Аудит касових операцій та підзвітних сум

2. видавати особі, яка отримує або повертає товар, отримує послугу або відмовляється від неї, розрахунковий документ встановленої форми на повну суму проведеної операції;

3. застосовувати реєстратори розрахункових операцій, що включені до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій, з додержанням установленого порядку їх застосування;

4. забезпечувати цілісність пломб реєстратора розрахункових операцій та незмінність його конструкції та програмного забезпечення;

5. у разі незастосування реєстраторів розрахункових операцій у випадках, визначених цим Законом, проводити розрахунки з використанням книги обліку розрахункових операцій та розрахункової книжки з додержанням встановленого порядку їх ведення;

6. забезпечувати зберігання використаних книг обліку розрахункових операцій та розрахункових книжок протягом трьох років після їх закінчення;

7. подавати до органів державної податкової служби звітність, пов'язану із застосуванням реєстратора розрахункових операцій та розрахункових книжок, не пізніше 15 числа наступного за звітним місяця;

8. реалізовувати товари (надавати послуги) за умови наявності цінника на товар (меню, прейскуранта, тарифу на послугу, що надається) у грошовій одиниці України;

9. щоденно друкувати на реєстраторах розрахункових операцій (за винятком автоматів для продажу товарів (послуг)) фіскальні звітні чеки та забезпечувати їх зберігання в книгах обліку розрахункових операцій;

10. друкувати на реєстраторах розрахункових операцій (за винятком автоматів для продажу товарів (послуг)) контрольні стрічки і забезпечувати їх зберігання протягом трьох років;

11. проводити розрахункові операції через реєстратори роз-

12. рахункових операцій з використанням режиму попереднього програмування найменування, цін товарів (послуг) та обліку їх кількості;

13. вести у встановленому порядку облік товарів за місцем їх реалізації та зберігання, реалізовувати тільки обліковані товари;

14. забезпечувати відповідність сум готівки на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті реєстратора розрахункових операцій, а в разі використання розрахункової книжки - загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими на початку робочого дня;

15. вводити в експлуатацію, проводити технічне обслуговування, ремонтувати реєстратори розрахункових операцій через центри сервісного обслуговування у встановленому порядку.

На період виходу з ладу реєстратора розрахункових операцій та здійснення його ремонту або у разі тимчасового, але не більше 72 годин, відключення електроенергії, проведення розрахункових операцій може здійснюватися з використанням книги обліку розрахункових операцій або із застосуванням належним чином зареєстрованого резервного РРО.

Перелік окремих форм та умов діяльності у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг, за яких дозволено проводити розрахункові операції без застосування РРО, з використанням розрахункових книжок та книг обліку розрахункових операцій, а також граничний розмір річного обсягу розрахункових операцій з продажу товарів (надання послуг), у разі перевищення якого застосування РРО є обов'язковим, встановлюється КМУ за поданням Міністерства економіки та Державної податкової адміністрації України.

З практики контрольної роботи найбільш відомі такі порушення у веденні касових операцій:

Ш одержання та видача грошових коштів без підпису розпорядників кредиту - керівника, головного (старшого) бухгалтера;

Ш придбання матеріальних цінностей за готівку у приватних осіб або в магазинах, але з порушенням законного порядку (завищення ціни, фіктивні чеки, фіктивні акти, довідки з ринку, інше);

Ш видача грошей не особисто одержувачеві, а іншим особам без доручення, завіреного в установленому порядку;

Ш списання грошових сум на видаток за фальшивими документами або за документами з підробленими підписами, з виправленням підсумків, з дописками і т. ін.;

Ш повне або часткове неоприбуткування одержаної в банку готівки;

Ш витрачання коштів на незаконну видачу допомоги, авансів в рахунок оплати праці, коли сума перевищує фактично відпрацьований час або виконану роботу, оплату винагород, передплату газет і журналів для особистого користування керівного складу, тематика яких не відповідає виробничій потребі;

Ш незаконне використання виручки на потреби господарства, особливо у разі заборгованості платежів за податковими зобов'язаннями, виплатами заробітної плати, належних платежів у бюджет;

Ш використання коштів, одержаних з банку, не за цільовим призначенням, наприклад грошей, одержаних на оплату праці, на відрядження, господарські та інші потреби;

Ш віднесення сум, виданих із каси, не на ті рахунки бухгалтерського обліку, куди вони мають бути віднесені за характером здійснення операції. Крім того, при цьому можуть бути факти привласнення, розтрати та крадіжки коштів.

