Совместное использование систем электронного делопроизводства и хранилищ информации позволяет систематизировать и объединять информацию, что облегчает ее анализ и составление отчетов. Для поиска скрытых закономерностей в больших массивах данных можно принимать более эффективные решения и действия, основанные на соответствующих технологиях извлечения информации из данных.

3.1 Система автоматизированного документооборота

Система автоматизированного документооборота - это система автоматизации работы с документами на протяжении всего их жизненного цикла (создание, изменение, хранение, поиск, классификация и пр.), а также процессов взаимодействия между сотрудниками. При этом под документами в ?ервую очередь подразумеваются неструктурированные документы (файлы Word, Excel и пр.). Как правило, автоматизированный документооборот включает в себя электронный архив документов и систему автоматизации деловых процессов.

Эффективное управление документацией на основе системы автоматизированного документооборота основано на трех составляющих системы:

- технология (на основе современных компьютерных комплексов).

- корпоративные правила создания и использования информационных ресурсов (и их закрепление в распорядительных документах).

- психология пользователей и их обучение (при необходимости индивидуальное).

В системах документооборота осуществляется регистрация нормативных документов, распорядительных документов (приказов, распоряжений), ?ереписки с органами власти, учреждениями, кредитными организациями, другими учреждениями и предприятиями, а также гражданами.

Помимо этого в автоматизированном документообороте ведется работа с внутренней служебной ?ерепиской и проектами организационно-распорядительных документов, создаваемых структурными учреждений.

Система автоматизированного документооборота обес?ечивает контроль за движением и исполнением документов, содержит полную информацию о поручениях, данных руководством и действиях исполнителей. Важным элементом системы является система формальных и семантических ссылок на взаимосвязанные документы и поручения. Поиск в системе помимо традиционных делопроизводственных реквизитов базируется на системе классификаторов (в том числе тематических), позволяющих осуществлять контекстный отбор документов.

Функции автоматизации делопроизводства в том или ином виде представлены в любой системе автоматизации документооборота. В функции систем автоматизации делопроизводства не входит хранение и перемещение документов в организации. В их функции входит фиксация документов в специальной базе данных, выражающаяся в заполнении специальной карточки документа. Содержимое карточки документа может варьироваться в зависимости от сложившейся в организации ситуации. Структура документов, зафиксированных в базе данных, опирается на так называемую номенклатуру дел, имеющуюся, как правило, в каждой организации, а технология учета и обработки документов опирается на сформулированное в данной организации “Положение о делопроизводстве”. Как мы уже отметили, документы хранятся в бумажном виде, в специальном архиве, но в базе данных отображается их текущее местоположение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Обычно в системах делопроизводстве различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Документы, находящиеся на контроле исполнения, подразделяются по исполнителям, статусу исполнения, срокам исполнения и прочее. Каждый документ в системе представляет собой запись в базе данных, характеризующуюся набором значений атрибутов карточки. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию.

Для разработки приложений, выполняющих функции автоматизации делопроизводства больше всего подходят стандартные инструменты, используемые для разработки автоматизированных рабочих мест, от настольных баз данных до систем на базе различных SQL серверов.

Однако в том случае, если автоматизация документооборота не закончиться данным шагом, то можно подумать и о других инструментах, обеспечивающих более последовательное развитие системы. Так например, при переходе к электронному хранилищу документов база данных системы делопроизводство должна содержать ссылки на соответствующие объекты электронного архива, при использовании электронных средств маршрутизации документов система должна обеспечивать возможность рассылки документов на рабочие места пользователей, определения текущего местоположения документа и так далее.

3.2 Виды систем автоматизированного документооборота

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

- системы управления базами данных;

- системы поиска документов и анализа текстов;

- системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);

- среду клиент-сервер.

Системы электронного документооборота выпускаются самых различных модификаций и с различным функционалом. Основными можно считать следующие системы:

Система Евфрат - имеет автоматизированную регистрацию, точный и быстрый поиск, контроль исполнения, отдельный почтовый клиент. «Евфрат-Документооборот» -- первое в России решение корпоративного уровня в сфере автоматизации документооборота, совмещающее в себе отлаженность и готовность к внедрению коробочного продукта и гибкость проектного решения. Это означает, что, с одной стороны, система «Евфрат-Документооборот» готова к быстрому вводу в эксплуатацию. Преимущества системы «Евфрат-Документооборот» как коробочного решения: полнота комплекта поставки.

Система DocsVision - кроме основных функций, включает в себя управление сложными информационными потоками, возможна интеграция с другими системами. DocsVision -- система автоматизации документооборота и бизнес-процессов предприятий российской разработки, активно внедряемая на предприятиях бывшего СССР с 2005 года.

Directum - имеет дополнительные возможности ввода информации с цифровых носителей, сканеров, факсов, работу с договорами, ведение переписки. Directum - система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.

ДЕЛО - имеется режим бумажно-электронной работы, функции согласования, разграничения прав доступа. Возможно, использование в достаточно сложных структурах, адаптация под индивидуальные требования, интеграция с другими системами. Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), -- комплексное промышленное решение, обеспечивающее как сопровождение традиционно принятого в организации документооборота, так и ведение полностью электронного документооборота организации.

Заключение

С появлением вычислительной техники информационные системы пережили качественный, революционный процесс развития превратившись в автоматизированные информационные системы (АИС), т.е. - информационные системы, физической и функциональной компонентами которых является программно-технический комплекс и средства связи.

Наша жизнь настолько насыщена различной информацией, что хранить ее без помощи средств вычислительной техники уже практически невозможно. Работа с большими объемами информации без помощи компьютера уже оказывается неприемлемой как с точки зрения затрат на ее хранение, так и с точки зрения управления информацией и скорости доступа к ней.

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.

В ходе написания курсового проекта, были изучены основные понятия автоматизированной информационной системы, а так же электронного документооборота.

Библиографический список

I. Источники

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». -Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

2. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

3. Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

4. ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, созданным средствами вычислительной техники». - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

5. ГОСТ 34.003-90 «Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы. Термины и определения».- Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

6. ГОСТ 24.701-86 «Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения». - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

7. ГОСТ 24.104-85 «Автоматизированные системы управления. Общие требования». -Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

II. Литература

8. Алферова, Е.А. Электронный документ и документооборот // - М.: 2003 - 208с .

9. Березина, Н.И. Современное делопроизводство. СПб.:, 2004 - 256 с.

10. Быкова, Т.А. Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство /Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина //- М.: 2006. - 46 с.

11. Гаврилов, А.В. Локальные сети ЭВМ // -М.:1990. - 391 с.

12. Гайдамакин ,Н.А. Автоматизированные информационные системы // - М.: 2002. - 244 с.

13. Информатика. Базовый курс / Симонович С.В. - СПб.: Питер, 2005. - 640 с.

14. Симонович С., Евсеев Г., Алексеев А. Общая информатика // - М.: АСТ-Пресс.: 2006. - 592 с.

15. Устинова, Г.М. Информационные системы менеджмента / Учебное пособие. - СПб.: 2004. - 368 с.

16. Уткин В.Б., Балдин К.В, Информационные системы и технологии // ЮНИТИ.: 2003 - 335 с.

17. Шишин, И.О. Методические указания и задания по курсу «Корпоративный документооборот» // Издательство СПбГУЭФ.: 2006 - 63с.

18. Янковая, В.Л. Как организовать делопроизводство// МЦФЭР.: 2004 - 416с.

Размещено на Allbest.ru