Если состояние и качество обработки документов ликвидированной или реорганизованной организации не соответствуют требованиям настоящих Правил, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями настоящих Правил и после этого передать документы по принадлежности

III. Проблемы комплектования архивов

Будучи одним из способов сохранения знаний, средств воздействия на общественное сознание, современные архивы способны активно участвовать в социально-культурном и научно-техническом процессах. Естественно, что вопросы комплектования архива занимают особое место в профессиональной печати, особенно в связи с изменившимися социально-экономическими условиями, происшедшими в России. Новая система финансирования архивов, появление новых источников и способов комплектования -- вот круг вопросов, которые интересуют сегодня теоретиков и практиков архивоведения. Несмотря на тяжелое финансовое положение, архивы стараются выжить, изыскивая при этом нестандартные решения для финансирования комплектования архивов.

Технология комплектования архивов представляет собой комплекс взаимосвязанных циклов, от которых зависит преобразование предметов труда (документов, информации, знаний). Сама технология комплектования направлена на целенаправленные, последовательно осуществляемые действия с документами, сведениями о них, информацией для реализации целей и содержания деятельности архивов. Значение комплектования состоит в том, что, являясь входной подсистемой формирования архивного фонда, оно практически определяет собой не только остальные его процессы, но и вообще всю работу архивов.

В настоящее время существует ряд проблем, связанных с комплектованием архивов в условиях государственной монополии на архивные документы:

1. Необходимо законодательно закрепить льготы, независимо от форм собственности.

2. Архивные фонды, которые на протяжении многих лет были единственным источником документоснабжения, в настоящее время следует рассматривать как перспективные организации.

3. Нужно организовать внутрироссийский обмен информацией о документах и документообмене.

4. Совершенствование комплектования невозможно без активного внедрения национальной информационной системы.

Особая проблема -- финансирование архивов. В России на протяжении многих десятилетий действовала лишь одна форма финансирования архивов -- государственная (бюджетная). К сожалению, в настоящее время невозможно комплектовать фонд исключительно на бюджетные средства, поскольку их объем недостаточен для архивов. Поэтому на сегодняшний день целесообразно использовать две формы финансирования: бюджетную (федеральная и муниципальная) и внебюджетную.

Рассматривая сегодняшнее состояние экономики в России, мы наблюдаем постоянный спад промышленного производства и, как следствие, -- снижение доходов государства. Ожидать роста расходов на культуру не приходится (доля расходов на архивы из федерального бюджета обычно не превышает 0,25-0,30%), поэтому бюджет архивов всегда зависел и зависит от местных органов самоуправления. На цели комплектования деньги из бюджета любого уровня, к сожалению, почти не выделяются, а если и выделяются, то в недостаточном объеме. Властные структуры, Государственная дума, Минфин - отовсюду приходит стандартный ответ, смысл которого заключается в одной фразе: к сожалению, на комплектование выделить средства не имеется возможности.

Действительно, комплектование многих архивных фондов пущено на самотек. Крупнейшие архивы регионов России комплектуются от случая к случаю (соответственно случайными документами) и в несколько раз хуже, чем заурядные архивы маленьких городов на Западе. Даже в главных архивах страны комплектование все больше приобретает провинциальный характер (в худшем смысле этого слова). Пополнение архивных фондов поддерживается на минимально допустимом уровне, в основном за счет бесплатного обязательного экземпляра изданий, находящихся в ведении Министерства культуры России.

Многие архивы самостоятельно находят выход из создавшейся ситуации. И здесь на помощь приходят внебюджетные источники финансирования. Архивы стали переходить на новый хозяйственный механизм, новый способ организации архивной сферы: широко внедряются платные формы обслуживания; реализуются различные инициативные направления хозяйственно-коммерческой деятельности и т. д. Альтернативные же источники самофинансирования архивов можно разделить на две большие группы: реализационные поступления и внереализационные поступления. Грамотное сочетание различных источников и способов комплектования, понимание принципов составления бюджета позволяет перераспределить имеющиеся ресурсы для укрепления уже существующих программ комплектования архивов, а также дает возможность более эффективно использовать внебюджетные источники финансирования.

Таким образом, качество комплектования сегодня определяется состоянием архивов и способом управления комплектованием. При этом вопросы финансирования, по мнению большинства специалистов, являются первоочередными, поскольку архивы в сегодняшней рыночной ситуации не в состоянии приобрести необходимый документ, а вести речь о качестве комплектования архивных фондов совершенно бессмысленно.

