Создание базы данных в Microsoft Access

Общие сведения о базах данных. Характеристика основных возможностей Microsoft Office Access 2007. Определение, а также сохранение связи между таблицами. Типы данных: текстовый, числовой, поле Мемо, дата (время), денежный. Свойства полей базы данных.

Рубрика Программирование, компьютеры и кибернетика
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 21.04.2015
Размер файла 3,7 M

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Общие сведения о базах данных

2. Основные возможности Microsoft Office Access 2007

3. Предназначение Microsoft Office Access 2007

4. Взаимосвязи таблиц

5. Типы данных

6. Свойства полей базы данных

7. Безопасность баз данных

8. Разработка технического задания

9. Основание для разработки

10. Назначение разработки

11. Требования к программе или программному изделию

12. Стадии и этапы разработки

Заключение

Список используемых источников

база данные текстовый числовой

Введение

Потребность человечества всегда иметь под рукой такой удобный инструмент как представление различных данных возникла ещё с давних времён. Эволюционный путь технологии обработки информации, начиная от письменных свидетельств учёта царской казны и налогов в древнем Шумере до современных форм автоматизированной обработки данных, насчитывает не один десяток столетий. В современном мире информационных технологий человек для принятия правильного решения в сфере своей производственной деятельности, будь то экономика, бизнес или политика, должен уметь правильно получать, накапливать, хранить и обрабатывать различные данные, чтобы в конечном итоге они принимали вид наглядных документов.

Одним из приоритетных направлений развития в области технологий обработки информации является решение задач по созданию баз данных с помощью систем управления базами данных. Актуальность данной темы объясняется высокой динамикой изменений процессов в бизнесе, поэтому производители систем управления базами данных стремятся к поддержанию своих продуктов на очень высоком уровне с выполнением определённых требований к их функциональным возможностям.

Целью данной курсовой работы является углублённое рассмотрение и проведение масштабной анализации предмета изысканий на тему «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД», а также проектирование и реализация базы данных в указанной предметной области с помощью системы управления базой данных типа Microsoft Access, являющейся составной единицей пакета Microsoft Office.

Основные задачи, определяющие цель выполнения курсового проекта:

- Рассмотрение основных возможностей и методов работы в Microsoft Access;

- Проведение анализа предметной области « Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД»;

1. Общие сведения о базах данных

Давно прошли те времена, когда человек делал свои записи на бересте, папирусе, пергаменте, пытаясь тем самым на их основе создать своё первое хранилище данных. Даже ЭВМ конца ХХ века, которые работали на перфокартах и перфолентах, на данный момент времени нам кажутся каким-то «архаизмом».

Так что же представляют из себя базы данных на сегодняшний день? Любой уважающий себя человек сегодня имеет в своём доме персональный компьютер и я с полной уверенностью могу сказать, что хоть раз в своей жизни он обращался к услугам баз данных, будь то заказ билета на поезд или самолёт, поиск и заказ нужного лекарства и т.д..

Базы данных содержат и управляют большими объёмами специально собранной информации и от того, как они структурированы, надёжно ли хранятся, насколько доступны, допускают ли текущее обновление, зависит эффективность их применения. Современные базы данных способны удовлетворять всем этим требованиям и поэтому они получили такое большое распространение в нашей жизни [9].

На сегодняшний день базы данных - это множественное отображение предметов и привязок между ними, принципы резервирования данных и методов их улучшения и преподнесения. Типология баз данных напрямую зависит от модели данных, которая составляет её основу и представлена на практике в виде иерархической, сетевой и реляционной моделях данных. На первом месте выступает реляционная модель представления данных.

Основные признаки, определяющие реляционную модель данных:

- Каждый объект содержит индивидуальную информацию, которая записана в базе данных;

- С информацией, если даже она относится к различным объектам, можно производить действия как с одним целым, основу которого составляют значения данных связанных между собой;

- Обработанные данные в реляционных СУБД преподносятся в форме таблиц [8].

В среде приложений по созданию систем управления базами данных почётное место занимает Microsoft Office Access 2007 (далее - Access), входящая в состав последней версии популярного пакета Microsoft Office 2007.

