- разработка номенклатуры дел;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования дел;

- повышение квалификации работников службы;

- организация автоматизированных рабочих мест и др.

Круг обязанностей, прав, установление взаимоотношений, должностные обязанности работников колледжа и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

В обязанности инспектора по кадрам входит:

1) Осуществлять правильное составление и оформление документов по кадрам: личные дела сотрудников, личные карточки учета кадров, правильное оформление и ведение трудовых книжек (занесение "сведений о работе", "сведения о поощрениях и награждениях"), выдачу трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку, учет и отчетность трудовых книжек и вкладышей;

2) Оформлять прием и увольнение сотрудников;

3) Вести книгу приказов и книгу регистрации приказов всех подразделений;

3) Предоставлять количественные данные о принятых и уволенных сотрудниках в областной центр занятости;

4) Заполнять на каждого вновь принятого сотрудника сведения для получения медицинского полиса;

5) Получать страховые свидетельства на вновь принятых сотрудников и выдавать их, вести отчетность перед пенсионным фондом;

6) Заключать трудовые договоры (контракты) на каждого сотрудника;

7) Выдавать справки сотрудникам, оформлять командировочные документы и регистрировать их;

8) Сдавать дела на хранение в архив.

В обязанности секретаря учебной части входит:

1) Оформлять личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии;

2) Оформлять личные дела, зачетные книжки и студенческие билеты;

3) Вести книги выдачи дипломов, дубликатов дипломов и академических справок;

4) Вести алфавитную книгу обучающихся;

5) Готовить приказы по движению контингента обучающихся;

6) Оформлять заявки на учебно-отчетную документацию;

7) Сдавать личные дела студентов в архив.

Должностная инструкция секретаря, разработанная в учреждении, полностью освещает деятельность и закрепляет организационно-правовое положение работника. Секретарь выполняет следующие обязанности:

Ш организует:

- выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора;

- переговоры и деловую переписку с вышестоящими органами и партнерами;

- сбор необходимых сведений от подразделений или исполнителей;

- прием поступающей корреспонденции, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в колледже порядком и передает после ее рассмотрения директору, в подразделения или конкретным исполнителям;

- прием документов на подпись директору и личных заявлений работников и студентов;

- документационное и техническое обеспечение работы административных совещаний, педагогических и методических советов, совета учебного заведения; научно-практических конференций, семинаров и других мероприятий;

- прием посетителей.

Ш контролирует:

- своевременность и правильность исполнения приказов и распоряжений вышестоящих органов и директора колледжа;

- достоверность и подлинность информации, исходящей от подразделений в вышестоящие органы;

- качество и своевременность выполнения договорных работ по обеспечению учебного процесса методическими материалами и пособиями, дистанционными и электронными изданиями;

- точность в оформлении и обеспечение юридического сопровождения всех договорных отношений.

Ш осуществляет:

- анализ и систематизацию всей входящей законодательской, нормативной, правовой, организационно-распорядительной документации;

- подготовку и своевременную отправку исходящей корреспонденции;

- анализ учебно-методической, воспитательной и учебно-производственной работы совместно с заместителями директора, заведующими специальностями и руководителями подразделений колледжа;

- подготовку документации для проведения внутриучебного контроля, диагностики, тест-опросов, маркетинговых исследований рынка педагогических профессий по профилю колледжа;

- сбор и систематизацию материалов для годового планирования и годового отчета работы колледжа;

- подготовку сведений для ежемесячного планирования работы всех подразделений и администрации колледжа;

- подбор информации о проведении курсов повышения квалификации для преподавателей, об участии директора и администрации в семинарах, научно-практических конференциях, совещаниях и т.д.;

- сбор и подготовку информации для всех видов отчетов в вышестоящие органы управления образованием;

- подготовку и оформление материалов для получения лицензии на право осуществления образовательной деятельности, свидетельства о государственной аккредитации образовательных программ и прохождения аттестационной экспертизы и т.д.

Регламентация делопроизводственной службы осуществляется при помощи нормативных, организационных и распорядительных документов, к которым относятся должностные инструкции и приказы.

2.3 Порядок движения документов в учреждении

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. Госстандарт, 1998. С. 3..

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками учреждения. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях // Экономика и жизнь 1999. №4. С. 18..

