- Основная часть протокола фиксирует ход обсуждения каждого вопроса и оформляется в виде пронумерованных разделов по схеме:

СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ГОЛОСОВАЛИ, ПОСТАНОВИЛИ.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Акты

1. Акт -- документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события.

2. Для составления акта приказом назначается комиссия. Акты имеют много разновидностей: акт приемки-передачи оборудования, акт обследования места происшествия, акт списания материальных ценностей и пр.

3. По определенным ситуациям, в основном, касающимся финансово-хозяйственной деятельности предприятия, разработаны специальные формы актов. Следить за правильностью составления таких документов -- обязанность бухгалтерии. Иногда форма акта может быть разработана комиссией. В тех случаях, когда надо оперативно зафиксировать какое-то событие (происшествие), акт может быть составлен группой инициативных лиц с привлечением свидетелей.

4. Структура акта:

Наименование предприятия	УТВЕРЖДАЮ
Наименование отдела предприятия	Должность
	Подпись И.О. Фамилия
	Дата

АКТ

Дата №____

Заголовок

Комиссия в составе председателя И.О. Фамилия и членов: И.О. составили акт (чего, о чем)

Основная часть текста

Председатель: Подпись _________ И.О. Фамилия

Члены комиссии: Подпись _________И.О. Фамилия

В дело № _____

Подпись исполнителя_______ Дата

5. Краткий заголовок поясняет, о чем сообщает данный акт, например, «Акт инвентаризации наличия денежных средств», «Акт на списание технических средств», «Акт о несчастном случае на производстве», «Акт по поводу опоздания на работу».

6. Некоторые акты требуют утверждения руководителем или другим уполномоченным лицом и заверения печатью, после чего они приобретают юридическую силу. В этом случае в правой стороне заголовочной части располагается гриф утверждения.

7. Как и большинство документов, текст акта содержит вводную и основную часть:

- в вводной части указывается основание составления документа: ссылка на документ, факты и события, устное распоряжение руководителя. Далее приводится состав комиссии в следующем порядке: председатель, его инициалы и фамилия, члены комиссии в алфавитном порядке также с указанием инициалов и фамилий,

- в основной части акта излагаются цели, задачи, подробное описание проведенной работы или свершившегося события, результаты работы комиссии (выводы, заключения, предложения). В конце текста может быть помещено указание на количество копий документа и их местонахождение.

8. Акт подписывается членами комиссии в порядке их упоминания во вводной части.

9. Акт может быть и внешним документом. Тогда дополнительно в документе указывается юридический адрес предприятия.

Докладные, служебные записки

1. Докладная записка -- документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

2. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность отлично каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

3. Докладные записки могут быть как внутренними, так и внешними. Внутренние записки подписываются составителем, внешние -- руководителем.

4. Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию по данному вопросу. Докладная записка может стать основанием для издания распорядительного или другого документа, согласно резолюции.

5. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или служебными лицами.

6. Структура докладной записки

Наименование предприятия	Должность (кому предназначена)
Наименование отдела предприятия	И.О. Фамилия
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Дата_____№___	Резолюция руководителя

Заголовок (о чем) Текст

Должность Подпись И.О. Фамилия

В дело № ____

Подпись исполнителя_______Дата

Справки

1. Справка -- это документ, подтверждающий какие-либо факты и события.

2. В делопроизводстве предприятия справки бывают двух видов:

- подтверждающие события производственной деятельности, ход выполнения работы.

В этом случае справка составляется по просьбе руководителя и подписывается составителем. Если справка составляется по запросу внешних организаций, то она подписывается руководителем.

- подтверждающие юридические сведения о сотруднике (место работы, должность, оклад и пр.).

Во втором случае справка составляется по просьбе сотрудника предприятия и подписывается руководителем. Заголовка такая справка не содержит. Текст справки начинается с указания фамилии, имени, отчества сотрудника в именительном падеже. Далее приводятся требуемые факты.

3. Если в справке содержатся финансовые сведения, то ее подписывает также и главный бухгалтер.

4. Структура справки

Наименование предприятия	Наименование организации,
	куда предоставляется справка

СПРАВКА

Дата №____

Заголовок (о чем)

Текст справки

Должность Подпись _________ И.О. Фамилия

В дело № ______

Подпись исполнителя ______ Дата

Письма

1. Письмо - обобщённое название различных по названию документов, пересылаемых по почте.

2. Письмо составляется в том случае, если нельзя решить вопрос другим, более оперативным методом.

3. Служебные письма делятся на две категории: письма, требующие ответа, и письма, не требующие ответа. В таблице приведены условные названия таких писем:

Требующие ответа	Не требующие ответа
письмо - просьба письмо - обращение письмо - запрос письмо - требование письмо - претензия письмо - приглашение	письмо - предупреждение письмо - напоминание письмо - отказ письмо - распоряжение письмо - извещение инструкционное письмо

4. Структура письма

Эмблема
Наименование предприятия	Адресат:
Полный юридический адрес	Наименование предприятия
	Почтовый адрес
Дата________	Должность. Инициалы. Фамилия
На № ____ от _______	получателя

Обращение

Причины написания письма

Основная часть

С уважением

Должность Подпись И.О. Фамилия

Примечание: Название документа не указывается.

