Анализ эффективности использования рабочего времени персонала ООО "Хьюмэн Ресурс ЕКБ"

Организация комплексного исследования рабочего времени работников ООО "Хьюмэн Ресурс ЕКБ". Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям персонала. Пути повышения эффективности использования рабочего времени персонала.

Рубрика Менеджмент и трудовые отношения
Вид курсовая работа
Язык русский
Дата добавления 14.12.2013
Размер файла 362,7 K

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Для наглядности структуры использования рабочего времени были построены диаграммы (отдельно за каждую неделю).

В первую неделю наибольший удельный вес в структуре затрат времени приходится на закрытие вакансии - 18,3%, а наименьший процент пришелся на анализ дебиторской задолженности - 1,1%, определение потребности в обучении - 1,1% и совещание с менеджерами отдела - 1,1%.

Рисунок 2 - Диаграмма структуры затрат рабочего времени персонала за первую неделю наблюдения, в минутах

Рисунок 3 - Диаграмма структуры затрат рабочего времени персонала за вторую неделю наблюдения, в минутах

На диаграмме видно, что наибольший удельный вес в структуре затрат времени за вторую неделю приходится на работу над закрытием вакансии - 15%, а наименьший процент пришелся на анализ дебиторской задолженности - 1,1%.

На диаграммах прекрасно видно, что структура затрат рабочего времени не является одинаковой за две исследуемые недели. Так же видно, в каком временном соотношении руководитель производил ту или иную работу. Несмотря на то, что структура различна, все же самыми большими затратами времени как в первую, так и во вторую неделю остается работа над закрытием вакансии (18,3% и 15% соответственно). Самым незначительным по затратам времени в структуре оказался анализ дебиторской задолженности - всего 1,1%. Общая структура затрат показывает, сколько времени требуется на определенную работу персоналу за весь период наблюдения.

2.3 Анализ использования рабочего времени персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

Для обеспечения возможности анализа затрат времени, все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы по формуле 1 [5 с. 62]. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду работ, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 1.

Так как наблюдения проводились 2 рабочие недели (10 рабочих дней), то суммарный фонд времени составил 5400 минут.

Полученные таким образом данные были занесены в таблицу 4 «Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям персонала».

В таблице 4, используются плановые затраты времени, которые заполнялись на основании электронной программы Outlook Express. Поэтому план составлялся на 65% рабочего времени. Остальная часть фонда времени - период незапланированной активности. Оставшиеся 35% рабочего времени условно были поделены на две части по 17,5%. Первая часть - период непредвиденной активности. Это резерв времени на превышение фактической продолжительности работ над плановыми значениями. Вторая часть - период спонтанной активности. Это резерв времени на выполнение работ, которые не были включены в план. Фактические затраты времени - это удельный вес каждого вида затрат за две недели.

Таблица 4 - Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям персонала

Наименование работ (перечень элементов затрат)

Плановые затраты времени (Outlook Express),%

Фактические затраты времени, %

Изменения

Оперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам

2

4,4

2,4

Оперативное совещание с менеджерами

2

1,7

-0,3

Телефонные разговоры с клиентами

4

5,8

1,8

Другие деловые телефонные разговоры

4

5,3

1,3

Участие в разработке мотивационных схем

1

1,4

0,4

Разбор конфликтов с клиентами офиса

-

2

2

Определение потребности в обучении

1

0,6

-0,4

Нерегламентированные перерывы

-

3,6

3,6

Регламентированные перерывы

8

11,1

3,1

Контроль за заключением договоров

3

4,4

1,4

Подготовка отчетов

4

3,3

-0,7

Анализ дебиторской задолженности

1

1,1

0,1

Прием посетителей по деловым вопросам

-

2,5

2,5

Служебные разъезды

7

6,7

-0,3

Проведение мониторинга рынка труда

1

1,7

0,7

Организация корпоративных мероприятий

4

5

1

Проведение собеседований

1

2,8

1,8

Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента

4

5,6

1,6

Обход помещений офиса (рабочих мест)

2

3,1

1,1

Работа над закрытием вакансии

5

16,7

11,7

Проведение собеседований с кандидатами

2

7

5

Составление плана по приходам

1

1,7

0,7

Наведение порядка на рабочем месте

1

2,8

1,8

Резерв на непредвиденное превышение плановых затрат:

17,5%

-

-17,5%

Резерв на управленческую деятельность:

17,5%

-

-17,5%

Итого:

100%

100%

0

Из таблицы 4, видно, что наибольшее отклонение фактических затрат от плановых, произошло при работе над закрытием вакансии (11,7%). Наименьшее отклонение, при анализе дебиторской задолженности 1,1%. Так же при анализе были выявлены работы, плановые затраты которых превышают фактические, это оперативное совещание с менеджерами (план превышает факт на 0,3%), определение потребности в обучении (0,4%), подготовка отчетов (0,6%) служебные разъезды (0,3%). Так же необходимо отметит, что довольно большая разница между фактическими и плановыми значениями присутствует при проведении собеседований с кандидатами. Все значительные отклонения говорят о том, что руководитель неправильно планирует свой день, что где изменения положительные, он слишком много уделяет этой задаче время в жизни, а где изменения отрицательные, то он слишком много отдает этой работе времени в плане, не распределяя его на другие работы.