Вся документация ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Объем документооборота учреждения составляет от 5300 до 5800 документов за год.

Анализируя документооборот колледжа за последние три года (график 1), была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано, прежде всего, с расширением организационной структуры колледжа за счет введения новых структурных подразделений для увеличения круга оказываемых образовательных услуг населению.

График 1. Динамика документооборота ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" за три года (кол-во ед.)

В таблице 1 проведен полный расчет объема документооборота в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" за 2009 год.

Таблица 1

Документы	Количество документов	Всего
	Подлинники	Тираж
Поступающие	533	380	913
Отправляемые	539	568	1107
Внутренние	1543	2041	3584
Итого	2615	2989	5604

Пути прохождения документов в учреждении представлены схематично в Приложении 6.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам сотрудничества, письма-запросы из вышестоящих органов управления. Поступает большое количество информационных писем по вопросам повышения квалификации работников образования.

Документы (корреспонденция) получаются по почте, доставляются курьером или посетителем, по факсу, электронной почте.

Из представленной в приложении 6 схемы видно, что все входящие документы поступают в приемную директора и секретарь директора выполняет следующие этапы документооборота:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация документов;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

Рассмотрим подробнее интересующие нас процедуры.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта секретарь проверяет правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой "лично", передаются работнику без вскрытия.

Первичная обработка документов заканчивается сортировкой их на регистрируемых и нерегистрируемые. Из-за отсутствия инструкции по делопроизводству определенного списка не подлежащих регистрации документов в учреждении нет. Секретарь распределяет поступившие документы на свое усмотрение.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в учреждении распределения обязанностей.

Обработка, рассмотрение и передача документов исполнителям проводится секретарем в день их поступления.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения" ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Издательство стандартов, 1998, п.65. С. 41..

На всех входящих документах проставляется отметка о поступлении документа в учреждение в виде штампа (рис. 10), заполняемого от руки, который состоит из входящего номера и даты. Документы регистрируются один раз в день поступления.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 10. Регистрационный штамп ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

В учреждении используется журнальная система регистрации документов типографской формы (рис. 11):

№ п/п	Дата	Откуда поступило письмо	№ отпра-вителя	Дата отпра-вителя	Краткое содержание	Кому адресо-вано	Роспись в получении
1	2	3	4	5	6	7	8

Рис. 11. Форма книги регистрации входящей корреспонденции в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

После первого этапа регистрации документы передаются на рассмотрение директору. В обязательном порядке директору поступают документы, касающиеся деятельности учреждения в целом, затрагивающие принципиальные вопросы или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

Документы информационного характера отправляются после регистрации конкретным исполнителям.

Директор рассматривает документы в день их поступления и возвращает секретарю с резолюцией, согласно которой он передается исполнителю, если их в резолюции несколько, то подлинник передается главному исполнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии - другим исполнителям.

Исполнители сразу же при возвращении документа от директора переносятся в журнал регистрации. Для этого секретарем используется графа "Роспись в получении", куда он вписывает фамилию, имя, отчество исполнителя (исполнителей). Для контроля исполнения документа в графе "Краткое содержание" секретарь проставляет дату исполнения.

Из-за отсутствия автоматизированной системы регистрации документов осложняется работа по предупредительному и текущему контролю. Секретарю приходится делать "пометки" в настольном календаре или в еженедельнике на дату за три дня до срока исполнения (для предупреждения об истечении срока исполнения исполнителей) и на дату непосредственного исполнения документа.

Все документы, требующие исполнения и ответа, в обязательном порядке, ставятся на контроль. Контроль исполнения документа осуществляется секретарем с момента постановки документа на контроль. На документе, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка о контроле в виде штампа со словом "Контроль".

Исполнение документа и снятие документа с контроля оформляется реквизитом "отметка об исполнении документа", которая проставляется на первом листе документа в левом нижнем углу.

Документы, отправляемые учреждением, проходят несколько этапов: составление проекта документа, его изготовление, подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

До передачи на подпись секретарь проверяет правильность содержания, составления и оформления документа. Подготовленный проект документа передается директору на подпись.

После подписания директором документа, отправляемого учреждением, на первом листе документа, который оформляется на бланке учреждения (Приложение 7), ставится дата отправления и регистрационный номер. При письмах-ответах на бланке указываются также номер и дата документа, на который дается ответ.

