Подсистема учета и контроля исполнения документов

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений. Следовательно, система документооборота должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее дальнейшую модернизацию и развитие без переработки.

Также система должна иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

Система автоматизированного документооборота должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

1.4.2 Характеристика решения задачи автоматизации на ЭВМ

Созданная автоматизированная система учета и контроля исполнения документов позволяет:

- организовать автоматическую регистрацию документов с возможностью редактирования данных;

- организовать на основе базы данных информационно-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Информационная система представляет собой набор связанных между собой экранных форм, позволяющих вводить, просматривать, редактировать и анализировать информацию по документам. Процесс регистрации позволяет создать базу данных документов и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации. При регистрации документа открывается экранная форма регистрационной карточки, поля в которой заполняются необходимыми данными.

В системе существует возможность автоматического заполнения журналов регистрации (входящих, внутренних и исходящих) на основе заполненной соответствующей регистрационной карточки. Для последующего осуществления контроля за исполнением документов есть возможность отсортировать записи в журнале регистрации по дате исполнения.

В системе определена регламентация прав доступа к базе данных. Возможны два уровня доступа:

Администратор. Осуществляет регистрацию, редактирование, удаление документов. Пользователь. Может осуществлять только непосредственно чтение документов. Редактирование и удаление документов пользователем запрещено.

Автоматизированная система позволяет находить документ по любому реквизиту, занесенному в регистрационную карточку документа. Поиск сведений может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных. Поиск может осуществляться по номеру документа, дате документа, по типу, по исполнителю документа и т.д.

При необходимости получения информации по конкретному документу на экран может выводиться, а затем распечатываться соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов могут выводиться на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываться.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «срок исполнения» в регистрационной карточке документа.

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает в ближайшие 3 дня. Также можно выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок.

В системе есть возможность выводить на экран и распечатывать аналитические отчеты по различным данным.

Ведутся справочники нормативно- справочной информации: организаций, подразделений, сотрудников и видов документов.

1.5 Анализ существующих разработок

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому классу относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и извлечение документов с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

На сегодняшний день в России существует множество систем электронного документооборота, призванных для автоматизации делопроизводства и административного управления предприятием.

Основными системами являются:

1. «Евфрат-Документооборот».

2 Система "Флагман": «Документооборот».

3 «Дело».

1.5.1 Система Евфрат-Документооборот

Евфрат-Документооборот является простым электронным архивом с базовыми возможностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies.

Система Евфрат-Документооборот позволяет построить систему управления бизнес- процессами и документами организации, и содержит весь необходимый инструментарий для организации электронного документооборота любой компании. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Евфрат-Документооборот позволяет:

1. автоматизировать регистрацию документов;

2. обеспечить взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

3. осуществлять поиск информации;

4. контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

5. проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

6. организовать долговременное хранение документов организации;

7. обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

1.5.2 Система "Флагман": «Документооборот»

Подсистема «Документооборот», входящая в корпоративную информационную систему «Флагман» компании «Инфософт», предназначена для автоматизации делопроизводства и административного управления предприятием. Она обеспечивает регистрацию документов, их рассылку по исполнителям, хранение и обработку.

Из основных функций, имеющихся в подсистеме, можно выделить следующие:

· ввод и регистрация документов системы;

· построение форм ввода реквизитов документов и алгоритмов их обработки;

· создание полнотекстовых документов и приложений к ним в различных форматах, в том числе в текстовом виде и в виде OLE-объектов;

· использование произвольных справочников системы «Флагман» при задании атрибутов документов;

· автоматический расчет значений полей документов по заданным формулам;

· создание макетов для печати документов;

· поиск документов по их реквизитам;

· задание этапов и операций обработки документов;

· обеспечение контроля за исполнением документов;

· задание маршрута обработки документов и продвижение документов по заданным маршрутам;

· создание и автоматическое ведение реестров документов;

· разграничение прав доступа пользователей к документам.

1.5.3 Система делопроизводства «Дело»

Система «Дело» до недавнего времени называлась «Дело-96». Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, принятые в России. Разработчик -- компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).

Система делопроизводства «Дело» используется для автоматизации документационного обеспечения управления предприятиями и организациями различных сфер деятельности, а также в государственных органах власти и в органах местного самоуправления.

Семейство систем электронного документооборота «Дело»:

позволяет автоматизировать документооборот в соответствии с отечественными нормативами, с учетом сложившейся практики делопроизводства;

позволяет реализовать современный электронный документооборот с сохранением процессов обработки бумажных документов;

предоставляет возможность организации потока работ (workflow) с осуществлением контроля за движением и исполнением документов;

поддерживает централизованную и децентрализованную схему организации делопроизводства.

К основным недостаткам перечисленных систем автоматизации документооборота можно отнести наличие некоторых функций, которые не требуются на данном предприятии (например, функция работы с удаленными офисами и подразделениями предприятия через web-браузер, по электронной почте и SMS). Существующие разработки подсистем документооборота достаточно дороги и сложны в обслуживании. Также можно отметить отсутствие функций, необходимых в работе отдела АХО (например, составление отчета о невыполненных документах по исполнителям).

1.6 Обоснование проектных решений по видам обеспечения

1.6.1 Информационное обеспечение задачи

Информация важна для функционирования любой системы управления.

