2.3.2. Основные направления и принципы

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

ѕ преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

ѕ преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

ѕ системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

ѕ внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

ѕ сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

2.3.3. Организация работ по информатизации

Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации составят отраслевую Программу информатизации.

Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый госархив и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п. Полезно продолжить согласование научно-исследовательских работ в сфере информатизации с федеральной программой "Информатизация России".

Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.

Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство учреждения - архив учреждения - ведомственный архив - государственный архив. В рамках автоматизации работы с учреждениями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных и государственных архивах. Созданные в учреждениях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с учреждениями-источниками комплектования.

Следует повысить роль и активность базовых центров по информатизации, координированность их деятельности, превратить их в проводников прогрессивных информационных технологий в субъектах Федерации. Важно ввести в практику целенаправленные публикации в архивной периодике статей и обзоров по указанной проблематике, аналитических материалов, освещающих опыт автоматизации в отечественных и зарубежных архивных учреждениях. Полезна организация в телекоммуникационных сетях телеконференций по проблемам информатизации архивов.

По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от насанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК).Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.

Важнейшей мерой, направленной на повышение эффективности и интенсивности информатизации, является разработка нормативно-методической базы применения компьютерных технологий и включение ее в Основные правила работы государственных архивов.

Заключение

На начальном этапе информатизации система информационных технологий неизбежно в значительной степени копирует сложившуюся традиционную "бумажную" технологию работы с документами, дублирует устоявшуюся схему внутри- и межотраслевых информационных потоков. По мере увеличения автоматизированных информационных ресурсов, их вовлечения в активный оборот, "врастания" в архивную практику информационных технологий столь же неизбежна трансформация структуры и интенсивности информационных потоков, форм, методов и показателей архивной деятельности, видов работы пользователей. Эти факторы, а также прогресс в развитии компьютерной техники и технологии определяют необходимость постоянной и высоко-эффективной работы по информатизации архивного дела России.

На улучшение работы архивов направлены принимаемые архивными органами меры по совершенствованию правовых и нормативных основ их деятельности, повышению статуса в социально-культурной сфере, укреплению материально-технической базы архивов, улучшению социальной защищенности архивистов.

В целях успешного решения задач развития информатизации архивного дела, дальнейшего совершенствования деятельности архивов, считается необходимым:

1. Федеральной архивной службе России при разработке проекта федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" учесть важность включения в него положений, регулирующих организацию архивного дела в муниципальных образованиях, обеспечивающих взаимодействие государственных и муниципальных архивов на основе выработанных отечественным архивоведением и оправдавших себя на практике единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

2. Органам местного самоуправления оказывать больше помощи и поддержки муниципальным архивным учреждениям в решении задач сохранения, комплектования, учета и использования архивных документов:

- обеспечить муниципальные архивы хранилищами для пополнения архивных фондов документами учреждений, организаций и предприятий различных форм собственности, в первую очередь, ликвидированных организаций;

- изыскать возможность оснащения архивов компьютерной техникой, позволяющей внедрять в их работу современные информационные технологии;

- шире использовать информационные возможности муниципальных архивов при разработке и решении задач местного самоуправления.

3. Органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации:

- усилить оказание организационно-методической помощи архивным учреждениям муниципальных образований;

- обратить особое внимание на организацию повышения деловой квалификации муниципальных архивистов;

- активно содействовать государственным архивам во внедрении новых "Основных правил работы государственных архивов Российской Федерации".

4. Всероссийскому научно-исследовательскому институту документоведения и архивного дела после принятия Федерального Закона "Об архивном деле в Российской Федерации" разработать с привлечением архивных учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных образований "Правила работы муниципальных архивов".

5. Руководителям и специалистам муниципальных архивных учреждений:

- повысить организационно-методический уровень, эффективность и качество работы по основным направлениям деятельности, обратить особое внимание на внедрение современных информационных технологий на основе общеотраслевых программных комплексов;

- расширить использование документального наследия, активизировать популяризацию документов в средствах массовой информации.

В курсовой работе были перечислены принципы обеспечения сохранности архивных документов в условиях развития электронно-вычислительной техники, была проанализирована необходимость перехода к информатизации архивного дела, были рассмотрены основные цели и направления информатизации архивного дела.

Список литературы

1. ГОСТ Р 511741-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: 1998.

2. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.

3. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере/Павлюк А. В., Киселева Т. И., Воробьев Н. И. - 5-е изд.,перераб. и доп. - М.:СПб.: Герда, 2001 - 299 с.

4. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001 - 348 с.

5. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион-ные технологии. -- М.: Научная книга, 1998, 137 с.

6. Журнал "Секретарское дело", № 34 от 05. 1999.

7. Журнал "Делопроизводство", № 24 орт 06. 2000.

8. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах, ведомствах. - М., 1994.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991.

11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. - 272 с.

12. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С.45.

13. Хранение документов в фондах библиотек и органов научно - технической информации. Общие требования. ГОСТ 7.50-84.

14. Документы на бумажных носителях. Правила государственного хранения. Технические требования. ОСТ 55.6-85.

15. Единая государственная система делопроизводства: Основные положения. М., 1974.

16. Основные правила работы государственных архивов СССР. М., 1984.

17. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами. М., 1980.

18. Перечень документальных материалов со сроками хранения до 5 лет, подлежащих уничтожению без утверждения архивными органами (учреждениями). М., 1961.

19. Типовое положение об архиве учреждения. М., 1965.

20. Типовое положение об объединенном ведомственном архиве. М., 1969.

21. Организация работы архивных учреждений с ведомственными архивами: Методическое пособие. М., 1969.

22. Основы законодательства «Об архивном фонде Российской Федерации и архивах». М., 1976.

23. Сокова А.Н. Архивы и управление документацией за рубежом: основные проблемы: Аналитический обзор. -- М„1989.

24. Концепция информатизации архивного дела России. - Утверждена Росархивом в 1995 г

Приложения