Первый экземпляр документа отправляется адресату, второй - остается в деле учреждения.

Исходящие документы регистрируются в день отправки.

Все данные об отправленном документе заносятся типографскую форму журнала регистрации исходящих документов (рис. 12)

№ п/п	Адресат	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Рис. 12. Форма журнала регистрации исходящих документов в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М. Госстандарт, 1998. п. 2.2.2.. Внутренние документы колледжа по формам и назначению можно разделить на три группы:

- Организационные документы, которые регламентируют деятельность колледжа (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

- Распорядительные документы, издаваемые директором (приказы, распоряжения);

- Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Учитывая постоянный рост количества структурных подразделений, можно сказать, что количество внутренних документов возрастает.

Внутренние документы регистрируются секретарем после их подписания директором.

В учреждении службами ОГУ "Государственный архив Смоленской области" разработана номенклатура дел, но при регистрации в учреждении не указываются ни номера дела по номенклатуре, ни номер структурного подразделения. Проставляется только номер самого документа.

Хотя учреждение и является образовательным, нумерация ведется по различным принципам. Приказы по личному составу и основной деятельности; входящие, исходящие и внутренние документы - в пределах календарного года, а приказы по деятельности со студентами - в течение учебного года.

Инспектор по кадрам выполняет и регистрирует следующие виды документов:

- трудовые договоры;

- приказы директора по личному составу и по основной деятельности;

- командировки.

Приказы по основной деятельности и по личному составу индексируются отдельно, имеют буквенное обозначение и составляют несколько регистрируемых массивов. Так, к порядковому номеру приказы по личному составу добавляются буквы лс; по основной деятельности - осн.; по оплате - опл.; по структурному подразделению "Детская школа искусств" - ДШИ.; по структурному подразделению "Психолого-педагогический центр развития семьи и детства" - ППЦР.

Секретарь учебной части, в свою очередь, выполняет следующие документы:

- приказы по личному составу студентов;

- справки об обучении;

- договоры об оказании платных образовательных услуг.

В журнале он регистрирует справки об обучении, договоры об оказании платных образовательных услуг. В то же время отсутствует журнал регистрации приказов.

Секретарем учебной части ведется журнал выдачи дипломов, зачетный книжек, студенческих билетов и академических справок.

Приказы по деятельности со студентами индексируются отдельно, имеют буквенное обозначение и составляют один массив. К порядковому номеру приказы добавляется буква у.

Проанализировав организацию работы с документами в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж", что и являлось одной из задач исследования, было выявлено ряд недостатков:

- отсутствует четкий порядок регистрации документов;

- отсутствует перечень документов, не подлежащих регистрации;

- встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

- отсутствует инструкция по делопроизводству;

- затруднена работа по справочно-информационному обслуживанию.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

Глава 3. Совершенствование документационного и информационного обслуживания управления в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж"

3.1 Проблемы организации регистрации документов и справочно-информационного обслуживания

Рассмотренная в ходе исследования организация работы делопроизводственной службы ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" выявила ряд проблем в организации регистрации документов и справочно-информационного обслуживания.

Так, из-за отсутствия единого порядка, согласно которому все документы, в том числе полученные сотрудниками не по почте, не проходят обработку, то есть не всегда передаются для внесения в используемую книгу регистрации входящей корреспонденции.

Документы часто принимаются директором лично, либо получаются структурными подразделениями и не проходят обязательной регистрации. Служба делопроизводства колледжа зачастую оказывается не уведомлена: кому документ определен на исполнение и какое решение директором принято и зафиксировано в резолюции. Все это необходимо для последующего информирования заинтересованных организаций по их вопросам о ходе исполнения документов.

В учреждении используется журнальная система регистрации документов типографской формы, которая была представлена на рисунке 11. Из нее мы видим, что в журнале отсутствуют важные графы, такие как: "Резолюция", "Ход исполнения", "Дата исполнения" и др. Что, на наш взгляд, осложняет работу по справочно-информационному обслуживанию.

При необходимости очень сложно определить: куда документ был отправлен после рассмотрения директором; где, и на какой стадии исполнения он находится в настоящий момент.