2. Основные возможности Microsoft Office Access 2007

На протяжении длительного времени для нормальной работы с базами данных в качестве аппаратного средства выступал персональный компьютер с одной стороны и соответствующее программное обеспечение с другой. Вроде бы всё ясно и понятно, но если с требованиями к выбору персонального компьютера никаких вопросов не возникает, то с программным обеспечением не всё так просто. Во-первых, любая программа не имела средств разработки приложений и по своей сути являлась простым диспетчером хранения данных. Во-вторых, эти программы отличались большой сложностью и пользователи сторонились работать с ними, ожидая выхода более доступных приложений.

Одним из таких приложений является Microsoft Access, которое по своему функциональному назначению представляет из себя полную реляционную СУБД. В ней предусмотрены все необходимые для пользователя средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Что касается легкости использования, то Microsoft Access совершил здесь настоящий переворот, и многие для создания своих собственных баз данных и приложений обращаются именно к нему [2].

Система управления базами данных предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации. СУБД включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. Все эти функциональные возможности в полной мере реализованы в Microsoft Access. В практике, как правило, необходимо решать и задачи с использованием электронных таблиц и текстовых процессоров. Например, после подсчёта или анализа данных необходимо их представить в виде определенной формы или шаблона. В итоге пользователю приходится комбинировать программные продукты для получения необходимого результата. В этом смысле всё существенно упростят возможности, предоставляемые Microsoft Access.

3. Предназначение Microsoft Office Access 2007

СУБД Microsoft Access предназначена для разработки баз данных реляционного типа для локального их использования на персональных компьютерах и для работы с этими базами.

При проектировании базы данных, в первую очередь, необходимо определить, что именно нужно хранить.

Данная СУБД была выбрана по следующим причинам:

- простота средств реализации;

- лёгкость освоения инструментарием разработчика (VBA);

- наглядность визуализации информации.

Также Microsoft Access предоставляет большое количество внутренних средств по оптимизации работы проектируемого приложения. К ним относятся:

- загрузка модулей по требованию;

- оптимизация дерева вызовов;

- использование файлов MDE;

- автоматическая поддержка компилированного состояния;

- использование библиотек Windows API;

- индивидуальная настройка системы;

- эффективное использование индексов;

- встроенный оптимизатор запросов.

В СУБД Microsoft Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними, а также обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения целостности связей в базе данных [9].

Таким образом, осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования базы данных с этапом её создания с помощью СУБД. В схеме данных, построенной по нормализованной модели данных предметной области, могут быть установлены связи «один к одному» или «один ко многим». Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчинённой записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчётов, существенно упрощая процесс их конструирования.

4. Взаимосвязи таблиц

При создании в Microsoft Access схемы данных в ней определяются и запоминаются связи между таблицами. Это позволяет системе автоматически использовать связи, один раз определённые в схеме данных, при создании форм, запросов, отчётов на основе взаимосвязанных таблиц, а пользователь освобождается от необходимости указывать эти связи при конструировании этих объектов. Схема данных базы графически отображается в своем окне, где таблицы представлены списками полей, а связи - линиями между полями разных таблиц [8].

5. Типы данных

Таблицы баз данных, как правило, допускают работу с гораздо большим количеством разных типов данных. Так, например, базы данных Microsoft Access работают со следующими типами данных:

1). Текстовый - тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов). Текст или числа, не требующие проведения расчётов;

2). Числовой - тип данных для хранения действительных чисел. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений;

3). Поле Мемо - специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов). Физически текст не хранится в поле. Он храниться в другом месте базы данных, а в поле храниться указатель на него, но для пользователя такое разделение заметно не всегда. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным. Длинный текст или комбинация текста и чисел;

4). Дата (время) - тип данных для хранения календарных дат и текущего времени в специальном фиксированном формате;

5). Денежный - тип данных для хранения денежных сумм. Теоретически, для их записи можно было бы пользоваться и полями числового типа, но для денежных сумм есть некоторые особенности (например, связанные с правилами округления), которые делают более удобным использование специального типа данных, а не настройку числового типа. Включает денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях;

6). Счётчик - специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием, при добавлении новой записи в таблицу. Естественное использование - для порядковой нумерации записей;

7). Логический - тип для хранения логических данных, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (могут принимать только два значения, например Да или Нет).

8). Гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

9). Мастер подстановок - это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося списка.

10). Поле объекта OLE - включает звукозапись, рисунок и прочие типы данных. Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным [3].

6. Свойства полей базы данных

Поля базы данных не просто определяют структуру базы - они еще определяют групповые свойства данных, записываемых в ячейки, принадлежащие каждому из полей. Ниже перечислены основные свойства полей таблиц баз данных на примере СУБД Microsoft Access:

1). Имя поля - определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц);

2). Тип поля - определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле;

3). Размер поля - определяет предельную длину (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле;

4). Формат поля - определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю;

5). Маска ввода - определяет форму, в которой вводятся данные, а поле (средство автоматизации ввода данных);

6). Подпись - определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

7). Значение по умолчанию - то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных);

8). Условие на значение - ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты);

9). Сообщение об ошибке - текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных;

10). Обязательное поле - свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

11). Пустые строки - свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных (от свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым);

12). Индексированное поле - если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значение в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных [1].

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видео клипов и других объектов OLE, большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла.

7. Безопасность баз данных

Базы данных - это тоже файлы, но работа с ними отличается от работы с файлами других типов, создаваемых прочими приложениями. Выше мы видели, что всю работу по обслуживанию файловой структуры берет на себя операционная система. Для базы данных предъявляются особые требования с точки зрения безопасности, поэтому в них реализован другой подход к сохранению данных.

Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Проблема безопасности баз данных решается тем, что в СУБД для сохранения информации используется двойной подход. В части операций, как обычно, участвует операционная система компьютера, но некоторые операции сохранения происходят в обход операционной системы.

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую её часть он сможет изменять. Кроме того, можно удалить изменяемую программу Visual Basic из базы данных, чтобы предотвратить изменения структуры форм, отчетов и модулей, сохранив базу данных как файл MDE [5].

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. Этот способ достаточно надежен (Microsoft Access шифрует пароль, так что к нему нет прямого доступа при чтении файла базы данных), но он применяется только при открытии базы данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя (пока не определена защита на уровне пользователей, описанная ниже в этом разделе). Для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере, установка пароля обычно оказывается достаточной.

8. Разработка технического задания

Наименование программы

Наименование - «Создание и наполнение БД системы телемеханики

АМТ ЭЧ-2 Златоуст ОАО «РЖД».

Краткая характеристика области применения программы

Программа предназначена к применению в структурных подразделениях

ЭЧ-2 Златоуст, а именно на ЭЧЦ (энергодиспетчерском пункте) в составе систе- мы телемеханики АМТ разработки МЭЗ ОАО «РЖД».

9. Основание для разработки

Основание для проведения разработки

Основанием для проведения разработки данного программного продукта служит письменное указание руководства № 378/01 ЭЧ-2 Златоуст от лица Главного инженера Максимова О.Л. инженеру АСУП Котельникову П.Б..

Наименование и условное обозначение темы разработки

Наименование темы разработки - «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-2 Златоуст ОАО «РЖД».

Условное обозначение темы разработки (шифр темы) - «ТУ- 01».

10. Назначение разработки

Функциональное назначение программы

Функциональным назначением программы является:

1). Своевременная организация проведения работ по обслуживанию объектов системы телемеханики ЭЧ-2 Златоуст;

2). Уменьшение затрат по фактическому изменению настроек на отдельно взятом контролируемом пункте;

3). Правильная организация проведения работы.

Эксплуатационное назначение программы

Программа должна эксплуатироваться в структурных подразделениях на объектах ОАО «РЖД».

Конечными пользователями программы должны являться работники структурных подразделений ОАО «РЖД».

11. Требования к программе или программному изделию

Требования к функциональным характеристикам

Программа должна обеспечивать следующие функции:

- Функция создания нового файла (новой отчётности);

- Функция открытия существующего файла (архивация и деархивация);

- Функция редактирования открытого файла путём ввода, замены, удаления содержимого файла с применением стандартных устройств ввода;

- Функция редактирования текущего файла с применением буфера обмена оперативной системы;

- Функция сохранения файла с исходным именем;

- Функция сохранения файла с именем, отличным от исходного;

- Функция отправки содержимого текущего файла электронной почтой с помощью внешней клиентской программы;

- Функция вывода оперативных справок в строковом формате (подсказки);

- Функция интерактивной справочной системы;

- Функция отображения назначения программы, версии программы и комментариев разработчиков.

