Информационные технологии

Таким образом, каждый документ создается по некоторому подобию, или по шаблону уже существующего документа.

Различают три типа форматирования прозаических документов:

— символьное (или шрифтовое оформление);

— форматирование абзаца документа;

— оформление (верстка) страниц (или разделов) документа.

Символьное оформление

Минимальной единицей информации, которой оперирует система подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следующие основные понятия, связанные с наборами символов.

Шрифт-- комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание шрифта (typeface), или гарнитура, -- графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого, курсивного и наклонного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Семейство шрифтов -- набор шрифтов, имеющих много общего.

Полиграфисты под шрифтом понимают совокупность трех характеристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, полужирный и полужирный курсив).

Гарнитуры можно подразделить на 4 большие категории.

Serif (шрифт с засечками). Наиболее популярны гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго горизонтальны, так и обрезаны под определенным углом к базовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скользит вдоль линии засечек.

Sans serif (шрифт без засечек). Рубленые шрифты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой категории -- Helvetica.

Script -- имитация рукописного текста.

Гарнитуры типа Pi разрабатываются для специальных применений. Например, для записи нот, формул химических соединений и прочего. Windows использует шрифт Wingding этой гарнитуры.

Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт -- единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt. 1 pt = 0,352 мм. Кроме пункта, используется питч (pitch) -- количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается латинской буквой р.

Интервал -- величина, равная 1/6 дюйма, или 12 pt. Размер шрифта на устройстве печати в пунктах определяет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, «й»), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у» или «ф»). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики -- свободные пространства над и под очком, образующие межстрочные промежутки.

Все используемые шрифты могут быть разбиты на две категории: шрифты моноширинные, или фиксированные (monospace), у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные (proportionally spaced), у которых ширина символа определяется особенностью его изображения (например, буква «ш» шире, чем «а»). Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier и пропорциональный шрифт Times New Roman.

При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание читателя от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных ' составных частей документа (рубрик). Для основного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками. Прямое назначение засечек -- повысить читабельность текста. Рубрикация (система заголовков) должна привлекать внимание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный критерий -- не разборчивость, а то, насколько он контрастирует с основным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Arial, аналог шрифта Helvetica. Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа:

— не следует использовать на одной странице много типов гарнитур, максимально рекомендуется 3 типа;

— все страницы документа необходимо набирать выбранным набором гарнитур;

— следует придерживаться определенной заранее сетки-схемы размещения текста и иллюстраций на странице;

— не следует максимально заполнять все пространство страницы текстом.

Технология оформления фрагментов текста позволяет разработчику документа производить форматирование двумя способами:

— после набора текста;

— задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.

При первом варианте требуется:

— указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления;

— провести установку значений атрибутов оформления через команду меню системы подготовки текстов.

Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:

— производить набор текста до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;

— установить новые параметры оформления с помощью набора средств, предоставляемых программой подготовки текста;

— продолжить набор текста, а установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления;

— завершив набор, отключить установленное специальное форматирование.

Количество параметров оформления символов отличается в разных программах текстовых процессоров.

Стандартными параметрами символьного оформления являются:

— тип (гарнитура) шрифта;

— кегль (высота) символов шрифта;

— начертание литер (полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный);

— подчеркивание;

— цвет символов;

— расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индексы).

Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цветом, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов. Под кернингом понимается настройка интервала между определенными парами символов при больших кеглях шрифта, когда имеет место увеличение межбуквенного промежутка за счет особенностей написания символа. Разрядка -- операция увеличения межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых границ строк.

Оформление абзацев документа

Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев текста. Абзац является одним из основных структурных элементов текстового документа.

Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клавиши <Enter> на клавиатуре при наборе текста. При этом курсор ввода переходит на новую строку и устанавливается в позицию левого отступа следующего абзаца. Позиция отступа зависит от параметров настройки конкретной системы текстовой обработки.

