В процессе инвентаризации используют и другие первичные документы (карточки материально ответственных лиц). Особенностью автоматизированной обработки данных инвентаризации является широкое использование результатов решения других задач. Так, массив остатков товаров на дату инвентаризации, служит основой сопоставления учётных и фактических остатков, полученных при учёте товарных потерь, необходимо для выявления окончательного результата инвентаризации в случае недостачи товаров.

На участке кодирования номенклатур, кодированию подлежат те же номенклатуры, что и на других участках, относящихся к подсистеме «Бухгалтерский учёт». В то же время кодируют и специальные номенклатуры: естественная убыль товаров. Код норм естественной убыли товаров может быть построен на основе порядкового метода кодирования или с помощью кода повторения. Алгоритмы и технологические особенности обработки данных, данного комплекса задач достаточно разнообразны, но отличаются простотой тих реализации на машинах. С помощью подобных алгоритмов могут быть проверены регистры аналитического и синтетического учёта.

Некоторым своеобразием отличается алгоритм формирования на ЭВМ сличительной ведомости результатов инвентаризации. При получении сличительной ведомости необходимо для каждой позиции товара, содержащейся в массиве фактических остатков, отыскать по некоторым ключевым реквизитам (код товара, артикул, цена) соответствующую позицию в массиве учётных остатков. В случае совпадения значений ключевых реквизитов, а так же количества товара формируется так называемый массив «равно», а при несовпадении только количественной характеристике товара - соответственно массива «недостача» и «излишек». Сличительная ведомость выдаётся на печать по тем позициям товаров, по которым остаток, полученный на основе документального учёта, не совпадает с фактическим его наличием.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации может быть составлена на ЭВМ двумя способами: путём ввода на печать всех учётных позиций или только тех, по которым обнаружены расхождения в учётных и фактических остатках.

Более предпочтителен второй способ - печать сличительной ведомости по отклонению. Расхождение граф в сличительной ведомости может быть разное. Одна из форм этой машинограммы включает такие графы: наименование и код товара, цена, количество (по учётным и фактическим данным, отклонение, сумма; по учётным и фактическим остаткам, отклонение). Итоги подсчитываются по товарной группе и по ведомости. При выявлении недостачи товаров до составления акта результатов инвентаризации определяют естественную норму товаров за инвентаризационный период.

В этом случае может быть получена машинограмма расчёта естественной убыли по предприятию, на основании которой недостача в пределах норм убыли списывается в установленном порядке. Акт результатов инвентаризации оформляют вручную. Однако более часто сличительная ведомость выдаётся на печатающее устройство ЭВМ в законченном виде, т. е. с учётом естественной убыли. Итоги ведомости подводятся по странице и в целом по документу. На ЭВМ может быть получен и акт результатов инвентаризации.

С помощью ЭВМ можно совершенствовать инвентаризационную работу следующим образом. При поступлении счёта поставщика при акцепте в платёжном требовании поставить код продукции. Затем необходимо обработать платёжное требование в вычислительном центре и передать на склад, где в это платёжное требование занести фактическое количество поступившего товара. Если имеются отклонения, то составляется соответствующий акт. Заведующий магазином должен дать информацию на ЭВМ о том, в какую ячейку заложен товар, код, место хранения, код товара, количество.

При отпуске товаров должны быть использованы отборочные листы, где материально ответственное лицо на основании товарно-транспортной накладной отмечает и в какой ячейке был выбран товар. Таким образом, можно иметь сведения о ценностях, находящихся на участках. Используя их на день инвентаризации выдаётся опись ценностей на месте хранения. Члены комиссии в этой же описи просчитывают ценности, записывают их в графу «фактическое наличие» и ежедневно по мере просчёта листов подписывают и сдают их на обработку, по графе «примечания» отмечают фиктивные ценности.

После сдачи последнего отборочного листа на вычислительном центре выдаётся сличительная ведомость. Этот метод способствует высвобождению работников, исключает ошибки, пропущенные позиции, экономит бумагу. Позволяет производить автоматический взаимный зачёт по пересортице.

