* "Уважаемый Игорь Леонидович!";

* "Господин Зорин!";

* "Игорь Леонидович!";

* "Уважаемый г-н Зорин!";

* "Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). Большинство писем продолжаются далее словами:

* "В связи с...";

* "Согласно контракту от... №...";

* "Нами рассмотрены Ваши предложения"

* "В соответствии с Вашей просьбой..." и т. д.

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения: * от первого лица множественного числа ("направляем на согласование", "просим рассмотрел,");

* от первого лица единственного числа ("прошу перечислить", "считаю необходимым");

* от третьего лица единственного числа ("банк не может согласиться", "компания не возражает").

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

Отправка груза, документа Напоминание

1.0правляемВам... 1. Напоминаем Вам, что........

2. Направляю Вам... 2. По истечении... срока предло

3. Высылаем Вам.. жение нашей фирмы теряет сипу.

Подтверждение Извещение

1. Концерн... подтверждает полу- 1. Сообщаем Вам, что...

чение 2. Ставлю Вас в известность, что...

2. Подтверждаю, что партия ТНП 3. Извещаем Вас, что...

получена

Наиболее распространенными ошибками при составлении писем является:

* в апреле месяце-,

* польза, от использования;

* следует учитывать следующие факторы; г

* представление информации пользователю;

* данное явление проявилось;

* настоящим сообщаем;

* потребное количество товара;

* приложение: упомянутое на 3 листах.

Письма могут заканчиваться фразами:

* "Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной ;

* "Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";

* "Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей";

* "С уважением" и т. п.

Рис.7. Письмо

При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо.

Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов (контракты, прайс-листы, акты) и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между дедовыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное посредством факсимильного аппарата.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите "адресат" указывается номер телефакса получателя письма.

Рис. 8. Факс

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (телефакс) у верхней кромки листа, являются: дата и время передачи; ее длительность; (код) отправителя; № телефакса, с которого передана информация; № телефакса получателя; количество страниц.

Многие факсимильные аппараты подтверждают получение сообщения и количество его страниц или указывают причины, по которым сообщение не прошло - кончилась бумага и т. п. Вся эта информация отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который после 20 передач или приемов документов распечатывается аппаратом. Листы этого журнала подшиваются, используются в справочно-информационной работе и при необходимости могут быть представлены клиенту или контрагенту в спорных ситуациях.

Отправитель факса может получить подтверждение (CONFIRMATIONREPORT) о том, что информации дошла до получателя, в кагором указываются: код фирмы получателя, № телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа "RESULTS", в которой ставится "ОК" (o,key), если сообщение получено полностью и без ошибок, или NG (негатив), если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, т. к. факсовая бумага (термобумага) недолговечна. При использовании в факсимильных аппаратах обычной бумаги копирование не обязательно.

Оформление факсов, отправленных иностранным партнерам, имеет некоторые отличия (рис. 8).

Рис. 9. Факс иностранному партнеру

Большая часть коммерческой переписки (письма и факсы) хранится 3 года (статья 74 "Перечня документов с указанием сроков хранения") и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт, гарантии и т. п.) хранится 10 лет (статья 83 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Телефонограммы

Телефонограмма - документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы оформляются на специально разработанных бланках или на листе бумаги формата А5.

Оргкомитет “Возрождение” Директору ОАО “Логос” Смирнову И. В. ТЕЛЕФОНОГРАММА т. 144-28-17 05.04.98 Совещание “Круглый стол “Возрождение” переносится в гостиницу “Славянская” (конференц-зал). Дата проведения - 12.04.98. Регистрация участников в 16.00. Председатель оргкомитета Подпись А. Л. Глебов Передал: Принял: Референт И. С. Рогозин Секретарь А. Р. Устинова 05.04.98 14ч. 15мин.

Рис. 10. Телефонограмма

При передачи телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

- текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;

- после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем предприятия;

- передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;

- во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению и т. п.;

- после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефонограмму, и время передачи;

- если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.

При приеме телефонограмму необходимо записать:

- название фирмы и номер ее телефона;

- текст телефонограммы;

- должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;

- дату и время приема.

Принимаемая телефонограмма фиксируется в соответствующем журнале и, как правило, оформляется в двух экземплярах: один передается руководителю, второй - хранится у секретаря и используется в случае потери первого экземпляра.

