1) з меню File позначити опцiю Open Database(Відкрити базу даних) (на екранi формується дiалоговий блок Open Database).

2) позначити у списковому блоцi iм'я потрiбної бази даних та натиснути кнопкою мишi на прямокутнику "ОК" (Access формує вiкно бази даних).

Вiкно бази даних: Коли вiдкрита база даних, Access формує вiкно бази даних. За допомогою цього вiкна можливо створювати та керувати об'єктами бази даних. Вiкно бази складається з наступних компонент :

1. Пiктограм, що позначають типи об'єктiв та забезпечують перехiд до визначеного типу об'єктiв бази даних.

2. Вiкно бази даних.

3. Кнопки команд, якi дозволяють редагувати таблиці бази даних. Крiм того, над вiкном бази даних розташованi:

1) горизонтальна смуга меню (Menu Bar), що мiстить команди для створення та керування об'єктами бази даних;

2) інструментальна смуга (Tool Bar), що вмiщує пiктограми, якi забезпечують ефективне та швидке виконання операцiй та надання допомоги для виконання поточних операцiй. Коли створюються об'єкти чи вiдкривається нове вікно, Access змінює Menu Bar i Tool Bar таким чином, аби вони вмiщували меню та пiктограми, що дозволяють працювати з поточним об'єктом.

Завершення роботи з Access: аналогічне завершенню роботи з будь-якою програмою Windows : із меню File (Файл) потрібно обрати опцiю Exit (Вихід).

Предметна область - частина реального світу, властивості та склад якої відтворюватимуться.

Створення нової бази даних: Коли створюється нова база даних, формується словник предметної області. Але слід зазначити, що в розглядуваній СКБД база даних - один файл, що вмiщує таблицi, запити та iншу iнформацiю, що є у базi даних. Для створення БД є необхiдними наступні кроки:

. з меню File(Файл) обрати опцiю New Database(Нова база даних). На цей запит Access формує вiдповiдне вікно.

. обрати iм'я майбутньої БД.

. підтвердити введену інформацію, натиснувши лiвою кнопкою мишi на ОК(буде створена порожня база даних).

Створення та збереження таблиць:

Якщо об'єм таблиці достатньо великий, то пошук необхідних даних за допомогою навігаційних засобів може затягнутися. Але якщо зміст поля відомий, то його можна розшукати використовуючи функцію пошуку. При цьому Access перевірить всю таблицю на наявність в ній полів, задовольняючих критеріям пошуку.

За допомогою активізації команди Find (Знайти) з меню Edit (Правка) викликається діалогове вікно пошуку. Тієї ж цілі можна досягти, натиснувши функціональну клавішу [F7].

Для організації пошуку в діалоговому вікні пошуку, в полі Find What (Знайти що) потрібно задати об'єкт пошуку (зміст поля). Якщо ж активізувати опцію Match Case (з урахуванням реєстру символів) то будуть знайдені тільки ті поля, зміст яких та спосіб його написання відповідає об'єкту пошуку.

Зв'язування таблиць: Для встановлення зв'язку між таблицями у вікні БД необхідно обрати команду “Зв'язки” з під меню “Інструменти”. Відкриється відповідне вікно, у якому будуть представлені таблиці даних із вказівкою їх зв'язків. Для додавання нової таблиці до схеми необхідно обрати потрібні таблиці та запити, що підтримується зручним інтерфейсом МS Access. При створенні зв'язку за допомогою миші слід перетягнути поле, яке слід застосувати для встановлення зв'язку (зазвичай, це ключове поле, виділене напівжирним курсивом), із списку полів головної таблиці на відповідне поле підпорядкованої таблиці. Надалі слід обрати параметри відношення між таблицями. Наприклад, відношення типу One-To-Many (Один до багатьох) означає, що одному запису головної таблиці можуть бути поставлені у відповідність декілька записів зв'язаної або підпорядкованої таблиці. Встановлений зв'язок відображається на схемі лінією, що поєднує зв'язані поля із списку таблиць.

Відношення між таблицими можна оголосити при наявності у звязуваних таблицях однакових полів. Саме через ці поля і здійснюватиметься звязок.

Запити.

Запит - це дiя користувача, пов'язана з пошуком, перетворенням, обчисленням, яка виконується над базами даних, з якими працює користувач, при вирiшеннi прикладної задачi. Іншими словами запит являє собою селекцію (фільтрацію) записів за відповідним критерієм. Рiзноманiтнiсть запитiв дуже велика. Наприклад, мова може йти, скажімо, про пошук усіх клієнтів, що проживають у Житомирі, або, приміром, потрібно виокремити інформацію про торгові операції фірми за останній квартал. Результатом обробки програмою Ms Accessподібних запитів будуть окремі таблиці - послідовності записів, що називаються Dynaset (динамічний, тимчасовий набір даних). У такій таблиці будуть зосереджені такі записи основної таблиці, записи якої задовольнятимуть критерію запиту.

