Работа в PowerPoint

Работа в PowerPoint

1. Выбор автомакета слайда. Структура как средство планирования и организации презентации

Пустая презентация

Если выбран переключатель Пустая презентация, то программа предложит несколько автомакетов, один из которых следует выбрать. Автомакет представляет собой предварительно оформленные электронные шаблоны слайда, текстовые или графические поля которого необходимо заполнить собственным содержанием. Название макета говорит о его назначении.

После выбора макета слайда он будет находиться в обычном режиме. В обычном режиме отображаются три области: область структуры, область слайда и область заметок. Область структуры - это область служит для организации и развертывания содержимого презентации. В этой области презентация отображается в виде структуры, уровни и подуровни которой образованы соответственно заголовками и подзаголовками слайдов.

Область слайда - отображается текст текущего слайда с учетом форматирования. Область заметок - область служит для добавления заметок докладчика или сведений для аудитории. Заметка - это текстовая информация, относящаяся к текущему слайду. Во время просмотра слайда заметки не видны, но они могут быть распечатаны в виде тезисов.

Презентацию можно начать с создания структуры. Существуют три варианта создания структуры презентации в PowerPoint. Можно напечатать текст структуры в виде многоуровневого списка, воспользоваться для создания презентации мастером автосодержания или же импортировать структуру, созданную в другом приложении, например, в Microsoft Word. Чтобы создать структуру в PowerPoint, необходимо вызвать панель «Структура», используя меню «Вид» - «Панели инструментов» - «Структура». В области структуры, вводя текст, можно создать структуру высшего уровня. Для создания нижних уровней структуры вводится текст подзаголовка ниже заголовка слайда. После ввода текста щелкнем на кнопке «Понизить уровень» на панели инструментов «Структура», в результате этого заголовок преобразуется в подзаголовок, который располагается на том же слайде ниже уровня заголовка. Чтобы опуститься на уровень выше, надо выделить заголовок и еще щелкнуть на кнопке «Повысить уровень».

Для создания презентации или добавления слайдов к уже существующей презентации можно использовать текст, созданный в других приложениях, например Microsoft Word. При импорте документа Word используется структура стилей документа. PowerPoint преобразует текст стиля Заголовок 1 в заголовки слайда, текст, выделенный стилем Заголовок 2, - в первый уровень текста и т.д. Чтобы импортировать структуру необходимо выбрать в меню «Файл» команду «Открыть». В раскрывающем списке «Типы файла» диалогового окна «Открытие документа» выбрать «Все структуры». Дважды щелкнув по пиктограмме документа, который необходим, и импортированный документ появляется в области структуры PowerPoint.

Во время работы над созданием презентации область структуры позволяет изменять порядок и содержание слайдов. Чтобы изменить порядок слайдов, необходимо выделить слайд и перетащить его на другое место. Чтобы изменить расположение документов, которые находятся рядом друг с другом, необходимо воспользоваться стрелками Верх и Вниз. Выделив текст и щелкая на этих кнопках, можно перемещать его на одну строку вверх или вниз, не изменяя структуры презентации. Можно скрыть подзаголовки отдельных слайдов и текстовую часть структуры. Чтобы в выделенном тексте скрыть все, кроме основных заголовков, необходимо использовать кнопки Свернуть и Развернуть, чтобы сделать это для всей программы, используют кнопки Свернуть все и Развернуть все.

Ввод и форматирование текста презентации

Существуют два способа ввода текста в области слайда: выбрать соответствующий автомакет, включающий в себя текстовое поле, или вставить надпись в существующий слайд.

