Для чтения существующих на диске файлов используется команда Файл/Открыть. Пользовательский интерфейс этой команды подобен интерфейсу команды Файл/Сохранить как.

В диалоговом окне Открытие документа пользователю необходимо установить тип читаемого файла (Тип файла), выбрать папку, в которой располагается этой файл (Папка), и указать имя файла.

В списке команд меню Файл перед командой Выход приводится список имен файлов, с которыми пользователь работал в последнее время. Для открытия одного из этих файлов необходимо выбрать соответствующую его имени запись.

Вывод документа на печать. Перед началом печати документа рекомендуется проверить правильность расположения на страницах рисунков, таблиц, заголовков и т.п. Такую проверку можно выполнить при одновременном изображении на экране нескольких страниц документа. Для этого следует использовать режим предварительного просмотра. Чтобы переключиться в этот режим, требуется выбрать команду Файл/Предварительный просмотр.

В появившемся окне пользователь задает количество страниц документа, которые одновременно (в уменьшенном виде) выводятся на экран. Выход из режима осуществляется нажатием кнопки Закрыть.

Печать документа выполняется с использованием команды основного меню Файл/Печать, активизирующей диалоговое окно Печать (рис. 6.4.).

К основным устанавливаемым параметрам печати относят:

· область Принтер. Содержит информацию о принтере, на котором будет печататься документ. Изменяя содержимое поля, пользователь имеет возможность выбрать для печати документа любой из принтеров сети.

· поле Копии. Указывает число бумажных копий документа,



Рис.6.4.Диалоговое окно команды Файл/Печать

· поле Страницы. Фишка (флажок) все задает печать всех страниц документа; фишка текущая -- печать страницы, на которой находится текстовый курсор; фишка выделенный фрагмент позволяет распечатать заранее выделенный фрагмент; фишка номера определяет номера страниц, которые требуется напечатать. Номера страниц разделяются запятыми; диапазон страниц указывается через дефис. Например, при печати страниц с номерами 2, 4, 5, 6 и 8 требуется набрать 2, 4-6, 8.

· поле Вывести на печать. В нем определяются страницы, которые будут распечатаны. При этом на печать можно вывести весь документ, только страницы с четными или нечетными номерами.

6.4 Интеграция OLE-объектов в Word

С помощью использования OLE-технологии (см. п.4.4.5. настоящего курса лекций) можно внедрить, к примеру, приложения Microsoft Graph (создание в документе диаграмм и графиков) или Microsoft Equattion (подготовка сложных математических формул).

Вызов каждого из этих приложений осуществляется по OLE технологии выбором команды Вставка/Объект и указанием в окне Тип объекта имени приложения (рис. 6.5.).

При вызове приложения Microsoft Graph в место нахождения курсора вставляется диаграмма и на экране появляется окно Таблица данных. В этом окне располагается простейшая электронная таблица, данные которой являются исходными для создаваемого графика или диаграммы. Изменяя эти данные, пользователь изменяет данные диаграммы, которая включается в документ редактора Word .

Приложение Microsoft Equattion Editor ориентирован на создание сложных формул, как правило, содержащих матрицы, дроби, знаки суммирования и другие математические конструкции.

Окно приложения содержит пиктографическое и основное меню. Пиктографическое меню включает наборы шаблонов типовых математических конструкций и символов, упорядоченных по функциональному назначению. Для включения в формулу требуемой конструкции или символа пользователю необходимо зафиксировать курсор мыши на соответствующей кнопке пиктографического меню и выбрать курсором нужное.

Рис 6.5. Диалоговое окно команды Вставка/Объект

Для закрытия этого приложения и возврата в исходный документ достаточно зафиксировать курсор мыши вне поля создаваемого объекта.

Тема 7. Табличные процессоры. Табличный процессор Excel

7.1 Общие сведения о табличных процессорах

Табличное представление позволяет быстро осуществить расчеты над большими объемами данных. Если расчеты выполняются однократно, то оправдано использование калькулятора. Однако многократное выполнение расчетов вызывает утомление и раздражение, что приводит к появлению ошибок и необходимости перерасчета, сопряженного с материальными и временными затратами.

Поскольку персональные компьютеры служат для выполнения многократно повторяющихся однообразных действий, то естественным стало использование при организации расчетов электронных таблиц. Пользователю предоставляется возможность размещать данные в таблице на экране монитора, являющейся аналогом таблицы на бумаге, и использовать для их обработки встроенные функции. Электронные таблицы или табличные процессоры, являются универсальными средствами для автоматизации расчетов над большими объемами табличных данных. Электронная таблица создается и хранится в памяти компьютера. В дальнейшем ее возможно изменять, просматривать, сохранять на магнитном носителе, а также выводить копию на печать. На экране дисплея электронная таблица отображается в виде двухмерной матрицы, состоящей из столбцов и строк, на пересечении которых располагаются ячейки (клетки). В зависимости от используемого табличного процессора размер матрицы различен. Для обращения к содержимому ячейки используется однозначно определяющий ее идентификатор. В качестве такого идентификатора выступает адрес (номер столбца и номер строки, на пересечении которых располагается ячейка). В ячейки электронной таблицы вводятся числа, текст, формулы или гиперссылки. Для задания текущей ячейки таблицы используется специальный указатель ячейки (табличный курсор), который имеет вид рамки. Ввод и редактирование данных осуществляются пользователем в текущую ячейку.

На практике электронные таблицы получили широкое распространение при экономических расчетах. Это обусловлено тем, что решение большинства экономических задач связано с обработкой табличных документов и результаты решения ряда задач следует представлять в табличной форме.