В практике иностранных компаний применяются специальные блокноты для записи полученных телефонограмм, в которых каждая записываемая на первом листе телефонограмма дублируется с помощью копировального слоя на втором.

Бланки телефонограмм на Первом листе разделены перфорационной строчкой для облегчения отрыва оформленной телефонограммы.

1 - ТЕЛЕФОНОГРАММА 12 - ФАКС 2 - КОМУ АДРЕСОВАН 13 - СООБЩЕНИЕ ЗВОНОК 14 - ПРОСТО ПОЗВОНИЛ 3 - ДАТА ЗВОНКА 15 - ОТВЕТНЫЙ ЗВОНОК 4 - ВРЕМЯ ЗВОНКА 16 - ПОЖАЛУЙСТА, ПОЗВОНИТЕ 5 - ДЕНЬ 17 - ПОЗВОНИТ ЕЩЕ РАЗ 6 - ВЕЧЕР 18 - ПРИЕХАЛ, ЧТОБЫ ВСТРЕ ТИТЬСЯ С ВАМИ 7 - КТО ЗВОНИЛ 8 - ТЕЛЕФОН 19 - ХОЧЕТ С ВАМИ ВСТРЕ ТИТЬСЯ 9 - КОД 20 - КТО ПРИНЯЛ ЗВОНОК 10 - НОМЕР 11 - РАСШИРЕНИЕ

Рис. 11. Бланк телефонограммы из блокнота для записи телефонограмм

Должностные инструкции

В комплексе организационных документов предприятия (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписания и др.) особое место занимают должностные инструкции.

Должностная инструкция -- нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия. Должностная инструкция содержит следующие разделы;

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности специалиста; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность специалиста; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности специалиста.

В разделе 3 (Должностные обязанности) определены конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые специалисту ддя выполнения возложенных на него обязанностей.

В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный специалист.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

Примерная должностная инструкция секретаря-референта приведена на рис. 17. По такой же схеме строятся должностные инструкции и для других специалистов предприятия.

Хранятся должностные инструкции 3 года после замены новыми (статьи 55, 56 "Перечня документов с указанием сроков хранения").

Справки

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (статья 40 КЗоТ РФ).

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст (рис. 18).

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже, например, 128 отделение милиции; школа № 21.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

ЗАО “РИНГО” УТВЕРЖДАЮ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор Подпись О. В. Ломов 01.03.98 №3 01.03.98 секретаря-референта генерального директора ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором. 1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора. 1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия. 1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется: законодательными актами РФ; Уставом предприятия; Положением о функциональных службах предприятия; приказами (указаниями) руководства предприятия; нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; настоящей должностной инструкцией. 1.5. Во время отсутствия секретаря-референта генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором. 2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ 2.1. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 2.2. Секретарь-референт должен владеть вопросами: перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности; организации работы с документами, составления документации; применения средств электронной и организационной техники; перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты; оказания первичной медицинской помощи. ФУНКЦИИ На секретаря-референта возлагаются следующие функции: 3.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия. 3.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия. 3.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия. 3.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства. 3.5. Выполнение машинописных, графических, множительных работ.
3.6. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу). 3.7. Ведение учета рабочего времени сотрудников. 3.8. Подготовка и обеспечение командировок руководителя. 3.9. Ведение учета командировочных удостоверений. 4. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен: 4.1. Осуществлять подготовку необходимых документов. 4.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации. 4.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия. 4.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение. 4.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решений и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, представляемых руководству, давать по ним компетентные заключения. 4.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс, электронная почта и т.п.). 4.7. Вести прием посетителей. 4.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление приказов по личному составу; оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел; оформление трудовых книжек; оформление и ведение трудовых контрактов (договоров); оформление командировочных документов; оформление листов нетрудоспособности; ведение табеля учета рабочего времени; выдача справок о трудовом стаже и зарплате. 4.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ. 4.10. Использовать ПК как средство автоматизации делопроизводства, планирования и организации рабочего дня. 4.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение. 4.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия. 4.13. Вести табель явки сотрудников на работу и передавать табель в бухгалтерию. 4.14. Обеспечивать подготовку рабочего места руководителя.
5. ПРАВА Секретарь-референт имеет право: 5.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства. 5.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 5.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30-97), международных правил оформления документов. 5.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции. 5.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда. 5.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. 5.7. Работать с документами, имеющими гриф ограничения доступа. 5.8. Принимать решения в пределах своей компетенции. 5.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов, поручений руководства и представления необходимой информации генеральному директору и его заместителям. 6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ Секретарь-референт несет ответственность за: 6.1. Небрежное, халатное отношение к своим должностным обязанностям. 6.2. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия. 6.3. Несохранность документации, разглашения сведений, имеющих гриф ограничения доступа. Зам. директора Личная подпись С. Р. Сегедин Юрисконсульт Личная подпись О. С. Васильева 28.02.98