Набор параметров абзацного форматирования, аналогично набору атрибутов символьного форматирования, зависит от конкретной программы, в среде которой изготавливается текстовый документ. К наиболее общим атрибутам можно отнести задание:

— типа выравнивания границ строк;

— отступов для строк;

— межстрочных интервалов;

— обрамления и цвета фона текста;

— расположения текста абзаца на смежных страницах документа.

Под выравниванием понимается способ расположения текста абзаца между заданными левой и правой границами текста. Способ выравнивания вместе с форматом шрифта влияет на удобочитаемость текста. Напомним, что системы подготовки текстовых документов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка -- когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается по обеим границам за счет расстановки переносов с последующим равномерным расширением пробелов между словами.

Следует различать абзацы с отступом от левых и правых полей страниц. Поля определяют общую ширину области основного текста -- другими словами, полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы абзаца позволяют отделить текст одного абзаца от другого или выделить отдельные абзацы в тексте документа.

Выделяют отступ первой строки абзаца -- для абзацев с «красной» строкой или с «выступом», отступ для последующих строк абзаца слева и справа.

Абзац с «выступом» -- это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой. Этот тип форматирования используется обычно для создания маркированных или нумерованных списков. Ряд текстовых процессоров, например WordPerfect, допускает установку величины отступа для отдельной строки текста абзаца.

Межстрочный интервал, или интерлиньяж, -- это расстояние между строками в абзаце. Увеличение интерлиньяжа позволяет легко читать более длинные строки, т. е. позволяет использовать шрифт меньшего кегля. Величина межстрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.

Абзацы можно снабдить линиями обрамления с любой из сторон либо использовать заливку для затенения заднего плана текста.

Технологическая последовательность операций форматирования абзацев аналогична описанной выше технологии форматирования символов текста, т. е. существуют два способа применения параметров абзацного оформления:

— установка атрибутов форматирования до набора текста;

— предварительное маркирование абзаца или группы абзацев и установка нужных параметров форматирования для них.

Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех современных текстовых процессорах, предназначенных для подготовки сложных смешанных текстов. Под стилем понимается специальный инструмент для форматирования фрагментов разрабатываемого документа.

Стиль -- описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, на котором базируется документ. Стиль состоит из двух частей: его имени и инструкции форматирования. Имя стиля служит для его идентификации, а инструкция форматирования описывает оформление, которое использует текстовый процессор при применении данного стиля к фрагменту текста. Главное преимущество стилей перед «непосредственным» форматированием заключается в том, что вы можете изменять стандартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои собственные стили.

Еще одно преимущество стилей, особенно в офисной среде, заключается в том, что используется стандартное оформление документов на основе ранее созданных стилей. После того как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль, и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы. Стилю можно назначить клавиатурную комбинацию клавиш и вызывать ею оформление соответствующим стилем.

Верстка страниц многостраничного документа

Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то в тексте могут появиться новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, перекрестные ссылки.

Под закладкой (bookmark), или меткой, понимается определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может использоваться:

— для быстрого перехода к месту документа, обозначенному закладкой;

— создания перекрестных ссылок в документе.

Иногда по ходу чтения документа необходимы дополнения к основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные примечания оформляют сносками. В состав подстрочного примечания входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к которому относится примечание, и в начале самого примечания. Рекомендуется в текстовом материале использовать знак сноски в виде арабских цифр, а в цифровом -- в виде букв или знаков.

Перекрестная ссылка -- это текст, предлагающий читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте.

В случае изменения названия раздела или расположения его на другой странице в результате коррекции документа подобный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подготовки текстов позволяют автоматически отслеживать процесс изменения за счет организации перекрестных ссылок на элементы текста, отмеченные специальным образом как закладки, заголовки, сноски, рисунки или формулы.

Колонтитулом (running head) называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы. Различают верхний (header) колонтитул, который обычно расположен над текстом документа, и нижний (footer), располагаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их называют колонцифрами.

