Організація управлінської праці

Існують п'ять основних елементів для підвищення ефективності праці керівника.

1. Ефективні керуючі повинні знати, на що вони витрачають свій час. Уміння контролювати свій час є найважливішим елементом продуктивної роботи.

2. Ефективні керуючі повинні концентруватися на досягнення, що виходять за рамки своїх організацій. Їм варто бути націленими не на виконання роботи як такий, а на кінцевий результат. Гарний керуючий, перш ніж приступити до виконання того чи іншого завдання, задає собі питання: "Яких результатів я повинний досягти?" Сам процес роботи і її методи відходять для нього на другий план.

3. Ефективні керуючі повинні будувати свою діяльність на переважних, сильних якостях, як власних, так і керівників, колег і підлеглих, а також зобов'язані відшукувати позитивні моменти в конкретних ситуаціях. Їм не слід спиратися на те, що ненадійно. Не можна починати роботу з рішення нереальних на даний момент задач.

4. Ефективні керуючі концентрують свою увагу на декількох найважливіших ділянках, у яких виконання поставлених завдань принесе найбільш відчутні результати. Вони повинні навчитися встановлювати пріоритетні напрямки робіт і не відхилятися в їхньому виконанні. Власне, уся їхня діяльність повинна складатися з виконання саме пріоритетних завдань - зобов'язаний займатися лише головним. Порожня витрата сил і часу приводить до самих негативних результатів.

5. Нарешті, ефективні керуючі повинні приймати ефективні рішення. А це насамперед питання системності, тобто процес виконання завдання повинний проходити в потрібній послідовності. Варто пам'ятати, що ефективне рішення - це завжди судження, засноване, скоріше, на "розбіжності думок", чим на "погодженості по фактах". Надмірна поспішність веде до прийняття невірних рішень. Рішень повинне бути небагато, але усі вони повинні бути фундаментальними. У прийнятті рішень потрібно керуватися вірною стратегією, а не тактичними розуміннями. [8]

Врахувати і проаналізувати фактичні витрати часу будь-якого менеджера можна шляхом визначення структури його робочого дня.

Для цього використовуються "фотографія" і "самофотографія" робочого дня. І в тому, і в іншому випадку фіксуються витрати часу на певні функції менеджменту, причому або це робиться спеціально виділеним для цього хронометражистом, або самим менеджером.

Складена на основі фотографії або самофотографії робочого дня фактична структура порівнюється з нормативною, на основі чого робляться висновки про відхилення від нормативу і розробляються заходи щодо удосконалювання структури робочого дня менеджера.

Дослідження причин втрат робочого часу показують, що основними з них є наступні:

Зайві ступені і ланки в апараті управління. Це приводить до ускладнення системи документообігу і зниженню оперативності управління. Істотну шкоду наносять диспропорції в чисельності керівних і допоміжних працівників, що приводить до виконання першими не властивих їм функцій.

Порушення послідовності виконання процедур управління, особливо при прийнятті рішень, що знижує ефективність управління.

Нечітка організація виконання прийнятих рішень приводить до дублювання, втратам часу.

Багато часу непродуктивно витрачається на зайву звітність. Як інші причини втрат робочого часу можна вказати такі, як порушення трудової і технологічної дисципліни, значна кількість погана підготовлених нарад, неотримання з інших відділів і служб відомостей у встановлений термін, низьку якість отриманих документів і т.п.

Тому удосконалювання організації праці припускає як раціоналізацію всіх управлінських робіт, так і підвищення продуктивності праці управлінських працівників.

Цього можна домогтися шляхом удосконалювання оперативного управління, інформаційного забезпечення і діловодства, чіткого визначення функцій працівників, планування особистої праці, створення нормальних умов праці і відпочинку.

Планування особистої праці є невід'ємною рисою свідомої діяльності кожної людини. План особистої праці повинний складатися на тиждень, на місяць. Він повинний бути націлений на рішення головних завдань, на відшукання способів раціоналізації праці.

Роботи, що підлягають виконанню протягом дня, ранжуються за терміновістю і значимістю. На першої годинник роботи треба передбачати ознайомлення з поштою, прийом відвідувачів, тому що в цей період відбувається "врабатування". Рішення найбільш важких питань треба проводити під час піка своєї працездатності, що кожною людиною виявляється індивідуально. На кінець робочого дня намічають легкі роботи (оформлювальні, складання зведень).

Кожному робочому дню варто додавати свій "профіль", тобто включати один з великих і важливих питань по капітальному будівництву, спеціальним питанням (матеріально-технічного постачання, фінансування й інші). Проведення нарад і засідань варто проводити на початку і наприкінці тижня, коли спостерігається зниження працездатності.

У план особистої праці не слід включати щодня повторювані справи, для них просто треба зарезервувати 25 -- 30% робочого часу. На непередбачені роботи необхідно відвести 10 -- 15% часу.

З метою підвищення ефективності своєї праці будь-який менеджер повинен: уміти визначати важливість і черговість рішення виникаючих проблем; не доручати іншим рішення стратегічних проблем, але другорядні питання передавати заступникам; бути вимогливим до себе й іншим, не допускати безвідповідальності; у надзвичайних ситуаціях діяти швидко і рішуче, але уникати авантюрних рішень; з гідністю програвати; бути послідовним і справедливим у своїх діях, одержувати задоволення від роботи.

