Аудит денежных средств

Далее следует установить, все ли приходные и расходные кассовые ордера зарегистрированы в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; совпадают ли эти суммы с теми, которые указаны в журнале регистрации, каков источник поступления денежных средств, совпадают ли даты приема и выдачи денег по кассовым ордерам с датами их составления.

Злоупотребления посредством подлогов возможны в результате недоброкачественного составления первичных кассовых документов. Неотражение даты составления документов, нумерации, других реквизитов позволяет использовать их для целей незаконного списания денег. Недоброкачественность их исполнения может быть выявлена при формальном осмотре первичных документов. Сознательные арифметические ошибки в ведомостях и кассовых отчетах приводят к образованию искусственного излишка денег в кассе, которые затем могут быть присвоены. Пересчет итогов всех кассовых отчетов и всех платежных ведомостей проводится с целью выявления таких злоупотреблений.

Признаками подлога могут служить наличие среди первичных документов ксерокопий, документов со следами подшивки, изменения цвета документа из-за давности его составления, штампов гашения документов.

Кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выполнены на машине (пишущей, вычислительной), компьютерах. Подчистки, помарки или исправления не допускаются.

Все ранее проверенные аудитором документы следует отмечать его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации платежных ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение в расчетно-платежные ведомости подставных лиц, на которых выписывается заработная плата с целью ее присвоения. При проверке сверяют табели учета рабочего времени, приказы о зачислении на работу и увольнении, первичные документы о начислении заработной платы и с данными платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об увольнении, первичных документов по начислению заработной платы. Обращают особое внимание на номер или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится выплата, период работы лица на данном предприятии.

Если в расчетно-платежной ведомости будет завышена сумма начисленной заработной платы, то этот подлог можно выявить путем сравнения данных синтетического и аналитического учета по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Сомнения в подлинности документов могут появиться в связи с наличием подчисток и помарок в ведомостях. Проверяются: Главная книга, журналы-ордера (по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», по кредиту счета 50 «Касса»), журнал регистрации платежных ведомостей. Также проводится выборка дебетовых оборотов по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами 68 «Расчеты по налогам и сборам», 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» и т.д.

В соответствии с п. 18 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации по истечении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке для выплаты средств на оплату труда и выплату социально-трудовых льгот, кассир должен:

- в платежной или расчетно-платежной ведомости против фамилий лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать надпись от руки «Депонировано»;

- составить реестр депонированных сумм;

- в конце платежной или расчетно-платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их суммы с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надписью.

Нарушением (злоупотреблением) этого пункта является присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям. Выявление злоупотреблений с депонированными суммами возможно путем проверки состояния аналитического учета депонентов и сверки данных аналитического учета с данными синтетического учета. В соответствии с Планом счетов в настоящее время учет расчетов с депонентами ведется на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по депонентам». Кредитовый оборот по субсчету «Расчеты по депонентам» за период - невыплаченные в течение периода в установленный срок суммы, дебетовый оборот - погашенная в течение периода задолженность по депонированным суммам. Сальдо по субсчету представляет собой депонированные суммы на конец проверяемого периода. Аналитический учет депонированных сумм ведется в журнале регистрации депонированных сумм.

Важность аудита данного участка учета определяется значительным числом нарушений, которые следует исключить в учетной практике.

Ниже приводится список наиболее часто встречающихся ошибок при аудите кассовых операций.

Типичные ошибки, выявляемые при проведении аудита кассовых операций:

Неполное оформление первичных документов (нет подписей директора, руководителя, главного бухгалтера, не указаны дата, номер документа, код организации и т.д.);

Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);

Излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов;

Списание сумм без оснований и по подложным документам;

Искажение остатка на начало и конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;

Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;

Присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;

Присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;

Расчеты суммами наличных денег, превышающими предельную величину;

Расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, без регистрации их в налоговых органах;

Сверхлимитное накопление денежных средств в кассе. Отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы по данному предприятию (организации);

Для проведения ревизии кассы не назначается приказом руководителя предприятия специальная комиссия;

В нарушение приказа руководителя предприятия на предприятии внезапные ревизии кассы не проводились;

Отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

На предприятии в установленном порядке не ведется кассовая книга;

В нарушение Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации кассир при закрытии платежных ведомостей реестр депонированных сумм не составляет.

2.6 Проверка соблюдения порядка применения контрольно-кассовых машин

В соответствии с Законом РФ от 18.06.93 № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» при ведении торговых операций или оказании услуг на территории Российской Федерации все организации (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица) обязаны применять контрольно-кассовые машины (ККМ). Исключение из этого порядка допускается только для организаций, включенных в Перечень отдельных категорий предприятий, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения ККМ, утвержденный постановлением Правительства РФ от 30.06.93 № 745 (с учетом последующих изменений и дополнений).

