Особенности кадрового делопроизводства на предприятии

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

- Расчеты за трудовые книжки и их хранение

При выдаче трудовой книжки (дубликата) и вкладыша администрация взимает с работника плату.

В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.[7, с.71]

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости. [7, с.71]

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе.

После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.

Администрация предприятия обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

- Учет бланков трудовых книжек

На предприятии ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Книга движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь. [7, с.71]

При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке и в книге учета.

Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. [7, с.71]

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия.

На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт.

Основным документом персонального учета работника является его личное дело, которое является документом «Для служебного пользования». Личное дело включает в себя следующие документы, пронумерованные и подшитые в хронологическом порядке:

опись документов, имеющихся в личном деле;

анкета;

личное заявление о приеме на работу (в конце трудовой деятельности -- об увольнении);

личный листок по учету кадров с наклеенной на него фотографией размером 4х6 см (фотографии обновляются при достижении возраста 45 и 45 лет);

автобиография;

копии документов об образовании, присвоении ученой степени, ученого звания;

характеристики;

копии приказов о приеме (в дальнейшем о переводе, увольнении);

трудовой договор;

карточки учета поощрений и взысканий;

материалы аттестации;

представления о назначении, освобождении, переводе, увольнении, направлении на учебу;

копии наградных листов и представлений к присвоению почетных званий;

другие документы, характеризующие работника.

В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.

Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу и ведется на протяжении всей работы сотрудника на предприятии.

Сотрудник, ответственный за документационное обеспечение кадровой деятельности, принимает от поступающего на службу документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.

Личные дела учитываются как документы «Для служебного пользования», регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел», предусматривающей следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

Личные дела могут выдаваться для ознакомления только сотрудникам, определенным руководителем предприятия.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

При извлечении каких либо документов из личного дела лицо, ответственное за ведение личных дел, обязано сделать во внутренней описи соответствующую запись.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Например, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-4003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым Постановлением Госстандарта России от 03.03.4003 N 65. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление, нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства. Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» утв. Постановлением Госстандарта РФ от 47.04.1998 N 48.

Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану. Личные дела размещаются в несгораемых шкафах в порядке номеров, проставленных на корешках и лицевой стороне личного дела.

Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия. [15, с.55]

Таким образом, информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы.

Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-библиографических данных; поощрения и наложение взысканий и др.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой договор;

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

- личная карточка (форма №Т-2);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма №Т-8);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №-Т9);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма №Т-11);

- приказ (распоряжение) о наказании работника;

- табель учета рабочего времени (форма №Т-13);

- личные заявления работников предприятия;

- графики отпусков (форма №Т-7);

- правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание (форма №Т-3);

- должностная инструкция;

- трудовая книжка;

- личное дело.

2. Организация кадрового делопроизводства в ООО «Норд»

2.1 Нормативно-правовое обеспечение кадровой работы ООО «Норд»

Прохождение преддипломной практики в ООО «Норд» дало возможность изучить основные направления деятельности кадровой службы «изнутри» и проанализировать ее особенности.

Общество с ограниченной ответственностью «Норд» создано в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общество действует на основе Устава, с соблюдением условий хозяйственной деятельности, руководствуясь Гражданским кодексом Российской Федерации и Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Полное фирменное наименование Общества на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью «Норд», сокращенное наименование на русском языке ООО «Норд».

Общество является коммерческой организацией и создано на неопределенный срок.

Целью деятельности Общества является извлечение прибыли путем удовлетворения потребностей юридических и физических лиц в работах, услугах, товарах.

Общество имеет право осуществлять любые виды деятельности, на запрещенные законодательными актами РФ, в том числе:

1. осуществление различной, в том числе и международной, торгово-закупочный, торгово-посреднический деятельности, оптовой и розничной торговой деятельности товарами народного потребления, продукцией производственно-технического назначения, сельскохозяйственной, продовольственной и пищевой продукции;

2. осуществление всех видов строительных, монтажных, пуско-наладочных, земляных работ;

3. лесозаготовка, деревообработка;

4. закуп, обработка, реализация нефтепродуктов;

5. производство и реализация товаров народного потребления и т.д.

Юридический статус и права общества:

1. Общество является юридическим лицом. Оно обладает обособленным имуществом, может от своего имени приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности, быть истцом и ответчиком в арбитраже, суде и третейском суде.

