Основные понятия информационных систем и технологий

3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.

4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.

5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.

6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.

Особенности компьютерной обработки данных

Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке.

Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты

Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности.

Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.

Вот лишь несколько из них, те которые были представлены на выставке "Бухгалтерия - 95" :

-- Фолио ; АО "Центр экономических компьютерных программ ФОЛИО"

-- ИНФО-Бухгалтер ; ТОО "Информатик"

-- Инфин-бухгалтерия ; Аудиторская компания "Инфин"

-- Суперменджер" ; Фирма "Ланкс"

-- AUBI ; Фирма "О'стрим"

-- ABACUS ; АО "ОМЕГА"

-- 1С Бухгалтерия

23. Критерии выбора бухгалтерских программ

Говоря о выборе бухгалтерской системы, в большинстве случаев его делают сами бухгалтера. На что они могут опираться при принятии решения? В первую очередь на свой опыт, опыт своих коллег и знакомых.

Такой подход часто ограничивает круг рассматриваемых продуктов. Определим критерии выбора типового бухгалтерского программно обеспечения.

Основным критерием для многих является базовый функционал системы. Это один из самых обширных для анализа критериев. В настоящее время предлагаемый функционал наиболее используемых систем схож. Большинство программ имеют транзакционный тип ввода данных (информация в виде первичных документов вводятся в систему, при проведении которых автоматически формируются предопределенные проводки) и позволяют вести классический бухгалтерский учет в соответствии с ПБУ (положение по бухгалтерскому учету).

При выборе оптимального типового программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании следует выделить специфические разделы учета, которые могут потребовать дополнительного согласования и доработки при внедрении системы. Такие как: сложный учет и распределение затрат, экспортные операции, сложный учет НДС, отраслевая специфика…

Система должна быть интуитивно понятно пользователю, владеющему предметной областью. Специализированные методические материалы позволяют самостоятельно изучить нюансы работы с новой программой, а также найти ответы на вопросы, возникающие при работе с программой, особенно на этапе запуска.

Говоря о любой системе, одним из самых важных аспектов является сервис и техподдержка программного комплекса. Причем стоит разделять сервис, необходимый при старте системы и работы по поддержке, необходимые пользователям в процессе эксплуатации программы.Нельзя пропустить наличие и качество предлагаемого обучения работе пользователей с системой. Причем большинство поставщиков бухгалтерского программного обеспечения обладают собственными учебными центрами, а некоторые из них предлагают бесплатное прохождение курса при установке программного продукта. В большинстве случаев такое ознакомление с системой происходит в специализированных учебных классах партнера. В связи с увеличивающейся сложностью бухгалтерских программ желательно прохождение полноценного курса обучения в учебном центре, что существенно снизит время на дальнейшее освоение системы. В очень редких случаях достаточно 2-3 часа общения со специалистом для освоения программы. При запуске больших проектов по ведению бухгалтерского учета может быть целесообразно проведение обучения на территории заказчика, что снизит временные издержки персонала. В последнее время многие руководители компаний и главные бухгалтера уделяют особое внимание необходимости обучения персонала при запуске и эксплуатации бухгалтерских систем.

24. Классы бухгалтерских программ. Соответствие класса программы масштабу предприятии

25. Информационно технологическая структура ИС: «Файл-сервер» и «Централизованная обработка данных на локальном компьютере»

Централизованная обработка данных на локальном компьютере имеет следующие особенности:

на одном компьютере функционируют:

программные средства пользовательского интерфейса, обеспечивающие интерактивный режим работы пользователя;

программные средства приложений, выполняющие содержательную обработку данных;

БД.

развитие ИС ограничено:

техническими параметрами центрального компьютера: объем оперативной памяти, объем дисковой памяти для БД, надежность работы компьютера и программного обеспечения;

производительностью центрального компьютера, влияющей на своевременность обработки всех приложений.

