2

ЕВРОПЕЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФИНАНСОВ, ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ, МЕНЕДЖМЕНТА И БИЗНЕСА

/КРЫМСКИЙ ФИЛИАЛ/

Факультет экономики и менеджмента

Реферат

Табличный процессор Excel. Художественное оформление электронных таблиц

Симферополь

2008г

Содержание

1. Выравнивание в ячейках

1.1. Горизонтальное выравнивание

1.2. Вертикальное выравнивание

1.3. Распределение текста в несколько строк

1.4. Выравнивание по центру диапазона

1.5. Поворот содержимого ячеек

2. Установка границ ячеек

2.1. О границах

2.2. Установка границ с помощью панели инструментов Форматирование

2.3. Установка границ рисованием

2.4. Установка границ с помощью диалогового окна Формат ячеек

2.5. Удаление границ

3. Заливка ячеек

Выводы

Литература

1. Выравнивание в ячейках

1.1 Горизонтальное выравнивание

Программа Ехсе1 входит в пакет Microsoft Office для Windows и предназначена для подготовки и обработки элек-тронных таблиц под управлением Windows.

Выравнивание по краям ячейки. По умолчанию в ячейках устанавливается горизонтальное выравнивание по значению: для текста - по левому краю, а для чисел, дат и времени - по правому краю. Числа, для которых установлен числовой формат Текстовый, выравниваются по левому краю.

Выравнивание содержимого по краям ячейки производится кнопками По левому краю, По центру, По правому краю панели инструментов Форматирование (рис. 1).

Рис.1. Установка выравнивания по краям ячейки

Установка отступов. Кнопками Уменьшить отступ и Увеличить отступ панели инструментов Форматирование можно задавать отступы содержимого ячейки от края ячейки (рис. 2). Для ячеек, в которых установлено выравнивание по левому краю, отступы задаются от левого края ячейки. Для ячеек, в которых установлено выравнивание по правому краю, и отступы задаются от правого края. Каждое нажатие кнопки увеличивает или уменьшает величину отступа примерно на один символ стандартного шрифта.

Рис. 2. Установка отступов

Выравнивание по ширине. Выравнивание по ширине используют для выравнивания содержимого, чаще всего текста, одновременно по левому и правому краю ячейки. Выравнивание обеспечивается за счет изменения интервалов между словами.

Для выравнивания по ширине необходимо выполнить команду Формат/Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 3) в раскрывающемся списке по горизонтали можно выбрать требуемое выравнивание.

Рис. 3. Установка горизонтального выравнивания во вкладке "Выравнивание" диалогового окна "Формат ячеек"

В тех случаях, когда ширина ячейки (столбца) не позволяет поместить текст в одну строку, используют выравнивание по ширине или распределенный (отступ). При этом текст автоматически разбивается на строки. На рис. 4 показан текст до выравнивания (ячейка А1) и после выравнивания: по ширине - ячейка А2, распределенный - ячейка А3.

Рис. 4. Выравнивание по ширине ячейки (форматы "по ширине" и "распределенный")

При установке выравнивания по ширине или распределенный обычно автоматически устанавливается автоподбор строки по высоте. Если этого не произошло, высоту строки можно подобрать обычными способами.

1.2 Вертикальное выравнивание

В тех случаях, когда высота ячейки (строки) превышает размер шрифта, можно устанавливать вертикальное выравнивание содержимого в ячейке.

По умолчанию в ячейках устанавливается вертикальное выравнивание по нижнему краю.

Для изменения вертикального выравнивания необходимо выполнить команду Формат/Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 5) в раскрывающемся списке по вертикали можно выбрать требуемое выравнивание.

Рис. 5. Установка вертикального выравнивания во вкладке "Выравнивание" диалогового окна "Формат ячеек"

На рис. 6 приведены примеры различных способов вертикального выравнивания. Выравнивание по верхнему краю (столбец А), по центру (столбец В) и по нижнему краю (столбец С) можно применять для ячеек с любым количеством строк содержимого.

Рис. 6. Вертикальное выравнивание по верхнему краю, по центру, по нижнему краю

Выравнивание по высоте и распределенный позволяет выровнять содержимое одновременно по верхнему и нижнему краю ячейки. Такое выравнивание целесообразно устанавливать в тех случаях, когда ширина ячейки (столбца) не позволяет разместить содержимое в одну строку или содержимое отображается в несколько строк (рис. 7).

