Автоматизация бухгалтерского учета

Плохая обучаемость бухгалтерии. Разные люди воспринимают новые знания по-разному: одни легко и быстро, другие "со скрипом", третьи вообще практически не воспринимают. Для бухгалтера переход на автоматизированный бухучет - это масса новой информации, с которой раньше не приходилось иметь дело, значит скорость и эффективность этапа обучения сильно зависит от возраста, образования, опыта работы, прогрессивности мышления и других характеристик работников бухгалтерии.

Загруженность бухгалтерии текущей работой. На период автоматизации и, конкретно, этапа обучения жизнь на предприятии не замирает, хозоперации продолжаются и, соответственно объем текущей бухгалтерской работы остается прежним. В этих условиях времени на обучение у бухгалтера может просто не остаться. Если с предыдущим фактором, замедляющим процесс обучения, как говорится, ничего не поделаешь, то загруженность текучкой можно регулировать, например, передавая часть работы обучаемого сейчас бухгалтера другому, который будет обучаться потом и, в свою очередь передаст свои объемы работ первому. Вообще говоря, вопрос выделения рабочего времени бухгалтеров стоит не только в момент их обучения, но и на этапах подготовки к автоматизации и настройки программ, которые, даже если автоматизация заказана сторонней организации, немыслимо проводить без тесного контакта с бухгалтерией предприятия. Нерешенность этого вопроса на практике может привести к так называемому "скрытому саботажу", суть которого состоит в том, что никто из бухгалтерии открыто не выступает против перехода на компьютеры, напротив, все двумя руками за, но ни у кого нет ни минутки свободного времени, чтобы на деле заняться текущим этапом автоматизации, в результате время идет, процесс автоматизации стоит и так могут пройти многие месяцы. Решения по ограничению для бухгалтеров текущей работы на период автоматизации должны приниматься на уровне руководства предприятия, чтобы потом бухгалтер не оказался между двух огней: с одной стороны, нужно время на автоматизацию, с другой стороны, начальство требует расшифровок, выборок, сверок и т.п.

2. Обучение второго уровня. Когда программа настроена и сотрудники обучены можно начинать работать, но важно понимать, что жизнь не стоит на месте и рано или поздно произойдет один из двух фактов (или оба вместе):

Изменится характер хоздеятельности предприятия и придется перенастраивать план счетов, формы первичной документации или автоматические проводки по типовым хозоперациям

Изменятся формы бухгалтерской отчетности и расчетов по налогам и нужно будет производить донастройку этих форм, создаваемых программой. Следует, однако, отметить, что большинство фирм-производителей широко распространенных программных продуктов пристально следит за изменением форм отчетности и своевременно предлагает пользователям своих программ уже готовые новые формы, но, тем не менее, работа остается, поскольку во-первых даже готовую новую форму на практике приходится донастраивать с учетом специфики плана счетов и типовых проводок на своем предприятии, просто это займет меньше времени чем полная переделка формы; во-вторых могут измениться формы по расчетам местных налогов, которые московские разработчики программ по понятным причинам рассылать не могут.

В такой ситуации требуются более глубокие знания программы, позволяющие не только выполнять на ней текущую работу, но и производить донастройку программы на изменения, обучение этому и есть обучение второго уровня. Конечно, донастройку можно заказать и сторонней организации, но это всегда влечет за собой то, что, с одной стороны, снижается оперативность изменений, Вы становитесь "привязаны" сторонним донастройщикам, без которых - ни шагу, с другой стороны, за каждую донастройку необходимо платить деньги. С учетом того, что средства донастройки в бухгалтерских программах предельно просты, рассчитаны на бухгалтера, а не на программиста, к ним имеются подробные инструкции и обучиться им несложно, практически во всех случаях предпочтительнее пройти обучение второго уровня и потом уже ни от кого не зависеть. Следует, также, отметить, что обучение второго уровня в организациях, где в бухгалтерии работают несколько человек необходимо проходить не всем, а, как правило, лишь главбуху - ведь только он принимает решения об изменениях в системе ведения бухучета и производит эти изменения.

Бывают случаи, когда организации, которые в свое время заключили договор на внедрение программы по автоматизации бухучета с какой-либо оказывающей такие услуги фирмой и были разочарованы качеством работы - вместо автоматизации им за их же деньги сделали "псевдоавтоматизацию". Как же избежать подобных ситуаций? Можно действовать двумя способами. Первый состоит в том, чтобы заказать у сторонней организации не просто настройку программы и обучение, а всю автоматизацию, включающую в себя и этапы оптимизации бухучета, определение масштабов и порядка автоматизации и постановки задачи. В этом случае некомпетентность и неквалифицированность автоматизаторов станет хорошо видна еще вначале, на этапах подготовки к автоматизации, и Вы сможете своевременно отказаться от их дальнейших услуг. Если Вы выберете второй способ и подготовку к автоматизации сможете провести своими силами, а на стороне закажете лишь настройку программы и обучение, от автоматизаторов следует требовать (записать в договор на автоматизацию бухучета) две составляющие удачной автоматизации:

1. Качество. После этапов подготовки к автоматизации и Вас на руках есть постановка задачи, в которой перечислены все требующиеся именно Вам первичны документы, регистры иформы отчетности, которые должна делать программа и требования к ним. Так вот только при наличии всего этого работа может считаться выполненной.