Стандартными параметрами оформления страниц документа являются:

— поля страниц;

— размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;

— расположение колонтитулов;

— количество колонок текста (газетный стиль).

9.5 Формирование и вывод текстового документа

Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совершенствуются, что позволяет получать «твердую» копию разрабатываемого документа, максимально приближенную к изображению документа любого типа сложности в окне редактирования. Различают подготовку текста документа к печати и собственно печать текста. Спектр возможностей программ для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания определяются конкретной системой подготовки текстов.

К основным операциям можно отнести:

— процесс разбиения документа на страницы;

— нумерацию страниц;

— оформление колонтитулов;

— предварительный просмотр документа на экране видеомонитора в специальном режиме.

Последняя операция позволяет пользователю проверить, как будет выглядеть документ при печати на бумаге, не делая распечатки.

Процедура разбиения на страницы выполняется чаще всего автоматически в процессе набора текста, но иногда по специальной команде системы. Аналогично существованию «жестких» и «мягких» разделителей строк и слов существуют «жесткие» и «мягкие» разделители страниц.

Установка «мягких» разделителей страниц производится программой, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматировании текста. Положение маркера «мягкого» разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы -- установленных величин полей, формата листа бумаги для печати. Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки текстов позволяют произвести разбиение на страницы по правилам полиграфии. Например, не допускается так называемых «висячих» строк -- одиночных строк абзаца вверху или внизу страницы, может автоматически отслеживаться расположение двух соседних абзацев на, одной странице документа (хотя бы две строки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим абзацем текста) и т. п.

«Жесткие» разделители страниц устанавливаются пользователем при необходимости начать новую страницу документа, например перед таблицей, в конце главы и т. п. Положение маркера «жесткого» разделителя страниц полностью во власти разработчика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Некоторые программы позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять процедуры подготовки к печати либо с целью печати на принтере, подключенном к другому компьютеру.

Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сервисных возможностей операционной системы по обслуживанию процесса печати. Иногда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления, конкретные возможности работы печатающего устройства подробно описываются в инструкции по его эксплуатации. Универсальные системы текстовой обработки допускают различные вариации печати текста документа, например печать нескольких копий, печать в обратном порядке, печать только некоторых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмента текста или указанного диапазона страниц, настройку на различные модели принтеров и т. п.

Глава 10. КОМПЬЮТЕРНЫЕ СИСТЕМЫ ПОДГОТОВКИ ТАБЛИЦ

10.1 Основные требования к подготовке таблиц

Понятие и структура таблицы

Таблица -- это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой -- составная часть и столбца, и графы Словарь-справочник автора / сост. Л. А. Гильберг и Л. И. Фрид. М.: Книга, 1979. С. 188..

Таблица (польск. tablica < лат. tabula -- доска, таблица) -- 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками Словарь иностранных слов. 19-е изд., стер. М.: Русский язык, 1990. С. 494..

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Существуют определенные условия, при которых организация материала в таблицу не имеет смысла:

— в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;

таблица уступает организации данных в виде текста, когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии.

Таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Подлежащее -- это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица. Сказуемое -- это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов.

Структура таблицы, включающая в себя нумерационный и тематический заголовки, головку (шапку), боковик и прографку, представлена на примере табл. 10.1.

Таблица 10.1

Приставки и множители для образования десятичных кратных единиц

Приставка	Обозначение	Множитель
	русское	международное
Экса	Э	Е	1018
Пета	П	Р	1015
Тера	Т	Т	1012
Гига	Г	G	109
Мега	М	М	106
Кило	к	k	103
Гекто	г	h	102
Дека	да	da	10
Деци	д	d	10-1
Санти	с	с	10-2
Милли	м	m	10-3
Микро	мк	м	10-6
Нано	н	n	10-9
Пико	п	p	10-12
Фемто	ф	f	10-15
Атто	а	а	10-18

Здесь нумерационный заголовок -- «Таблица 10.1», тематический заголовок -- «Приставки и множители для образования десятичных кратных единиц», шапка размещается вверху между двумя горизонтальными линиями, боковик образован первой графой таблицы, все остальное -- прографка.

