Разработка базы данных учета товаров

Приемка товаров, поступивших в ненарушенной таре от иностранного поставщика, осуществляется в обычном порядке, так же как и приемка товаров от отечественного поставщика. Если установлено несоответствие количества и/или качества товара договору, составляется рекламационный акт (форма № ТОРГ-3). Акт должен составляться в присутствии материально ответственного лица, покупателя, представителя иностранного поставщика (при согласии поставщика возможно составление акта в его отсутствие) и экспертов Торгово-промышленной палаты. Если невозможно присутствие представителей Торгово-промышленной палаты, то товар принимается с участием представителей других незаинтересованных организаций. Рекламационный акт составляется отдельно по каждому иностранному Поставщику на каждую партию товара, поступившую по одному транспортному документу. Порядок и сроки составления рекламационных актов рассматриваются в Инструкции о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов, утвержденной Госарбитражем СССР 15.10.90.

Материально ответственным лицам рекомендуется вести учет первичных документов по приходу товаров в журнале учета товаров на складе (форма № ТОРГ-18), который должен содержать название приходного документа, его дату и номер, краткую характеристику документа, дату регистрации документа, сведения о поступивших товарах.

Оформленные документы на приемку товаров являются основанием для расчетов с поставщиками, и их данные не могут быть пересмотрены после приемки товаров в организации (за исключением потерь товаров от естественной убыли и боя при транспортировке).

Поступающие товары приходуются в день окончания их приемки по фактическому количеству и сумме.

1.9 Анализ уровня обслуживания

В условиях формирования рыночных отношений в стране существенно возрастает роль торговли. Торговля становится наиболее устойчивой сферой в развитии рыночных отношений.

Задача торговли - не только доводить товары до конечного потребителя, но и активно воздействовать на формирование потребительского спроса, что невозможно без качественного торгового обслуживания.

Проблема качества торгового обслуживания постоянно волнует и покупателей и продавцов. И это закономерно. Растет материальное благосостояние людей, растет их культурный уровень. В этих условиях вполне естественно желание покупателей приобрести необходимый ему товар в удобное для него время, в удобном месте, в нужном ассортименте.

Поэтому в условиях рыночной конкуренции большое значение уделяется торговому обслуживанию, так как от качества и уровня торгового обслуживания зависит эффективная торговая деятельность любого предприятия, основным показателем которой является размер прибыли.

В настоящие время в условиях жесткой конкуренции на рынке потребительских товаров большое значение в успешной деятельности любой торговой фирмы имеет правильная организация торгового обслуживания.

Торговое обслуживание - это, с одной стороны, обслуживание потребителей, предоставление услуг, непосредственно направленных от человека к человеку; а с другой стороны, это - обслуживание материального характера, которое направлено не на человека, а на перемещение предметов (товаров) и косвенно действует на население как на потребителей в целом и конкретно на каждого отдельного человека.

Эти формы торгового обслуживания имеют моральное содержание и моральное влияние, поскольку непосредственно касаются людей.

Торговое обслуживание для покупателей, входящих в торговый зал начинается с улыбки продавца, с чистоты и порядка, с изобилия товаров в магазине. Покупателю приятно, когда для него создан красивый экстерьер и интерьер, организован сервис дополнительных услуг и т.д. Всё это возникает не вдруг, а в результате долгого и упорного труда.

Торговое обслуживание - это комплексное понятие, которое включает в себя такие понятие, как «качество торгового обслуживания», «культура торговли», «культура обслуживания», «уровень обслуживания», в основе этих понятий лежит забота о покупателе, который должен иметь возможность с наименьшими затратами времени и наибольшими удобствами приобрести всё необходимое.

Главным направлением развития торговой фирмы в настоящие время и в перспективе является значительное повышение торгового обслуживания покупателей, что имеет большое социально - экономическое значение.

Высокий уровень торгового обслуживания может быть достигнут лишь в результате тесного взаимодействия всех звеньев торговли (снижения издержек потребления и предоставления разнообразных услуг населению).

На уровне хозяйствующего субъекта целесообразно сохранить определенные качества торгового обслуживания. Под понятием «качество торгового обслуживания » подразумевается создание на конкретном торговом предприятии наиболее благоприятных условий для выбора и покупки населением нужных товаров и оказания предусмотренных услуг. Культура торгового обслуживания является составляющей и понятия «качество торгового обслуживания », и понятия «культура торговли». Она определяется степенью развития прогрессивных форм и методов продажи, качеством условий, созданных для покупателей, качеством управления торговым обслуживанием, умело преподносимой рекламой и информацией, профессионализмом кадров, выполнением обязанностей продавцами, культурой общения, организацией изучения спроса.

Основным условием высокой культуры торгового обслуживания является постоянное наличие в продаже всех необходимых населению товаров. Рост материального благосостояния народа и его покупательской способности вызывает необходимость расширения ассортимента, повышение товаров, воспитание эстетического вкуса и разумных потребностей населения с учетом физиологических норм.