Рис.12. Должностная инструкция

Эмблема ОАО Школа № 1236 ОАО “КОНТУР” Адрес, телефон СПРАВКА 00.00.98 № Орлов Игорь Николаевич работает дизайнером отдела рекламы ОАО `КОНТУР' с окладом 1200 рублей. Директор Подпись И. О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И. О. Фамилия М.П.

Рис. 13. Справка о зарплате работника

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, второй -- подшивается в дело. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем, главным бухгалтером и заверяется печатью.

Объяснительная записка

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

Отдел ценных бумаг Заместителю ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА директора Автобанка 00.00.98 г-ну Смольскому О. Б. Сводный отчет отдела за 3 квартал 1997 г. не был представлен в указанный срок в связи с повреждением факс-модемной связи и отсутствием отчетных данных Красногорского филиала банка. Начальник отдела Подпись И. Р. Владимиров

Рис. 14. Объяснительная записка

Лекция № 5. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

В документационном обеспечении предприятия выделяют три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 15).

Рис. 15. Схема организации работы с документами фирмы

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.

Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 - 3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение).

Основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкции по делопроизводству.

ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. Поступившие документы проходят следующие этапы (рис. 33):

- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов;

- подшивку документов в дела.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе “Примечание”. Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично"("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

Секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемых непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии или инициалы.

В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т. п.

При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК



Рис. 16. Блок-схема работы с входящими документами

В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки для вставки условных обозначений (индексов) руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т. д.). Эти документы подбираются секретарем - референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря - референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указание структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Некоторые программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничения доступа.

Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена, на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ и копия ответа на него подшиваются в соответствующие дела.

ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

Отправляемые организацией документы называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций (рис. 34):

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В раде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).

Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов" (рис. 36).

Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

- номер документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

- исполнитель;

- примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Рис. 17. Блок-схема работы с исходящими документами

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

Внутренние документы составляются, оформляются, исполняются и хранятся в рамках самого предприятия, не выходя за его пределы. На этапах подготовки и оформления порядок работы с ними такой же, как и с исходящими документами:

- составление проекта документа исполнителем;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем (утверждение, в необходимых случаях);

- регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемах).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

- передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);

- контроль исполнения документа;

- исполнение документа;

- проставление отметки об исполнении;

- подшивка исполненного документа в дело.

Завершающими стадиями работы с внутренними документами являются: использование в справочно-информационной работе (от 1 года до 3 лет) и определение дальнейшего срока хранения (экспертизы ценности документов). В результате решения экспертной комиссии предприятия внутренние документы могут использоваться в справочно-информационной работе службы делопроизводства, переданы в архив, или уничтожены.

РЕГИСТРАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документа - запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти ПК с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.

Существуют несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т. е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, канцелярии) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может применяться смешанная система, когда одна часть документов регистрируется централизованно, другая же регистрируется в структурных подразделениях.

В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.

Регистрация должна быть однократной, т. е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:

- входящие документы;

- исходящие документы;

- внутренние документы;

- контракты коммерческие;

- документы, имеющие гриф ограничения доступа.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров. Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года, с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01).

Внутренние документы и коммерческие контракты при небольших объемах и обеспечении их полной сохранности по решению руководства предприятия могут не регистрироваться. В этом случае документу присваивается порядковый номер, следующий за номером последнего документа, подшитого в соответствующее дело.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы: отдельно для регистрации входящих и исходящих документов (рис. 35, 36). При небольших объемах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет с использованием годовых разделителей. Журналы включают следующие графы:

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа (внешняя организация) - для входящих документов;

- адресат (корреспондент) - для исходящих документов;

- количество листов документа;

- резолюция;

- исполнитель;

- подпись исполнителя;

- срок исполнения;

- отметка об исполнении;

- номер дела.

Секретарь или работник службы делопроизводства по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключив лишние.

