Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

на тему: Excel

План

Вступ

1. Вікно Excel

2. Оформлення робочих аркушів

3. Функції Excel

4. Створення діаграм

5. Професійне оформлення

6. Обмін даними

7. Експорт

Вступ

Табличний процесор Excel фірми Microsoft призначений для введення, зберігання, обчислення і виведення великих обсягів даних у вигляді, зручному для аналізу і сприйняття інформації. Усі дані зберігаються й обробляються у вигляді окремих або зв'язаних таблиць. Одна або кілька таблиць складають «робочу книгу», У цьому випадку таблиці називаються робочими аркушами цієї книги, аркуші можна видаляти, доповнювати або переміщати з однієї робочої книги в іншу. Фізично на диску зберігається вся книга у вигляді окремого файла з розширенням «xls».

Можливості Excel дуже високі (обробка тексту, управління базами даних). Програма настільки потужна, що в багатьох випадках перевершує спеціалізовані програми-редактори або програми баз даних. Таке різноманіття функцій може спочатку навіть відлякувати, але в міру набуття досвіду користувач зможе оцінити майже безмежні можливості Excel.

За майже двадцятилітню історію табличних розрахунків із застосуванням персональних комп'ютерів вимоги користувачів до подібних програм істотно змінилися. Спочатку основний акцент у такій програмі, як, наприклад, VisiCalc, робився на обчислювальні функції. Сьогодні положення змінилося. Поряд з інженерними й бухгалтерськими розрахунками організація і графічне зображення даних набуває все більшого значення. Крім того, різноманіття функцій, пропоноване такою обчислювальною й графічною програмою, не повинне ускладнювати роботу користувача. Програми для Windows створюють для цього ідеальні передумови.

1. Вікно Excel

Вікно Excel містить безліч різних елементів. Деякі з них властиві всім програмам у середовищі Windows, інші є тільки у вікні Excel. Уся робоча область вікна Excel зайнята чистим робочим аркушем (або таблицею), розділеним на окремі комірки. Стовпці озаглавлені буквами, рядками-цифрами.

Як і в багатьох інших програмах у середовищі Windows, ви можете представити робочий аркуш у вигляді окремого вікна зі своїм власним заголовком -- це вікно називається вікном робочої книги, тому що в такому вікні можна обробляти кілька робочих аркушів.

На одній робочій сторінці у вашому розпорядженні буде 256 стовпців і 16 384 рядки. Рядки пронумеровані від 1 до 16 384, стовпці названі буквами і комбінаціями букв. Після 26 букв алфавіту у стовпчиках ідуть комбінації букв від АА, АВ і далі.

У вікні Excel, як і в інших програмах під Windows, під заголовком вікна знаходиться рядок меню. Трохи нижче знаходяться панелі інструментів Стандартна і Форматування. Кнопки на панелі інструментів дозволяють швидко й легко викликати багато функцій Excel.

2. Оформлення робочих аркушів

діаграма програма аркуш інформація

Змінити тип, розмір шрифту або написання тексту можна, виділивши відповідні комірки і відкривши меню Формат/Комірки. Після цього на екрані з'явиться Діалог, у якому будуть указані різні шрифти. Можна вибрати будь-який шрифт зі списку запропонованих. При виборі шрифту можна переглядати його написання У вікні Приклад. Для вибору типу шрифту, його розміру і стилю можна використовувати поля й кнопки, розташовані на панелі інструментів.

Типи шрифтів Сьогодні для оформлення таблиць і документів використовується велии кількість шрифтів. Один із найголовніших факторів, який необхідно брати де уваги, -- це чіткість тексту, оформлення тим чи іншим шрифтом.

Стилі

Поряд із вибором типу шрифту і його розміру можна вибрати стиль шрифте курсив, напівжирний або з підкресленням. Використовують ці стилі тільки для виділення важливої інформації у тексті документів і таблиць.

Кольори й візерунки

В Excel можна виділити в таблиці деякі поля за допомогою кольору й візерунка фону, щоб привернути до них увагу. Це виділення треба використовувати обережно, щоб не перевантажити таблицю. Виберіть вкладку Вигляд у Формат/Комірки. Тут для виділених комірок можна вибрати колір забарвлення за допомогою палітри.