В этот Перечень, например, включены следующие организации (в том числе физические лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица):

- оказывающие услуги населению при условии выдачи ими документов строгой отчетности;

- реализующие газеты и журналы, а также сопутствующие товары в газетно-журнальных киосках;

- реализующие ценные бумаги;

- реализующие лотерейные билеты;

- торгующие на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах и на других территориях, отведенных для осуществления торговли, за исключением находящихся на этих территориях палаток, киосков, ларьков, павильонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и приспособленных торговых мест, автофургонов, а также открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами.

При денежных расчетах с покупателями должны применяться модели (типы) ККМ, допускаемые к использованию на территории России и внесенные в Государственный реестр ККМ. Все ККМ подлежат регистрации в налоговом органе по месту нахождения организации.

Организации, использующие ККМ для учета выручки, ведут книгу кассира-операциониста. В ней обязательно фиксируют показания счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня, а также сумму поступившей за день выручки. Если в организации используют несколько ККМ, на каждую из них должна быть заведена книга кассира-операциониста.

Для проверки полноты оприходования выручки через ККМ аудитор сверяет на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассира-операциониста, кассовой книги. Одновременно он проверяет, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета реализации.

Контроль за соблюдением правил использования ККМ и полнотой учета выручки осуществляют налоговые органы. Законом РФ «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» предусмотрены следующие санкции за нарушение установленного порядка применения ККМ:

- Статья 7 гласит: суммы штрафов, взысканных за нарушения законодательства о применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, распределяются следующим образом: 20 % - в федеральный бюджет; 80 % - в местный бюджет.

В соответствии со статьей 14.5 Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ:

- Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях торговли либо в иных организациях, осуществляющих реализацию товаров, выполняющих работы либо оказывающих услуги, а равно гражданами, зарегистрированными в качестве индивидуальных предпринимателей, при отсутствии установленной информации об изготовителе или о продавце либо без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 15 до 20 МРОТ; на должностных лиц - от 30 до 40 МРОТ; на юридических лиц - от 300 до 400 МРОТ.

3. Порядок завершения аудита денежных средств

3.1 Оформление отчета по результатам проведения проверки операций с денежными средствами

По результатам проверки аудитор оформляет отчет, который содержит данные об объеме проверки, все выявленные нарушения и рекомендации для их исправления.

Отчет может быть в виде тестов или текста с приложением рабочих листов в виде таблиц, приведенных выше.

Отчет должен выражать мнение аудитора о достоверности данных по строке 261 баланса «Денежные средства в кассе», строке 262 баланса «Денежные средства на расчетных счетах», строке 263 баланса «Денежные средства на валютных счетах», строке 264 баланса «Прочие денежные средства» бухгалтерского баланса.

В качестве рекомендаций может быть предложена программа организации внутреннего контроля над наличием и движением денежных средств организации.

Ниже приведем пример программы внутреннего контроля.

3.2 Цели и участники внутреннего контроля

Цели внутреннего контроля денежных поступлений состоят в обеспечении:

- приема в полном объеме всех поступлений независимо от их источника;

- правильной классификации всех поступлений и отражения их в учетных регистрах;

- своевременной сдачи в банк всех денежных поступлений для занесения их на расчетный счет;

- недопущения убытков, которые могут возникнуть как в результате злоупотребления, так и непреднамеренно.

Например, схема учета денежных поступлений в организациях торговли представлена ниже.

3.3 Схема учета поступлений от реализации населению за наличный расчет

Схема учета поступлений от реализации населению за наличный расчет:

Торговый персонал (отбор товара для покупателя), выписывает товарный чек на оплату;

Кассир-операционист (прием денег в кассу ККМ), по данным счетчиков ККМ делаются записи в книгу кассира-операциониста;

Кассир (прием денег в кассу организации), составляет отчет кассира и делает записи в кассовую книгу;

Бухгалтер (учет выручки, полученной наличными).

3.4 Схема учета поступлений от реализации продукции (работ, услуг) предприятиям по безналичному расчету

Схема учета поступлений от реализации продукции (работ, услуг) предприятиям по безналичному расчету:

финансовый отдел (получение выписки банка и классификация поступлений), передает выписку банка;

бухгалтер (разноска информации по синтетическим счетам бухгалтерского учета), передает, составленные первичные документы, приложенные к выписке банка;

бухгалтер группы расчетов (разноска информации по аналитическим счетам дебиторов), передает первичные документы, приложенные к выписке банка;

бухгалтер (заполнение журнала отгрузки и реализации).

3.5 Основные направления внутреннего контроля

Все поступления от реализации за наличный расчет следует контролировать и незамедлительно сдавать в банк.

Все поступления должны точно классифицироваться и отражаться в учетных регистрах.