5. Текст письма должен быть кратким, ясным, последовательным, убедительным, корректным, не содержать эмоциональной окраски. Для большинства писем характерны повторяющиеся обороты речи, используемые в различных ситуациях.

6. Текст письма состоит из вступительной, основной и заключительной части.

7. Письма подписывает руководитель предприятия, его заместители, ответственные за определенные направления работ. Письма, содержащие гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы.

8. Документы деловой переписки делятся на две части:

- поступающие (входящие);

- отправляемые (исходящие).

Для учета входящей и отправляемой корреспонденции ведут два соответствующих журнала учета, в которых этой корреспонденции присваивается учетный номер.

Примечание: В настоящее время все более широкое распространение получают такие оперативные средства связи, как факсимильная передача (факс) и электронная почта. Эти виды передачи информации при наличии соответствующих технических средств позволяют в считанные минуты передать сообщение (письмо) в любую точку земного шара.

Письма, отправляемые по электронной почте, имеют некоторые различия по оформлению документа, но не по содержанию. О правилах отправки электронных писем вы узнаете на практических занятиях.

Телефонограммы

1. Телефонограмма -- документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону.

2. Телефонограммой считается любая информация, которую получает или передает секретарь по телефону по поручению руководителя. Просит ли он договориться о встрече, сообщить о проведении совещания, узнать некоторую информацию.

3. Звонят ли к вам на предприятие с теми же вопросами -- все переданные и поступившие звонки должны фиксироваться в некоторой форме.

4. Текст телефонограмм оформляется на бланке формата А5.

5. Правила оформления и передачи телефонограммы:

- текст должен быть кратким, без труднопроизносимых слов;

- текст подписывает руководитель;

- при передаче текст произносится четко;

- после передачи в документ вносится дата, время передачи, должность и фамилия принявшего телефонограмму;

- если телефонограмма передается нескольким абонентам, то к документу прилагается список с указанием названий фирм, телефонов, а также даты, времени и получателя текста в каждой фирме.

6. При приёме телефонограммы необходимо записать:

- название организации, номер телефона;

- текст;

- должность и инициалы лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, передавшего её;

- дату и время приёма.

Дополнительный материал

1. Разработчику делового письма нетрудно построить стилистическую конструкцию, если он располагает набором проверенных практикой конструкций фраз, например:

Основные обороты вводной части:

- В связи с...

- Согласно контракту (предварительной договоренности...) от ...

- В соответствии с... и т. д.

2. В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Отправка груза, документа (сопроводительное письмо)

- Направляем Вам...

- Отправляем Вам...

- Высылаем Вам...

Напоминание, предупреждение

- Напоминаем Вам, что…

- По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу...

- Фирма оставляет за собой право обратиться..., если Вы...

- Задержка поставок может привести

Извещение

- Сообщаем Вам, что...

- Ставим Вас в известность, что...

- Извещаем Вас, что...

Гарантия

- Оплату гарантируем.

- Фирма гарантирует качество продукции.

Предложения

- Мы рады предложить Вам...

- Предлагаем Вам...

- Мы можем рекомендовать...

- Мы уверены, что Вы заинтересуетесь...

Отказ

- К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…

- К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем…

- К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение…

Приглашение

- Просим Вас принять участие...

- Приглашаем Вас...

- Мы рады пригласить Вас...

Письма обычно заканчивают фразами с пожеланиями продолжения сотрудничества

- Надеемся на Вашу заинтересованность в продолжении связей.

- Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества.

- Надеемся, что наша просьба не будет затруднительной.

- С уважением.

- С наилучшими пожеланиями.

3. Дополнительные вопросы

1) Назови множественное число:

бухгалтер	бухгалтеры
директор	директора
договор	договоры (род. падеж - договора)
выговор	выговоры
табель	табели (род. падеж - табеля)

2) Запомни:

благодаря	благодаря кому/чему, а не кого/чего
более	нельзя: более лучший
вакансия	нельзя: свободная вакансия
вложение	во что (вложений в строительство)
конференция	по чему, а не о чём
совещание	о чём (совещание по проекту)

8. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Вопросы:

1. Основные понятия

2. Резюме

3. Заявление

4. Приказы по личному составу

5. Командировочное удостоверение

6. Трудовой контракт

7. Расписки, доверенности

Основные понятия

1. Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу.

2. Личный состав (кадры, персонал) -- совокупность всех работников предприятия.

При поступлении на работу и в дальнейшей трудовой деятельности каждый человек вступает в трудовые отношения с предприятием. Трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации. Все эти отношения должны фиксироваться в соответствующих документах. Существует установленный государственными органами единый перечень этих документов и порядок их составления.

3. Документация по личному составу - это совокупность документов, относящихся к взаимоотношениям работника и предприятия.

Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при составлении и должны сохраняться на протяжении длительного срока, даже после увольнения работника. Сведения личного характера, содержащиеся в этих документах, относятся к категории конфиденциальной информации, не подлежащей разглашению.