К основным функциям табличных процессоров относят:

· создание таблиц одноразового и многоразового пользования;

· выполнение специальных расчетов (математических, статистических, бухгалтерских и пр.). При изменении исходных значений расчетные должны автоматически изменяться. Это позволяет осуществлять анализ результатов и получать множество вариантов решения задачи;

· построение по данным таблицы разнообразных графиков и диаграмм;

· взаимодействие с другими офисными продуктами, текстовыми редакторами, системами управления базами данных и пр.

На рынке программных продуктов наиболее популярными представителями этого класса являются табличные процессоры различных версий Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development Inc., Quatro Pro фирмы Novell и Excel корпорации Microsoft. Функциональные возможности табличного процессора обеспечивают его широкое использование для финансовой обработки данных, научных и инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности, эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде. К основным функциональным возможностям табличных процессоров относят следующие:

· построение таблиц любой формы и их сохранение на магнитном носителе в виде отдельного файла;

· корректировка структуры созданной таблицы (перемещение, добавление, удаление, мультиплицирование строк, столбцов и диапазонов ячеек);

· выбор цветового оформления таблицы, различных шрифтов и стилей, ввода текста под различными углами, автоформатирование таблицы;

· обработка разнообразных типов данных (чисел, дат, формул, гиперссылок);

· поддержка форматов файлов разнообразных программных продуктов (например, Lotus 1-2-3);

· импорт и экспорт табличных данных из внешних баз данных (с возможностями предварительного отбора);

· импорт графических объектов в таблицу (поддержка OLE-технологии);

· наличие механизма мастеров, которые позволяют автоматизировать выполнение операций (например, мастер диаграмм или мастер функций);

· представление данных таблицы в виде двух- и трехмерных графиков и диаграмм. Содержит разнообразные инструменты для редактирования графиков и диаграмм, включая средства для создания смешанных двухмерных графиков;

· использование библиотеки стандартных функций (математических, тригонометрических, статистических, бухгалтерских и пр.);

· реализацию комплекса матричных и оптимизационных вычислений;

· защиту таблицы от несанкционированного доступа;

· средства формирования профессиональных отчетов, а также возможность использования других компонентов Microsoft Office для этих целей;

· упорядочивание, удаление, копирование, нахождение по условию данных в таблице;

· открытие и возможность работы одновременно с несколькими таблицами;

· связку таблиц, то есть автоматический перенос информации из одной таблицы в другую;

· анализ влияния изменений одних данных на другие, используемый, например, при прогнозировании динамики различных процессов;

· поддержку работы в сети и организацию коллективной работы при одновременном редактировании таблицы несколькими пользователями. Возможно добавление комментариев с указанием пользователя, отслеживание внесенных изменений, установки персональных опций просмотра, печати и фильтрации, обеспечивается синхронизация таблиц через определенные интервалы времени;

· интеллектуальное реагирование на действия пользователя - система предугадывает действия пользователя и помогает ему выполнить их;

· поддержку технологии drag-and-drop;

· автоматическое исправление синтаксических ошибок при задании текста и формул;

· задание ограничения на вводимые данные путем указания списка или диапазонов допустимых значений (нарушающие эти условия данные выделяются специальным образом);

· обработку таблиц с помощью макрокоманд, создание модулей на встроенном языке программирования VBA;

· поддержку гипертекстовых ссылок, обработки встроенных в таблицы запросов по поступившей из сети команде, что позволяет поддерживать Web-технологию.

7.2 Пользовательский интерфейс Ехсеl 2000

Пользовательский интерфейс табличного процессора Microsoft Excel подобен интерфейсу других программных продуктов Microsoft Office 2000 (рис. 7.1.). Это обстоятельство значительно облегчает их изучение и использование.

К основным элементам интерфейса процессора Excel относят: строку заголовка, строку основного меню, пиктографическое меню, поле имен и строку формул, строку заголовка столбцов и столбец заголовка строк, полосы прокрутки, ярлыки рабочих листов, строку состояний. Назначение перечисленных элементов аналогично назначению элементов текстового редактора Word. Отметим отличия.

Рис.7.1. Интерфейс табличного процессора Excel

Поле имен расположено ниже пиктографического меню и отображает имя или адрес текущей, активной ячейки, то есть ячейки, в которой располагается курсор и в которую будет помещаться вводимая с клавиатуры информация.

Строка формул отображает содержимое этой ячейки. Как правило, с использованием этой строки выполняется просмотр или редактирование формул.

Строка заголовка столбцов и столбец заголовка строк содержат номера строк и столбцов электронной таблицы.

Ярлыки рабочих листов расположены в нижней части окна электронной таблицы и обеспечивают переключение между ее листами.

Основным документом для хранения и обработки данных в Excel является рабочая книга. Рабочая книга содержит несколько рабочих листов, каждый из которых представляет собой матрицу, состоящую из столбцов и строк. Для изменения текущего рабочего листа используются ярлыки рабочих листов, содержащие их имена (например, Лист 1, Лист 2, Товары, Тренд). Пользователь имеет возможность изменять количество рабочих листов в книге и их имена. Главным элементом структуры электронной таблицы является ячейка. Адрес ячейки таблицы есть пара из номера строки и номера столбца, на пересечении которых располагается эта ячейка. Так, ячейка, расположенная на пересечении второго столбца и третьей строки, имеет адрес ВЗ. Для того чтобы одновременно адресовать несколько ячеек, используют диапазон. Задание диапазона предполагает указание через двоеточие адресов левой верхней ячейки я правой нижней ячейки. Например, F10:D25.

Для ввода данных с клавиатуры необходимо установить в нужную ячейку курсор и набрать данные. Редактирование данных текущей ячейки осуществляется редактированием текста в строке формул.

Управление Excel выполняется с помощью команд основного меню, команд контекстного меню (меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши), пиктограмм панелей инструментов, а также нажатием комбинаций горячих клавиш.

Кратко охарактеризуем команды основного меню.

