Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Под обработкой персональных данных работника понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.

При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:

* не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;

* не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;

* предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;

* разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, определенным приказом по организации, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

* не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;

* передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном ТК РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.

Раздел «Доступ к персональным данным» определяет список сотрудников, которые могут иметь доступ к этой информации.

Обычно это:

* руководитель организации;

* руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только сотрудников своего подразделения);

* при переводе из одного структурного подразделения в другое, доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения;

* сотрудники бухгалтерии;

* сотрудники службы управления персоналом;

* сотрудники компьютерных подразделений;

* сам работник, носитель данных.

Также к числу имеющих право доступа к персональным данным вне организации можно отнести государственные и негосударственные функциональные структуры в сфере своей компетенции:

* налоговые инспекции;

* правоохранительные органы;

* органы статистики;

* страховые агентства;

* военкоматы;

* органы социального страхования;

* пенсионные фонды;

* подразделения муниципальных органов управления;

* другие организации с письменного разрешения сотрудника.

Так как персональные данные являются конфиденциальной информацией, в Положении обязательно существует раздел «Защита персональных данных». Защита персональных данных представляет собой жестко регламентированный и динамически технологический процесс, предупреждающий нарушение доступности, целостности, достоверности и конфиденциальности персональных данных и, в конечном счете, обеспечивающий достаточно надежную безопасность информации в процессе управленческой и производственной деятельности компании. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

Для обеспечения внутренней защиты персональных данных работников необходимо соблюдать следующие меры:

* ограничить и регламентировать состав работников, функциональные обязанности которых требуют конфиденциальных знаний;

* установить строгое избирательное и обоснованное распределение документов и информации между работниками;

* рационально разместить рабочие мест работников, при котором исключалось бы бесконтрольное использование защищаемой информации;

* ознакомить работников с требованиями нормативно - методических документов по защите информации и сохранении тайны;

* обеспечить необходимые условия в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;

* обеспечить защиту персональных данных сотрудника на электронных носителях;

* определить и регламентировать состав работников, имеющих право доступа (входа) в помещение, в котором находится вычислительная техника;

* организовать порядок уничтожения информации;

* своевременно выявлять нарушения требований разрешительной системы доступа работниками подразделения;

* проводить воспитательную и разъяснительную работу с сотрудниками подразделения по предупреждению утраты ценных сведений при работе с конфиденциальными документами;

* не допускать выдачу личных дел сотрудников на рабочие места руководителей.

Для обеспечения внешней защиты персональных данных также рекомендуется разработать определенные правила:

* порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;

* пропускной режим организации;

* учет и порядок выдачи удостоверений;

* технические средства охраны, сигнализации;

* порядок охраны территории, зданий, помещений, транспортных средств;

* требования к защите информации при интервьюировании и собеседованиях.

Раздел «Права и обязанности работника» закрепляет права работника, регламентирующие защиту его персональных данных, и обязывает его сообщать работодателю комплекс достоверных, документированных персональных данных, состав которых установлен ТК РФ, а также своевременно сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.

Персональная ответственность - одно из главных требований к организации функционирования системы защиты персональной информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы. Раздел Положения об обработке персональных данных «Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными» констатирует, что юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.

Статья 90 ТК РФ устанавливает ответственность лиц, виновных в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника.

Статья 5.27 КоАП РФ устанавливает ответственность должностных лиц, которые должны нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Статья 5.39 КоАП РФ устанавливает ответственность должностных лиц за неправомерный отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо несвоевременное представление таких документов и материалов, непредставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации - наложение административного штрафа в размере от 5 до 10 минимальных размеров оплаты труда.

В соответствии с ГК РФ лица, незаконными методами получившие информацию, составляющую служебную тайну, обязаны возместить причиненные убытки, причем такая же обязанность возлагается и на работников.

Нарушение режима защиты, обработки и порядка использования наказывается штрафом, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, либо арестом в соответствии с УК РФ. Неправомерность деятельности органов государственной власти и организаций по сбору и использованию персональных данных может быть установлена в судебном порядке.

