Автоматизированные системы управления организацией

3.1 Методический подход

Любая организация нацелена на решение определенного множества задач. Это, например, прием сотрудника на работу, составление штатного расписания, начисление зарплаты, заключение договора, перевод определенной суммы, бесперебойная работа конвейера, обеспечение необходимого количества комплектующих, сдача объекта в срок и т. д.

При постановке каждой задачи описывается исходное состояние, имеющаяся ресурсная база, набор инструментов, перечень исполнителей и ставится цель или несколько целей.

Для решения каждой задачи в организации исполняется определенный процесс. Схематически это можно описать так: исполнители последовательно выполняют действия согласно алгоритму процесса, используя требуемые инструменты и определенные объемы необходимого ресурса. В этих процессах человек выступает в роли исполнителя. Иначе говоря, функционирование организации -- это исполнение множества процессов, посредством которых и происходит решение задач.

Таким образом, для нормального функционирования организации, как минимум, надо иметь перечень постановок всех решаемых задач и описание процессов их решения.

С другой стороны, любая организация -- это система, которая должна гибко реагировать на изменение внутренних и внешних условий, перестраиваться и самоорганизовываться. Образно говоря, каждую организацию можно сравнить с боевой машиной и ее экипажем, сражающимся на рыночном поле боя. Непременное условие победы или выживания -- слаженная работа всех механизмов машины и членов экипажа.

Под реорганизацией будем понимать изменение:

- перечня решаемых задач;

- постановок имеющихся задач;

- процессов решения задач.

Изменение процессов решения задач в свою очередь влечет за собой:

- изменение ресурсной базы;

- изменение состава инструментов;

- изменение состава исполнителей и/или перераспределение функциональных обязанностей между исполнителями;

- структурную перестройку организации.

Будем считать, что в организации существует внутренний порядок, если, во-первых, для любой задачи определен процесс ее решения и исполнение этого процесса обеспечено ресурсами, инструментом и подготовленными кадрами; а, во-вторых, совместные решения нескольких задач скоординированы между собой.

Эффективность работы организации зависит от эффективности работы каждого звена. Одно из основных ее звеньев -- управленческое. Под управленческим звеном организации будем понимать множество структурных подразделений и работников, которые обеспечивают:

- составление перечня задач, решаемых организацией;

- постановку задач;

- разработку процессов решения поставленных задач;

- ресурсное, инструментальное и кадровое обеспечение каждого процесса;

- исполнение процессов и координацию их исполнения.

Следовательно, повышение эффективности работы управленческого звена -- это естественная постановка задачи, решение которой влияет на функционирование всей организации. Один из способов повышения эффективности управленческого звена -- увеличение производительности труда работников данного звена при решении управленческих задач без ущерба для достигнутых качественных показателей. И достигается это посредством автоматизации управления.

Таким образом, мотивом для принятия решения об автоматизации управления выступает желание навести внутренний порядок и стремление повысить производительность работников управленческого звена.

автоматизированный управление техническое

3.2 Что значит автоматизировать управление

Автоматизировать -- это значит заменить человека как исполнителя при выполнении части или всего процесса решения задачи. Отсюда следует основное правило - автоматизировать можно только существующий процесс. Что же надо автоматизировать применительно к управленческому звену организации?

Проанализируем деятельность управленческого звена, независимо от профиля организации. Основной инструмент управленческого звена -- это документ. Исторически сложилось, что управление государством, организацией, подразделением, работником осуществляется с помощью документов. Документ также участвует в решении чисто производственных или иных задач. Таким образом, документ -- это базовый инструмент управления.

Тогда делопроизводство следует определить как процесс производства форм документов и исполнения экземпляров документов на базе этих форм, с целью решения определенных управленческих или иных задач. Значит, автоматизируя делопроизводство, мы получаем определенную систему автоматизации управления.