ИС с распределенной обработкой данных типа "файл--сервер" использует компьютерные сети, как правило, локального типа. Компьютеры в сети делятся на рабочие станции и серверы. На рабочей станции установлены программные средства пользовательского интерфейса, программные средства приложений, выполняющие содержательную обработку данных. На файловом сервере находится БД.

Достоинство архитектуры "файл--сервер" -- обеспечение высокого уровня защиты данных от несанкционированного доступа. Недостатки архитектуры "файл-- сервер":

обмен на уровне файлов, доступ к которым в режиме корректировки блокируется для других пользователей;

перегрузка трафика сети;

высокие требования к техническому оснащению рабочих станций, на которых выполняется содержательная обработка данных.

26. Информационно технологическая структура ИС: «Двухуровневый клиент-сервер» и «Многоуровневый клиент-сервер»

"Двухуровневый клиент--сервер" предполагает, что на сервере находится БД под управлением СУБД в архитектуре "клиент--сервер".

Все рабочие станции (клиенты) посылают запросы на данные к серверу, который осуществляет извлечение и предварительную обработку данных. Единицей обмена по сети является запрос и релевантная запросу выборка данных из БД. Существенно уменьшается трафик сети, снимаются ограничения на доступность данных БД различным приложениям.

"Клиентская" часть приложений становится несколько облегченной, но в больших ИС со сложной логикой обработки данных возникает проблема "толстого" клиента. Рабочая станция должна иметь достаточно высокие технические параметры для выполнения сложных приложений. Недостатком архитектуры является наличие очень высоких требований к техническому комплексу сервера БД, который становится центральным звеном всей ИС и определяет ее надежность.

На рабочей станции установлены только программные средства, поддерживающие интерфейс с БД. На сервере БД находятся БД под управлением СУБД, архитектура сети -- "клиент--сервер". В архитектуре ИС выделен сервер приложений, на котором находятся программные средства общего пользования. Эти серверы выполняют всю содержательную обработку данных.

В отличие от двухуровневой архитектуры, данная архитектура обеспечивает эффективное использование приложений общего пользования многими клиентами. Клиенты преобразуются в "тонких" клиентов, при этом снижаются требования к оборудованию рабочих станций. Если серверов приложений и БД в сети несколько, архитектура ИС становится многоуровневой клиент--серверной архитектурой. Наличие самостоятельных уровней в информационно-технологической архитектуре ИС дает возможность варьировать аппаратными и программными средствами: выбирать операционные системы, СУБД, интерфейсы конечных пользователей, типы серверов и рабочих станций.

27. Обзор систем автоматизации бухгалтерского учета. Сравнительный аналих бухгалтерских программ

28. Компьютерная система бухгалтерского учета на базе «1С: Предприятие». Типовая конфигурация программы

Система программ «1С:Предприятие» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимися современными предприятиями.

«1С:Предприятие» представляет собой систему прикладных решений, построенных по единым принципам и на единой технологической платформе. Руководитель может выбрать решение, которое соответствует актуальным потребностям предприятия и будет в дальнейшем развиваться по мере роста предприятия или расширения задач автоматизации.

Задачи учета и управления могут существенно отличаться в зависимости от рода деятельности предприятия, отрасли, специфики продукции или оказываемых услуг, размера и структуры предприятия, требуемого уровня автоматизации. Трудно себе представить одну программу, предназначенную для массового использования и удовлетворяющую при этом потребностям большинства предприятий. При этом руководителю, с одной стороны, необходимо решение, соответствующее специфике именно его предприятия, но, с другой стороны, он понимает преимущества применения массового проверенного продукта. Сочетание этих потребностей и обеспечивает «1С:Предприятие» как система программ.

Типовые конфигурации.

Программные продукты системы «1С:Предприятие» поставляются с типовыми конфигурациями. Типовые конфигурации реализуют наиболее общие схемы учета и могут использоваться в большинстве организаций.