Входные данные должны быть организованны в виде отдельных файлов, соответствующих спецификации и должны храниться на локальных или съёмных носителях.

Требования к временным характеристикам программы не предъявляются.

Требования к надежности

Надежное (устойчивое) функционирование программы должно быть обеспечено выполнением совокупности организационно-технических мероприятий, перечень которых приведен ниже:

а) Организацией бесперебойного питания технических средств;

б) Регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г. «Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств»;

в) Оформление программного документа «Техническое задание» произведено по требованиям ЕСПД: ГОСТ 19.201 - 78 - Техническое задание, ГОСТ 19.301 - 79 - Программа и методика испытаний, ГОСТ 19.505 - 79 - Руководство оператора.

г) Необходимым уровнем квалификации сотрудников профильных подразделений.

Условия эксплуатации

Климатические условия эксплуатации, при которых должны обеспечиваться заданные характеристики, должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам в части условий их эксплуатации.

Минимальное количество персонала, требуемого для работы программы, должно составлять не менее 2 штатных единиц - системный программист и конечный пользователь программы - специалист из бригады телеуправления ( телемеханик).

Системный программист должен иметь минимум среднее техническое образование.

В перечень задач, выполняемых системным программистом, должны входить:

а) Задача поддержания работоспособности технических средств;

б) Задачи установки (инсталляции) и поддержания работоспособности системных программных средств - операционной системы;

в) Задача установки (инсталляции) программы.

Конечный пользователь программы (телемеханик) должен обладать практическими навыками работы с графическим пользовательским интерфейсом операционной системы [5].

Персонал должен быть аттестован минимум на II квалификационную группу по электробезопасности (для работы с конторским оборудованием).

Требования к составу и параметрам технических средств

В состав технических средств должен входить IBM-совместимый персональный компьютер (ПЭВМ), включающий в себя:

а) Операционная система Microsoft Windows XP с пакетом обновления SP3 или более поздняя версия Microsoft Windows 7;

б) Разрешение экрана минимум 800x600 точек, рекомендовано 1024x768 или более;

в) Процессор Pentium - 4 с тактовой частотой 2,4 ГГц, не менее;

г) Оперативную память объемом не менее 512Мб;

д) Жёсткий диск объемом 80 Гб, и выше;

е) Оптический манипулятор типа «мышь»;

ж) Наличие 2 COM-портов;

з) Программный продукт Microsoft Office Access 2007 или более поздняя его версия [6].

Требования к информационной и программной совместимости

Рисунок 1. Блок-схема БД

Исходные коды программы должны быть реализованы на языке Microsoft Office Access 2007. В качестве интегрированной среды разработки программы должна быть использована среда Microsoft Office Access 2007 (локализованная, русская версия), входящая в состав последней версии популярного пакета Microsoft Office 2007.

12. Стадии и этапы разработки

Стадии разработки

Разработка должна быть проведена в три стадии:

1). Разработка технического задания;

2). Рабочее проектирование;

3). Внедрение.

Этапы разработки

На стадии разработки технического задания должен быть выполнен этап разработки, согласования и утверждения настоящего технического задания.

На стадии рабочего проектирования должны быть выполнены перечисленные ниже этапы работ:

1) разработка программы;

2) разработка программной документации;

3) испытания программы.

Содержание работ по этапам

Пользователи, которые по роду своей деятельности занимаются обслуживанием системы телемеханики АМТ, должны постоянно иметь информацию о состоянии данных по учёту оборудования на объектах инфраструктуры ОАО «РЖД». После проведения любых изменений в настройках данных на КП, должна меняться информация в данной программе и сразу заносится в БД, чтобы при необходимости не надо было искать её по бумаге, а просто задать запрос и вся необходимая информация будет известна. Microsoft Access позволяет управлять всеми этими сведениями из одного файла БД [7].