Индекс (№) документа	Дата документа	Исх. №	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Подпись исполнителя	Срок исполнения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Рис. 18. Журнал регистрации входящих документов

№№ п/п	Адресат (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	№ дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Рис. 19. Журнал регистрации исходящих документов

Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации.

Каждое предприятие может составить для себя список (перечень) нерегистрируемых документов. Обычно в него включают: поздравительные письма; приглашения; рекламные письма; прайс-листы; каталоги; печатные издания (журналы, брошюры); извещения; сообщения о встречах, переговорах; письма с пометкой "лично"; программы конференций, совещаний и т. п.

Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала. Система регистрации на ПК может быть создана в среде систем управления базами данных (Access), с помощью электронных таблиц (Ехсе1, Lotus), с использованием программы Cardfile (картотека) из Windows 95 и другими программными средствами.

Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ("пролистыванием") журнала или по разным "ключам" (автор, корреспондент, исполнитель, дата и т. д.).

Порядок регистрации документов, имеющих гриф ограничения доступа, определяется специальной инструкцией.

Регистрацию документов можно рассматривать как начальный этап контроля за их исполнением. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой на предприятии. Регистрационные и контрольные функции при этом могут быть неразрывно связаны и осуществляться с помощью тех же журналов.

Основная цель контроля - обеспечение исполнения тех документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Технологическое обеспечение контроля за исполнением осуществляет секретарь-референт или работник службы делопроизводства.

После указания руководителя о постановке документа на контроль секретарь-референт проставляет красным фломастером букву "К" на левом поле документа напротив реквизита "заголовок". Затем в регистрационном журнале делает отметку о контроле, сроках исполнения, ответственном исполнителе. Эти сведения берутся из резолюции руководителя на документе. Если в регистрационном журнале нет графы о сроках исполнения, ее вводят для проведения контроля.

Срок исполнения для большинства документов не должен превышать 10 дней.

Секретарь-референт помечает для себя промежуточные сроки проверки исполнения документа, проставляет их в журнале или записывает их вместе с номером документа и исполнителем в своем рабочем блокноте.

Для ведения контрольных операций можно использовать персональный компьютер.

Ряд программ (Lotus Organiser, Schedule+, Outlook и др.) предоставляют секретарю возможность вести рабочий календарь-ежедневник с помощью ПК. Такой календарь можно использовать для проведения контроля исполнения документов. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения (если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. ПК не только будет давать предварительные напоминания секретарю, но и сможет в случае необходимости передавать их на компьютер исполнителя.

Секретарь-референт проводит в установленные дни предварительную проверку и получает информацию от исполнителей о ходе и результатах исполнения документов. По результатам проверки проводится анализ исполнения документов и в случае существенного отставания, задержки исполнения делается доклад руководителю предприятия для принятия экстренных мер (о результатах исполнения документов делаются сообщения на оперативных совещаниях руководства). Продление сроков исполнения может производиться только по указанию руководителя.

Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения конкретной работы исполнителем (подготовки ответа, составления проекта контракта, проведения деловой встречи и т. п.). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме того, ставится отметка об исполнении в журнале регистрации.

Контроль исполнения документов как составная часть делопроизводства и контроль исполнения как функция управления в ряде фирм совмещены. Высокая исполнительская дисциплина и ответственность работников предприятия, единство исполнителей в достижении поставленных целей ("единство команды") и другие факторы, влияющие на результативность работы, могут вообще привести к исключению контроля за исполнением документов в фирме.

Лекция № 6. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел представляет собой список заголовков (наименований) дал, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности.

В номенклатуру дел включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатура является крайне необходимой для правильного формирования документов в дела, учета дел и оперативного их использования.

Номенклатуру дел необходимо составлять на каждом предприятии вне зависимости от его специфики или организационно-правовой формы.

Номенклатура дел составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами, или архивистом предприятия.

В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений предприятия. Первым разделом номенклатуры является "секретариат" ("дирекция", "отдел ДОУ", "общий отдел"), ему присваивается индекс "1". Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия или должности руководителей и специалистов предприятия. Например:

1 - генеральный директор;

2 - заместитель директора;

3- коммерческий директор.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например, в индексе 1-2 (1 - соответствует секретариату, а 2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

В начале каждого раздела указываются наиболее важные для деятельности предприятия документы: приказы, протоколы. После них указываются переписка и другие информационно-справочные документы. В конце разделов приводятся журналы учета или справочные картотеки.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

- название вида документов (приказы, контракты, протоколы);

- краткое содержание (переписка);

- дата (период), к которому относятся документы дела (Приказы по основной деятельности);

- слова "копии", если дело сформировано из копий документов.

