Критерии отнесения документов к тому или иному подразделению выглядят следующим образом:

- для входящих и внутренних документов - то подразделение, которое будет выполнять предписания по данному документу или ответственное лицо подразделения, которому адресован данный документ;

- для исходящих документов - то подразделение или должностное лицо, которым составлен данный документ.

Примером анализа документов предприятия по признаку документационного обеспечения может служить статистика (таблица 2.4.).

Таблица 2.4 Анализ структуры документооборота по подразделениям

Таким образом, первоначально необходимо имеющуюся структуру документооборота разбить на три подструктуры:

- структура документооборота, где обращаются входящие документы;

- структура документооборота, где обращаются исходящие документы;

- структура документооборота, где обращаются внутренние документы.

Другими словами, требуется исключить связи между подразделениями, не участвующих в документообороте рассматриваемого вида.

Рассматриваемое предприятие по своему масштабу, количественному составу сотрудников, объему документооборота не относится к числу крупных организаций. И все документопотоки на предприятии имеют довольно упрощенный маршрут, который легко проследить. Входящие документы подвергаются следующим операциям:

ѕ экспедиционной обработке;

ѕ регистрации;

ѕ рассмотрению руководством и выдаче резолюции;

ѕ ознакомлению в структурном подразделении или исполнению;

ѕ контролю за исполнением, включающему постановку на контроль документов;

ѕ отслеживанию хода исполнения;

ѕ составлению делопроизводственных отчетов для руководства;

ѕ снятию исполненных документов с контроля.

Основные процедуры обработки исходящих документов:

ѕ разработка проекта документа в структурном подразделении;

ѕ согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

ѕ утверждение документа руководством;

ѕ регистрация документа;

ѕ экспедиционная обработка документа.

Достаточно большую часть централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят организационно-распорядительные документы, предназначенные для использования только внутри организации. Это, как правило, приказы руководства касательно внутренней деятельности службы, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т.п.).

При создании внутренних документов секретарь выполняет следующие операции:

ѕ подготовка проекта внутреннего документа;

ѕ обеспечение согласования документа;

ѕ утверждение;

ѕ регистрация;

ѕ рассылка по подразделениям;

ѕ контроль исполнения документа.

Проекты внутренних документов подготавливаются структурными подразделениями. Технологии их дальнейшей обработки совершенно аналогичны рассмотренным ранее основным процедурам обработки входящих документов: регистрация, ознакомление или исполнение в структурных подразделениях, контроль за исполнением.

В крупных организациях создается специальное подразделение, ответственность за прием корреспонденции на бумажных носителях, ее первичную сортировку и регистрацию адресатов в установленном реестре учета документов, а также за доставку внутренним адресатам организации. Такое подразделение называется экспедицией. Экспедиция обеспечивает рассылку исполнителям внутренних документов организации и отправку исходящих документов. На предприятии экспедиции не существует, а все функции выполняет секретарь руководителя.

При регистрации входящих документов делается запись в журнале. Документу присваивается регистрационный номер, проставляется штамп, на котором указывается дата получения документа, часы приема, входящий номер и индекс (условный номер) структурного подразделения организации. Предусматривается регистрация нескольких документов в связке (сопроводительные, повторные, ответные). При дополнительной регистрации в структурных подразделениях присваивается новый регистрационный номер, который может включать индекс подразделения, текущий год, номенклатуру дел, любые разделители. Такая регистрация не регламентируется ГОСТ, порядок регистрации прописывается во внутренних нормативных документах организации (инструкциях по делопроизводству). На предприятии нет структурного подразделения, которое занималось бы составлением проектов резолюций руководителя с фамилиями ответственных исполнителей, кратким текстом задания по исполнению документа с указанием срока исполнения. Сложные резолюции состоят из нескольких аспектов, которые адресуются разным исполнителям и имеют различные контрольные сроки. Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководству.

Руководитель расписывает документ на исполнение или ознакомление. После рассмотрения руководством ответственный исполнитель вносится в регистрационную карточку. Документ копируется и передается под расписку на исполнение в структурное подразделение, где может быть переадресован другому сотруднику -- непосредственному исполнителю. В этом случае в регистрационную карточку заносится пометка.

Исполнение документа, как правило, это подготовка проекта ответного документа, его согласование с соисполнителями. Типовой срок исполнения -- неделя, если руководитель не определяет конкретный срок исполнения. Исполнители предоставляют свои предложения и замечания по подготовке документа ответственному исполнителю. Проект документа согласуется с исполнителями и авторами резолюций. Подписывает ответ тот руководитель, которому был адресован входящий документ.