Нет записи решения вопроса по существу: когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе, или дата и индекс ответного документа, что необходимо для предоставления точной информации сторонним организациям о ходе исполнения их документа.

Проведение первичной обработки документов обычно заканчивается сортировкой их на регистрируемых и нерегистрируемые. Так как в учреждении не разработана инструкция по делопроизводству - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними - определенного списка не подлежащих регистрации документов в учреждении нет. Секретарь распределяет поступившие документы на потоки на свое усмотрение. Если документ содержит вопрос, который может быть решен без указаний директора, то он направляется сразу в структурные подразделения исполнителям. Если документ нуждается в обязательном рассмотрении, он передается директору на рассмотрение.

Все данные об отправленном документе заносятся типографскую форму журнала регистрации исходящих документов, которая была представлена на рисунке 12.

Проанализировав содержание граф журнала можно отметить, что отсутствуют графы: "Дата", "Входящий номер и дата исполненного документа", "Отметка о получении ответа" (в случае инициативного письма), "Кем подписан документ".

Ведение журнальной системы регистрации документов в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" очень осложняет работу по информационно-справочному обслуживанию. Она зачастую ведется работниками делопроизводственной службы вручную.

При всей простоте журнальной формы поиск информации при этом усложнен, поскольку, например, инициативный документ зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него - в другом. Журнальная форма, как показало исследование, проведенное в ходе выполнения дипломной работы, негибка для справочной работы.

Недостатки журнальной формы регистрации выражаются в следующем:

- нужно вести сразу несколько журналов - отдельно для поступающей, отправляемой и внутренней документации, приказов по основной деятельности и по личному составу, для жалоб;

- нарушен основной принцип регистрации - однократность, так как документ регистрируется в каждом структурном подразделении;

- журнал не обеспечивает оперативного поиска документа, так присутствуют только два поисковых признака (порядковый регистрационный номер и дата), а также поиск информации необходимо вести сразу по нескольким журналам (инициативный документ зарегистрирован в одном, а ответный - в другом журнале).

Из вышеизложенного можно сделать вывод, что журнальную форму целесообразнее использовать в случае, если в каждом из журналов за календарный год производится не более 200 записей.

В ходе исследования мы попытались обозначить основные недостатки и определить те последствия, к которым они приводят в процессе организации работы делопроизводственной службы ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" (Таблица 2).

Таблица 2

Недостатки	Последствия
отсутствует документационная база учреждения	усложняется процесс управления документацией
отсутствует схема прохождения документов в учреждении	нарушается порядок прохождения документов внутри учреждения
Недостатки	Последствия
отсутствует организация контроля за составом применяемых видов и форм документов	не соблюдаются нормативные правовые акты (ГОСТ Р 15489-1-2007; ГОСТ Р 6.30-2003; Типовые инструкции и т.д.)
не обеспечивается внедрение и ведение унифицированных форм документов учреждения
отсутствует единый принцип нумерации документов	затрудняется организация информационно-справочного обеспечения
отсутствует этап регистрации многих документов
осложнена процедура контроля исполнения документов	страдает исполнительская дисциплина
в работе с документами не учитывается номенклатура дел	не осуществляется контроль за правильностью оформления и формирования дел
отсутствует автоматизированная система регистрации всех видов документов	отсутствует регулярное информирование руководителя о результатах контроля за состоянием исполнительской дисциплины
	затрудняется организация информационно-справочного обеспечения

Устранение недостатков, на наш взгляд, возможно при решении следующих задач:

- разработки инструкции по делопроизводству;

- внедрения автоматизированной системы работы с документами.

3.2 Рекомендации по совершенствованию организации регистрации документов и справочно-информационного обслуживания

Регламентация деятельности делопроизводственной службы осуществляется при помощи нормативных, организационных и распорядительных документов, к которым, в частности, относится инструкция по делопроизводству.

Для четкой и эффективной организации работы с документами на всех этапах документооборота в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" была разработана инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Инструкция составлена для учреждения с учетом специфики его деятельности.

Основой для разработки инструкции явились:

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 г. № 536;

- ГОСТ Р 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования";

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные приказом Министерства образования и науки РФ от 20.12.2000 г. № 03-51/64.

