильность их оформления; наличие указанных в ордерах приложений. После совершение операций ордера подписывает оператор, а приложенные к ним документы погашаются от руки «Получено» или «Выплачено» с указанием числа, месяца и года.

Учет кассовых операций кассир ведет в кассовой книге (ф.№ КО-4), которая пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью; количество листов в ней заверено подписями директора Аглиуллина Р. Г. и главного бухгалтера Беликовой Л. Д..

В кассовой книге указывают номер документа, от кого получены и кому выданы деньги, корреспондирующий счет, сумму (приход, расход). В конце рабочего дня, в обязательном порядке сводится касса дежурным оператором: подсчитывает итоги и выводят остаток на конец дня. Подчистки и неоговоренные исправления в книге не допускаются. Контроль за ведением кассовой книги и кассовых операций возложен на главного бухгалтера.

Поступление и выдача ценных бумаг производится по ПКО и РКО, после чего кассир составляет отчет по их движению.

К денежным документам НЕ относятся:

ь документы на нематериальные активы (их учитывают на счете 04)

ь ценные бумаги (учитываются на счете 58)

ь бланки строгой отчетности (учитываются на счете 006)

ь выкупленные у акционеров акции (счет 81)

Денежные документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Приобретение денежных документов может осуществляться за наличный и безналичный расчет.

Синтетический учет этих ценностей ведется на субсчете «Денежные документы» к счету «Касса». Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. По дебету этого счета отражается стоимость приобретенных документов в корреспонденции со счетами денежных средств и расчетов, по кредиту - выдача документов.

Оприходованные в кассе денежные документы (путем оформления приходного кассового ордера) выдаются подотчетным лицам для использования или реализуются сотрудникам организации по льготным ценам (выбытие оформляется расходным кассовым ордером).

В кассовой книге движение денежных документов отражается обособленно. Ежемесячно кассир сдает отчет о движении денежных документов.

Дебет	Кредит	Содержание
60	51	Приобретены карты экспресс - оплаты
50-3	60	Карты экспресс - оплаты приняты к учету
60	50-3	Активация карт экспресс - оплаты
26	60	Учтена стоимость услуг связи в расходах

Пример (учет карт экспресс - оплаты):

Пример (Организация приобрела путевку за 10 000 руб. и реализовала ее сотруднику по льготной цене (3000 рублей): Документы строгой отчетности (бланки строгой отчетности, квитанции путевых листов и пр.) учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». При выдаче бланков строгой отчетности под отчет материально ответственным лицам делаются записи по дебету этого счета, а при получении отчета материально ответственного лица - по кредиту этого счета. Аналитический учет по счету 006 «Бланки строгой отчетности» ведется по документам и местам хранения.

3.3 Оформление документов по учету денежных средств в магазине «Альбатрос»

Практическая часть курсовой работы заключается в следующем: на примере одного подразделения сети магазинов «Альбатрос» рассмотрим один рабочий день.

Основной вид деятельности - розничная торговля бытовой химией, косметикой, парфюмерией и средствами гигиены.

Часы работы с 11-00 до 20-00 без выходных, без перерывов. Рабочим планом счетов предусмотрено использование следующих субсчетов:

57 «Переводы в пути» субсчет 57-1 «Наличная выручка»

57 «Переводы в пути» субсчет 57-2 «Документы, по расчетам с использованием платежных карт».

Реализация товара осуществляется в розницу за наличные денежные средства, а также осуществляются расчеты с помощью платежных карт. В соответствии с договором банк, чьи терминалы установлены для расчетов по платежным картам, берет с торговой организации торговую уступку в размере 1,5 % от выручки товаров, оплаченных посредством платежных карт.