4. Отдел кадров - это специальная структура, занимающаяся ведением документации по личному составу. (В небольших учреждениях эту документацию ведет специально назначенный работник или секретарь руководителя).

Работа по ведению документов по личному составу связана не только с умением правильно их оформить, но и с глубоким знанием законов и нормативных актов о труде, то есть требует более высокой квалификации, чем секретарь или делопроизводитель.

5. К основным трудовым отношениям между работником и предприятием, которые следует документально оформлять, относятся:

1) поступление на работу	4) направление в командировку
2) повышение должностного оклада	5) предоставление отпуска;
3) перевод на другую должность	6) увольнение (прекращение трудовых отношений)

6. К основным документам по личному составу относятся:

1) трудовые книжки	4) личные карточки (личные дела);
2) анкеты	5) лицевые счета по заработной плате;
3) трудовые контракты (договоры);	6) приказы по личному составу

Все эти документы имеют типовую форму и оформляются с небольшими различиями в конкретных случаях.

- Трудовая книжка заводится при устройстве на первое место работы. В ней фиксируются этапы трудовой деятельности на предприятии. При переходе на другую работу (на другое предприятие) гражданин забирает трудовую книжку с предыдущего места работы и предоставляет ее на новое.

- Анкета -- документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его квалификацию. Анкету заполняет вновь поступающий сотрудник лично. Он отвечает за достоверность представленных сведений. Сведения, указанные в анкете, должны быть подтверждены официальными документами: паспортом, дипломом об образовании и др. На основании анкеты составляются другие учетные документы на сотрудника.

- Трудовой контракт является основным документом, регулирующим отношения между сотрудником и предприятием. Трудовой контракт оформляется в двух экземплярах: один хранится на предприятии, другой -- у сотрудника.

- Личная карточка заводится на сотрудника при поступлении на работу, и в ней отражаются этапы его трудовой деятельности на предприятии: изменения в должностном окладе, очередные отпуска и т. п. При увольнении анкета и личная карточка передаются в архив предприятия.

- Лицевой счет по заработной плате является бухгалтерским документом. В нем отражаются все денежные выплаты, произведенные сотруднику. При увольнении лицевой счет закрывается и также сохраняется в архиве.

- Приказы по личному составу регулируют все трудовые отношения между сотрудником и предприятием. На основании приказа сотрудники отдела кадров и бухгалтерии делают соответствующие записи в трудовой книжке, личном деле и лицевом счете.

Резюме

1. Перед приемом сотрудника на работу руководство предприятия изучает его квалификационные характеристики. В настоящее время, особенно в коммерческих предприятиях, распространена первичная форма знакомства с претендентом на должность в виде резюме (автобиографии).

2. Резюме -- документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт работы претендента на должность.

3. Квалификационное резюме отражает ваши профессиональные достижения и включает хронологию трудового пути. Это своего рода характеристика человеком самого себя.

Не существует строгих нормативных правил, как составлять резюме. Работодатели должны увидеть ваши сильные стороны и разнообразие ваших талантов. Постарайтесь быть предельно точными и ясными. Помните, лучше всего уместить информацию на одной странице.

4. Структура резюме:

ЛИЧНЫЕ СВЕДЕНИЯ

- Фамилия, имя, отчество

- Адрес: индекс, город, улица, дом, квартира

- Телефон

- Дата рождения

- Семейное положение

ОБРАЗОВАНИЕ

- Год окончания последнего (предпоследнего) учебного заведения, его название, специальность, квалификация

ОПЫТ РАБОТЫ

- Годы работы на последнем (предпоследнем) месте работы, занимаемая должность и краткая характеристика содержания работы

ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

Дата Подпись __________ И.О. Фамилия

5. Помимо этих основных разделов в резюме можно указать круг интересов, дипломы и сертификаты, а также дополнительные сведения, такие как знание иностранного языка, компьютерная грамотность, наличие печатных трудов, размер предполагаемой заработной платы. Подведите итог своим качествам и наиболее важным способностям. Объясните потенциальным работодателям на конкретных примерах, какой ценный вклад вы могли бы внести в работу организации. Опишите свои уникальные способности. Этот раздел напишите в последнюю очередь -- обычно это самое трудное.

Заявление

1. Личное заявление работника является основанием для зачисления сотрудника на работу, предоставления ему отпуска, перевода на другую должность или увольнения Личное заявление пишется, как правило, от руки или заполняется на бланке с трафаретным текстом.

ЗАЯВЛЕНИЕ	Директору (или другое наименование должности)
Дата	____________ (И.О.Ф.)
	От __________ (И.О.Ф.)

Прошу принять меня с (дата) на должность (на работу по специальности) ___________ в (название структурного подразделения).

Подпись ____________И.О. Фамилия

2. На основании личного заявления между предприятием и гражданином заключается трудовой контракт, в котором в строгой юридической форме должны быть отражены название должности, права и обязанности сторон, условия работы и размер заработной платы.

3. В заголовочной части заявлений о предоставлении отпуска, увольнении и т. п. в части «От кого» указывается не только фамилия и инициалы, но и должность и наименование структурного подразделения, в котором работает сотрудник.

