Хранение документов

Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены с выполнением всех названных правил. Основные задачи, которые ставятся при этом:

ь максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая их из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время, например для реставрации, а может быть и безвозвратно, в случае его переформирования, без нанесения повреждений другим листам дела;

ь обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;

ь создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при перелистывании.

В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным стандартом обложку.

Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и разрешается) хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футялрах.

Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они разработаны - бумажных (стандартного А5-АЗ формата и крупноформатных), пленочных, магнитных и др., для каждого носителя применяется свой вариант упаковки. Однако большинство документов, имеющих постоянный или длительный срок хранения, оформляется на бумаге стандартных форматов.

При обработке документов постоянного и длительного хранения все металлические крепления во избежание появления ржавчины обязательно удаляются. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки (плотный носитель, отсутствие полей), вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

3.3.3 Внутренние описи

В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела, перед собственно документами, - листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.

Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например «Приказы по основной деятельности». А также для специфичной документации - личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятии документов, копировании, замене оригинала на копию - эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации.

3.3.4 Нумерация листов в деле

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле вызываются через плюс.

3.3.5 Заверительная запись

На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках - на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В листе - заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

ь литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;

ь номера листов с наклеенными документами;

ь номера листов с конвертами и вложений в них;

ь номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела, как то: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов - отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительную запись отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном реформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

3.3.6 Оформление обложки дела

На обложке дел постоянного и долговременного хранения в соответствии с государственным стандартом ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования» должны быть указаны:

ь наименование организации и ее подчиненность на период создания документа включенных в дело;

ь наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;

ь делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;

ь номер дела по годовому разделу описи дел;

ь заголовок дела;

ь дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;

ь количество листов в деле;

ь срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;

ь архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей - чернилами.

При сдаче в дальнейшем документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов Госархива и организации фондообразователя.



4 Архивное хранение документов

4.1 Развитие архивного дела в России

С появлением к XVI в. системы государственных учреждений создавалась и система хранения документов, их учета и правил использования. Согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских создавались хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей.

16 июля 1712 г. был создан Московский сенатский архив - первый архив ведомства. С 1720г. во всех организациях формируются обязательные структурные единицы - архивы, вводится обязательная передача документов на архивное хранение не позднее чем по истечении 3 лет; вводится и новая должность - архивариус.

Но только 1 июня 1918 г. в соответствии с декретом «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР» был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ). Для управления ЕГАФ был также определен правительственный орган - Главное управление архивным делом.

С образованием в 1929 г. центральных органов управления архивным делом СССР республиканское архивное ведомство в Российской Федерации было ликвидировано и восстановлено в 1971 г.

После прекращения существования Союза ССР 6 июня 1992 г. государствами - участниками Содружества Независимых Государств было заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете министров, а все бывшие центральные государственные архивы СССР вошли в состав федеральных государственных архивов России.

В соответствии с Положением от 28 декабря 1998 г. Государственная Федеральная архивная служба России (Росархив) «является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в области архивного дела».

В систему Росархива входят в настоящее время федеральные государственные архивы, научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархиву, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы.

Сеть государственных архивов в настоящее время состоит из:

ь центральных государственных архивов субъектов Федерации;

ь краев, областей;

ь автономных округов;

ь архивов городов федерального значения - Москвы и Санкт-Петербурга;

ь районных и городских архивов;

ь муниципальных архивов.

Федеральная архивная служба России через территориальные архивные органы и государственные архивы имеет право получать от организаций независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности необходимые материалы о работе их архивов и об организации документов в делопроизводстве. Создание тайных (неучтенных) архивов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации запрещено.

Среди других задач Росархива и всей архивной службы:

ь координация деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и документационного обеспечения управления;

ь определение как госучреждений - источников комплектования, так и видов документ, подлежащих включению в состав Архивного фонда РФ;

ь ведение централизованного учета документов Архивного фонда;

ь осуществление контроля за сохранностью и использованием этих документов;

ь организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов, организацией документов в текущей работе по документационному обеспечению управления.

4.2 Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения должны быть сохранены в организации:

ь до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

ь до сдачи дел на государственное хранение;

ь до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

4.2.1 Электронные документы в архивах

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т. е. свыше 10 лет, хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться неперезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

4.2.2 Размещение документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит создание наилучших условий для документов постоянного хранения, удобства оперативного использования всех документов. Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению. Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и нежидкостные, например песок и брезент).

