Понятие "документ", его развитие и определение

3.инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

4.нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

5.отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

6.перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

7.планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

8.положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

9.программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

10.расценки на производство работ;

11.сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

12.стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

13.структура и штатная численность;

14.тарифные ставки;

15.уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);

16.формы унифицированных документов;

17.штатные расписания и изменения к ним.

2. «Реквизиты датирования и индексации документов»

Здесь речь пойдет о реквизитах под номерами 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание- дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции - день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа - день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело). Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2004 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.

Расположение- проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание- часто включает три пары арабских чисел, где первая пара - индекс структурного подразделения автора документа, вторая - номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья - порядковый номер по журналу учета.

Расположение- в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание- включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Расположение- пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание- включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение- проставляется правее от тринадцатого реквизита. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

При указании места составления не ставится буква "г" перед наименованиями городов, оканчивающихся на "бург" и "град", а также Москвой.

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемых для изготовления бланков.

3. реквизиты оформления текста.

В нее входят реквизит с номерами 16, 19, 21

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание- документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже. При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел

Расположение- на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание- неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение- пишется на девятой строчке в левой стороне. включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, -Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, -Должностная инструкция ведущего эксперта.

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.⁶

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание- главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение- посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.²

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации - русском языке.³

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.⁴

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.⁵

При составлении таблицы ее графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.⁶

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).⁷

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту,⁸ при этом дата оформляется словесно-цифровым способом.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

1. первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

2. первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

3. третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ЗАО "Термика" считает возможным").

В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

1. письмо оформляется на должностном бланке;

2. письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

3.Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.

4. реквизиты утверждения документа.

К данной группе относятся реквизиты № 17, 23, 24, 25, 26

Реквизит № 17 «Гриф утверждения»

Написание- если документ утверждается конкретной особой (служебной), то гриф утверждения содержит также элементы: слово «УТВЕРЖДАЮ», наименование должности, личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая утвердила документ, дата утверждения. В утвержденные документы нельзя вносить какие - либо поправки, исправления или дополнения без разрешения особы, которая их утвердила. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приводится в приложении 4 Государственной системы документационного обеспечения управления и содержит следующие виды документов:

· акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);

· задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.);

· инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.);

· нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.);

· отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);

· перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения материалов и т.д.);

· планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному хозяйству, по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);

· положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и т.д.);

· программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);

· расценки на производство работ;

· сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);

· стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия);

· структура и штатная численность;

· тарифные ставки;

· уставы государственных предприятий (объединений), входящих в состав объединений и т.д.);

· формы унифицированных документов;

· штатные расписания и изменения к ним.

Расположение- в правой верхней стороне бланка на четвертой строке, напротив восьмого реквизита.

Реквизит№23«Подпись».Написание- обязательный реквизит служебного документа. В учреждениях, которые функционируют на основе единоначальности, документ подписывает одна служебная особа - ее руководитель, его заместитель или управляющий структурного подразделения. Право подписи устанавливается приказом управляющего учреждения или инструкцией по делопроизводству.

Документы, которые отправляются в высшие организации, а также распорядительные и наиважнейшие внутренние, подписывает управляющий учреждения, или его заместитель. В состав подписи входит: определение должности (полная, если документ напечатан не на бланке), личная подпись, инициалы и фамилия особы, которая подписала документ.

Расположение- подпись ставится на нижнем поле документа, в правой части на двенадцатой строке. Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Реквизит № 24 «Гриф согласования»

Написание- оформляется согласно с соответствующими требованиями в двух вариантах: согласование с конкретной должностной особой; согласование с коллегиальным органом. В первом случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определятся наименование должности служебной особы. Включают название утверждения, с которым согласовывается документ, личная подпись, расшифровка подписи и дата. Во втором случае после слова «СОГЛАСОВАНО» определяется вид документа, его номер и дата. Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается большими буквами без кавычек на лицевой странице документа.

Расположение- ставится в правой нижней части документа. Под двадцать третьим реквизитом.

Реквизит № 25 «Виза»

Написание- состоит из личной подписи особы, которая визирует и даты. В случае необходимости отмечается должность того, кто визирует, а подпись расшифровывается, то есть указывается фамилия, имя, отчество.

Расположение- на документе внутреннего использования виза ставится на первом экземпляре, расположена на тринадцатой строке правее от двадцать четвертого реквизита в нижнем поле документа.