2. Общество приобретает права юридического лица с даты его государственной регистрации.

3. Общество является собственником:

- имущества, переданного ему Участниками;

- получение доходов, а также иного имущества, приобретенного им под другим основаниям, допускаемым законодательством.

4. Общество осуществляет владение, пользование и распоряжение своим имуществом в соответствии с целями и видами своей деятельности и назначением имущества.

5. Участники Общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков связанных с его деятельностью в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Государство не отвечает по обязательствам Общества, а Общество не отвечает по обязательствам Государства.

6. Общество имеет право открывать счета в банках, пользоваться банковскими кредитами.

7. Общество имеет печать, штампы, фирменный Знак, торговую марку.

Трудовые отношения:

1. Трудовой коллектив Общества составляют граждане, участвующие своим трудом в его деятельности на основе трудового договора, либо других форм, регулирующих трудовые отношения работника с Обществом в соответствие с действующим законодательством.

2. Формы, система и оплаты труда, а также другие виды расходов работников устанавливаются Обществом самостоятельно.

Трудовые доходы каждого работника определяются его личным трудовым вкладом с учетом конечных результатов работы Общества, облагаются налогами согласно Закону России и максимальными размерами не ограничиваются.

3. Режим работы и отдыха работающих на предприятии граждан, их социальное обеспечение и социальное страхование устанавливаются индивидуальными трудовыми договорами или контрактами с соблюдением соответствующих норм российского трудового законодательства.

4. Охрана труда и техника безопасности на предприятии осуществляется согласно действующему трудовому законодательству России, соответствующими нормативными актами.

Право подписи:

- директор или другие должностные лица, специально уполномоченные им.

Конфиденциальность:

1. Каждый из участников обязуется в том, что он не будет использовать или разглашать перед любым лицом, фирмой и компанией, а также опубликовывать или рассказывать любую секретную информацию, связанную с Обществом.

Социальная и правовая защита сотрудников Общества:

- работа в Обществе засчитывается общий трудовой стаж и стаж для назначения пособия по государственному социальному страхованию при условии уплаты в Пенсионный фонд и фонд государственного страхования Российской Федерации.

ООО «Норд» имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.

Трудовые отношения работников ООО «Норд» регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

Сегодня в активе предприятия:

- торговые комплексы;

- оптовые базы;

- фитнес-клуб;

- салон красоты;

- предприятия общественного питания.

Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управления ООО «Норд» необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям.

В основе структуры управления предприятием положена функциональная система - система представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т.п. В этом случае указания поступают более квалифицированные.

В каждом филиале существует свой отдел кадров, который взаимосвязан с другими отделами организации и подчинен непосредственно начальнику отдела кадров, который в свою очередь подчинен директору.

Так, отдел кадров ООО «Норд» взаимосвязан с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими службами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления персоналом.

Работа отдела кадров ООО «»Норд» регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях.

Общие положения отдела кадров:

1.1. Под кадровым обеспечением предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному комплектованию подразделений и служб предприятия необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.

1.2. Решение задач кадрового обеспечения предприятия возлагается на штатную службу персонала (СП), организационно входящую в управление предприятия. В свою очередь отдел кадров (ОК) является структурным подразделением службы персонала.

1.3. Непосредственное руководство отделом кадров осуществляет его начальник. Начальник ОК является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Он в свою очередь подчиняется непосредственно директору.

1.4. Нормирование труда сотрудников отдела кадров, постановка задач, расчет общей численности и загрузки осуществляется на основе действующих “Единых норм времени и выработки…”, инв. № …

1.5. Условия труда сотрудников отдела кадров, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. № …

1.6. Деятельность сотрудников отдела кадров регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется заместителем начальника отдела кадров на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам.

В своей деятельности отдел руководствуется Уставом ООО «Норд», Конституцией Российской Федерации, Законами Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.

Таким образом, в каждом структурном подразделении существует свой отдел кадров, который взаимосвязан с другими отделами организации и подчинен непосредственно начальнику отдела кадров, который в свою очередь подчинен директору.

Так, отдел кадров ООО «Норд» взаимосвязан с отделами организации труда и заработной платы, отделами охраны труда и техники безопасности, юридическими службами и другими подразделениями, которые выполняют функции управления персоналом.