С чего начать

Итак, мы имеем функционирующую организацию и управляющую систему на базе бумажного делопроизводства. Под бумажным делопроизводством будем понимать такое, где в качестве основного носителя информации выступает бумага, а исполнителя предписанных инструкций -- человек.

Ставя задачу разработки системы автоматизации, зачастую сразу стараются делать, «как должно быть». Получается, изначально проектируется система, которая отчасти автоматизирует пока еще не существующий процесс, что противоречит выше приведенному основному условию автоматизации. Мы предлагаем начать с автоматизации существующего процесса, каким является система бумажного делопроизводства. Этот процесс реально существует, поскольку организация как-то функционирует; плох он или хорош -- это следующий вопрос. Существующая система бумажного делопроизводства однозначно отражает тот уровень развития системы управления организацией, который понятен и привычен для ее сотрудников, соответствует их квалификации. Сразу большой скачок нежелателен и нереален, людей надо последовательно готовить. Поэтому оптимален постепенный переход, когда на первом этапе разработки просто меняется носитель информации (с бумажного на электронный), но остается привычный порядок исполнения процессов.

В этом случае на первом этапе разработки надо формализовано описать существующую систему управления, т. е. управляющую систему на базе бумажного делопроизводства.

К разработке надо в обязательном порядке привлекать сотрудников организации. Только они знают все особенности существующего процесса. Описывать надо отдельный процесс решения определенной задачи и процесс исполнения форм документов для решения данной задачи. В такой постановке описательный документ охватывает только одну задачу и он обозрим для работника, который делает данное формализованное описание. Практически с него требуют описать, то чем он занимается повседневно. Такие описательные документы для разработки автоматизированной системы управления представляют собой проектную документацию первого этапа. Назовем их проектной документацией бумажного делопроизводства.

С самого начала необходимо наличие языка, однозначно понятного для всех участников разработки. Такой основой вполне может быть предметная область бумажного делопроизводства, когда повествование ведется на уровне форм документов, их функционального назначения, типов представленных в документах данных и операций над документами.

3.3 Основные этапы разработки

Введем понятие электронного делопроизводства. Под ним мы будем понимать делопроизводство, при котором основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным -- бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций -- человек, компьютер и компьютерная сеть.

На втором этапе разработки системы автоматизации на базе проектной документации бумажного делопроизводства надо спроектировать электронное делопроизводство. Проектная документация второго этапа полностью соответствует проектной документации первого этапа, и разница между ними состоит в следующем:

- меняется основной носитель информации (бумажный документ на электронный аналог);

- операции над бумажным документом заменяются на операции над электронным документом;

- вся формализуемая часть процесса исполнения экземпляра документа передается компьютеру;

- рассылка экземпляров электронных документом передается компьютерной сети.

На третьем этапе разработки посредством инструментальных средств выбранной программной платформы реализуется внутрисистемное описание. Но как выбрать программную платформу?

3.4 Проблема выбора

Разработка любого программного продукта ведется по следующей общеизвестной схеме:

1. 1постановка задачи;.

2. выбор метода решения;

3. поэтапное проектирование;

4. программирование;

5. отладка;

6. эксплуатация.

Если речь идет о системе управления организацией, которая постоянно развивается, возникает задача постоянного совершенствования, развития и переналадки первоначально созданной автоматизированной системы управления. С другой стороны, система делопроизводства (т.е. управление) имеет комплексный характер, и вряд ли стоит ожидать получения существенных результатов при использовании локальных систем. Поэтому базой автоматизации может являться только комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации, позволяющий охватить все процессы организации делопроизводства, с возможностью формирования единой базы данных.

С методической точки зрения этот комплекс должен содержать:

· методологию проектирования бумажного делопроизводства;

· методологию проектирования электронного делопроизводства;

· методологию разработки автоматизированной системы электронного делопроизводства;

· методологию эксплуатации и сопровождения этой системы.

Кроме того, в комплекс входят следующие инструментальные средства.