4. Текст заявления должен быть юридически правильным, поэтому в сложных ситуациях перед составлением заявления лучше проконсультироваться с юристом.

Приказы по личному составу

1. Приказ обязательно издается в трех основных случаях: при приеме на работу, при переводе на другую должность, при увольнении.

2. Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности и имеют собственную нумерацию. Обычно, порядковый номер устанавливают с начала календарного года и добавленный индекс «л/с», что означает «личный состав».

3. Структура приказа по личному составу

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата №___ л/с

Заголовок	о приёме на работу, об увольнении, об изменении штатов (указать фамилию)
Причины издания приказа	констатирующая часть (при необходимости) - нарушения условия контракта, аттестация работника
НАЗНАЧИТЬ (ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ)	Распорядительная часть - ф.и.о. должность, дата, статья КЗОТ
Основание	личное заявление (трудовой контракт…)
Должность	Подпись _____________ И.О. Фамилия
Визы согласования
Гриф согласования	начинается со слов «С приказом ознакомлен…»

4. Если приказ составляется на нескольких сотрудников, то он оформляется в виде отдельных пунктов по каждому сотруднику.

5. Приказы по личному составу визируются юристом предприятия или работником, в обязанности которого входит работа с персоналом.

6. Приказы доводятся до сведения работника под расписку, которая располагается ниже подписи руководителя и виз и начинается с фразы «С приказом ознакомлен», содержит подпись и дату ознакомления.

Командировочное удостоверение

1. Командировка -- временное отбытие сотрудника в другую организацию для выполнения производственного задания.

2. Командировочное удостоверение -- документ, удостоверяющий полномочия сотрудника и подтверждающий факт его пребывания в определенном пункте назначения в течение определенного периода времени; выписывается сотруднику при направлении в командировку.

3. Командировочное удостоверение является финансовым документом, поэтому все отметки о сроках пребывания должны подтверждаться подписями и печатями.

4. При направлении сотрудника в командировку должен быть издан приказ, который является основанием выдачи командировочного удостоверения.

5. Структура командировочного удостоверения

Наименование организации

Дата №___

КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ

1. Сведения о работнике, структурного подразделения

Место назначения

Цель и сроки командировки

2. Отметки о прибытии, выбытии в пункты назначения

Подписи руководителей, печати

6. Командировочные удостоверения подлежат регистрации в журнале учёта работников, выбывающих в командировки, и в журнале учёта командированных работников.

7. ЖУРНАЛ учёта работников, выбывающих в командировки

из _____________ (наименование объединения, предприятия, учреждения)

Ф.И.О. командированного работника	Занимаемая должность	Номер командировочного удостоверения	Ф.И.О., должность работника, подписавшего командировочное удостоверение	Дата	Расписка в получении командировочного удостоверения
				фактического выбытия	фактического прибытия

8. Журнал учёта работников, прибывающих в командировки имеет следующие разделы:

- № п/п

- Ф.И.О. командированного

- Наименование организации, выдавшего командировочное удостоверение

- Структурное подразделение предприятия, направившее командированного работника

- Должность командированного работника

- Цель командировки и к кому прибыл

- Дата выдачи командировочного удостоверения

- № командировочного удостоверения

- Дата прибытия

- Дата выбытия

Трудовой контракт

1. В соответствии со ст. 18 КзоТ РФ трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.

2. При заключении контракта рекомендуется указывать следующие условия:

- место работу (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);

- конкретную работу по определённой специальности или должности;

- дату начала работы и её окончание, если заключается срочный трудовой контракт;

- оплату труда;

- обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

3. Контракт может содержать дополнительные условия (курсы повышения квалификации…).

4. Контракт составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью.

5. Один экземпляр контракта хранится на предприятии, второй - у работника.

Расписки, доверенности

1. Для выполнения своих должностных обязанностей сотруднику могут быть выданы в пользование материальные ценности: инструменты, рабочая одежда…

2. Расписка - документ, в котором фиксируется факт передачи материальных ценностей.

3. Иногда возникают ситуации, когда работник по каким-либо причинам не может вовремя получить з/п, тогда он может поручить получение денег любому другому лицу.

4. Доверенность - документ, являющийся основанием выдачи денег другому лицу.

9. ПРЕДСТАВЛЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Вопросы:

1. Основные понятия документооборота

2. Обработка входящих документов

3. Обработка исходящих и внутренних документов

4. Регистрация документов

Основные понятия документооборота

1. Документооборот - это движение от момента создания до момента окончания работы с документами.

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения.

2. Каждый документ в процессе движения должен проходить три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Каждая операция должна выполняться один раз.

Обработка входящих документов

1. Входящая документация -- внешние документы, которые несут в себе первичную информацию: решения, приказы, постановления, распоряжения вышестоящих органов, письма, запросы, акты, телеграммы, телефонограммы.

Входящие документы могут поступать в организацию разными путями: по почте, с курьером, прибывшим из другой организации, от сотрудников, доставивших корреспонденцию из других мест, по электронной почте и т.п.

2. Документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов производится в следующей последовательности.

1) Прием и первичная обработка входящей документации.

