главнаяреклама на сайтезаработоксотрудничество База знаний Allbest
 
 
Сколько стоит заказать работу?   Искать с помощью Google и Яндекса
 


Основные свойства и признаки документа

Определение документа как информации на материальном носителе, которая имеет юридическую силу. Обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами, необходимый набор реквизитов, обеспечивающий их применение в управленческой деятельности.

Рубрика: Менеджмент и трудовые отношения
Вид: реферат
Язык: русский
Дата добавления: 29.03.2011
Размер файла: 31,4 K

Полная информация о работе Полная информация о работе
Скачать работу можно здесь Скачать работу можно здесь

рекомендуем


Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Название работы:
E-mail (не обязательно):
Ваше имя или ник:
Файл:


Cтуденты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны

Подобные работы


1. Понятия: документ, управленческий документ
Юридическая сила документа. Функции документа. Основные правила составления и оформления документов. Требования к составлению и оформлению документов. Требования к оформлению реквизитов документов. Требования к бланкам документов.
курсовая работа [73,2 K], добавлена 14.12.2004

2. Документирование управленческой деятельности
Требования к оформлению документов. Описание содержания и оформления реквизитов. Основные части документа: заголовочная, содержательная и оформляющая. Правила оформления бланка. Содержание приказа по основной деятельности. Понятие коммерческой тайны.
контрольная работа [24,5 K], добавлена 20.12.2010

3. Роль документа в жизни человека в обществе
Рассмотрение эволюции документа в его историческом развитии, современное определение документа, основные функции документа в жизни человека и общества. Свойства и признаки документа, его атрибутивность, функциональность, структурность, информационность.
реферат [20,6 K], добавлена 09.02.2010

4. Бланки документов: виды, характеристика. Состав реквизитов документа
Бланки документов: общее понятие и характеристика, предназначение, разновидности. Бумага, применяемая для изготовления бланков. Оформление реквизитов и обязательный набор составных частей документа, расположенных в определенной последовательности.
контрольная работа [28,2 K], добавлена 13.05.2013

5. Анализ свойств документа
Характеристика понятия о документе - средстве закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях или явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Признаки, функции и свойства документа.
курсовая работа [48,8 K], добавлена 12.01.2011

6. Электронно-цифровая подпись как средство защиты электронного документа
Основные признаки, функции электронного документа, требования, предъявляемые к их созданию. Жизненный цикл и юридическая сила электронного документа. Применение и правовой статус электронно-цифровой подписи как средства защиты электронных документов.
курсовая работа [33,5 K], добавлена 07.04.2012

7. Деловой документ
Понятие о деловом документе как материальном носителе фиксированной информации. Функциональные системы документации в организации. Реквизиты и оформление делового документа. Место составления и гриф утверждения. Заголовок к тексту. Служебное письмо.
реферат [25,6 K], добавлена 14.11.2013

8. Документирование управленческой деятельности
Роль документной информации в современной экономической жизни России. Взаимосвязь информации и документа. Основные требования к документной информации. Влияние нормативной регламентации на организацию документационного обеспечения управления.
практическая работа [34,6 K], добавлена 06.03.2008

9. История развития документа и письменности
Теоретический анализ возникновения письменности и появления документа. Древние рукописные книги. Понятие и значение документа в управленческой деятельности. Особенности делопроизводства в России. Столбовое, коллежское и исполнительное делопроизводство.
курсовая работа [3,0 M], добавлена 01.12.2009

10. Организация работы с документами
Рассмотрение истории развития системы государственного делопроизводства, ее нормативно-методической базы. Ознакомление с видом, составом реквизитов документа и основными направлениями их совершенствования. Изучение официально-делового стиля общения.
книга [2,4 M], добавлена 04.08.2010


Другие работы, подобные Основные свойства и признаки документа


Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Основные признаки и функции документа

2. Понятие языка документа

Библиографический список

документ юридический реквизит информация

1. Основные признаки и функции документа

Документ - это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, упаковки и пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) установленных в законодательных актах Российской Федерации норм и включенных в нормативно-методические разработки общего действия требований.

Кроме того, правила составления и оформления управленческих документов закрепляются в общегосударственных нормативно-технических документах - государственных стандартах.

Государственные стандарты служат основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, предприятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В этих документах закрепляют конкретные правила документирования, к которым относятся:

- права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;

- состав применяемых в аппарате управленческих документов;

- компетенцию руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

- порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

- обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

- обеспечение юридической силы документа;

- создание условий для оперативного исполнения документов;

- возможность оперативного поиска документов (т.е. применение их в справочных целях).

Юридическая сила документа - это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

- соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

- издавать документы только в пределах своей компетенции;

- соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

ГОСТ 6.10.5-87 установил обязательный состав реквизитов документов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности: автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания документа, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись. Это минимальный набор реквизитов документа, отсутствие одного из них лишает документ юридической силы.