Информационное обеспечение в любой системе управления основывается на понятии информационной базы, под которой понимается совокупность взаимосвязанных элементов информации, необходимая для функционирования информационной системы. Информационная база оказывает влияние на эффективность всей системы, поэтому информация должна соответствовать по составу и содержанию требованиям тех задач, которые решаются на ее основе. В состав информационной базы входят:

1. Постоянные массивы. Относятся к категории нормативно- справочных и содержат редко меняющиеся сведения. В их состав включаются массивы классификаторов, справочников и другой условно- постоянной информации;

2. Переменные массивы. Включают текущую информацию, поступающую в систему от управляемого объекта и характеризующую состояние внешней среды;

3. Выходные массивы. Хранят информацию, полученную в результате обработки исходной информации. Содержат совокупность показателей, необходимых для анализа и принятия управленческих решений руководителями;

4. Поисковые массивы. Представляют собой совокупность показателей, записей, ключей поиска, характеризующих либо содержание определенных документов, либо конкретный объект, систему.

Информационное обеспечение организации можно разделить на внемашинное и внутримашинное. К внемашинному обеспечению относится часть информационного обеспечения, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без применения каких- либо технических средств (это справочники, формы первичных документов, информационные потоки данных).

Определим атрибуты справочников, которые будут использоваться в данном дипломном проекте:

1. Справочник “ Тип документа ”:

- Код документа;

- Наименование документа.

2. Справочник “ Подразделения ”:

- Код отдела;

- Наименование отдела.

4. Справочник “ Организации ”:

- Код организации;

- Наименование организации;

- Адрес организации;

- Телефон.

5. Справочник “ Кадры ”:

-Код сотрудника;

- ФИО сотрудника;

- Отдел;

- Должность.

Определим атрибуты первичных документов:

Регистрационная карточка входящего документа:

· Регистрационный номер

· Номер документа

· Дата документа

· Дата получения

· Организация- отправитель

· Количество листов

· Тип документа

· Тема документа

· Резолюция

· Начальник

· Контроль исполнения

Регистрационная карточка внутреннего документа:

· Регистрационный номер

· Номер документа

· Дата документа

· Отдел- получатель

· Количество листов

· Тип документа

· Тема документа

· Начальник

· Контроль исполнения

Регистрационная карточка исходящего документа:

· Регистрационный номер

· Номер документа

· Дата документа

· Дата регистрации

· Организация- получатель

· Количество листов

· Тип документа

· Тема документа

· Отдел- отправитель

· Номер связанного входящего

· Номер связанного внутреннего.

Внутримашинное обеспечение состоит из программ организации, накопления, ведения и доступа к данным, а также файлов на магнитных носителях, то есть все, что касается обработки, хранения и предоставления информации внутри ЭВМ. Внутримашинным обеспечением в данном дипломном проекте является:

Формирование журналов регистрации входящих, исходящих, внутренних документов на основе заполненной регистрационной карточки;

Формирование аналитических отчетов по различным данным.

1.6.2 Техническое обеспечение задачи

Оснащение рабочих мест сотрудников различной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы, проводить более эффективное внутрифирменное планирование, управление и контроль. Технические средства помогают сотрудникам в выполнении поставленных перед ними задач, а также своевременно обеспечивать руководителя достоверной информацией для принятия им оперативных решений.

В административно-хозяйственном отделе используются следующие

технические средства:

Персональные компьютеры

Принтеры

Ксерокс

Модем

Факс

Сканер

Кроме того, в отделе имеются телекоммуникационные средства:

Электронная почта

Телефон (городской и заводской)

Локальная сеть предприятия.

Административно-хозяйственный отдел обеспечен необходимой для его работы компьютерной и телекоммуникационной техникой.

Для реализации задачи автоматизации документооборота на предприятии, необходимо проанализировать состояние компьютерной техники в основных подразделениях, а также определить, как организована локальная сеть завода.

Все компьютеры в организации соединены по топологии «звезда».

Рассмотрим состояние парка персональных компьютеров, находящихся в некоторых подразделениях, подключённых к локальной сети (таблица 1.6.1):

Таблица 1.6.1. Конфигурация компьютерной техники некоторых отделов, подключенных к локальной сети ОАО «Лакокраска».

№ п/п	Подразделение	Конфигурация
1	АХО	Компьютер Pentium III, 500MHz, Оперативная память 32Мб, Жесткий диск 20 Gb, Дисковод 3,5”, CD ROM 24х, Сетевая плата
2	Директора (технический, коммерческий, поэкономике и управлению)	Компьютер Pentium III, 700MHz Оперативная память 64Мб, Жесткий диск 10 Gb, Дисковод 3,5”, CD ROM 24х Сетевая плата
3	Отдел кадров	Компьютер Celeron 600 Оперативная память 64 Mб Жесткий диск 20 Gb Дисковод 3,5'' CD ROM 48x Сетевая плата
4	Отдел АСУП	Компьютер Pentium II, 300MHz Оперативная память 32Мб, Жесткий диск 20 Gb, Дисковод 3,5”, CD ROM 24х, Сетевая плата
5	Юридический отдел	Компьютер Pentium 133 Оперативная память 32 Mб Жесткий диск 10 Gb Дисковод 3,5'' Сетевая плата
6	Главная бухгалтерия	Компьютер Pentium III, 500MHz, Оперативная память 32Мб, Жесткий диск 30 Gb, Дисковод 3,5”, CD ROM 12х, Сетевая плата
7	Планово- экономический отдел	Компьютер Celeron 600 Оперативная память 64 Mб, Жесткий диск 10 Gb, Дисковод 3,5”, CD ROM 12х, Сетевая плата
8.	Технологический отдел	Компьютер Pentium II, 400MHz, Оперативная память 32Мб, Жесткий диск 20 Gb, Дисковод 3,5”, CD ROM 24х, Сетевая плата

Существующее на данный момент техническое состояние компьютеров в подразделениях ОАО «Лакокраска» является достаточно современным. Компьютеров имеется достаточное количество и их заменять не нужно, так как они удовлетворяют системным параметрам разрабатываемой системы.

1.6.3 Программное обеспечение задачи

Для разработки автоматизированной системы документооборота была выбрана система программирования Delphi 6.