2) Простановка отметки о поступлении документа в организацию (реквизит 28) проводится во время вскрытия конверта и проверки вложений. Сквозная нумерация всех входящих документов ведется в течение некоторого временного периода, например, в течение календарного года. При простановке отметки о поступлении производится разделение документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Существует ряд документов, не подлежащих регистрации, например:

- сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня;

- графики, заявки;

- рекламная информация;

- поздравительные письма;

- пригласительные билеты;

- объяснительные записки;

- документы с пометкой «Лично».

3) Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение только самые важные документы. На документах, сразу передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу проставляется условное название подразделения, а также инициалы и фамилия руководителя. Эта запись обводится овальной рамкой, чтобы ее можно было отличить от других пометок, например, ОМТС (отдел материально-технического снабжения) -- И.А. Крылову.

4) Регистрация документов проводится после предварительного рассмотрения в специальном журнале регистрации. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям под расписку.

5) Контроль за исполнением. В обязанности секретаря входит напоминание о сроках исполнения, решение вопроса о продлении сроков. Документ находится у исполнителя до окончательного рассмотрения вопроса.

6) После исполнения документа он возвращается секретарю для подшивки в дело. Секретарь делает отметку об исполнении документа и подшивает его в дело.

Обработка исходящих и внутренних документов

Исходящая документация -- документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы и распоряжения (для подконтрольных организаций), телеграммы, телефонограммы, акты.

Внутренняя документация -- документы, которые содержат информацию, позволяющую решать внутрипроизводственные задачи: приказы и другая распорядительная документация, протоколы, служебные записки, акты.

1. Исходящие и внутренние документы изготавливаются в организации.

2. Движение этих документов включает следующие этапы:

- Составление/проекта документа.

- Согласование проекта.

- Оформление документа. Оформление заключается в изготовлении документа со всеми необходимыми реквизитами. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах: первый отправляется по назначению, второй -- для подшивки в дело.

- Визирование документа.

- Подписание руководителем. Документ представляется руководителю на подпись вместе с сопровождающими документами, которые послужили основой для составления проекта.

- Регистрация документа заключается в присвоении регистрационного номера, указании его на документе и записи данных о документе в журнале регистрации исходящих (или внутренних) документов.

Регистрация документов

1. Для обеспечения учета, поиска и контроля исполнения документов в организации должна существовать налаженная система регистрации документов.

2. Регистрация -- это фиксация факта создания или получения документа в журнале регистрации. На каждом предприятии должны быть журналы регистрации:

- входящих документов;

- исходящих документов;

- внутренних документов;

- коммерческих контрактов;

- документов, имеющих гриф КТ (коммерческая тайна) или «Конфиденциально».

3. Одним из важных признаков документа является его регистрационный номер.

- Порядок формирования регистрационных номеров каждой группы документов устанавливается на конкретном предприятии, однако имеет некоторые стандартные правила.

- Наиболее часто регистрационный номер документа состоит из порядкового номера по журналу регистрации и номера дела, где хранится документ, отделенного наклонной чертой, например: 51/01-04. Учитывая то, что номер дела, как правило, содержит в себе информацию и о назначении документа, и о структурном подразделении, можно сказать, что такой регистрационный номер достаточно информативен. Коммерческие контракты являются двусторонним документами, поэтому регистрационный номер этих документов складывается из их порядковых номеров, присвоенных им каждой стороной, и иногда также года заключения контракта: 21/42-2001.

- Учёт входящих документов может вестись как в журнале регистрации, так и в картотеке - это можно считать начальным этапом проведения контроля исполнения документов. Основная цель контроля -- обеспечение своевременного исполнения документов и других поручений руководителя.

10. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Вопросы:

1. Порядок заведения дел

2. Номенклатура дел

Что такое дело? Порядок заведения дел

1. Для повышения эффективности поиска документов и организации их хранения все документы на предприятии разбиваются на группы, из которых формируются дела.

2. Дело -- это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения и помещенных в отдельную обложку. (Дело представляет собой папку-скоросшиватель, картотеку, журнал, в котором размещена отдельная группа документов.)

3. Внутри дела документы должны быть расположены в некотором порядке, например:

- в хронологической последовательности, по мере их появления;

- в логической последовательности;

- в алфавитном порядке.

4. Группирование производится по наиболее важным признакам, отражающим состав и содержание документов. Каждое дело содержит не более 200-250 листов.

5. Признаки заведения дел - это правила группирование документов в дела.

6. Наиболее известные признаки объединения документов:

- по названиям (справки, приказы и т. д.);

- за определенный период (например, за три последних месяца);

- по территориальному признаку (например, переписка с предприятиями, находящимися в Саратовской области.);

- по одному вопросу;

- одного автора (организации);

- по грифу ограничения доступа.

Примечание: дела должны содержать документы с единым сроком хранения.

Дела по определенным направлениям работы предприятия в течение некоторого установленного периода могут храниться в структурном подразделении, занимающемся соответствующим направлением работы, а по окончании этого срока передаются на хранение в архив.

Номенклатура дел

1. Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

2. В номенклатуру дел включаются все дела предприятия и журналы регистрации, не включаются в номенклатуру научно - технические документы и печатные издания.