Работа отдела кадров ООО «»Норд» регламентируется Положением об отделе кадров, а функции, права и обязанности сотрудников отдела кадров прописаны в должностных инструкциях.

В своей деятельности отдел руководствуется Уставом ООО «Норд», Конституцией Российской Федерации, Законами Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации, нормативными актами, регламентирующими работу с кадрами.

2.2 Особенности кадрового делопроизводства ООО «Норд»

Прохождение практики в отделе кадров ООО «Норд» позволило выявить основные функции отдела кадров:

издание приказов по личному составу (о приеме на работу, увольнении, перемещениях, изменениях окладов, разрядов, должностей и т.д.);

оформление, учет и хранение трудовых книжек;

формирование, учет и организация хранения личных дел сотрудников;

ведение учета представления ежегодных отпусков;

подготовка к утверждению документации по оформлению пенсионных дел;

подготовка статистических отчетов;

обеспечение руководства необходимой оперативной информацией по кадровым вопросам;

ведение воинского учета граждан, пребывающих в запасе и граждан, подлежащих призыву на военную службу в воинские силы РФ, из числа работающих на предприятии.

Так как ООО «Норд» - это большое предприятие и оно предполагает разные виды деятельности (фитнес-клуб, салон красоты, сети магазинов и оптовых баз), то у каждого филиала имеется своя кадровая служба, которая подчинена непосредственно начальнику отдела кадров, который в свою очередь подчинен директору.

Для исследования особенностей была проведена работа в филиале кадровой службы фитнес клуба и салона красоты TERRA NOVA.

Так же как и в любом кадровом делопроизводстве в кадровой службе филиал используются унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты":

№ Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

№ Т-2 "Личная карточка работника";

№ Т-3 "Штатное расписание";

№ Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

№ Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

№ Т-7 "График отпусков";

№ Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

№ Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

№ Т-10 "Командировочное удостоверение";

№ Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации (указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем).

При приеме на работу работник должен предоставить следующие документы: (заявление о приеме на работу с подписью директора; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету; документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний; медицинскую справку).

На основании этих документов оформляется приказ о приеме на работу. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда.

Заполняется личная карточка Т-2. Для этого необходимы следующие документы работника: (паспорт; трудовая книжка; военный билет; документ об образовании; страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; идентификационный налоговый номер; приказ о приеме на работу).

Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. В заявлении указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается директором ООО «Норд». На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

На основании оформляемого приказа делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

На основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжки.

Для регистрации и учета всей документации, создаваемой и используемой в деятельности кадровой службы ООО «Норд», а также хранящейся в ней, используются книги учета и журналы. Например:

Книга учета приказов:

О приеме;

О предоставлении отпусков (учебных, за свой счет, основных оплачиваемых, дополнительных и т.д.);

О переводе;

Об увольнении;

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

Книга учета личных заявлений сотрудников;

Книга учета сотрудников принятых на работу;

Книга учета сотрудников уволенных с работы;

Книга регистрации больничных листов;

Книга учета личных дел;

Книга учета документов для служебного пользования;

Журнал выдачи личных дел во временное пользование;

Журнал учета исполнительных листов

И другие.

- другой особенностью в деятельности отдела кадров ООО «Норд» является способ хранения документации.

Хранению непосредственно в отделе кадров ООО «Норд» подлежат личные дела и личные карточки сотрудников, трудовые книжки, а также иные кадровые документы, необходимые для осуществления деятельности кадровой службы.

Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников ООО «Норд», кроме работающих по совместительству (на эту категорию работников трудовые книжки ведутся по основному месту работы). В обязанности инспекторов отдела кадров входит ведение, учет и хранение трудовых книжек и вкладышей к ним.

Хранятся трудовые книжки в специальных ящиках, которые находятся в металлических шкафах. Книжки расположены в алфавитном порядке. В этих же шкафах и таких же ящиках хранятся невостребованные книжки сотрудников уволенных с работы.

Личные дела и личные карточки заводятся на всех сотрудников ООО «Норд». Хранятся личные дела в отдельном помещении, в специальных несгораемых металлических шкафах. Расположены они в алфавитном порядке (по первой букве фамилии сотрудника).