Рис. 7. Вертикальное выравнивание по высоте

1.3 Распределение текста в несколько строк

По умолчанию содержимое ячейки отображается в одну строку. В тех случаях, когда ширина ячейки (столбца) не позволяет поместить текст в одну строку, можно распределить текст в несколько строк в одной ячейке.

Для отображения нескольких строк текста внутри ячейки необходимо выполнить команду Формат/Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 8) следует установить флажок переносить по словам.

Рис. 8. Установка отображения нескольких строк текста внутри ячейки во вкладке "Выравнивание" диалогового окна "Формат ячеек"

При установке переносов по словам обычно автоматически устанавливается автоподбор строки по высоте. Если этого не произошло, высоту строки можно подобрать обычными способами.

Содержимое ячейки, для которой установлен перенос по словам, можно выравнивать по любому краю ячейки, например по левому, по центру или по правому.

Кроме того, для отображения текста в несколько строк можно использовать горизонтальное выравнивание по ширине или распределенный (см. рис. 4). Однако в этом случае нельзя устанавливать какие-либо другие способы горизонтального выравнивания.

1.4 Выравнивание по центру диапазона

Объединение ячеек. Для выравнивания содержимого одной ячейки по центру произвольного диапазона можно использовать кнопку Объединить и поместить в центре панели инструментов Стандартная. Для этого необходимо ввести данные в крайнюю левую верхнюю ячейку диапазона (рис. 9), затем выделить этот диапазон и нажать кнопку Объединить и поместить в центре панели инструментов Форматирование (рис. 10).

Рис. 9. Выделение ячеек перед объединением

Рис. 10. Выравнивание по центру произвольного диапазона

Следует отметить, что в объединенную ячейку помещаются только данные из левой верхней ячейки выделенного диапазона. Данные из других ячеек уничтожаются, о чем будет выведено соответствующее предупреждение (рис. 11).

Рис. 11. Предупреждение об уничтожении данных

Объединенная ячейка приобретает адрес крайней левой верхней ячейки объединяемого диапазона. Остальные ячейки объединенного диапазона пропадают.

Содержимое объединенной ячейки можно выравнивать по горизонтали и вертикали, поворачивать точно так же, как и содержимое обычной ячейки.

Следует отметить, что наличие на листе объединенных ячеек может привести к некоторым проблемам при выделении элементов листа, автозаполнении, сортировках и т. д. Для разделения объединенной ячейки следует ее выделить, а затем нажать кнопку Объединить и поместить в центре панели инструментов Стандартная.

Выравнивание по центру. Для выравнивания содержимого одной ячейки по центру диапазона нескольких смежных ячеек одной строки можно использовать горизонтальное выравнивание по центру выделения. Для этого необходимо ввести данные в крайнюю левую ячейку диапазона и выделить этот диапазон. Затем необходимо выполнить команду Формат/Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (см. рис. 3) в раскрывающемся списке по горизонтали можно выбрать выравнивание по центру выделения. Несмотря на то что текст отображается в центре диапазона, фактически он находится в крайней левой ячейке (рис. 12).

Рис. 12. Выравнивание по центру диапазона

Следует обратить внимание на то, что формат по центру выделения установлен для всего выделенного диапазона. При вводе каких-либо данных в любую ячейку этого диапазона они выровняются по центру диапазона, начиная с ячейки ввода этих данных.

1.5 Поворот содержимого ячеек

Данные в столбце часто занимают меньше места, чем нужно для наименования столбца. Чтобы не создавать неоправданно широкие столбцы, можно повернуть текст.

Для поворота содержимого следует выполнить команду Формат/Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек. Во вкладке Выравнивание диалогового окна Формат ячеек (рис. 13) в группе Ориентация можно выбрать способ поворота и требуемый угол.

Рис. 13. Установка ориентации содержимого ячейки во вкладке "Выравнивание" диалогового окна "Формат ячеек"

Содержимое ячейки можно повернуть на любой угол в пределах ± 90 градусов с точностью 1 градус. Для этого следует щелкнуть по метке нужного угла поворота в поле, где написано слово Надпись, или установить значение в счетчике градусов. Для изменения ориентации на вертикальную (буквы расположены "столбиком") следует щелкнуть в поле, где написано слово Текст. На рис. 14 приведены примеры использования поворота содержимого ячеек. В ячейках А1 и В1 содержимое повернуто на 45 градусов; в ячейке D1 - на 90 градусов; в ячейке С1 выбрана вертикальная ориентация.

