Информационные технологии тайм-менеджмента
Понятие и сущность тайм-менеджмента, особенности и условия эффективного использования информационных технологий в соответствующей системе. Краткое описание предприятия, направления организации системы корпоративного тайм-менеджмента на базе Outlook.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | курсовая работа |
Язык | русский |
Дата добавления | 11.08.2016 |
Размер файла | 2,0 M |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Гибкое краткосрочное планирование на «Панели задач»
« «Панель задач» в разделе «Календарь» находится справа от собственно календаря. Ближайшее расположение этих представлений дает возможность осуществлять и жесткое, и гибкое планирование одновременно, легко перемещать задачи из одного представления в другое. При этом, данный метод, позволяет четко распределять ресурсы внимания между задачами как на оперативном, так и на тактическом и стратегическом уровнях планирования. Задачи группируются и сортируются различным способом, в зависимости от специфики работы:
1) Оперативное эластичное планирование (около 1-3 дней) производится с помощью присвоения соответствующим задачам категории «День»; при необходимости - с установкой сроков и напоминаний (рис. 6).
С помощью цвета здесь осуществляется управление основными параметрами задач: важностью (красный) и срочностью (синий). «Раскрашивание» задач происходит автоматично с использованием настроек авто форматирования. В соответствии со способом структурирования внимания авто сортировка настроена так, что значимые и неотложные задачи автоматично выносятся в верх по списку.
Панель задач - категория «День»
2) Тактическое гибкое планирование (как правило - это неделя) проводится с использование нескольких типов категорий. При этом всякая задача сразу видна из нескольких категорий, что дает гарантию их своевременного выполнения. Существуют основные типы категорий:
- хронологическая категория «Неделя» объединяет задачи с «гибкой» привязкой к текущей неделе (т.е. выполнять на протяжении этой недели, но неважно в какое время). При этом осуществляется обмен задачами между разделами «День» и «Неделя»;
- контекстные категории задают обстоятельства, оптимальные для выполнения задачи: место, время, состояние, взаимодействие с кем-либо и т.д., например, «в офисе», «в автосервисе», «на совещании» или «именные» категории - на каждого из сотрудников компании и т.д.;
- категории, объединяющие оперативные задачи по какому-либо проекту, которые в целом, одновременно со всеми содержащимися в ней задачами, перемещать щелчком мыши в другие разделы, и оперировать проектами не только набором задач, но и как единым целым.
На рис. 7 показан обзорный файл проекта - такой элемент стратегического планирования, содержит как общие идеи, так и информация по проектам. На разных уровнях планирования для отличения задачи выделяется особыми шрифтами и включают:
Пример обзорного файла проекта «Вечерняя ТМ-школа»
- служебные категории содержат справочную информацию, регулярные задачи и т.п.;
- категории ключевых областей, позволяющие создать обзорное видение всех проектов и задач на тактическом уровне планирования. Наиболее важные задачи выделяются красным цветом; проекты - черным полу жирным; идеи и информация к сведению - серым. При этом, с целью упрощения обзора при помощи авто фильтрации по признаку «Статус / Выполняется» либо по полю «Срок» на панели задач могут выводиться только наиболее актуальные в настоящее время проекты и задачи.
Подходящий обзор организуется с поддержкой автосортировки, группирования задач (возможные «вложенные» уровни группировки внутри каждой основной области), авто форматирования. Основываясь на общих принципах методов структурирования внимания создаются наиболее эффективные обзоры для индивидуального менеджера, с учетом особенностей его деятельности. Кроме названного, распределение «стратегического внимания» между проектами можно осуществлять при помощи календарных напоминаний о проектах, привязанных к дням наиболее удобных как день пересмотра статуса проектов, например, в конце месяца.
При этом, осуществляется:
- разработка системы индивидуальных и общих ключевых областей и контекстов, где главной задачей является разработка категорий для каждого менеджера индивидуально, при совместимости их между собой;
- оптимизация управления как личными, так и общими задачами;
- разработка правил управления задачами, т.е. проработка, согласование и регламентация понятий «важность», «срочность», «приоритетность», и необходимых правил работы с задачам ии сроками.
Таким образом, каждая сложно-структурированная задача может отражаться в Outlook как обычная - со своей темой, сроком и ответственным менеджером - и, в тоже время, в специально настроенном представлении - как комплекс действий, необходимых для реализации задач.