1). Производительность - добиться, чтобы объем информации, которую обра- батывают пользователи был максимально высоким для данной СУБД;

2).Масштабируемость - возможность внесения новых данных;

3).Совместимость - работа с различными приложениями Microsoft Office Access;

4).Доступность и простота эксплуатации - необходимо выбрать такую СУБД, чтобы не возникало проблем в работе с ней и начинающий пользователь, знающий азы работы в СУБД, мог с лёгкостью работать в ней;

5). Простота освоения СУБД [10].

Всеми запрашиваемыми нами требованиями обладает Microsoft Office Access 2007. Его и выбираем для создания требуемой базы данных.

Реализация СУБД « Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД» на базе Microsoft Office Access 2007

После установки программного пакета Microsoft Office 2007 выбираем приложение Microsoft Access 2007. Кликаем по нему и перед нами открывается диалоговое окно (Рис.2). С левой стороны расположен столбец под названием «Категории шаблонов», с помощью которого ускоряется процесс создания и наполнения любой базы данных, если шаблон будет выбран правильно. Я решил создать базу данных без помощи шаблонов, то есть «с нуля», поэтому выбираю значок в центре «Новая база данных», щёлкаю по нему и перед мной открывается следующее диалоговое окно (Рис.3).

Рисунок 2. Создание новой БД

С правой стороны в строку «Имя файла» заношу название своей БД и нажимаю «Сохранить».

Рисунок 3. Сохранение нового файла БД

В базу данных Microsoft Access входят такие компоненты, как таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы, страницы и модули. Мной были рассмотрены только те компоненты, которые были применены в разрабатываемой СУБД «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД». В своем курсовом проекте я хочу рассказать, как создаются таблицы, запросы, формы и отчеты, а именно для чего они служат и как с ними работать.

Таблица - это набор данных по конкретной теме, такой как фамилии клиентов или их личные данные. Использование отдельной таблицы для каждой темы означает, что соответствующие данные сохранены только один раз и это делает базу данных более эффективной с уменьшением числа ошибок при вводе данных. Таблицы организуют данные в столбцы (называемые полями) и строки (называемые записями) [1].

После того, как я нажал «Сохранить», открылось следующее окно (Рис.4).

Рисунок 4. Окно рабочей среды Microsoft Access 2007

Для создания таблицы достаточно воспользоваться конструктором таблиц, с помощью которого можно определить имена полей таблиц и типы данных.

Выбираю в следующей последовательности «Создание» - «Таблицы» - «Режим» - «Режим конструктора» и в этом режиме создаю четыре таблицы с наполнением их соответствующими данными:

а). Пользователь (Рис.5);

б). Система ТМ АМТ (Рис.6);

в). Контроль стойки ТМ (Рис.7);

г). Подразделение (Рис.8).

Рисунок 5. Таблица «Пользователь»

Рисунок 6. Таблица «Система ТМ АМТ»

Рисунок 7. Таблицы «Контроль стойки ТМ»

Рисунок 8. Таблица «Подразделение»

Для того чтобы создать единую информационную структуру, все таблицы БД необходимо объединить, создав для этого связи между их полями. Связанные таблицы дают возможность объединить все данные на основе совпадающих значений полей. Только после того, как связи заданы, можно создавать запросы, формы и отчеты, отображающие сведения из разных таблиц БД. Связи устанавливаются между ключевыми полями таблиц. В большинстве случаев с первичным ключом одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой её записи, связывается внешний ключ другой таблицы (Рис.9) [1].

Связанные поля могут иметь разные имена, но должны иметь одинаковый тип данных, а значение свойства «Размер поля» у них должен совпадать (исключение составляет поле типа «Счетчик», для которого можно составлять связь с «Числовым» полем такого же размера).

Чтобы установить связи «один к одному» или «один ко многим» :

1). Закрываю все открытые таблицы;

2). Щёлкаю кнопку «Схема данных» в разделе «Показать» и скрываю вкладки «Работа с БД»;

3). Автоматически открылось диалоговое окно « Добавления таблицы»;

4). На вкладке «Таблицы» дважды щёлкаю по именам таблиц, которые следует отобразить. Закрываю диалоговое окно «Добавления таблицы»;

5). Чтобы установить связь между полями, выделяю поле в одной таблице и перетаскиваю его на подходящее поле другой таблице. Когда отпускаю кнопку мыши, на экране появилось окно «Изменения связей»;

6). Щёлкаю в диалоговом окне «Изменения связей» кнопку «Создать»;

7).Для каждой пары таблиц, которые необходимо связать, повторяю описанную выше процедуру.