Должно быть организовано разделение между кассиром, отделом сбыта, бухгалтерией и прочими функциональными подразделениями для предотвращения возможности возникновения тайного сговора между ними.

3.6 Процедуры внутреннего контроля

Процедуры внутреннего контроля при реализации за наличный расчет:

1) Все поступления от реализации за наличный расчет, следует подвергать контролю, дабы обеспечить их незамедлительное оприходование и передачу в банк. Для контроля за текущими поступлениями используются различные приемы. Например за наличный расчет, путем:

- использования ККМ;

- сверки контрольной кассовой ленты и на ее основе проверки наличия денег в кассе с учетом показаний счетчиков и суммы на начало дня;

- регулярной (с обеспечением мер безопасности) выемки выручки из кассовых аппаратов;

- ведения кассовой книги и ее ежедневной проверки;

- использования кассовых автоматов;

2) Персонал, отвечающий за поступление выручки от реализации за наличный расчет должен уметь обращаться с кассовыми аппаратами и пользоваться доверием руководства организации.

3) Проверка кассы должна выполняться ежедневно, при этом необходимо соблюдать следующее равенство: Остаток в кассе на начало дня + поступление в течение дня, отраженное на контрольной ленте кассовой машины = остаток на конец дня + суммы, сданные в течение дня кассиром в кассу организации.

4) Поступившие в течение дня в кассу денежные средства не должны использоваться для совершения платежей за товары или услуги, так как при этом высока вероятность того, что эти выплаты не будут отражены в учете на момент совершения операций, что сделает невозможным выверку дневной выручки. Поэтому требование сдачи в банк всей выручки является обычным почти для каждой организации.

5) Инкассировать выручку необходимо ежедневно. Хранение денег с использованием сейфов снижает риск, связанный с пребыванием денег в помещении организации в ночное время. Инкассация должна осуществляться специально уполномоченными на то лицами с соблюдением необходимых мер безопасности (например, варьирование времени инкассации, маршрутов следования и сопровождающего персонала).

6) Необходимо обеспечить возможность обратной сверки выписки банка с информацией об оплате, произведенной кредитными карточками, а также с данными контрольных лент кассовых аппаратов путем проведения их ежедневного обобщения.

7) Кассиры должны знать, что администрация может проводить внезапные инвентаризации денежных средств в кассе, однако лучше не доводить до них информацию о других мерах контроля, которые предпринимает администрация для наблюдения за поступлением денежных средств.

8) Сверка выписок банка об инкассации выручки, представляемых кассирами, с суммами, показываемыми отделом учета реализации, должна проводиться ежедневно. Все несоответствия необходимо оперативно анализировать. Для обеспечения перекрестной проверки денежные поступления можно проанализировать в разрезе прочих поступлений и поступлений по журналу реализации.

9) При реализации за наличный расчет необходимо, чтобы фактически проданную продукцию можно было идентифицировать по ярлыку или номеру партии. Кроме того, должны быть известны цены на нее либо из этикеток, либо из постоянно обновляемого прейскуранта. Электронная технология упростит этот процесс.

10) В соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ от 05.01.98 №14-П, организации независимо от организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на счетах на договорных условиях.

11) Контроль за соблюдением порядка кассовой дисциплины настолько важен, что в РФ организована система независимых проверок, осуществляемых банками, в которых организацией открыты счета.

Процедуры внутреннего контроля при реализации за безналичный расчет:

1) Ежемесячно должна производиться сверка синтетического счета реализации и аналитического счетов конкретных дебиторов. Если предположить, что все поступления были разнесены по счетам, то порядок такой сверки будет следующим:

- подсчитывается сумма сальдо по всем аналитическим счетам дебиторов;

- выясняется, равен ли этот итог сальдо синтетического счета реализации; если да, то никакие дальнейшие действия не предпринимаются; если нет, то проверяются на несоответствие следующие пары показателей: - общая сумма реализации, отраженная на синтетическом счете 62, и суммы реализации, отраженные на аналитических счетах по каждому дебитору; - общая сумма поступлений за день, показанная в кассовой книге, и общая сумма денежных поступлений за день, отраженная в ведомости учета по кассе;

- исправляются ошибки и несоответствия на аналитических счетах, синтетическом счете и в Главной книге.

2) На расчетный счет могут поступать выручка от реализации основных средств, отходов, выручка от реализации инвестиций и т.п. Должны существовать соответствующие разрешения, а кроме того, накладная или заказ (это позволяет правильно идентифицировать поступления). Обо всех операциях по постоянным заказам, о получении авансов, указанных в выписках банков, должно быть известно заранее.

3) Децентрализованные организации могут выбрать следующую внутреннюю политику: для лучшего управления поступлениями филиалам необходимо немедленно перечислять полученные ими денежные средства на расчетный счет в банке, с которого денежные средства могут быть получены только с разрешения администрации.