Для оценки уровня организации труда могут использоваться такие показатели, как структура затрат, использование фонда рабочего времени, величина потерь и непроизводительных затрат и другое - отражающие как положительные стороны, так и существенные недостатки.

Для оценки результативности использования рабочего необходимо было воспользоваться коэффициентом экстенсивности.

Таким образом, из таблицы 3 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 195 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 5400 мин. Коэффициент экстенсивности рассчитывали по формуле (4): .

Регламентированные перерывы в работе по принятому в организации нормативу составляют 70 мин. в день (50 мин. - на обед и 20 мин. - на отдых и личные надобности) или 700 мин. за весь период наблюдения. Таким образом, максимально возможное значение коэффициента экстенсивности составляет 0,87. Но фактические затраты времени на обед и отдых ниже нормативных (плановых) затрат, а также присутствуют затраты на нерегламентированные перерывы, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Далее определили показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам. В данном случае, потери рабочего времени 100 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывали по формуле (5): .

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему.

К потерям рабочего времени, из-за нарушения режима работ, можно отнести следующие затраты времени. Это служебные перемещения (переход в другой отдел для распечатки документов или их копирования), связанные с недостаточным оснащением рабочего места необходимой оргтехникой, а также сбои в системе городского транспорта (из-за этого увеличились затраты времени на служебные разъезды на 100 минут (это относится к увеличению времени на те разъезды, которые были запланированы)). По данным таблицы 2, потери рабочего времени по причинам, независящим от персонала, составляют 150 минут + 120 минут = 250 минут.

Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами, не зависящими от исследователя, рассчитывали по формуле (6) :

.

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы не слишком велико, но указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени персонала.

В данном случае, из таблицы 2 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин. Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы, рассчитывали по формуле (7): .

В соответствии с нормативами организации на регламентированные перерывы должно отводиться 13% рабочего времени. Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы немного ниже нормативного, что говорит о нарушении режима труда и отдыха.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов можно говорить о том, что у данного руководителя происходит нарушение режима труда и отдыха, а также имеются затраты на нерегламентированные перерывы, которые могут рассматриваться в качестве резервов лучшего использования рабочего времени.

Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости руководителя различными видами работ определялась путем сравнения фактических затрат времени с плановыми.

Далее был рассчитан коэффициент рациональности использования рабочего времени, основываясь на данных приведенных в таблице 5, здесь используются данные предоставленные персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ», т.е. его личный план работ, представленный в программе Outlook Express, а так же фактические затраты времени. Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывали по формуле (8) : .

Нельзя сказать, что показатель Кр близок к единице. Можно сделать вывод, что персоналу необходимо более тщательно планировать свое время и следовать намеченному плану. Общая оценка степени рациональности использования специалистом времени может быть представлена показателем, рассчитанным как произведение коэффициента экстенсивности (Кэ) и коэффициент рациональности (Кр).

Таблица 5 - Данные для расчета коэффициента рациональности использования рабочего времени

Наименование работ (перечень элементов затрат)

План. затраты времени (Outlook Express),%

Факт. затраты времени, %

в долях

Оперативное совещание с управляющим директором по текущим вопросам

2

4,4

0,024

0,024

Оперативное совещание с менеджерами отдела

2

1,7

-0,003

0,003

Телефонные разговоры с клиентами

4

5,8

0,018

0,018

Другие деловые телефонные разговоры

4

5,3

0,013

0,013

Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором

1

1,4

0,004

0,004

Разбор конфликтов с клиентами офиса

-

2

0,02

0,02

Определение потребности подразделений в обучении

1

0,6

-0,004

0,004

Нерегламентированные перерывы

-

3,6

0,036

0,036

Регламентированные перерывы

8

11,1

0,031

0,031

Контроль за процессом заключения договоров

3

4,4

0,014

0,014

Подготовка отчетов

4

3,3

-0,007

0,007

Анализ дебиторской задолженности

1

1,1

0,001

0,001

Прием посетителей по деловым вопросам

-

2,5

0,025

0,025

Служебные разъезды

7

6,7

-0,003

0,003

Проведение мониторинга рынка труда

1

1,7

0,007

0,007

Организация корпоративных мероприятий

4

5

0,001

0,001

Проведение собеседований

1

2,8

0,018

0,018

Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента

4

5,6

0,016

0,016

Обход помещений офиса

2

3,1

0,011

0,011

Работа над закрытием вакансии

5

16,7

0,117

0,117

Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)

2

7

0,05

0,05

Составление плана по приходам

1

1,7

0,007

0,007

Наведение порядка на рабочем месте

1

2,8

0,018

0,018

Итого

0,43

В данном случае этот показатель рассчитан по формуле (9) [5, с.66] и равен: .