Инструкция прошла согласование с юридической службой Департамента Смоленской области по образованию и науке, была утверждена приказом директора колледжа. Является внутренним нормативным документом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками учреждения.

Инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Правила оформления документов;

3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов;

4. Организация документооборота и исполнения документов;

5. Учет и хранение печатей и штампов;

6. Порядок снятия и выдачи копий документов;

7. Организация хранения документов;

8. Согласование.

В инструкцию также вошли 16 приложений, в которых приводятся образцы оформления всех видов документов, примеры оформления отдельных видов документов, образцы регистрационных форм, разработанная номенклатура дел, представлен список не регистрируемых документов, формы журналов, применяемых в работе с документами в ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж".

Раздел "Общие положения" содержит информацию о сфере распространения инструкции, ответственности за ее соблюдением и методическом обеспечении этой деятельности. В разделе устанавливаются должности сотрудников, отвечающих за работу с документами.

В разделе "Правила оформления документов" определяются требования к бланкам учреждения и к оформлению отдельных реквизитов, а также вопросы деятельности учреждения, подлежащие документированию; перечисляет виды и разновидности документов, используемых для распорядительной, организационной, информационной и других видов деятельности. Раздел определяет общие правила подготовки, визирования, согласования и утверждения документов.

Раздел "Организация документооборота и исполнения документов" рассматривает порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в учреждении. В разделе рассматриваются принципы построения информационных баз документных данных, порядок систематизации справочных массивов и обеспечение их доступности.

Раздел "Учет и хранение печатей и штампов" определяет общие правила использования и хранения бланков, печатей, штампов.

Раздел "Порядок снятия и выдачи копий" указывает порядок изготовления и размножения документов, правила оформления и заверения копий и приложений.

В разделе "Организация хранения документов" определяются правила хранения дел, формирования документов в дела, правила разработки номенклатуры дел, порядок ее утверждения и использования, система индексации дел; порядок проведения экспертизы ценности документов.

Раздел "Согласование" содержит подписи составителей, лица, проверившего документ и визу согласования.

Для исследования наиболее значимым явился раздел "Организация документооборота и исполнения документов" (Приложение 8). В нем подробно описаны основные этапы документооборота учреждения, такие как: "Порядок прохождения и исполнения поступающих документов", "Порядок прохождения исходящих документов", "Порядок прохождения внутренних документов", "Регистрация документов", "Контроль исполнения документов" и "Организация справочной работы".

Разработанная инструкция по делопроизводству позволила:

- совершенствовать формы и методы работы с документами;

- обеспечить единый порядок документирования;

- рационально организовать документооборот, обеспечивающий оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени;

- обеспечить последовательность перемещений документов в учреждении, в ходе которых осуществляются операции по приему, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению и отправке документов.

Настоящей инструкцией регламентируются порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в колледже. Описанный порядок прохождения и исполнения поступающих документов обеспечил однократную регистрацию всей входящей корреспонденции.

В инструкции приведен список не подлежащих регистрации документов, что сокращает временные затраты на обработку поступающей документации.

После процедуры предварительного рассмотрения документа конкретно обозначенное в инструкции лицо (секретарь) наделен полномочиями распределения корреспонденции, что привело к высвобождению руководителя от вспомогательных функций. Предварительное рассмотрение позволяет выделить из всей массы документов, поступивших в колледж, те документы, которые в силу своей важности и значимости для учреждения должны быть рассмотрены руководителем. Остальные документы, минуя руководителя, направляются на рассмотрение заместителям руководителя и в подразделения.

Как показывает вся история человечества, количество создаваемых документов с годами и веками не только не уменьшалось, но увеличивалось в геометрической прогрессии. Современные компьютерные технологии позволяют успешно решить задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, хранение, анализ информации, создание информационно-поисковых систем).

Учитывая технические возможности ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж", а именно, наличие и функционирование локальной сети (Приложение 9) было предложено внедрить автоматизированную систему работы с документами "Дело" ЗАО "Электронные офисные системы".

Обоснованием выбора данной системы явилось сохранение всех традиций и норм делопроизводства, принятых в колледже. Задача системы - обеспечение сопровождения бумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.

Система "Дело" предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности.

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в учреждении - от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов (как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов), обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя два продукта:

- "Дело - предприятие" - многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего учреждения;

- "Дело - секретарь" - полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MADE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне "исходящих - входящих документов".