3. Номенклатура дел составляется службой делопроизводства, секретарём - референтом и архивистом предприятия.

4. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. При отсутствии подразделений можно использовать направление деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия.

5. В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы - приказы, протоколы, затем - переписка и другие информационно - справочные документы.

6. Номенклатура дел подписывается составителем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

7. Номенклатура дел составляется как минимум в трёх экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передаётся в архив предприятия.

8. В течении года в номенклатуру могут вноситься заголовки новых дел, для этого в между разделами номенклатуры следует оставлять необходимые пробелы. Очень удобно вносить изменения и дополнения, если номенклатура дел ведётся с помощью ПК.

9. По окончании календарного года секретарём - референтом и архивистом указывается количество заведённых дел.

10. Пример номенклатуры дел:

Наименование предприятия
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ	УТВЕРЖДАЮ
00.00.2001	Руководитель предприятия
на 2002 год	_____________ И.О. Фамилия
	00.00.2001

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел	Срок хранения дела и статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Референт ____________ И.О. Фамилия

Зав. Архивом ____________ И.О. Фамилия

В 2002 г. заведено дел ________________________________________

^{(Цифрами и прописью)}

Индекс дела - например, 01-04

Заголовок дела - название, краткое содержание, дата. При составлении заголовков к делам следует избегать общих названий (например, «Общая переписка», «Справочный материал). У дел с перепиской обязательно указывается, с кем и о чем она ведется.

Срок хранения дела - для каждого дела по перечню документов с указанием сроков хранения определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

Примечание - проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел.

11. Формирование дел производится по заранее разработанной номенклатуре. При формировании дел надо соблюдать следующие требования:

- документ должен храниться только в одном деле и в единственном экземпляре;

- в дела помещаются документы, работа по которым уже проведена;

- документы разных сроков хранения размещаются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- документы в деле располагаются в хронологической последовательности (в прямом или обратном порядке) или в порядке возрастания их номеров.

12. Пример номенклатуры дел малого предприятия:

Малое предприятие занимается сборкой и продажей компьютеров и оргтехники:

1) В номенклатуру дел такого учреждения могут входить следующие разделы:

- Администрация

- Бухгалтерия

- Документы по личному составу

- Технический отдел

- Торговый отдел

- Транспортный отдел

- Склад

2) Примерный перечень дел, относящихся к этим разделам, их маркировка и условные сокращения представлены ниже:

01 Администрация (АДМ): 01-01 устав 01-02 лицензия 01-03 программа развития 01-04 приказы директора по основной деятельности 01-05 коллективные договоры 01-06 правила внутреннего распорядка 01-07 должностные инструкции	02 Технический отдел (ТЕХ): 02-01 договоры о поставках комплектующих 02-02 претензии 02-03 техническая документация 02-04 инструкции по технике безопасности, пожаробезопасности 02-05 заказ - наряды.
03 Документы по личному составу (ЛС): 03-01 приказы по личному составу (отпуска, командировки, поощрения, взыскания) 03-02 личные дела работников 03-03 трудовые книжки 03-04 документы о повышении квалификации работников 03-05 трудовые договоры с сотрудниками (контракты)	04 Бухгалтерия (БУХ) 04-01 лицевые счета по начислению зарплаты 04-02 хозяйственные договора 04-03 финансово-бухгалтерская отчетность 04-04 отчетность по финансированию учреждения 04-05 тарификационные списки 04-06 табели рабочего времени 04-07 акты инвентаризации 04-08 акты списания
05 Торговый отдел (ТОРГ): 05-01 прайс - листы 05-02 договоры купли-продажи 05-03 переписка с партнёрами	06 Склад (СКЛ): 06-01 приходные ордера 06-02 накладные на отпуск товара

13. Оформление обложки дела:

АОО «ИНФОСЕРВИС»

Секритариат

ДЕЛО № 03-02

приказы по личному составу

(отпуска, командировки, поощрения, взыскания)

2001 г.

На _______ лист.

Хранить _____ л.

^{ст.1018 ТП}

Такая папка предназначена для многократного применения, поэтому все сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листе-вкладыше, который помещается в специальный карман на корешке обложки.

11. СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Вопросы:

1. Режим структуры документа

2. Ссылки перекрёстные

3. Указатели и оглавления

- Создание указателя терминов (указателя)

- Создание оглавления

4. Автоматические названия

5. Список иллюстраций (таблиц, формул)

6. Работа над Главным документом

7. Колонтитулы

Режим структуры документа

При работе с большими документами нередко нужно охватить весь документ в целом и просмотреть или изменить его план. Часто само создание документа начинают с составления плана. В текстовом процессоре Word для этого используют режим структуры.

1. Структура документа - это план документа и представляет собой список заголовков различного уровня, имеющихся в документе.

2. Режим структуры

Переход в режим структуры выполняют щелчком на кнопке Режим структуры , которая располагается в левом нижнем углу окна документа. Можно также использовать команду строки меню Вид - Структура.