Максимальная величина данного коэффициента при условии соблюдения режима труда и отдыха, установленного в организации, и стопроцентного следования плану равна 0,83. Фактическое значение данного коэффициента (0,51) ниже нормативного, следовательно, персонал нерационально использует рабочее время, в первую очередь не выполняя намеченный план.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, нашедших свое отражение в плане. В соответствии с принятой классификацией они распадаются на подготовительно-заключительное время, время оперативной (основной) работы и время обслуживания рабочего места. Затраты на подготовительно-заключительное время по оценке самого персонала составляют около 3% от общего фонда времени, что соответствует нормативу, установленному в организации.

Время обслуживания рабочего места (ВОРМ), включающее затраты на наведение порядка на рабочем месте до и после работы в структуре затрат времени составит: .

Таким образом, время обслуживания рабочего места составят 2,8% от общего фонда времени, что соответствует нормативу времени, отведенному на выполнение данных работ.

Время на выполнение оперативной работы (ВОР) - это все затраты времени, приходящиеся на выполнение работы, обусловленной должностной инструкцией (3765 минут) и общественной работы (0 минут). .

Время на выполнение оперативной работы составляет 70% от общего фонда времени.

Исходя из полученных данных можно сделать вывод, что структура затрат рабочего времени специалиста достаточно рациональна.

Проанализируем затраты времени на выполнение работ, включенных в состав оперативной. По одной из принятых классификаций эти затраты делятся на время организационно-административной работы (КОА), время творческой работы (КТ), время формально-логической работы (КФЛ) и время исполнительской (технической) работы (КИ). По оценкам самого персонала время его организационно-административной работы составляет около 53% (КОА = 1995/3765=0,53), время творческой работы - 12% (КТ =452/3765= 0,12), время формально-логической работы - 23% (КФЛ =866/3765= 0,23), а время исполнительской работы составляет примерно 13% всего времени оперативной работы (КИ =489/3765= 0,13).

Как мы видим, время на организационно-административную работу преобладает во времени всей оперативной работы, что является закономерным для руководителя. К сожалению, время творческой работы составляет достаточно малую часть в оперативном времени, что можно считать «минусом» в работе персонала.

В целях проведения детального изучения труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение каждого дня исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работы по следующим критериям:

I. Необходимость выполнения работы;

II. Оправданы ли затраты времени на ее выполнение;

III. Целесообразность выполнения работы;

IV. Сознательно ли определен временной интервал для ее выполнения.

По данным критериям проанализируем каждую из работ соответствующего дня периода наблюдения. В процессе анализа определяется, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет».

По каждому из критериев определили продолжительность работ, по которым получен ответ «нет», и общая продолжительность работ соответствующего дня.

Если в результате анализа окажется, что более чем на 10% деятельность являлась необязательной, то можно сделать вывод о том, что специалист имеет больше проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.

Если по второму критерию фактические затраты времени отличаются от плановых затрат более, чем на 10%, то будем считать затраты на выполнение такой работы не оправданными.

Если более чем в 10% случаев расход времени был велик, то особое внимание следует обратить на вопросы организации труда (технические приемы, самодисциплина и т.п.).

Если более чем в 10% случаев исполнение работ было нецелесообразным, то внимание специалиста должно быть обращено на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

Если более чем в 10% случаев момент исполнения работы был определен случайно, то специалист испытывает трудности с составлением планов дня.

Учтем, что распределение плановых затрат по дням и неделям было рассчитано пропорционально количеству дней за 2 недели, в которые планировалось делать ту или иную работу.

Анализ первого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. А время на разбор конфликтов не присутствуют в плане (т.к. их не возможно запланировать, потому что они являются спонтанными), но они являются безусловно необходимыми, целесообразными и время на ее выполнение является оправданным, то по данному виду временных затрат мы имеем отрицательную оценку по четвертому критерию.

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,028 или 2,8%;

II = (15+30+30+15+15)/540 = 0,19 или 19%;

III = (15+15)/540 = 0, 056 или 5,6%;

IV = (30+15+30+45+15)/540 = 0, 25 или 25%.