Повышение культуры торгового обслуживания предлагает строгую дисциплину, чёткость и оперативность в работе, знание работниками магазина товаров, их особенностей; умение дать совет (консультацию) покупателю; совершенное владение различными операциями, связанными с продажей товаров; красивое внешнее и внутреннее оформление магазина, опрятный внешний вид продавца, умение держать себя, быть вежливым, доброжелательным, тактичным.

Необходимым условием повышения культуры торгового обслуживания является также соблюдение правил торговли; установление постоянного контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей, организаций труда, трудовой дисциплиной.

Действенными средствами повышения культуры торгового обслуживания покупателей являются совершенствование воспитательной работы в коллективе, повышение квалификации и творческой инициативы работников, применение новых форм и методов организации труда.

Важным требованием повышения качества торгового обслуживания является знание персоналом магазинов психологии покупателей. Эти знания должны помогать работникам торговли изучать типы и психологические особенности покупателей, мотивы совершения покупок, знать особенности восприятия покупателями различных товаров, владеть приемами сосредоточения их внимания на предлагаемых товарах, уметь возбудить интерес и желание к покупке тех или иных продуктов.

Из всего вышесказанного необходимо сделать вывод о том, что основной задачей торгового обслуживания - высокое качество функционирования торговли по возможно более полному удовлетворению спроса покупателей на необходимые им товары при высокой культуре обслуживания.

Таким образом, высокая культура торгового обслуживания способствует увеличению товарооборачиваемости, выполнению плана товарооборота, снижению издержек обращения, увеличению суммы валового дохода, повышению прибыли торговых предприятий.

Задача обеспечения высокого уровня торгового обслуживания покупателей реализуется путем удовлетворения всех основных требований покупателей к уровню торгового обслуживания, сущность которых с учетом специфики конкретного сегмента потребительского рынка сводится к тому, чтобы с наименьшими затратами времени и наибольшими удобствами приобрести в торговом предприятии необходимые товары.

После выявления намерений покупателя продавец показывает соответствующие товары, при этом он обращает внимание на некоторые особенности отдельных товаров, предлагает взамен отсутствующих другие однородные товары. Если потребуется, продавец обязан дать квалифицированную консультацию покупателю, которая может включать сведения о назначении товаров и способах их эксплуатации, нормах потребления, соответствии предлагаемых товаров современным требованиям. Консультация должна способствовать пропаганде новых товаров, воспитанию у потребителей новых вкусов.

Уровень обслуживания населения характеризует также показатель качества оказываемых услуг, который оценивают по соотношению товарооборота и стоимости услуг, по которым поступили жалобы клиентов (покупателей).

1.10 Торгово-технологический процесс

Торгово-технологический процесс в розничной торговле представляет собой комплекс взаимосвязанных торговых и технологических операций и является завершающей стадией всего торгово-технологического процесса товародвижения.

Структура торгово-технологического процесса, последовательность выполнения различных операций зависят от степени хозяйственной самостоятельности торгового предприятия, применяемого метода продажи товаров, типа, размера магазина и других факторов.

Большую роль в торгово-технологическом процессе играют торговые операции. Их своевременность и качество выполнения влияют на широту ассортимента предлагаемых товаров, бесперебойность торговли ими и на качество обслуживания покупателей. К числу таких операций относят изучение спроса покупателей, составление заявок на завоз товаров, формирование оптимального ассортимента, организацию рекламы и информации.

Таким образом, торгово-технологический процесс в магазине можно подразделить на три основные части: операции с товарами до предложения их покупателям; операции непосредственного обслуживания покупателей; дополнительные операции по обслуживанию покупателей.

Более четкое снабжение магазинов товарами, не отрывает работников розничных торговых предприятий от выполнения их основных функциональных обязанностей. При рационально организованной централизованной доставке товаров эффективнее используется рабочая сила и транспорт, снижаются издержки обращения. К важнейшим преимуществам централизованной доставки относят возможность комплексной механизации погрузочно-разгрузочных работ, сокращение простоя автомашин под погрузкой-разгрузкой, возможность оптимального построения маршрута, наиболее эффективно используется специализированный транспорт. Товары завозятся ритмично по графикам, благодаря чему в магазинах поддерживается стабильный ассортимент. Ускоряется оборачиваемость товаров, уменьшается их порча.

При централизованной доставке завоз товаров в розничную торговую сеть может осуществляться собственным транспортом или транспортом общего пользования. Если завоз товаров осуществляется автотранспортом общего пользования, то наряду с договором поставки, который заключается между поставщиком и покупателем, поставщик заключает договор с автотранспортным предприятием на перевозку грузов.

Частоту и оптимальные размеры завозимых партий товара определяют для того, чтобы обеспечить бесперебойную торговлю товарами соответствующего ассортимента при минимальных размерах товарных запасов.

При определении частоты завоза товаров учитывают физико-химические свойства товаров, предельные сроки их реализации, среднедневной объем продажи, размеры установленных неснижаемых товарных запасов и другие факторы.

