Составление и оформление организационно-распорядительных документов

Таблица 1

В одном из последних пунктов распорядительной части указывают должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением приказа, например: «Контроль за исполнением пп. 1 - 5 и 8 настоящего приказа возложить на проректора по учебной работе; пп. 6 и 7 - на проректора по научной работе».

При необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют распорядительные документы, которые настоящим приказом отменяются, изменяются или дополняются.

В приказах по личному составу пункты располагают обычно в таком порядке: назначение на должность, принятие на работу, перемещение, освобождение от работы, предоставление отпусков и др. Рекомендуется начинать каждый пункт приказа с указания фамилии и инициалов, а при необходимости - имени и отчества лица на которое он распространяется. Затем указывают его должность (степень, звание, разряд и т.п.), наименование структурного подразделения, в котором это лицо работает, действие, объявляемое приказом, например:

При наличии нескольких лиц, на которых распространяется действие, соответствующий пункт приказа можно начинать с указания этого действия.

Фамилии лиц в пределах одного параграфа (пункта) приказа следует располагать в алфавитном порядке; фамилии и инициалы печатать прописными буквами.

Проект приказа при необходимости согласовывают путем визирования с заинтересованными учреждениями, подразделениями, и должностными лицами, которых он касается. Проект приказа во всех случаях визируют составитель и руководитель структурного подразделения, которое вносит проект приказа или готовит его.

Проект приказа согласовывают с юрисконсультом по следующим вопросам: целесообразность издания приказа по данному вопросу; соответствие проекта приказа постановлениям правительства, приказам вышестоящих организаций, действующему законодательству, нормам, положениям, инструкциям и т.д.; соответствие формулировок специальным требованиям, принятым в некоторых органах (например, требованиям суда, прокуратуры, органов охраны труда, социального обеспечения и т.д.).

Если сроки вступления в силу отдельных пунктов приказа, назначения и перемещения работников специально не оговорены, приказ вступает в силу с момента его подписания.

Приказ печатается на бланках формата А4. Формуляр приказа содержит следующие реквизиты: название вида документа (приказ), место составления или издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальном бланке. В ряде случаев приказы доводятся до сведения всех сотрудников и вывешиваются для ознакомления с их содержанием.

По мере совершенствования управленческой деятельности, более четкого ее документирования путем разработки положений о подразделениях, должностных инструкций и т.д. необходимость в оформлении некоторых управленческих решений с помощью издания приказа отпадает. На многих предприятиях не издаются приказы о предоставлении отпусков, командировках и по некоторым другим вопросам.

7. Распоряжения могут издаваться руководителем структурного подразделения в пределах его компетенции.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину издания распоряжения, во второй, начинающейся словом «ПРЕДЛАГАЮ», - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки типа «в связи», «в целях» и т.п., например: «В связи с заграничной командировкой заведующего лабораторией №2 Горбачева М.С. возложить исполнение его обязанностей на главного специалиста Назарова В.П. с 26.07.98».

Формуляр распоряжения включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, коды, название вида документа (распоряжение), место издания, дату, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

8. Решения принимают коллегиальные органы: коллегии министерств и ведомств, научно-технические и другие советы, комитеты и т.п.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают причины издания решения и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа, а также передают содержание того раздела документа, который относится к деятельности коллегиального органа, принимающего решение.

В распорядительной части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке, например:

При необходимости распорядительную часть решения разделяют на пункты, в каждом из которых указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение и должностных лиц), действие и срок его исполнения. В последнем пункте распорядительной части решения указывают должность, фамилию и инициалы лица, на которое возлагается контроль за исполнением решения. Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, причем они не вправе изменять содержание текста решения.

Решения оформляются на бланках формата А4 с заполнением следующих реквизитов: название вида документа (решение), место издания, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, виза. Датой решения является дата его принятия на заседании коллегиального органа.

9. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, а также документ, составленный официальным лицом для удостоверения какого-либо факта (протокол инспектора пожарной охраны, санитарного инспектора и т.п.). Последние по своему содержанию приближаются к актам, и их удельный вес в делопроизводстве невелик. Классификация протоколов приведена на рис. 5.