Также передовым методом является АРМ «Баланс» - предназначен для введения системы бухгалтерских счетов (включая интересующий нас счёт 84₁) предприятия, обработки бухгалтерских проводок, на основе реализации основного алгоритма бухгалтерского учёта - принципа двойной записи.

Функции АРМ «Баланса» заключаются в следующем:

введение системы синтетических счетов (в нашем случае без счётов, которые имеют отношение к счёту 84₁), а также субсчетов и аналитических счетов;

обработка проводок;

разноска сумм проводок в соответствии с заданной пользователем системой синтетических и аналитических счетов;

выпуск машинограмм, аналогичных по содержанию главной книге, сводной оборотной ведомости, балансу (см. Приложение 7-9);

выпуск машинограмм по отдельным синтетическим и аналитическим счетам, аналогичных по содержанию главной книге, оборотной ведомости (см. Приложение 10-12);

как мы убедились из рассмотренного пункта значение использования ЭВМ при проведении инвентаризации и выведении её результатов, очень велико. Согласно рассмотренному материалу можно сделать следующий вывод.

Основными задачами машинной обработки на данном участке учёта являются: получение выходных документов в кратчайшие сроки, сокращение трудоёмкости инвентаризационных работ. Большой эффект при обработке инвентаризационных документов даёт применение ЭВМ. С их помощью составляют и инвентаризационную ведомость. На таких машинах можно составлять также сличительную ведомость. Применения ЭВМ создаёт условия для повышения уровня автоматизации рассмотренного участка учётных работ. С внедрением устройств регистрации автоматически считываемых кодов возникает совершенно новые возможности, связанные с резким сокращением сроков инвентаризации и повышением достоверности результатов обработки.

В филиале «Продтовары» в связи с отсутствием автоматизации инвентаризационной работы и учёта её результатов, очень большой объём счётной информации, технической работы. На их проведение тратится много времени и трудовых ресурсов. «Продтоварам» можно только пожелать успехов в изыскании средств на автоматизацию инвентаризации.

заключение

В результате исследования, проведённого при написании курсовой работы, нами установлено, что сохранность собственности предприятия в филиале «Продтовары» находится не на должном уровне. Имеются факты недостач и хищений.

С целью улучшения состояния сохранности средств предприятия руководителю, главному бухгалтеру, ревизорам можно порекомендовать некоторые мероприятия.

В первую очередь нужно совершенствовать сам процесс проведения инвентаризаций. Для этого необходимо пользоваться наиболее эффективными и рациональными её методами:

ярлычный метод;

применение специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей;

обмер и последующий подсчёт;

Также необходимо увеличить процент охвата инвентаризаций контрольными проверками, увеличивающих достоверность инвентаризационных данных.

Для увеличения товарооборота необходимо сокращать до минимальных размеров сроки проведения инвентаризаций. Этого можно достигнуть применяя рациональные приёмы их проведения, а также использование электронно-вычислительной техники при выведении результатов инвентаризаций.

Необходимо уделять огромное внимание кадрам, особенно молодым. Повысить роль квалификационных комиссий по приёму на работу лиц, связанных с материальной ответственностью, что позволяет практически исключить проникновение на эти должности граждан, имеющих судимость или уволенных по недоверию.

В филиале «Продтовары» особое внимание уделяется повышению профессионального уровня материально ответственных лиц. Принимаются различные меры по улучшению инвентаризационной работы. Утверждаются списки работников системы, привлекаемых для проведения инвентаризаций. Инвентаризации проводятся только правомочными комиссиями, в состав которых в обязательном порядке входят два специалиста от правления организации, член комиссии контроля за работой торгового предприятия и материально ответственное лицо.

Особое внимание уделяется совершенствованию работы с кадрами, воспитанию у них чувства ответственности за порученное дело, укреплению трудовой и производственной дисциплины.

Лица, не внушающие доверия, судимые и допустившие недостачи в больших объёмах освобождены или же освобождаются от занимаемой должности.

Продолжается работа по дальнейшему укреплению счётно-бухгалтерского аппарата.

Это позволит более оперативно управлять предприятием, вскрывать недостатки в работе предприятий и принимать меры по их устранении, что играет огромную роль в деле сохранения собственности особенно в условиях рыночных отношений.

Список использованной литературы