Обслуживающим банком разрешено расходование выручки из кассы на заработную плату, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг; выплату за оплаченные ранее за наличный расчет и возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги;

1 декабря 2009 г. показания ЭКЛЗ были:

- на начало смены - 14 578 987;

- на конец смены - 14 773 287 (после снятия Z-отчета);

Остаток наличных средств в кассе (по кассовой книге - лист 82, остаток на начало дня и реально в кассовом отделении сейфа фирмы) составил 17 460 руб. Лимит кассового остатка установлен банком на анализируемый финансовый год - 54 132 рубля.

1. Дневная выручка фирмы составила 194 300 руб, из них:

- оплачены с помощью платежных карт - 19 000 руб.

2. В этот день в кассу вернуло деньги подотчетное лицо в сумме - 2 100 руб.

3. Выдана заработная плата сотрудникам за ноябрь 2009г в сумме - 74 320 руб.

4. В этот же день до снятия Z-отчета покупатель вернул товар на сумму 1410 руб., купленный в этот же день, и из-за брака - на сумму 580 руб, купленный 24 ноября 2009г без кассового чека (в наличии только товарный чек).

5. Оставшуюся после возврата сумму кассир подготовил и сдал инкассаторам.

6. Главный бухгалтер фирмы в этот же день произвел расчет лимита остатка наличных денежных средств в кассе на 2010 год.

Операции по поступлению наличных в кассу

Ежедневно в своем журнале кассир - операционист фиксирует выручку на начало и конец смены, а также суммы, оплаченные по платежным картам, оформленные в кредит или возвращенные покупателям. Подотчетное лицо отчиталось на сумму авансового отчета, неизрасходованная часть денежных средств была возвращена в бухгалтерию. На сумму, возвращенную от подотчетного лица, оформляется приходный кассовый ордер №110, регистрируется в журнале регистрации, проводка:

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
71	50	3 100	выданы денежные средства под авансовый отчет на покупку канцелярских товаров
44	71	1 000	представлен авансовый отчет
50	71	2 100	Неизрасходованные денежные средства возвращены подотчетным лицом в кассу

На суммы, оплаченные по платежным картам оформлять ПКО не нужно. В бухгалтерском учете организации данная хозяйственная операция отражена следующим образом:

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
62	90-1	19 000	отражена реализация товаров с использованием платежных карт
57-2	62	19 000	отражен факт покупки с использованием платежных карт
2 декабря
51	57-2	18 715	зачислены на расчетный счет денежные средства, оплаченные платежными картами за минусом торговой уступки (19 000 х 1,5%)
76	57-2	285	начислена торговая уступка банку
91-2	76	285	сумма торговой уступки отражена в составе операционных расходов

По результатам проведенных в течении дня наличных и безналичных поступлений денежных средств кассир заполняет «Журнал кассира-операциониста». В конце дня на сумму наличной выручки оформляется ПКО и делается проводка:

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
50	90-1	122 500	Розничная выручка

При закрытии каждой смены снимаются показания фискальной памяти (распечатывается Z-отчет). На его основании заполняется справка - отчет кассира-операциониста по форме № КМ - 6 (Приложение № 3).

Операции по выбытию наличных из кассы

В этот день наличные из кассы расходовались на различные цели, что было оформлено соответствующими документами и расходными кассовыми ордерами.

Рассмотрим эти операции и первичные документы по ним.

Чтобы выдать покупателю деньги из кассы, кассиру нужен возвращенный чек с подписью директора, его заместителя или заведующего магазином. п. 4.2 Типовых правил эксплуатации ККМ (утверждено письмом Минфина №104 от 30.08.1993 В конце рабочего дня приказом директора организации была назначена комиссия из оператора и кассира-операциониста. Комиссия составила акт по форме № КМ-3 ( Приложение № 9) и вместе с погашенным кассовым чеком на сумму 1410 руб., наклеенным на лист бумаги, передала в бухгалтерию.

Сумму дневной выручки кассир уменьшил на 1410 руб. - она стала равна 180 200 руб. (194 300 руб. - 1410 руб.). А эти 1410 руб. кассир отразил 05 декабря в графе 15 журнала кассира-операциониста (Приложение № 4).

