Регистрация служебных записок должна быть децентрализованной. Каждый исполнитель, после подготовки и подписания служебной записки у непосредственного руководителя должен зарегистрировать свою служебную записку в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера. Присвоенный номер исполнитель проставляет на бумажном оригинале служебной записки.

После регистрации исполнитель сканирует и прикрепляет файл с отсканированным образом документа к карточке документа в СЭД.

Исполнитель отправляет служебную записку адресату по СЭД.

Адресату поступает задача по рассмотрению служебной записки по СЭД.

Руководитель-адресат (либо помощник руководителя в режиме замещения) рассматривает поступившую служебную записку в СЭД.

Адресат может отправить документ на исполнение и / или ознакомление.

При необходимости, руководитель может отметить служебную записку в СЭД, как требующую исполнения. В таком случае помощник руководителя вносит резолюцию от имени руководителя в СЭД и отправляет документ на исполнение по Docsvision.

Исполнение служебных записок происходит в электронном виде в СЭД. Контроль исполнения резолюций по служебной записке ведет контролер, указанный в карточке резолюции. Контроль исполнения служебной записки в целом ведет инициатор (автор) служебной записки.

Когда исполнение служебной записки завершено инициатор служебной записки переводит документ в состояние "Исполнен" в СЭД.



Рис. 16. Служебные записки

3.2.7 Договоры

Зарегистрированный проект договора передается в СЭД из DAX. В СЭД в автоматизированном режиме создается РК договора, атрибуты карточки заполняются данными, поступившими из DAX. К карточке прикрепляется файл с первой версией проекта договора.

После создания РК договора передается инициатору договора через СЭД. Инициатор отправляет РК договора на подготовку по сохраненному в СЭД маршруту подготовки. При необходимости, инициатор должен иметь возможность добавить участников подготовки в маршрут, до отправки документа на подготовку.

Участники подготовки получают РК договора по СЭД.

Ответственный юрист, участвующий в процессе подготовки, должен иметь возможность отредактировать маршрут подготовки. Для этого ответственный юрист должен быть указан на РК договора.

Согласование проекта договора с контрагентом осуществляется инициатором договора без использования СЭД.

По результатам согласования проекта договора с контрагентом инициатор договора должен иметь возможность прикрепить новую версию проекта договора к РК договора в СЭД и отправить договор на повторную подготовку через СЭД.

Если в процессе согласования проекта договора с контрагентом контрагент отказывается вносить предложенные изменения в договор, то инициатор договора прикрепляет отсканированный образ подтверждения от контрагента к РК договора в СЭД.

Инициатор договора должен иметь возможность отправить РК договора на повторную подготовку через СЭД для внесения рисков.

Участники подготовки вносят информацию по рискам в специальное поле в СЭД.

После внесения рисков всеми участниками согласования инициатор договора должен иметь возможность отправить РК договора на согласование по СЭД. РК договора отправляется по сохраненному в СЭД маршруту согласования. Инициатор договора не может отредактировать маршрут согласования.

Когда согласование РК договора завершено, инициатор договора должен иметь возможность отправить сообщение о необходимости печати договора ответственному юристу через СЭД.

Ответственный юрист получает сообщение по СЭД. Печатает договор и лист согласования из РК договора в СЭД.

Визирование распечатанного листа согласования, а также подписание договора осуществляется без использования СЭД.

Подписанный договор передается в отдел реестра договоров. Сотрудник отдела реестра договоров проставляет печать на бумажном экземпляре договора, сканирует договор, лист согласования к нему. Отсканированный образ договора и листа согласования прикрепляет к РК договора в СЭД.

Сотрудник отдела реестра договоров указывает дату подписания договора Компанией в РК договора в СЭД.

Сотрудник отдела реестра договоров нажимает кнопку на РК договора в СЭД для передачи информации по договору в DAX.

Далее процесс работы с договором осуществляется в DAX.

Сотрудник отдела реестра договоров должен иметь возможность прикрепления отсканированного образа договора, подписанного всеми сторонами, к РК договора в СЭД.