Все работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с Положением об обработке персональных данных, устанавливающим порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

2.2.4 Должностные инструкции

Должностная инструкция работника является локальным нормативным актом, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

Основной целью разработки должностной инструкции является:

* создание организационно-правовой основы деятельности должностных лиц предприятия;

* повышение ответственности должностных лиц за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

* обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала, помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями, избегать дублирования обязанностей. Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием работника занимаемой должности. При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов. Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за неисполнение обязанностей было наложено правомерно.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений, но и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу.

Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретную должность, в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними локальными нормативными актами, соблюдением требований ТК РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, указанной в штатном расписании, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями подразделений на своих непосредственных подчиненных в соответствии с положением о подразделении. Обязанности работников должны вытекать из основных задач, решаемых подразделением. Тщательно разработанные инструкции предусматривают все функции подразделения и равномерно распределяют нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Ответственность за наличие на предприятии всех должностных инструкций лежит на начальнике отдела кадров.

Должностная инструкция должна быть согласована с юридической службой предприятия. При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Должностная инструкция должна иметь^

· грифутверждения,

· дату,

· подпись работника об ознакомлении.

Руководителем предприятия утверждаются должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его компетенции, на остальные должности инструкции утверждаются соответствующими заместителями по функции.

Должностная инструкция является руководством к действию для самого работника, она определяет:

* каких действий ожидают от работника;

* по каким критериям будут оценивать результаты труда;

* ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком, предельно конкретно и содержать информацию по следующим вопросам:

* название должности;

* наименование структурного подразделения;

* цель должности (зачем она существует, за что работнику платится заработная плата);

* подотчетность, место должности в рамках организационной структуры фирмы (кем руководит, кому подчиняется);

* перечень должностных обязанностей сгруппированных по функциональным блокам (6-7 блоков, включающих в себя по 6-7 должностных обязанностей);

* критерии эффективности труда (количественные, качественные).

Должностная инструкция - индивидуальный документ, хотя и может составляться на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность на данном предприятии, всегда имеют свои особенности, т. к. любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ. Тем не менее, структура должностной инструкции обязательно включает в себя следующие пункты:

* общие положения;

* права;

* должностные обязанности;

* ответственность.

В разделе «Общие положения» обычно указывают:

* наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

* требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы должностного лица (квалификационные требования);

* непосредственную подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо);

* порядок назначения и освобождения от должности;

* наличие и состав подчиненных (этот пункт корреспондирует с разделом «Ответственность», в котором, в случае наличия подчиненных, оговаривается ответственность не только за собственные действия данного работника, но и за действия подчиненных);

* порядок замещения (кто замещает данное должностное лицо во время его отсутствия, кого замещает данное должностное лицо). Данный пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей, т. к. отсутствие четких указаний о должностных лицах, выполняющих обязанности руководителей во время их отсутствия, дезорганизует работу предприятия;

* возможность совмещения должностей и функций;

* перечень документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав предприятия, инструкции, рекомендации, на основании которых должностное лицо осуществляет трудовую деятельность и реализует свои полномочия);

* другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус должностного лица и условия его деятельности.

Раздел «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает должностное лицо при исполнении возложенных на него должностных обязанностей, с учетом специфики этих обязанностей. Также в данном разделе отражаются взаимоотношения должностного лица с другими работниками и структурными подразделениями предприятия, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий. В разделе могут быть перечислены основные права работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ, либо сделана ссылка на эту статью. Очень важны права доступа к информации, в том числе конфиденциальной, запроса информации, право согласовывать и подписывать определенные документы.

В разделе «Должностные обязанности» указываются обязанности должностного лица, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения обязанностей, по решению руководителя структурного подразделения. Кроме того, здесь могут быть перечислены основные обязанности работников в соответствии со ст. 21 ТК РФ, либо сделана ссылка на эту статью. Для разработки данного раздела пригодятся тарифно-квалификационные характеристики, разработанные Министерством труда РФ. В них содержатся и требования к знаниям работника, и квалификационные требования, и обязанности. Обычно их берут за основу и видоизменяют под свое предприятие.