При фiльтрацiї видiляються лише запити ( форми ), у яких виконуються умови, заданi користувачем. Поширений випадок, коли користувач заповнює форму для запиту (пошуку). Наприклад, у виглядi таких рядкiв:

Рiк вступу ------- 1997

Спеціальність ---- фінанси і кредит

Пошук дає усi форми для cтудентів, що мають рік вступу - 1997, з відповідною спеціальністю - фінанси і кредит. Можливий й запит, коли створюється нова база. У цьому запитi позначають стовпчик з двох, або бiльше баз, з яких робиться нова база.

Типи запитів: простий вибірковий, перехресний запит, параметричний запит, запит дії(додавання, вилучення, створення таблиці).

Створення запитiв.

Для створення запитiв потрібно вiдкрити нове вiкно запитiв. Для цього потрібно:

1. У вiкнi бази даних ( Database ) натиснути кнопкою мишi на пiктограмi Query.

2. Позначити клавiшу New ( Новий ), щоб створити новий запит. Пiсля цього на екранi формується дiалоговий блок Add Tablе.

3. Пiсля цього позначте назви таблиць та запитiв, що будуть використовуватися у запитi ( вказуючи назву та натискуючи Add ), а потiм закрийте це вiкно ( натискуючи Close ). Можливе каскадування запитiв, при якому другий запит виконує дiї над тiєю частиною бази, яка створена пiсля виконання першого запиту. Крім того, можна створити нову форму пiсля виконання першого запиту. Наприклад, залишаються лише поля, для яких виконанi певнi умови. Access має гнучкi i досить потужнi засоби побудови графiчних зображень у виглядi рiзноманiтних дiаграм. Дiаграми будуються при виконаннi запитiв.

Робота з вікном запиту.

Форма - бланк, що підлягає заповненню інформацією, або маска, що накладається на набір даних. Для тих, хто намагається працювати з таблицями більш комфортно та допускаю до роботи над власною базою даних сторонніх користувачів, є сенс ознайомитися із застосуванням форм як складових об'єктів буд-якої бази даних. Форма може бути гарантією збереження бази від дії некваліфікованих користувачів, та, по-друге, значно полегшує введення нової інформації у таблиці бази даних.

У Access в роздiлi FORM WIZARD (Майстер для створення форм) пiдготовлений досить широкий набiр форм та операцiй з цими формами. Користувачевi надана можливiсть автоматично створювати та редагувати форми, вводити новi назви полiв i, таким чином, дуже швидко створювати форми для своїх задач . Щоб створити форму при використаннi Form Wizard , потрібно:

1. Натиснути кнопкою мишi у вiкнi Database на пiктограмi Form (Форми), тоді Access вiдобразить перелiк форм , якi є.

Позначити з набору пiктограму New. Access сформує дiалоговий блок New Form.

3. Перелiку Select A Table/Query видiлити пiдкреслюванням таблицю чи запит.

4. Позначте клавiшу Form Wizward (Access виводить на екран дiалоговий блок Form Wizard ).

Зробiть дiї у дiалоговому блоцi , якi необхiднi:

- видiлити oдин (Single) стовпчик у Form Wizard.

- додати всi поля з вибраної форми.

- видiлити титул.

- позначити клавiшу Open.

Щоб створити форму без використання WIZARD , потрібно:

1. У вiкнi бази даних натиснути лiвою кнопкою мишi на пiктограмi Form (або позначити опцiю Form з меню New).

2. Позначити піктограму New (або позначити опцiю New з меню File i потiм опцiю Form з пiдменю). Пiсля цього Access сформує дiалоговий блок New Form.

3. З перелiку Select A Table/Query видiлити таблицю або запит.

4. Позначити клавiшу Blank Form (порожня форма).

Вiкно Form дозволяє виконувати чотири напрямки роботи:

1. Проектувати форми та iншу iнформацiю (Design View).

2. Працювати з формами.

3. Працювати з таблицями.

4. Працювати з iнформацiєю , яка буде друкуватись.