Документы с резолюциями, поступившие в адрес исполнителя и имеющие срок исполнения, подлежат постановке на контроль. Контроль за сроками исполнения документов осуществляется как исполнителями, так и сотрудниками, отвечающими за ведение делопроизводства в структурном подразделении. В крупных организациях существует специальное структурное подразделение, в функции которого входит постановка документов на контроль, отслеживание хода исполнения, формирование делопроизводственных отчетов для руководства, снятие исполненных документов с контроля.

Для оперативного контроля за исполнением документов делопроизводителями ежедневно готовится информация об исполнительской дисциплине по документам, сроки исполнения которых истекли или истекают в ближайшие три рабочих дня. Информация рассылается руководителям, а также исполнителям в качестве напоминания.

Специальное контрольное подразделение или ответственный за делопроизводство сотрудник ежеквартально, нарастающим итогом, готовит и представляет руководителю отчеты о выполнении контрольных поручений (по видам документов), а также о количестве полученной и отправленной корреспонденции.

Проекты документов составляются с действующим законодательством, согласованы со всеми заинтересованными структурными подразделениями, завизированы их руководителями. В конце документа прилагаются материалы, послужившие основанием для составления проектов этих документов.

В соответствии со служебной иерархией руководители подписывают документы разных категорий согласно действующему порядку подписания документов в той или иной организации (зафиксированному в инструкции по делопроизводству).

Составленный надлежащим образом и подписанный руководителем исходящий документ возвращается сотруднику (или структурному подразделению), ответственному за делопроизводство.

Все исходящие из организации документы подлежат обязательной регистрации с присвоением отправляемому документу регистрационного номера.

Отправка исходящих документов производится секретарем, так как регистрацию почты необходимо осуществлять в единой системе. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, проверку правильности оформления документов, наличия указанных приложений, адресацию, упаковку в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости пересылки, составление описи на заказную почту и сдачу в отделение связи.

Типичные способы доставки корреспонденции - почтовые пересылки (заказные и ценные письма, телеграммы, телетайпограммы), отправка с курьером, фельдсвязь. Также предприятие активно использует факс для передачи информации, требующей оперативного принятия решения. Ежедневно через отдел секретаря проходит большое количество документов, в среднем предприятие получает от 5 до 10 писем из контролирующих организаций, а также письма-предложения и рекламные письма. Основными документами предприятия являются отчетные и статистические документы, а также различные документы участков и цехов, как правило это различного рода приказы, акты и письма.

Для перемещения документов на анализируемом предприятии сегодня используются как традиционные средства (почта, курьерская доставка, телеграф, телефон, телеграф), так и электронные (прежде всего, электронная почта, а также текстовые сообщения, пересылаемые по сотовым средствам связи и средствам персонального радиовызова).

Подчеркну также, что в настоящее время в данной организации сохраняется сочетание обоих видов документооборота с некоторым преобладанием традиционных методов, т.е. документы, как правило, создаются при помощи современных технологических средств (оргтехники, материалов и т.п.), а их пересылка и хранение осуществляется как в электронном, так и бумажном виде.

Заключение

В заключении подведем основные итоги курсовой работы.

Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

Таким образом, систематизация знаний о современном документировании деятельности учреждений, что и являлось целью курсовой работы, может служить в качестве средства повышения эффективности управления.

Список использованных источников

1 Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2003

2 Климова Р.Н., Сорокина М.В., Хахаев И.А., Мошенский С.А. Информатика торговой фирмы / Учебное пособие. Для студентов всех специальностей всех форм обучения. - СП б.: СПбТЭИ, 2002. - 32с.

3 Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2003.

4 Пятибратов А.П., Гудындо Л.П., Кириченко А.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. - М., Финансы и статистика, 2003.

5 Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Компьютер, ЮНИТИ, 2002.

6 Трубилин И.Т., Семенов М.И., Лойко В.И., Барановская Т.П. Автоматизированные информационные технологии в экономике. М.: Финансы и статистика, 2002.

7 Карминский А.М., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса. М.: Финансы и статистика, 2000.

8 Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. -- М.: Экономика, 1991, 271 с.

9 Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

10 Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.

11 Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. -- М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

12 Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.

13 Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. -- М.: Научная книга, 1998, 137 с.

14 Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.