· рабочее место разработчика (предназначено для переноса проектных решений электронного делопроизводства в систему);

· отладочный комплекс. Он должен обеспечить обнаружение и исправление ошибок на этапе разработки; отладку разработанного процесса исполнения экземпляра документа; комплексную отладку автоматизированной системы электронного делопроизводства;

· подсистема конвертации данных из существующих локальных баз данных и вспомогательная база данных для подготовки конвертируемых данных;

· рабочее место администратора автоматизированной системы на этапе эксплуатации;

· автоматизированные рабочие места сотрудников;

· единая база данных на этапе эксплуатации автоматизированной системы. Она включает данные об экземплярах, находящихся в процессе исполнения; об оперативном состоянии всей автоматизированной системы делопроизводства; архив экземпляров документов.

Комплекс методических и инструментальных средств проектирования и автоматизации процесса управления должен удовлетворять следующим критериям.

1. Возможность автоматизации всего формализуемого процесса делопроизводства с соблюдением полной адекватности форм и процедур обработки документов на бумажном и электронном носителе.

2. Методология проектирования бумажного и электронного делопроизводства должна гарантировать формализацию большинства типов документов из их общего числа (более 85%).

3. Проектирование, разработка, отладка и эксплуатация системы делопроизводства -- как бумажного, так и электронного варианта -- должна соответствовать требованиям ГОСТов, ОСТов, международных стандартов ISO 9000. Надо максимально использовать уже имеющиеся наработки по типам форм и процессам их исполнения.

4. Потенциальная возможность полной независимости от фирмы-разработчика комплекса на этапе эксплуатации и развития автоматизированной системы управления.

5. Язык проектирования как бумажного, так и электронного делопроизводства должен совпадать с языком проблемной области. Все понятия, процессы и операции в проектных и технологических документах не должны выходить за рамки предметной области делопроизводства.

6. Должна быть достигнута иерархическая целостность и однозначная наследственность проектной документации при переходе с одного этапа на другой.

7. Методология проектирования не должна требовать предоставления фактической содержательной части документов. Проектирование должно вестись на абстрактном уровне, т. е. должна соблюдаться конфиденциальность информации заказчика.

8. Проектные решения электронного делопроизводства должны однозначно переноситься во внутреннее описание на языке системы.

9. В процессе разработки должен создаваться полный пакет проектной и технологической документации бумажного делопроизводства, электронного делопроизводства и автоматизированной системы управления.

10. Разработанная автоматизированная система полностью должна соответствовать проектной и технологической документации (описанию).

11. В комплексе должны обеспечиваться различные виды контроля:

· проверка допустимости корректировки экземпляра документа или реквизита в составе документа;

· проверка корректности заполнения (ввода) изменяемых реквизитов экземпляров документов.

· содержательный междокументный контроль, если процессы исполнения определенных документов не синхронизованы;

· контроль исполнения (по времени);

· административный контроль.

12. В комплексе должен быть реализован принцип обнаружения ошибки на ранних этапах в процессе исполнения экземпляра документа.

13. Должна быть обеспечена преемственность относительно имеющихся локальных автоматизированных систем, задействованных в процессе делопроизводства.

14. Комплекс должен обеспечивать создание единого информационного поля (единой БД).

15. Комплекс должен обеспечивать автоматическое формирование структуры единого информационного поля (единой БД).

16. Комплекс должен жестко распределять права, соблюдая конфиденциальность информации внутри организации. Должна быть возможность сделать содержимое определенных фрагментов документа невидимым для определенной группы работников -- участников исполнения документа.

Поясним некоторые из этих критериев.