Система "Дело" настраивается в соответствии со схемой документооборота учреждения (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Система обеспечивает следующие функции:

- отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам учреждения;

- единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую вносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение директору и в структурные подразделения. Регистрируются документы как поступившие извне, так и созданные внутри учреждения. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан;

- ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним;

- направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;

- пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и (или) авторам резолюции;

- регистрацию движения документов (документооборота) внутри учреждения;

- осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

- объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;

- выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов и резолюций, ведения справочно-информационной работы;

- ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;

- получение информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;

- получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек;

- хранение электронных образов документов;

- списание документов в дело в соответствии с принятой номенклатурой дел и при необходимости извлечение их из дела;

- протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

Была внедрена последняя версия системы "Дело" - "Дело 8.6", которая, на наш взгляд, обладает большими преимуществами и функциональными возможностями.

К карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления. Эти файлы могут поступать по линиям связи или создаваться в колледже с использованием текстовых редакторов, сканеров или других устройств, подключенных к компьютеру.

Карточка содержит состав реквизитов, полностью отвечающих требованиям делопроизводства. Состав полей может расширяться за счет дополнительных реквизитов. Пользователем могут самостоятельно создаваться новые поля.

Система позволяет формировать реестры рассылки для работы секретаря, осуществлять надпечатку конвертов, отправлять документы с помощью систем электронной почты.

По мере функционирования системы в ней накапливается информационная база документов учреждения. Система обеспечивает поиск документов в этой базе по сочетанию любых реквизитов регистрационной карточки, а также поиск по тексту документа. При необходимости сложный поисковый процесс может быть сохранен и использован неоднократно. Отобранные в результате поиска документы можно хранить в персональных папках пользователей или распечатать в виде перечня. Реализован комбинированный поиск: одновременно по сочетанию реквизитов регистрационной карточки и полнотекстовый поиск по содержанию самих документов.

Внедрение автоматизированной системы работы с документами позволило повысить эффективность работы делопроизводственной службы, уменьшить затраты рабочего времени на обработку документов.

Так, в таблице 3, приведен расчет времени на работу с документами.

Таблица 3. Расчет времени

Наименование работы	Ед. изм.	Время (мин.)
		Традиционная технология	Автоматизированная
1. Обработка поступающих документов	10 документов	30	15
2. Обработка исходящих документов	10 документов	40	15
3. Регистрация документов, создаваемых для внутреннего пользования	10 документов	25	10
4. Регистрация отправляемых внутренних документов	10 документов	40	17
5. Регистрация отправляемых инициативных документов	10 документов	45	20
6. Контроль исполнения документов	10 документов	60	15
7. Справочно-информационное обслуживание	10 документов	90	15

Из представленной ниже диаграммы мы видим, что значительно сократились затраты времени на обработку и регистрацию всех видов документов. Контроль исполнения документов и справочно-информационное облуживание проводятся более чем в четыре раза быстрее прежнего.

Диаграмма. Временные показатели в работе с документами (мин.)

Очевидно, что для повышения производительности труда необходимо увеличивать время на творческую часть работы и сокращать рутинную. Именно с этой задачей помогает справиться предложенная система.

Система "Дело" сокращает затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60 %. Происходит сокращение затрат:

- на копирование и печать документов;

- на доставку информации в бумажном виде;

- на ресурсы: люди и оборудование;

- на бумагу;

- на хранение информации в бумажном виде;

- на продолжительность (более быстрое выполнение работ за счет сокращения сроков согласования и поиска документов).

Как следствие вышеперечисленного - повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ.

Результат:

- Экономия времени - на поиск документов тратятся не часы, а секунды.

- Не требуется ожидания документов - документы одновременно доступны всем сотрудникам, имеющим к ним право доступа.

- Не тратится время на передачу документов между подразделениями - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа.

- Подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

- Отсутствие ответственных сотрудников в колледже не останавливает работу с документами - система обеспечивает возможность удаленной работы с документами.

Заключение

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников, занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение и использование.

