Слово ПОСТАНОВИЛИ печатают прописными буквами 2 интервалами ниже предшествующего текста. Если в постановлении содержатся различные по характеру вопросы, то оно подразделяется на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Постановляющая часть должна быть конкретной и содержать составные части: что делать, кому и к какому числу. Каждый пункт печатается с красной строки Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций (министерств), принимавших участие в работе коллегиального органа.

Например: № 24/30/35.

Постановление (решение) может иметь вид резолюции, состоящей из двух частей: констатирующей и резолютивной. В констатирующей части отмечают значение обсуждаемого вопроса, указывают на достижения и недостатки, а в резолютивной - мероприятия, направленные на выполнение поставленных задач. Решения начинают словами: утвердить, одобрить, принять к сведению и т.п. Решения принимаются простым большинством голосов. В протоколе общих собраний указывают результаты голосования по каждому вопросу в отдельности, а при выборах должностных лиц - по каждой кандидатуре.

Если по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривается, то в протоколе это обязательно должно быт зафиксировано. В зависимости от способа фиксации протоколы могут быть рукописными (машинописными), стенографическими и фонографическими. В первом случае запись ведет секретарь, во втором - стенографист, а в третьем весь ход заседания фиксируется на магнитофон.

Выписка из протокола

Выписка - это копия какой-либо части подлинного документа.

Если заинтересованному лицу потребуется предоставить куда-либо постановление (решение) коллегиального органа по вопросам, касающимся его, этому лицу выдается выписка из протокола. На бланке пишут название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА).

Подписание и рассылка

Протокол подписывается председательствующим на совещании (заседании).

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в тексте протокола.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «конфиденциально».

Протоколы совещаний у руководителей Общества регистрируются в секторе автоматизированного учета документов. Протоколы заседаний Собрания акционеров, Совета директоров, Правления и Ревизионной комиссии регистрируются ответственными секретарями Совета директоров, Правления и Ревизионной комиссии.

Копии протокола совещания у руководителей Общества (без воспроизведения подписи председательствующего), заверенные печатью, рассылаются сектором автоматизированного учета документов.

Решения, принятые Собранием акционеров, Советом директоров, Правлением и Ревизионной комиссией по отдельным вопросам, доводятся до исполнителей выписками из соответствующих протоколов, подписанными ответственными секретарями и заверенными печатью Департамента управления делами. Выписки, направляемые во внешние инстанции, при необходимости заверяются печатью Общества.

Контроль

Протоколы совещаний у руководителей Общества содержат пункт о возложении контроля за их исполнением. Контроль может возлагаться на курирующего члена Правления или заинтересованное подразделение.

Контроль за исполнением протоколов Собрания акционеров, Совета директоров, Правления и Ревизионной комиссии осуществляют ответственные секретари совместно с отделом контроля и проверки исполнения.

Если поручения протоколов не выполняются или нарушаются сроки исполнения, департамент управления делами готовит докладную записку заместителю Председателя Правления, курирующему подразделение, и Руководителю подразделений исполнительного аппарата по общефункциональному управлению для принятия решения о привлечении к дисциплинарной ответственности нарушителей исполнения поручений.

Реквизиты протокола:

Название предприятия.

Наименование отдела.

Название вида документа ПРОТОКОЛ (печатными буквами без кавычек).

Дата заседания, индекс (номер).

Место заседания.

Заголовок.

Текст.

Личные подписи председателя и секретаря.

Образец формы протокола

ОАО «Вест-трейтинг»

ПРОТОКОЛ

12.11.01 г. № 11

г. Москва

совещания руководителей ОАО «Вест-трейтинг»

Председатель: Кузьмин Э.М.

Секретарь: Иванова О.В.

Присутствовали: Антонов А.Ю., Добровольский А.В., Загладина О.А., Кузнецов С.Л., Петров Л.Д., Сергиенко К.И., Сумцов А.С.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О работе отдела информатизации по обеспечению деятельности учреждения.

Доклад начальника отдела АСУ Сергиенко К.И.

2. Об аттестации рабочих мест.

Доклад начальника отдела по охране труда Загладиной О.А.

1. СЛУШАЛИ:

Сергиенко К.И. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Кузнецов С.Л. - ставит вопрос о дополнительном выделении компьютеров для отдела.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1 Одобрить основные направления работы отдела информатизации.

1.2 Разрешить отделу приобрести 3 компьютера.

2. СЛУШАЛИ:

Загладину О.А. о необходимости проведения проверок рабочих мест персонала руководителями и специалистами.

ВЫСТУПИЛИ:

Добровольский А.В. - поддерживает необходимость таких проверок.

ПОСТАНОВИЛИ:

2.1. Обеспечить постоянный контроль за состоянием охраны труда на каждом рабочем месте.

Председатель ________________________ Кузьмин Э.М.

подпись

Секретарь ____________________ Иванова О.В.

подпись

В дело 00-00

Подпись_____________Дата

4. Заявление о переводе на другую должность

Заявление о переводе на другую должность внутри организации оформляется на общем бланке или на стандартном листе бумаги формата А5. В адресате заявитель указывает занимаемую им должность. На заявлении о переводе на другую должность должны быть визы представителя структурного подразделения, из которого переводится сотрудник, и руководителя структурного подразделения, куда переводится сотрудник. В заявлении необходимо указать вид перевода. Если перевод временный, указать его срок.

Образец заявления о переводе на другую должность

Директору

Информационный отдел ОАО «Вест-трейтинг»

Петрову Л.Д.

от Рыбина А.С., методиста

информационного отдела

Заявление

Прошу Вас перевести меня на должность менеджера коммерческого отдела в связи с окончанием Кемеровского института коммерции.

Личная подпись

10.06.99

Визы:

Зав.информационным

отделом Не возражаю подпись Савина Л.Н.

(расшифровка подписи)

Зав.коммерческим

отделом Не возражаю подпись Сидоренко Э.Н.

(расшифровка подписи)

Список использованной литературы

«Делопроизводство на предприятии» - практическое пособие, А.Б.Барихин, М.2000 г.

«Основы делопроизводства» - требования к тексту документа, Л.П.Салазкина, Кемерово, 1997 г.

«Делопроизводство» - документационное обеспечение управления, Т.В.Кузнецова, М.1999 г.

«Инструкция по делопроизводству», «ЕЭС России», М.1999 г. от 08.04.99 г. № 133.