Группа команд Файл объединяет команды, предназначенные для работы с файлами электронных таблиц. Использование команд меню позволяет создать новую электронную таблицу, открыть существующую, закрыть, сохранить редактируемую таблицу под старым или новым именем в виде электронной таблицы или файла формата НТМL. Команды обеспечивают подготовку и печать электронной таблицы, пересылку таблицы посредством электронной почты.

Команды меню Правка используются при корректировке таблицы. Они позволяют отменить или повторить выполненные действия; перенести, копировать и извлечь данные из буфера обмена; одновременно работать с диапазоном ячеек и листами рабочей книги; обнаруживать заданный фрагмент в таблице и при необходимости заменять его на указанный; работать со связанными таблицами.

Команды меню Вид формируют интерфейс пользователя: добавление панелей инструментов; вывод строки формул и статусной строки; управляют масштабом изображения таблицы.

Использование группы команд меню Вставка добавляет в таблицу ячейки, строки, столбцы, рабочие листы, диаграммы, функции, гиперссылки, примечания, рисунки, различные ОLЕ-объекты.

Команды меню Формат обеспечивают задание форматов ячеек и стилей представления данных в ячейках, устанавливают атрибуты строк и столбцов рабочего листа электронной таблицы, выполняют автоформатирование таблицы.

Команды пункта меню Сервис выполняют проверку правильности написания текста, автозамену; осуществляют настройку (установку) дополнительных компонентов Excel; используются при подготовке макросов; регламентируют защиту и доступ к информации.

Применение команд меню Данные позволяет выполнить сортировку, отбор данных из таблицы, получить промежуточные и общие итоги и обеспечивает поддержку средств по работе со списками (базами данных).

Команды меню Окно осуществляют управление расположением окон электронной таблицы, фиксацию части информации и др.

7.3 Работа с таблицей как с файлом

Создание таблицы. Новая рабочая книга создается командой меню Файл/Создатъ. В появившемся на экране диалоговом окне Создать пользователь с помочью вкладок Общие и Решения выбирает необходимый шаблон таблицы. В результате табличный процессор создает рабочую книгу с несколькими листами.

Сохранение таблицы осуществляется выбором команды Файл/Сохранить (сохранить под старым именем) или Файл/Сохранить как (сохранить под новым именем). В последнем варианте на экране появляется стандартное диалоговое окно Сохранение документа. Это окно содержит поля, в которых задается новое имя файла и маршрут к нему, указывается тип сохраняемого файла.

Для чтения файлов используется команда Файл/Открыть. В появившемся диалоговом окне пользователю необходимо выбрать папку, в которой располагается этот файл (Папка) и указать имя файла.

Вывод документа на печать. Перед началом печати следует определить диапазон ячеек, данные которых необходимо вывести на печать. Для этого, предварительно выделив этот диапазон ячеек, выполняют команду Файл/Область печати/Задать. Затем рекомендуют проверить правильность расположения таблицы на странице. Для такой проверки используют команду Файл/Предварительный просмотр. В результате активизируется режим предварительного просмотра документа. В появившемся окне пользователь задает количество страниц документа, которые одновременно (в уменьшенном виде) выводятся на экран. Выход из режима выполняется нажатием кнопки Закрыть.

Команда Файл/Параметры страницы позволяет задать ряд атрибутов печати: ориентацию листа, размер бумаги, отступы, колонтитулы и пр.

Совместная работа. Как правило, над одной электронной таблицей работают несколько сотрудников и вносят свои данные независимо. В MS Excel имеется возможность редактировать существующие таблицы одновременно несколькими пользователями и отслеживать сделанные правки.

Для этого следует использовать команду Сервис/Доступ к книге. По умолчанию изменения, сделанные различными пользователями, отображаются не сразу, но если на вкладке Подробнее диалогового окна Доступ к книге изменить выбор в разделе Обновлять изменения, то изображение на экране будет меняться с указанной периодичностью.

Если разрешен совместный доступ к электронной таблице, то целесообразно отслеживать сделанные изменения. Для этого необходимо воспользоваться механизмом регистрации изменений, активизируемым в диалоговом окне Исправления (команда Сервис/Исправления/Выделить исправления). Используя возможности диалогового окна Просмотр исправлений (команда меню Сервис/Исправления/Принять-отклонить исправления), сделанные в документе изменения принимают или отвергают.

7.4 Основные приемы работы в Excel

В ячейках электронной таблицы хранятся данные в виде чисел, текста, формул или гиперссылок. Эти данные помещаются при вводе в ячейку, в которой находится табличный курсор. Рассмотрим особенности использования данных более подробно.

Числа в Excel содержат цифры, математические знаки (плюс, минус), знак процента, разделитель целой и дробной части (тип разделителя -- точка или запятая -- определяется установками диалогового окна Язык и стандарты Панели управления). Если количество цифр числа превышает размер ячейки, то число отображается в виде последовательности знаков # или преобразуется к экспоненциальному виду (например, число 123456780 примет вид 1,23Е+08).

Введенное число представляется в одном из следующих форматов:

· текстовом -- отображает число, выравнивая его по левому краю;

· денежном -- триады разрядов числа отделяются пробелом, после числа помещается знак валюты, например: 6 153,00 р.

· финансовом -- отличается от денежного вынесением знака отрицательного числа в крайнюю левую позицию;

· даты и времени - различное представление даты и времени; даты сохраняются в виде чисел - количества дней, прошедших с 01.01.1900 г.; время представляется в виде десятичной дроби, так 0 соответствует 12°°; 0,25-- 18°°, а 0,5 - полуночи 24°°. Над датами допустим ряд арифметических операций, например, сложения и вычитания; выражение 2.05.97-3.04.97 будет равно 29;

· процентном -- число отображается в процентах, например 73%;

· дробном -- для представления смешанных простых дробей; экспоненциальном -- число отображается в виде мантиссы, десятичного основания Е и порядка, например 1,23Е+08;

· дополнительном -- предназначен для работы с почтовыми индексами, телефонными номерами и пр. Кроме этого, пользователь имеет возможность конструировать собственные форматы отображения числовых значений.