Сроки. Все работы по настройке и обучению должны быть записаны в четкий подневный календарный план - документ, подписанный обоими сторонами по договору на автоматизацию, выполнение которого должно регулярно (например, раз в неделю или ежедневно) контролироваться. За срыв календарного плана автоматизаторы должны нести ответственность в виде, например, пени за каждый день отставания от плана. Такая жесткая временная привязка очень важна, поскольку при ее отсутствии на практике часто происходит то, что автоматизация-то как бы идет, вот только когда она кончится сказать невозможно, в результате бухгалтерия продолжает работать на бумаге, проходит один отчетный период за другим, а переход на программу все откладывается, несмотря на то что прошедший отчет уже планировалось составлять на компьютере и сейчас придется вводить в программу дополнительно информацию за предыдущие периоды, иначе отчет нарастающим итогом за год придется тоже делать на бумаге. Вот в чем состоит болезненность срыва сроков автоматизации.

2.6 Расценки и порядок определения стоимости услуг по автоматизации бухгалтерского и управленческого учета

Порядок определения стоимости услуг по автоматизации строится на двух принципах:

1. Объем работ по автоматизации того или иного клиента сильно зависит от множества условий, присущих данному конкретному предприятию, таких, как объем хозопераций, виды деятельности, количество бухгалтеров, ведущих учет, наличие различного рода нюансов и тонкостей в бухучете и других. Поэтому не может быть некой одинаковой для всех цены на услуги по автоматизации, она своя для каждого клиента.

2. Услуги по хорошей автоматизация не может быть дешевыми из-за их трудоемкости и высокой квалификации, которую они требуют. В нормальной ситуации они всегда стоят больше, чем собственно компьютеры и программы. На рынке предлагается много услуг по автоматизации, которые стоят дешево, однако на практике такая автоматизация не приносит клиенту желаемой отдачи и, как правило, заканчивается "псевдоавтоматизацией" (см. страницу 4). Хорошие услуги рассчитаны на тех, кто "не настолько богат, чтобы покупать дешевые вещи".

Расценки на услуги скорее всего должны быть подневные, то есть клиент платит определенную сумму за 8-часовой рабочий день аудитора. Следует отметить, что эта подневная ставка должна быть фиксирована и одинакова для всех клиентов, которых не делят на богатых и бедных. Величина подневной ставки изредка меняется с инфляцией или колебаниями конъюнктуры рынка.

Итоговая сумма за автоматизацию, таким образом, зависит от количества рабочих дней, которые необходимо на нее потратить, и определяется умножением количества дней на вышеназванную подневную ставку. Количество же дней зависит от каждого конкретного клиента.

Для того, чтобы клиент заранее знал конечную сумму, которую будут стоить услуги и мог принять решение о том, будет он их заказывать или нет, следует провести две процедуры:

Бесплатный выезд на определение объема работ. Он заключается в том, что специалист фирмы по автоматизации бесплатно выезжает непосредственно к клиенту и в течение 1-2 часов знакомится с бухгалтерским учетом на предприятии (для этого необходимо присутствие главного бухгалтера и наличие первичных документов и учетных регистров) и совместно с клиентом конкретизирует цели планируемой автоматизации. После проведения такой процедуры можно сообщить конечный срок выполнения работы и, соответственно, сумму за услуги.

Оплачиваемый "стартовый" день работы. В случае, если имеет место одно из тех обстоятельств:

предприятие достаточно большое (численность превышает 200-300 человек или количество бухгалтеров, ведущих учет, превышает 10 человек);

имеются осложняющие обстоятельства, такие как, например, нечеткое представление о том, что же хочет клиент от автоматизации или уже имеющаяся на предприятии какая-то бухгалтерская программа, которая не отвечает предъявляемым к ней требованиям и которую надо "менять";

клиент хочет, помимо конечной стоимости наших услуг, увидеть календарный график работ, можно предложить оплатить один день работы специалиста и в течение этого дня тот, помимо определения конечного срока выполнения работ (цены), разработает и предложит варианты решения имеющихся проблем и к концу дня составит календарный график выполнения работ в котором указано, что будет иметься "на выходе" автоматизации и какое количество времени будет потрачено на каждый этап и операцию. Такой вариант хорош, также, и потому, что, если стоимость полного комплекса работ перечисленных в этом графике окажется дороже, чем клиент планировал потратить на автоматизацию, то можно будет просто удалить из графика часть работ, которые являются не самыми важными, а вместе с ними удалится и оплачиваемое время, необходимое на их выполнение, в результате чего можно "довести" стоимость автоматизации до возможностей клиента.

После того, как клиент принимает решение заказывать услуги, с ним заключается договор, в котором должны быть предусмотрены практически все нюансы взаимоотношений с заказчиком, которые могут появиться в ходе автоматизации. Следующий этап - это непосредственно выполнение работ. В случае, если определение нами объема работ было произведено не совсем верно и необходимо больше времени для получения тех конечных результатов, которые указаны в плане-графике работ и постановке задачи, это дополнительное время клиентом не оплачивается.

Заключение

Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач. Ситуация такова, что сам по себе бухгалтерский учет на предприятии может рассматриваться как внутреннее дело предприятия, а основой для оценки финансово-хозяйственной деятельности предприятия со стороны государства служит отчетность (бухгалтерский баланс и многочисленные другие отчетные формы), которая должна ежеквартально предоставляться в налоговую инспекцию по месту регистрации предприятия. Кроме того, существуют плановые и внеплановые налоговые проверки, при проведении которых могут потребоваться все бухгалтерские документы, включая первичные. Все это обуславливает широкое применение САБУ в современной России.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую САБУ, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.