Розкрадання коштів щодо особливості методики їх розкриття ділиться на 2 групи:

Ш розкрадання, пов'язані з неоприбуткуванням грошових коштів по касі;

Ш розкрадання грошових коштів, оприбуткованих по касі.

Перевіряючи касові операції, перш за все з'ясовують, чи здійснювалась насправді ця операція і якщо здійснювалась, то чи в тому обсязі, як зазначено в документі. Аудитору при цьому слід особливо ретельно перевірити повноту та своєчасність оприбуткування готівки, що надходить на підприємство із банку.

Він повинен за корінцями чеків та записами у виписках із банку встановити одержані суми і зіставити їх із сумами, вказаними у прибуткових касових ордерах та записах у касовій книзі. У разі виявлення розбіжностей у сумах необхідно зробити уточнення даних за тими чеками, які містяться в банку. У разі виявлення розриву між датами фактичного оприбуткування по касі отриманих грошей та датою оплати чека, згідно з випискою банку, аудитор повинен з'ясувати причини та встановити, чи не були тимчасово вилучені кошти із господарського обігу в особистих корисливих цілях окремими посадовими особами підприємства.

Перевірка повноти та своєчасності оприбуткування готівки по касі в інших випадках проводиться:

Ш зіставленням сум і дат на оприбуткування виручки в прибуткових касових ордерах із датами і сумами, вказаними на документах на реалізацію продукції готівкрю та денними звітами РРО;

Ш зіставленням сум і дат у прибуткових касових ордерах із первинними документами про надані послуги чи відпущені матеріальні цінності стороннім організаціям під час проведення вибіркових зустрічних перевірок на об'єктах, яким надавались такі послуги, тощо.

У практиці перевірки відомі випадки розкрадання грошових коштів, здійснені засобом неоприбуткування по касі сум, одержаних від працівників підприємства, установи та інших осіб за відпущені їм матеріальні цінності, продукцію, надані послуги. Ознаками такого розкрадання можуть бути факти:

Ш неоприбуткування грошей по касі;

Ш невідповідність даних про кількість відпущеної продукції і матеріальних цінностей, зазначених у звітах матеріально-відповідальних осіб, з даними касових звітів про надходження грошей.

Можливості касира в неоприбуткуванні надходжень до каси і в привласненні оприбуткованих грошей значно розширюються, якщо в цьому беруть участь облікові працівники, які здійснюють облік касових операцій.

Останні можуть не зареєструвати прибутковий касовий ордер, не відобразити надходження за ним грошей у регістрах бухгалтерського обліку.

Привласнення коштів, які надходять у касу господарства (реалізація товарів, продукції, плата за утримання дітей в дитячих яслах і садках, за послуги автомобільного та гужового транспорту, за експлуатацію житлового фонду і компослуг, пов'язаних з ним і т. ін.), приховується різними шляхами:

o у прибуткових касових ордерах здійснюються підробки, які виражаються в зменшенні фактично одержаної суми.

Одночасно з цим у касовій книзі та в кредиті рахунку 70 "Доходи від реалізації" відображається менша сума грошей, ніж надійшла справді;

знищуються примірники документів, які стверджують надходження коштів (накладні, відомості, дорожні листи тощо).

Це пов'язано з:

1) використанням незареєстрованих видаткових документів;

2) відсутністю належного наступного контролю за раніше виданими і зареєстрованими видатковими документами, зокрема:

а) у квитанції до прибуткового касового ордера, яку видають платнику, зазначають справжню суму, а в прибутковому ордері - меншу, або прибутковий касовий ордер не реєструють і знищують. У цьому разі доцільно у особи, яка вносила гроші (якщо це можливо), взяти пояснення та корінець прибуткового касового ордера (якщо він зберігся);

б) гроші, які надходять від платника, касир одержує і не видає останньому квитанцію до прибуткового касового ордера, повністю привласнюючи одержану суму (посилання касира в цьому випадку різні щодо невидачі квитанцій:

Ш касир посилається на зайнятість;

Ш проявляє грубість і безтактовність;

Ш проявляє надмірну увагу, відволікаючи здавача грошей від основного завдання;

Ш посилається на відсутність бланків чи навмисно псує бланк корінця і начебто залишає його оформлення на потім);

в) у підсобних господарствах, тимчасових торгівельних палатах на період розпродажу продукції, коморах агрофірм гроші за реалізовану продукцію, овочі, фрукти покупці платять безпосередньо комірникам, бригадирам, реалізаторам, а останні не здають їх у касу чи частково здають, а продукція, яка була реалізована, якщо вона документально проведена, списується з будь-яких причин: псування, розливання (молоко, олія);

г) під час масових робіт (розвантаження великої кількості вагонів, сільгоспробіт, благоустрою, реалізації плодів безпосередньо з саду) гроші приймаються за відомостями, які потім або переписуються або взагалі знищуються.

При цьому доцільно під час інвентаризації каси перевірити в робочому столі наявність різного роду записів. Зареєстровані випадки існування не проведених прибуткових ордерів, корінців чеків, відомостей, які були переписані зі зменшенням суми і не знищені, інших записів. Ці записи в ході інвентаризації вилучаються і потім, після їх аналізу, використовуються в роботі під час перевірки.

Особлива увага під час перевірок має приділятися цільовому використанню готівки, яку підприємство (підприємець) одержує в установі банку. Цільове призначення цих коштів зазначається конкретним підприємством (підприємцем) під час заповнення грошового чека встановленої форми і не повинно суперечити чинному законодавству України.

Перевіряючи цільове використання готівки, одержаної підприємством в установі банку, використовують банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові касові ордери, журнали-ордери 1 за кредитом субрахунку ЗО1 "Каса в національній валюті", книги обліку придбання товарів (робіт, послуг), а також документи, які підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначенням.

Крім того, можуть також використовуватися товарні та касові чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи, інші розрахункові документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо.

Під час перевірки підприємства зіставляються відповідні записи в касовій книзі та прибуткових касових ордерах з банківськими виписками про цільове призначення одержаних у банку коштів, що визначається за символами касових оборотів, які вказуються в банківських виписках (згідно із змістом символів звіту про касові обороти банків України, що викладені в главі 6 Інструкції). У разі виникнення розбіжностей з'ясовуються їх припини.

Суми та напрями використання готівки, одержаної в касі банку, порівнюються з аналогічними показниками їх фактичного витрачання із залученням відповідних виправдувальних документів. За результатами перевірки встановлюються конкретні факти нецільового використання готівки, з'ясовуються їх причини. Якщо лише частина одержаної в банку готівки була використана за цільовим призначенням, а інша не здана до каси підприємства, то сума витраченої на інші цілі готівки кваліфікується як нецільове використання коштів. Вважаються порушенням також випадки фактичного використання підприємством (підприємцем) одержаної в банку готівки за цільовим призначенням, але без надання підтверджувальних документів.

Ефективним способом перевірки видаткових касових операцій є взаємне зіставлення здійснених касових операцій з іншими пов'язаними операціями як у середині підприємства, що перевіряється, так і за даними підприємств та організацій, з якими пов'язані витрати готівки. Для цього зіставляють видаткові касові документи:

Ш на виплату заробітної плати, премій та допомог із документами на їх нарахування;

Ш на оплату товарно-матеріальних цінностей з прибутковими документами складів про надходження цих матеріалів;

Ш на оплату вартості різних робіт та послуг з актами приймання та іншими документами, які засвідчують фактичне виконання цих робіт та послуг;

Ш на здавання готівки у банк із квитанціями та виписками банку.

Нині підприємства та організації дедалі частіше здійснюють придбання матеріальних цінностей на ринку. Тому аудитору необхідно уважно вивчити документи, які засвідчують факт закупки товарів у приватних осіб, точність їх заповнення, відповідність цін довідкам ринкового комітету, факти сплати відповідних податків та надання повідомлень до податкових органів.