Из проведенного исследования в рамках дипломной работы можно сделать вывод, что отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих письменных форм документов, постоянных сроков для производства дел, побуждало правительство искать новые формы государственного устройства. После длительных поисков и перестройки системы документирования деятельности появляются новые типы учреждений, разрабатываются регламенты для их деятельности, определяющие точно состав, организацию, компетенцию и делопроизводство.

С истечением времени претерпевает изменения и форма документов. Для многих из них разрабатываются образцы, по которым следовало составлять документы, появляются бланки учреждений. Если ранее делопроизводство характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, то в процессе развития были выделены основные этапы работы с документами, давались конкретные рекомендации по совершенствованию делопроизводства, предоставлялся выбор рациональных методов работы с документами, что, в конечном счете, привело к внедрению новых информационных технологий в процесс документационного обеспечения управления.

Анализируя проделанную работу можно сделать ряд обобщающих выводов.

Движение документов в учреждении предопределено его управленческим процессом. Анализ документооборота ОГОУ СПО "Смоленский педагогический колледж" предполагал изучение организационной структуры управления учреждением, должностных инструкций работников делопроизводственной службы.

Это позволило определить тип делопроизводства, проанализировать распределение обязанностей между сотрудниками, изучить взаимосвязь разных уровней работы с документами в структурных подразделениях.

Документооборот учреждения, как известно, не должен быть стихийным или произвольным. Для его правильной организации требуется тщательный анализ как документальной, так и управленческой деятельности учреждения, так как рационализация ведет к сокращению инстанций, через которые проходит документ при согласовании и подписании, к прямоточности движения документов, исключению повторных инстанций и возвратности. В конечном итоге происходит значительная экономия рабочего времени и материальных ресурсов.

При анализ документооборота колледжа были выявлены ряд недостатков: отсутствует документационная база учреждения, отсутствует схема прохождения документов в учреждении; отсутствует организация контроля за составом применяемых видов и форм документов; не обеспечивается внедрение и ведение унифицированных форм документов учреждения; отсутствует единый принцип нумерации документов; отсутствует этап регистрации многих документов (приказы по личному составу студентов, трудовые договоры); осложнена процедура контроля исполнения документов; в работе с документами не учитывается номенклатура дел.

Мы предположили, что устранение недостатков возможно при решении следующих задач: разработки инструкции по делопроизводству и внедрения автоматизированной системы работы с документами.

Разработанная инструкция по делопроизводству, на наш взгляд, должна служить инструментом совершенствования работы с документами в учреждении. Она содержит свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В итоге - разработка инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:

- образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;

- упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;

- установление рационального порядка прохождения и обработки документов;

- разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;

- создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.

Расширение применения компьютерных технологий в управлении привело к возрастанию значения той части нормативной базы делопроизводства, которая связана с законодательством по вопросам информатизации, применения автоматизированных информационных систем и телекоммуникаций.

Рациональная организация документооборота, быстрота и четкость обработки и передачи документов приводит к оперативности их исполнения.

По сравнению с ручной регистрацией документов компьютеризированные системы имеют ряд преимуществ:

- обеспечение сбора и хранения исчерпывающих данных обо всех документах организации;

- возможность осуществлять эффективный контроль за исполнением документов;

- организация децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений о документах в единой базе данных организации;

- организация на основе базы данных информационно-справочной работы.

Возможности справочного аппарата в делопроизводстве, как показывает практика, заключаются в возможности дать быстрый ответ на два главных вопроса: у кого из исполнителей и на какой стадии исполнения находится искомый документ и в каком документе находится конкретная информация по нужному вопросу.

Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке, что значительно упрощает работу с документами.

Внедрение автоматизированных систем работы с документами не меняет задачи и принципы делопроизводства, а только снижает трудоемкость работы и повышает эффективность работы с документами. С их помощью происходит сосредоточение информации в форме, удобной не только для работы делопроизводителя, но для владения ей и анализа руководством. В любой момент руководитель организации может получить любую деловую информацию, касающуюся документационного обеспечения управления.

Литература

Нормативно-правовые акты:

1. Федеральный закон "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных" от 23 сентября 1992 г. №3523-1.

2. Федеральный закон "О техническом регулировании" от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ.

3. Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ.

4. Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ.

5. Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002-2010 гг.)" (постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65).

6. Постановление Правительства Российской Федерации "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" от 15 июня 2009 г. № 477.