Рис. 14. Варианты ориентации содержимого ячеек

Следует отметить, что параметры поворота могут быть недоступны при некоторых способах горизонтального выравнивания.

2. Установка границ ячеек

2.1 О границах

Бледно-серая сетка, отображаемая на листе, не всегда достаточно четко разделяет ячейки таблицы. Кроме того, сетка листа обычно не печатается в документе. Для удобства просмотра на листе и печати таблицы можно установить обрамление ячеек. Границы ячеек можно устанавливать различными способами. Независимо от способа установки границ следует обратить внимание на два обстоятельства (рис. 15). Граница по краю листа на экране не отображается. Для ячеек, оформленных с поворотом содержимого, вертикальная граница будет повернута на тот же угол.

Рис. 15. Отображение границ ячеек

2.2 Установка границ с помощью панели инструментов. Форматирование

Это самый простой и быстрый способ установки границ.

Для установки границ следует выделить на листе обрамляемые ячейки, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Границы панели инструментов Форматирование и в появившейся панели (рис. 16) выбрать тип устанавливаемых границ.

Рис. 16. Установка границ с использованием кнопки "Границы" панели инструментов "Форматирование"

Некоторые типы границ можно совмещать. Например, сначала выбрать тип все границы, а затем - толстая внешняя граница.

2.3 Установка границ рисованием

Чтобы воспользоваться этим способом, предварительно необходимо отобразить панель инструментов Граница. Для этого следует щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Границы панели инструментов Форматирование и в появившейся панели (см. рис. 16) выбрать команду Нарисовать границы. Панель инструментов Граница можно также отобразить и как обычную панель инструментов.

В панели Граница в раскрывающемся списке Вид линии можно выбрать линию для обрамления, а щелкнув по кнопке Цвет линии - цвет линии. Затем необходимо щелкнуть по стрелке кнопки Нарисовать границу и выбрать способ рисования границ (рис. 17).

Рис. 17. Выбор линии для обрамления и способа рисования границ

Способ Границы рисунка позволяет рисовать внешнюю границу обрамляемой области; Сетка по границе рисунка позволяет рисовать сплошную сетку.

Для рисования границ необходимо навести указатель мыши, который приобретает вид карандаша, на обрамляемые ячейки и провести по ним указатель при нажатой левой кнопке мыши (рис. 18).

Рис. 18. Рисование границы (сплошная сетка)

При удерживании нажатой клавиши клавиатуры Ctrl происходит временное переключение между режимом Граница рисунка и режимом Сетка по границе рисунка.

Выбирая в панели инструментов Граница различные типы и цвета линий, можно устанавливать различные границы в различных областях таблицы.

Для окончания установки обрамления необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc.

2.4 Установка границ с помощью диалогового окна Формат ячеек

Для установки границ необходимо выделить обрамляемые ячейки, выполнить команду Формат/Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек, после чего перейти во вкладку Граница диалогового окна Формат ячеек (рис. 19).

Рис. 19. Установка границ во вкладке "Граница" диалогового окна "Формат ячеек"

В списке тип линии следует выбрать тип линии, в раскрывающемся списке цвет - установить цвет линии обрамления, а затем, используя кнопки групп Все и Отдельные, установить требуемые границы.

Кнопка внешние устанавливает границу вокруг всей выделенной области. Кнопка внутренние устанавливает границы между ячейками выделенной области.

Кнопки группы Отдельные позволяют устанавливать границы не только вокруг выделенной области и между ячейками, а также диагональные границы. Чаще всего эта возможность используется при работе с одиночной ячейкой, так как в выделенном диапазоне диагональные линии будут установлены во всех ячейках.

2.5 Удаление границ

Границы можно удалять независимо от способа их установки.

Для удаления всех границ для диапазона ячеек проще всего выделить этот диапазон, а затем щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Границы панели инструментов Форматирование и в появившейся панели (см. рис. 16) выбрать тип Нет границы.

Для выборочного удаления границ удобно пользоваться кнопкой Стереть границу панели инструментов Граница. Следует нажать кнопку Стереть границу, после чего указатель мыши примет вид ластика. Далее при нажатой левой кнопке мыши следует обводить ячейки, для которых снимается обрамление (рис. 20).