Учет и регистрация личных дел ведется в «Книге учета личных дел».

Выдача личных дел производится под расписку в специальном журнале.

Личные карточки унифицированной формы № Т-2. Используются карточки старого и нового образцов. При введение новых карточки старого образца не переписывались. Новые карточки не сильно отличаются от предыдущих, они из более плотной бумаги и чуть больше по размеру. Отрицательным моментом этого нововведения является то, что дополнения к карточкам старого образца используются новые, это неудобно при их хранении.

Личные дела и личные карточки хранятся в отделе кадров. Затем они передаются в архив ООО «Норд». Группа учета личных дел отвечает за правильную подготовку дел к передаче. Личные дела и карточки проверяются в соответствии с книгами учета, на них проставляются номера, а затем по описи они передаются в архив.

Основой для формирования дел, их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел. Номенклатура дел ООО «Норд» включает в себя следующие разделы:

1. Приказы по вопросам работы с кадрами. Копии.

2. Приказы директора по личному составу. Копии.

3. Основания к приказам по личному составу.

4. Положение об отделе кадров.

5. Должностные инструкции сотрудников.

6. Годовые статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.

7. Квартальные статистические отчеты о наличии, учете, текучести и распределении кадров.

8. Утвержденное штатное расписание структурных подразделений.

9. Личные дела.

10. Личные карточки сотрудников.

11. Списки состава работников, административно-управленческого персонала.

12. Учетные карточки работников, специалистов с высшим и средним специальным образованием.

13. Документы о предоставлении работников к правительственным наградам (представления, анкеты, списки трудов).

14. Заявления о приеме на работу по совместительству.

15. Графики отпусков, заявления на отпуск.

16. Трудовые книжки сотрудников.

17. Копии приказов и основания к приказам на лиц, нарушивших трудовую дисциплину.

18. Документы для служебного пользования.

19. Копии приказов и представления на благодарность сотрудников.

20. Описи на дела, сданные в архив.

21. Акты об уничтожении дел.

А также некоторые другие.

В кадровом делопроизводстве хранению документов уделяется особое внимание, что обуславливается важностью заключенной в них информации и передачей на дальнейшее хранение.

Кроме того весь процесс кадрового делопроизводства учитывает вопрос защиты персональных данных работников. Сотрудники отдела кадров непосредственно связаны в своей работе с подобного рода информацией, что требует от них компетенции в вопросах законодательства и, конечно же, аккуратного и точного ведения делопроизводства.

Изучив основные положения номенклатуры дел ООО «Норд», можно сделать вывод о деятельности отдела кадров в целом. Все документы, указанные в номенклатуре не просто используются кадровой службой, но и непосредственно являются основой ее работы. Сотрудники отдела кадров занимаются разработкой и ведением вопросов, которые эти документы регламентируют.

Были выявлены следующие проблемы:

- кадровой документацией занимается бухгалтер;

- на предприятии не ведется соответствующего контроля воинского учета;

1) при приеме на работу отдел кадров проверяет;

- наличие в паспорте отметки об отношении к воинской обязанности;

2) заполняется личная карточка в соответствии с записями в документах воинского учета;

Дальнейшего воинского учета не ведется.

- в филиалах отделов кадров работают с автоматизированной системой 1С бухгалтерия, что не позволяет соответствующим образом выполнять работу с кадровой документацией;

- т.к. у каждого филиала имеется своя кадровая служба, которая подчинена непосредственно начальнику отдела кадров главного филиала, это приводит к тому, что нет соответствующего контроля над филиалами, нужна единая автоматизированная система, которая будет связывать между собой филиалы.

Заключение

Кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску кадровых документов.

Кадровые документы, являясь неотъемлемой частью практической деятельности организации, фиксируют сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д., так как закрепляют трудовые отношения работников и работодателя, подтверждают трудовой стаж граждан, являются доказательством при разрешении индивидуальных трудовых споров.

Актуальность темы заключается в том, что работа посвящена особенностям кадрового делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью.

В связи с этим поставлена цель - проанализировать особенности кадрового делопроизводства в обществе с ограниченной ответственностью.

Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- рассмотреть нормативно правовое обеспечение кадровой работы ООО «Норд»;

- выявить особенности кадрового делопроизводства в ООО «Норд».