Порядок разработки таблицы

Чтобы построить таблицу, необходимо:

1) сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, -- показатели ее подлежащего (в табл. 10.1 это наименования приставок);

2) сформулировать показатели сказуемого, т. е. озаглавить те данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего (в табл. 10.1 это обозначения приставок и значения соответствующих множителей);

3) определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике (как в табл. 10.1) или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого -- в головке (как в табл. 10.1);

4) построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы;

5) определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком.

Основные требования к форме и построению таблиц

При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее.

1) Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

2) Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы -- ее заголовку, данных строки -- показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки -- объединяющему их заголовку верхнего яруса.

3) Логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований

1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях:

— когда при одном--двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);

— когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построения таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);

— когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.

2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.

3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т. д.).

4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем подлежащего (на нижеследующем уровне).

5. Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке.

6. Преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными:

— перевернуть таблицу -- превратить боковик в головку, а головку -- в боковик, строки -- в графы, а графы -- в строки;

— перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего;

— вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей;

— разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком;

— комбинировать по-разному перечисленные приемы.

7. Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется:

— избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один;

— объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф;

— образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова;

— устранять необязательные заголовки типа «Страны» над названиями стран, «Год» над обозначениями годов;

— переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова;

— заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

8. Максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется:

— выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа -- в тематический заголовок;

— ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных -- тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок;

— объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова! в графах и строках;

— заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >, более >, менее <, приблизительно = и т. п.).

9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий.

1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на две--три самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется, так чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.

2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.

3. Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.

4. Использовать для одной--двух из нескольких групп, подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.

6. Объединять соседние однотипные таблицы.

7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее число строк.

Оформление нумерационного заголовка таблицы

Назначение нумерационного заголовка -- упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка.

1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова «Таблица» с последующим номером.

2. Перед тематическим заголовком в виде слова «Таблица» с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.

5. Над продолжением таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов «Продолжение табл.» с последующим номером и выравниванием вправо.

6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов «Окончание табл.» с последующим номером и выравниванием вправо.

7. Стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым.

Оформление тематического заголовка таблицы

Назначение тематического заголовка -- дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее.

1. Тематический заголовок необязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа.

2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.

3. Тематический заголовок горизонтально центрируется.

Оформление граф в головке (шапке) таблицы

При оформлении граф в головке таблицы учитывается следующее.

1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике.

2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:

a) словесное обозначение данных графы;

b) буквенное обозначение данных графы;

c) обозначение единицы измерения;

d) указание на ограничение (от, до, не более, не менее).

Например: Температура t, °С, не менее.

3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже в единственном числе; во множественном числе -- только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе, или когда заголовок графы -- существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.

4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа.

5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов -- обозначения в виде специальных символов (градусы -- °С, проценты -- %, доллары США -- $ и т. п.).

6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах -- только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы.

7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка).

8. Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице.

9. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач. Оформление этих элементов таблицы должно производиться с учетом следующего:

a) нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф;

b) в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы -- арабскими цифрами.

10. Графа «Номер по порядку» оформляется с учетом следующих требований:

a) данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы;

b) графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике;

c) заголовок графы оформляется в виде «№ п/п»;

d) допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.

11. Представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям:

a) включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается;

b) если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой;

c) если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные -- после заголовков соответствующих граф; ,

d) если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф;

e) единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы.

12. Заголовки «Итого», «Всего» оформляются с учетом следующих требований:

a) как в боковике, так и в головке заголовок «Итого» относится к частным, промежуточным итогам, заголовок «Всего» -- к суммирующим частные итоги;

b) в боковике принято заголовки «Итого» и «Всего» выравнивать по левому краю:

Оформление заголовков боковика таблицы

Заголовки боковика оформляются с учетом следующих требований.