Язык программирования Delphi является наиболее мощным и гибким средством программирования. Он завоевал себе репутацию самого эффективного средства разработки приложений баз данных, то есть программ, обслуживающих электронные хранилища информации.

Borland Delphi 6 позволяет программисту очень быстро и удобно разрабатывать пользовательский интерфейс. Delphi помогает программисту в решении множества задач:

· Создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных любых типов;

· Создавать достаточно профессиональный оконный интерфейс для различных приложений, написанных на любом языке;

· Формировать и печатать сложные отчеты, таблицы, графики и т.п.

· Создавать сложные приложения различной направленности (графические, логические, вычислительные, и т.д.);

· Создавать мощные системы работы с локальными и удаленными базами данных различных типов;

· Создавать динамически присоединяемые библиотеки компонентов, форм, функций, которые можно использовать из других языков программирования.

1.6.4 Технологическое обеспечение задачи

Под технологическим процессом обработки информации понимается определенный комплекс операций, выполняемых в строгой последовательности с использованием определенных методов обработки и инструментальных средств, охватывающих все этапы обработки данных, начиная с регистрации первичных документов, и заканчивая выдачей результативной информации.

Технологический процесс документооборота на ОАО «Лакокраска» включает следующие этапы:

1. Первичный этап: сбор и регистрация информации (ручной способ - заполнение бланков первичных документов на бумажных носителях).

2. Предварительный этап: передача информации на обработку, ввод и машинное кодирование.

3. Основной этап: ввод данных в ЭВМ, сортировка, группировка, хранение, поиск, вычислительная обработка.

4. Заключительный этап: использование информации (формирование отчетов на основе введенных данных).

На данном предприятии для обработки документов частично используется вычислительная техника. В АХО вручную регистрируются входящие, внутренние и исходящие документы. Заведующий канцелярией заполняет «журналы регистрации» документов и подшивает все регистрируемые документы в дела. Ежемесячно анализируется состояние исполнения документов за истекший период и в виде обобщенной информации направляется директорам.

Вычислительная техника применяется при постановке документов на контроль. При этом заполняется таблица, включающая некоторые атрибуты документов, поставленных на контроль. После исполнения документов в таблицу заносятся дополнительные данные, и документы сохраняются в базе данных (архив).

Таким образом, система документооборота должна содержать в себе подсистемы регистрации, редактирования и просмотра документов. В системе должен осуществляться контроль за исполнением и поиск документов, а также формирование разнообразных отчетов на основе данных из информационной базы.

2. Проектная часть

2.1 Информационное обеспечение задачи

2.1.1 Информационная модель и её описание

Для успешной реализации проекта объект проектирования должен быть, прежде всего, адекватно описан, должны быть построены полные и функциональные непротиворечивые информационные модели ИС.

Целью информационного моделирования является определение сущностей, или объектов, которые составляют предметную область, а также определение связей между этими сущностями. Объекты информационной модели описываются через их имена и имена их атрибутов. Под атрибутом сущности понимается любое свойство, которое позволяет уточнить, идентифицировать состояние сущности.

Для определения связей и функциональных зависимостей между информационными объектами различают несколько видов связей: один к одному -1:1, один ко многим - 1:М, многие ко многим М: М.

Информационное моделирование, кроме структурной направленности, связано с особенностями реализации связей в различных компьютерных технологиях, в зависимости от количества связываемых предметов.

Пример информационной модели данных «электронная система документооборота» показан на рисунке 2.1.1:



Рисунок 2.1.1 Информационная модель «Сущность-связь». Нотация IDEF 1X.

Определим состав файлов, из которых будет создаваться база данных.

Информация о входящих документах будет располагаться в таблице с именем “VhodDokum.db” со следующей структурой:

Таблица 2.1.2. Структура таблицы “VhodDokum.db”

Название поля	Имя поля	Тип поля	Длина
Регистрационный номер _Id	AVhod_ID	числовой
Организация -отправитель_Id	AOrganizatia	числовой
Тип документа_ Id	ATipDokum	числовой
Начальник_Id	ANachalnik	числовой
Номер документа	ANomerDokum	числовой
Дата документа	ADataDokum	дата
Дата получения	ADataPoluch	дата
Количество листов	AKolichList	числовой
Тема	ATema	текстовый	50
Резолюция	AResolution	текстовый	30
Контроль исполнения	AKontrol	логический

Информация о внутренних документах будет располагаться в таблице с именем “VnutrDokum.db” со следующей структурой:

Таблица 2.1.3. Структура таблицы “VnutrDokum.db”

Название поля	Имя поля	Тип поля	Длина
Регистрационный номер _Id	BVnutr_ID	числовой
Отдел-получатель_Id	BOtdel	числовой
Тип документа_ Id	BTipDokum	числовой
Начальник_Id	BNachalnik	числовой
Номер документа	BNomerDokum	числовой
Дата документа	BDataDokum	дата
Количество листов	BkolichList	числовой
Тема	BTema	текстовый	50
Контроль исполнения	BKontrol	логический

Информация об исходящих документах будет располагаться в таблице с именем “IshodDokum.db” со следующей структурой:

Таблица 2.1.4. Структура таблицы “IshodDokum.db”

Название поля	Имя поля	Тип поля	Длина
Регистрационный номер _Id	CIshod_ID	числовой
Организация-получатель_Id	COrganizatia	числовой
Отдел-отправитель_Id	COtdel	числовой
Тип документа_ Id	CTipDokum	числовой
Номер документа	CNomerDokum	числовой
Дата документа	CDataDokum	дата
Дата регистрации	CDataRegistr	дата
Количество листов	CKolichList	числовой
Тема	CTema	текстовый	50
Дата исполнения	CDataIsp	дата
Номер входящего документа	CNomerVhod	числовой
Номер внутреннего документа	CNomerVnutr	числовой

Информация о документах, поставленных на контроль будет располагаться в таблице с именем “Kontrol.db” со следующей структурой (таблица 2.1.5).