Так как значения коэффициентов I, III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II и IV коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, так же временной интервал был не сознательно определен.

Анализ второго дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 45/540 = 0,083 или 8,3%;

II = (45+90+30+60+15)/540 = 0,44 или 44%;

III = (45+15)/540 = 0, 111 или 11,1%;

IV = (15+45+60+30)/540 = 0, 28 или 28%.

Так как значение коэффициента I меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной. Но, так как значение II, III, IV коэффициентов превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, так же руководитель не сознательно определил временной интервал и работа данного дня была не целесообразна.

Анализ третьего дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Оперативное совещание с управляющим директором», «Телефонные разговоры с клиентами», «Другие телефонные разговоры», «Разбор конфликтов с клиентами офиса».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%;

II = (30+45+75+15+15)/540 = 0,33 или 33%;

III = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%;

IV = (15+15+60+15)/540 = 0, 194 или 19,4%.

Так как значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ четвертого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Контроль за процессом заключения договоров», «Служебные разъезды», «Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 30/540=0,05 или 5%;

II = (30+90+15+15)/540 = 0,28 или 28%;

III =30/540=0,05 или 5%;

IV = 15/540 = 0,028 или 2,8%.

Так как значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.

Анализ пятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Телефонные разговоры с клиентами», «Контроль за процессом заключения договоров», «Подготовка отчетов», «Работа над закрытие вакансии».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03или 3%;

II = (30+15+45+30+75)/540 = 0,36 или 36%;

III = 15/540 = 0,03или 3%;

IV = (15+15)/540 = 0,056 или 5,6%.

Так как значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть.

Анализ шестого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Прием посетителей по деловым вопросам», «Взаимодействие с региональными подразделениями», «Составление плана по приходам».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 30/540 = 0,056 или 5,6%;

II = (30+15+60+15)/540 = 0,22 или 22%;

III = 30/540 = 0,056 или 5,6%;

IV = (30+60)/540 = 0, 17 или 17%.

Так как значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ седьмого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Телефонные разговоры с клиентами», «Другие деловые телефонные разговоры», «Работа над закрытием вакансии».

Таким образом, коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 0;

II = (30+30+30+120)/540 = 0,39или 39%;

III = 0;

IV = (30+30+45)/540 = 0,19 или 19%.

Так как значения коэффициентов I, III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ восьмого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Подготовка отчетов, различных документов», «Обход помещений офиса (рабочих мест)».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03 или 3%;

II = (315+45+30)/540 = 0,17 или 17%;

III = 15/540 = 0,03 или 3%;

IV = (45+30+15+30)/540 = 0,22или 22%.

Так как значения коэффициентов I, III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ девятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Работа над закрытием вакансии», «Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту)». Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 30/540 = 0,05 или 5%;

II = (15+105+15)/540 = 0,25 или 25%;

III = 15/540 = 0,03или 3%;

IV = (45+15)/540 = 0, 111 или 11%.

Так как значения коэффициентов I и III меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной и целесообразной. Но, так как значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

Анализ десятого дня наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ. Так как время на следующие виды работ превысило плановое, то по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: «Другие деловые телефонные переговоры», «Проведение мониторинга рынка труда», «Организация корпоративных мероприятий».

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 15/540 = 0,03 или 3%;

II = (15+15+90+30)/540 = 0,28 или 28%;

III = 15/540 = 0,03 или 3%;

IV = (30+15+15)/540 = 0, 11 или 11%.

Так как значения коэффициентов I и III равны 10%, следовательно, то это является знаком для руководителя, свидетельствующем о том, что ему стоит обратить внимание на расстановку приоритетов в работе и на проблему планирования затрат времени в течение рабочего дня.

А так же значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть. А также значение IV критерия превысило 10%, что указывает на то, что руководитель испытывает трудности с составлением планов дня.

А теперь дадим аналогичную оценку по таким же критериям по итогам деятельности руководителя за каждую неделю и за весь период наблюдения.

Анализ за первую неделю наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

В план не вошли затраты времени руководителя на:

1. Разбор конфликтов (с клиентами офиса, между сотрудниками).

2. Прием посетителей по деловым вопросам.

Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.

А на следующие виды работ, фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку. Это оперативное совещание с техническим директором по текущим вопросам, оперативное совещание с менеджерами отдела, телефонные разговоры с клиентами (общие вопросы), контроль за процессом заключения договоров, подготовка отчетов, различных планов. Так же сюда относятся, анализ кредиторской задолженности, служебные разъезды, взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутмента, работа над закрытием вакансии, проведение собеседований с кандидатами и составление плана по приходам.