Протоколы, фиксирующие ход работы и решения постоянных коллегиальных (коллегии, комитеты, советы и т.п.) и временных (конференции, собрания, совещания и т.п.) органов могут быть трех видов:

- краткие - записываются обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и выступающих, принятые решения;

- полные - содержат кроме уже названных краткие записи выступлений докладчиков и участников;

- стенографические - весь ход заседания записывается дословно.

В полных и стенографических протоколах должно быть отражено содержание всех выступлений по рассматриваемым вопросам Протоколы ведут должностные лица (секретари, делопроизводители, стенографистки и др.) либо избранные на заседании секретари или секретариаты.

Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных записей, произведенных во время заседания Кроме того, при оформлении протокола используются представленные к заседанию материалы: тексты, тезисы докладов и выступлений, справки, проекты решений и т.д. Протокол должен точно отображать выступления и ход собрания, все высказанные в процессе обсуждения мнения, точки зрения и заявления, а также все принятые решения. Протоколы печатают на бланках формата А4.

Рис. 3. Классификация протоколов

В протоколе заполняют следующие реквизиты: наименование структурного подразделения (если это необходимо), название вида документа (протокол), коды, дату, индекс, грифы утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, текст, подписи председателя и секретаря.

Заголовком текста протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания, обсуждаемого вопроса, например:

- заседания кафедры «Автомобили и автомобильное хозяйство»;

- совещания у директора завода;

- заседания производственной комиссии профсоюзного комитете по вопросу рассмотрения новых норм времени на сварочные работы.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части после слова «Присутствовали» указываются фамилии всех присутствующих на заседании членов коллегиального органа или сотрудников, а также приглашенных лиц. Если их число превышает 15, то во вводной части протокола указывается только число присутствовавших, а их список прилагается к протоколу. Фамилии участвующих в заседании лиц располагают в алфавитном порядке (отдельно - члены коллегиального органа, отдельно -приглашенные) и печатают в строку через один интервал. После фамилии приглашенного лица указывают название учреждения, которое он представляет, место работы и должность.

На многочисленных собраниях и заседаниях указывают только количественный состав присутствующих, например: Присутствовало 150 человек. Инициалы и фамилии председателя и секретаря, которых избирают, указывают во вводной части протокола.

В той же части указывают повестку дня - перечень четко сформулированных вопросов, которые надлежит рассмотреть. Вопросы в повестке дня располагают в порядке их важности, сложности и предполагаемого времени обсуждения. Наиболее простые вопросы обычно указывают последними. Вопросы формулируют в именительном падеже, например: «Рассмотрение отчета за 1986 г.» (неправильно: «О рассмотрении отчета за 1986 г.»).

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Разделы нумеруются и строятся по схеме: слушали - выступили - постановили.

Слово СЛУШАЛИ печатается прописными буквами на одной линии с цифрой, обозначающей порядковый номер вопроса. На следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика (их обычно подчеркивают), если нужно, то и наименование представляемого им учреждения, ставят тире, а затем в форме прямой речи излагают содержание доклада, например:

В тех случаях, когда текст доклада прилагается, выступление не записывается, а после фамилии докладчика указывается «текст доклада прилагается».

Слово ВЫСТУПИЛИ печатается прописными буквами с абзаца, затем следуют инициалы и фамилия выступившего (они также печатаются с абзаца), тире и содержание выступления в форме прямой речи.

Особое внимание должно быть обращено на выступления, содержащие несогласие с положениями доклада и особое мнение выступающего. В полных протоколах запись выступлений и докладов не обязательно должна представлять собой запись речи слово в слово. Иногда можно обойтись кратким отчетом о ней, например:

Вопросы к докладчику и выступающим и их ответы протоколируются по мере выступлений по следующей форме:

Слово ПОСТАНОВИЛИ печатается прописными буквами тремя интервалами ниже предыдущего текста с абзаца. Решение, если оно содержит различные вопросы, разделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт печатают с абзаца. Если решением или одним из его пунктов утверждается какой-либо документ, то он прилагается к протоколу. Стиль протокольных решений - распорядительный, лаконичный, не допускающий двойного толкования.