Раздел «Ответственность» определяет меру ответственности должностного лица за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных правовых документов организации, распоряжений руководителя, а также нарушения работником трудовой дисциплины в соответствии с законодательством Российской Федерации. Также в раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие и конкретизирующие ответственность должностного лица за те или иные нарушения. Если работник несет материальную ответственность в соответствии с заключенным договором о полной материальной ответственности работника, это также отмечается в данном разделе. Ответственность, в соответствии со ст. 419 ТК РФ, может быть:

* административная,

* дисциплинарная,

* гражданско-правовая,

* уголовная.

Необходимо помнить, что ответственность работника устанавливается в строгом соответствии с законодательством.

Можно дополнить должностную инструкцию разделами «Оценка работы», «Организация работы» и др.

Ш Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления работника с должностной инструкцией, в котором он обязан поставить дату ознакомления и подпись об ознакомлении с должностной инструкцией. Лист ознакомления может вестись в организации как отдельный документ, но может быть продолжением должностной инструкции. Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего по указанной в ней должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения.

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй у руководителя подразделения, третий у работника. Должностная инструкция вступает в силу с момента её утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией. Возможно указание заранее установленного срока замены, например, 5 лет.

Но лучше детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции:

* изменение структуры предприятия;

* изменение штатного расписания;

* перераспределение обязанностей;

* внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на нового работника.

2.2.5 Правила внутреннего трудового распорядка

Правила внутреннего трудового распорядка предприятия, организации - это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации. Порядок их составления и оформления регламентирован ч. 2 ст. 189 ТК РФ.

Законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований к содержанию Правил внутреннего трудового распорядка. Поэтому каждое предприятие или организация разрабатывает их самостоятельно с учетом специфики и особенностей работы. Однако нормативная база для составления таких правил есть. Это раздел VIII «Трудовой распорядок и дисциплина труда» ТК РФ. В ст. 189 и 190 ТК РФ очерчивается круг вопросов, регулируемых правилами, и устанавливается порядок их утверждения.

Правила внутреннего трудового распорядка входят в состав организационно-распорядительной документации, и на них распространяются требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р.6.30-2003. Несмотря на отсутствие жестких указаний по составлению Правил внутреннего трудового распорядка, ТК РФ все же предъявляет к правилам определенные требования, несоблюдение которых может привести к привлечению должностных лиц организации или предприятия к административной ответственности.

· Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются кадровой или юридической службой предприятия.

Правила внутреннего трудового распорядка могут являться приложением к коллективному договору (обычно так оно и бывает, смотрите ст. 190 ТК РФ). В данном случае в правом верхнем углу Правил в соответствии с требованиями ГОСТа, необходимо сделать отметку:

Приложение № 1 к коллективному трудовому договору от___ №______

Первый лист документа должен быть оформлен по образцу общего бланка (или на общем бланке предприятия, изготовленном типографским способом), т. е. с изображением товарного знака предприятия, указанием его полного наименования (а в случае необходимости - и закрепленного в уставе сокращенного наименования). Отдельный титульный лист к документу обычно не оформляется.

Название вида документа (ПРАВИЛА) оформляют всегда прописными буквами в заголовочной части документа на следующей строке ниже наименования предприятия на первом листе документа.

Датой Правил внутреннего трудового распорядка является, как правило, дата их утверждения. Регистрационный индекс может не проставляться (он является необязательным реквизитом, за исключением тех случаев, когда все нормативные документы предприятия ставятся на обязательный учет в соответствии с действующими классификаторами документов, требованиями корпоративной информационной системы и тому подобное).

Место составления или издания должно быть оформлено в обычном порядке в соответствии с принятыми обозначениями и сокращениями географических названий и родовых названий (г. - город, п. - поселок).

В правом верхнем углу оформляется гриф утверждения правил (утверждение документом, например, приказом, или личной подписью руководителя).

Текст Правил внутреннего трудового распорядка состоит из нескольких пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Изложение текста ведется по разделам и пунктам в последовательности «от общего к частному». Примерная структура Правил внутреннего трудового распорядка может включать в себя следующие разделы:

* Общие положения. В этом разделе обычно говорится о действии правил - указывается цель правил и их применение, на кого они распространяются, в каких случаях пересматриваются и другая общая информация.