Рис.17. Договоры

3.2.8 Заявки на закупку по обеспечивающей деятельности

Все этапы обработки заявки на закупку ТМЦ или услуг по обеспечивающей деятельности проводятся в электронном виде в СЭД.

Инициатор заявки создает карточку заявки в СЭД, заполняет необходимые поля карточки. Обязательно указывает наименование проекта, по которому требуется закупка. Сопроводительные документы добавляет в качестве вложений в карточку заявки, либо устанавливает ссылку между заявкой и сопроводительным документом, если документ сохранен в СЭД.

На РК заявки в СЭД должна быть размещена кнопка для проверки бюджета проекта.

Инициатор заявки отправляет заявку на согласование непосредственному руководителю и руководителю ЦФО по СЭД. Непосредственный руководитель должен вычисляться автоматически по организационно-штатной структуре, которая заведена в СЭД. Руководитель ЦФО должен вычисляться автоматически на основании проекта, указанного на карточке заявки в СЭД.

Маршрут согласования заявки в СЭД должен определяться в зависимости от суммы заявки, указанной на карточке заявки в СЭД. Список маршрутов согласования, которые могут использоваться для заявки в СЭД, будет указан в Спецификации.

Согласование заявки производится в электронном виде. Если заявка согласована, то РК заявки автоматически переводится в состояние "Проверка" в СЭД.

Сотрудники отдела организации внутренних закупок и учета ТМЦ просматривают новые заявки в состоянии "Проверка", регистрируют и распределяют их между собой. Для этого сотрудник:

1) открывает карточку заявки;

2) регистрирует заявку в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера;

3) указывает ответственного исполнителя на карточке заявки.

Сотрудник отдела организации внутренних закупок и учета ТМЦ, ответственный за обработку заявки, (организатор закупки) получает в работу заявку в состоянии "Проверка" в СЭД.

Организатор закупки проверяет данные, указанные инициатором заявки. При необходимости, изменяет их.

Если инициатор не указал необходимых данных, либо предоставил неполный комплект сопроводительных документов, то организатор закупки возвращает карточку закупки обратно инициатору.

Организатор закупки может дополнительно заполнить часть полей РК заявки.

Когда заявка согласована, организатор закупки переводит карточку заявки в состояние "Принята в работу" в СЭД.

Организатор закупки создает карточку ЗаТКП в СЭД по каждому потенциальному поставщику. Заполняет необходимые поля карточки.

Организатор закупки должен иметь возможность создать карточку ЗаТКП из карточки заявки в СЭД. В таком случае должна автоматически устанавливаться связь между карточкой ЗаТКП и карточкой заявки.

СЭД должна отображать список связанных ЗаТКП на карточке заявки.

Отправка ЗаТКП потенциальным поставщикам производится без использования СЭД.

Организатор закупки вносит информацию по взаимодействию с каждым потенциальным поставщиком в соответствующую карточку ЗаТКП в СЭД.

Организатор закупки должен иметь возможность отправить карточку заявки обратно инициатору, если в результате опроса потенциальных контрагентов выяснилось, что нет поставщика, готового работать на указанных условиях.

Процесс утверждения БСАП проводится без использования СЭД.

Процесс утверждения протокола ЗК проводится в СЭД. Описание процесса приведено в п. 5.10.

После утверждения БСАП либо протокола ЗК:

1. Если решение по выбору поставщика было принято на основании БСАП, то организатор закупки создает и заполняет карточку БСАП в СЭД. Указывает все необходимые атрибуты карточки. Регистрирует карточку БСАП в СЭД с автоматическим присвоением регистрационного номера. Устанавливает связь между карточкой заявки и карточкой БСАП в СЭД.

2. Если решение по выбору поставщика было принято на основании протокола ЗК, то организатор закупки устанавливает связь между карточкой заявки и карточкой протокола ЗК в СЭД.

Когда поставщик выбран, организатор закупки переводит карточку заявки в состояние "Выполнена" в СЭД.

После того, как заявка выполнена, СЭД в автоматизированном режиме должна отправить информацию по заявке в DAX, для создания в DAX заявки на оплату.