-При використаннi Design View створюють новi форми , або змiнюють структуру вже iснуючих форм. Використовують режим Form , щоб вводити, змiнювати та проглядати данi у формах. У цьому режимi є можливiсть перегляду усiх полів для одного запису одночасно. Використовують режим Datasheet (електроннi таблицi) для введення , змiн та для того, щоб проглянути данi у таблицях . У цьому режимi можливо проглянути одночасно декiлька записiв, а для позначеної бази побачити всi поля . Datasheet не дозволяє виводити малюнки чи об'єкти OLE. Четвертий режим є допомiжним . Вiн дозволяє проглянути те , що буде друкуватись.

Операції з елементами форм.

Для встановлення елементів форм та написів потрібно:

1. Пiсля створення елемента є можливiсть вставити його у будь-яке мiсце. Для вставлення такого елемента , як текстовий блок з iдентифiкатором потрiбно видiлити текстовий блок , а не iдентифiкатор.

2. З меню Edit позначити опцiю Cut чи Copy.

3. Видiлити секцiю , в яку Ви бажаєте вставити елемент форми i рамку навколо нього.

4. З меню Edit позначити опцiю Paste.

Щоб вилучити елемент форм та iнформацiю , що є у ньому , потрібно:

1. За допомогою вказiвника мишi видiлити один чи бiльше елементiв. Для вилучення такого елементу , як текстовий блок з iдентифiкатором , потрiбно видiлити текстовий блок , а не iдентифiкатор.

2. Натиснiть клавiшу Del чи позначте опцiю Delete з меню Edit.

Щоб приєднати iдентифiкатор до елементу форми , потрібно виконати такi дiї:

1. Натиснути у iнструментальнiй смузi на піктограмі текст.

2. Клацнiть на формi, де Ви бажаєте створити iдентифiкатор, а потiм введiть текст.

3.Натиснiть Enter , щоб видiлити iнформацiю у формi.

4. Позначте опцiю Cut з меню Edit.

5.Видiлiть елемент, до якого Ви бажаєте приєднати iдентифiкатор.

6.Позначте опцiю Paste з меню Edit.

У Access є засоби вирiвнювання елементiв чи їх пiдрiвнювання один вiдносно одного.

Перегляд форм.

Сторiнки та таблицi - це елементи звiтiв. Тому у Access iснують засоби перегляду iнформацiї. Зображення проглядаються таким чином:

- з вiкна Database, видно форму у специфiчному видi , що дає Default View.

- у режимi проектування форм (Design), або Form , Ви бачите дiйсну форму , яка буде друкуватися.

- з Database Ви бачите форму у виглядi електронної таблицi.

Щоб проглянути форму з вiкна бази даних , потрібно:

1. У вiкнi бази даних натиснути на клавiшу Form та виділити форму , що Ви бажаєте виводити (як це Ви бачите на малюнку).

2. Натиснути на пiктограмі Prnt Preview , що є у iнструментальнiй смузi.

Щоб проглянути форму з Design , клацнiть кнопкою мишi на пiктограмi Print Preview з iнструментальної смуги , що є на малюнку. Щоб закрити форму , потрібно в меню File позначити опцiю Close. Щоб переходити мiж сторiнками , потрібно використовувати клавiшу навігації. Надається можливiсть послiдовно продивлятись сторiнки чи вивести будь-яку сторiнку. Для цього потрібно:

1. Вiдкрити форму з Print Preview.

2. Натиснути на навiгацiйнiй смузi (дивись малюнок) , що є у нижньому лiвому кутi вiкна , або ввести у дiалоговому блоцi Page Number номер сторiнки. Access дозволяє:

1. Перемiщуватися вiд попереднього до наступного запису , у початок та кiнець за допомогою кнопок , що розташованi у нижнiй частинi. Також можна використовувати опцiю Go To з меню Records.

2. Перемикати таблиці/ форми за допомогою кнопок, що розташованi в iнструментальному меню.

3. Додати новий запис. Для цього потрібно виконати такi дiї:

- З меню Records вибрати опцiю Go To. З пiдменю ( що з'явилось на екранi ) видiлити опцiю New. Access вiдобразить порожню форму , розмiстить вказiвник у першому полi та надасть можливiсть введення iнформацiї. Для перемiщення вiд одного поля до iншого використивуйте клавiшу "Tab". Коли картка буде заповнена , Access автоматiчно збереже її та перейде до наступного запису. Якщо необхiдно зберiгти запис без виходу з нього , видiлить з меню File опцiю Save Record.

4. Для вiдмiни змiн у полi натиснiть кнопку Undo в iнструментальному меню:

Для збереження та закриття форм необхідно :

1. Позначити опцiю Save Form As... з меню File.

2. У блоцi Form Name ввести iм'я , якщо форма не має назви.

3. Натиснути кнопкою мишi на Ok.

Щоб закрити форму , потрібно з меню File позначити опцiю Close.

Орієнтація та друк форм