Задание формата осуществляется для предварительно выделенных ячеек командой Формат/ Ячейки/Числа.

Текстовые данные, начинающиеся с математических знаков или символа @, необходимо предопределять апострофом. Если введенный в ячейку текст превышает ее размер, то на экране он перекрывает соседние незаполненные ячейки. Если соседние ячейки заполнены, то изображение текста усекается. Увидеть усеченный текст можно, расширив ячейку или сделав ее текущей (ее полное содержимое появится в строке формул).

Помимо формата отображения числовых значений, для каждой ячейки возможно установить другие параметры и атрибуты, например стиль шрифта, его размер и начертание, тип выравнивания, оформление границ, цвета и узоры, задание примечаний (комментария к ячейке, выводящийся при позиционировании на нее указателя мыши).

В процессе работы пользователь выполняет следующие типовые действия.

1. Изменение ширины столбца или высоты строки выполняется путем перетягивания мышью линии, разделяющей столбцы в строке заголовков или строки в столбце номеров строк. Аналогичные действия можно выполнить при помощи команд Формат/Столбец/Ширина или Формат/Строка/Высота/. Для выполнения автоматической подгонки ширины и высоты в соответствии с содержимым ячеек достаточно дважды щелкнуть мышью на разделительной линии между столбцами или строками либо выполнить команду Формат (автоподбор ширины и высоты соответственно).

2. Выделение диапазона ячеек. Возможно выделить смежные (например, А2:Е10) и несмежные (например, А2:В10; D2:Е10) диапазоны. Осуществляется аналогично Word.

3. Копирование и перенос объектов осуществляется аналогично Word и в целом по правилам Windows.

4. Автозаполнение. Ряд данных - это регулярные последовательности - ряд дат, чисел, текста. Excel облегчает ввод ряда, предлагая средство Автозаполнение, которое позволяет быстро заполнять диапазоны ячеек последовательными значениями.

Создавать ряды можно двумя способами:

· Используя мышь, чтобы перетащить маркер автозаполнения (маленький черный квадрат в нижнем правом углу активной клетки).

· Используя команду

ПРАВКА/Заполнить/Прогрессия.

5. Ввод формул. Excel распознает в ячейке формулу, если значение в ячейке начинается со знака равенства (=), знака плюс (+) или знака минус (-). При вводе формул в качестве аргументов обычно используются адреса ячеек. Адреса ячеек могут быть относительными (например, А4) и абсолютными (например, $A$4). При копировании формул относительные адреса ячеек модифицируются, т.е. преобразуются так, чтобы соответствовать новому расположению формулы, а абсолютные адреса ячеек не меняются. Например, в ячейку D1 введена формула: =A1+B1-C1. При копировании из ячейки D1 в ячейки D2 и D3 формула преобразуются соответственно в вид: =A2+B2-C2 и =A3+B3-C3. Если же в ячейку D2 введена формула: =(A2+B2)*$C$1. При копировании формулы из ячейки D2 в ячейки D3 и D4 формула преобразуется соответственно в вид: =(A3+B3)*$C$1 и =(A4+B4)*$C$1.

7.5 Диаграммы и графики в Excel

Для построения графиков и диаграмм в Excel 2000 применяется мастер диаграмм. Его использование позволяет определить основные параметры графика или диаграммы в интерактивном режиме (режиме диалога с пользователем). Пользователь указывает тип графика или диаграммы, данные по которым они строятся, названия осей и пр. Одновременно в динамической части диалогового окна автоматически приводится образец построенного по заданным параметрам графика. В Excel 2000 добавлен ряд новых типов диаграмм (например, шаговые и трехмерные комбинированные диаграммы), реализованы улучшенные возможности форматирования (метки данных, многоуровневые метки оси категорий и временной шкалы, возможность задания единицы измерения для оси значений).

Запуск мастера выполняется командой Вставка/Диаграмма. В результате выполнения команды на экране появляется диалоговое окно мастера, предлагающего построить график или диаграмму за четыре шага.

На первом шаге определяется тип и вид графика и диаграммы (рис. 7.2.). Имеется более 30 различных типов, располагаемых на плоскости и в пространстве (например, конических, пирамидальных и цилиндрических диаграмм).

На втором шаге построения диаграммы требуется указать диапазон данных, на основе которых строится диаграмма, и определить, как будут задаваться ряды диаграммы (по строкам или столбцам таблицы). Диапазон целесообразно указывать непосредственно путем его выделения на рабочем листе электронной таблицы.

Рис. 7.2. Диалоговое окно мастера диаграмм.

Возможности мастера, доступные на третьем шаге, позволяют задать разнообразные подписи к диаграмме, установить линии сетки, легенду, выводить оси координат и пр.

На последнем четвертом шаге мастер предлагает пользователю поместить диаграмму на текущем листе рабочей книги или вставить ее как отдельный лист книги.

Следует отметить, что построенная в Excel диаграмма динамически связана с данными таблицы, то есть при внесении изменений в диапазон исходных значений вид диаграммы изменяется автоматически.

7.6 Слияние документа Word и данных Excel

Пакет Microsoft Office позволяет с помощью технологии слияния автоматизировать процесс использования данных табличного процессора при подготовке в редакторе Word серийных документов. Эта технология автоматически создает множество копий документа с различными реквизитами. Результат слияния выводится на печать или записывается в виде нового многостраничного документа. Технологию слияния проиллюстрируем на примере.

Пример. Имеется электронная таблица, содержащая информацию о заказанных товарах. Для каждой записи товара требуется подготовить гарантийный сертификат. Этот сертификат представляет собой документ редактора Word с указанными значениями даты продажи, наименования товара, фирмы покупателя.