До порушень щодо правильності оформлення касових документів слід віднести:

Ш відсутність доручення чи наявність неправильно оформленого Доручення під час виплати грошей третім особам;

Ш невідповідність суми касового видаткового документу сумі, що дозволена розпорядником кредиту;

Ш відсутність практики погашення касових документів на підприємстві;

Ш наявність при ордері недоброякісних документів як за формою, так і за суттю відображених у них операцій (фальсифіковані, безгрошові, вилучені з архіву).

Під час здійснення контролю за дотриманням ведення операцій з готівкою особлива увага має приділятися операціям щодо одержання підприємством (підприємцем) значних сум (які перевищують еквівалент 10000 євро за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком) зі своїх банківських рахунків та їх цільовому використанню.

Під час перевірки систематизуються згідно з банківськими документами всі випадки одержання підприємством (підприємцем) значних сум готівкових коштів, а за потреби використовуються також відповідні дані установ банків, у яких відкрито його поточні рахунки.

У сучасних умовах значно розширюються права банківської системи у перевірці касових операцій, що зафіксовано у постанові НБУ "Про посилення контролю за операціями з готівкою". Регіональні управління НБУ з метою виявлення фактів видачі значних сум готівки суб'єктам господарювання мають систематично аналізувати касові обороти комерційних банків регіону. Аналогічно має здійснюватися аналіз видачі готівки і комерційними банками.

Особливого контролю потребують:

Ш банківські операції клієнтів з готівкою за наявності обставин, які свідчать про відсутність зв'язку цих операцій з характером діяльності клієнта;

Ш систематичне чи повне знімання клієнтом значних сум готівки в день та її надходження на його банківський рахунок;

Ш внесення на рахунок готівки з подальшим ЇЇ переказом іншій особі;

Ш переміщення та вилучення грошових коштів клієнтом, який, як правило, здійснював розрахунки платіжними дорученнями, чеками, іншими формами безготівкових розрахунків;

Ш вилучення з рахунку готівки в сумі, яка значно перевищує середньодобовий обсяг вилучення готівкових коштів юридичною особою за останні три місяці;

Ш перерахування грошових коштів на рахунок, за яким операції не провадилися чи були незначними, з дорученням про видачу цих коштів готівкою;

Ш відкриття рахунку з розміщенням на ньому значних сум готівки.

Якщо виникає сумнів щодо правомірності здійснення таких операцій, комерційний банк може зобов'язати клієнта надати документи з обґрунтуванням цільового використання отриманої готівки чи провести перевірку дотримання касової дисципліни безпосередньо на підприємстві.

Аналізується також видача готівки сумами, які становлять менше ніж 10000 євро, але які підприємство (підприємець), що перевіряється, одержувало зі свого рахунку регулярно протягом короткого періоду (тижня, декади, місяця).

Особливу увагу під час перевірки готівкових операцій слід приділити правильності видачі із каси грошей підзвітним особам.

Аудит підзвітних сум, як і вся перевірка касових операцій, здійснюється, як правило, суцільним методом. При цьому використовуються такі документи:

Ш накази, які встановлюють коло осіб, що мають право на одержання підзвітних сум;

Ш авансові звіти з усіма доданими документами;

Ш журнал-ордер № 7;

Ш касові звіти, виписки банку за поточним рахунком та інші документи.

Підзвітні суми повинні видаватися лише штатним працівникам підприємства на поточні та господарські потреби і лише в тому разі, коли неможливо оплатити ці витрати безготівково чи з каси. Особи, які мають право на отримання підзвітних сум, визначаються наказом по підприємству.

Готівка під звіт видається на конкретні потреби на підставі розпорядження керівника підприємства та спеціального розрахунку, що додається до заявки працівника. Видані під звіт гроші можуть витрачатися тільки на заплановані цілі. Передача підзвітних сум від однієї особи до іншої забороняється.

ВИСНОВОК

Аудит - особлива самостійна форма контролю. На сьогоднішній день цей вид послуг являється найбільш правдивою і достовірною перевіркою фінансово- господарської діяльності суб?єктів господарювання. Думки і висновки аудиторів своєчасно здатні попередити підприємства про неправильність ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності, а отже і застерегти від небажаних наслідків, штрафних санкцій та витрачання грошових коштів, які завжди конче потрібні і яких ніколи не вистачає. Тому велику увагу слід приділяти саме збереженню цих високоліквідних активів.