Таблица 2.1.5. Структура таблицы “Kontrol.db”

Название поля	Имя поля	Тип поля	Длина
Регистрационный номер _Id	KIshod_ID	числовой
Исполнитель _Id	KIspolnitel	числовой
Контролер_Id	Kkontroler	числовой
Срок исполнения	KSrokIspoln	дата
Дата фактического исполнения	KDataFaktIsp	дата
Отметка об исполнении	KOtmetka	текстовый	30

Информация о типах документов будет располагаться в таблице с именем “TipDokum.db” со следующей структурой:

Таблица 2.1.6. Структура таблицы “TipDokum.db”

Название поля	Имя поля	Тип поля	Длина
Код документа_Id	ETipDok_ID	числовой
Наименование документа	EName	числовой	20

Информация об организациях будет располагаться в таблице с именем “Organizatia.db” со следующей структурой:

Таблица 2.1.7. Структура таблицы “Organizatia.db”

Название поля	Имя поля	Тип поля	Длина
Код организации_Id	FOrganiz_ID	числовой
Наименование организации	FName	текстовый	30
Адрес	FAdress	текстовый	50
Телефон	FTelephone	текстовый	50

Информация о сотрудниках будет располагаться в таблице с именем “Sotrudnik.db” со следующей структурой (таблица 2.1.8):

Таблица 2.1.8. Структура таблицы “Sotrudnik.db”

Название поля	Имя поля	Тип поля	Длина
Код сотрудника_Id	GtabNomer	числовой
Отдел_Id	GOtdel	числовой
ФИО сотрудника	GFIO	текстовый	50
Должность	GDoljnost	текстовый	50

Информация о существующих подразделениях будет располагаться в таблице с именем “Otdel.db” со следующей структурой:

Таблица 2.1.9. Структура таблицы “Otdel.db”

Название поля	Имя поля	Тип поля	Длина
Код отдела_Id	DOtdel_ID	числовой
Наименование отдела	DName	текстовый	50

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификаторы

Классификаторы любой предметной области обеспечивают группировку информации по каким- либо признакам.

Использование классификаторов позволяет:

1. Уменьшить объем хранимой информации, представив ее в более короткой закодированной форме;

2. Обеспечить защиту от ввода недостоверной информации, не вводя данные вручную, а выбирая из некоторого списка;

3. Ускорить ввод данных;

4. Обеспечить автоматизированный поиск, отбор и анализ данных.

В рамках данного дипломного проекта основными справочниками являются:

Справочник Организаций

· Справочник Подразделений

· Справочник Видов документов

· Справочник Сотрудников

Практически все данные справочники (Организации, Подразделения, Виды документов) закодированы с помощью порядковой регистрационной системы кодирования, так как в классификаторах кодируемых объектов мало, и используется один группировочный признак.

Таблица 2.1.10. Справочник «Организации»

Код	Наименование организации	Адрес	Телефон

Таблица 2.1.11. Справочник «Подразделения»

отдел	код	отдел	код
Ремонто - эксплуатационный участок	001	цех 1	028
Цех общественного питания	002	цех 2	029
Медпункт	003	цех 3	030
Юридический отдел	004	цех 4	031
Технический отдел	005	цех 5	032
Производственный отдел	006	цех 6	033
Проектно- конструкторский отдел	007	цех 7	034
Центральная лаборатория	008	цех 8	035
Отдел главного энергетика	009	цех 10	036
Отдел капитального строительства (цех №35)	010	цех 12	037
Отдел охраны труда и ТБ	011	цех 13	038
Отдел охраны окружающей среды	012	цех 14	039
Санитарная лаборатория	013	цех 20	040
Отдел управления качеством	014	цех 22	041
Отдел экономической безопасности	015	цех 25	042
АХО	016	цех 26	043
Отдел продаж	017	цех 27	044
Отдел закупок	018	цех 30	045
Транспортная служба	019	цех 32	046
Управление маркетинга	020	цех 37
Санаторий- профилакторий	021	Планово- экономический отдел	047
Бюро научно- технической информации	022	Отдел организации труда и управления	048
Научно-техническая библиотека	023	Отдел кадров	049
Главная бухгалтерия	024	Отдел ценных бумаг	050
Расчетный отдел	025	Отдел главного метролога	051
Отдел АСУП	026	Отдел главного механика	052
Управление финансами	027

Таблица 2.1.12. Справочник «Виды документов»

Код	Наименование
01	приказ
02	распоряжение
03	протокол
04	телеграмма
05	акт
06	письмо
07	факс
08	справка
09	докладная записка

Справочник «Сотрудники» удобно будет закодировать в серийно- порядковой системе кодирования, где табельный номер сотрудника будет определяться по регистрационному номеру, присвоенному ему в отделе кадров, и коду отдела, в котором он работает:

Таблица 2.1.13. Справочник «кадры»

табельный номера работника	ФИО	должность	Отдел
ХХХХХХ

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной

информации

К входной информации относится вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти ЭВМ. Составляется перечень входной информации, состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации и описание полей реквизитов входных документов. Все операции должны фиксироваться в памяти ЭВМ и в специальных журналах регистрации документов.

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени. Целями создания условно- постоянной информации является централизация хранения данных, повышение достоверности данных, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ.

Условно-постоянная информация задачи документооборота представлена следующими справочниками:

1. Справочник «Подразделения». (на рисунке 2.1.14).

.

Рисунок 2.1.14 Экранная форма справочника Подразделений.

2. Справочник «Организации». Организации, являющиеся отправителями и получателями корреспонденции. (на рисунке 2.1.15).

Рисунок 2.1.15 Экранная форма справочника Организаций

3. Справочник «Тип документа». (на рисунке 2.1.16).