4) Сверка с банком должна проводиться регулярно. Любые отклонения по счетам - расчетному (текущему), депозитному, ссудному - должны быть исследованы в течение месяца. В некоторых случаях необходимо делать корректировку на суммы выплаченных в конце года процентов и т.п., которые еще не прошли по банковской выписке.

5) Не должно быть временного различия между датой регистрации поступлений денежных средств в кассу организации и датой отражения поступивших сумм выписки банка. Такое различие может быть признаком злоупотребления.

6). Должна обеспечиваться полная сохранность всех денежных средств и их эквивалентов: в пределах организации должны существовать стандартные процедуры приема и регистрации каждого вида денежных поступлений, ограничение перемещения чеков и платежных поручений, ротация персонала в целях предупреждения злоупотреблений и несанкционированного доступа к местам получения денежных поступлений, а также должна обеспечиваться сохранность денег при передаче и хранении в кассе.

Заключение

Завершением аудита любого экономического субъекта являются подготовка и представление заинтересованным пользователям аудиторского заключения. С этой целью аудитор должен всесторонне изучить и оценить выводы, сделанные на основе полученных им аудиторских доказательств.

Согласно требованиям «Аудиторский отчет (заключение) по финансовой отчетности» аудиторский отчет (заключение) должен отражать четко сформулированное мнение о бухгалтерской (финансовой) отчетности. При этом аудитору необходимо определить, подготовлена ли аудируемая отчетность на основании настоящего Федерального закона, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами по проведению аудиторской деятельности, изданными в соответствии с настоящим Федеральным законом.

Здесь также отражаются сведения обо всех проведенных процедурах аудиторской проверки:

- анализе аудиторских доказательств сумм, входящих в бухгалтерскую (финансовую) отчетность, посредством тестирования;

- определение принципов бухгалтерского учета, применяемых экономическим субъектом при формировании бухгалтерской (финансовой) отчетности;

- исследование существенных учетных оценок, сделанных руководством экономического субъекта при подготовке этой отчетности;

- общей оценке представленной бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Кроме того, следует обязательно отразить тот факт, что проведенная, аудиторская проверка предоставила достаточные основания для выражения мнения аудитора.

Дата составления аудиторского отчета (заключения). Аудиторское заключение или отчет должны быть датированы числом окончания аудиторской проверки. Это позволяет заинтересованному пользователю установить то, что аудитором учтены все известные ему и имевшие место события и операции, которые оказывали влияние на бухгалтерскую (финансовую) отчетность до указанной даты. В то же время следует помнить, что аудиторское заключение не должно быть датировано числом, предшествующим дате утверждения и подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности руководством экономического субъекта.

Адрес аудитора. Данный пункт аудиторского отчета или заключения должен отражать конкретное местонахождение аудиторской организации, ответственной за проведение аудиторской проверки.

Подпись аудитора. Аудиторский отчет или заключение подписывается от имени аудиторской организации, так как именно она принимает на себя ответственность за проведение аудита в целом.

Литература

1. Федеральный закон от 7 августа 2001 г. № 119-ФЗ «Об аудиторской деятельности».

2. Федеральный закон от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 31.12.2002 г).

3. Постановление правительства РФ от 23 сентября 2002 г. № 696 (в ред. Постановление правительства РФ от 04.07.2003 № 405, 07.10.2004 № 532, 16.04.2005 № 523 «Об утверждении федеральных правил (стандартов) аудиторской деятельности».

4. Адамс, Р. Аудит / Р. Адамс. - М.: ЮНИТИ, 1995.

5. Аудит: учебник / под ред. проф. В.И. Подольского. - М.: Экономистъ, 2004.

6. Богатая, И.Н. Аудит / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. Серия «Высшее образование». - Ростов н/Д.: Феникс, 2003.

7. Бычкова, С.М. Доказательства в аудите / С.М. Бычкова. - М.: Финансы и статистика, 1998.

8. Гутцайт, Е.М. Аудит: концепция, проблемы, эффективность, стандарты / Е.М. Гутцайт. - М.: «ЭЛИТ 2000», «ЮНИТИ-ДАНА», 2002.

9. Данилевский, Ю.Л. Аудит: учеб. пособие / Ю.Л. Данилевский, С.М. Шапигузов, Н.А. Ремизов, Е.В. Старовойтов. - М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2003.

10. Ивашкевич, В.Б. Организация и методы аудита бухгалтерской отчетности. - Казань: УЭФЭИ, 1995.

11. Ковалева, О.В. Аудит: учеб. пособие / О.В. Ковалева, Ю.М. Константинов. - М.: ПРИОТ, 2003.

12. Шеремет, А.Д. Аудит: учеб. пособие / А.Д. Шеремет, В.П. Суйц. - М.: ИНФРА-М, 2003.