Аудит операцій з грошовими коштами досить трудомістка процедура, яка потребує від аудиторів значної уваги, знання нормативно-правової бази, яка регулює здійснення грошових операцій, а також впевненості в мінімізації ризику як зі сторони клієнта так і зі сторони аудитора. Взагалі методика проведення аудиту каси і підзвітних сум мало в чому відрізняється від аудиту інших ділянок діяльності підприємства. Тобто перш завсе визначається мета і завдання перевірки, вивчається нормативно-правова база, яка стосується регулювання фінансових взаємовідносин.

Велика увага приділяється вивченню і оцінці системи внутрішнього контролю так як від неї багато в чому залежить довіра аудитора до перевіряємого підприємства і можливість покладатися на свідчення персоналу.

Отримавши інформацію аудитор виконує основну частину перевірки: планує подальшу роботу і складає программу аудиторської перевірки.

Основні положення програми являються переліком процедур в ході яких аудитор перевіряє правильність, повноту відображення руху грошових коштів в касі.

Одержані дані аудитор фіксує в робочих документах, а свої думки викладає на завершальному етапі в аудиторському висновку. Цей висновок являється доказом того відповідає чи ні відображення руху грошових коштів чинному Положенню про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, обліковій політиці підприємства, іншим нормативно-правовим актам.

Таким чином з'ясовується різного роду порушення, крадіжки, навмисні зловживання, які в кінцевому привели б до відтоку грошових коштів, а в крайньому випадку - банкротству підприємства. Це ще раз підтверджує необхідність та важливість зовнішнього контролю - аудиту для забезпечення успішної фінансово-господарської діяльності.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ:

1. Аудит і ревізія підприємницької діяльності. Навчальний посібник/ Ф.Ф. Бутинець, та ін.; За ред. проф. Ф.Ф. Бутинця. -- Житомир: ПП „Рута”, 2001. -- 416 с.

1. Аудит: Практическое пособие/ А. Кузьминский, Н. Кужельный, Е. Петрик, В.Савченко и др.; Под ред. А. Кузьминского. -- К.: «Учётинформ», 1996.-- 283 с.

4. Аудит: Учебник для вузов/ В.И.Подольский, Г.Б.Поляк, А.А.Савин, Л.В.Сотникова; Под ред. проф. В.И. Подольского. -- М.: Аудит, ЮНИТИ, 1999. --432 с.

5. Белуха Н.Т. Аудит: Учебник. -- К.: «Знання», КОО, 2000. -- 769 с.

6. Бутинець Ф.Ф. Аудит: Підручник для студентів спеціальності „Облік і аудит” вищих навчальних закладів. -- 2-ге вид., перероб. і доп. -- Житомир:ПП „Рута”, 2002. -672с.

7. Данилевский Ю.А., Шапигузов С.М., Ремизов Н.А., Старовойтова Е.В. Аудит: Учебное пособие. -- 2-е изд., перераб. и доп. -- М.: ИД ФБК -- ПРЕСС,2002.-544с.

8. Завгородний В.П. Бухгалтерский учёт в Украине (с использованием Национальных стандартов): Учебное пособие для студентов вузов. -- 5-е изд., доп. и перераб. -- К.:А.С.К., 2001. -- 848 с.

9. Закон України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність” № 996-XIV від 16.07.99.

10. Закон України „Про господарські підприємства” № 1577-12 від 19.09.91, з наступними змінами і доповненнями.

11. Закон України „Про підприємства в Україні” від 27.03.91, з наступними змінами і доповненнями.

12. Кодекс професійної етики аудиторівУкраїни. -- Аудиторська палата України, К.,1999 -- 275с.

13. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 5 „Звіт про власний капітал”, затверджене наказом Міністерства фінансів України № 87 від 31.03.99.

14. Положення про ведення касових операцій в національній валюті від 19.02. 2001 р.

15. Пупко Г.М. Аудит и ревизия: Учебное пособие. -- Мн.: Мисанта, 2002. -- 429 с.

16. Суйц В.П., Ахметбеков А.Н., Дубровина Т.А. Аудит: общий, банковский, страховой: Учебник. -- М.: ИНФРА-М, 2000. -- 556 с.

17. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебное пособие. -- М.: ИНФРА-М, 1995.-- 240 с.