Рисунок 9. Созданная схема данных

Запрос - это объект построения временных таблиц с отобранной информацией. Запросы используются для отбора отдельных полей одной или нескольких связанных таблиц, а также для сортировки и выбора записей по некоторым логическим условиям. Запросы представляются как временно создаваемые таблицы и поэтому могут служить источником данных для форм и отчетов. Запросы используются для создания структуры новой таблицы, исключения повторяющихся данных, создания перекрестных таблиц. Запросы также позволяют сгруппировать, обновить или удалить одновременно несколько записей, выполнить вычисления итоговых или новых полей [4].

Создание запросов возможно в режиме конструктора и мастера запросов.

Создаю запрос, который содержит информацию обо всех пользователях (фамилия, имя, отчество), их подразделениях, видах контроля, типах стойки.

Мастер запросов можно вызвать с помощью кнопки «Мастер запросов» (Рис.10) на вкладке «Создание». В появившемся окне «Новый запрос» выбираю «Простой запрос».

Рисунок 10. Создание запроса

Далее из разных таблиц выбираю необходимые данные: фамилия, имя, отчество, должность, название подразделения, вид контроля, дата проведения, тип стойки, тип КП (Рис.11).

Рисунок 11. Процесс выборки из таблиц для создания запроса

На следующем шаге выбираю тип отчета «подробный», далее имя запроса «Запрос Пользователь» и в итоге получаю готовый запрос (Рис. 12).

Рисунок 12. Готовый запрос

Для предоставления данных и их распечатки особым образом используется объект «Отчёт». С помощью этого объекта создать и напечатать отчёт, группирующий данные и вычисляющий итоги. Отчёт может брать данные из готового запроса или в процессе построения подготовить такой запрос из нескольких таблиц. При этом надо помнить, что смещение полей таблиц и полей запросов при построении отчёта недопустимо. Отчёт может выглядеть как таблица, но чаще используется представление в виде иерархической структуры [2].

Создадим отчёт, в котором отображается информация о пользователях, сгруппированная по стажу. Для вызова мастера отчётов нажмите кнопку «Мастер отчётов» на вкладке «Создание» (Рис. 13).

Рисунок 13. Создание отчёта с помощью «Мастера отчётов»

На первом шаге выборочно выбираю поля таблицы «Пользователь» (Рис. 14).

Рисунок 14. Выборка из таблицы «Пользователь»

На следующем шаге выбираю вид группировки - по «Стажу работы». Добавлять уровень группировки на следующем шаге не нужно. Затем задаю сортировку по убыванию «Фамилии» (Рис 15).

Рисунок 15. Сортировка по возрастанию

Вид макета для отчета - Ступенчатый. Стиль отчёта - стандартный. Название отчёта - « Пользователь1» (Рис. 16).

Рисунок 16. Отчёт «Пользователь»

По процессом обработки информации в ИС прежде всего понимаются следующие процедуры: ввод, просмотр, выборка некоторого подмножества данных, сортировка, группировка, изменение (исправление), расчёт производных параметров и итогов. Все эти действия можно делать с помощью объектов СУБД «Формы». Для одной БД может быть разработано сколько угодно форм в зависимости от поставленных задач обработки информации. При удалении формы удаляется процедура обработки, графическое оформление, но информация из БД не исчезает, так как хранится в объектах другого типа - в таблицах [2].

Чтобы ввести данные для рассматриваемой БД «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД», необходимо создать четыре формы: по одной для каждой таблицы. Начинать ввод следует с таб- лицы, находящейся на стороне «Один», связи «Один ко многим». Она является «главной», из неё подставляются значения первичного ключа в поле внешнего ключа «подчиненной» таблицы[1].

Формы можно создавать с помощью конструктора и с помощью мастера. Я пользовался мастером создания форм. Вызвать мастер создания форм можно на вкладке «Создание», кнопка «Другие формы» выбрав пункт «Мастер форм» (Рис. 17).

Рисунок 17. Вызов «Мастера форм»

Далее нужно выбрать поля для таблицы. Выбираю все поля таблицы «Пользователь» (Рис. 18).