Решение задачи представляется следующим алгоритмом.

1. Подготовить в редакторе Word типовой бланк гарантийного сертификата, в котором перечислены гарантийные обязательства и приведены правила эксплуатации проданных комплектующих.

2. Создать файл электронной таблицы с именем Пример.xls на рабочем листе «Товары» которого находятся необходимые данные о фирме-покупателе и проданном товаре. При этом таблица должна начинаться с ячейки А1, в ее первой строке указаны наименования всех столбцов с данными («Дата», «Фирма-заказчик», «Код товара», «Наименование товара», «Количество», «Стоимость»). А во второй и последующих строках приведена информация о проданном товаре и фирме-покупателе.

3. Выполнить слияние документов. Для этого, находясь в редакторе Word с открытым бланком гарантийного сертификата, требуется выбрать команду Сервис/Слияние. В появившемся диалоговом окне Слияние необходимо определить параметры слияния: создание основного документа, указание источника данных и объединение данных.

Создание основного документа. Нажать кнопку Создать. В появившемся списке вариантов слияния следует выбрать опцию Документы на бланке и в качестве основного документа указать активное окно (открытый в редакторе Word документ). Указание источника данных. Нажать кнопку Получить данные и, выбрав в списке опцию Открыть источник данных, указать файл Ехсе1, содержащий список реквизитов фирм (файл Пример.xls). В результате редактор Word ) с помощью механизма DDE получит доступ к данным указанной таблицы. В стандартном диалоге открытия файлов указать тип файлов «Книги МS Excel» и имя файла Пример.xls. В появившемся диалоговом окне МS Excel задать имя листа («Товары»), на котором расположены данные. При завершении Word выдаст сообщение об отсутствии в основном документе полей слияния. Для добавления полей слияния нажмите Правка основного документа, и в редакторе Word появится дополнительная панель инструментов. Установите текстовый курсор в то место документа, где требуется указать название фирмы-покупателя. На панели Слияние мышью нажмите кнопку Добавить поле слияния и выберите из развернувшегося списка полей -- названий столбцов в таблице с данными -- поле «Фирма-заказчик». Аналогично, перемещая текстовый курсор, переместите курсор в место для нахождения «Наименования товара», укажите соответствующее имя поля слияния.

Объединение данных. Выберите команду Сервис/Слияние и в окне Слияние нажмите кнопку Объединить. В появившемся окне диалога следует указать «Назначение»: слить все копии в новый документ и нажать Объединить.

В результате редактор Word создаст новый документ «Формы 1» и заполнит его копиями гарантийных писем (получаем столько писем, сколько имеем строк в таблице данных).

Тема 8. Системы управления базами данных

8.1 Состав и основные понятия банка данных

Банк данных (БнД) является разновидностью ИС, в которой реализованы функции централизованного хранения, накопления и коллективного многоцелевого использования обрабатываемой информации, организованной в одну или несколько баз данных.

БнД в общем случае состоит из следующих компонентов: базы (нескольких баз) данных, СУБД, словаря данных, администратора, вычислительной системы и обслуживающего персонала. Вкратце рассмотрим названные компоненты и некоторые связанные с ними важные понятия.

База данных представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

Логическую структуру хранимых в базе данных называют моделью представления данных. К основным моделям представления данных (моделям данных) относятся следующие: иерархическая, сетевая, реляционная, постреляционная, многомерная и объектно-ориентированная.

СУБД - это комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями. Обычно СУБД различают по используемой модели данных. Основные СУБД: иерархические, сетевые и реляционные. Так, СУБД, основанные на использовании реляционной модели данных, называют реляционными СУБД.

Программы, с помощью которых пользователи работают с базой данных, называются приложениями. В общем случае с одной базой данных могут работать множество различных приложений. Например, если база данных моделирует некоторое предприятие, то для работы с ней может быть создано приложение, которое обслуживает подсистему учета кадров, другое приложение может быть посвящено работе подсистемы расчета заработной платы сотрудников, третье приложение работает как система складского учета и т.д. При рассмотрении приложений работающих с одной базой данных, предполагается, что они могут работать параллельно и независимо друг от друга, и именно СУБД призвана обеспечить работу множества приложений с единой базой данных таким образом, чтобы каждое из них выполнялось корректно, но учитывало все изменения в базе данных, вносимые другими приложениями.

Словарь данных (СД) представляет собой подсистему БнД, предназначенную для централизованного хранения информации о структурах данных, взаимосвязях файлов друг с другом, типах данных и форматах их представления, принадлежности данных пользователям, кодах защиты и разграничения доступа и т.п.

Функционально СД присутствует во всех БД, но не всегда выполняющий эти функции компонент имеет именно такое название. Чаще всего функции СД выполняются СУБД и вызываются из основного меню системы или реализуются с помощью ее утилит.

Администратор базы данных (АБД) есть лицо или группа лиц, отвечающих за выработку требований к БД, ее проектирование, создание, эффективное использование и сопровождение. В процессе эксплуатации АБД обычно следит за функционированием ИС, обеспечивает защиту от несанкционированного доступа, контролирует избыточность, непротиворечивость, сохранность и достоверность хранимой в БД информации. Для однопользовательских информационных систем функции АБД обычно возлагаются на лиц, непосредственно работающих с приложением БД.

В вычислительной сети АБД, как правило, взаимодействует с администратором сети. В обязанности последнего входят: контроль за функционированием аппаратно-программных средств сети, реконфигурация сети, восстановление программного обеспечения после сбоев и отказов оборудования, профилактические мероприятия и обеспечение разграничения доступа.