Государственные нормативно-технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения. Рациональная компоновка реквизитов на документах позволяет максимально увеличить "полезную" площадь - место для размещения текста, основного реквизита документа.

Среди разнообразных систем управленческой документации, служащих для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, т.к. документы, входящие в эту систему, применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, различных направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены следующие группы документов: распорядительные (постановление, распоряжение, решение, приказ), организационные (положения, должностные инструкции, инструкции) и информационно-справочные (письма, докладные и объяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы).

Юридическая сила различных документов оформляется различным набором реквизитов. Так, заявление должно содержать указание вида документа (заявление), текст (предмет или причина составления заявления), дату и собственноручную подпись заявителя. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный индекс, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные элементы, но и гриф утверждения, заверенный печатью.

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы в соответствии с законом, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии. Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении ряда условий.

Функции документа

1. Функция документирования процессов, событий, действий и фактов (главная). В первую очередь - документирование создания предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

2. Отчетно-контрольная функция. Ряд документов предприятие обязано представлять в государственные и местные органы управления, предъявлять их при контрольных проверках ревизорам, а при комплексных ревизиях - аудиторам.

3. Судебно-правовая функция. При решении хозяйственных споров с партнерами документы подтверждают юридическую силу претензий в арбитражном суде, служат доказательством при рассмотрении трудовых конфликтов.

4. Учетно-кадровая функция. Документы по личному составу предприятия определяют статус работников и их правоотношения с администрацией, служат свидетельством их продвижения по службе, ложатся в основу характеристик при определении возможностей и перспективности работника, подтверждают производственный стаж и размер заработка при начислении пенсии.

5. Учебная функция. Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов и ведения дел.

6. Функция исторического свидетельства технических достижений или культурной ценности. Документы предприятия, представляющие историческую ценность или относящиеся к памятникам культуры своего времени, сдаются в государственные архивы и становятся частью Архивного фонда России.

2. Понятие языка документа

Официально-деловой стиль документа

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют "запрограммированный" характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация в целом - "коллективный субъект", несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией "вообще" (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда "узко направлен", т.е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда "игра по правилам", что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

- официальный характер информации;

- адресность информации;

- повторяемость информации;

- тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

- достоверность (объективность);

- убедительность (аргументированность);

- полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, oговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

Употребление специальной лексики

Понятие "специальная лексика" включает в себя термины и профессионализм. Термин - это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, - это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления и документационного обеспечения управления.

Правильность и стабильность употребления терминов устанавливают терминологические словари и стандарты, которые способствуют упорядочению терминологии.

Употребляя термины в деловой документации, необходимо предусмотреть, чтобы термин был понятен и автору, и адресату, и при необходимости раскрывать содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

дать официальное определение термина;

расшифровать его словами нейтральной лексики;

заменить термин общепонятным словом или выражением.

Нередки случаи неправильного употребления терминов в текстах документов - чаще всего в связи с незнанием их значения. Трудности в употреблении терминов объясняются еще и постоянным изменением системы терминов: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие термины выходят из употребления; один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае термин употребляется только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины "анкета" и "вопросник"). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте.

Существует и такое явление, как омонимия терминов, при которой два термина или более совпадают по звучанию, но обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко.

Профессионализмы возникают в двух случаях:

- специальная область деятельности не имеет своей терминологии (охота, рыболовство, ремесла и др.);

- слово становится неофициальным заменителем термина (например, трансплантация - пересадка, карданное устройство - кардан и др.).

Область употребления профессионализмов - это, как правило, устная речь. Использование профессионализмов в текстах документов крайне нежелательно.

Профессиональная жаргонная лексика - это форма профессионального просторечия (например, наличка, нал, безнал, дострой и др.). Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

Неологизмы

Неологизмы - это слова, обозначающие новые понятия и предметы, которые делятся на две категории: неологизмы, ставшие терминами, и неологизмы-профессионализмы (или слова профессионального жаргона). Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы первого типа имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, префектура, депозитарий, телефакс и др.

Неологизмы второго типа не должны употребляться в официальной деловой речи.

Заимствованные слова

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичной ошибкой является излишнее употребление иноязычных слов, их употребление вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например: "пролонгировать" вместо "продлить"; "анонс" вместо "объявление" и др.

Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения недопустимо.

Слова с "универсальным" значением

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов, т.е. слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет использовать их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:

"До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей" (слово слабо означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, плохо).

"Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино" (слово слабо означает "неточно", а может быть, и "предвзято").

Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно является нормой. Они употребляются, как правило, в описательной части текста, цель которой - изложить события, дать общую оценку ситуации.

Сокращенные слова

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

- лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или путем сочетания частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

- графические сокращения, т.е. применяемые в письменной речи сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв. м., л., экз. и др.