1. Заголовки боковика располагаются:

a) при одной ступени:

- от края боковика, если большинство умещается в одну строку;

- с абзацного отступа, если они в две--три строки;

b) при нескольких ступенях:

- заголовки первой ступени -- согласно п. «а»;

- заголовки последующих ступеней -- с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;

c) заголовок «В том числе» рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.

2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.

3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.

4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова «То же» (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.

Оформление прографки таблицы

Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями.

1. Указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом:

a) при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие (...), либо слова «Нет свед.»;

b) при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире.

2. Обозначение ничтожно малых чисел оформляется следующим образом:

a) если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0;

b) если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т. д.

3. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и слева направо -- для дробной части.

4. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:

а) числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах);

б) числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются;

в) числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю;

г) при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут «ОТ...ДО...ВКЛЮЧ.»;

д) в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире;

е) округление числовых значений до первого, второго, третьего и т. д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым.

5. Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика определяется следующим образом:

а) если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика;

б) если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

в) если боковик начинается с графы «Номер по порядку», то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика;

г) текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

6. Оформление текста в ячейках таблицы должно удовлетворять следующим требованиям:

а) текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы);

б) точка в конце текста в ячейке прографки не ставится;

в) при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

7. Линейки в прографке предназначены для разделения граф и оформляются следующим образом:

а) линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы;

б) в сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой обычно двойными линейками.

10.2 Общая характеристика табличных процессоров

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка. Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню. Разворачивается по щелчку, кнопки (обычно правой) мыши на выбранном объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографические меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы или рабочие папки. Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно единое целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), который обеспечивает доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит, облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что позволяет сделать работу максимально удобной. Среди таких возможностей -- разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т. д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные табличные процессоры предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие как выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клетки (например, числовой, текстовый, финансовый, дата и т. д.), а также автоформатирование -- в систему уже встроены различные возможности оформления таблиц, и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но запретить изменение формы бланка.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм, насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. А возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например такие, как: вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей -- возможность вставки линий сеток и др. Помимо этого, современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т. е. через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Кроме этого, все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование -- одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируются от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно делать, создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и функции, расширив таким образом набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос -- это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена» как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максимально удобным.

10.3 Структура рабочего окна табличного процессора

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее окно, отображающее инструментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в книгу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именуется рабочим листом.

Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов (их состав и примерное расположение, представленные в табл. 10.2, в различных программах могут незначительно различаться):

Таблица 10.2

Состав и расположение элементов рабочего окна табличного процессора

Строка заголовка
Строка меню
Пиктографические меню (инструментальные панели)
…
Строка ввода (редактирования)
Рабочий лист
	A	B	C	D	E	F	G	H	Вертикальная линейка
1
2
3
4
5
6
7
…
Линейка рабочих листов	Горизонтальная линейка
Строка сообщений

1. Строка заголовка. Строка заголовка содержит:

- имя программы (табличного процессора);

- имя текущего файла (книги или блокнота);

- кнопки управления окном, состав и назначение которых определяются операционной средой, в которой работает табличный процессор (обычно это кнопки преобразования окна в пиктограмму, изменения размера окна, закрытия окна).

2. Строка меню. В строке меню расположены имена основных групп команд и инструментальных средств табличного процессора, каждой из которых соответствует собственное выпадающее меню, детализирующее возможности управления электронными таблицами. Обычно сюда помещают следующие основные группы команд:

- управление рабочим окном в целом (сворачивание и восстановление окна, перемещение и изменение размеров окна, закрытие окна);

- управление файлами (открытие и закрытие файлов с электронными таблицами, создание новых файлов, сохранение электронных таблиц в различных форматах, управление печатью электронных таблиц, управление передачей данных электронных таблиц в другие приложения, завершение работы табличного процессора);