Вычислительная система (ВС) представляет собой совокупность взаимосвязанных и согласованно действующих ЭВМ или процессоров и других устройств, обеспечивающих автоматизацию процессов приема, обработки и выдачи информации потребителям. Поскольку основными функциями БнД являются хранение и обработка данных, то используемая ВС, наряду с приемлемой мощностью центральных процессоров (ЦП) должна иметь достаточный объем оперативной и внешней памяти прямого доступа.

Обслуживающий персонал выполняет функции поддержания технических и программных средств в работоспособном состоянии. Он проводит профилактические, регламентные восстановительные и другие работы по планам, а также по мере необходимости.

8.2 Основные понятия реляционных СУБД

Реляционной называется база данных, в которой все данные, доступные пользователю, организованны в виде отношений - таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими отношениями - таблицами.

Отношение представляет собой множество элементов, называемых кортежами. Подробно теоретическая снова реляционной модели будет рассмотрена в следующем разделе. Наглядной формой представления отношения является привычная для человеческого восприятия двумерная таблица.

Таблицы - фундаментальные объекты реляционной базы данных, в которых хранится основная часть данных приложения. Отдельная таблица чаще всего хранит информацию по конкретной теме (например, сведения о служащих компании или адреса заказчиков). Информация в таблице организуется в строки (кортежи, записи) и столбцы (поля). Таблице присущи два компонента: структура таблицы и данные таблицы.

Структура таблицы (также называется определением таблицы) специфицируется при создании таблицы. Структура таблицы должна быть спроектирована и создана перед вводом в таблицу каких-либо данных. Она определяет, какие данные таблица будет хранить, а также правила, ассоциированные с вводом, изменением или удалением данных (бизнес-правила, или ограничения). С помощью одной таблицы удобно описывать простейший вид связей между данными, а именно: деление одного объекта (явления, сущности, системы и пр.), информация о котором хранится в таблице, на множество подобъектов, каждому из которых соответствует строка или запись таблицы. При этом каждый из подобъектов имеет одинаковую структуру или свойства, описываемые соответствующими значениями полей записей. Например, таблица может содержать сведения о предметах (рис. 3.5), о каждом из которых известно следующее: название предмета, фамилия преподавателя ведущего данный курс и семестр изучения данного предмета. Поскольку в рамках одной таблицы не удается описать более сложные логические структуры данных из предметной области, применяют связывание таблиц.

Физическое размещение данных в реляционных базах на внешних носителях легко осуществляется с помощью обычных файлов.

Достоинство реляционной модели данных заключается в простоте, понятности и удобстве физической реализации на ЭВМ. Именно простота и понятность для пользователя явились основной причиной их широкого использования. Проблемы же эффективности обработки данных этого типа оказались технически вполне разрешимыми.

Основными недостатками реляционной модели являются следующие: отсутствие стандартных средств идентификации записей и сложность описания иерархических и сетевых связей.

Примерами реляционных СУБД для ПЭВМ являются: dBaseIII Plus и dBaseIV (фирмы Ashton-Tate), FoxBase (Fox Software), Paradox (Borland), Visual FoxPro и Access (Microsoft), Oracle (Oracle) и др.

Таким образом, реляционная модель данных предметной области представляет собой набор отношений, изменяющихся во времени. Совокупность отношений позволяет хранить данные об объектах предметной области и моделировать связи между ними. Элементы реляционной модели представлены в таблице 8.1.

Таблица 8.1

Элементы реляционной модели

Элемент реляционной модели	Форма представления
Отношение	Таблица
Схема отношения	Строка заголовков столбцов таблицы
Кортеж	Строка таблицы
Сущность	Описание свойств объекта
Атрибут (поле)	Заголовок столбца таблицы
Домен	Множество допустимых значений атрибута
Значение атрибута	Значение поля записи
Ключ	Один или несколько атрибутов
Тип данных	Тип значений элементов таблицы

Сущность есть объект любой природы, данные о котором хранятся в БД. Данные о сущности хранятся в отношении.

Атрибуты представляют собой свойства, характеризующие сущность. В структуре таблицы каждый атрибут именуется и ему соответствует заголовок некоторого столбца таблицы. Количество атрибутов в отношении называется степенью, или рангом, отношения.

Домен представляет собой множество всех возможных значений определенного атрибута отношения.

Ключом отношения называется атрибут отношения, однозначно идентифицирующий (определяющий) каждый из его кортежей (записей). Ключ может быть составным, т.е. состоять из нескольких атрибутов. Существование ключа гарантируется тем, что отношение - это множество, которое не содержит одинаковых элементов - кортежей.

Поскольку не всякой таблице можно поставить в соответствие отношение, приведем условия, выполнение которых позволяет таблицу считать отношением.

1. Все строки таблицы должны быть уникальными, т.е. не может быть строк с одинаковыми первичными ключами.

2. Имена столбцов таблицы должны быть различными, а значения их простыми, т.е. не допустима группа значений в одном столбце одной строки.

3. Все строки одной таблицы должны иметь одну структуру, соответствующую именам и типам столбцов.

4. Порядок размещения строк в таблице может быть произвольным.

Схемы отношений называются эквивалентными, если они имеют одинаковую степень и возможно такое упорядочение имен атрибутов в схемах, что на одинаковых местах могут стоять сравнимые атрибуты.

Как выше отмечалось, при создании БД информацию обычно размещают в нескольких таблицах. Таблицы при этом связаны семантикой отношений. В реляционных СУБД для указания связей таблиц производят операцию их связывания.

8.3 Правила формирования отношений

Правила формирования отношений при создании БД основываются на учете следующего:

· степени связи между сущностями, которые бывают вида: 1:1 (один к одному), 1:М (один ко многим), М:1 (многие к одному) и М:М (многие ко многим),

· класса принадлежности (КП) сущностей (обязательный и необязательный).

Формирование отношений для связи 1:1.