* Порядок приема на работу, перевода и увольнения работников. Здесь обычно указываются документы, которые работодатель требует при приеме на работу, условия установления испытательного срока и его продолжительность, действия организации при переводе сотрудника на другую работу и при расторжении договора, оформление приема, перевода и увольнения.

* Основные права и обязанности работодателя. Этот раздел составляется на основании ст. 22 ТК РФ. Работодатель должен правильно организовывать труд работников, создавать здоровые и безопасные условия труда, постоянно совершенствовать систему оплаты труда, следить за соблюдением трудовой дисциплины, предоставлять работникам гарантии и компенсации. В частности, в данном разделе можно указать, что работодатель не вправе требовать от работников выполнения работ, не оговоренных в трудовых договорах (должностных инструкциях).

* Основные права и обязанности работников. Для составления данного раздела необходимо учитывать положения ст. 21 ТК РФ. Это обязанности работать добросовестно, соблюдать дисциплину труда, своевременно и точно исполнять распоряжения руководства, соблюдать технику безопасности, содержать в порядке рабочее место, бережно относиться к имуществу организации, вести себя корректно и вежливо и так далее. Также в четвертом разделе закрепляются основные права работников предприятия.

* Режим рабочего времени и времени отдыха. Сюда, в частности, включаются:

- время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки (на основании ст. 100 ТК РФ);

- время предоставления обеденного перерыва и его продолжительность (на основании ст. 108 ТК РФ);

- специальные перерывы для определенных категорий работников (например, грузчиков, дворников, строителей, работающих в холодное время года на открытом воздухе), а также перечень работ, на которых они заняты (на основании ст. 109 ТК РФ);

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие есть в организации (на основании ст. 101 ТК РФ);

- выходные дни (на основании ст. 111 ТК РФ) - если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в Правилах внутреннего трудового распорядка нужно оговорить, какой день кроме воскресенья будет выходным;

- продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков (на основании ст. 116 ТК РФ);

- место и сроки выдачи зарплаты (на основании ст. 136 ТК РФ).

* Поощрения за успехи в работе. В этом разделе определяются меры морального и материального поощрения: их виды и порядок применения, например выдача премии, награждение ценным подарком, помещение на доску почета, присвоение различных званий на основании ст. 191 ТК РФ.

* Ответственность за нарушение трудовой дисциплины. Ответственность за нарушение трудовой дисциплины, порядок применения мер дисциплинарной ответственности, снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание, описываются в данном разделе.

* Заключительные положения. Они включают в себя пункты об обязательном исполнении правил и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.

Также правила могут включать в себя и другие разделы, например, «Конфиденциальная информация», «Пропускной и внутри объектный режим» или что-то другое, требующее отражения в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Прежде всего, в правилах нужно отразить специфику организации и зафиксировать как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы. Например, если в организации есть сотрудники, работающие в ненормированном режиме, в правила нужно будет включить перечень должностей с ненормированным рабочим днем и оговорить условия, при которых работники будут трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени. Для сменщиков в правилах предусматриваются графики сменности, указывается количество и продолжительность смен, время начала и окончания каждой смены и т. п. Даже такие элементарные сведения, как время начала и окончания рабочего дня и продолжительность обеденного перерыва, обязательно должны быть закреплены в правилах.

В Правила внутреннего трудового распорядка не могут быть включены условия, ухудшающие положение работающих по сравнению с Конституцией РФ, международными актами, федеральными и региональными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями, коллективным договором.

Не следует чересчур перегружать правила и переписывать в них Трудовой кодекс. Самая большая проблема этого документа заключается в том, что он часто бывает слишком объемным и малоинтересным, а поэтому воспринимается скорее как формальность, а не как подспорье в работе. Чтобы этого не произошло, необходимо убрать из правил все лишнее (то, что и так уже закреплено в законе) и сосредоточить внимание на специфике самой организации.

Необходимо также учитывать, что «для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, утверждаемые Правительством РФ в соответствии с федеральными законами» (ст. 189 ТК РФ).