Основними напрямами організації праці на рівні підприємства є: удосконалення розподілу і кооперації праці в колективі; удосконалення організації та обслуговування робочих місць; вивчення і впровадження передових прийомів і методів праці; удосконалення підбору, професійної підготовки і підвищення кваліфікації кадрів; удосконалення нормування і стимулювання праці; поліпшення умов праці та ділової робочої атмосфери у колективі; раціоналізація режиму праці та відпочинку; виховання сумлінного ставлення до праці. Таким чином, організація праці на рівні підприємства -- це є приведення трудової діяльності людей до системи, що забезпечує досягнення максимально можливого корисного ефекту з урахуванням конкретних умов цієї діяльності та рівня відповідальності.

Висновки

Робочий час - час, за який працівник повинен виконати безпосередню частину своєї роботи або всю роботу. Використання цього часу повинно не заважати виробництву та його ефективності. Менеджер повинен розподілити свій графік таким чином, щоб в нього не виникало декілька справ одночасно. Деяку роботу менеджер може довірити підлеглим, а потім прийняти в них усний чи письмовий звіт за виконану роботу. Не потрібно приділяти багато уваги тим справам чи питанням, які можна перенести на потім чи обговорити у телефонній розмові, чи вирішити за допомогою посередника.

Ефективність - це своєрідна оцінка роботи підприємства. Ефективність - це зіставлення двох величин: ефекту і витрат.

Робота керівника полягає в тому, щоб бути ефективним. Ефективність - це особлива технологія, застосовувана працівником розумової праці в рамках організації. Працівник фізичної праці повинен бути здатний правильно виконувати поставлені перед ним задачі, але його не стосується сама їхня адекватність. Сучасне суспільство - це суспільство великих організованих установ. У кожнім з них визначну роль грає людина розумової праці, що покладається на свою голову. Мотивація працівника, що займається інтелектуальною діяльністю, залежить від його ефективності, від його здатності досягати поставлені цілі. Ефективність - це щось подібне звички, набору практичних методів, яким завжди можна навчитися. Планування особистої праці є невід'ємною рисою свідомої діяльності кожної людини. План особистої праці повинний складатися на тиждень, на місяць. Він повинний бути націлений на рішення головних завдань, на відшукання способів раціоналізації праці. У план особистої праці не слід включати щодня повторювані справи. Будь-який менеджер повинен: уміти визначати важливість і черговість рішення виникаючих проблем; не доручати іншим рішення стратегічних проблем; бути вимогливим до себе й іншим, не допускати безвідповідальності; з гідністю програвати; бути послідовним і справедливим у своїх діях.

Отже, ми розглянули організацію праці як основу успішної діяльності підприємства. Треба ще раз зауважити, що без організації праці, жодна організація не буде мати бажаних результатів її діяльності.

Перш за все управлінська праця - це праця розумова, її організація це підсвідоме уявлення керівником роботи усього колективу загалом, а також кожного співробітника окремо. За допомогою управлінської праці підвищився рівень конкурентоспроможності нашої країни. Організація праці навчила людей не тільки працювати впорядковано, тобто планувати свою працю, але й допомогла навчитися уникати невірних напрямків у роботі, що найчастіше призводило до зменшення попиту на використання послуг чи товарів підприємства, втрати ліквідності, банкрутства тощо.

Важливим є і те, що кожна людина повинна займати посаду, яка відповідає її можливостям, фаху, вмінням. Якщо співробітник знаходиться не на своєму місці, то він не зможе якісно робити те, чого не хоче або те, чого не вміє. А отже, і продуктивність роботи даної організації буде зменшуватися.

Організація робочого місця має відповідати посаді робітника. Для керівника краще відвести власний кабінет чи робоче місце в спільному приміщенні, але з відмінним обладнанням, інтер'єром від підлеглих.

Як я вже зазначала, організовує працю керівник. Від ефективності його розумової праці саме залежить уся організація роботи людей. Керівник, який не вміє правильно організувати працю своїх підлеглих, який часто робить помилки у своїй діяльності, який неефективно виконує свої зобов'язання, може підвергнути себе і своїх найманих працівників до негативних наслідків їх спільної роботи.

Література

1. Гончаров В.В. Руководство для высшего управленческого персонала. Опыт лучших промышленых фирм США, Японии и стран Западной Европы: - 2-е доп. изд. - М.: МНИИПУ,1997.

2. Герет Томас М., Клоновскі Ричард Дж. Етика бізнесу / Пер. з англ.. О.

3. Дамб А., Нойбауер Ф.Ф. Корпоративне управління: Віч-на-віч з парадоксами / Пер. З англ.. - К.: Основи, 1997.

4. Кириченко О., Квас І., Ятченко А. Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності - К.: Видавничий дім “Фінансист”, 2000.

5. Майкл Мескон та ін., “Основи менеджменту”, - М., 1995 р.

6. Основы менеджмента /Под ред. В.С. Верлоки, И.Д. Михайлова. - Х.: Основа, 1996. - 352 с.

7. Осовська Г.В. Основи менеджменту: Навч. посібник. для студентів вищих навчальних закладів. - К.: «Кордон», 2003 - 556 с. [2]

8. Попов С.Г. Внешнеэкономическая деятельность фирмы. Особенности менеджмента и маркетинга. Учебное пособие. - Изд. 3-е, доп. М: Издательство «Ось-89», 2000.

9. Силюк Н.А., Веселов В.П., Галахов В.В. Организация управленческого труда. - М.: Экономика, 1986. - 151 с.

10. Телор Фредерік Уінслоу, “Менеджмент”, - М., 1992 р.

Размещено на Allbest.ru