Использование современных IT технологий в управлении персоналом

Но не стоит так говорить за все подразделения, в некоторых отделах, где есть опытные в этом деле сотрудники, сразу произошло оживление: активно используется локальная почта, Интернет, сетевые технологии.

Не следует в данном случае рассчитывать на инициативу сотрудников. Когда с человека требуют выполнение плана и изо дня в день повышают нагрузку второстепенной работой, он не будет отнимать у себя время изучением локальной сети. Проследим по журналу выдачи ключей среднее время выдачи и сдачи ключей на вахту. Ниже в таблице представлено время опозданий и задерживания на рабочих местах (таблица 3.1).

ТАБЛИЦА 3.1- Данные по годам

РИСУНОК 3.1- графическое отображение данных по годам

Результаты таблицы 3.1 и графическое отображение данных (рисунок 3.1) подтверждают увеличение нагрузки на персонал. Эта нагрузка является скрытой, так как официально за задержку на работе не платят и на совещаниях эта проблема не обсуждается. Однако нельзя сказать, что это связано только из-за перегрузки персонала работой. Некоторые сотрудники стали задерживаться на работе или стали использовать рабочее время из-за появления глобальной сети Интернет.

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей нового отдела будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

Призывы к самофинансированию научили подразделения самостоятельности. Теперь каждое подразделение работает строго по смете и стремится себя обеспечить компьютерами, принтерами, ксероксами - становятся независимыми. Однако, использование локальной сети, может снизить расходы на аппаратное обеспечение. Необходимо организовать отдел множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет находиться один или два оператора и несколько различных сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям:

1) Снижение расходов на аппаратное обеспечение

2) Улучшает контроль над рациональным использованием техники и расходными материалами

3) Закупка расходных материалов по низким ценам

4) Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в работе

5) Возможность вести статистику расходов по подразделениям, мотивируя их к снижениям расходов

3.2 Способы повышения эффективности управленческого труда

Я подсчитала экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Возьмём динамику управленческих затрат ООО «Яркий мир» по годам. Выясним, как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Работа ООО «Яркий мир» в большей степени связана с новейшими компьютерными технологиями. Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

Согласно ниже представленному рисунку, в «Ярком мире» у директора в непосредственном подчинении находится пять человек (рисунок ):

-Начальник отдела по персоналу

-Финансовый директор

-Начальник отдела закупок

-Начальник отдела обслуживания

-Начальник по продажам

РИСУНОК 3.2- Структура подразделения ООО «Яркий мир»

Для успешного осуществления управленческих функций в ООО «Яркий мир» необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

В таблице указаны не все работы, а только лишь основные, самые затратные во времени.

ТАБЛИЦА 3.2 - Распределение обязанностей на месяц

В этом подразделении я встаю на место руководителя и активно использую свой опыт, полученный мною за курс изучения дисциплины «Управление человеческими ресурсами». Мной активно проводится политика маркетинговых исследований, в процесс управления внедряются современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем (таблица 3.2).

За три года были внедрены мною следующие программы:

- 1С: Зарплата и управление персоналом 8 КОРП

- Электронный журнал учёта клиентов

- Разработанная отделом программирования система CLASS для контроля оплаты

- Электронная система исследования рынка (в режиме опроса клиентов)

- База данных автоматического формирования счетов, договоров и служебных записок, выданных материалов

Из таблицы выберем итоговые значения по каждому сотруднику и на основе этих данных построим график. Ниже на рисунке этот график представлен (рисунок 3.3).

РИСУНОК 3.3- Динамика управленческих затрат

На рисунке представлено наглядно экономия времени от внедрения современных информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.

В первую очередь это, конечно же, повлияло внедрение во всей ООО «Яркий мир» локальной вычислительной сети. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания. Так же значительно повысилась производительность финансового директора и начальника отдела по персоналу.

С разработкой системы «Class», сотрудниками отдела программирования для всей компании сократило время регистрации клиентов. Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система «Class», использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе. Контроль над оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С-Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. В приложении приведены рисунки с экрана работающего компьютера в системе «Class».

Соответственно ещё сильнее сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. Это всё и повлияло на изменения кривых на рисунке.

В результате больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности, на более скрупулезное изучение своей деятельности и конкурентов, на исследование рынка, на участие в различных мероприятиях.

3.3 Использование Интернет технологий в управлении персоналом

Почему мы должны использовать технологии Internet, Intranet для интеграции информационных ресурсов в компании «Яркий мир»? Поскольку Internet базируется на стандартизированных технологиях, применяемых к глобальным сетям, почему бы не воспользоваться этими технологиями при работе в компании?