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I =120/2700 = 0,044 или 4,4%;

II = (135+60+180+120+135+60+30+120+405+240+45)/2700 = 0,56 или

56%;

III = 120/2700 = 0,044 или 4,4%;

IV = (45+120+120)/2700 = 0,095 или 9,5%.

Так как значения коэффициентов I, III, IV меньше 10%, следовательно, работа данного дня была обязательной, целесообразной с сознательно определенным временным интервалом. Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).

Анализ за вторую неделю наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

В план не вошли затраты времени персонала на:

1.Разбор конфликтов (с клиентами офиса, между сотрудниками)

2.Прием посетителей по деловым вопросам

Соответственно по этим видам затрат мы имеем отрицательную оценку по IV критерию.

А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку: участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором, проведение мониторинга рынка труда, организация корпоративных мероприятий, обход помещений офиса (рабочих мест).

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I =75/2700 = 0,027 или 2,7%;

II = (75+30+75+90+120+105)/2700 = 0,18 или 18%;

III = 75/2700 = 0,027 или 2,7%;

IV = (60+75+15)/2700 = 0, 055 или 5,5%.

По 2 - й неделе наблюдаемого периода мы можем сказать, что поскольку значения I и III, IV критериев меньше 10%, то деятельность в целом была обязательной, целесообразной и руководитель не испытывает трудности с составлением планов дня.

Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же персоналу необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).

Анализ за все время наблюдения показывает: так как затраты времени на нерегламентированные перерывы не являются необходимыми и оправданными и, соответственно, не присутствуют в плане, имеем отрицательные оценки по всем четырем критериям данного вида работ.

В план не вошли затраты времени персонала на:

1. Разбор конфликтов (с клиентами, между сотрудниками);

2. Прием посетителей по деловым вопросам.

А на следующие виды работ фактическое время их исполнения превысило плановое, и по этим видам работ по II критерию имеем отрицательную оценку:

1. Оперативное совещание с директором по текущим вопросам;

2. Оперативное совещание с менеджерами отдела;

3. Участие в разработке мотивационных схем совместно с управляющим директором;

4. Определение потребности подразделений в обучении;

5. Контроль за процессом заключения договоров;

6. Подготовка отчетов, различных планов, учредительных организационно-распорядительных и др. документов;

7. Анализ кредиторской задолженности;

8. Служебные разъезды (дорога, выезды на встречи с клиентами);

9. Проведение мониторинга рынка труда;

10. Организация корпоративных мероприятий;

11. Проведение собеседований по поводу приемов на работу новых сотрудников;

12. Взаимодействие с региональными подразделениями в организации рекрутинга;

13. Работа над закрытием вакансии;

14. Проведение собеседований с кандидатами (к клиенту);

15. Составление плана по приходам.

Тогда коэффициенты соответствующих критериев будут равны:

I = 195/5400 = 0,036 или 3,6%;

II=(240+90+315+75+30+195+240+180+60+360+90+270+150+300+900+375+90)/5400 = 0,733 или 73%;

III = 195/5400 = 0,036 или 3,6%;

IV = (105+195+135)/5400 = 0, 080 или 8%.

В итоге, мы можем сказать, что поскольку значения I, IV и III критериев меньше 10%, то деятельность в целом была обязательной, целесообразной и руководитель не испытывает трудности с составлением планов дня.

Но значение II коэффициента превысило 10%, то можно говорить, что руководитель неверно определил затраты времени на выполнение некоторых работ или же эти затраты невозможно было предусмотреть, или же нашему руководителю необходимо уделить внимание вопросам организации труда (техническим приемам, самодисциплине, реальной оценке продолжительности той или иной работы).

Теперь проанализируем затраты времени на выполнение различных видов работ за весь период наблюдения. Для этого заполним таблицу «Анализ затрат рабочего времени за весь период наблюдений», где наглядно покажем необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу.

При анализе данной таблицы можно сделать следующие выводы. Необходимо сократить следующие виды затрат времени. Это другие деловые телефонные разговоры на 85 минут, на 5 минут участие в разработке мотивационных схем. Такие затраты как нерегламентированные перерывы и разбор конфликтов с клиентами офиса можно исключить полностью. Еще можно на 40 минут сократить затраты времени на контроль за процессом заключения договоров, на 35 минут прием посетителей по деловым вопросам, на 60 минут служебные разъезды, на 20 минут проведение мониторинга, на 70 минут организация корпоративных мероприятий, на 50 минут взаимодействие с региональными подразделениями, на 65 минут обход помещений офиса, на 5 минут проведение собеседований с кандидатами, на 50 наведение порядка на рабочем месте. Остальные виды работ относятся к затратам которые нельзя сократить. И таким образом получается, что от всего исследуемого времени 5400 минут, 4615 минут нельзя сократить, 785 минут можно сократить.