3. Панель инструментов Структура

При работе в режиме структуры на экране появляется панель инструментов Структура:

Знак «плюс» возле заголовка указывает на наличие подразделов. Щелчок на этом значке позволяет выделить весь соответствующий раздел. Метод перетаскивания позволяет переставлять заголовки вместе с соответствующими разделами с одного места на другое.

Кнопки с цифрами на панели инструментов Структура позволяют свернуть все уровни ниже выбранного. Кнопки Свернуть и Развернуть позволяют сворачивать и разворачивать уровни заголовков поодиночке.

4. Изменение уровня заголовков:

1) Чтобы повысить/понизить уровень заголовка, выделите заголовок и нажмите соответственно клавиши панели инструментов. Если используется мышь, то просто «захватите» плюсик, обозначающий заголовок, и перетащите его на уровень, символизирующий соответствующий заголовок (влево -- повысить, вправо -- понизить; для удобства подсвечивается вертикальная линия, показывающая текущее положение уровня заголовка при его перемещении).

2) Быстрые клавиши повышения уровня заголовка Shift + ТаЬ или Alt + Shift +. Быстрые клавиши понижения уровня заголовка -- ТаЬ или Alt + Shift + .

5. Работа с документом с использованием режима структуры

1) Если нужно одновременно видеть и структуру (план) документа и его содержание, следует дать команду Вид - Схема документа. В этом случае в левой части экрана открывается область, содержащая только заголовки. Переход к любому разделу документа выполняют щелчком на заголовке.

2) Если Вы хотите сочетать удобство работы со структурой документа с просмотром реального оформления текста, разделите окно документа на два. Задайте в одном окне просмотр структуры документа, а в другом -- например, режим разметки документа. Изменения, вносимые в документ в одном окне, автоматически отразятся и в другом окне.

Ссылки перекрестные

В документе можно ссылки как на некоторый заголовок, текст, номер (номер главы, номер рисунка, номер таблицы).

1. Для создания ссылки на заголовок необходимо:

- установить стиль Заголовок для нужных вам заголовков;

- установить курсор в точку вставки, Вставка - Перекрёстные ссылки;

- в поле Тип ссылки выбрать Заголовки, в поле Вставить ссылку на - текст заголовка, в поле Для какого заголовка выбрать из списка заголовков нужный заголовок.

2. Для создания ссылки на произвольный текст необходимо:

- выделить нужный текст, Вставка - Закладка (указать имя закладки);

- установить курсор в точку вставки, Вставка - Перекрёстные ссылки;

- в поле Тип ссылки выбрать Закладки, в поле Вставить ссылку на - текст закладки, в поле Для какой закладки выбрать из списка закладок нужное название.

3. Для создания ссылки на таблицу, рисунок необходимо предварительно вставить название с применением нумерации для данных объектов: Вставка - Название, указать нумерацию.

Примечание: Ссылки представляют собой поля, некоторые из них могут быть видны в режиме просмотра. Обновление ссылок (после изменения исходного текста) происходит либо по команде обновления полей, либо перед печатью документа, если установлена опция Сервис - Параметры - Печать - Обновлять поля, Обновлять связи.

Указатели

Почти все книги содержат оглавление, а многие к тому же содержат в конце книги указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру. Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать создание оглавлений и указателей.

Создание указателя является достаточно сложной работой. Она выполняется в два этапа. Сначала подготавливают слова и термины, включаемые в указатель, а потом этот указатель создают.

1. Слова, включаемые в указатель, необходимо предварительно пометить. Для этого выделяют нужное слово и нажимают комбинацию клавиш Alt+Shift+X. При этом открывается диалоговое окно Определение элемента указателя.

2. Выделенный текст переносится в диалоговое окно, в поле Элемент указателя, основной. Его можно сразу принять как пункт указателя или сначала отредактировать. В поле Дополнительный можно ввести один или два дополнительных элемента указателя (через точку с запятой). Поле Параметры определяет, как именно будет изображаться ссылка на данный термин в готовом указателе.

3. Включение выбранного элемента в указатель выполняют щелчком на кнопке Пометить. Если щелкнуть на кнопке Пометить все, то в указатель будут включены все ссылки на данный термин, имеющиеся в документе.

4. Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами по всему документу. На этом заканчивается подготовительный этап.

5. Для создания указателя терминов надо перевести курсор в конец документа, ввести заголовок указателя и дать команду Вставка - Оглавление и указатели, открывающую диалоговое окно Оглавление и указатели.

6. Вкладка Указатель данного диалогового окна содержит элементы управления, позволяющие определить способ форматирования указателя в документе.

7. Вид указателя в выбранном формате отображается в поле Образец. Указатель терминов генерируется автоматически и вставляется в то место, где располагается курсор.

8. Если предварительно выделить несколько страниц, вставить закладку, затем пометить нужное слово для указателя, но в диалоговом окне Определение элемента указателя выбрать переключатель Диапазон страниц и выбрать нужную закладку, то в предметном указателе будет приведён диапазон страниц через тире.

9. Можно предварительно подготовить словарь для пометки в тексте нужных терминов. Для этого в пустом файле заполнить таблицу, в которой в первом столбце будут напечатаны термины, во втором - их обозначения в предметном указателе, затем в диалоговом окне Оглавление и указатели, вкладка Указатели выбрать кнопку Автопометка, указать имя файла, в котором набрана таблица указателей. В тексте будут помечены все указатели.