- редактирование элементов электронной таблицы (удаление, перемещение, копирование и очистка фрагментов электронных таблиц, поиск и замена данных в электронных таблицах, заполнение фрагментов электронных таблиц);

- управление представлением элементов рабочего окна (определение размера отдельных компонентов рабочего окна, определение масштаба отображения данных электронной таблицы, определение количества и состава инструментальных панелей и т. п.);

- управление режимом и содержанием вставки (определение места и содержания вставляемых объектов: ячеек, строк, столбцов, рабочих листов, диаграмм, гиперссылок и т. п.);

- форматирование элементов электронной таблицы (оформление вида представления содержания ячеек, определение вида выравнивания, управление шрифтовым оформлением, представлением границ, цветовым оформлением и т. п.);

- сервисные команды (управление макросами, режимами и настройками организации работы с табличным процессором и др.);

- управление базой данных (управление данными электронной таблицы как базой данных с выполнением операций поиска по запросу, сортировке, формированию шаблонов и т. п.);

- правление межоконными взаимодействиями (переход от одного окна к другому, управление порядком расположения окон, закрепление и освобождение областей электронных таблиц);

- справочная система.

3. Пиктографические меню (инструментальные панели). Пиктограммы, объединенные в инструментальные панели, предназначены для вызова наиболее часто используемых команд. Количество и состав пиктографических меню определяются пользователем как путем выбора из предлагаемого набора, так и оригинальным формированием. Обычно это можно реализовать в группе команд главного меню, управляющих видом представления элементов рабочего окна.

4. Строка ввода (редактирования). Эта строка предназначена для ввода и изменения данных в ячейках электронной таблицы. Она содержит имя рабочего листа и адрес активной ячейки, в которой расположен указатель ячеек в виде рамки, окружающей ячейку. Указатель ячеек можно перемещать по рабочему листу с помощью мыши или клавиш управления курсором.

5. Рабочий лист. Рабочий лист отображает собственно электронную таблицу и разбит на ячейки, которые образуют прямоугольный массив и координаты которых определяются путем задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С... Z, АА, АВ, АС... AZ, ВА, ВВ...), а строки -- числами натурального ряда. Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, a CD99 -- ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк -- на его левой границе.

6. Линейки прокрутки. На экране, как в окне, всегда виден лишь фрагмент активного рабочего листа. Это окно можно передвигать по рабочему листу с помощью ползунков линеек прокрутки, которые расположены в правой (вертикальная линейка прокрутки) и нижней части листа справа (горизонтальная линейка прокрутки). Еще одна маленькая линейка, расположенная слева в нижней части рабочего листа, предназначена для перехода от одного рабочего листа к другому. Каждый рабочий лист имеет корешок с именем. Выбрав и активизировав конкретный корешок, можно продолжить работу на соответствующем этому корешку рабочем листе документа.

7. Делители окна. Они расположены в концах линеек прокрутки, и с их помощью можно разделить активный рабочий лист по горизонтали или по вертикали. Это позволяет одновременно увидеть на экране несколько фрагментов рабочего листа и осуществлять их совместную обработку (в табл. 10.2 они не показаны).

8. Строка сообщений. В строке сообщений отображается информация о текущем состоянии таблицы и программы и о результатах выполняемых операций. При выборе какой-либо команды в строке сообщений появляются краткие сведения о ее назначении.

10.4 Ввод и редактирование данных в электронной таблице

После, запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таблицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек является текущей, или активной (она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона,'а ее адрес указывается в строке ввода и редактирования), и именно в нее будет вводиться информация с клавиатуры.

При необходимости редактирования данных в процессе ввода (до нажатия клавиши <Enter>) следует использовать клавиши <Del> и <Backspace>. Если же нужно изменить данные, уже имеющиеся в ячейке, то после нажатия клавиши <Enter> необходимо перейти в режим редактирования. Это может быть осуществлено двумя способами: либо нажатием соответствующей функциональной клавиши (обычно <F2>), либо установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.