ООО «Норд» создано в соответствии с Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общество действует на основе Устава.

Трудовые отношения работников регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка и должностными инструкциями работников.

На сегодняшний день в активе предприятия:

- торговые комплексы;

- оптовые базы;

- фитнес-клуб;

- салон красоты;

- предприятия общественного питания.

Так как ООО «Норд» - это большое предприятие и оно предполагает разные виды деятельности, то у каждого филиала имеется свой отдел кадров, который подчинен непосредственно начальнику отдела кадров главного филиала, который в свою очередь подчинен директору.

Для исследования особенностей была проведена работа в филиале кадровой службы фитнес клуба и салона красоты TERRA NOVA.

Были выявлены следующие проблемы:

- кадровой документацией занимается бухгалтер;

- на предприятии не ведется соответствующего контроля воинского учета;

1) при приеме на работу отдел кадров проверяет;

- наличие в паспорте отметки об отношении к воинской обязанности;

2) заполняется личная карточка в соответствии с записями в документах воинского учета;

Дальнейшего воинского учета не ведется.

- в филиалах отделов кадров работают с автоматизированной системой 1С бухгалтерия, что не позволяет соответствующим образом выполнять работу с кадровой документацией;

- т.к. у каждого филиала имеется своя кадровая служба, которая подчинена непосредственно начальнику отдела кадров главного филиала, это приводит к тому, что нет соответствующего контроля над филиалами, нужна единая автоматизированная система которая будет связывать между собой филиалы.

Библиографический список

1. Об информации, информационных технологиях и защите информации: федеральный закон РФ от 08.07.2006 №149-ФЗ. // Собр.законодательства РФ. - 2006. - №31. - Ст.67.

2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 №197 ФЗ // Рос. газ.-2001.- 31 дек.

3. Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек: постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 №69 // Рос. газ.- 2003.- 19 ноября.

4. Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты: постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01.2004 №1 //Финансовая газ. - 2004. - №24 марта.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 №536 // Рос. газ. - 7 февраля.

7. Андреева, В.И. Делопроизводство в кадровой службе/В.И. Андреева // Справочник кадровика. - 2008. - №10. - С.71-82.

8. Анисимов, Л.Н. Персональные данные работника/Л.Н. Анисимов // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С.16-18.

9. Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе/А.В. Верховцев.-М.:ИНФРА-М,2005.- 21 с.

10. Вялова, Л.М. Составление и оформление правил внутреннего трудового распорядка /Л.М. Вялова// Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2007. - № 3. - С. 29-37.

11. Гущина, И.А. Дисциплинарные взыскания: как правильно оформить/И.А. Гущина//Справочник кадровика.-2007.-№9.-С.39-40.

12. Забрашная. Е.Ю. Перевод на другую работу/Е.Ю. Забрашная//Справочник кадровика.-2008-№12.-С.6-8.

13. Кадровик: сборник документов: вып.3. - М.,2005.

14. Килякова, Д.А. Как организовать работу службы персонала?/Д.А. Килякова // Справочник по управлению персоналом. - 2004. - №8. - С.80-82.

15. Кошелева, Е.А. Организация хранения архивных документов/Е.А. Кошелева // Справочник кадровика. - 2005. - №2. - С.55-57.

16. Курапова, Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб/Е.Р. Курапова // Справочник кадровика. - 2003. - №11. - С.57-58.

17. Леванов, В.И. Должностные инструкции/В.И. Леванов // Справочник по управлению персоналом. - 2000. - №1. - С.27-29.

18. Майоров, И.В. Документационное оформление трудовых отношений/И.В. Майоров // Справочник кадровика. - 2004. - №8 - С.59-61.

19. Митрофанова, В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению/В.В. Митрофанова // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С. 47-49.

20. Педченко, Л.В. Предисловие /Л.В. Педченок// Справочник кадровика. - 2005. - №1. - С.3-5.

21. Писарева, И.В. Оформление пенсии /И.В. Писарева// Пенсия. - 2001. - №8.- С.59-60.

22. Потапова, А.В. Прием на работу шаг за шагом/А.В.Потапова//Справочник кадровик.-2008.-№10.-С.36-40.

23. Яковлев, Р.А. Штатное расписание/Р.А. Яковлев// Справочник кадровика. - 2000. - №10. - С.28-29.