На следующем этапе «Внешний вид формы» выбираю «Ленточный».

Далее на этапе «Требуемый стиль» выбираю стиль по своему усмотрению.

На этапе «Задание имени формы» называю форму «Персонал».

Рисунок 18. Выбор полей таблицы «Пользователь»

Открываю получившуюся форму для просмотра и ввода данных, если это требуется (Рис. 20).

Рисунок 20. Итоговая форма «Персонал»

Аналогично создаю:

а). Форма «Телеуправление» - на основании таблицы «Система ТМ АМТ» (Рис. 21);

б). Форма «Техническое обслуживание» - на основании таблицы «Контроль стойки ТМ» (Рис. 22);

в). Форма «Структура» - на основании таблицы «Подразделение» (Рис.23).

Рисунок 21. Форма «Телеуправление»

Рисунок 22. Форма «Техническое обслуживание»

Рисунок 23. Форма «Структура»

Если в базе данных не одна таблица, а несколько и, соответственно, несколько форм, то можно создать главную кнопочную форму, содержащую кнопки, причем щелчком на кнопки я могу загружать ту или иную форму.

Процесс создание главной кнопочной формы состоит из нескольких этапов. Если в базе данных несколько таблиц и соответствующее количество форм, то имеет смысл создать главную кнопочную форму, которая будет служить своеобразной заставкой для базы данных, в которой можно загружать все остальные формы. Щёлкаю на ленте вкладку «Работа с базами данных», выбираю там команду «Диспетчер кнопочных форм», при этом выдается сообщение: «Не удается найти кнопочную форму в этой базе данных», поэтому мы нажимаем кнопку «Создать». Появится диалоговое окно «Диспетчер кнопочных форм», в котором я могу выбрать команду «Изменить». Появится окно «Изменение элемента кнопочной формы».

Создаю на ней первую кнопку и текст этой кнопки будет «Персонал». В строке «Команда» ставлю «Открыть форму для изменения», а в строке форма - «Персонал» (Рис. 24). Таким же образом создаю остальные три кнопочные формы. Закрыв открытые диалоговые окна, я вижу, что в списке объектов появились новые формы и соответствующие им таблицы[1].

Рисунок 24. Создание кнопки «Персонал»

Открою кнопочную форму. По умолчанию она имеет вот такое оформление (рис. 25), на ней находятся четыре кнопки, при нажатии на которые происходит переход на различные формы, то есть кнопочная форма работает правильно.

Стандартное оформление «Главной кнопочной формы можно изменять, перейдя в режим «Конструктор». В открывшемся окне свойств можно выбрать любой из элементов и изменить его, например, цвет фона. Для изменения изображения выберем произвольное изображение на нашем компьютере и перейдем в режим Форма. Главная кнопочная форма принимает другой вид.

Заключение

Основная цель курсового проекта в ходе его выполнения была достигнута путём реализации поставленных задач. В результате проведённого исследо-вания по теме «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ-Златоуст ОАО «РЖД» можно сделать ряд выводов:

а). В деловой или личной сфере часто приходится работать с данными из разных источников, каждый из которых связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные навыки. СУБД Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. С помощью данного приложения создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты и диаграммы;

б). В ходе разработки и создания технического задания проведён детальный анализ базы данных «Создание и наполнение БД системы телемеханики АМТ ЭЧ - Златоуст ОАО «РЖД»;

в). Процесс проектирования и практической реализации базы данных показал, что разработанная база данных позволяет быстро и эффективно получать информацию по любому вопросу, касающегося системы телемеханики АМТ. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.

В практической части пошагово были расписаны все действия по созданию базы данных с помощью программного продукта Microsoft Office Access 2007.