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Составление заголовков типа "Разная переписка", "Документы по общим вопросам" не допускается. В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например, "Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1998 г.".

В процессе ведения дела заголовки могут уточняться, дополняться. Для каждого дела в графе 4 по "Перечню документов с указанием сроков хранения" определяется срок его хранения со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое структурное подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год и т. п.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Киноцентр "Синема" УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Генеральный директор

Киноцентра

25.12.98 №7 подпись И.В.Аронов

Индекс	Заголовок дела (тома)	Кол-во дел	Срок хр, ст. по пер.	Примечание
	1. Секретариат
1-1	Устав Киноцентра	1	3 г. после замены
			новым ст. 37
1-2	Протоколы совещаний руководства Киноцентра по основной деятельности	2	5 л. ст. 13
1-3	Приказы руководства по основной деятельности	1	ДМН ст. 19а
	2. Производственный отдел
2-1	Протоколы заседаний худсовета по репертуарным вопросам	1	10п. ст. 799
2-2	Сценарные, репертуарные планы и рекомендательные списки к/ф	2	5 л. ст. 804
2-3	Переписка с иностранными партнерами по вопросам приобретения и проката кинофильмов	1	5 л. ст. 9666
2-4	Переписка с организациями по вопросам совместной деятельности	1	3 г. ст. 800
	3. Бухгалтерия
3-1	Годовой баланс Киноцентра	1	10л.ст.ЗОЗа
3-2	Лицевые счета по заработной плате сотрудников Киноцентра	5	75 л.-“В” ст. 311а
3-3	Контракты, договоры с организациями о киноконцертной деятельности	2	3 г. ст. 337
	4. Отдел кадров
4-1	Приказы по личному составу на сотрудников Киноцентра	1	75 л. ст. 196
4-2	Личные карточки ф.Т-2 на сотрудников Киноцентра	1кар-тотека.	75 л.-"В" ст.500а

Референт подпись К.Ф. Кладова

Зав. архивом подпись Л.В. Марков

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 1999 г.

Долговременного хранения: 4 (четыре) дела

Временного хранения: 15 (пятнадцать) дел

Итого: 19 (девятнадцать) дел

Референт подпись К.Ф. Кладова

Зав. архивом подпись Л.В. Марков

Рис. 20. Номенклатура дел предприятия

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел руководства предприятия проводит, как правило, секретарь-референт или другой специально назначенный работник службы делопроизводства под непосредственным контролем руководителя предприятия.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.

В большинстве фирм формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо для оперативного поиска вводить другие признаки классификации, например, контракты разделить на дела, содержащие контракты о поставке стекла, контракты о поставке леса и т. д.

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ

Рис. 21. Примерное разделение документов коммерческого предприятия на группы дел

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым проведена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается один экземпляр документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

- в дело формируются, как правило, документы одного года;

- в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической (02.01.98, 01.01.98 и т. д.) последовательности Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.

Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

Документы ограниченного доступа с грифом "КТ" или "Конфиденциально" формируют отдельно от остальных документов предприятия.

При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем.

При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.

При дальнейшем возрастании объема можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

В ряде фирм при формировании дал с перепиской используется подшивка "письма-ответа" радом с "письмом-запросом.

Если число предприятий-контрагентов достаточно стабильно, то в этом случае можно применить объектовый признак формирования документов, т. е. в одном деле будут находиться разные виды документов (контракты, факсы, телефонограммы и т. п.), относящиеся к одной организации, например: "Документы (контракты, акты, переписки) о сотрудничестве с предприятием "Крисс" за 1998 г.".

Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления иди утверждения.

Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план на 1995 - 2000 гг. будет находиться в деле 1995 г.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

Папки-файлы импортного производства (типа "Leitz", "Grand”, "Bantex" и т. п.) могут вестись на протяжении нескольких лет. Поэтому для оперативного поиска документов внутри дала необходимо использовать разделители с указанием года. Оформление обложки скоросшивателя приведено на рис. 22.



Рис. 22. Оформление обложки дела (папки-скоросшивателя)

Оформление дел в папках-файлах имеет свои особенности Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры: от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки.

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создастся архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предприятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить архив в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях архив может занимать часть помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.