Датой протокола является дата протоколируемого события (совещания, заседания, собрания и т.д.). Если оно продолжается два и более дней, через тире указывают даты начала и окончания события, например: 22 - 24 марта 1998 г.

Протокол должен иметь индекс (номер), который обычно является порядковым номером заседания постоянно действующего коллегиального органа. Протоколы совместных заседаний имеют дробный номер, соответствующий порядковым номерам учреждений или подразделений учреждения, участвующих в заседании. Обычно их нумеруют в пределах года (в учебных заведениях - учебного года) или срока полномочий коллегиального органа.

10. Выписка из протокола оформляется на бланке. Ниже реквизита «подпись» размещается реквизит «отметка о заверении копии». В тексте выписки может быть приведен тот или иной пункт протокола полностью (слушали, выступили, постановили) или частично (слушали, постановили). Индексом выписки является индекс протокола. В бланке проставляется дата протокола. Дата изготовления выписки проставляется в реквизите «отметка о заверении копии».

11. Инструкция содержит правила, регулирующие специальные стороны деятельности и отношений учреждений и должностных лиц.

Инструкция оформляется на бланке, формуляр которого имеет следующие реквизиты: название вида документа (инструкция), гриф утверждения, заголовок, текст, коды, дату, индекс, место издания подпись.

Заголовок к тексту инструкции должен четко ограничивать круг вопросов, объектов или лиц, на которых распространяются требования инструкции, например: «Инструкция о ведении делопроизводства», «Должностная инструкция нормировщику», «Инструкция о порядке рассмотрения...».

Текст инструкции состоит из разделов, которые делятся на пункты и подпункты. Инструкция начинается разделом «Общие положения», в котором раскрываются цели ее издания, указывается область распространения, излагается порядок использования и приводятся другие сведения общего характера. Текст инструкции должен носить указующий характер, для чего используются четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо», «не допускается» и т.п. Текст инструкции излагается от третьего лица или же используется безличная форма.

Датой инструкции является дата ее утверждения. Утверждает инструкцию руководитель учреждения, чаще всего путем издания распорядительного документа; подписывает ее руководитель структурного подразделения, в котором она разработана.

Отдельную группу составляют должностные инструкции работникам. Они содержат: общую часть, функции работника, обязанности работника, права работника, взаимоотношения (связи по должности), критерии оценки работы и ответственность работника

12. Положения бывают двух видов: об учреждениях, структурных подразделениях, отдельных должностных лицах и о проведении различных мероприятий (смотров, конкурсов и т.п.).

Первые регламентируют деятельность учреждений, подразделений, должностных лиц, определяя их подчиненность, функции, задачи, обязанности, права, ответственность, организацию работы и т.д. Положение об учреждении утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Положение о структурном подразделении составляется его руководителем и утверждается руководителем учреждения путем издания распорядительного документа либо проставления грифа утверждения. Таков же порядок утверждения положений, которые определяют статус временно организуемых комиссий, групп и т.п.

Структура и содержание положений о проведении мероприятий определяются теми учреждениями, которые их организуют.

Положение оформляется на бланке с заполнением следующих реквизитов: наименование структурного подразделения (при необходимости), гриф утверждения, название вида документа (положение), дата, индекс, заголовок, коды, текст, визы, грифы согласования. Датой положения является дата его утверждения.

13. Справки бывают служебного и личного характера.

Справка служебного характера составляется по запросу или указанию вышестоящей организации или должностного лица.

Справка, направляемая должностному лицу внутри учреждения, подписывается составителем, направляемая вышестоящей организации - руководителем учреждения.

Дата или период времени, к которым относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту либо помещается перед текстом справки,

например: «По состоянию на 16.03.98» или «За период с 26.01.98 по 06.04.98».

Справка может состоять из нескольких разделов, оформляться в виде таблицы, иметь пояснения и ссылки, заверяться при необходимости печатью.

Справка, направляемая за пределы учреждения, оформляется на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование вида документа, коды, адресат, дату, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись. Внутренняя справка оформляется на бланках или чистых листах.