Взаимная однозначность форм документов бумажного и электронного аналога снимает проблему несогласованности между заказчиком и разработчиком. Заказчик предоставляет то, что ему нужно, в привычной для себя форме, на бумаге, и затем может легко сравнить это с тем, что получилось. Идентичность форм и процедур обработки документа означает, что пользователь автоматизированной системы не делает никаких дополнительных действий при работе с электронным документом. Наоборот, многие действия выполняются автоматически, и формализованные контрольные функции полностью берет на себя система. Такой подход максимально упрощает процесс освоения работы с системой для пользователя, так как на экране он видит аналог бумажной формы и делает те же операции (или меньшее их количество), что и при работе с бумажным документом.

Соблюдение требований стандартов, отечественных и международных, существенно упрощает процедуру сертификации организации, избавляет от многих неурядиц и несогласованности при подготовке отчетных документов для государственных и вышестоящих организаций.

Замкнутость языка проектирования относительно проблемной области делает проектную документацию понятной для любого участника разработки.

Преемственность относительно имеющихся локальных систем. В настоящий момент во многих организациях эксплуатируются локальные системы, частично решающие определенные вопросы, связанные с процессом делопроизводства. Такие системы часто не содержат развитых средств оперативной переналадки и не могут меняться, откликаясь на внешние изменения. В итоге по мере развития предприятия система отчасти становится обузой. Это заставляет либо держать постоянную связь с фирмой -- разработчиком программного продукта, либо не выходить за рамки ограничений, которые навязывает данная локальная система. Наличие разных локальных систем внутри одной организации дробит информационную базу данных, приводит к дублированию ввода данных и вытекающим из этого неточностям. В рамках этих локальных систем уже набраны огромные базы данных, налажены определенные технологические процессы. Никто не согласится отказаться от наработанных процедур и содержимого имеющейся базы данных. Поэтому комплекс должен содержать специальную подсистему конвертации, которая будет либо непосредственно конвертировать данные из имеющейся базы данных, либо по предлагаемой методике создавать промежуточную базу, откуда в дальнейшем будет проводиться конвертация. После конвертации в рамках комплекса формируются экземпляры определенных типов документов или текущее содержимое справочников.

Оценка эффективности разработанной системы

Естественно, когда автоматическая система управления разработана и начала эксплуатироваться, возникает естественный вопрос, как оценить ее эффективность. Для этого должны существовать определенные критерии. Они в основном сравнивают эффективность решения задачи посредством бумажного и электронного делопроизводства. Перечислим некоторые из них.

Основной критерий оценки эффективности -- сокращение общего времени и улучшение качества решения каждой автоматизированной задачи. Еще один критерий -- степень соблюдения конфиденциальности информации внутри фирмы. При наличии локальных систем действуют также такие критерии, как сокращение объема информации, требующей повторного ввода и сокращение времени на проверку корректности повторного ввода.

3.5 Что еще дает автоматизация

Фактически, руководство получает документальное описание формализуемой части системы управления организацией. Эти документы, будучи проанализированы, могут служить основой для улучшения системы управления.

Для каждого рабочего места, с точностью до элементарных операций делопроизводства, прописываются функциональные (должностные) обязанности. Это дает возможность при приеме на работу нового сотрудника или переводе старых на новые должности, предоставив им эту документацию, быстро ввести их в курс дела, не отвлекая на это других сотрудников.

С точки зрения делопроизводства, работа за каждым рабочим местом становится прозрачной. Высвобождается рабочее время управленческого персонала, и оно может быть использовано для решения других насущных задач.

Благодаря жесткому распределению прав соблюдается конфиденциальность информации внутри фирмы.

После развертывания автоматизированной системы можно заняться анализом состояния дел. В процессе развертывания многие проблемы будут устранены, будет получено формализованное описание многих процессов и, что самое главное, сформирована единая база данных. Это позволит, во-первых, сделать независимым от субъективного фактора сбор и обработку необходимых для анализа данных. Далее, спроектировав в рамках комплекса анкеты, аналитические и отчетные документы, можно получать не разрозненные данные, а готовые для дальнейшего анализа хорошо оформленные документы.