Инициатор должен иметь возможность на любой стадии обработки заявки (кроме состояния "Выполнена") аннулировать заявку. Для этого он должен перевести карточку заявки в состояние "Отказ".

Организатор закупки должен иметь возможность создать РК новой заявки путем копирования РК любой другой заявки на закупку, сохраненной в СЭД.

Рис. 18. Заявка на закупку по обеспечивающей деятельности

3.2.9 Заявки на командировку

Этапы подготовки, предварительного расчета стоимости командировки и согласования проводятся в электронном виде в СЭД.

Согласование ЗОС и оплата командировки проводятся в DAX.

Инициатор заявки (командируемый) создает карточку командировки в СЭД. Указывает всю информацию по планируемой командировке:

· ФИО командируемого сотрудника;

· страну и город назначения;

· название принимающей организации;

· даты командировки;

· количество календарных дней командировки (рассчитывается автоматически);

· номер договора;

· номер проекта в DAX;

· место оформления командировки: ЦО или РПК;

· предпочитаемый вид транспорта, при наличии - пожелания по рейсам, времени вылета, аэропорту вылета;

· необходимость проживания, при наличии - пожелания к расположению отеля;

· необходимость оформления визы.

Инициатор заявки отправляет РК командировки на согласование по СЭД.

Согласование РК командировки производится в электронном виде. Процесс согласования описан ниже (см. п. 5.12). Для согласования командировки должен использоваться "жесткий" маршрут согласования, при котором инициатор согласования не имеет возможности изменить маршрут согласования. Список маршрутов согласования, которые могут использоваться для заявки на командировку в СЭД, будет указан в Спецификации.

В процессе согласования РК командировки, СЭД рассчитывает сумму суточных, необходимых для перечисления командируемому до начала командировки. Сумма суточных отображается на РК командировки.

Стоимость билетов, отеля и прочих расходов вносится на РК командировки сотрудником, ответственным за оформление командировки. Ответственный сотрудник должен иметь возможность указать формы оплаты по каждой категории расходов (перечисление на карту, банк). Общая предварительная сумма расходов по командировке отображается на РК командировки.

Формирование печатных форм служебного задания, командировочного удостоверения, а также приказов о направлении в командировку, о продлении командировки, об отмене командировки должно обеспечиваться средствами СЭД.

Подписание служебного задания, командировочного удостоверения и приказа о направлении в командировку проводится вне СЭД.

После получения подписанных экземпляров документов сотрудник, ответственный за оформление командировки, ставит в РК командировки отметку о подписании.

Сотрудник, ответственный за оформление командировки, должен иметь возможность прикрепить к карточке командировки в СЭД отсканированные образы документов. Например, для хранения электронных образов подписанного служебного задания, командировочного удостоверения, приказа о направлении в командировку и т.п.

После того, как РК командировки согласована, СЭД в автоматизированном режиме должна отправить информацию по командировке в DAX, для создания в DAX ЗОС на выплату средств, указанных к перечислению на карту.

При необходимости отправки запроса на утверждение увеличения затрат по командировке руководителю проекта, в связи с превышением лимитов (нет билетов необходимого класса или отелей требуемой ценовой категории), сотрудник, ответственный за оформление командировки, отправляет запрос через СЭД. Если увеличение затрат по командировке связано с продлением или другими изменениями первоначальной заявки, запрос на утверждение данных затрат отправляет инициатор командировки руководителю проекта через СЭД.

СЭД должна обеспечивать возможность отправки запроса для создания ЗОС в DAX из РК командировки для оплаты услуг поставщиков туруслуг. Должна быть возможность отправить запрос для создания ЗОС по каждой категории расходов, указанной на РК командировки.

СЭД должна обеспечивать ведение реестра командировок.

В реестре командировок должна быть возможность фильтрации списка командировок по проектам, городам, ФИО командируемых работников.

Для продления командировки инициатор командировки должен иметь возможность создать РК новой командировки из РК продлеваемой командировки, сохраненной в СЭД. При этом должна автоматически устанавливаться связь между РК новой командировки и РК продлеваемой.