Форматування чисел

Якщо необхідно, щоб записи перетворилися на зручний документ, треба здійснити форматування чисел у комірках. Найпростіше форматуються комірки, куди заносяться грошові суми. Для цього потрібно виділити форматуваня комірки, потім вибрати команду меню Формат/Комірки, а в діалозі, що з'явився -- вкладку Число. Вибирають в групі зліва рядок Грошовий. Праворуч з'явиться кілька можливих варіантів форматів чисел. Формат числа визначається цифровим шаблоном, що може бути кількох типів. Щоб краще зрозуміти їхнє призначення, розглянемо варіанти форматування числа 13. У першому стовпчику узяти шаблони форматів, як у полі Коди формату. У другому стовпчику ви бачите, які буде виглядати число в результаті форматування.

Формат Результат

#. ###, ## 13

0.000, 00 0.013, 00

#. ##0, 00 13, 00

Якщо як цифровий шаблон використовується нуль, то він збережеться скрізь, де його не замінить значуща цифра. Значок номера (він зображеними у вигляді решітки) відсутній на тих місцях, де немає значущих цифр. Краї використовувати цифровий шаблон у вигляді нуля для цифр, що стоять після десяткової коми, а в інших випадках використовувати «решітку». Якщо ви оперуєте числами, де більше двох розрядів після коми й цифри в них не дорівнюють нулю, то відбувається округлення у більший або менший бік. Так само Excel округляє дробові числа, які форматуються як цілі, тобто без розрядів після коми. Округляються, однак, тільки числа, що виводяться на екран, у розрахунках використовуються точні, значення. У полі Коди формату можна вибрати варіант задавання сум, що йдуть «у мінус». Поряд зі звичайним мінусом їх можна виводити червоним, що часто використовується при оформленні бухгалтерської документації.

Перевірка орфографії

У пакеті Excel є програма перевірки орфографії текстів, що знаходяться в, І комірках робочого аркуша, діаграмах або текстових полях. Щоб запустити її, треба виділити комірки або текстові поля, у яких необхідно перевірити орфографію. Якщо потрібно перевірити весь текст, включаючи розташовані в ньому об'єкти, виберіть комірку, починаючи з якої Excel повинен шукати помилки. Далі потрібно вибрати команду Сервіс/Орфографія. Потім Excel почне перевіряти орфографію в тексті.

Можна почати перевірку за допомогою клавіші F7. Якщо програма знайде помилку або не знайде певного слова у словнику, на екрані з'явиться діалог Перевірка орфографії.

Оператори

Усі математичні функції описуються в програмах за допомогою спеціальних символів, названих операторами. Існують різні типи операторів. Математичні оператори служать для виконання арифметичних дій над числами. Текстовий оператор з'єднання призначений для того, щоб при створенні зразка документа не вносити, наприклад, щоразу вручну дати -- програма сама звертатиметься до комірки, у якій проставили дату.

Переобчислення робочих аркушів

За умовчанням при введенні, редагуванні формул або при заповненні формулами комірок усі обчислення формул у робочому аркуші відбуваються автоматично. Однак при складних інтеграційних розрахунках на це витрачається багато часу, тому можна скасувати автоматичне обчислення. Для цього потрібно вибрати команду меню Сервіс/Параметри, далі у вкладці Обчислення вибрати опцію Вручну й установити перемикач Переобчислювати перед збереженням. Після цього всі обчислення в робочому аркуші здійснюватимуться тільки після натискання клавіші Обчислити.

3. Функції Ехсеl

Функції покликані полегшити роботу при створенні й взаємодії з електронними таблицями. Найпростішим прикладом виконання розрахунків є операція додавання. Скористаємося цією операцією для демонстрації переваг функцій. Не використовуючи систему функцій, потрібно буде вводити у формулу адресу кожної комірки окремо, додаючи до них знак плюс або мінус. У результаті Формула виглядатиме так:

=B1+B2+B3+C4+C5+D2

Помітно, що на написання такої формули затрачено багато часу, тому здається, Що простіше цю формулу було б обчислити вручну. Щоб швидко і легко підрахувати суму в Excel, необхідно усього лише задіяти функцію суми, натиснувши кнопку з зображенням знака суми, або з Майстра функцій можна й вручну вдрукувати ім'я функції після знака рівності. Після імені функцій треба відкрити дужку, ввести адреси областей і закрити дужку. У результаті формула виглядатиме так: =СУМ (B1:B3;C4:C5;D2).