Рисунок 2.1.16 Экранная форма справочника Типы документов.

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Классификаторы

Классификаторы любой предметной области обеспечивают группировку информации по каким- либо признакам.

Использование классификаторов позволяет:

1. Уменьшить объем хранимой информации, представив ее в более короткой закодированной форме;

2. Обеспечить защиту от ввода недостоверной информации, не вводя данные вручную, а выбирая из некоторого списка;

3. Ускорить ввод данных;

4. Обеспечить автоматизированный поиск, отбор и анализ данных.

В рамках данного дипломного проекта основными справочниками являются:

· Справочник Организаций

· Справочник Подразделений

· Справочник Видов документов

· Справочник Сотрудников

Практически все данные справочники (Организации, Подразделения, Виды документов) закодированы с помощью порядковой регистрационной системы кодирования, так как в классификаторах кодируемых объектов мало, и используется один группировочный признак.

Таблица 2.1.10. Справочник «Организации»

Код	Наименование организации	Адрес	Телефон

Таблица 2.1.11. Справочник «Подразделения»

отдел	код	отдел	код
Ремонто - эксплуатационный участок	001	цех 1	028
Цех общественного питания	002	цех 2	029
Медпункт	003	цех 3	030
Юридический отдел	004	цех 4	031
Технический отдел	005	цех 5	032
Производственный отдел	006	цех 6	033
Проектно- конструкторский отдел	007	цех 7	034
Центральная лаборатория	008	цех 8	035
Отдел главного энергетика	009	цех 10	036
Отдел капитального строительства (цех №35)	010	цех 12	037
Отдел охраны труда и ТБ	011	цех 13	038
Отдел охраны окружающей среды	012	цех 14	039
Санитарная лаборатория	013	цех 20	040
Отдел управления качеством	014	цех 22	041
Отдел экономической безопасности	015	цех 25	042
АХО	016	цех 26	043
Отдел продаж	017	цех 27	044
Отдел закупок	018	цех 30	045
Транспортная служба	019	цех 32	046
Управление маркетинга	020	цех 37
Санаторий- профилакторий	021	Планово- экономический отдел	047
Бюро научно- технической информации	022	Отдел организации труда и управления	048
Научно-техническая библиотека	023	Отдел кадров	049
Главная бухгалтерия	024	Отдел ценных бумаг	050
Расчетный отдел	025	Отдел главного метролога	051
Отдел АСУП	026	Отдел главного механика	052
Управление финансами	027

Таблица 2.1.12. Справочник «Виды документов»

Код	Наименование
01	приказ
02	распоряжение
03	протокол
04	телеграмма
05	акт
06	письмо
07	факс
08	справка
09	докладная записка

Справочник «Сотрудники» удобно будет закодировать в серийно- порядковой системе кодирования, где табельный номер сотрудника будет определяться по регистрационному номеру, присвоенному ему в отделе кадров, и коду отдела, в котором он работает:

Таблица 2.1.13. Справочник «кадры»

табельный номера работника	ФИО	должность	Отдел
ХХХХХХ

2.1.3 Характеристика нормативно-справочной и входной оперативной

информации

К входной информации относится вся информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти ЭВМ. Составляется перечень входной информации, состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации и описание полей реквизитов входных документов. Все операции должны фиксироваться в памяти ЭВМ и в специальных журналах регистрации документов.

К условно-постоянной относится информация, использующаяся во многих циклах обработки и остающаяся неизменной в течение длительного периода времени. Целями создания условно- постоянной информации является централизация хранения данных, повышение достоверности данных, устранение дублирования, сокращение объема работ по подготовке и вводу их в ЭВМ.

Условно-постоянная информация задачи документооборота представлена следующими справочниками:

1. Справочник «Подразделения». (на рисунке 2.1.14).



Рисунок 2.1.14 Экранная форма справочника Подразделений.

2. Справочник «Организации». Организации, являющиеся отправителями и получателями корреспонденции. (на рисунке 2.1.15).

Рисунок 2.1.15 Экранная форма справочника Организаций

3. Справочник «Тип документа». (на рисунке 2.1.16).



Рисунок 2.1.16 Экранная форма справочника Типы документов.

4.Справочник «Кадры». Все сотрудники предприятия. (на рисунке 2.1.17).

Рисунок 2.1.17 Экранная форма справочника Кадры

Регистрация внутреннего документа осуществляется путем заполнения необходимыми реквизитами регистрационно-контрольной карточки (рисунок 2.1.18):



Рисунок 2.1.18 Регистрационная карточка внутреннего документа

2.1.4 Характеристика результатной информации

Результатными показателями являются:

- журнал входящих документов от юридических лиц (фирм и организаций);

- журнал внутренних документов;

- журнал исходящих документов;

- отчет о входящих документах за определенный период;

- отчет об исполнении документов.

После заполнения регистрационных карточек документов автоматически формируются следующие виды журналов:

1. Журнал регистрации входящих документов (рисунок 2.1.19).



Рисунок 2.1.19 Журнал регистрации входящих документов.

2. Журнал регистрации внутренних документов. (рисунок 2.1.20)

Рисунок 2.1.20 Журнал регистрации внутренних документов.

3. Журнал регистрации исходящих документов. (рисунок 2.1.21)

Рисунок 2.1.21 Журнал регистрации исходящих документов

2.2 Программное обеспечение задачи

2.2.1 Структурная схема пакета и описание программных модулей

Структурная схема пакета содержит программные модули различных классов:

1. Управляющие модули, предназначенные для загрузки меню или передачи управления другому модулю.

2. Модули, связанные с вводом, хранением, обработкой, выдачей информации.

3. Модули, выполняющие служебные функции (проверка пароля, ведение календаря, и т.д.).