Долгосрочное планирование осуществляется настройкой в Outlook различных индивидуальных представлений, обеспечивающих удобный обзор стратегических задач и проектов. На рисунке 8 показан пример стратегического обзора, когда проекты, отсортированы по контексту: красным выделены приоритеты; синим «в ожидании», т.е. более срочные и близкие к состоянию «выполняется». Долгосрочное стратегическое планирование становится более много вариантной составляющей системы. Здесь можно представить проекты в виде «графика Гантта», «по исполнителям», «по контекстам» и т.п., которые позволяют результативно и динамично управлять множеством проектов, не затрачивая при этом избыточные ресурсы на детальное планирование. При этом, все представления можно разрабатывать на основе стандартных в Outlook.
Обзор долгосрочного стратегического планирования
Кроме того, при командной работе в Outlook за счет удобных и при этом известных всему коллективу правил хранения данных, не возникнет проблемы в управлении входящей информацией и e-mail. Этому способствует эффективно выстроенная структура папок, авто сортировка и авто отбор. При этом, внедрение системы в ООО «Визит» будет осуществляться:
- разработка личных и командных форм формирования информации, позволяющая организовать удобное хранение и поиск необходимых документов. Информация упорядочивается, как только внутри Outlook, так и в состыковке со структурой папок файловой системы.
- разработка и настройка правил сортировки входящей почты, благодаря которым потоки информации очень легко упорядочиваются, как по важности, так и по срочности, отдельным проектам, и т.п.
Решению наиболее сложных задач поможет творческая картотека, для чего используется папка «Заметки». Эта разработка для специалистов, сотрудников «творческих» подразделений, таких как маркетинг, дизайн, и т.п. (рис.).
Управлении входящей информацией и e-mail
Управление контактами в Outlook осуществляется при выборе вкладки «Действия», где можно получить всю историю взаимодействия с конкретным человеком. Кроме того, выведенные встречи, задачи, сообщения электронной почты, дневниковые записи, - можно отсортировать и отформатировать различными способами. При этом, в внедрении системы в компании осуществляются регламентация всей системы управления контактами: документирования и обзора внутри корпоративных и внешних взаимодействий.
Outlook, с поддержкой автоматического согласования встреч, обмена расписаниями через Интернет, настройками форм для делегирования задач и иных технологий, позволяющих эффективно координировать работу команд: создавать общее планирование и делегировать задачи участникам процесса.
Автоматическое согласование расписаний участников
На рисунке мы видим вкладку автоматического согласования расписаний участников собрания. В Outlook имеются штатные «надстройки», позволяющие организовать удобный обзор командных задач и проектов и координации работы членов команды. Управление делегированными задачами осуществляется с поддержкой настройки форм постановки задач. Такие формы используются как для постановки задач подчиненным, так и для обмена стандартными задачами и (или) информацией «по горизонтали». Использование таких форм в управлении делегированными задачами помогает руководителю - как при постановке задач, так и при контроле ее исполнения.
Список используемых источников
1. Архангельский В.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений / В.А. Архангельский. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2012. - 168 с.
2. Архангельский В.А. Тайм-менеджмент: Полный курс. Учеб. пособие / Под. ред. Г.А. Архангельского. - М.: ДС Маркет, 2014. - 311 с.
3. Архангельский Г.А. Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook / Г.А. Архангельский. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2014. - 272 с.
4. Болотова А.К. Психология организации времени: Учебное пособие / А.К. Болотова. - М.: Аспект Пресс, 2012. - 254 с.
5. Бондаренко С. Офисный компьютер. Как делать больше, работая меньше / С. Бондаренко, М. Бондаренко. - СПб.: Питер, 2008. - 304 с.
6. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - М.: Экономистъ, 2013. - 670 с.
7. Горбачев А. Microsoft Outlook. Органайзер для руководителей / А. Горбачев, Д. Котлеев. - М.: ДМК-пресс, 2010. - 88 с.
8. Горбачев А. Тайм-менеджмент в два счета / А. Горбачев. - СПб.: Питер, 2009. - 256 с.
9. Дод П. 25 способов и приемов тайм-менеджмента: Пер. с англ. / П. Дод, Д. Сандхайм. - СПб.: Диля, 2008. - 128 с.
10. Зайверт Л. Если спешишь - не торопись: новый тайм-менеджмент в ускорившемся мире: семь шагов к эффективности и независимости в использовании времени / Л.Й. Зайверт; перевод с немецкого Н.С. Сироткина. - М.: Интерэксперт, 2011. - 255 с.
11. Калинин С.И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем / С.И. Калинин. - СПб.: Речь, 2012. - 371 с.
12. Кричевский Р.Л. Психология лидерства: учеб. пособие / Р.Л. Кричевский. - М.: Статут, 2014. - 542 с.
13. Латкин А. Технологии, которые изменили мир / А. Латкин. - М.: Манн, Иванов, Фербер, 2013. - 360 с.
