Виды архивных справочников

Размещено на http://www.allbest.ru

Доклад на тему:

"Виды архивных справочников"

Выполнила:

студентка 3 курса СЭОИ

Гизатуллина Л.С.

Проверил:

проф. Горбунов В.С.

Содержание

Введение

1. Состав системы НСА

2. Виды справочников

Список использованных источников

Введение

Проблема классификации архивной документной информации - это стержневая проблема современной организации архивного информационного пространства. Поэтому в настоящее время ведётся работа по созданию отраслевого классификатора архивной документной информации. Работа по созданию научно-справочного аппарата к архивным документам представляет вид научного труда, направленный на обеспечение организации и лиц необходимой документной информацией.

Система научно-справочного аппарата к документам архива - комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Архивный справочник - справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и/или архивных документах. Все архивные справочники, описывающие документную информацию, делятся на обязательные и дополнительные. Обязательные справочники существуют во всех государственных архивах. К ним относятся архивные описи и архивные каталоги, обзоры документов и другие архивные справочники.

Дополнительные справочники создаются с учётом специфики документов архива, а также складываются исторически. К дополнительным справочникам относятся указатели, обзоры, тематические перечни, аннотированные каталоги.

Все виды справочников я и хотела рассмотреть в данной работе.

1. Состав системы НСА

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР - это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. СНСА создаётся для обеспечения сохранности и поиска архивных документов в целях эффективного использования содержащейся в них информации.

В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС - поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС - поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники - поиск документов по материалам конкретного фонда.

Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.

Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.

2. Виды справочников

архивный справочник каталог указатель

Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учёта дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.

Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие - в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по номерам описей.

Процесс составления описи складывается из:

· описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;

· систематизации карточек в соответствии со схемой (см. п. 1.3.4), их редактирования;

· оформления описи.

Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку.

Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.

Каталог - межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

Каталогизация архивных документов - это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.

Система каталогов. Совокупность различных взаимосвязанных и взаимодополняющих каталогов представляет собой систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталога, в соответствии с которой организуются их общая структура и основные подразделения, каталоги могут быть систематическими, предметно-тематическими или предметными. Основой системы является систематический каталог.

Основные требования к системе каталогов госархива следующие:

· соответствие принципов построения каталогов их целевому назначению;

· рациональная структура каталогов, обеспечивающая оптимальное разнообразие аспектов информационного поиска;

· исключение параллелизма в группировке информации в различных каталогах системы;

· исключение неоправданного дублирования и широкое применение отсылочных карточек и указателей.

Систематический каталог. В систематическом каталоге документная информация классифицирована по отраслям знаний и практической деятельности общества. Систематический каталог отражает связи между событиями и явлениями, содержит сведения по конкретным вопросам. Систематические каталоги строятся по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов.

Методические указания по применению схем содержат методику организации и проведения работ по созданию и ведению систематических каталогов. Архивы, хранящие документы досоветского и советского периодов, ведут два самостоятельных систематических каталога. Разграничительной датой для них является дата установления Советской власти на соответствующей территории.

Предметно-тематический каталог. В предметно-тематическом каталоге документная информация классифицируется внутри темы по предметному признаку.

Предметный каталог. В предметном каталоге документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (фактов, событий, географических наименований) и лиц. Дальнейшая систематизация осуществляется в логической или хронологической последовательности.

Именной каталог. В именном каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицирована по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами. Дальнейшая систематизация - в хронологической или иной, удобной для поиска информации последовательности.

При значительном объёме карточек они могут быть расположены по специальной схеме классификации. Круг лиц, сведения о которых подлежат включению в именной каталог, определяется каждым госархивом самостоятельно. Для архивов, хранящих документы советского и досоветского периодов, возможно создание общего именного каталога.

Географический каталог. В географическом каталоге (разновидность предметного) документная информация классифицируется по алфавиту географических и топографических наименований (названий стран, республик, краёв и областей, экономических районов, населенных пунктов, морей, рек и др.). В основу классификации может быть положено административно-территориальное деление. Систематизация внутри рубрик может быть хронологической или тематической.

Каталог по истории учреждений. Каталог по истории учреждений (разновидность предметно-тематического) - каталог сведений из архивных документов и опубликованных источников, в котором документная информация по истории развития учреждений классифицирована по отраслям, затем по конкретным учреждениям. Возможна непосредственная классификация учреждений по алфавиту их видовых названий независимо от отраслевой принадлежности. Состав учреждений, сведения о которых отражаются в каталоге, определяется соответствующим государственным архивом.

Каталог документов по личному составу. Каталог создаётся для выявления документов социально-правового характера (трудовой стаж, зарплата, образование и т.д.).

В каталоге информация классифицируется по строгому алфавиту фамилий. Карточки в каталоге документов по личному составу содержат: фамилию, имя, отчество и ссылку на дела, в которых имеются сведения об этом работнике.

Путеводитель - архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах архива. В него включаются сведения об основных фондах архива.

Видами путеводителя являются: путеводитель по архивам, путеводители по фондам архива, краткий справочник по фондам архива и тематический путеводитель по фондам архива.

Путеводитель по архивам - систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

Путеводитель по фондам архива - систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Краткий справочник - систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них.

Тематический путеводитель - систематизированный перечень характеристик документов, расположенных по тематической схеме.

Путеводитель, краткий справочник и тематический путеводитель могут создаваться по фондам всех государственных архивов СССР в целом, по фондам всех или нескольких архивов республики, края, области, по фондам отдельного государственного архива, по отдельному комплексу фондов государственного архива.

Указатель. В системе научно-справочного аппарата указатели, в том числе указатели к описям и документам фонда, могут быть самостоятельными архивными справочниками или элементом справочного аппарата к ним. Указатели, являющиеся самостоятельными архивными справочниками, составляются к описям (документам) одного фонда или их совокупности и, как правило, без просмотра дел. Указатель как элемент справочного аппарата к архивному справочнику составляется для ускорения поиска информации по аспектам, не совпадающим с группировкой основного текста справочника.

Указатели могут быть: предметными (общими и специальными), именными, географическими (как разновидности предметных), хронологическими и др.

По группировке понятий внутри указателя различаются алфавитные и систематические указатели. Алфавитное расположение понятий применяется для указателей, содержащих однородные понятия (фамилии, географические объекты и т.д.). В указателях, раскрывающих содержание дел, документов в отраслевом или тематическом плане, структура основной части строится в систематическом (логическом) порядке, а алфавитное расположение понятий выступает на последнем этапе систематизации.

Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определённой теме.

Выбор фонда или темы для составления обзора определяется задачами развития науки, техники, культуры, искусства на современном этапе, актуальностью избранной темы, научной ценностью документов фонда, степенью изученности фонда.

Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.

В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, список сокращений; для тематических обзоров - список фондов, информация о которых включена в обзор; в необходимых случаях - библиографический список.

Список использованных источников

1. Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебное пособие. - М., 1996.

2. Ларина В.Г. Система НСА государственных архивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. - 2000. - №3.

3. http://www.arhivnoedelo.ru

4. http://archives.ru

5. http://www.zakonprost.ru

Размещено на Allbest.ru