Таблица 2.2.1. Описание модулей

Класс модуля	Идентификатор модуля	Функции
1	Main	Загрузка главного меню
1	DataModule	Контейнер невизуальных компонентов
2	RegVhod	Регистрационная карточка входящего документа
2	RegIshod	Регистрационная карточка исходящего документа
2	RegVn	Регистрационная карточка внутреннего документа
2	OrgSpr	Справочник организаций
2	OtdelSpr	Справочник подразделений
2	KadrSpr	Справочник по кадрам
2	TipDokSpr	Справочник видов документов
2	SearchVhod	Поиск входящего документа
2	SearchIsh	Поиск исходящего документа
2	SearchVn	Поиск внутреннего документа
2	KontrIsp	Поиск документов на контроле
2	Rep1	Отчет о входящих документах за период
2	Rep2	Отчет о выполнении документов
2	Rep3	Отчет о документах, стоящих на контроле
3	Spravka	Дополнительная информация

2.2.2 Сценарий диалога

Главное окно подсистемы документооборота предназначено для работы с журналами регистрации документов, для работы со списком документов и непосредственно с документами, а также для настройки справочников, открытия форм поиска и формирования отчетов.

В верхней части главного окна подсистемы расположено меню.

Рисунок 2.2.2 Пункт меню «Файл»

При выборе подпункта меню Файл> Зарегистрировать новый> Входящий документ появляется экранная форма регистрационной карточки входящего документа (рисунок 2.2.3).



Рисунок 2.2.3 Регистрационная карточка входящего документа

Для ввода и корректировки доступны следующие поля:

Таблица 2.2.4

№ документа	Номер документа. Вводится вручную с клавиатуры
Дата документа	Вводится с помощью встроенного календаря
Регистр.№	Регистрационный номер документа- это номер, под которым документ однозначно идентифицируется в деле. Присваивается автоматически при регистрации
Дата отпр./получ.	Дата фактического получения документа. Вводится с помощью встроенного календаря
Кому напр./от кого получ.	Список отправителей документа. Вводится с применением справочника «организации»
Листов	Количество листов документа с приложениями
Тип документа	Вид документа. Вводится из справочника «вид документа»
Тема	Тема документа (краткое содержание). Вводится вручную
Резолюция	Резолюция документа. Вводится вручную
Подпись рез.	Краткая информация о лицах, наложивших резолюцию на документ. Выбирается из справочника «кадры»
Исполнитель	Исполнитель - сотрудник, осуществляющий подготовку документа. Вводится с применением справочника «кадры»
Срок	Дата, к которой необходимо осуществить исполнение документа. Является обязательной для заполнения. Вводится с применением календаря
Готово, %	Процент исполнения всего документа в целом. Заполняется ручным вводом с клавиатуры или при помощи расположенных рядом с полем кнопок пошагового приращения указанного числа
Дата исполнения	Дата фактического исполнения документа. Заполняется с использованием встроенного календаря
Отметка об исполнении	Произвольный текст, касающийся исполнения документа в целом

При выборе подпункта меню Файл> Зарегистрировать новый> Исходящий документ появляется экранная форма регистрационной карточки исходящего документа (рисунок 2.2.5).

Рисунок 2.2.5 Регистрационная карточка исходящего документа

Пункт главного меню «Справочники» состоит из следующих подменю: (Рисунок 2.2.6)

Рисунок 2.2.6 Пункт меню «Справочники»

· «Организации» открывает справочник контрагентов для изменения или добавления новых записей (рисунок 2.1.15);

· «Подразделения» открывает справочник отделов, существующих на данном предприятии (рисунок 2.1.14);

· «Кадры» открывает справочник сотрудников, работающих на данном предприятии (рисунок 2.1.17);

· «Вид документа» открывает справочник типов документов (рисунок 2.1.16).

Пункт меню «Поиск» позволяет находить необходимый документ (рисунок 2.2.7)

.

Рисунок 2.2.7 Пункт меню «Поиск».

При выборе подпункта меню Поиск> Входящего документа появляется экранная форма поиска входящего документа (рисунок 2.2.8).

Рисунок 2.2.8 Экранная форма поиска входящего документа

Для осуществления поиска заполняются поля, по которым необходимо найти интересующие документы. При выборе подпункта меню Поиск> Внутреннего документа появляется экранная форма поиска внутреннего документа (рисунок 2.2.9).

Рисунок 2.2.9 Экранная форма поиска внутреннего документа

При выборе подпункта меню Поиск> Исходящего документа появляется экранная форма поиска исходящего документа (рисунок 2.2.10).

Рисунок 2.2.10 Экранная форма поиска исходящего документа

При выборе подпункта меню Поиск> Документы на контроле появляется экранная форма поиска документов на контроле (Рисунок 2.2.11).

Рисунок 2.2.11 Экранная форма поиска документов, находящихся на контроле.

Программа документооборота позволяет осуществлять текущий контроль за исполнением документов. Для этого в окне поиска (рисунок 2.2.11) необходимо ввести текущую дату, и нажать «Найти». После этого компьютер выдает список документов, находящихся на контроле, срок исполнения которых истекает в течение ближайших 3 дней. Это позволяет своевременно предупредить исполнителя о необходимости завершения работы над документом.

При желании данный список можно распечатать, нажав кнопку «Распечатать». При этом формируется отчет, в котором содержится необходимая информация о документах, стоящих на контроле и информация об исполнителях (рисунок 2.2.12).

Рисунок 2.2.12 Отчет о документах, стоящих на контроле

Подсистема документооборота позволяет формировать несколько видов аналитических отчетов (рисунок 2.2.13).

Рисунок 2.2.13 Пункт меню «Отчеты»

При выборе подпункта меню Отчеты> Отчет о входящих документах появляется промежуточная экранная форма, в которой необходимо указать период, за который нужно сформировать отчет (Рисунок 2.2.14).