Отдельной проблемой стоит вопрос комплектования государственных архивов аудиовизуальной документацией. Основные источники комплектования этими видами документов: газеты и телерадиокомпании - отказываются от сотрудничества. Комплектование архивов аудиовизуальной документацией - одной из важнейших с точки зрения создания источниковой базы современности, требует новых подходов, в частности через законодательное закрепление права архивов на получение обязательного экземпляра аудиовизуального документа.

Внедрение делопроизводственных систем в электронном формате и перспектива приема на государственное хранение машиночитаемых документов ставит перед архивистами ряд проблем: на сегодняшний день не определен юридический статус электронных документов, не разработаны технические параметры их приема и хранения. Все это сдерживает работу архивов с электронной документацией.

Качественно изменились состав и содержание документов, образующихся в деятельности организаций, учреждений, предприятий. Методическое обеспечение отбора документов на вечное хранение не вполне соответствует темпам этих изменений. Особенно это касается ведомственных перечней документов. Вследствие этого, архивные учреждения много времени уделяют контролю за разработкой, пересмотром, уточнением номенклатур дел; полнотой состава документов в описях, представленных на утверждение, определению сроков хранения отдельных видов и комплексов документов.

Вызывает обеспокоенность положение с состоянием документов государственной части Архивного фонда, находящихся на временном хранении на приватизированных предприятиях, а так же сохранность документов по личному составу в негосударственных организациях. Принятие в ряде регионов законодательных актов об административной ответственности лиц, допустивших нарушение архивного законодательства, сыграло положительную роль, но проблемы полностью не решило. При отсутствии у архивных учреждений возможности отслеживать жизнеспособность организации, административные меры часто принимаются уже по факту утраты документов.

Заключение

Опыт взаимодействия государственных архивов с негосударственными структурами показывает, что большинство из них, на сегодняшний день, не намерены передавать на государственное хранение свою документацию. Таким образом, качественно начинает изменяться состав Архивного фонда России. Преобладающее место в составе организаций-источников комплектования будут занимать органы управления. В то же время возможно появление крупных негосударственных бизнес-архивов, архивов общественных объединений, частных лиц. Современная юридическая база не позволяет решать проблемы, связанные с отнесением наиболее ценной документации из подобных хранилищ к составу негосударственной части Архивного фонда России, не регулирует формы и методы взаимодействия архивных органов и негосударственных архивов.

Состав Архивного фонда России закладывается на стадии делопроизводства. Отсюда необходимость обратить внимание на архивоведческую подготовку специалистов-документоведов, обеспечить участие архивистов в разработке учебных планов и проведении производственной практики для учебных заведений, готовящих специалистов данного профиля.

Констатируя и анализируя изменения, произошедшие в традиционной системе комплектования Архивного фонда России, их конкретные проявления на региональном уровне, многие конференции, посвященные вопросам проблем комплектования архивов рекомендуют архивным органам и учреждениям:

1. Продолжить работу по оптимизации состава источников комплектования, обратив особое внимание на формирование списков учреждений, организаций, предприятий-источников комплектования государственных и муниципальных архивов, чья деятельность наиболее полно отражает изменения, происходящие в экономике, социальной структуре общества, общественном сознании.

2. Продолжить практику заключения договорных отношений между архивными учреждениями и собственниками документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации, предусматривающих передачу документов на государственное хранение после истечения оговоренного срока ведомственного хранения.

3. Совместно с органами исполнительной власти принимать меры по обеспечению сохранности документов предприятий и организаций, подвергнувшихся процедуре банкротства.

4. Активизировать работу по обеспечению сохранности, отбору и передаче на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы аудиовизуальной и электронной документации, находящейся на ведомственном хранении.

5. С целью создания условий для максимально разностороннего изучения исторических процессов организовать совместно с учеными работу по определению исследовательских тенденций в использовании определенных видов архивной документации, разработать формы и методы инициативного документирования, способствующие пополнению Архивного фонда документами, не поступающими традиционным путем, но представляющими интерес для современных исследователей.

Региональным органам управления архивным делом обратиться в Федеральную архивную службу с предложениями:

1. Провести дискуссию в электронном формате с широким кругом участников "Архивный фонд России в XXI веке".

2. Разработать и закрепить в архивном законодательстве:

- механизм взаимодействия с владельцами личных архивов и негосударственными предприятиями по обеспечению сохранности и учету архивных фондов и архивных документов;

- контролирующую роль архивов за состоянием делопроизводства в организациях-источниках комплектования.

3. Добиться усиления роли министерств и ведомств в обеспечении подведомственных организаций типовыми перечнями с указаниями конкретных сроков хранения документов, типовыми номенклатурами дел, инструкциями по делопроизводству.