Для ввода текста при использовании автомакета необходимо выбрать из меню «Файл» команду «Создать», затем указать в диалоговом окне «Создать презентацию» «Новая презентация», выбрать соответствующий автомакет. Это окно также при выборе команд «Вставка» - «Новый слайд» или при выборе команды «Формат» - «Разметка слайда» для открытого уже существующего слайда. Выберите автомакет, содержащий текстовые поля. Появится электронный шаблон нового слайда с соответствующими полями для ввода текста. Щелкнув внутри текстового поля-заполнителя, надпись «Заголовок слайда» исчезнет, а вместо нее появится стандартное текстовое поле, в которое вводится необходимый текст. Щелкнув после ввода текста вне текстового поля, снимем с него выделение.

Если текст уже существует, то есть несколько способов импортирования текста. Скопировать и вставить уже существующий текст можно, используя буфер обмена. Можно импортировать файл непосредственно в PowerPoint. Для этого надо выбрать команду «Вставка» - «Объект». В диалоговом окне «Вставка объекта» выбрать переключатель «Создать из файла». Щелкнув по кнопке «Обзор», можно найти и указать файл из текстового документа, который будет вставлен в презентацию. Когда импортированный текст находится в стандартном текстовом поле PowerPoint, его редактировать нельзя. Текст имеет форму оригинала, для его редактирования необходимо обратиться к средствам исходного приложения (дважды щелкнуть по импортированному текстовому фрагменту).

Форматирование текста можно выполнять либо в области слайда, либо в области структуры презентации. При форматировании текста в области структуры необходимо щелкнуть на кнопке «Отобразить форматирование». При этом текст слайда будет выглядеть так же, как на конечной стадии работы над презентацией. Для форматирования текста можно менять шрифт и его размеры, начертание и эффекты, выравнивать текст, изменять его цвет, изменять интервал между абзацами, изменять маркеры в маркированном списке. Можно использовать объекты Word Art для вставки текстовых объектов в слайды презентации.

Диаграммы и таблицы

Диаграммы можно создавать в PowerPoint. Для этого при создании нового слайда надо выбрать автомакет с диаграммой, например, «Текст и Диаграмма», «Диаграмма и Текст» или «Диаграмма». Дважды щелкнув внутри поля диаграммы, появится таблица данных и образец диаграммы. Можно использовать команду «Диаграмма» из меню «Вставка». PowerPoint открывает специальную программу Microsoft Graph, которая используется для создания диаграмм также и другими приложениями Microsoft Office, поэтому создание диаграммы аналогично. Элементы диаграммы, - например, числовые данные, тип диаграммы или различные параметры оформления, - могут быть изменены на любой стадии работы. Можно изменить не только размер или расположение диаграммы, но и параметры ее отдельных элементов. Один из способов форматирования состоит в выделении нужного элемента и последующем поиске соответствующего диалогового окна. При перемещении курсора мыши по полю диаграммы появляются желтые прямоугольники раскрывающихся подсказок, которые показывают элемент, который будет выделен при щелчке мышью на этом месте: легенда, стены, область построения диаграммы и т.д.

Таблицы используются для отображения числовых и текстовых данных в организационной, удобной для понимания форме. Создание таблицы в PowerPoint почти ничем не отличается от подобных действий в Microsoft Word. Таблицы Word и рабочие листы Excel обладают большими возможностями. Можно их импортировать в PowerPoint разными способами.

Использование шаблонов и мастеров

Одним из способов создания презентации является мастер автосодержания, который на основе данных создает презентацию требуемого содержания и дизайна. В первом вводном окне, где мастер автосодержания предлагает замысел и структуру будущей презентации, щелкните на кнопе «Далее», чтобы открыть первое из трех окон, используемых для ввода необходимых данных:

Вид презентации - предлагает ознакомиться со всеми предлагаемыми образцами презентаций.

Стиль презентации - предлагает способ вывода презентации: презентация на экране, презентация в Internet, черно-белые, цветные или прозрачные.

Параметры презентации - необходимо ввести заголовок презентации, текст нижнего колонтитула, который будет отображен на каждом слайде, а также необходимо указать следует ли отображать в колонтитуле дату последнего изменения и номер слайда.