Таким образом, основываясь на программу Outlook Express, с помощью организационно-технических мероприятий персоналу необходимо перераспределить 14,1% рабочего времени.

3. Пути повышения эффективности использования рабочего времени персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

3.1 Рекомендации по устранению выявленных причин в ходе анализа рабочего времени персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ»

На основании выявленных причин, мешающих рациональному использованию рабочего времени, были определены следующие меры по их устранению.

1. Виды помех: Нерациональное планирование. Об этом виде помех говорит, например, то что фактические затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых. Данные задачи выполняются в недостаточном объеме, либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение (оперативное совещание с менеджерами отдела на 0,3%, подготовка отчетов на 0,7%, определение потребности в обучении на 0,4%, служебные разъезды на 0,3%). А на некоторые виды работ фактические затраты времени, наоборот, неоправданно высоки (оперативное совещание с директором на 2,4%, регламентированные перерывы на 3,1%, работа над вакансией на 11,7%, проведение собеседований с кандидатами на 5%).

Возможные причины потерь времени:

- ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов;

- отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня;

- отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы;

- игнорирование нормативов режимов труда и отдыха.

Меры по устранению потери времени:

- выполнение работ пропорционально их стратегической значимости;

- ведение предварительного планирования рабочего дня;

- ведение дневника рабочего времени;

- изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.

2. Виды помех: Работа в условия кризиса, например, время, потраченное на ожидание в очередях, ожидание согласования решений, повторная подготовка решений и т.д.

Возможные причины потерь времени:

- нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных видов работ;

- ориентация на проблему;

- сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с партнерами (подчиненными);

- неполадки в работе имеющейся оргтехники, замедляющей процесс работы;

- недостаточное количество необходимой оргтехники на рабочем месте.

Меры по устранению потерь времени:

- реалистичное планирование затрат рабочего времени;

- ориентация на имеющиеся возможности;

- делегирование полномочий;

- проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест;

- закупка дополнительных единиц оргтехники.

3. Виды помех: Обычные дела и «текучка». Сюда относятся, личные телефонные разговоры, прием посетителей по личным вопросам, перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.

Возможные причины потерь времени:

- отсутствие планирования;

- перенесение важных дел на более поздний срок;

- стремление пообщаться с коллегами, из-за отзывчивости;

- субординации между руководителем и подчиненными;

- отсутствие самодисциплины;

- прерывание работы телефонными звонками.

Меры по устранению потерь времени:

- ставить цели и стремится к их достижению;

- расстановка приоритетов работ;

- самодисциплина;

- формализация отношений с коллегами и подчиненными.

4. Виды затрат: Транспортные затраты времени

Возможные причины потерь времени:

- неверный расчет затрат времени на служебные разъезды;

- сбои в работе общественного транспорта.

Меры по устранению потерь времени:

- заранее продумывать маршрут.

3.2 Рационализация управления временем персонала

Проведенные в данной курсовой работе исследования по использованию рабочего времени персонала приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

В организации работы персонала можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

Но было выявлено, что персонал тратит меньше времени, чем он запланировал на оперативные совещания.

Используя полученные данные, был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 6.

Таблица 6 - План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Раздел плана мероприятий

Мероприятия по улучшению использования рабочего времени

Меры по улучшению нужны

Вид контроля

Немедленно (какие)

В течение года (какие)

Планирование рабочего времени

- Составление плана в письменной форме

- Последовательное планирование рабочего дня

-Использование дневника рабочего времени

-Согласование долгосрочных целей с подчиненными

-Улучшить техническое оснащение рабочих мест

-Улучшить взаимодействие с подчиненными (заместителями)

-Овладеть знаниями и навыкам составления дневного плана.

-Доведение до сотрудников сведений о нормативах труда и отдыха в организации

-Произвести замену устаревшей техники и/или отремонтировать (модернизировать) имеющуюся

-Овладеть знаниями и навыкам составления долгосрочных планов

-Овладение различными методиками планирования

-Проведение исследований по анализу утомляемости сотрудников для уточнения нормативов труда и отдыха в организации

-Провести анализ потребности сотрудников в оргтехнике

- В соответствии с результатом анализа осуществить закупку и ремонт (модернизацию) необходимой оргтехники

-Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня)

-Итоговый (проводить после выполнения задания)

Устранение факторов помех

- Бумажная работа

- Телефон

- Помехи в работе общественного транспорта

- Личные разговоры с сотрудниками

- Личные разговоры по телефону

- Нерегламентированные перерывы на чай, кофе и т.п.

-Проведение структуризации необходимой работы.

- Снижение доли «текучки» и отказ от незапланированной работы.