7. ГОСТ Р 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования".

8. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования".

9. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991. 76 с.

10. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).

11. Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. № 03-51/64).

12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. - М., 2000.

13. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. - М.: ВНИИДАД, 1992.

14. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. - М.: ЦБНТ Минтруда РФ, 1993.

Учебно-методическая литература:

1. Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления: учебно-метод. пособие / Г.И. Балибардина. - Волгоград: Изд-во Волгоградского государственного университета, 2007.

2. Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта / И.Ю. Байкова. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2010. - 304 с. - (Настольная книга специалиста).

3. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций / М.И. Басаков. - Изд. 7-е, испр. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2009. - 192 с.

4. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина: Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.

5. Демин М.Ю. Делопроизводство. Документационный менеджмент. - М.: Бератор, 2004. - 208 с.

6. Доронина Л.А. Систематизация документов в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2004. - №1. - С. 9-13.

7. Замыцкова О.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебник. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2008. - 375 с.

8. Ильюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М.: Российский Государственный Гуманитарный Университет, 1993. - С. 35-49.

9. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие. - М.: МГИАИ, 1977. - 84 с.

10. Кирсанов М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. - 312 с. - (Высшее образование).

11. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2 изд. - М.: Инфра-М. - 2004. - 321 с.

12. Кравченко Л.И. Автоматизированная система учетного процесса: Учебник / Л.И. Кравченко. - Минск, 2005. - 415 с.

13. Кугушева Т.В. Делопроизводство: Учебное пособие. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007. - 256 с.

14. Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.: Инфра-М. - 2008. - 432с.

15. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 2000. - 208 с.

16. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

17. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - 3-е изд. испр. и дополн. - М., 2007. - 384 с.

18. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО Бизнес-школа "Интел-синтез", 1999. - 320 с.

19. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления: Учебник. - М.: МЦФЭР, 2007.

20. Кузнецова Т.В., Степанов Е.А., Филиппов Н.Г. Делопроизводство и техническая документация. - М.: Высшая школа, 1991.

21. Ларин М.В. Автоматизация документационного обеспечения управления: Тезисы // Научные разработки на службе экономики: Тез. докл. науч. -практ. конф. 21 июня 1983 г. - М., 1983. - С. 94-96.

22. Ларин М.В. Информационный менеджмент и управление документацией // Документ в административных структурах: Тез. докл. и выступления на Междунар. конф. 27-28 окт. 1994 г. / ВНИИДАД. - М., 1995. - С. 21-33.

23. Ларин М.В. Опыт разработки адаптирующейся автоматизированной системы документационного обеспечения министерств и ведомств // Проблемы информационного обеспечения фундаментальных и прикладных научных исследований в свете решений XXVI съезда КПСС: Тез. докл. и сообщ. Всесоюз. конф. - М., 1982. - С. 115-118.

24. Ларин М.В. Основные этапы развития делопроизводства в России / УГНИИАДД. - Киев, 1996. - Т. 1. - С. 77-84.

25. Ларин М.В. Проблемы автоматизации управления документацией в современных организациях // Документ. Архив. История. Современность: Материалы науч. -практ. конф. 20-22 апр. 2000 г., Екатеринбург. - Екатеринбург, 2000. - Ч. 1. - С. 15-19.

26. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. Диссертация на соискание ученой степени доктора исторических наук. - Москва, 2000.

27. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1988. - 137 с.

28. Ларин М.В., Мингалев B.C. Современные системы документационного обеспечения управления / МГИАИ. - М., 1982.

29. Ларьков Н.С. Документоведение. Учеб. пособие. Ч.1. Томск: ТГУ, 2000. - 126 с.

30. Ленкевич Л.А. Секретарь-референт. Делопроизводство: учеб. пособие / Л.А. Ленкевич. - М.: Издательский центр "Академия", 2007. - 80 с.

31. Литвак Б.Г. О закономерностях эволюции делопроизводственной документации в XIX веке. // Проблемы источниковедения истории СССР и специальных исторических дисциплин. - М.: Наука, 1984. - С. 52.

32. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 4-е изд., испр. - М.: Омега-Л, 2007. - 319 с.

33. Макдональд Д. Управление документами в современном учреждении. - СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 1220 "п".