После того как Правила внутреннего трудового распорядка будут разработаны, их нужно направить на предварительное согласование с другими отделами (бухгалтерией, отделом режима или службой охраны, юридическим отделом, если правила разрабатываются кадровой службой), с представительным органом работников и утвердить у руководителя организации.

Работников знакомят с правилами под расписку при приеме на работу (а если правила принимаются вновь, то и в процессе работы). Сотрудников необходимо знакомить также и со всеми изменениями, вносимыми в этот документ. Правила должны быть доступны для прочтения в любое время. Для этого их можно вывесить в организации и во всех ее структурных подразделениях на видном месте или на корпоративном сайте.

Даже после знакомства с Правилами внутреннего трудового распорядка у новичка может возникнуть масса вопросов организационного характера: как зовут того или иного сотрудника, по какому телефону его можно найти, к кому обращаться по вопросам закупки канцтоваров и спецодежды, кто может установить нужную программу на компьютере. Но эти сведения не должны находить отражение в Правилах внутреннего трудового распорядка. Лучше разработать и принять самостоятельные локальные акты: кодекс корпоративной этики, положение о персонале и т. п., в которых закрепить стандарты внутрикорпоративного поведения сотрудников.

В этих документах можно затронуть аспекты, не освещенные в правилах, но требующие обязательного ознакомления с ними коллектива, - перерывы для чаепитий, курения, порядок фиксирования отсутствий по служебным надобностям, установки по корпоративному стилю одежды и др. В качестве приложений к Правилам внутреннего трудового распорядка целесообразно подготовить справочник внутренних телефонов, правила пользования Интернетом и локальной сетью, служебными автомобилями, мобильной связью и т. п.

Вместе с этими документами или вместо них можно издать небольшую и удобную брошюрку, где изложить краткую информацию о компании, ее реквизиты. Не помешают здесь и фотографии руководителей. Можно также разъяснить, что нужно делать при приходе на работу и уходе с нее, где принято обедать, каков порядок заказа визиток и т. п. Здесь можно обойтись без дежурных канцеляризмов, использовав легкий, непосредственный стиль: «мы надеемся, что наши клиенты будут приятно удивлены вашим безупречным знанием делового этикета». Такой документ будет реально работать, и помогать решать практические задачи организации.



2.3 Документы, оформляющие прием, перевод, увольнение

Распорядительная деятельность органов управления предприятием включает в себя решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. На предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

К документам по личному составу относятся:

* заявления о приеме, увольнении, переводе, трудовые договоры;

* приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе);

* трудовые книжки;

* личные дела;

* личные карточки формы Т-2;

* лицевые счета по заработной плате и др.

На основании ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

* паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

* трудовую книжку, (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);

* страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

* документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

* документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В отдельных случаях с учетом специфики работы ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.

При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.

2.3.1 Трудовой договор

С каждым гражданином, поступившим на работу на предприятие, необходимо заключить трудовой договор. Это обязательный документ, ни наличие коллективного договора, ни издание приказа о приеме на работу не являются основанием отказа от заключения трудового договора. Оформление трудового договора обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но также в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работы. Согласно ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется:

* предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права,

* своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

Работник обязуется:

* лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию;

* соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56 ТК РФ).

Таким образом, в трудовом договоре определяются две стороны.

1. Работник - физическое лицо, достигшее возраста 16 лет. В случаях получения основного общего образования либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста 15 лет. С согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста 14 лет, для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения;

2. Работодатель - физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником.

Иные, помимо имени, индивидуализирующие признаки сторон трудовых отношений, указываются в конце трудового договора. Так, в отношении работника - это сведения, подтверждающие его трудовую дееспособность (достижение необходимого возраста), место жительства. В отношении работодателя - юридический и почтовый адрес, ИНН и иные сведения.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников законами и иными нормативными правовыми актами может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

В трудовом договоре указываются фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор.