-Организация делегирования части работ

-Заранее продумывть маршрут

-Улучшение самодисциплины

-Улучшение (автоматизация) системы документооборота

-Прорабатывание маршрута

-Промежуточный (проводить в конце каждого рабочего дня)

-Итоговый (проводить после выполнения задания)

Так же, персонал не полностью использует время, отведенное на регламентированные перерывы. Это указывает на возможность возникновения у него переутомления, усталости, стресса и привести к падению результативности его работы.

Остальные виды затрат рабочего времени персонала также нуждаются в корректировке.

Для этого необходимо проработать внутренние установки.

4. Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

5. Исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности, при невыполнении собственных задач;

6. Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными;

7. Ориентироваться на долгосрочные цели;

8. Научиться расставлять приоритеты работ;

9. Повысить самодисциплину.

Заключение

Освоение новых форм организации производства, углубление хозяйственно-экономических связей, требуют изыскания дополнительных резервов, в том числе за счет повышения уровня использования рабочего времени. Исследования выявили непосредственную зависимость эффективности производства от состояния использования рабочего времени, что предопределило необходимость углубленного изучения теории и практики различных аспектов этой проблемы.

Потери рабочего времени влияют на производительность труда. В литературе излагается мнение, что устранение потерь рабочего времени ведет к повышению производительности труда. По мнению других, устранение потерь рабочего времени не означает его экономии, поскольку сокращение потерь увеличивает массу фактически затраченного в производстве времени.

Существенное значение при планировании и анализе труда, определении неиспользованных резервов имеет четкая классификация затрат рабочего времени и его потерь. На основании критического изучения опубликованных работ автором разработана схема классификации потерь фонда рабочего времени по видам и причинам возникновения с расшифровкой видов затрат и потерь рабочего времени с учетом особенностей хлопководства, в том числе вызванных организационно - техническими причинами, текучестью кадров.

Совершенствованию бухгалтерского, статистического и оперативного учета. В этих целях предложено составление машинограмм о видах потерь рабочего времени, использование внеучетной информации (моментные наблюдения, фотографии и самофотографии рабочего дня), составление плановых и фактических балансов рабочего времени, разработанных и апробированных автором.

Было выявлено, что потери рабочего времени на предприятиях в основном обусловлены двумя группами факторов: субъективного (личностного) характера и объективного, подразделяющихся на производственные непроизводственные. Анализ причин возникновения целодневных и сменных потерь рабочего времени позволил их систематизировать и показать, что они могут зависеть от администрации и самих работников и не зависеть от них, подразделяться на поддающиеся и не поддающиеся воздействию.

В данной курсовой работе была проанализирована эффективность использования рабочего времени персонала ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ» г. Екатеринбурга и представлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени.

Целью исследования был анализ эффективности использования рабочего времени персонала, предоставление рекомендаций по решению выявленных проблем.

Задачами данного исследования были, изучение теории оценки эффективности использования рабочего времени персонала анализ теоретических подходов по улучшению использования рабочего времени персонала. Изученные материалы позволили определить, что для расчета эффективности использования рабочего времени персонала можно использовать несколько методов, например самофотографию рабочего времени, анкетные и устные опросы. В данной работе мы приняли решение использовать метод фотографии рабочего времени. Далее необходимо было представить характеристику организации ООО «Хьюмэн Ресурс ЕКБ». В результате была деятельность компании, проанализирована ее организационная структура.

Так же необходимо было проанализировать содержание труда персонала. Где нами были представлены его основные обязанности, его задачи, его затраты времени на то или иное мероприятие.

Еще одной из задач была подготовка рекомендаций по повышению эффективности использования рабочего времени персонала. Где мы довольно подробно представили план мероприятий (которые необходимо выполнить в ближайшее время, и в течении года) которые приведут руководителя к более продуктивному использованию своего рабочего времени, следовательно к повышению использования рабочего времени.

И основной задачей было определить социально-экономический эффект предложенных мероприятий, который дал нам возможность оценить не только материальную выгоду совершенных действий, но и моральное воздействие мероприятий на всю организацию в целом.

Таким образом, в заключение моей работы мне хотелось бы отметить следующее: труд персонала должен быть четко регламентирован и должен соответствовать основным нормам и правилам. Оптимизация труда персонала основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ.

Важная роль в анализе и выработке перспектив рационального использования рабочего времени принадлежит улучшению информационной базы.

рабочий время персонал

Библиография

1. Трудовой кодекс Российской Федерации.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации.

3. Андронов В.В. Корпоративный менеджмент в современных экономических отношениях. - М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2003. - 479 с.

4. Архангельский Г. “Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы” М.: АиСТ-М, 2003

5. Баканов М.И., Шеремет А.Д. Теория экономического анализа. М.: ИНФРА-М, 2006.

6. Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование. М.: ИНФРА-М, 2005 - 400 с.

7. Вайсман А. Стратегия менеджмента: пять факторов успеха. - М.: Экономика, 2005.

8. Веснин В.Р. Основы менеджмента, - 2-е изд-е, доп. и испр., - М., 2005.

9. Гордман Т. Пять принципов бизнеса, которые должен знать каждый менеджер

10. Гончарук В.А. Развитие организации. - М.: «Дело». 2007 - 155 с.

11. Гончаров В.И. Менеджмент предприятия в 2-х ч., Ч. 1. - Мн.: Изд-во МИУ, 2006. - 211 с.

12. Гибсон Дж. Л., Иванцевич Дж., Донелли Д. Х. Организации. Поведение. Структура. Процессы. - М., 2000.

13. Котлер Ф. Маркетинг, менеджмент. -9-е междунар. изд-е / Пер. с англ. - СПб.: Питер, 2001. - 487 с.

14. Румянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. Менеджмент организации. - М.: ИНФРА-М, 2005. - 267 с.

15. Социология управления: Курс лекций - М.: издательство РАТС, 2000 - 204 с.

16. Современное управление. В 2 томах, том 1/Под ред. Д.Н. Карпухина, Мильнер. - М.: Издатцентр, 2000 -584 с.

17. Статья «Персональный менеджмент» - автор Свистунов В.М. Служба кадров №2 2004

18. Хасси Д. Стратегия и планирование. - Санкт-Петербург: Изд-во «Питер». 2001. - 384 с.

19. Якокка Ли. Карьера менеджера. - М.: Прогресс, 2000

Размещено на Allbest.ru


Подобные документы

  • Классификатор затрат и самофотография рабочего времени. Анализ соответствия фактических затрат времени выполняемым функциям. Основные факторы помех. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени начальника.

    курсовая работа [48,8 K], добавлен 08.02.2012

  • Понятие, структура и значение рабочего времени. Принципы его эффективного использования, основные методы учета и измерения. Анализ использования рабочего времени в ОАО "Альфа Банк". Мероприятия, направленные на оптимизацию деятельности персонала.

    дипломная работа [323,8 K], добавлен 29.08.2013

  • Теоретические аспекты анализа рабочего времени. Анализ использования рабочего времени на примере ОАО "Стройка". Разработка и практическое внедрение рекомендаций по снижению затрат рабочего времени, оценка их практической эффективности на сегодня.

    дипломная работа [337,4 K], добавлен 13.07.2011

  • Time-менеджмент как мероприятия, направленные на повышение эффективности использования рабочего времени руководителя. Анализ данного показателя на предприятии ООО "Хьюмэн Ресурс ЕКБ", направления его оптимизации и повышения практической продуктивности.

    дипломная работа [233,4 K], добавлен 17.05.2011

  • Коэффициент перерывов времени на отдых и личные надобности, потерь времени из-за нарушений режимов работы. Определение степени экстенсивности использования рабочего времени. Анализ использования рабочего времени по характеру деятельности работников.

    контрольная работа [28,5 K], добавлен 26.10.2010

  • Классификация работ и затрат рабочего времени управленческого персонала. Анализ рациональности использования рабочего времени и выработки управленческих решений. Индексация затрат рабочего времени по его видам, содержанию труда и характеру деятельности.

    контрольная работа [43,8 K], добавлен 13.10.2010

  • Классификация и элементы затрат рабочего времени. Расчет и анализ коэффициента экстенсивности использования рабочего времени, потерь времени из-за нарушений дисциплины и режимов работы. Анализ использования и распределения затрат рабочего времени.

    контрольная работа [37,3 K], добавлен 21.12.2010

  • Механизм управления рабочим временем руководителя отдела подбора персонала ООО "ИНКОМ-Недвижимость Севастопольское". Содержание труда руководителя и структурирование затрат его рабочего времени. Рекомендации по использованию рабочего времени руководителя.

    дипломная работа [663,8 K], добавлен 26.01.2013

  • Понятие и показатели использования рабочего времени, виды его затрат, влияние трудовых факторов. Анализ эффективности использования рабочего времени на ОАО "БРТ". Рационализация трудового процесса, как одна из современных технологий управления персоналом.

    курсовая работа [66,1 K], добавлен 21.03.2009

  • Характер, содержание, сущность, цели и задачи организации управленческого труда. Анализ затрат рабочего времени. Основные пути улучшения использования рабочего времени руководителей и специалистов. Инвентаризация затрат рабочего времени в организации.

    курсовая работа [561,7 K], добавлен 23.09.2015

Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т.д.
PPT, PPTX и PDF-файлы представлены только в архивах.
Рекомендуем скачать работу.