Справки личного характера оформляются на бланках и содержат следующие реквизиты: наименование вида документа, индекс, дату, текст, подпись, печать.

В тексте указывается название учреждения, куда представляется справка.

Текст справки целесообразно начинать указанием в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения.

Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа «Выдана настоящая», «Действительно проживает», «Действительно работает».

Поскольку текст справки личного характера носит типовой характер, обычно используют трафаретные бланки, изготовленные типографским способом, в которых от руки заполняются только отдельные части реквизитов, например:

14. Телефонограммы применяются в пределах действия местной телефонной связи. Содержание телефонограммы передается по телефону путем ее диктовки и записи.

При передаче телефонограмм целесообразно придерживаться следующих рекомендаций: передавать срочную и краткую информацию; проверять правильность записи повторным чтением; не передавать логически сложные тексты; не использовать редко употребляемые и трудновыговариваемые слова; записывать принимаемые телефонограммы в специальный журнал либо оформлять на пишущей машинке с последующей регистрацией; оформлять отправляемые телефонограммы на пишущей машинке и регистрировать их.

Работник, принимающий телефонограмму, должен записать следующие ее реквизиты: адресат, наименование вида документа (телефонограмма), индекс, дату, заголовок (при его наличии), текст, подпись (наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписавшего документ). Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, которые передали и приняли телефонограмму, часы и минуты передачи и приема. Если число принимаемых учреждением телефонограмм значительно, для их записи используют бланки с заранее напечатанными частями реквизитов.

Обмен телефонограммами внутри учреждений и предприятий не рекомендуется.

1.5 Оформление копий, приложений и ссылок

Копией документа является воспроизведение всех его реквизитов. Документ воспроизводится машинописным способом или с помощью средств оперативного размножения на бланке учреждения или предприятия и заверяется руководителем или уполномоченным на то лицом. Отметка «Копия» размещается в правом верхнем углу первого листа копии документа.

Копию документа заверяют, проставляя ниже реквизита «подпись» заверительную надпись «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку, дату заверения и при необходимости печать, например:

При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку и когда она выдана, а на самой копии - отметку о дате выдачи о том, что подлинник хранится в данной организации. Форма Месторасположение указанной отметки не регламентируются.

Копия исходящего документа (отпуск) визируется составившими его лицами и лицами, с которыми документ согласовывался. Все реквизиты бланка не воспроизводятся, в копии проставляются только подписания и регистрационный индекс подлинника на местах, отведенных для этого в бланке, на котором напечатан подлинник. Исполнитель подтверждает наличие подписи руководителя на подлиннике путем оформления на копии (отпуске) следующей надписи:

Сокращение «п/п» означает «подлинный подписан». Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, удостоверяются печатью.

При разрешении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел организации и предприятия могут изготовлять и выдавать копии документов, выданных другими учреждениями, если получить их непосредственно от последних затруднительно или невозможно (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.п.). Если документы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков.

Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, если законодательством не предусмотрено предоставление копий, засвидетельствованных в нотариальном порядке. К числу последних могут относиться копии актов высших органов государственной власти, касающиеся личных прав и интересов граждан, копии документов, изложенных на иностранном языке и др.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного билета, служебного удостоверения и других документов, имеющих отметку о том, что копировать их нельзя. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные не оговоренные исправления.

Приложения к документам имеют те же реквизиты, что и документы: наименование, заголовок, подписи ответственных за их содержание лиц, дату, отметку о согласовании, утверждении и т.д.

Указание о наличии приложения может содержаться в тексте основного или сопроводительного документа. В этом случае количество листов в приложении и количество его экземпляров указывают между текстом и подписью.

Приложения, утверждаемые или вводимые в действие распорядительным документом, содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием распорядительного документа в дательном падеже, его даты и номера, например:

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляется порядковый номер: «Приложение 1», «Приложение 2» и т.д. Место этой отметки ГОСТом не установлено. Обычно она размещается в правом верхнем углу первого листа приложения. Приложениям присваиваются порядковые номера в соответствии с очередностью их упоминания в тексте. Они нумеруются арабскими цифрами без указания знака «№».