Аббревиатуры функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

Типы аббревиатур:

- инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они, в свою очередь, подразделяются на:

- буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

- звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

- буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК;

- слоговые сокращения - образованные из частей, слогов слов: зампред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мосинтур, техред, главбух, завгар;

- частичносокращенные слова - образованные из части или частей слов и полного слова: Мослесопарк, Москоллектор, Мосгорком-спорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

- усечения: замазав., спец., пред.

- телескопические сокращения - образованные из начала и конца составляющих слов: рация (ра[ди-остан]ция), бионика (био[логия и электро]ника);

- смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ. Типы графических сокращений:

- точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица и др.;

- дефисные; г-н - господин, гр-н - гражданин;

- косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др.;

- нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины: т, кг, см, л);

- комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, сев.-зап. - северозападный и др.

- Слоговые и частичносокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство и др.

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз и др.

Инициальные аббревиатуры независимо оттого, являются ли они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТК.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно.

Первая часть аббревиатур смешанного типа, образованных частично из начальных букв и усеченных слов, пишется заглавными буквами, вторая часть - строчными: НИИТмаш, ВНИИоргтехники; а аббревиатуры, образованные из усеченных слов (или полного слова) и из начальных букв, пишутся следующим образом: в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные - строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, все буквы первой части строчные, а буквы второй части - заглавные: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что они не должны оканчиваться на гласную.

Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие. Не допускается перегружать текст графическими сокращениями, не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком тексте.

При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать: удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания; не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул, т.е. устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентации служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи.

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко являются юридически значимыми компонентами текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например, в гарантийном письме:

"Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ..."

"Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ..."

"Предоставление жилой площади гарантируем".

В письме-претензии:

"... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции"

"... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд".

В распорядительном документе:

"Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на ...".

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Построение предложений

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, имеющих обособленные обороты, например:

"В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП "МИО", а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению мэрии" или:

"Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов".

Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - предмет действия.

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее, и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может выноситься в начало текста, например:

"В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству "Новости" для размещения вновь организуемого журнала "Россия".

В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:

"Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)".

Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

- если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

- если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменить синонимичными причастными и деепричастными оборотами:

Неправильно:

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

Правильно:

Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект.

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо, - субъект действия, и ни в коем случае не с объектом.

Неправильно:

Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок.

Правильно:

Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок.

Особый тип предложений в деловой речи - сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации:

"При проработке Данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению:

- оно не должно располагаться на уровне одного этажа;

- должно иметь не менее двух залов площадью 35-40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;

- должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний;

- помещение не должно требовать ремонта; необходим ряд помещений технического назначения".

Этикет делового общения

Этикет - это установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет - это порядок поведения в системе делового общения.

Основу правил делового этикета составляют:

- вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

- соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

- умение принимать решения и способность их выполнять;

- честность в деловых отношениях;

- умение говорить "да" и "нет", не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

- терпимость к чужому мнению, не совпадающему с Вашим;

- умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;

- умение использовать в споре аргументы, а не авторитет.

В письменном деловом общении необходимо соблюдать деловой этикет в формулах обращения, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др.

Библиографический список

1. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство [Текст] : учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб. : Питер, 2008. - 410 с.

2. Лантратов, О.И. Компьютеризация делопроизводства. Рационализация порядка движения документов и дел [Текст] : пособие / О.И. Лантратов. - Шахты : ЮРГУЭС, 2009. - 25 с.

3. О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан [Текст] : Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апр. 2008 г. № 2534-VII // Ведом. Верх. Сов. СССР. - 2008. - № 17. - С. 144.

4. О внесении изменений и дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" [Текст] : // Ведом. Верх. Сов. - 2010. - № 11. - . 192.

5. О внесении дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" [Текст] : // Ведом. Верх. Сов.. - 2010. - № 6. - С. 94.

6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - Введ. 2010 - 07. - 01. - М. : Изд-во стандартов, 2003.

7. Чуковенко, А.Ю. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [Текст] / А.Ю. Чуковенко, В.Ф. Янковская. - М. : Велби, 2009. - 216 с.

8. Лантратов, О.И. Компьютеризация делопроизводства и документооборота [Текст] : учебно-методическое пособие / О.И. Лантратов. - Ростов н/Д. : Изд-во СКНЦ ВШ, 2009. - 64с.

9. Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция [Текст] : учеб. пособие / Н.А. Лысенко, Б.Ю. Сербиновский, С.Н. Цветкова. - Ростов н/Д. : МарТ, 2008. - 272 с.

10. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [Текст]. - Утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 октября 2000 г. № 68. - М., 2010.

Размещено на Allbest.ru


Скачать работу можно здесь Скачать работу "Основные свойства и признаки документа" можно здесь
Сколько стоит?

Рекомендуем!

база знанийглобальная сеть рефератов