Количество заказываемых товаров должно полностью обеспечивать устойчивость ассортимента и бесперебойную их продажу до очередного завоза и вместе с тем исключать образование излишних запасов. При определении этого количества учитывают частоту завоза товаров и среднедневную их реализацию, неснижаемые запасы и остатки товаров на день завоза.

Товары-новинки, которыми магазин ранее не торговал и возможная среднедневная реализация которых неизвестна, рекомендуется для начала заказывать небольшими пробными партиями.

На качество торгового обслуживания существенное влияние оказывают операции с товарами до предложения их покупателям. К ним относят:

разгрузку транспортных средств;

доставку товаров в зону приемки;

приемку товаров по количеству и качеству;

доставку товаров в зону хранения, подготовки к продаже или непосредственно в торговый зал (в зависимости от степени готовности их к продаже);

хранение товаров; подготовку товаров к продаже;

перемещение товаров в торговый зал;

выкладку товаров на торговом оборудовании.

Для того, чтобы обеспечить высокий уровень обслуживания покупателей, в магазине должен постоянно изучаться спрос, который служит основанием для составления заявок на завоз товаров. Работники магазина обязаны обеспечить квалифицированную приемку поступивших товаров. В магазине должны быть созданы все условия для рационального хранения товаров и подготовки их к продаже. Существенно облегчается процесс непосредственного обслуживания покупателей, если товары надлежащим образом подготовлены к продаже, рационально подобран их ассортимент и они правильно размещены в торговом зале.

Наиболее ответственную часть торгово-технологического процесса в магазине составляют операции непосредственного обслуживания покупателей, к которым относятся:

встреча покупателя;

предложение товаров;

отбор товаров покупателями;

расчет за отобранные товары;

оказание покупателям дополнительных услуг.

В магазине должны быть созданы все условия для беспрепятственного ознакомления покупателя с предлагаемым ассортиментом товаров, для удобной отборки им товаров и т. д.

Третья часть торгово-технологического процесса включает разнообразие услуг, связанных с приобретением товаров (прием предварительных заказов, комплектование подарочных наборов и т. д.).

Торгово-технологический процесс в магазине должен строиться на основе следующих основных принципов:

обеспечение комплексного подхода к его построению;

создание максимальных удобств для покупателей;

достижение наиболее рационального использования помещений и торгово-технологического оборудования магазина;

создание для работников магазина благоприятных условий труда и отдыха, обеспечивающих высокую культуру и производительность труда;

обеспечение необходимой экономической эффективности работы магазина.

Качество торгового обслуживания, уровень организации торгово-технологических процессов в значительной степени зависят от ассортимента торгового предприятия, применяемых форм и методов продажи товаров.

Продажа товаров через прилавок обслуживание включает выполнение следующих операций:

встреча покупателя и выявление его намерений;

предложение и показ товаров;

помощь в выборе товаров и консультация;

предложение сопутствующих и новых товаров;

расчетные операции;

упаковка и выдача покупок.

Выявление намерений покупателей заключается в определении их отношения к моделям, фасонам и другим признакам товаров. Эта операция должна выполняться торговым персоналом ненавязчиво в вежливой форме.

После выявления намерений покупателя продавец показывает соответствующие товары, при этом он обращает внимание на особенности отдельных товаров, предлагает взамен отсутствующих другие однородные товары. Если потребуется, продавец обязан дать квалификационную консультацию покупателю, которая может включать сведения о назначении товаров и способах их эксплуатации, нормах потребления, соответствии предлагаемых товаров современной моде и т.д. Консультация должна способствовать пропаганде новых товаров, воспитанию у потребителей эстетических вкусов. В обязанности продавца входит и предложение покупателю сопутствующих товаров.

На уровень обслуживания покупателей существенно влияет квалификация торгового персонала, а также организация и обслуживание рабочего места продавца.

Завершается продажа товаров расчетом с покупателями и выдача им покупок. Эти операции могут выполняться на рабочем месте продавца или кассира.

При продаже товаров с открытой выкладкой товаров решаются две основные задачи:

- покупателям предоставляется информация о товарах, имеющихся в продаже;

- наглядная демонстрация качеств, особенностей конструкций, способов применения товаров;

Особенно важную роль играет выкладка при рекламировании новых или малоизвестных покупателям товаров. Чтобы привлечь наибольшее внимание потребителей к таким изделиям их выкладывают на специальных стендах отдельно от остальных товаров.

Применение этого метода позволяет ускорить операции по продаже товаров, увеличить пропускную способность магазина и повысить производительность труда продавцов.

Торговля по предварительным заказам удобна для покупателей, так как позволяет им экономить время на приобретение товаров. Заказы могут быть приняты в магазине по месту работы или на дому покупателей. Они могут быть поданы в устной или письменной форме. Расчет осуществляется путем предварительной оплаты в кассе магазина или посредством почтового перевода, а также путем оплаты стоимости товаров в момент их получения. Предварительно заказанные товары могут быть доставлены на дом или вручены покупателю в магазине. По непродовольственным товарам срок выполнения заказа устанавливается в зависимости от вида товаров и возможностей его исполнения.