Рисунок 2.2.14 Формирование отчета

После нажатия кнопки «Сформировать отчет» формируется и при необходимости распечатывается отчет (рисунок 2.2.15).

Рисунок 2.2.15 Отчет о входящих документах

При выборе подпункта меню Отчеты> Отчет выполнении документов формируется и при необходимости распечатывается отчет о выполнении документов (по исполнителям). Рисунок 2.2.16.

Рисунок 2.2.16 Отчет о выполнении документов

2.3 Технологическое обеспечение задачи

2.3.1 Организация технологии сбора, передачи, обработки, и выдачи

информации

Технология обработки информации выглядит следующим образом:

В АХО поступают входящие документы от сторонних организаций и исходящие документы от различных подразделений. Заведующий канцелярией регистрирует эти документы путем заполнения экранной формы регистрационной карточки. Автоматически при этом формируются журналы документов. После заполнения основных полей реквизитов входящие документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию.

После возвращения документов в отдел дополнительные данные об исполнителе и конкретном указании заносятся в базу данных. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

Периодически с помощью системы отслеживаются сроки исполнения документов и своевременно принимаются меры, способствующие своевременному их исполнению. Также формируются отчеты и осуществляется поиск необходимых документов.

2.3.2 Схема технологического процесса сбора, передачи, обработки, и

выдачи информации

Схема технологического процесса входящих и исходящих документов представлена на рисунке 2.3.1. и 2.3.2.

документооборот автоматизация программный экономический



3. Обоснование экономической эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической

эффективности

Внедрение автоматизированной системы документооборота на предприятие должно иметь определенную экономическую эффективность. Именно аспект получения наибольшего экономического эффекта представляется важнейшим при принятии решения о реализации проекта внедрения автоматизированного документооборота.

Для начала необходимо более точно определить понятие эффективности. Под эффективностью понимается отношение достигнутого результата от внедрения проекта к затратам на его достижение. В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов. Под существующим процессом понимается ручная методика обработки документов, используемая на предприятии.

Экономическая эффективность проекта складывается из двух составляющих:

· косвенный эффект;

· прямой эффект.

Косвенный эффект характеризуется уменьшением времени обработки запроса. К косвенному эффекту также можно отнести ряд направлений роста эффективности, которые вызывает проект внедрения автоматизированного документооборота:

- улучшение имиджа предприятия, в связи с использованием передовых информационных технологий;

- приток кадров, заинтересованных в работе с современными средствами труда;

- повышение интереса работников предприятия к собственному труду, в связи с внедрением современного программного обеспечения и, следовательно, рост производительности труда и улучшение организационной дисциплины в компании.

Прямой эффект характеризуется снижением трудовых и стоимостных показателей.

К трудовым показателям относятся следующие:

1. абсолютное снижение трудовых затрат (D Т)

DТ=T0-T1, где

Т0-трудовые затраты на обработку информации по базовому варианту;

Т1-трудовые затраты на обработку информации по предлагаемому варианту;

2. коэффициент относительного снижения трудовых затрат (К)

К=DТ/Т0 *100%

3. индекс снижения трудовых затрат или повышение производительности труда(Y):

Y=T0/T1

К стоимостным показателям относятся: абсолютное снижение стоимостных затрат (DC), коэффициент относительного снижения стоимостных затрат (КC)индекс снижения стоимостных затрат (YC), рассчитываемые аналогично.

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

Использование автоматизированной системы документооборота значительно сокращает трудозатраты на регистрацию, контроль исполнения и справочное информационное обслуживание. Так, если трудозатраты на заполнение 1 традиционной регистрационной карточки составляют 0,173 ч, то с использованием автоматизированной технологии - только 0,032 ч (данные определены на основе фотографии рабочего дня). Соответственно трудозатраты на поиск текущей информации составляют 0,181 и 0,054 ч, составление справки о невыполненных в срок документах при традиционной технологии занимает от 0,26 ч (ежемесячная справка, 10 документов) до 8ч (годовая справка, свыше 100 документов). В то же время аналогичная справка в автоматизированной системе готовится за 0,05ч (все данные определены на основе фотографии рабочего дня).

Для определения трудовых и стоимостных затрат на обработку документов в базовом и проектном вариантах используем следующие данные.

Таблица 3.1.1. Расчет трудовых и стоимостных затрат

Обработка документов	Объем работы в год	Трудоемкость обработки одного документа в час	Средне- часовая зарплата заведующего канцелярией (руб.)	Трудовые затраты в год (часов)	Стоимостные затраты в год (руб)
Базовый вариант	6000	0,173	30	1038	31140
Проектный вариант	6000	0,032	30	192	5760

Расчет показателей эффективности приведён в таблице 3.1.2.

Таблица 3.1.2. Расчет показателей эффективности

	Затраты, в год	Абсолютное	Коэффициент	Индекс
	Базовый	Проектный	изменение	изменения	изменения
	вариант	вариант	затрат	затрат	затрат
	Т0, С0	T1, C1	ДТ,ДС	КТ, КС	YТ, YС
Трудовые затраты (Т)	1038 часов	192 часов	846 часов	82%	5
Стоимостные затраты (С)	31140 руб.	5760 руб.	25380 руб.	82%	5

Рассчитаем затраты на разработку и внедрение проекта в таблице 3.1.3.

Таблица 3.1.3. Затраты на проектирование и внедрение проекта

Стадия разработки	Затраты времени на разработку (часов)	Средне- часовая зарплата разработчика (руб.)	Общие затраты (руб.)
Предпроектное обследование предметной области	80	35	2800
Проектирование информационного обеспечения	45	35	1575
Разработка предварительных проектных решений	55	35	1925
Разработка программ и программных средств	175	35	6125
Проведение опытной эксплуатации	10	35	350
Доработка и наладка программного обеспечения	30	35	1050
Обучение персонала	5	35	175
Итого	400	-	14000

Рассчитаем срок окупаемости затрат на внедрение проекта машинной обработки информации (Ток):

Ток = КП /DC1 ,

где КП - затраты на создание проекта машинной обработки информации (проектирование и внедрение).