Мастер автосодержания создаст презентацию заданного типа, содержащую типичные для подобной презентации слайды. Каждый слайд имеет определенную структуру и содержание, соответствующее тематике презентации. Содержание слайдов можно при необходимости изменить в соответствии с собственными потребностями. На этом этапе презентация готова к внесению изменений. Автомакеты можно использовать не только для вставки новых слайдов, но и для изменения разметки уже существующих. Для этого в обычном режиме откройте слайд, который необходимо изменить, и выберите команду «Разметка слайда» из меню «Формат».

Поддерживать постоянный стиль при создании презентации станет проще, если правильно использовать один из четырех образцов PowerPoint: образец слайдов, образец заголовков, образец выдач, образец заметок. Образец слайдов позволяет установить текстовые характеристики презентации, например, гарнитуру, размер и цвет шрифта, а также цвет фона или графических символов, указать на применение специальных эффектов, таких, как тень текста или маркированный список, которые будут по умолчанию применяться ко всем слайдам презентации. Использование образца слайдов означает также следующее: если необходимо изменить, например, стиль заголовков всех слайдов презентации, нет необходимости изменять стиль каждого из них. Следует сделать необходимые изменения в образце слайдов, и заголовки всех слайдов будут изменены. Образец слайда можно использовать для вставки текстового или графического объекта, которые должны появляться на каждом слайде презентации. Типичным примером может быть логотип компании. Чтобы открыть образец слайда надо выбрать команду «Образец» - «Образец слайда» из меню «Вид». Форматирование происходит следующим образом:

Щелкнуть внутри текстового поля, текст которого будет форматироваться.

Выделите соответствующий фрагмент текста.

Форматирование текста в образце слайдов происходит по тем же правилам, сто и для обычного текста.

Вставьте графический объект, который будет присутствовать во всех слайдах презентации.

Чтобы вставить соответствующую надпись в образец слайда, надо выбрать команду «Вставка» - «Надпись».

После внесения всех необходимых изменений в образец слайда, щелкните по кнопке «Закрыть».

Образец заголовка - частный случай образца слайда и применим только к тем слайдам презентации, которые созданы на основе автомакета «Титульный слайд». Чтобы обратиться к образцу заголовка, вначале надо выбрать команду «Вид» - «Образец» - «Образец слайда», а потом «Вставка» - «Создать образец заголовков». Отредактируйте текст основного заголовка и подзаголовков слайда.

Образец выдачи позволяет провести предварительное форматирование выдачи, а не слайда. Выдачи помогают следить за текстом презентации. Образец выдачи может содержать изображение слайдов, а также любую дополнительную информацию, которую докладчик намерен изложить.

Образец заметок работает так же, как и описанные выше образцы, он позволяет изменять заданные по умолчанию параметры текста, введенного в области заметок, перемещать и изменять размер миниатюрных изображений слайдов, появляющихся на странице заметок, добавлять графические объекты, указывать способ заливки, выбирать узор или текстуру фона.

Изменение цветовой схемы и фона

Каждый образец включает в себя ряд готовых цветовых схем, одну из которых можно выбрать, но можно создать и собственную. Можно открыть какой-либо образец, цветовую схему которого требуется изменить, затем откройте меню «Формат». Появятся три следующие параметра:

Разметка образца - это диалоговое окно позволяет активизировать или дезактивизировать стандартные текстовые поля образца: «Заголовок», «Текст», «Дата», «Номер слайда», «Нижний колонтитул».

Цветовая схема - позволяет выбрать одну из цветовых схем PowerPoint.

Фон - позволяет выбрать фон для образца.

Использование шаблонов оформления

Шаблоны оформления - это предварительно сформированные образцы слайдов, предлагаемые PowerPoint. При первом запуске PowerPoint появляется окно, в котором предлагаются различные варианты создания презентации. Также к шаблонам оформления можно обратиться следующим образом: «Файл» - «Создать» - «Создать презентацию» и выбрать вкладку «Шаблоны оформления». Для редактирования шаблонов оформления откройте образец слайдов и измените его по вкусу. Еще одно важное свойство шаблонов - возможность их применение к уже существующим презентациям. Для этого используют команду «Формат» - «Применить шаблон оформления» и выбирают нужный из списка шаблонов.

