Инвентаризация является эффективным методом обеспечения контроля сохранности средств и соответствия данных учета их фактическим остаткам.

Инвентаризация заключается в установлении фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат путем пересчета остатков в натуре или проверки учетных записей.

Обязательная полная инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Она охватывает все материальные ценности, животных, расчеты. Инвентаризация основных средств проводится 1 раз в 3 года.

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, в состав которой обязательно входит представитель бухгалтерской службы и главные специалисты.

Руководителем организации издается приказ о проведении инвентаризации (приложение 17).

Фактическое наличие имущества определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии документы хранятся в ящике в закрытом помещении.

Инвентаризация основных средств предполагает осмотр объектов, опись их полных наименований, назначения, инвентарных номеров, даты постройки (приобретения). При обнаружении неучтенных объектов производится их оценка по рыночным ценам, а также определяется износ по их техническому состоянию. Эти сведения оформляются соответствующими актами. На основные средства, непригодные к эксплуатации составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности.

Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому наименованию с указанием их вида, группы, количества. Комиссия в присутствии заведующего складом проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем их обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания. Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации. Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

При инвентаризации незавершенного производства, необходимо сдать на склады все ненужные материалы, покупные детали и полуфабрикаты, а также все детали, обработка которых на данном этапе закончена, для подсчета, взвешивания, перемеривания и отражения в описи. Сырье, материалы и покупные полуфабрикаты, находящиеся у рабочих мест, не подвергавшиеся обработке, в опись незавершенного производства не включаются, а инвентаризируются и фиксируются в отдельных описях. По незавершенному капитальному строительству в описях указывается наименование объекта и объем выполненных работ по этому объекту, по каждому отдельному виду работ, конструктивным элементам, оборудованию и т.п.

При инвентаризации животных взрослый скот заносится в описи индивидуально с указанием номера животного, его клички, года рождения, породы, упитанности, живой массы (веса) животного и первоначальной стоимости. Молодняк крупного рогатого скота включается в описи индивидуально с указанием инвентарных номеров, кличек, пола, масти, породы и т.д. Животные на откорме, учитываемые в групповом порядке, включаются в описи согласно номенклатуре, принятой в учетных регистрах, и указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе. Описи составляются по видам животных отдельно по отделениям в разрезе учетных групп и материально ответственных лиц.

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.). Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков, с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. Результаты оформляются актом инвентаризации наличных денежных средств ф. №ИНВ-15 (приложение 18).

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном счете, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

Инвентаризация расчетов с банками, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

а) правильность расчетов с банками, финансовыми, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями;

б) правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

в) правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности финансовых обязательств, отраженных в учете, отражают в инвентаризационных описях (приложение 19) с приложением отчета, который ведется в электронном виде (приложение 20). Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах. Один передается в бухгалтерию, второй остается у материально-ответственного лица.

По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости (приложение 21). Суммы излишков и недостач имущества в сличительных ведомостях указываются в соответствии с его оценкой в бухгалтерском учете. Допускается составление сличительных ведомостей как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

- излишек основных средств, материальных ценностей, денежных средств и другого имущества подлежат оприходованию и зачислению на финансовые результаты с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц;

- убыль ценностей в пределах норм списывается на издержки производства и обращения;

- недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порча сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства и обращения.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

Результаты инвентаризации отражаются в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Результаты инвентаризации отражаются на счетах бухгалтерского учета:

Выявление излишков основных средств, материальных ценностей, денежных средств, животных, товаров, готовой продукции: Дт 01, 10, 50, 11, 41, 43 Кт 91

Выявление недостач имущества: Дт 94 Кт 01, 10, 50, 11, 41, 43

Списание недостачи в пределах норм естественной убыли: Дт 20, 44 Кт 94

Списание недостачи сверх норм естественной убыли и при отсутствии материально-ответственного лица: Дт 91 Кт 94

Отнесение недостачи на материально-ответственное лицо: Дт 73.2 Кт 94

Возмещение недостачи в кассу или удержание из заработной платы: Дт 50, 70 Кт 73.2

Отражение разницы между выявленным и возмещенным материальным ущербом: Дт 73 Кт 98

Признание прочего дохода: Дт 98 Кт 91

11. ПЕРИОДИЧЕСКАЯ БУХГАЛТЕРСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