Правило 1. Если степень бинарной связи 1:1 и класс принадлежности обеих сущностей обязательный, то формируется одно отношение. Первичным ключом этого отношения может быть может быть ключ любой из двух сущностей Схема отношений представлены на рис.8.1.).

К1,… К2,… K1VK2

Рис. 8.1. Диаграмма и отношения для правила 1.

Правило 2. Если степень бинарной связи 1:1 и класс принадлежности одной сущности обязательный, а второй необязательный, то под каждую из сущностей формируется по отношению с первичными ключами, являющимися ключами соответствующих сущностей. Далее, к отношению, сущность которого имеет обязательный класс принадлежности, добавляется в качестве атрибута ключ сущности с необязательным классом принадлежности (диаграмма и схема отношения представлены на рис.8.2.).

Рис. 8.2. Диаграмма и отношения для правила 2

Правило 3. Если степень связи 1:1 и КП обоих сущностей является необязательным, то необходимо использовать три отношения. Два отношения соответствуют связываемым сущностям, ключи которых являются первичными в этих отношениях. Третье отношение является связным между первыми двумя, поэтому его ключ ключевые атрибуты связываемых отношений (диаграмма и схема отношения представлены на рис.8.3.).

Рис. 8.3. Диаграмма и отношения для правила 3.

Формирование отношений для связи 1:М.

Правило 4. Если степень связи между сущностями 1:М (или М:1) и класс принадлежности М-связной сущности обязательный, то достаточно формирование двух отношений (по одному под каждую из сущностей). При этом первичными ключами этих отношений являются ключи этих сущностей. Кроме того, ключ 1-связной сущности добавляется как атрибут (внешний ключ) в отношение, соответствующее М-связной сущности.

Правило 5. Если степень связи между сущностями 1:М (или М:1) и класс принадлежности М-связной сущности необязательный, то необходимо формирование трех отношений. Два отношения соответствуют связываемым сущностям, ключи которых являются первичными в этих отношениях. Третье отношение является связным между первыми двумя (его ключ объединяет ключевые атрибуты связываемых отношений).

Формирование отношений для связи М:М.

Правило 6. Если степень связи между сущностями М:М, то независимо от класса принадлежности сущностей формируются три отношения. Два отношения соответствуют связываемым сущностям, ключи которых являются первичными в этих отношениях. Третье отношение является связным между первыми двумя, а его ключ объединяет ключевые атрибуты связываемых отношений.

8.3 СУБД Microsoft Access 2000

Программа Microsoft Access 2000 является реляционной СУБД, которая может функционировать под управлением операционных систем Windows 2000 и выше. Она является дальнейшим развитием предыдущей версии.

СУБД Access имеет стандартизованный интерфейс приложений Windows (рис. 8.1). Большинство действий по работе с различными элементами в среде Access можно выполнить с помощью следующих средств: команд основного меню, кнопок панелей инструментов, команд контекстного меню и комбинаций клавиш. Для краткости будем обычно указывать первый или первые два способа. Отметим, что контекстное меню определенного элемента БД вызывается щелчком правой кнопкой мыши при размещении ее указателя над этим элементом.

База данных является основным компонентом проекта приложения Access и может включать в свой состав таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Рис 8.1. Первоначальное окно Access.

Для работы с базами данных в Access имеется стандартное окно, из которого можно вызвать любой ее объект просмотра, выполнения, разработки или модификации. Пользователь для работы с базой данных может разработать свой интерфейс, основу которого обычно составляют формы. На формах размещаются различные элементы, такие как: поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки, выключатели, переключатели, флажки, рисунки, подчиненные формы и т. д.

За кнопками обычно закрепляют вызов функций. Функции обработки информации во время работы с базой данных задаются с помощью макросов или программ на Visual Basic for Application (VBA) -- VBA-программ. Обычно в приложениях для работы с БД предусматривают автоматическое открытие главной кнопочной формы при открытии базы данных. В последующем работа пользователя происходит с помощью главной формы и при необходимости с помощью других форм и окон. Базу данных, имеющую интерфейс с пользователем, можно считать приложением, поскольку все описания базы данных (в том числе программные коды) интерпретируются системой Access при работе пользователя.

Текущая открытая БД может взаимодействовать с внешними БД, которые используются как источник таблиц при импорте или присоединении, а также как получатель при экспорте данных из текущей базы данных. С помощью запросов во внешней БД можно создавать таблицы. В качестве внешней БД может выступать любая база данных, поддерживающая протокол ODBC, например, база данных SQL Server, расположенная на удаленном сервере, или одна из баз данных систем Paradox, dBASE, или Access.

Таблица представляет собой основную единицу хранения данных в базе (рисунок 8.2).



Рис 8.2. Окно создания таблицы.

Понятие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. В произвольной базе обычно имеется совокупность связанных между собой таблиц. Между двумя таблицами можно устанавливать связи типа 1:1 и 1:М с помощью окна описания схемы данных. Основными операциями над таблицами являются: просмотр и обновление (ввод, модификация и удаление), сортировка, фильтрация и печать.

Форма представляет собой объект базы данных Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях.

Запрос представляет собой формализованное требование на отбор данных из таблиц или на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета (рис 8.3).

8.3.1 Окно Access для создания запроса

В Access можно создавать и выполнять следующие основные типы запросов; на выборку, обновление, удаление, или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц. Описание запроса можно выполнить с помощью бланка QBE или инструкции языка SQL.

Макрос представляет последовательность макрокоманд встроенного языка Access, задающих автоматическое выполнение некоторых операций, например: “ОткрытьТаблицу” (OpenTable), “Закрыть” (Close), “НайтиЗапись” (FindRecord) и “Печать” (PrintOut). В последующих версиях системы макросы используются для обеспечения совместимости с предыдущими версиями и рекомендуется для процедур автоматизации использовать программный код VBA.