4. Методически обеспечить комплектование архивов аудиовизуальной и машиночитаемой документацией.

Изменения, происходящие в политической, социальной и экономической жизни страны существенным образом повлияли и на деятельность архивных учреждений по формированию Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ). В современных условиях главная задача архива - обеспечить качественное комплектования архивных фондов РФ.

Список использованной литературы

1. Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов и формуляр - образец. ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

2. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования. ГОСТ 17914-72.

3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-83.

4. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно - технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.

5. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.

6. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. М., 1974.

7 Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.

8. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.

9. Унифицированная система организационно - распорядительной документации: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М., 1981.

10. Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными органами (учреждениями). М., 1961.

11. Типовое положение об архиве учреждения. М., 1965.

12. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М., 1969.

13. Организация работы архивных учреждений с ведомственными архивами: Методическое пособие. М., 1969.

14. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах. М., 1983.

15. Основы законодательства «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах». М., 1976.

16. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

17. Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: основные проблемы: Аналитический обзор. -- М„1989.

Приложения

Приложение 1

ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___

В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________ листа(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы _____________________________________, пропущенные номера ____________________________________ + листов внутренней описи ________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма листа - заверителя дела

Приложение 2

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела N _______________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примеча- ние
1	2	3	4	5	6

Итого ________________________________________________ документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка

Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма внутренней описи документов дела

Приложение 3

__________________________________________________________________(наименование организации)

__________________________________________________________________(наименование структурного подразделения или общественной организации)

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения

(общественной организации)

Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОПИСЬ N ___

__________________________________________________________________Название раздела

N п/п	Индекс дела (тома, части)	Заголовок дела (то- ма, части)	Дата дела (тома, части)	Кол-во листов в деле (томе, части)	Срок хранения дела (тома, части)	Приме- чание
1	2	3	4	5	6	7

В данную опись внесено _____________________ дел с N _____________(цифрами и прописью) по N _____________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка

подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Наименование должности руководителя Протокол ЭК

службы делопроизводства организации структурного

подразделения

Подпись Расшифровка подписи от _____________ N _______

Дата

Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ________________________ регистрационно - контрольных карточек к (цифрами и прописью) документам

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения

(общественной организации) Подпись Расшифровка

подписи

Дата

Принял ______________________ дел и ______________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно - контрольных картотек к документам

Наименование должности работника

ведомственного архива Подпись Расшифровка

подписи

Дата

--------------------------------

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (общественной организации) организации

Приложение 4

__________________________________________________________________ (название государственного архива) __________________________________________________________________ (название фонда)

Фонд N _____

ОПИСЬ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ

__________________________________

(крайние даты дел)

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма титульного листа описи особо ценных дел

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

Подпись Расшифровка подписи

N п/п	N описи	N дела	Заголовок дела	Дата дела	Кол-во листов в деле	N ед. хр. страхово- го фонда	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

В данную опись внесено _______________________ особо ценных дел, (цифрами и прописью) с N _____________ по N _______________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Из них имеют страховые копии ______________________ дел.

(цифрами и прописью)

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Заведующий ведомственным архивом

(лицо, ответственное за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

ОДОБРЕНО УТВЕРЖДЕНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации Протокол ЭПК

архивного учреждения

от ________________ N _________ от ________ N ______

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма описи особо ценных дел

Приложение 5

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности Директор

руководителя организации государственного архива

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Гербовая печать Дата Гербовая печать

организации государственного архива

АКТ

_______________ N ______________

________________________________

(место составления)

приема - передачи документов

на государственное хранение

В связи с ____________________________________________________ (истечением срока хранения документов __________________________________________________________________ (название фонда) в организации, ликвидацией организации и т.д.) ____________________________________________________________________________________________________________________________________ (наименование организации) передает, а ______________________________________________________ (наименование государственного архива) принимает на государственное хранение документы и страховые копии за ___________ и справочный аппарат к ним: (годы)

N п/п	Название, N описи	Кол-во экземп- ляров описи	Кол-во дел (ед. хр.) ---------- Кол-во ОЦД	Кол-во страховых копий	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого принято _______________________________ ед. хр. (в том числе (цифрами и прописью) страховых копий)

В государственном архиве фонд N ______________

Передачу произвели: Прием произвели:

Наименования должностей лиц, Наименования должностей лиц, производивших передачу производивших прием

Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка

подписи подписи

Дата Дата

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма акта приема - передачи документов

на государственное хранение