Рассчитаем значение выгодности использования проекта за каждый день использования

DC1=DC/250=25380/250=101,5 руб.

Срок окупаемости

Ток = КП /DC1 =14000/101,5= 138 рабочих дней, что составляет примерно 6,5 месяцев.

Заключение

Документ является основным способом представления информации на любом предприятии.

Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов в организации.

Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.

В данном дипломном проекте описана и обоснована целесообразность внедрения современной информационной системы документооборота на ОАО «Лакокраска», которая позволяет повысить эффективность управления и улучшить исполнительскую дисциплину.

Приведённые расчёты экономической эффективности внедрения информационной системы подтверждают целесообразность результатов работы.

В дипломном проекте были решены следующие задачи:

1. Проанализирован процесс обработки документации на ОАО «Лакокраска»;

2. Определены цели и задачи внедрения системы электронного документооборота на предприятие;

3. Произведен анализ существующего технического и программного обеспечения;

4. Рассмотрены основные преимущества внедрения информационной системы;

5. Выполнена постановка задачи на разработку системы, функций поиска и контроля исполнения документов в системе документооборота;

В результате внедрения системы электронного документооборота удалось достичь:

· уменьшения времени на обработку информации;

· обеспечения надежности учета и хранения документов;

· сокращения времени поиска документов;

· организации эффективной защиты информации;

качественного улучшения контроля за сроками исполнения документов.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».

2. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ Под ред. Г.А. Титоренко - М.: Компьютер, ЮНИТИ, 1998.-400с.

3. Архангельский А.Я. Программирование в Delphi 5 - 2-е издание, переработанное и дополненное - Москва: ЗАО «Издательство Бином», 2000г. - 1072 с.

4. Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству- М.:ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д; Издательский центр «МарТ», 2005. 320с. (Серия «безупречные документы).

5. Вейцман В.М. Проектирование экономических информационных систем.- МУБиНТ // Учебное пособие, 2002,-213с.

6. Глушков С.В., Клевцов А.Л. Прораммирование на Delphi 5.0. Харьков, издательство «Фулио»,2002

7. Диденко С.А., Диденко Л.В. Деловые бумаги и особенности делового общения.- Москва:ИКЦ «МарТ», Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2005.- 128с. (серия «Безупречные документы»).

8. Елизаветина Т.М., Денисова М.В. Делопроизводство на компьютере. Издание второе, дополненное- Кудиц-образ. М.:2002, 304с.

9. Карпова Т. Базы Данных- модели, разработка, реализация издательство «Питер», 2002г.

10. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления):учебник для вузов. М.:ЮНИТИ-Дана, 2003.-359с.

11. Стенюков М.В. Секретарское дело. М.: «Издательство ПРИОР», 2001.-192с.

12. Фаронов В.В. Система программирования Delphi в подлиннике. издательство «БХВ- Петербург», 2003г.

Приложения

Приложение 1

Контрольно-учетный талон

дата выдачи	Получил:
Наименование документа:
№ пункта:	Содержание задания:
Установленный срок окончания работы: 1-й 2-й 3-й	Дата фактического выполнения работы:
Результат выполнения:
Задание выполнено:	Подразделение:	Подпись:
	Исполнитель:	дата

Приложение 2

Открытое акционерное общество

Лакокраска

Приказ

___________ №____________

дата Ярославль

О внесении изменений в штатное расписание В связи с…(основание)

Приказываю

Внести в штатное расписание предприятия следующие изменения:

1.

2.

3.

Генеральный директор личная подпись Расшифровка подписи

Согласовано

Главный механик личная подпись Расшифровка подписи

Начальник ООТиУ личная подпись Расшифровка подписи

Главный юрисконсульт личная подпись Расшифровка подписи

Приложение 6

Фамилия, подпись исполнителя, телефон

Открытое акционерное общество

Лакокраска

Распоряжение

___________ №____________

дата Ярославль

О проведении ремонтных

работ

В связи с…(основание)

Предлагаю

1. Провести ремонтные работы…

Ответственный-

Срок исполнения-

2.Контроль за выполнением распоряжения возложить на…

Технический директор личная подпись Расшифровка подписи

Согласовано

Главный механик личная подпись Расшифровка подписи

Зам. технического директора личная Расшифровка подписи

по ОТиТБ подпись

Приложение 4

Фамилия, подпись исполнителя,

телефон

Выставочный Центр Генеральному директору

«Экспо-Бизнес» ОАО «Лакокраска»

ул.Вострякова, 118 Шуранову А.Ю.

110020, Москва, Ярославль,150016

тел:… ул.Полушкина роща,16

факс:…

25.02.2000 № 63/17-07

На № 25/08-15 от 12.02.2000

о рассмотрении заявки

на участие в выставке

Уважаемый Александр Юрьевич!

Сообщаем Вам, …

Директор Центра Личная подпись Ю.В.Иванов

Приложение 3

ОАО «Лакокраска» Директору

ул.Полушкина роща,16 Выставочного Центра

Ярославль, 150016 Иванову Ю.В.

тел:… ул.Вострякова, 118

факс:… Москва,110020

12.02.2000 № 25/08-15

На №_____от_______

об участии в выставке

Уважаемый Юрий Викторович!

Ознакомившись…

Просим…

Генеральный директор Личная подпись А.Ю.Шуранов

Приложение 4. Структура управления ОАО «Лакокраска»

Размещено на Allbest.ru