Використання блоків комірок, або областей, як аргументів для функцій є Доцільним, оскільки воно, по-перше, більш наочне, а по-друге, при такому записі програмі простіше враховувати зміни на робочому аркуші. Наприклад, треба підрахувати суму чисел у комірках з А1 по А4. Це можна записати так:

=СУМ (А1;А2;АЗ;А4) Або те саме іншим способом: =СУМ (А1:А4)

4. Створення діаграм

Працювати з електронними таблицями -- це велике задоволення, але якби ще вдалося перетворити сухі стовпці чисел у наочні діаграми й графіки Таки можливість дає Excel. В Excel є два різні способи збереження в пам'яті діаграмі складених за вашими числовими даними: це, по-перше, «вбудовані» діаграми по-друге, «діаграмні сторінки». Вбудовані діаграми являють собою графіки, на кладені на робочу сторінку, які зберігаються в цьому ж файлі; у діаграмним сторінках створюються нові графічні файли. Створити вбудовану діаграму найпростіше за допомогою Майстра діаграм, що складає частину пакета Excel. Панель інструментів діаграм Діаграми можна створювати не тільки за допомогою Майстра діаграм. Також це можна робити набагато швидше за допомогою панелі інструментів Діаграмам Увімкнути зображення цієї панелі на екрані можна за допомогою меню Вигляд Панелі інструментів.

Діаграми-торти

Зазвичай таким наочним зображенням даних користуються, коли треба показати складові частки у відсотках від цілого. Створити таку діаграму на екрані можна, як і діаграму будь-якого іншого типу, за допомогою Майстра діаграм. 1

5. Професійне оформлення

Для оформлення документів Excel пропонує, крім графіків і діаграм, можливість створювати інші графічні об'єкти, наприклад, викреслювати на екрані, а потім роздруковувати прямокутники, еліпси, прямі й криві лінії, дуги й т. ін. Можна також виконати малюнки за допомогою окремих графічних об'єктів, і ніхто не здогадається, що вони виконані за допомогою Excel, а не спеціально графічного редактора.

Для створення малюнків призначені кнопки, розташовані на панелі інструментів Малювання. Увімкнути зображення цієї панелі на екрані можна за допомогою кнопки, що знаходиться на панелі інструментів Стандартна.

6. Обмін даними

В усіх програмах, написаних для операційної системи Windows, користувач може користуватися її буфером обміну (Clipboard). Він являє собою особливу область пам'яті, що надається операційним середовищем у розпорядження різних програм. Використовуючи буфер, можна, працюючи, наприклад в Excel, перерватися і практично миттєво перейти в іншу програму, яку Windows тримає для вас напоготові. Причому незалежно від поточної програми перехід здійснюється за допомогою однієї і тієї ж команди. Для цього й треба виділити відповідні комірки. Занести дані в буфер, використовуючи для цього команду меню Правка/Копіювати або комбінацію клавіш Ctrl +C. Тепер або сам Excel, або інша програма може вийняти дані з буфера за допомогою команди меню Правка/Вставити або однієї з двох комбінацій клавіш: Shift+Insert або Clrl+V.

Текстовий редактор Word

З буфера обміну дані надходять у Word у вигляді таблиці. Ця програма розуміє усі формати Excel. Гарнітура й розміри шрифту також зберігаються в незмінному вигляді. Використовуючи меню обробки таблиць текстового редактора, можна обробляти в ньому дані.

7. Експорт

Excel може зберігати робочі аркуші в пам'яті в різних форматах. Щоб задати свій формат, треба вибрати команду меню Файл/Зберегти як, де є поле Тип файла. Там є список форматів, у які Excel може перетворити свої файли.

Размещено на Allbest.ru