Модуль представляет совокупность описаний, инструкций и процедур на языке VBA, сохраненную под общим именем. В Access используются модули трех типов: формы, отчета и стандартный. Модули форм и отчетов содержат программы, являющиеся локальными для этих объектов. Процедуры из стандартного модуля, если они не описаны явно как локальные для содержащего их модуля, распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей в той же базе данных или из адресуемых баз данных.

Access поддерживает традиционные для офисных приложений механизмы связывания и встраивания объектов OLE (Object Linking and Embedding) и динамического обмена данными DDE (Dynamic Data Exchange). При этом по протоколу OLE система Access позволяет работать с любыми объектами из библиотеки типов другого приложения, а также предоставляет свои объекты для других приложений.

Аналогично системой Access поддерживается протокол динамического обмена данными в роли приложения, принимающего данные (клиента), и источника данных (сервера). Например, база данных Access может быть сервером для приложения Microsoft Word, выступающего в роли клиента и принимающего данные по каналу связи.

Основные взаимосвязи объектов в БД Access схематично представлены на рис. 8.4. (взаимодействия объектов показаны сплошными линиями, потоки данных штриховыми). В таблицах хранятся данные, которые можно использовать в запросах, формах и отчетах. Формы и отчеты используют данные из таблиц или через запросы (путем выборки). Операции вычисления или форматирования данных при выполнении запросов могут производиться с помощью встроенных функций или пользовательских VBA-программ. Макросы и VBA-программы могут вызываться при возникновении следующих событий в БД: открытие формы, ввод записи в таблицу, нажатие кнопки в окне формы и т. д. С помощью макросов выполняются, к примеру, открытие формы или отчета, выполнение запроса и прочее. VBA-программы могут работать с объектами Access и вызывать процедуры из DLL-библиотек Windows.

Для работы программы Microsoft Access достаточно иметь следующее:

* процессор 80486 с тактовой частотой 25 МГц;

* не менее 12 Мбайтов основной памяти (рекомендуется 16 Мбайтов и более);

* не менее 33 Мбайтов на жестком диске при обычной установке.

В системе имеется четыре учебных баз данных College Counseling, Entertainment Schedule, Microsoft Press Books'и Wedding List. В некоторых дистрибутивах содержатся также учебные базы: Northwind Database, Orders Database и Developer Solutions Database. В локализованных версиях продукта могут быть базы данных из СУБД Access 8.0: “Борей”, “Заказы” и “Решения”.Изучение их структуры и поведения во время работы позволяет лучше понять, как следует организовать и разрабатывать собственные базы данных и как использовать Microsoft Access.



108

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис 8.4. Схема взаимосвязи объектов

Microsoft Access 2000 позволяет работать с данными и таблицами баз данных, созданных в Access версий 1.х, 2 и 7, но его нельзя использовать для изменения объектов в базах данных предыдущих версий. Поэтому для работы с ранее созданными базами рекомендуется использовать имеющиеся в Microsoft Access средства преобразования старых форматов в новый формат. СУБД Access может функционировать в локальных сетях следующих типов: Microsoft LAN Manager, Microsoft Windows for Workgroups, Microsoft Windows NT, Novell NetWare, Banyan VINES и других.

Некоторые ограничения СУБД Access:

* размер файла базы данных (с расширением mdb) -- 1 Мбайт. Реально размер ограничивается доступным местом на диске, так как БД может включать присоединенные таблицы;

* число объектов в базе данных - 32768;

* количество одновременно работающих пользователей - 255;

* максимальный размер таблицы - 1 Гбайт;

* максимальное количество полей в таблице - 255;

* максимальное количество индексов в таблице - 32;

* максимальное число символов в записи (не считая поля Memo и поля объектов OLE) - 2000;

* максимальное число символов в поле Memo - 65535;

* максимальный размер объекта OLE - 1 Гбайт;

* максимальное количество таблиц в запросе - 32.

Основные отличия Microsoft Access 2000 по сравнению с предыдущей версией можно свести в следующие группы.

К средствам повышения производительности относятся следующие:

* отложенная загрузка, позволяющая без необходимости не загружать программы, такие как процедуры VBA, и объекты доступа к данным DAO, без которых некоторые базы данных могут обойтись. Это сокращает время загрузки базы данных и повышает производительность;

* облегчение форм и отчетов путем удаления модулей у форм и отчетов, которые не содержат процедуры обработки событий. Это ускоряет открытие нескольких форм и отчетов;

* возможность посылать на сервер запрос, обрабатывающий все записи одновременно, вместо их последовательного перебора. Это оптимизирует запросы на обновление больших объемов данных из источников данных ODBC;

* усовершенствованная схема загрузки VBA-программ, состоящая в том, что Access не выполняет загрузки модуля, в том числе и модуля формы, до момента выполнения программы;

* поддержка откомпилированного состояния базы данных даже при ее изменении. Перекомпилируются только измененные программы и все программы, зависящие от измененных;

* увеличение производительности встроенных элементов ActiveX.

Новые средства для работы в Internet и intranet включают следующее:

* импорт или связь (только для чтения) с таблицами или списками из файлов в формате HTML. Мастер импорта HTML и Мастер ссылок HTML также преобразуют связи HTML в поля с типом данных гиперссылка;

* средства экспорта отчетов в статическом формате HTML, а таблиц и форм - в статическом или динамическом формате HTML. Для улучшения внешнего вида и содержимого страниц Web, а также повышения удобства перемещения по страницам используются шаблоны HTML;

* Мастер публикаций в Web, служащий для создания приложений Web. Он позволяет экспортировать таблицы, формы и отчеты в постоянном или динамическом формате HTML с помощью одного или нескольких шаблонов HTML; создавать основную страницу Web; сохранять файлы как публикации Web; копировать файлы на Web-сервер при помощи Мастера размещения в Web и сохранять настройки публикации Web;