Учет расчетов с подотчетными лицами

Валюта выдается организации в наличной форме или на эту сумму банк приобретает дорожные чеки. Для этого нужно заполнить заявку в двух экземплярах и представить ее в банк. Форма заявки состоит их 2 разделов: первый заполняет организация, второй - банк. Использовать эти средства на иные цели, кроме как на оплату командировочных расходов, в том числе для осуществления платежей по внешнеэкономическим сделкам, запрещается.

Наличная валюта выдается организации банком на основании заявки, но не ранее чем за 10 рабочих дней до даты выезда в служебную зарубежную командировку. Валюта в тот же день должна быть оприходована в кассу предприятия. Дорожные чеки выдаются непосредственно командируемому работнику.

В соответствии с Планом счетов денежные средства в иностранной валюте в кассе учитываются, например, на счете 50-2 «Валютная касса в долларах США».

Выдается наличная валюта из кассы в пределах сумм, причитающихся на эти цели. Для учета выданных сумм в иностранной валюте на командировочные расходы открывается отдельный субсчет, например 71-2 «Расчеты в иностранной валюте». В учете:

Дебет 71-2 Кредит 50-2 - на сумму, выданную под отчет (возврат средств - обратная проводка).

Отчеты о служебной загранкомандировке

После возвращения из командировки работник должен представить отчеты:

- о выполнении задания на командировку по форме № Т-10а;

- авансовый отчет по форме № АО-1.

В 10-дневный срок после возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию отчет и рассчитаться с организацией за выданную ему под отчет иностранную валюту. Если предприятие получило иностранную валюту на командировочные расходы в банке, то оно должно предоставлять в этот банк отчет об использовании выданной на эти цели иностранной валюты. Отчет Т-10а должен быть подписан руководителем, в нем отражаются цели и результаты командировки, к нему прилагаются протоколы о намерениях или предварительные договоры, образцы рекламной продукции, прейскуранты, проспекты и другие документы, так или иначе подтверждающие выполнение целей служебной командировки. В бухгалтерском учете по авансовому отчету делаются проводки:

Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) - по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами.

Расходы в иностранной валюте на загранкомандировки пересчитываются в рубли по курсу Национального банка Республики Беларусь на день утверждения авансового отчета. (дата признания расходов). В бухгалтерском учете курсовая разница отражается в том отчетном периоде, к которому относится дата исполнения обязательств по оплате или за который составлена бухгалтерская отчетность. Положительная курсовая разница признается в составе внереализационных доходов, а отрицательная - внереализационных расходов (дебет 91-2 кредит 71-2).

Расчеты с подотчетным лицом

По авансовому отчету у командировочного сотрудника может быть либо перерасход (он сдается в кассу), либо остаток средств в иностранной валюте. Предприятие обязано вернуть неизрасходованный остаток в банк в течение 10 рабочих дней с момента возвращения командируемым лицом в кассу. Если сумма перерасхода в иностранной валюте превышает эквивалент 10 000 $ США по курсу Национального банка Республики Беларусь на дату погашения указанной суммы, уполномоченный банк направляет извещение в Минфин.

Задолженность командированного лица перед организацией может быть погашена путем внесения в кассу организации эквивалентной суммы задолженности в рублях по курсу Национального банка, она также сдается в банк.

У командированного сотрудника может возникнуть перерасход наличной иностранной валюты по авансовому отчету. Такая ситуация бывает, когда он расходует во время командировки собственные валютные средства, приобретенные от своего имени и за свой счет. В этом случае для погашения перерасхода банк запрашивает авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие его расходы за пределами Республики Беларусь. Организация может погашать задолженность разными способами: в наличной или безналичной форме, в рублях или иностранной валюте.

Проводки, используемые при учете расчетов с подотчетными лицами по командировкам в Республике Беларусь и за ее пределами

Дебет 44 Кредит 71 -включены в расходы суточные.

Дебет 44 Кредит 71 -отражены суточные;

Дебет 44 Кредит 71 -учтены расходы на проживание;

Дебет 44 Кредит 71 -организационный сбор (раздаточный материал);

Дебет 44 Кредит 71 -расходы на проезд;

Дебет 71 Кредит 50 -возмещены расходы подотчетному лицу.

Дебет 71-2 Кредит 50-2 - на сумму, выданную под отчет (возврат средств - обратная проводка).

Дебет 44 Кредит 71-2 (71-1) - по списанию расходов на командировку. В зависимости от характера произведенных расходов, соответствующих заданию на командировку, счет 71 может кредитоваться и с другими счетами.

Заключение

В данной работе была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

Расчеты с подотчетными лицами имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства. При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе, реализуя товары для хозяйственных нужд. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по Республике Беларусь, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

Список использованных источников

1. «О бухгалтерском учете и отчетности». Закон Республики Беларусь. // - МН.: НЭГ. - 2004г. № 53. С.5-10.

2. Конституция Республики Беларусь. - Мн.: Амалфея, 2003г.

3. Трудовой Кодекс Республики Беларусь. - Мн.: Амалфея, 2002г.

4. Барышников Н.П. Организация и методика проведения аудита. - М.: «ФИЛИНЪ», 1998г.

5. Бухгалтерский учет и контроль в Республике Беларусь./ Ковалевич И.Н. - Мн.: «Амалфея», 2003г.

6. Бухгалтерский учет: Учеб.пособие / В.Ф.Бабына, Т.И.Панова и др.; - Мн.: Высшая школа, 2002г.

7. Бухгалтерский учет: управленческий аспект. / Я.В.Соколова. - М.: Финансы и статистика, 2004г.

8. Бухгалтерский учет.\\И.Е.Тишкова. - Мн.: Высшая школа., 2001г

9. Зверович С.Л. Теория бухгалтерского учета. - Мн.: Амалфея, 2002г.

10. Кравченко Т.Л. Организация бухгалтерского учета на предприятии. - Мн.: Высшая школа, 1999г.

11. Кузнецова Р.А. Бухгалтерский учет. - Мн.: Планета, 2002г.

12. Мартынов Н.В. Бухгалтерский учет в промышленности. - Мн.: Амалфея, 2002г.

13. Нестерова Г.Н. Отчетность материально ответственных лиц. - М.: Эконом, 2001г.

14. Папковская П.Я. Учет хозяйственной деятельности. - Мн.: ООО «Мисанта», 2003г.

15. Пономаренко П.Г. Бухгалтерский учет на предприятии. - Мн.: «Амалфея», 2003г.

16. Принципы бухгалтерского учета. / Я.В.Соколова. - М.: Финансы и статистика, 2000г.

17. Стражева Н.С. Бухгалтерский учет: Практическое пособие. - Мн.: Высшая школа, 2003г.

18. Теория бухгалтерского учета. / И.Н.Белый, П.Я.Папковская, А.П.Михалкевич. - Мн.: ООО «Мисанта», 1997г.

19. Управленческий учет. / В.Палия, Р.Вандер Вила. - М.: Инфра-М, 2001г.

20. Учет: международная перспектива. / Я.В.Соколова. - М.: Финансы и статистика, 1999г.

21. Шиманский К.А. Организация учета и аудита в условиях электронной обработки данных. - Мн.; БГЭУ, 1995г.