Существенными условиями трудового договора являются:

Место работы (с указанием структурного подразделения). Место работы - это прежде всего сама организация, ее обособленное подразделение (филиал, представительство) или внутреннее структурное подразделение (цех, отдел, бюро, пр.). Здесь индивидуализирующими признаками выступают территориальное расположение и точное наименование подразделения (обособленного - в соответствии с учредительными документами; необособленного - в соответствии со штатным расписанием, структурой организации или положениями о структурных подразделениях). Не следует путать место работы и рабочее место и описывать последнее в трудовом договоре. Такая конкретизация целесообразна только в исключительных случаях, например, когда рабочее место является уникальным (в частности, сложнейший комплекс оборудования), когда нет возможности выделить его в виде структурного подразделения, но вместе с тем оно обладает особыми признаками.

Дата начала работы. Это блок информации о том, когда работник приступает к исполнению трудовых функций. В соответствии со ст. 61 ТК РФ работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре день начала работы не определен, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу, а последний, в соответствии с нормами все той же статьи, вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. Если работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин в течение 1 недели, то трудовой договор аннулируется.

Рассматривая трудовой договор как юридический документ, следует особо сказать о сроках его действия (ст. 58 ТК РФ). Трудовой договор может заключаться:

* на неопределенный срок;

* на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен ТК РФ и иными федеральными законами.

Если заключается срочный трудовой договор, то в этом же текстовом блоке необходимо указать срок его действия и обстоятельство (причина), послужившее основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами.

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

При этом сторонам трудового договора следует знать, что в случае, если ни одна из них не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.

В ст. 59 ТК РФ приводится примерный перечень случаев, когда трудовой договор на определенный срок может заключаться по инициативе работодателя либо работника:

* для замены временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы;

* на время выполнения временных (до 2 месяцев) работ, а также сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода времени (сезона);

* с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;

* для проведения срочных работ по предотвращению несчастных случаев, аварий, катастроф, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;

* с пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением разрешена работа исключительно временного характера;

* в других случаях, предусмотренных в ст. 59 ТК РФ и федеральными законами.

Расторжение срочного трудового договора производится в порядке, закрепленном в ст. 79 ТК РФ. Срочный трудовой договор расторгается с истечением срока его действия, о чем работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения. Таким образом, если работодатель не предупредил работника в установленной форме о прекращении договора, то данный договор теряет свой «срочный» характер и автоматически становится бессрочным.

Однако данная норма относится не ко всем срочным договорам. Например, трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, расторгается по завершении этой работы. Трудовой договор, заключенный на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, расторгается с выходом этого работника на работу. Трудовой договор, заключенный на время выполнения сезонных работ, расторгается по истечении определенного сезона.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

Наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция.

Под профессией понимается вид трудовой деятельности, определяемый целью и характером трудовых функций. Профессия требует определенных знаний, получаемых в процессе подготовки и опыта работы. Например, металлург, строитель.

Специальность - это вид занятий в пределах одной профессии, более узкая квалификация рода трудовой деятельности. Она выделяется в рамках профессии вследствие внутреннего разделения труда. Например, слесарь--сантехник. Под специальностью также понимают направление подготовки в вузе. Ее наименование содержится в перечне специальностей высшего профессионального образования. Специальность точно названа в дипломе, и оттуда переносится в кадровые документы.

Квалификация работника - это вид его профессиональной обученности. Показателем, определяющим степень квалификации работника, является разряд. Квалификационный разряд устанавливается с учетом сложности, ответственности и условий работы на основе тарификационно-квалификационных справочников.

В разделе «Штатное расписание» уже отмечалось, что если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ.

В том случае, если поручаемая работнику трудовая функция не может быть обозначена в рамках какой-либо официально признанной в России должности или профессии, то в трудовом договоре может приводиться конкретный перечень работ, которые работник обязуется выполнять в рамках заключаемого трудового договора. Если же трудовая функция работника заключается в выполнении обязанностей или работ, предусмотренных квалификационными характеристиками для двух должностей или профессий, то наименование все же можно присвоить - оно будет двойным, но первой будет указываться должность или профессия с наибольшим удельным весом в объеме предусматриваемых работ.

В отношении наименований должностей следует также добавить, что наименования руководителей и специалистов могут быть снабжены обозначениями производных должностей.