Рис. 20. Удаление границ

Обычно удаляются все границы выделяемого диапазона: и внешние, и внутренние. При удерживании нажатой клавиши клавиатуры Ctrl можно удалять только внешние границы выделяемого диапазона.

Для окончания удаления границ необходимо нажать клавишу клавиатуры Esc.

3. Заливка ячеек

Заливка ячеек цветным фоном используется для разделения данных на листе. В этом случае устанавливают заливку всего столбца или всей строки листа. Можно выполнить заливку и отдельных ячеек.

Для установки цвета заливки ячеек в большинстве случаев достаточно раскрывающейся кнопки Цвет заливки панели инструментов Форматирование. Необходимо выделить заливаемые ячейки, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет заливки и выбрать цвет (рис. 21).

Рис. 21. Установка заливки ячеек

На фон заливки можно наложить различные штриховки. Для этого необходимо выделить обрамляемые ячейки, выполнить команду Формат/Ячейки или щелкнуть по выделенной области правой кнопкой мыши и выполнить команду контекстного меню Формат ячеек, после чего перейти во вкладку Вид диалогового окна Формат ячеек (рис. 22). Если ранее не был установлен цвет заливки, то его можно выбрать в палитре Цвет. Затем можно открыть список Узор и выбрать тип штриховки и ее цвет.

Рис. 22. Установка заливки с узором во вкладке "Вид" диалогового окна "Формат ячеек"

Следует отметить, что многие типы штриховок затрудняют просмотр данных в ячейках.. Для удаления заливки ячеек необходимо их выделить, щелкнуть по стрелке в правой части кнопки Цвет заливки панели инструментов Форматирование и выбрать Нет заливки (см. рис. 21).

Выводы

1. Программа Ехсе1 входит в пакет Microsoft Office для Windows и предназначена для подготовки и обработки элек-тронных таблиц под управлением Windows.

2. Существуют следующие операции по эстетическому оформлению таблиц: выравнивание текста и чисел в ячейках; установка границ в ячейках; заливка ячеек.

3. В данной контрольной работе были рассмотрены следующие виды выравнивания в ячейках: горизонтальное выравнивание, вертикальное выравнивание, распределение текста в несколько строк, выравнивание по центру диапазона, поворот содержимого ячеек.

4. Существуют следующие способы установления границ ячеек: установка границ с помощью панели инструментов «Форматирование», установка границ рисованием, установка границ с помощью диалогового окна «Формат ячеек».

5. Заливка ячеек цветным фоном используется для разделения данных на листе. В этом случае устанавливают заливку всего столбца или всей строки листа. Можно выполнить заливку и отдельных ячеек. На фон заливки можно наложить различные штриховки.

6. Все вышеперечисленные операции позволяют представить таблицы эстетичном и более доступном для понимания виде.

7.

Литература

1. Абдулазар Л. Методики применения Excel в бизнесе. - К.: Диалектика, 2006. - 458 с.

2. Бахонський О.В., Іванов Є.О., Карпенко С.Г., Рисцов І.К., Сіницький М. Є. Табличний процесор Microsoft Excel. - К.: МАУП, 2002. - 79 с.

3. Вальдрат О.Л., Чаповська Р.Б. Робота з Microsoft Excel 2000: Навч. посібник. - К.: ЦУЛ; Фітосоціоцентр, 2002. - 186 с.

4. Долженков В.А., Колесников Ю.В. Microsoft Excel 2002: Наиболее полное руководство. - СПб.: БХВ-Петербург, 2003. - 1053 с.

5. Колесников А., Матейко Р. Excel 2000. Русифицированная версия. - К.: BHV, 1999. - 495 с.

6. Маккормик Д. Секреты работы в Windows, Word, Excel: полное руководство для начинающих. - Х.: Книжный Клуб "Клуб Семейного Досуга", 2007. - 240 с.

7. Пушкарь А.И., Мокринский А.М., Золотарева И.А. Табличный процессор Excel и его применение в экономике: Учеб.пособие. - Х.: Издательство ХГЭУ, 2001. - 140 с.

8. Рычков В. Самоучитель Excel 2002: Русская версия. - СПб.: Питер, 2002. - 320 с.

9. Штайнер Г. Excel 2003: Справочник. - М.: Лаборатория Базовых Знаний, 2006. - 559 с.