Принципы проведения аудита

1.1

Определение целей и задач процесса. Установленные показатели качества процесса и соответствующие цели в области качества

0,25

1.2

Составление графиков, планов; выдача заданий исполнителям; установленные нормативы производительности (нормы выработки)

0,35

1.3

Обеспечение ресурсами

0,4

1.3.1

Персонал

0,1

1.3.2

Методики, технологии

0,1

1.3.3

Инфраструктура

0,1

1.3.4

Производственная среда

0,1

Итого (Plan)

1,0

N= E k1 q1

2

Осуществление процесса (Do)

Документация на рабочих местах

0,2

Соответствие практики работы установленным требованиям

0,4...,,.

Оценка взаимодействия с другими процессами

0,4

Итого (Do)

1,0

3

Проверка (контроль) и анализ процесса (Check)

Контроль соблюдения графиков, выполнения заданий

Мониторинг процесса (по показателям качества)

Отчетность по процессу

Итого (Check)

1,0

n =Еkq

4

Коррекция и улучшение процесса (Action)

Установленные процедуры коррекции

Наличие процедур и их соответствие требованиям

Результативность установленных процедур

Полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процегга

Итого (Action)

1,0

n =Еkq

PDCA, оставим элемент в качестве составляющей "планирования процесса");

персонал (наличие, требования к компетентности);

методики, технологии (наличие, соответствие установленным требованиям, грамотность и т.д.);

инфраструктура (технологическое оборудование, аппаратное и программное обеспечение и т.д.);

производственная среда (например, значимые физические факторы, система мотивации).

2. Осуществление процесса (Do):

документация на рабочих местах (актуальность, доступность, необходимость и достаточность и т.д.);

соответствие практики работы установленным требованиям;

оценка взаимодействия с другими процессами.

3. Проверка (контроль) и анализ процесса (Check):

контроль соблюдения графиков, выполнения заданий;

мониторинг процесса (по показателям качества);

отчетность по процессу (в том числе вышестоящему менеджменту).

4. Коррекция и улучшение процесса (Action):

установленные процедуры коррекции;

наличие процедур и их соответствие требованиям;

результативность установленных процедур;

полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процесса.

Эти элементы наглядно представлены в виде схемы Исикавы (схема). По каждому из элементов аудиторская группа проводит сбор, фактического материала, чтобы обосновать ту или иную оценку. Как отмечалось выше, собранный материал представляется в форме расчетной таблицы. В графе 2 под соответствующими заголовками аудиторы отражают все собранные наблюдения по данному элементу деятельности для обоснования выставленных оценок q.

Весовые коэффициенты к. для общей оценки проставлены на схеме Исикавы в скобках, напротив каждого элемента оценки. Так же, как и состав элементов для оценки, предприятие вправе выбрать и уточнить весовые коэффициенты самостоятельно. В данной статье они приведены как один из возможных вариантов и не носят обязательного характера с точки зрения требований стандарта ИСО 9001: 2000.

Графа 3 таблицы после сбора и анализа факторов заполняется по следующей схеме:

100% - несоответствий и рекомендаций по улучшению нет, q=1

95% - несоответствий нет, только рекомендации, q = 0,95;

75% - незначительные несоответствия, есть рекомендации по улучшению, q = 0,75;

0-50% - значительные, несоответствия, оказывающие влияние на качество продукции, q < 0,5.

В графе 5 таблицы дается ссылка на номер уведомления о несоответствии, если такое обнаружено. Оформление несоответствий дополнительно к таблице на отдельных бланках позволит зафиксировать и отследить выполнение. коррекции и корректирующих действий.

Результирующая оценка составляющих процесса по циклу PDCA в дополнение представляется диаграммой (рисунок). В отчете можно привести диаграммы для сравнения с результатами оценок предыдущих аудитов проверяемого процесса или лучших (худших) процессов СМК предприятия.

Отчет должен обязательно содержать заключения и выводы аудита, отражающие выполнение задач и достижение целей аудита, окончательные оценки функционирования и результативности процесса.

Предлагаемая форма отчета о внутреннем аудите может показаться сложной. Но только на первый взгляд. Безусловно, работа в таком формате требует определенной подготовки аудиторов и уровня развития СМК, Преимущества регламентированной формы отчета с лихвой окупают кажущуюся сложность, поскольку она обеспечивает:

сопоставимость результатов аудитов различных процессов, сравнение с прежними результатами, но уже не на уровне количества несоответствий;

наглядность результатов аудита для руководства, которая, кстати, во многом зависит от последовательности размещения разделов и выигрывает при переходе от общей оценки к пояснению и подробностям фактического материала;

системность и полноту проводимых аудитов. Ни для кого не секрет, что лишь зафиксировать несоответствия на аудите еще не означает представить полную картину. Информацию, сколько осталось "за кадром" и что в процессе отлажено хорошо, как правило, отчеты внутренних аудитов не' содержат. Но значение для проверяемых она имеет не меньшее, чем несоответствия;

методическую помощь при подготовке и проведении аудитов, так как задает круг тем, по которым должен быть собран фактический материал и подтверждено соответствие или несоответствие объекта аудита;

возможность обобщения и анализа результатов проведенной программы аудитов дает богатую пищу для интерпретации результатов аудитов. Данную работу проводит, как правило, уже не группа аудита, а, например, аналитическая группа службы качества при подготовке к анализу СМК высшим руководством предприятия. Предлагаемую форму отчета кто-то может отнести к разновидности стандартных опросных листов или вопросников для проведения аудита. Это не совсем так. Вопросник для проведения аудита должен быть более подробным и отражать специфические требования к. конкретному процессу. Приведенный документ таких подробностей не предполагает, он задает лишь рамки для сбора фактов. Вопросники - действенный инструмент для качественного проведения аудита, но они не обладают наглядностью и. не содержат аналитической составляющей, что является неотъемлемой частью отчета.

В заключение хотелось бы отметить удобство использования описанной выше формы отчета для обследования системы менеджмента, для подготовки к сертификации или внедрения информационных технологий в различные области деятельности предприятия.