Независимо от применяемого метода продажи товаров работники магазинов должны строго соблюдать правила торговли, содержащиеся в основных правилах работы магазина, правилах розничной торговли отдельными товарами и в других документах.

Торговый объект должен быть оснащен необходимым торгово-технологическим оборудованием и торговым инвентарем. Количество, типы, модели торгово-технологического оборудования и торгового инвентаря определяются магазином самостоятельно, исходя из типа торгового объекта, размера торговой площади, степени механизации и автоматизации торгового процесса, форм и методов реализации товаров, ассортимента товаров.

Для расчетов с покупателями за приобретенные товары на торговом объекте должны использоваться контрольно-кассовые машины. Перечень отдельных категорий продавцов, которые в силу специфики своей деятельности либо особенностей местонахождения могут осуществлять денежные расчеты с населением без применения контрольно-кассовых машин, определяется Правительством Российской Федерации.

Торгово-технологическое оборудование и торговый инвентарь, используемые продавцом для выполнения торгово-технологических операций, должны быть безопасными для персонала продавца и покупателей, обеспечивать сохранение характеристик товаров, возможность правильного выбора товаров покупателями.

Торгово-технологическое оборудование должно соответствовать требованиям технического регламента безопасной эксплуатации и утилизации машин и оборудования, технического регламента санитарно-эпидемиологической безопасности, технического регламента пожарной безопасности, технических регламентов на отдельные виды оборудования.

При вводе в эксплуатацию и эксплуатации торгово-технологического оборудования, приводимого в действие электрической энергией, должна обеспечиваться электробезопасность. Технические средства и способы обеспечения электробезопасности устанавливаются техническими регламентами на отдельные виды оборудования и эксплутационной документацией на оборудование.

При расстановке торгово-технологического оборудования должны быть обеспечены противопожарные разрывы, эвакуационные пути с учетом требований технического регламента пожарной безопасности.

Расстановка торгово-технологического оборудования в торговых залах должна осуществляться с учетом обслуживания маломобильной категории покупателей (инвалидов, передвигающихся на креслах-колясках самостоятельно и с сопровождающими, инвалидов на костылях, инвалидов по зрению).

При этом должны выполняться следующие требования:

а) столы, прилавки, расчетные плоскости кассовых кабин должны располагаться на высоте, не превышающей 0,8 м от уровня пола;

б) максимальная глубина полок (при подъезде на кресле-коляске вплотную) не должна быть более 0,5 м;

в) зона для осмотра и отбора покупателем товаров, размещенных на торгово-технологическом оборудовании, должна находиться в пределах:

при расположении сбоку от покупателя - не выше 1,4 м и не ниже 0,3 м от пола;

при фронтальном подходе - не выше 1,2 м и не ниже 0,4 м от пола;

г) около столов, прилавков и других мест обслуживания, у настенных приборов, аппаратов и устройств, которыми пользуется маломобильная категория покупателей, должно предусматриваться свободное пространство размерами в плане не менее 0,9 х 1,5 м;

д) в тупиках должна быть обеспечена возможность полного разворота кресла-коляски при радиусе разворота не менее 0,75 м.

Требования, указанные в подпунктах «а» - «в», являются обязательными для магазина, если в зонах самообслуживания не выделен персонал, отвечающий за обслуживание и сопровождение малобильной категории покупателей.

Основные принципы технологического процесса завоза товаров в розничные торговые предприятия: планомерность, ритмичность, экономичность, оперативность, централизация.

Завоз товаров должен осуществляться в соответствии со спросом населения и установленным для магазина обязательным ассортиментным перечнем.

Наиболее эффективной для розничных торговых предприятий является централизованная доставка товаров, которая ведет к снижению издержек обращения.

Рациональное использование транспортных средств снижает расходы на перевозки, которые составляют значительную часть издержек обращения.

Необходимо внедрять современные средства автоматизации и механизации, чтобы сокращать до минимума потери товаров в процессе доставки.

2. Проектная часть

2.1 Характеристика предприятия

Индивидуальному предпринимателю Савчук Юлии Юрьевне присвоен основной государственный Регистрационный номер записи о государственной регистрации индивидуального предпринимателя 304471524500022 от 01 сентября 2004 года, который указан в Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей по Тихвинскому району Ленинградской области.

19 апреля 2000 года индивидуальный предприниматель Савчук Юлия Юрьевна встала на учет в Межрайонную инспекцию Министерства Российской Федерации по налогам и сборам № 4715 по Тихвинскому району Ленинградской области. Ей был присвоен идентификационный номер 471501241942, указанный в свидетельстве о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

Индивидуальный предприниматель приобретает или получает под реализацию товары с целью последующей их перепродажи. Магазин реализует товары главным образом непосредственно населению по розничным ценам, за наличный расчет непосредственно населению через контрольно - кассовую машину, а также учреждениям и организациям для удовлетворения потребностей их контингента. В основе формирования цены товара лежит денежное выражение стоимости товара и услуг по его реализации. В магазине, согласно учетной политике, учет товаров организуется по продажным (розничным) ценам. Розничная цена включает в себя отпускную цену (оптовую), торговую наценку для покрытия торговых издержек организации розничной торговли.