Например:

Таблица сохранена в файле Словарь

документ	документ
главный документ	документ
поддокумент	документ

Создание оглавления

Создать оглавление заметно проще, чем указатель. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, программа Word включит такие заголовки в оглавление автоматически.

1. Все заголовки отформатировать стилем Заголовок 1, (Заголовок 2, 3);

2. Установить курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка - Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление.

3. Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в него включить.

Автоматические названия

1. Практически любым элементам документа: таблицам, рисункам, внедренным объектам и т.п. -- можно добавить название. Названия можно автоматически нумеровать (например, после перестановки двух таблиц их номера соответственно изменятся), на них можно осуществлять ссылки, составлять указатели. При этом в любой момент каждое название может быть изменено по Вашему желанию.

2. Каждое название состоит из метки (рисунок, таблица, формула), номера (проставляется программой автоматически) и текста названия (вводится пользователем произвольно). Чтобы вставить название:

1) выделите элемент, к которому предполагается добавить название;

2) выполните команду Вставка - Название, появится окно Название;

3) выберите в окне метку, которой будут автоматически снабжены однотипные элементы - Рисунок, Таблица, Формула;

4) для создания своих меток необходимо нажать кнопку Создать. в появившемся окне наберите новую метку, например Рис.;

5) можно определить месторасположение (поле Положение) и вариант нумерации (кнопка Нумерация);

6) в строку Название после метки и номера названия можно ввести произвольный текст названия элемента;

7) Вставленное в текст документа название будет оформлено стилем Название объекта;

8) Названия могут автоматически вставляться при размещении в документе рисунков, таблиц и т.д., являющихся продуктами программ, указанных в списке окна Автоназвание.

Список иллюстраций (таблиц, формул)

1. Определить названия объектам в тексте.

2. Определить в конце документа место, куда будет вставляться список иллюстраций.

3. Вставка - Оглавление и иллюстрации, вкладка Список иллюстраций, выбрать из списка Название - рисунок, таблица, формула (что-то одно).

4. Если в список нужно указать одновременно и рисунки, и таблицы (формулы) нажать кнопку Параметры, в окне Параметры списка иллюстраций - Собрать список иллюстраций, используя Стиль, выбрать, например, стиль Название объекта.

Работа над Главным документом

1. Можно создать итоговый документ из нескольких отдельных документов. Отдельный документ, называемый также вложенный документ и оформленный в виде самостоятельного файла, может дорабатываться каждым специалистом самостоятельно. При формировании главного документа из отдельных вложенных документов редактор осуществит слияние документов, создание сплошной нумерации страниц, рисунков, названий, генерацию единого оглавления и единого алфавитного указателя и т.д. -- то есть работа с главным документом будет вестись как бы с одним сплошным документом, а не с несколькими отдельными.

2. Для включения текста в качестве вложенного документа в Главный документ:

- откройте документ, в который Вы хотите включить текст вложенного документа (можно использовать пустой документ);

- перейдите в режим структуры Главного документа;

- нажмите кнопку Вставить вложенный документ линейки инструментов Главного документа;

- в появившемся окне Вставить вложенный документ выберите файл, который будет вставлен как вложенный документ;

- повторите операцию для всех включаемых вложенных документов;

- сохраните главный документ;

- или в Word открыть пустой файл и с помощью операции Вставка - Файл вставить нужные документы.

Колонтитулы

1. Если мы хотим в колонтитул добавить названия разделов, необходимо:

- установить курсор в колонтитул;

- Вставка - Поле, выбрать Категории - Связи и ссылки, Поля - StyleRef, нажать кнопку Параметры, указать стиль (например, заголовок 1).

2. Чтобы отключить колонтитул на первой странице, необходимо указать в параметрах страницы, вкладка Макет различать колонтитулы первой страницы.

3. Чтобы в колонтитул на последней странице не печаталось название раздела, необходимо выполнить на последней страницей Вставка - разрыв раздела на текущей странице, выделить колонтитул последней страницы и нажать кнопку Как в предыдущем, затем удалить или изменить текст последнего колонтитула.

4. Если необходимо выполнить нижнюю границу в колонтитуле, необходимо выделить колонтитул и нажать Формат - границы и заливка, установить нижнюю границу.

12. MICROSOFT OUTLOOK

Вопросы:

1. Основные понятия

2. Контакты

3. Календарь

4. Задачи

5. Дневник

6. Заметки

7. Электронная почта

Основные понятия

1. Программная среда Microsoft Outlook пришла на смену разнообразным видам блокнотов и записных книжек, которые использовали руководители и секретари для организации своей работы.

- Для хранения сведений о различных людях и организациях использовались телефонные книжки;

- для планирования ежедневных встреч и дел -- еженедельники;

- для временных записей -- блокноты для заметок;

- составлялись планы работы на одну неделю, на один месяц, на год и т.д.

2. Программа Microsoft Outlook предназначена для организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты, планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактов и списка задач, а также учета всех выполненных работ.