Intranet как раз и предлагает использование Internet-технологий в корпоративных сетях. В локальной сетевой среде все преимущества Internet могут быть реализованы с использованием стандартных инструментальных средств Internet. К примеру, классическая задача связи "от одного - ко - многим" решается с применением средств Internet, даже используя локальную сеть. Intranet-решения позволяют быстро создавать локальные, защищенные сетевые системы с реальной технологией "клиент-сервер", которые очень доступны в своём освоении, как подготовленному специалисту, так и обычному рабочему персоналу компании, которых большинство в компании «Яркий мир».

Необходимым, так же, по моему мнению, будет внедрение WEB-серверов, которые могут посылать и принимать сообщения электронной почты, собирать данные и отвечать на запросы, которые приходят в «Яркий мир», кодировать сообщения в зависимости от требований по защите информации. Компании могут использовать внутренние WEB-серверы для всех операций, которые обычно осуществляются в киберпространстве. При этом основным программным инструментом конечных потребителей информации становится какой-либо из браузеров (например, NETSCAPE компании Netscape или EXPLORER компании Microsoft). В итоге, любая информация, в том числе из баз данных, которую можно получить в печатном виде, может быть представлена с помощью языка описания документов (HTML).

При применении данных интернет ресурсов, компания может получить следующие результаты:

- подобная реализация технологии "клиент-сервер" улучшает защиту данных корпорации (конечный пользователь обращается к базам данных только с помощью браузера);

- все приложения разрабатываются и сопровождаются в обрабатывающем центре (нет необходимости в сопровождении приложений на компьютерах пользователей);

- решается вопрос удаленного доступа в смысле неоднородности технической базы конечного пользователя;

- решается вопрос работы по коммутируемым каналам связи

и т.д.

В самом обобщенном виде информационная система - это набор связанных между собой компонентов, который собирает, обрабатывает, сохраняет и распространяет информацию для поддержки деятельности организации. На уровень информационных систем влияет два фактора:

1) уровень научно-технического развития в организации, т.е. насколько современны используемые технологии;

2) люди и существующая в организации культура.

В компании «Яркий мир» существует реальная возможность с любого практически компьютера выйти в глобальную сеть Интернет, причём в любое время. Это говорит только о высоком уровне научно-технического развития организации. Однако эти возможности используются не всеми. Большинство сотрудников даже не имеют представление об Интернет. Другими словами культура организации необходимо повышать до уровня научно-технического развития. Например, временное подразделение по внедрению IT-технологий может обучить весь персонал Технического университета за минимальную плату (компенсацию расходов).

Последний фактор является определяющим, поскольку именно от него будет зависеть первый. Действительно, усложнение информационных систем растет пропорционально росту формализации культуры и увеличению размера организации. Когда простые и неформальные отношения рядовых сотрудников с ее управляющими зачастую отсутствует потребность в сложных информационных системах. Основная задача информационной системы для менеджера - поддержка принятия решений и управление потоками входящей/исходящей информации (рисунок 3.4).

РИСУНОК 3.4 - Общая схема информационных систем

В разряд информационных систем входят также и источники информации. Это могут быть различные справочники, разработки, в том числе и выполненные на лазерных дисках. Но самый большой объем данных может предоставить лишь глобальная сеть Интернет.

На сегодняшний день совокупный объем информации в Сети подсчитать невозможно. Его можно сравнить разве что с совокупным объемом информации во всех библиотеках мира. А какую конкретно пользу может принести Сеть, например, менеджеру Яркого мира? Во-первых, это наиболее быстрый и надежный способ передачи информации на значительные расстояния. Во-вторых, это самый дешевый способ проведения маркетинговых исследований. И, наконец, в-третьих - это возможность заявить о себе на весь мир с минимальными затратами - такую массовость охвата не может предоставить ни одно периодическое издание в мире.

Интернет развивается настолько быстро, что уже превратился в новый вид коммуникаций, так же как в свое время появилось телевидение и телефон. Вероятность найти требуемую информацию в Интернет я по собственному опыту свожу приблизительно к 80 %. Так как большинство пользователей Сети используют операционную систему Windows 7, в которой основные манипуляции производятся мышью, а расстояния между информационными банками могут измеряться десятками тысяч километров, то появилось выражение “информация на расстоянии щелчка мыши”. И это действительно так!

Заключение

Мы организуем свою деятельность в силу разных причин - чтобы закончить работу или задание, чтобы сократить или убрать повторение действий, чтобы создать центры ответственности и чтобы обеспечить стабильность. Информационные системы должны поддерживать все эти цели. Информационные системы обеспечивают определенные превосходства, перед фирмами-конкурентами автоматизируя операции внутри системы и улучшая качество или поставку конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы «Яркий мир» проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также информационные системы улучшают качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис. Используя глобальную компьютерную сеть Интернет, руководители способны получать и обмениваться оперативной информацией, а также проводить различного рода исследования.