Индивидуальный предприниматель арендует площадь в размере 30 кв. м. для ведения розничной торговли в магазине «Прокус». Савчук Юлия Юрьевна каждый год продлевает с юридическим лицом ООО «Прокус» договор аренды, которое предоставляет ей торговую площадь для отдела «Обувь» для осуществления торговой деятельности.

Форма торгового зала отдела «Обувь» имеет прямоугольную конфигурацию. В отделе рационально размещено торговое оборудование, организован процесс подачи товаров в торговый зал, предусмотрено движение покупательских потоков. Вся площадь торгового зала подразделяется следующим образом:

площадь для размещения торгового оборудования;

место для движения покупателей;

площадь для работы продавцов.

Рабочие места продавцов расположены ближе к подсобным помещениям. Оборудование в торговых залах расположено вдоль стен, по линейной системе расстановки оборудования, которая считается наиболее рациональной, т.к. позволяет четко формировать потоки движения покупателей, создает лучшие условия для группировки и размещения товаров, обеспечивает высокую просматриваемость всего зала.

Таблица 1. Основные поставщики обуви

Фирма-поставщик	Страна-производитель
1. "Марко"	Беларусь
2. "Ле Гранд"	Беларусь
3. "Бионика"	Россия
4. "Вигорос"	Вьетнам
5. "Айторг"	Турция
6. "Красный Октябрь"	Россия
7. "М-Шуз"	Россия-Германия

Таблица 2. Основные поставщики кожгалантереи

Фирма-поставщик	Страна-производитель
1. ООО "Нексит"	Россия
2. "Булладжи"	Голландия
3. "Либерти Стайл"	Италия

Таблица 3. Основные поставщики средств по уходу за обувью

Фирма-поставщик	Страна-производитель
1. "Саламандер"	Германия
2. "Твист"	Россия
3. "Эрдал"	Германия

Как видно из вышеприведенных таблиц, фирма сотрудничает с 13 поставщиками, из которых 7 - поставщики обуви, а 6 - поставщики прочей продукции.

Ассортимент отдела «Обувь» на сегодняшний день состоит из следующих товарных групп:

обувь;

средства по уходу за обувью;

кожгалантерея.

В отделе уделено большее внимание расширению ассортимента обуви и средств по уходу за обувью. Цены данных ассортиментных групп ориентированы на средний сегмент рынка, а следовательно присутствует сбалансированность предложения и спроса. Расширять ассортимент кожгалантереи не имеет смысла, так как цены на данную ассортиментную группу достаточно высоки.

Ассортиментный перечень товаров отдела «Обувь» индивидуального предпринимателя представлен в Таблице 4.

Наименование секции	Наименование товара	Количество разновидностей товара	Период торговли
1. Обувь	сапоги, ботинки полуботинки	120	ноябрь, декабрь, январь, февраль
	туфли, сабо, сандалии	160	апрель, май, июнь, сентябрь
2. Кожгалантерея	перчатки	25	ноябрь, декабрь
	сумки	20	12 мес.
3. Средства по уходу за обувью	крема, щетки, аэрозоли, ложки для обуви, губки	40	12 мес.

Классификационная ассортиментная группировка обуви отдела «Обувь» индивидуального предпринимателя представлена на Рисунке 2.

Рисунок 2. Классификация обуви

В качестве базового показателя берется количественный состав обуви, параметрический ряд регламентирован стандартом, т.е. по размеру.

Одним из показателей эффективности товарного ассортимента является его глубина. Как правило, для обувных товаров - это общее число разновидностей моделей. Наглядно глубина ассортимента представлена в Таблице 5.

Таблица 5. Глубина обувных моделей отдела «Обувь» индивидуального предпринимателя.

Фирма	Обувные ассортиментные группы	Материал	Цвет	Размер
1. «Бионина»	3	4	2	5
2. «Вигорос»	5	3	4	11
3. «Айторг»	4	3	7	7
4. «Ле гранд»	2	2	1	8
5. «Марко»	2	2	3	12
6. «Красный Октябрь»	3	2	2	12
7. «М-Шуз»	3	2	2	12

Ассортимент обуви практически позволяет удовлетворять твердо сформированный спрос на обувь.

Еще одним показателем, характеризующим эффективность ассортимента товаров, является показатель обновляемости ассортимента.

Обновление происходит за счет пополнения набора товаров новыми образцами и исключением из них устаревших образцов.

Такой принцип формирования ассортимента позволяет создавать большие удобства для покупателей, облегчает им процесс ознакомления с предлагаемыми товарами, сокращает затраты времени на осуществление покупок, способствует совершению импульсивных покупок.

На основе анализа ассортимента отдела «Обувь» можно сделать следующие выводы: ассортимент товаров обладает достаточно высокой обновляемостью, удовлетворяет спрос по широте и глубине ассортимента обуви, показатели свидетельствуют о высокой устойчивости ассортимента.