Так как второй покупатель из-за брака возвращал товар не в день продажи и без кассового чека, то деньги ему следовало выдать только из главной кассы. письмо УФНС России по г. Москве от 02.11.2005 №22-12/80195 Покупатель написал заявление, предъявил паспорт и по расходному кассовому ордеру №122 получил деньги. На сумму возврата необходимо сторнировать проводку:

Дебет	Кредит	Содержание
50	90-1	розничная выручка
90-1	50	сторнирована проводка на сумму возврата

Выдача заработной платы сотрудникам производится по платежной ведомости (Приложение № 17). 1 декабря деньги получили все сотрудники, поэтому кассир полностью заполнил ведомость, оформил РКО на выдачу и сдал документы в бухгалтерию.

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
50	90-1	122 500	розничная выручка
70	50	74 320	Выдана заработная плата сотрудникам

Расходным кассовым ордером №123 (см. Приложение №12) оформлен расход наличных из кассы на выдачу заработной платы за ноябрь. В расходном кассовом ордере указываются сумма заработной платы, выданная работникам, и номер платежной ведомости. Расходный кассовый ордер №123 хранится с копией листа кассовой книги, гасится надписью «Оплачено» (Штамп в магазине отсутствует). В кассовой книге сделана запись, в журнале регистрации зарегистрирован РКО №123. Наличные выданы по платежной ведомости.

В кассе организации должна храниться только сумма, не превышающая лимит, который для данной организации установлен в размере 54 100 руб 00 коп. У организации оформлен договор инкассирования выручки с обслуживающим банком. Ежедневно кассир заполняет препроводительную ведомость в 3-ех экземплярах (1-й - в сумку, 2-ой - инкассатору, 3-ий остается у кассира с отметкой инкассатора). Проводки, оформляемые в данном случае:

Дебет	Кредит	Сумма	Содержание операции
50	90-1	122 500	розничная выручка
57-1	50	42 380	сдана наличная выручка инкассаторам

На сумму выручки, сданную инкассаторам, оформляется РКО №124, регистрируется в журнале, записывается в кассовую книгу.

Расчет лимита остатка кассы на 2009 г

Для расчета необходимы следующие исходные данные:

- часы работы с 11-00 до 20-00 без выходных (9 часов);

- с 01.09.08 по 30.11.08 (91 день) выручка составила - 7 114 083;

- выплаты наличными деньгами - 644 551 руб, из которых:

§ 429 823 руб. - зарплата сотрудников;

§ 93 000 - возвращено покупателям по претензиям;

§ 121 728 - потрачено на хозяйственные нужды

- сдача денежных средств осуществляется с помощью инкассаторской службы обслуживающего банка ежедневно в 17.00.

Показатели расчета:

- Среднедневная выручка:

7 114 083 руб. : 91 дн. = 78 177 руб.

- Среднечасовая выручка:

78 177 руб. : 9 ч = 8 686 руб.

- Среднедневной расход:

(644 551 руб. - 429 823 руб.) : 91 дн. =2 360 руб.

- Запрашиваемый лимит остатка наличности:

8 686 х 4 ч (3 ч до закрытия магазина + 1 час на формирование сумки)= 34 744 руб.

Заключение

При кажущейся простоте учета денежных расчетов и, в частности, кассовых операций, тем не менее, многие практические работники, даже со значительным стажем работы допускают грубые нарушения действующих правил учета и расчетов наличными деньгами. Это порой оборачивается для предприятия значительными финансовыми потерями в виде штрафных санкций.