Архивы должны иметь:

ь специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

ь ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

ь ширину основных проходов до 120 см;

ь расстояние между полками по высоте 35-40 см

ь расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

ь расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах -до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

4.2.3 Проверка наличия и состояния документов

Не реже одного раза в 10 лет, а для дел постоянного хранения - раз в 5 лет, для конфиденциальных документов - ежегодно следует проводить проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения). Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, при массовой порче или гибели дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной службой утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируются не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

Состав учетных документов, ведущихся в самом архиве, также установлен Росархивом в Правилах работы государственных и ведомственных архивов с различными видами документов и является обязательным для организаций - источников комплектования Архивной службы РФ, включает в себя, кроме описей и внутренних учетных документов дел (единиц хранения):

ь книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;

ь лист фонда для фиксации изменений в названии организации -фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

ь топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

ь формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные Госкомстатом России;

ь формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоговых периодических проверок наличия и состояния;

ь дело фонда, в котором концентрируются акты, акты, копии форм статистической отчетности, другие материалы.

Для небольших организаций нет необходимости вести книги учета поступлений и топографические указатели в полном объеме, но в целом все учетные формы нужны, так как в комплексе обеспечивают не только перекрестный учет, но и любые изменения в составе документов во время их хранения. Смена должностных лиц, ответственных за сохранность архивных документов, оформляется актами приема-передачи.

4.3 Формы использования документов из архивного фонда организации

Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивной информации социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно, т. е. бесплатно, независимо от затраченного для поиска информации времени.

По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.



4.3.1 Архивные справки

Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивах документах, сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, № листов).

Архивные справки составляются на офисных бланках с обозначением названия «Архивная справка».

Архивные справки составляются только на основе подлинников или заверенных копий документов. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организаций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, и оговариваются в справке: «Так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «Так в документе». Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.

Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте справки словами «Незаверенная копия». Вторичные информационные документы, такие, как листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, не могут служить основанием для выдачи архивной справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного телефонного справочника.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

При отсутствии в офисе необходимых сведений составляется на бланке для писем ответ с указанием причин отсутствия документов. В таком ответе следует объяснить причины отсутствия документов, дать рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующими сведениями. Такие ответы оформляются как информационные письма. Но при необходимости письмо со сведениями об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты может быть также заверено печатью организации.

4.3.2 Архивные выписки и копии

В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов оформляются архивные выписки. Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части (текста). Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в там рядке, как и архивные справки.

На архивных копиях, изготовленных электрографическим методом, поисков данные проставляются на обороте каждого листа, подпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов: трудовых, наградных книжек, дипломов и т.д., за исключением: паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копай а выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

документ архивный

4.3.3 Порядок выдачи архивных справок и других документов

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или на обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов - ценными.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки, например о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Архивной службе РФ полученных архивных справок, копий и выписок специальным штампом -Апостилем в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 г. выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

В том случае, если запрос не соответствует профилю организации, а также при отсутствии в ее архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется официальное письмо с объяснением причин отсутствия документов и рекомендаций о возжном адресе поиска. Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

4.3.4 Выдача из хранилищ архивных дел на руки

Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда организаций касается непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование. Отдельнные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.

Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ.

Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении документов, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала в случае производственной необходимости документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользование. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

ь 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;

ь 3 месяца для работников других организаций.

Продление срока работы с документами должно быть оформлено в установленном порядке.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Выдача дел сотрудникам фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали. Результаты проверки фиксируются в листе - заверителе единицы хранения и в документах, оформленных при выдаче дел. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.



4.3.5 Другие виды использования архивных фондов рганизаций

Состав научно-справочного аппарата конкретного архива определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, видами носителей информации, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

На основе материалов архива могут готовиться тематические подборки копий документов (альбомы, плакаты, диаграммы, слайды, фотографии и т.д.) для оформления стендов, выставок, музеев фирмы, мультимедийных презентационных продуктов, фирменных страниц в информационных сетях. По материалам архивных документов готовятся печатные документы, радио- и телепередачи. При этом тексты статей и других материалов должны содержать поисковые сведения (ссылки на использованные документы), a авторы передач несут ответственность за интерпретацию архивных документов.

В связи со знаменательными событиями, юбилеями, презентациями, участием в выставках государственные, ведомственные архивы, архивы частных фирм проводят самостоятельно или в сотрудничестве с другими заинтересованными подразделениями и организациями культурно-просветительскую работу: издают тематические книжные, аудио-, видео- сборники документов самостоятельно или по соглашению с заинтересованными, в том числе и зарубежными, организациями на творческой и (или) коммерческой основе.

Изготовление копий с документов не социального характера может быть платной услугой архива наряду с:

ь исполнением запросов генеалогического, историко-биографического, тематического характера;

ь тематическим выявлением документов;

ь расшифровкой трудночитаемых текстов, переводом текстов документов с языка оригинала;

ь составлением комментариев к документам, атрибутированием фотографий (уточнение изображений);

ь проведением выставок, бесед, лекций по тематике хранимых документов и др.

При этом, как правило, копирование архивных документов в размере до 10% от обычного объема фонда может проводиться по разрешению сотрудников архива, увеличение объема копирования должно быть согласовано с руководством, а по научно-технической документации - с ее авторами (разработчиками).

Размещено на Allbest.ru