Реквизит № 26 «Печать»

Написание- подпись ответственной особы утверждается печатью на документах, которые требуют утверждения прав граждан и юридических особ, фиксации факта затраты денег и материальных ценностей, а также предусмотренных актами (трудовые книги, титульные списки). Кроме того, печать проставляется на уставах (положениях) учреждений, договорах, поручениях. Печати ставятся на копиях документов, которые отсылаются в другое учреждение. Отпечаток печати надо ставить так, чтобы он накрывал часть наименования должности особы, которая подписала документ.

Расположение- проставляется печать в нижнем правом поле документа правее от двадцать третьего реквизита.

5. реквизиты о получении и исполнении документов.

Реквизиты 18, 20, 22, 27, 28, 29, 30, 31

Реквизит № 18 «Резолюция»

Написание- надпись на документе сделаная управляющим учреждения или его подразделения, которое содержит указания для исполнения документа. Состоит из таких элементов: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В резолюциях на документе с типичными сроками исполнения, которые не требуют специальных (дополнительных) указаний для исполнения, отмечается исполнитель, ставится подпись автора резолюции, дата.

Расположение- ставится на шестой строке в верхнем поле документа, левее от десятого реквизита (вид документа).

Реквизит № 20 «Постановление документа на контроль»

Написание- отмечается словом «КОНТРОЛЬ» или буквой «К», ее можно писать от руки (красным, синим или зеленым цветом), или делать при помощи резинового штемпеля.

Расположение проставляется в левом верхнем поле на седьмой строке на самом крае бланка.

Реквизит № 22 «Отметка о приложении»

Написание- приложения дополняют, объясняют отдельные вопросы документа или документ в целом. При наличии приложений, дополнение отмечается в тексте или после текста документа, перед подписью. Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.

Расположение- в нижнем правом поле документа над двадцать третьим реквизитом.

Реквизит № 27 «Отметка о копиях» (изготовлении и утверждении)

Написание- реквизит содержит данные о копиях (их количестве), место их нахождения, адресаты тех, кому они были направлены. Количество копий определяется нормативными актами (особенно для документов с ограниченным доступом) или диктуется практической необходимостью.

Расположение- ставится в правом нижнем поле документа правее двадцать второго реквизита.

Реквизит № 28 «Отметка об исполнителе данного документа»

Написание- содержит фамилию непосредственного исполнителя и номер его рабочего телефона.

Расположение- проставляется на обратной стороне документа в нижней части (на последней строке слева).

Реквизит № 29 «Отметка о выполнении документа и отправлении его в дело»

Написание- состоит из короткой справки про выполнение (если нет документа о выполнении), слов «В дело» и номера дела, и номера дела, к которому документ будет подшит, даты направления его в дело и подписи исполнителя. Этот реквизит свидетельствует про то, что работа над документом завершена.

Расположение- ставится в нижнем левом поле в левом углу на последней строке.

Реквизит № 30 «Отметка о перенесении информации на ЭВМ»

Написание- включает информацию, перенесенную на ЭВМ, дату перенесения, номер массива, подпись особы, ответственной за перенесение данных.

Расположение- проставляется в нижней части документа, на последней строке, (посередине).

Реквизит № 31 «Пометка о получение документа» (входящий номер)

Написание- эта отметка содержит такие элементы: сокращенное название учреждения, дата получения документа, индекс документа. Отметка делается от руки или с помощью резинового штемпеля организации.

Расположение- проставляется в нижнем правом поле документа, на последней строке, в правом углу.

Заключение

В заключении необходимо отметить, что документ представляет собой целостную, сложную, самоорганизованную систему.

Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке ит.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания строго регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) -зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список использованной литературы

документ делопроизводство оригинал реквизит

1. Современное делопроизводство. Кирсанова М.В М: Инфра - М 2000.

2. Документоведение. Кушнаренко Н.Н, Киев.: Знание 2000

3. Зиновьева Н.Б, Сояпина Н.А Документ коммуникации и восприятия. Лекции по курсу «документоведение». Краснодар: 95г.

4. Делопроизводство. Кузнецова Т.В М:2003г.

5. Электронная версия журнала «делопроизводство»: http://www2.termika.ru/dou/progr/magd.html

6. Электронная версия журнала справочник секретаря и офис-менеджера: www.klerk.ru/relize/?7489

7. История русского литературного языка. Н.А.Мещерский. издательство Ленинградского университета, 1981.

Размещено на Allbest.ru