2.2 Этапы проектирования базы данных

2.2.1 Структура базы данных

Прежде чем создавать таблицы, формы и другие объекты необходимо задать структуру базы данных. Хорошая структура базы данных является основой для создания адекватной требованиям, эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных:

Определить цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна отвечать требованиям тех, кто будет непосредственно с ней работать.

Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При проектировании таблиц, рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами:

Информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах. Например, в одной таблице должны содержаться адреса и телефоны клиентов.

Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Сведения на каждую тему обрабатываются намного легче, если содержаться они в независимых друг от друга таблицах. Например, адреса и заказы клиентов хранятся в разных таблицах, с тем, чтобы при удалении заказа информация о клиенте осталась в базе данных.

Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию на отдельную тему, а каждое поле в таблице содержит отдельные сведения по теме таблицы. Например, в таблице с данными о клиенте могут содержаться поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы необходимо помнить:

Каждое поле должно быть связано с темой таблицы;

Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения.

В таблице должна присутствовать вся необходимая информация;

Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля "Имя" и "Фамилия", а не общее поле "Имя").

Задать ключевое поле. Для того, чтобы Microsoft Access мог связать данные из разных таблиц, например, данные о клиенте и его заказы, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут задавать индивидуальное значение каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

Определить связи между таблицами. После распределения данных по таблицам и определения ключевых полей необходимо выбрать схему для связи данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.

Еще раз просмотреть структуру базы данных и выявите возможные недочеты. Желательно это сделать на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.

Добавить данные и создайте другие объекты базы данных. Если структуры таблиц отвечают поставленным требованиям, то можно вводить все данные. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

2.2.2 Свойства данных

Для создания базы данных необходимо разработать модель, по которой составится сама база. Для начала, необходимо точно знать, что же должно получиться в конце работы. Конкретные задачи уже поставлены.

Учета товаров в магазине индивидуального предпринимателя;

Включить возможность изменения номенклатуры товара;

Возможность оценки прибыльности операций по тому или иному документу.

Теперь уже по поставленным задачам можно составлять таблицу данных, которые должны будут использоваться в базе, в ее таблицах. Необходимо указать какими будут эти данные, т.е. их тип, как они будут обозначаться в самой базе, чтобы в последующем, во время составления самой базы данных не возникло путаницы в обозначениях, что может привести к некорректной работе, или, в крайнем случае, к увеличению времени составления базы данных, что тоже не желательно.

В базу данных можно включить и те данные, которые можно предположить, понадобятся для дальнейшего совершенствования базы данных, хотя и на данном этапе не обязательных.

В результате анализа данных можно составить следующую таблицу данных:

Таблица 6. Таблица данных

Обозначение	Тип данных	Подпись	Свойства
	Тип дан.	Длина
Таблица «Клиенты»
ID_Client	Счетчик		Код клиента	Ключевое (Совпадения не допускаются)
Name	Текстовый	40	Название фирмы/ФИО
Address	Текстовый	50	Адрес
Pasport	Текстовый	10	Данные паспорта
Job	Текстовый	30	Место работы
Job Telephone	Текстовый	10	Раб. телефон
Home Telephone	Текстовый	10	Дом. телефон
Vid	Числовой		Клиенты
INN	Текстовый	12	ИНН
RAccount	Текстовый	20	Р/счет
BIK	Текстовый	9	БИК
Таблица «Документы»
ID_Doc	Счетчик		Код документа	Ключевое (Совпадения не допускаются)
Number	Числовой		№ документа
Data	Дата/время		Дата документа
ID_Client	Числовой		Код клиента
ID_View	Числовой		Код вида документа
Credit	Логический		Погашен
Таблица «Вид документа»
ID_View	Счетчик		Код вида документа	Ключевое (Совпадения не допускаются)
View	Текстовый	50	Вид документа
Таблица «Содержимое»
ID_Ware	Числовой		Код товара
ID_Doc	Числовой		Код документа
Amount	Числовой		Количество
Таблица «Товары»
ID_Ware	Счетчик		Код товара	Ключевое (Совпадения не допускаются)
Ware	Текстовый	50	Товар
Cost1	Денежный		Отпускная цена
Cost2	Денежный		Розничная цена
Produser	Текстовый	15	Производитель
ID_Class	Числовой		Код класса
EdIzm	Текстовый	10	Един.измер.
Таблица «Классификатор»
ID_Class	Счетчик		Код класса	Ключевое (Совпадения не допускаются)
Kind	Текстовый	30	Вид класса
Class	Текстовый	50	Класс

Как видно из таблицы, получится шесть таблиц, это необходимо для решения поставленных задач и в то же время позволит в последствии совершенствовать эту базу данных, не меняя структуру данных и таблиц кардинально. Например, можно применить имеющуюся базу данных для отображения данных по клиентам, при этом потребуется лишь составить новые запросы, формы и отчеты, не меняя схемы данных и таблиц.