Список используемых источников

1). Кошелев В.Е. Access 2007. - Москва: ООО «Бином Пресс», 2008г. - 592с.;

2). Сергеев А. Access 2007. Новые возможности.- СПб.: Питер, 2008г.-176с.;

3). Блюттман К. Access. Трюки. - СПб.: Питер, 2006г. - 332 с.;

4). Крёнке Д. Теория и практика построения баз данных. 8-е изд.- СПб.; Питер, 2008 г.- 800с.;

5). Степанов А.Н. Архитектура вычислительных систем и компьютерных сетей : учеб. пособие для студ. вузов / А. Н. Степанов. - М. ; СПб. ; Н. Новгород : Питер, 2007. - 508 с. : рис. - (Учебное пособие). - Алф. указ.: С. 496-508;

6). Иопа Н.И. Информатика (для технических специальностей) : учеб. пособие / Н. И. Иопа. - М. : Кнорус, 2011. - 470 с. - Библиогр.: С. 470;

7). Провалов В.С. Информационные технологии управления : учеб. пособие / В. С. Провалов ; Рос. акад. образования, Моск. психолого-соц. ин-т. - М. : Флинта, 2008. - 371 с.;

8). Гришин А.Ф. Статистические модели: построение, оценка, анализ : учеб. пособие для студ. вузов / А. Ф. Гришин, Е. В. Кочерова. - М. : Финансы и статистика, 2005. - 416 с.;

9). Голицына О.Л. Базы данных : учеб. пособие / О. Л. Голицина, Н. В. Максимов, И. И. Попов. - М. : Форум - ИНФРА-М, 2006. - 352 с.;

10). Лаборатория Base Group. Технологии анализа данных.

http://www.basegroup.ru.

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Объекты системы управления базами данных Access. Запросы, формы, отчеты. Типы данных: текстовый, поле мемо, числовой. Поле объекта OLE, гиперссылка, мастер подстановок. Ручные, автоматизированные и автоматические средства создания объектов базы данных.

    презентация [872,0 K], добавлен 31.10.2016

  • Состав, расширение баз данных Access (Microsoft Office). Выполнение запросов, заполнение форм и таблиц. Типы данных Microsoft Access. Средства создания объектов базы данных СУБД. Дополнительные возможности запросов. Свойства полей. Режим работы с формами.

    презентация [3,0 M], добавлен 28.10.2014

  • Системы управления базами данных: сущность и характеристика. Типы данных и свойства полей СУБД Access. Объекты базы данных: таблицы, схемы данных, формы, запросы, отчеты. Разработка и проектирование базы данных "Продажи книг" в среде Microsoft Access.

    курсовая работа [1,8 M], добавлен 04.02.2013

  • Структура простейшей базы данных и свойства полей. Характеристика типов данных. Описание процесса создания базы данных, таблиц и связей между ними, простых и составных форм, запросов в Microsoft Access. Пример составления подчинённых отчетов и макросов.

    курсовая работа [2,9 M], добавлен 14.11.2016

  • Основные понятия базы данных. Разработка сложной формы для обработки данных. Модели организации данных. Архитектура Microsoft Access. Реляционные связи между таблицами баз данных. Проектирование базы данных. Модификация данных с помощью запросов действий.

    лабораторная работа [345,5 K], добавлен 20.12.2011

  • Модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных. Таблицы, запросы, отчеты и экранные формы в Microsoft office Access 2007. Проверка корректности данных при вводе. Доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

    курсовая работа [1,6 M], добавлен 06.06.2013

  • Базы данных и системы управления базами данных. Структура простейшей базы данных, свойства полей. Понятие языка SQL. Проектирование баз данных, режимы работы, объекты. СУБД Microsoft Access. Создание базы данных "Электротовары" средствами Visual FoxPro.

    курсовая работа [5,7 M], добавлен 29.04.2014

  • Microsoft Access как система управления базами данных (СУБД), ее предназначение. Организованная структура для хранения данных. Типы данных при работе с Microsoft Access 2003 и Microsoft Access 2007. Проектирование баз данных и построение ER-диаграммы.

    контрольная работа [16,3 K], добавлен 10.10.2010

  • Краткая характеристика и функциональные возможности MS Access. Базы данных и системы управления базами данных. Проектирование в теории и создание на практике базы данных в продукте корпорации Microsoft для управления базами данных "Microsoft Access".

    курсовая работа [1,6 M], добавлен 07.03.2015

  • Создание моделей данных, основных таблиц с помощью конструктора таблиц, связей между таблицами, форм для заполнения таблиц, запросов на выборку данных, отчетов для вывода на печать и начальной кнопочной формы. Основные объекты Microsoft Access.

    контрольная работа [4,5 M], добавлен 18.03.2012

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.