При ссылке в тексте на какой-либо документ соблюдают следующий порядок расположения реквизитов: наименование вида документа (приказ, постановление, протокол и т.п.), наименование организации, издавшей документ (при ссылке на отдельные виды документов этот реквизит опускается), дата (издания, составления, подписания, утверждения), номер, заголовок к тексту документа, на который ссылаются (если он есть), например: «На основании приказа ректора ТюмГНГУ от 25.09.98 №224 «О создании Ноябрьского филиала ТюмГНГУ»...», «Согласно письму ЗАО «Мосавтопрогресс» от 14.02.98 №16/33-1824 «Об изменении плана научно-исследовательских работ на 2 квартал 1998 г.»...».

1.6 Оформление кадровых документов

В учреждениях, организациях и предприятиях, не имеющих кадровых служб и работников, делопроизводство по кадрам нередко ведут руководитель и секретарь.

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации учреждения, организации, предприятия. Приказ (распоряжение) о приеме на работу подписывается руководителем учреждения (предприятия) или его заместителем, которому предоставлено такое право, затем ставятся номер и дата.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу должен быть издан и объявлен работнику под расписку до начала работы. Роспись работника на приказе свидетельствует о его согласии со всеми положениями приказа. Приказ вступает в силу с момента его подписания Отдельные параграфы приказа могут определять свои сроки вступления их в силу.

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняются личная карточка работника, делается запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или другой соответствующий документ.

При оформлении приказа о приеме на работу обязательно наличие в нем следующих реквизитов: автор документа, наименование вида документа, дата, индекс документа, место издания, заголовок, текст, подпись руководителя учреждения (предприятия).

Перевод на другую работу оформляется приказом (распоряжением) администрации учреждения (предприятия) только с согласия работника, которое фиксируется его подписью на приказе (распоряжении). В содержании приказа о переводе на другую работу должны быть четко сформулированы мотивы и основания перевода.

Увольнение с работы (прекращение трудового договора) независимо от основания оформляется приказом (распоряжением) администрации учреждения (предприятия). На основании этого приказа (распоряжения) делается запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия производит с ним расчет.

Формулировки в приказах и трудовых книжках должны соответствовать формулировкам действующего законодательства о труде и содержать ссылки на соответствующие статьи КЗоТ. Трудовой договор прекращается в день, названный в приказе (распоряжении), который, как правило, должен быть позже издания приказа. На практике отступления от этого общего правила допускаются в двух случаях: при увольнении за прогул без уважительных причин и за совершение преступления.

Предоставление отпуска осуществляется в соответствии с графиком отпусков, составляемым администрацией перед началом каждого календарного года. График отпусков утверждается руководителем учреждения (предприятия) после согласования с комитетом профсоюза.

Предоставление отпуска оформляется приказом (распоряжением), роль которых может выполнять «Записка о предоставлении отпуска». На основании приказа (распоряжения, записки) делается отметка в личной карточке работника, а бухгалтерия производит заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без сохранения содержания в приказе (распоряжении, записке) делается отметка «без оплаты».

Личная карточка заводится на каждого работника после поступления его на работу. Она служит для анализа состава и учета кадров. Карточка оформляется на основании предъявленных работником документов (паспорта, диплома, военного билета, трудовой книжки и т.п.).

В личной карточке должны систематически отражаться все последующие изменения данных о работнике (образовании, месте жительства и т.п.). Лицо, принимаемое на работу, ставит свою подпись в карточке и указывает дату ее заполнения. При приеме на работу руководящих работников и приравненных к ним других категорий служащих, например, инженерно-технических работников, преподавателей и т.д. ими представляется составленный по установленной форме личный листок по учету кадров.

Список использованной литературы

1. Красовский В.Н., Карагодин В.И. Делопроизводство на ремонтных предприятиях. Москва 1999.

2. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2001.

3. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. Ростов на дону РГЭЛ 1995.

4. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 1998.

5. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999.

6. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999.

Размещено на Allbest.ru