2.2.3 Построение схемы данных

Когда известны таблицы и строки в этих таблицах, можно приступать к связыванию таблиц, т.е. создавать схему данных, по которой эти таблицы будут взаимодействовать друг с другом. Схема данных является одной из важнейших частей базы данных. Она показывает, как таблицы связаны между собой, а также тип этих связей (отношения таблиц). Сразу можно предположить, что схема данных будет сложной, т.к. имеется необходимость изменения номенклатуры товаров.

Для начала необходимо связать между собой таблицу «Клиенты» и таблицу «Документы». Они связываются следующим образом: поле ID_Client в таблице «Клиенты» связывается с полем ID_Client в таблице «Документы». Связь между этими таблицами будет типа «один ко многим», это значит, что одной записи из таблицы «Клиенты» будет соответствовать несколько записей из таблицы «Документы». Таким образом, мы допускаем возможность, что у одного клиента может быть несколько документов. При этом поле ID_Client в таблице «Клиенты» будет основным ключом, а поле ID_Client из таблицы «Документы» будет внешним ключом.

Таблица «Документы» и таблица «Содержимое» будут связаны аналогично через поле ID_Doc. Связь между этими таблицами также будет типа «один ко многим». Таким образом, по одному документу можно проводить несколько товаров.

Таблица «Классификатор» и таблица «Товары» связываются через поле ID_Class, а таблицы «Товары» и «Содержимое» через поле ID_Ware.

Схема данных составленная в Microsoft Access представлена на Рисунке 3.



Рисунок 3. Схема данных в Microsoft Access

2.2.4 Создание запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Создание запроса начинают с того, что переходят на вкладку Запросы и кнопкой «Создать» вызывают окно выбора режима создания. После выбора режима Access предлагает выбрать источники информации и сформировать структуру запроса (поле, источники данных, сортировка по возрастанию, убыванию или её отсутствие, необходимость вывода на экран, условие поиска). Результаты запроса будут представлены в виде таблицы, схожей с исходной.

2.2.5 Создание форм

Формы - одно из основных средств для работы с базами данных в Access - используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок формы, Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Если запросы - это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы - это средства для ввода данных. Смысл их тот же - предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка - это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

В данной дипломной работе созданы 3 основные формы:

Форма «Документы» содержит информацию об основных документах, используемых индивидуальным предпринимателем, показывает содержимое по каждому документу, а так же текущий товар по выбранному документу. На ней находится большое количество кнопок, которые выводят необходимый пользователю отчет.

Рисунок 4. Форма «Документы»

Форма «Информация о клиентах» содержит информацию обо всех клиентах индивидуального предпринимателя, с возможностью выбора либо юридических лиц (поставщиков товаров), либо физических лиц (покупателей товаров).

Рисунок 5. Форма «Информация о клиентах»

Форма «Информация о товаре» содержит информацию о привезенных поставщиком товарах; о товарах, поступивших в отдел; о проданных товарах; о товарах, проданных в кредит; о товарах, которые вернули поставщикам и о товарах, которые вернули покупатели.

Рисунок 6. Форма «Информация о товаре»

2.2.6 Создание отчетов

По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. В Access отчет представляет собой специальный тип непрерывных форм, предназначенных для печати. Для создания отчета, который можно распечатать и распределить между потребителями, Access комбинирует данные в таблицах, запросах и даже формах. Распечатанная версия формы может служить отчетом.

В данной дипломной работе было создано 7 основных отчетов:

«Товарная накладная» (см. Приложение 1), в котором содержатся сведения о поставщике товара и сведения о самом товаре (наименование, единица измерения, количество, цена товара, ставка НДС, общая сумма по накладной);

«Счет-фактура» (см. Приложение 2), в котором содержится информация о поставщике товара (наименование, адрес, телефон, ИНН, расчетный счет, БИК), сведения о получателе товаров, а так же сведения о самих товарах (наименование, единица измерения, количество, производитель, цена товара, ставка НДС, общая сумма по счет-фактуре);

«Накладная в отдел» (см. Приложение 3), в котором содержится информация обо всех товарах, поступивших в отдел магазина отдельно по каждому поставщику на конкретную дату (наименование, количество, цена, сумма); лицо, принявшее товар; лицо, от которого поступил товар;

«Журнал продаж» (см. Приложение 4), в котором содержится перечень проданных товаров за конкретную дату, указывается наименование товара, производитель товара, цена и итоговая сумма проданных товаров за день;

«Договор купли-продажи с рассрочкой платежа в кредит (см. Приложение 5), в котором указываются лицо, выступающее в качестве продавца товара; лицо, выступающее в качестве покупателя товара (его ФИО, место жительства, данные паспорта, место работы, контактные телефоны); предмет договора, то есть перечень товаров, по которым заключается договор купли-продажи товара в кредит; условия продажи товара в кредит; обязанности сторон; ответственность сторон; срок действия договора; условия взносов по кредиту;

«Возврат поставщику» (см. Приложение 6), в котором содержится перечень товаров, которые возвращаются поставщику (их наименование, единица измерения, количество, цена, ставка НДС, сумма); указывается причина возврата; лицо, от которого возвращается товар; лицо, которому возвращается товар;

«Возврат от покупателя» (см. Приложение 7), в котором содержится перечень товаров, которые покупатели возвращают продавцу (их наименование, единица измерения, количество, цена, сумма); причина возврата товара; данные контрольно-кассовой машины; реквизиты сторон; подписи сторон.