Для отмены командировки сотрудник, ответственный за оформление командировки, должен иметь возможность перевести РК отменяемой командировки в состояние "Отменена" и прикрепить отсканированный образ приказа об отмене командировки к РК командировке в СЭД. СЭД должна обеспечивать возможность отправки запроса для создания ЗОС в DAX из РК командировки в состоянии "Отменена".

информационный документооборот автоматизация экономический

Рис. 19. Заявка на командировку

3.2.10 Ожидаемый эффект от внедрения СЭД

Эффективность внедрения СЭД выражается в снижении прямых и косвенных расходов Компании за счет получения следующих преимуществ:

1. Сокращение измеряемых параметров (финансовых и временных затрат, ресурсов):

· Уменьшение временных и финансовых затрат на поиск документов.

· Уменьшение временных и финансовых затрат на организацию архивного хранения документов за счет возможности хранения части документов в электронном виде.

· Снижение риска безвозвратной утери документов.

· Снижение риска неисполнения поручений или срыва сроков за счет автоматизированного контроля и рассылки уведомлений.

2. Повышение не измеряемых параметров, имеющих прямое влияние на функционирование Компании в целом:

· Повышение прозрачности и контролируемости деловых процессов обработки документов.

· Повышение производительности труда сотрудников за счет ускорения деловых процессов обработки документов в системе электронного документооборота.

· Повышение скорости принятия решений за счет ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.

· Усиление контроля исполнительской дисциплины руководством.

· Унификация делопроизводственных процессов за счет использования единого информационного пространства.

· Ускорение доступа к корпоративной информации.

· Повышение уровня безопасности за счет разделения прав доступа к документам и полного аудита действий сотрудников в системе электронного документооборота.

· Улучшение морального климата в коллективе и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.



Глава 4. Оценка экономической эффективности проекта

4.1 Расчет фактических затрат на реализацию проекта

Перед принятием решения о внедрении СЭД необходимо рассчитать величину затрат на реализацию данного проекта и оценить данный проект с помощью анализа его экономических показателей.

Структура затрат на проект может быть определена с помощью следующей формулы:

Зпроект = Ззп+Злицензия+Зоборудование

где: Ззп - учет заработной платы проектной команды (включая налоги)

Злицензия - стоимость лицензий на систему электронного документооборота

Зоборудование - затраты на программно-аппаратный комплекс Расчет затрат на заработную плату работников приведен в табл. 4:

Таблица 4.

Заработная плата работников по внедрению СЭД

Должность работника	Затраты времени, мес.	Кол-во человек	Заработная плата мес, вкл налоги и соц отчисления, за человека	Всего затрат на заработную плату, руб.
Менеджер проекта	4	1	140 000	560 000
Бизнес-аналитик	3	2	160 000	960 000
Системный инженер по СЭД/Разработчик	4	4	160 000	2 560 000
ИТОГО, РУБ	4 080 000

Затраты на лицензию определяются по формуле:



Злицензия = стоимость одной лицензии. n

n - количество пользователей, чел.

Так как планируется внедрение СЭД на 200 пользователей то общая сумма затрат на лицензии составит 3000 руб. х 200 = 600 000 руб.

Затраты на оборудование включают покупку дополнительного серверного оборудования и программного комплекса (платформа DocsVision) и составляет 1 750 000 руб.

Общая ориентировочная стоимость реализации проекта по внедрению СЭД DocsVision составляет 6 430 000 руб.

4.2 Расчет ожидаемого экономического результата от использования результатов проекта

Экономически результат от внедрения СЭД может включать как экономию на прямых затратах (экономия на расходных материалах (бумага), сэкономленное рабочее время сотрудников и т.д.) и косвенных (увеличение производительности труда, оптимизация бизнес процессов).

Посчитаем постоянные расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.

Максимальную стоимость расходуемых в месяц расходных материалов можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. Один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами.

Предположим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.

Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на расходные материалы составят

21*25* P*N (кол-во сотрудников).

Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:

Расходы на расходные материалы = 21*25*1*200 = 105 000 руб. в месяц.

Стоимость сбереженного рабочего времени складывается из следующих факторов:

· Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.

· Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.

· Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.

Переведем эти факторы в конкретные оценки. Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма велика. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Предположим, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 7% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников составит примерно 4% от их полного рабочего времени.

Ориентировочная экономия времени на поиск документа составляет 2,5% общего рабочего времени. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 6,5% (2,5%+4%).

Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Это еще около 5% экономии рабочего времени (по результатам независимых исследований)

Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составляет величину около 11,5%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в 40 000 руб. можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:

Экономия = 40 000*200*0,115 = 920 000 руб. в месяц.

Итого общая экономия за месяц равна около 1 025 000 руб.

4.3 Расчет экономической эффективности инвестиций в проект

При общих расходах на внедрение СЭД на базе DocsVision в 6 430 000 руб. срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года (7 месяцев). И это не считая о значительной экономии на косвенных затратах, что положительно скажется на повышении конкурентноспособности и эффективности компании. И в свою очередь увеличит маржинальность бизнеса. Расчеты показали, что реализация проекта будет экономически целесообразна.



Заключение

Автоматизация документооборота, проводимого в ЗАО "Энвижн Груп" было необходимо для облегчения работы и повышения контроля за исполнением поручений в Компании. За счет автоматизации документооборота повышается эффективность управления, снижается нагрузка на специалистов.

Эффективность автоматизации выражается в снижении прямых и косвенных расходов Компании за счет получения следующих преимуществ:

1. Сокращение измеряемых параметров (финансовых и временных затрат, ресурсов):

* Уменьшение временных и финансовых затрат на поиск документов.

* Уменьшение временных и финансовых затрат на организацию архивного хранения документов за счет возможности хранения части документов в электронном виде.

* Снижение риска безвозвратной утери документов.

* Снижение риска неисполнения поручений или срыва сроков за счет автоматизированного контроля и рассылки уведомлений.

2. Повышение не измеряемых параметров, имеющих прямое влияние на функционирование Компании в целом:

* Повышение прозрачности и контролируемости деловых процессов обработки документов.

* Повышение производительности труда сотрудников за счет ускорения деловых процессов обработки документов в системе электронного документооборота.

* Повышение скорости принятия решений за счет ускорения процессов рассмотрения и согласования документов.

* Усиление контроля исполнительской дисциплины руководством.

* Унификация делопроизводственных процессов за счет использования единого информационного пространства.

* Ускорение доступа к корпоративной информации.

* Повышение уровня безопасности за счет разделения прав доступа к документам и полного аудита действий сотрудников в системе электронного документооборота.

* Улучшение морального климата в коллективе и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом.

Первая и вторая глава дипломного проекта является аналитической. В ней описываются организационные структуры компании. Описаны бизнес-процессы до автоматизации.

Третья глава - это проектная часть дипломной работы. В ней было расписаны требования к ПО и технологическому обеспечению. Далее была описана функциональная модель, затем подробно описаны те процессы , которые были автоматизированы.



Список литературы

1. ISO 9000:2000 - Системы менеджмента качества - Основные положения и словарь.

2. ISO 9001:2000 - Системы менеджмента качества - Требования.

3. ISO 9004:2000 - Системы менеджмента качества - Руководство по улучшению деятельности.

4. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4.

5. Воропаев В.И. "Управление проектом в России", Москва, "Альянс", 2002.

6. Волкова О.И. Экономика предприятия. - М.: Инфра-М, 2004.

7. В.А. Грабауров / Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2001.

8. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство 2009.

9. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001.

10. Аладин Н. Электронный документооборот для всех и для всего / Н. Аладин // Банковские технологии. - 2008

11. Подолина О. Роль системы электронного документооборота в автоматизации бизнес-процессов компании



Приложения

Приложение 1

РК входящего документа



Приложение 2

РК исходящего документа



Приложение 3

РК приказа и распоряжения



Приложение 4

РК поручения



Приложение 5

РК дела

Размещено на Allbest.ru