Вице - «второе» лицо в организации, которое является непосредственным заместителем, помощником руководителя по всем (отдельным) частям управления и занимает место руководителя на время его отсутствия и болезни).

Заместитель (первый, второй) - лицо, которое выполняет должностные обязанности руководителя на время его отпуска, болезни, отсутствия, увольнения, но вместе с тем вне необходимости замещения выполняет определенные работы по управлению организацией или обеспечению деятельности организации.

Помощник (руководителя и специалиста). Зачастую «помощник» и «заместитель» рассматриваются как синонимы. Различия все же есть - уже при толковании слова «помощник» (т. е. человек помогающий, содействующий) очерчивается круг обязанностей:

* общего характера- выполнение работ по поручению руководителя или специалиста (например, помощник начальника юридического отдела по поручению последнего может подготовить список нормативно-правовой информации по заданной тематике);

* определенного характера - выполнение как части работ, возложенных на руководителя, так и отдельных его служебных поручений.

В обязанности помощника не входит замещение руководителя на время отпуска, болезни. Исключение составляют те случаи, когда у руководителя нет заместителя, и тогда помощник может быть назначен отдельным приказом временно заменяющим.

Следует учитывать, что квалификационные требования к заместителю руководителя и помощнику руководителя также могут существенно различаться. Так, например, на должности заместителей начальников финансовых отделов могут назначаться лица, имеющие высшее профессиональное образование по экономической специальности, а помощником руководителя могут назначаться лица, еще обучающиеся в образовательных учреждениях высшего профессионального образования по экономической специальности (последние курсы).

В отношении должностей заместителя и помощника установлены различия и по оплате. Так, должностные оклады заместителей руководителей негосударственных организаций, как правило, устанавливаются на 5--15 %, а помощников - на 30-50 % ниже должностных окладов соответствующих руководителей.

Главный - наименование, устанавливаемое по должностям главных специалистов (главных инженеров, главных бухгалтеров и др.) для возможного их введения в крупных организациях, с возложением на соответствующих работников функций руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности учреждения, а также по координации и методическому руководству группами специалистов.

Старший - наименование, устанавливаемое при условии, если служащий наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему работниками. Должностное наименование «старший» может устанавливаться служащему также в виде исключения и при отсутствии непосредственно в его подчинении работников, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).

Для должностей служащих, по которым устанавливаются квалификационные категории, должностное наименование «старший» не применяется. В этих случаях функции руководства подчиненными исполнителями возлагаются на специалиста более высокой квалификационной категории. Квалификационная категория - соответствующий нормативным критериям уровень квалификации, профессионализма и продуктивности труда, обеспечивающий работнику возможность решать профессиональные задачи определенной степени сложности.

Ведущий - установление должностного наименования «ведущий» производится в тех случаях, когда на специалиста возлагаются функции руководителя и ответственного исполнителя работ по одному из направлений деятельности организации или ее структурного подразделения либо обязанности по координации и методическому руководству группами исполнителей, создаваемыми в отделах (бюро) с учетом рационального разделения труда в конкретных организационно-технических условиях.

Права и обязанности работника. Основные права и обязанности работника определены в ст. 21 ТК РФ, согласно которой работник имеет право на:

* заключение, изменение и расторжение трудового договора в порядке и на условиях, которые установлены ТК РФ, иными федеральными законами;

* предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

* рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации и безопасности труда и коллективным договором;

* своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы;

* отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков;

* полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

* профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;

* объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов;

* участие в управлении организацией в предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами и коллективным договором формах;

* ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений;

* защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами;

* разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;

* возмещение вреда, причиненного работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном ТК РФ, иными федеральными законами;

* обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.

Также существуют и обязанности работника:

* добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором;

* соблюдать правила внутреннего трудового распорядка организации;

* соблюдать трудовую дисциплину;

* выполнять установленные нормы труда;

* соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда;

* бережно относиться к имуществу работодателя и других работников;

* незамедлительно сообщить работодателю либо непосредственному руководителю о возникновении ситуации, представляющей угрозу жизни и здоровью людей, сохранности имущества работодателя.