14. Лидерство и управление командой: учебное пособие / Составитель В.Н. Фадеева. - Томск: ТПУ, 2014. - 186 с.
15. Макарова А.О. Направления повышения эффективности использования рабочего времени на предприятии / А.О. Макарова, А.Ш. Галимова // Молодой ученый. - 2013. - №1. - С. 155-158.
16. МакГи С. Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook / С. МакГи. - М.: Питер, 2011. - 272 с.
17. Милюков Е.С. Обеспечение роста производительности труда на промышленном предприятии на основе системы тайм-менеджмента: автореф. дисс. на соиск. уч. ст. кэн / Е.С. Милюков. - СПб.: СамГЭУ, 2012. - 24 с.
18. Мищенко Е.С. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации / Е.С. Мищенко, Н.В. Дубровская // Вопросы современной науки и практики. - 2012. - №3 (41). - 207-211 с.
19. Мыздрикова А.Ю. Тайм менеджмент как новое направление в современном управлении / А.Ю. Мыздрикова, О.В. Расторгуева, Е.А. Панявина // Современные наукоемкие технологии. - 2014. - №7. - С. 49-51.
20. Новак Б.В. Тайм-менеджмент на компьютере / Б.В. Новак. - СПб.: Питер, 2011. - 128 с.
21. Одегов Ю.Г. Эффективное управление рабочим временем на основе тайм-менеджмента / Ю.Г. Одегов // Нормирование и оплата труда в промышленности. - 2012. - №4. - С. 65 - 70.
22. Основы менеджмента: учеб. пособие / Сост. Л.А. Шиканов. - Томск: ТПУ, 2012. - 105 с.
23. Сидорова Н.А. Тайм-менеджмент / Н.А. Сидорова, Е.Б. Анисинкова. - M.: Дашков и К, 2012. - 220 с.
24. Столяренко Л.Д. Психология управления: учеб. пособие / Л.Д. Столяренко. - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 507 с.
25. Телегина Т.В. Тайм-менеджмент руководителей / Т.В. Телегина. - М.: МФПУ «Синергия», 2013. - 86 с.
26. Травин В.В. Менеджмент персонала предприятия / В.В. Травин, В.В. Дятлов. - М.: Дело, 2012. - 254 с.
27. Урбанович А.А. Психология управления: учеб. пособие / А.А. Урбанович. - Минск: Харвест, 2011. - 640 с.
28. Ханжина О.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы / О.А. Ханжина, Д.Р. Гайфуллина // Вестник ЮУрГУ. - 2014. - №2. - С. 125-1289.
29. Хотинская Г.И. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов / Г.И. Хотинская. - М.: Дело и Сервис, 2013. - 128 с.
30. Шапарь В.Б. Этика и психология менеджмента: учеб. пособие / В.Б. Шапарь, В.Н. Мирошниченко. - Ростов н/Д: Феникс, 2012. - 384 с.
31. Щербакова В.В. Формирование навыка постановки целей в управлении временным ресурсом / В.В. Щербакова // Современная психология: материалы III междунар. науч. конф. - Казань: Бук, 2014. - С. 3-4.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Исследование потерь рабочего времени на рабочем месте с помощью техники хронометража. Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента. Обзор использования инструментов, техник и приемов тайм-менеджмента в отечественных и зарубежных компаниях.
контрольная работа [29,9 K], добавлен 15.01.2014Время как социально-философская категория. Основные гипотезы и проблемы организации времени. Основные направления тайм-менеджмента. Перспективы применения технологий тайм-менеджмента в школе. Планирование как фактор внедрения технологий тайм-менеджмента.
дипломная работа [1,6 M], добавлен 27.11.2012Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".
дипломная работа [412,7 K], добавлен 13.07.2015Теоретические основы тайм-менеджмента: сущность и принципы, причины использования, современные приемы. Внедрение системы в компанию. ОАО "Мегафон": краткая характеристика, оценка системы тайм-менеджмента и главные особенности её совершенствования.
курсовая работа [587,9 K], добавлен 08.07.2012Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".
дипломная работа [744,7 K], добавлен 01.08.2015Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".
дипломная работа [836,5 K], добавлен 17.08.2016Сущность, содержание и предпосылки возникновения тайм-менеджмента, основные этапы его зарождения и развития. Эволюция теории об эффективной организации времени во второй половине ХХ века. Период "классического" тайм-менеджмента в 50–90-е гг. ХХ века.
курсовая работа [50,5 K], добавлен 20.01.2011Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".
курсовая работа [57,4 K], добавлен 26.04.2015Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.
контрольная работа [144,2 K], добавлен 08.12.2010Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.
реферат [84,6 K], добавлен 11.12.2015