Заключение

В качестве инструмента построения базы данных в данной дипломной работе использован Microsoft Access. Система управления базами данных Microsoft Access предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций. С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы для ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Мощность и доступность Access делают эту систему лучшей СУБД из представленных сегодня на рынке.

В ходе разработки базы данных, было создано большое количество разнообразных форм, запросов и отчётов, которые позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные.

Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию.

Результатом данной дипломной работы стала база данных по учету товаров в магазине розничной торговли индивидуального покупателя. При помощи программы автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями.

Программа позволяет избавить сотрудника от повторяющейся повседневной работы по переучету товаров в магазине. Если раньше продукция пересчитывалась продавцом в ручную и это занимало много времени и неизбежные ошибки, то использование данного программного продукта позволило сократить количество допускаемых ошибок при проведении операций по учету товаров. Автоматизация позволила значительно сократить время учета товаров. За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, появилась возможность повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.

В ходе выполнения дипломной работы удалось создать базу данных, которая позволила решить следующие задачи:

проводить учет товаров в магазине индивидуального предпринимателя;

у сотрудников магазина появилась возможность изменять номенклатуру товаров;

программа отображает весь ассортимент товаров, которые продаются в магазине;

появилась возможность оценивать прибыльность операций по тому или иному документу.

В дипломной работе были освящены вопросы организации, состояния и основные направления развития розничной торговой сети в настоящее время:

были изучены основные проблем и тенденций развития розничной торговли;

изучены теоретические основы формирования товарного ассортимента предприятий розничной торговли;

изучены содержание торгово-технологических процессов в магазине и выкладка товаров в торговом зале;

изучены вопросы совершенствования управления товарным ассортиментом.

Были изучены порядок и особенности учета товаров в организациях розничной торговли на примере обувного отдела индивидуального предпринимателя в магазине «Прокус».

Список литературы

Абрютина А.В. Экономический анализ торговой деятельности. М: Финансы и статистика , 1998 - 416 с.

Алексеев Н.С. Теоретические основы товароведения непродовольственных товаров. М: Прогресс, 1990 - 392 с.

Бланк И.А. Торговый менеджмент. К: Украинско - Финский институт менеджмента и бизнеса, 1997 - 408 с.

Бланк И.А. Управление торговым предприятием. К: Украинско - Финский институт менеджмента и бизнеса, 1999 - 501 с.

Брагин Л.А. Торговое дело - экономика и организация. М: ИНФРА - М, 1997 - 576 с.

Весин В.Р. Основы менеджмента. Учебник. М: Триада.Лтд, 1996-384 с.

Виханский О.С. Стратегическое управление. Учебник. М: Гардарики, 1999 - 296 с.

Германова Л.Ю. Как сделать рекламу магазина. Учебник. М: БЭГУ, 1996 - 307 с.

Гребнев А.И. Экономика торгового предприятия. Учебник. М: Экономика, 1996.

Дашков Л.П., Памбухчиянц В.К. Коммерция и технология торговли. Москва, 2000.

Дтоунз Г.П. Торговый бизнес: как организовать и управлять. М: Международные отношения, 1998.

Картер Г. Эффективная реклама. Путеводитель для мелких предприятий. Перевод с англ. М: Прогресс,1998.

Котлер Ф. Основы маркетинга. М: Прогресс, 2000.

Лаптев В.Г. Маркетинговые задачи торговых предприятий. Маркетинг. 2000 - номер 5 - 72 с.

Леви М., Бартон А. Основы розничной торговли. Москва, 2001.

Основы предпринимательской деятельности: маркетинг. Под редакцией проф. В.М. Власовой. М:Финансы и статистика, 1999.

Плиханов Г.В. Торговое дело. Москва, 2000.

Показатели ассортимента товаров. Маркетинг. 2000 - номер 10 - 52 с.

Правила торговли. Издание второе. М: ИНФРА-М, 2001

Савицкая Г.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия. М: Экоперспектива, 1997 - 498 с.

Симонович С.В. и др. Информатика. Базовый курс. СПб: Издательство "Питер", 2000 - 640 с.

Теория потребительского поведения и спроса. Под редакцией В.М. Гальперина. С - Пб, 1998.

Хомоненко. Базы данных. Учебник для высших учебных заведений. С-Пб: Корона принт, 2002.

Шапов С.Ю. Товароведение обувных товаров. М: СОФИТ, 1990 - 201 с.

Экономика предприятия торговли и сферы услуг. Под редакцией В.В. Басконова. М: ИНФРА - М, 1997 - 416 с.

Экономика торгового предприятия. Под редакцией проф. А.И. Гребнева, 1997 - 237 с.

Якубова Э.В. Розничная торговля. Состояние и перспективы. Ставрополь, 2001 - 90 с.

Размещено на Allbest.ru