Использование технологий, которые включены в понятие информационная система - это залог успешной деятельности на производстве.

Использование современных информационных технологий относится к наиболее противоречивым внутренним проблемам фирмы. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных отделов или специализированные внешние организации. Начальство предприятий чаще всего отказывается их решать, потому, что не чувствует себя достаточно компетентным.

Хозяйственные риски, которые связанны с современными информационными технологиями, все время растут, и непонятно, до какой степени руководство предприятий будет не рассматривать этот важный, по своему, стратегический ресурс. Но в последнее время высший менеджмент стал внимательнее относиться к информационным технологиям. Именно от него должны исходить решающие инициативы по изменению ситуации в данной сфере.

Можно выделить шесть заинтересованных групп, от которых зависит принятие решений в сфере ИТ:

- высшее руководство, которое должно управлять ИТ как стратегическим потенциалом предприятия;

- специалисты, занимающиеся поиском системных решений для оптимизации специальных функциональных задач;

- менеджеры отдельных хозяйственных подразделений, которые должны использовать ИТ в силу логики своей хозяйственной деятельности, чтобы удовлетворять запросы клиентов, снижать издержки и т.д.;

- менеджеры служб бухгалтерско-финансового учета, если таковые предусмотрены организационной структурой предприятия;

- поставщики ИТ, которые должны предлагать услуги в строгом соответствии с проблемными установками своих потребителей;

- собственное информационно-технологическое подразделение.

На предприятии «Яркий мир» подобные группы интересов не получают особого признания. Высшее руководящее звено часто делегирует соответствующие функции группе руководителей, следя за выполнением нескольких заданных показателей. Сознательный отказ высшего менеджмента от своих обязанностей приводит к принятию малокомпетентных решений, постановке нереальных плановых задач. Отсутствует также должная мотивация в этой сфере.

Специалисты в силу ограниченности своей сферы деятельности часто лишены возможности иметь полную ясность относительно всего процесса производства товаров и услуг. Отсюда возникают нереалистичные требования к информационным технологиям. Специалисты должны совершенствовать свои знания о производственном процессе, уясняя при этом роль информационных технологий в нём.

Менеджеры отделов бухгалтерско-финансового учета выполняют роль своего рода "переводчиков" при обсуждении с клиентом решений в области информационных технологий. Они должны также вносить ясность относительно ожиданий клиентов и пользователей, связанных с информационно-технологическими услугами.

Что касается поставщиков ИТ, то основная проблема заключается во взаимоотношениях с клиентом, который часто вынужден мириться с ролью "подопытного кролика". Недальновидная сбытовая политика нередко ограничивается размещением одного или нескольких заказов. Наряду с этим возрастает зависимость поставщиков информационных технологий от разработчиков программного обеспечения. Для решения этих проблем поставщикам рекомендуется переходить на более современную хозяйственную стратегию, в основе которой лежат ориентация на клиента, ключевые компетенции, долгосрочные связи с клиентурой на базе взаимного доверия, большая гибкость и готовность к риску.

От внутрифирменных информационно-технологических подразделений требуется активно вовлекать пользователей в обсуждение вопросов информационных технологий, кооперироваться в решении хозяйственных проблем, устанавливать разумные пределы децентрализации, упрощать рабочие процедуры и др.

Полный переход к электронной форме информации пока еще невозможен по ряду объективных причин, обусловленных не ограничениями современных информационных технологий (они как раз уже вполне созрели для этого и имеют в своем арсенале все необходимые инструменты), а внешними по отношению к ним факторами (законодательство, инерция мышления, недостаточный уровень компьютеризации в среднем по стране). Поэтому, говоря о концепции построения комплексных информационных систем, нельзя не упомянуть такую актуальную на сегодняшний день проблему, как совмещение в документообороте предприятия электронных и бумажных документов.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. «Гражданский кодекс Российской Федерации» (ГК РФ) от 30.11.1994 N 51-ФЗ.

2. Налоговый кодекс Российской Федерации от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009).

3. Федеральный Закон (от 14. 06.95 № 88 - ФЗ) «О государственной поддержке малого предпринимательства в РФ». Сборник Законов РФ - М: Изд - во АСТ, 1999.

4. Федеральный Закон (8.02.98г № 14 - ФЗ) «Об обществах с ограниченной ответственностью». Сборник законов РФ - М.: Изд-во АСТ, 1999.

5. Федеральный Закон «О несостоятельности (банкротстве)» от 26 октября 2002 г.