Бухгалтерский учет в магазине «Альбатрос» ведется в соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ». Внутрихозяйственный контроль сохранности и использования денежных средств в хозяйстве осуществляет руководитель и главный бухгалтер. Он введется в соответствии с Порядком о ведении кассовых операций в Российской Федерации. Главный бухгалтер подбирает на должность кассира, заключает с ним договор о материальной ответственности. Руководитель предприятия обеспечивает условия сохранности денег в кассе, а также при транспортировке их из банка в банк. Основным приемом осуществления внутрихозяйственного контроля денежных средств является инвентаризация денег в кассе. Ее проводят внезапно один раз в месяц. Результаты инвентаризации наличия денежных средств оформляют актом инвентаризации.

В магазине «Альбатрос» применяется журнально-ордерная форма учета. Данная форма учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов. Это наиболее распространенная форма организации бухгалтерского учета. Но у нее есть свои недостатки. К ним следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Частично на предприятии введена автоматизация: заполнение ПКО, РКО заполняются в программе ДАЛИОН.

В настоящее время сеть активно расширяется и работа в устаревшей программе вызывает все больше трудностей. Предлагаю переход на новую версию ДАЛИОН: управление магазином, которая относительно проста в эксплуатации и позволит полостью автоматизировать рабочее место бухгалтера и оператора. Это обеспечит автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных данных; оперативность данных учета; повышение производительности труда учетных работников; освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставления большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они используют одни и те же носители информации.

В результате анализа состояния учета и внутрихозяйственного контроля сохранности и использования денежных средств магазина «Альбатрос» выявлены следующие недостатки:

· Нарушаются рекомендации по охране и транспортировке денежных средств

из банка в хозяйство.

· Касса не имеет отдельного помещения, помещение где хранится денежная наличность не имеет замка на двери, не пломбируется

· Имеются случаи подписи руководителем и главным бухгалтером

незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при

получении денег в банке.

Большинство операций в хозяйстве осуществляется наличными деньгами, поэтому необходим лучше организованный и действенный контроль за сохранностью, а также поступлением и расходованием денежных средств в хозяйстве.

Список используемой литературы

1. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов/ Ю.А. Бабаев, И.П. Комисарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. Ю.А. Бабаева, проф. И.П. Комисаровой.- 2-е изд., перераб. и доп.- М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2005.-527с.

2. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. 3-е изд. - СПб: Питер, 2002.-304с.: ил.- (Серия «Краткий курс»)

3. От первичных документов к бухгалтерской отчетности/ под ред. В.М. Власовой. - М.: Эксмо, 2006.- 400с.- (Настольная книга главного бухгалтера)

4. «Практическая бухгалтерия» №5, 2006

5. «Идеальный справочник. Учет в торговле», №2, 2008г

6. Письмо ЦБ РФ от 7.10.1998г. № 375-У

7. ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003 №54-ФЗ

8. Постановление Госкомстата России от 25.12.98 №132

9. Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 №14-П

10. Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монет Банка России в кредитных организациях на территории РФ от 24.04.2008 №318-П

11. Сообщенное письмо ЦБ РФ от 4.10.1993г. № 18

12. КоАП от 30.12.2001 № 195-ФЗ

13. Положение о порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их использованием от 09 апреля 1998 г. ¹23-П

14. Письмо ЦБ РФ от 16.03.95 № 14-4/95п.1, п. 15

15. ПБУ 10/99 «Расходы организации»

16. ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» №173-ФЗ от 10.12.2003

17. ПБУ 3/2000 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»

18. Положение о регистрации и применении ККТ, утверждено постановлением Правительства №470 от 23.07.07

19. Постановление Госкомстата России от 18.08.98 №88

20. Постановление ФАС Северо - Запад стр 19 стр22

21. Письмо Минфина от 25.05.2006 №03-01-15/4-114

22. Письмо УФНС России по г. Москве от 12.01.2006 №22-12/1144

23. Письмо Минфина России от 05.01.2004 №16-00-17/2

24. Указания ЦБ РФ от 20.06.2007г №1843 -У

25. Указание ЦБР от 26.12.2006г №1778 -У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России»