Изменение конфигураций

Программные продукты системы «1С:Предприятие» могут быть адаптированы к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит Конфигуратор, который обеспечивает:

настройку системы на различные виды учета;

реализацию любой методологии учета;

организацию любых справочников и документов произвольной структуры;

настройку внешнего вида форм ввода информации;

настройку поведения и алгоритмов работы системы в различных ситуациях с помощью встроенного объектно-ориентированного языка;

широкие оформительские возможности создания печатных форм документов и отчетов с использованием различных шрифтов, рамок, цветов, рисунков;

возможность наглядного представления информации в виде диаграмм;

быстрое изменение конфигурации с помощью «конструкторов».

Программные продукты системы «1С:Предприятие» содержат разнообразные средства для связи с другими программами и аппаратными средствами.

29. Основные термины и понятия, используемые программой «1С: Предприятие»

Понятие «метаданные». Основу концепции системы 1С:Предприятие составляет понятие метаданные. Однако прежде чем дать расшифровку этого понятия, введем понятие объекта метаданных.

Объект метаданных. Под объектом метаданных в системе 1С:Прсдприятие понимается формальное описание группы понятий предметной области со сходными характеристиками и одинаковым предназначением.

Как правило, объекты метаданных типа «Справочник» являются компьютерными аналогами реально существующих на предприятии справочников, например, справочника сотрудников или номенклатуры товаров, хотя могут использоваться и для организации списков, не имеющих явных физических аналогов.

Реализованный в системе 1С:Предприятис при помощи объекта метаданных компьютерный аналог конкретного понятия предметной области будем называть объектом данных.

Свойства объекта метаданных. Каждый объект метаданных обладает уникальным набором свойств. Этот набор описан на уровне системы и не может быть изменен в процессе настройки конфигурации задачи. Набор свойств объекта метаданных определяется, в основном, его назначением в системе 1С:Предприятие.

Главным свойством любого объекта метаданных является идентификатор -- краткое наименование объекта метаданных. При создании нового объекта метаданных ему автоматически присваивается условный идентификатор, состоящий из слова «Новый» и цифры. Этот идентификатор можно изменить в процессе редактирования свойств объекта метаданных, при этом система отслеживает уникальность идентификаторов. Однако идентификатор не может быть удален без удаления самого объекта метаданных.

Некоторые свойства из всего набора свойств, присущих объекту метаданных, доступны для редактирования и могут быть так или иначе изменены в процессе конфигурирования системы 1С:Предприятие. Характер изменений и их пределы также задаются на уровне системы. Целенаправленным изменением свойств объекта метаданных специалист, осуществляющий конфигурирование системы, может добиться требуемого поведения объекта при работе системы. Однако такие изменения не затрагивают сущности объекта и не позволяют добиться от него действий, не свойственных объектам данного типа.

Приведем такой пример.

Объект метаданных «Константа» в системе 1С:Предприятие предназначен для хранения информации, которая не изменяется во времени или изменяется очень редко. Простым примером константы может служить название предприятия: оно, как правило, не меняется о процессе деятельности предприятия.

Константа обладает следующим набором редактируемых свойств:

идентификатор -- «имя» константы;

комментарий;

тип значения;

длина значения;

точность значения (для числовых констант);

периодичность.

Еще 2 свойства -- «автоматическая проверка на неотрицательность при вводе значения в константу» и «разделение триад цифр при показе числовой константы» -- носят, скорее, вспомогательный характер и не оказывают существенного влияния на поведение константы.

Способность сохранять и возвращать значение -- неотъемлемая особенность любой константы в системе 1С:Предприятие. Никакое редактирование свойств константы на эту способность не влияет.

Форма объекта метаданных. Большинство объектов метаданных в системе 1С:Предприятие могут иметь визуальное представление. В самом общем случае визуальное представление состоит из следующих частей:

экранный диалог, используемый для ввода и редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных;

печатная форма объекта метаданных (печатных форм может быть несколько);

модуль формы -- программа на встроенном языке системы 1С:Предириятие.

Объекты метаданных в системе 1С:предприятие могут быть как независимыми, так и подчиняться друг другу.