6. Абрютина М.С., Грачев А.В. Анализ финансово-экономической деятельности предприятия: Учебно-практическое пособие. М.: 2010. - 226 с.

7. Анализ финансового состояния по данным бухгалтерского баланса// Консультант бухгалтера. 2009г. №17. С. 3-18.

8. Анализ хозяйственной деятельности / Под ред. В.А. Белобородовой М.: Финансы и статистика, 2008г. - 135 с.

9.Антикризисное управление от банкротства к финансовому оздоровлению / Под ред. Иванова Г.П. М.: Закон и права ЮНИТИ, 2010 г. - 320 с.

10. Артеменко В.Г., Белледмир В.М. Финансовый анализ: Учебное пособие М.: ДИС, 2009г. - 128 с.

11. Балабанов И.Т. Финансовый менеджмент: Учебник, М.: Финансы и статистика, 2011г. - 224 с.

12. Дашрова Л.В. Методика анализа безубыточности организации// Современный бухучет. 2009г. № 14. С. 12-18.

13. Ефимова О.В. Анализ показателей ликвидности // Бухгалтерский учет. 2010г. №11. С.54-58.

14. Ефимова О.В. Финансовый анализ. 2-е издание перераб. и доп. М.: Бухгалтерский учет, 2011 г. - 320 с.

15. Зикунова И.В. Антикризисное управление Оценка финансового состояния и оздоровление предприятия: Учебное пособие, г. Хабаровск: РИЦ ХГАЭП, 2009 г. - 160 с.

16. Иванов В.Н. Методика комплексного анализа предприятия для целей антикризисного управления.// Рынок ценных бумаг. 2012 г. №23. С. 69-72.

17. Ковалев А.И. Привалов В.П. Анализ финансового состояния предприятия М.: Центр экономики и маркетинга, 2011 г. - 216 с.

18. Кожиков А.Л. Бухгалтерский учет и прогнозирование финансового результата. Учебно-методическое пособие М.: «Экзамен», 2010 г. - 320 с.

19. Кондраков Н.П. Основы финансового анализа М.: Главбух, 2009 г. - 112 с.

20. Крейнина М.Н. Анализ финансового состояния и инвестиционной привлекательности акционерных обществ в промышленности, строительстве и торговле. М.: АО «Дис» 2012г. - 256 с.

21. Любушин Н.П., Лощева В.Б., Долкова В.Г. Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие для Вузов, М.: ЮНИТИ - ДАНА, 2011 г. - 440 с.

22. Шаленко, В.Н. Информационные структуры в трудовых коллективах/ В.Н. Шаленко - М.: изд-во МГУ, 2011. - С. 1

23. Краткий курс МВА «Практическое руководство по развитию ключевых навыков управления» / Барри Пирсон, Нил Томас; Пер с англ. - 3-е изд. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2009. - С. 287

24. Информационные технологии: Теория и практика управления персоналом в России./ И.А. Крылов - М.: Центр, 2006. - С. 28

25. Заренок, Н.Н. Культура управления/ Учебн. пособие под ред. Н.Н. Заренок - Минск: Высшая школа, 2009. - С. 284

26. Новодворский В.Д. Малые предприятия: финансовый анализ и планирование // Директор. 2011. № 10. С. 21 - 23.

27. Нормативно-методические материалы о несостоятельности (банкротстве) предприятий (комментарий, документы), М.: АКДИ «Экономика и жизнь», 2009г. - 144 с.

28. Об устойчивости предприятия // Экономист. 2011. №10. С.22-27.

29. Постышев В. Финансовое оздоровление по рыночным рецептам: неплатежи предприятий// Экономика и жизнь. 2010. №43. С.3.

30. Регаль-Сарагоси Ф.Б. Основы экономического и управленческого анализа, М.: Приор, 2008г. - 224 с.

31. Самочкин В.К. Гибкое развитее предприятия. Анализ и планирование. М.: Дело, 2009г. - 322 с.

32. Совицкая И.В. Анализ хозяйственной деятельности предприятия, 4-е издание перераб. и доп. Минск: ООО «Новое знание», 2009г. - 688 с.

33. Учетно-налоговые аспекты банкротства. //Экономика и жизнь/Бухгалтерское приложение. 2009г. №39. С.17-21.

34. Фашневский В.К. Об анализе платежеспособности и ликвидности предприятия. // Бухгалтерский учет. 2011 г. № 18. С. 27-29.

35. Эйтингон В.Н. Прогнозирование банкротства: основные методики и проблемы. http://www.iteam.ru

Приложение Д

Таблица - Сегментирование рынка.

Приложение Е

Таблица - Анализ услуг конкурентов

· Размещено на Allbest.ru