Использование графики и специальных эффектов

Мультимедийные объекты (рисунки, анимация, фильмы и звук) могут заметно оживить презентацию.

Вставить изображения можно из «Коллекции клипов» или собственный рисунок. При вставке изображения или выделении уже существующего рисунка автоматически отображается панель инструментов «Настройка изображения». Эта панель необходима для редактирования изображения.

Использование встроенной анимации

Существуют различные способы настройки анимационных эффектов. Для настройки параметров анимации переключитесь в обычный режим и выполните следующие действия:

Скомпонуйте на слайде все объекты, подлежащие анимации.

Выбрать команду «Показ слайдов» - «Настройка анимации».

Диалоговое окно включает в себе четыре вкладки: Порядок и время, Видоизменение, Видоизменение в диаграмме, Настройка мультимедиа.

Порядок и время - представленные на вкладке параметры позволяют изменить последовательность появления анимированных объектов на экране. Для этого выделите объект и щелкните по кнопке со стрелкой верх или вниз. В соответствии с этим изменится и положение объекта в списке. Кроме этого, можно установить, будут ли происходить автоматически через определенное время или же по щелчку. Чтобы события происходили одно за другим без задержки, установите переключатель «Автоматически», оставив без изменений установленное время - 00:00.

Видоизменение - содержит три группы параметров. В первой группе устанавливают появление анимированного объекта на экране - используемый эффект, направление движения и звуковое сопровождение происходящего события. Параметры группы, расположенной ниже, охватывают события, происходящие после анимации. Например, после появления надписи, цвет текста изменяется или надпись полностью исчезает. Очень часто это свойство используется для анимации маркированного списка, предыдущие строки которого постепенно светлеют и почти исчезают. Также анимированный объект может быть спрятан после анимации или по щелчку мыши. Параметры, расположенные в правой части окна, управляют анимационным текстом. Текст может появляться на экране сразу, по буквам или по словам. Параметры этой группы часто используются для отображения маркированного списка на экране. Например, многоуровневый маркированный список может быть отображен сразу целыми абзацами определенного уровня. Для этого установите флажок «По абзацам».

Видоизменение в диаграмме - первая группа позволяет определить порядок вывода элементов диаграммы на экран. Элементы могут быть отражены сразу все вместе, по сериям, по категориям, по элементам серий или категорий. Кроме этого, есть возможность анимировать сетку и легенду диаграммы.

Настройка мультимедиа - параметры этой вкладки активны только при выборе фильмов или звуковых файлов, вставленных в слайд, в списке анимированных объектов слайда.

После установки требуемых параметров в диалоговом окне выберите команду «Показ слайдов» - «Начать показ».

Настройка параметров показа слайдов

По умолчанию во время показа слайдов смена слайдов происходит в ручном режиме. Можно подготовить презентацию и для автоматического показа. После завершения показа слайдов автоматическая презентация запускается повторно. Можно установить определенное время показа для каждого слайда. Настройка параметров показа слайдов производится с помощью команды «Показ слайдов» - «Настройка презентации». Существуют три типа показа слайдов:

Управляемый докладчиком. Смена слайдов происходит вручную от предыдущего слайда к следующему.

Управляемый пользователем. Это презентация, показанная не на полном экране, а в окне персонального компьютера. Доступен ограниченный набор команд, позволяющий пользователю упростить просмотр отдельных слайдов.

Автоматический. Такой способ показа слайдов защищает презентацию от возможных изменений со стороны пользователей. Пользователи могут только переходить к нужным слайдам. После завершения показа слайдов автоматически презентация запускается повторно.