Получать оперативные данные в реальном масштабе времени -- мечта любого аналитика. Как известно, существенное расхождение во времени между моментом сбора данных и моментом выработки рекомендации влечет за собой неэффективность предлагаемого решения или полную его несостоятельность. Автоматизированная же система дает возможность оперативно внедрять выработанные решения и рекомендации, реализуемые посредством делопроизводства.

Любая организация имеет свое функциональное назначение и, исходя из этого, нацелена и решает определенное множество задач. Задача как объект, в рамках организации имеет свой жизненный цикл:

· Включение задачи в список (множество) задач решаемых организацией.

· Описание задачи.

· Постановка задачи.

· Определение цели.

· Определение состава и количества необходимых исходных данных для решения задачи.

· Определение алгоритма решения задачи.

· Определение критериев оценки качества решения задачи.

· Решение задачи. Может, выполнятся многократно.

· Инициирование начала решения задачи.

· Действия согласно алгоритму решения задачи.

· Анализ результатов решения задачи согласно критериев оценки.

· Если результаты не удовлетворительны, корректировка описания задачи.

· Исключение задачи из списка (множества) задач решаемых организацией.

С другой стороны, любая организация -- это система, которая должна гибко реагировать на изменения внутренних и внешних условий, перестраиваться и само организовываться.

Ведением списка (множества) задач и обеспечением функционирования организации как системы занимается управленческое звено. Управленческое звено, это множество работников организации со своей иерархической структурой и функциональными обязанностями. Для выполнения управленческого воздействия нужен определенный инструментарий. Введем определения:

Документ - основной, базовый инструмент управления.

Тип документа - обособленная форма (шаблон) документа и технологический процесс (алгоритм) его исполнения.

Экземпляр документа - это позволяющий себя идентифицировать исполняемый или исполненный документ на базе формы (шаблона) определенного типа документа по заданному алгоритму исполнения.

Почти все задачи, решаемые в рамках организации, имеют документационное обеспечение и следующую структуру:

Задача

Описание задачи.

Список типов документов участвующих в решении задачи.

Если в список включается новый тип документа, то разработка его формы.

Для каждого типа документа, расписать алгоритм исполнения или модификации экземпляров типа документа, обеспечивающих решение задачи.

Решение задачи

Может, выполнятся многократно.

Исполнение или модификация экземпляров типа документа, согласно алгоритму документационного сопровождения решения задачи.

Исходя из выше сказанного, определим делопроизводство.

Делопроизводство процесс производства типов документов и исполнения экземпляров документов на их базе, с целью решения определенных управленческих или иных задач.

Бумажное делопроизводство - делопроизводство, где в качестве основного носителя информации выступает бумага, а исполнитель предписанных инструкций -- человек.

Электронное делопроизводство - делопроизводство, где основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным -- бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций являются -- человек, компьютер и компьютерная сеть.

Получается, именно бумажное делопроизводство, содержит всю информацию и взаимно однозначно отображает фактические процессы решения каждой инициированной задачи организации.

Автоматизировать -- это, значит, заменить человека как исполнителя при выполнении части или всего процесса решения задачи. Отсюда следует основное правило - автоматизировать можно только существующий процесс. Получается, автоматизируя существующее бумажное делопроизводство, получим автоматизированную систему управления. Существующая система бумажного делопроизводства однозначно отражает тот уровень развития системы управления организацией, который понятен и привычен для ее сотрудников, соответствует их квалификации. Сразу большой скачок нежелателен и нереален, людей надо последовательно готовить. Поэтому оптимален постепенный переход, когда на первом этапе просто меняется носитель информации (с бумажного на электронный), но остается привычный порядок исполнения процессов. Далее по мере формализации и оптимизации процессов решения управленческих задач, надо совершенствовать автоматизированную систему управления.

4 Автоматизированную систему управления можно рассмотреть на примере АСУ «Супермаркет»

В настоящее время Россия переживает период рыночных преобразований, в ходе которых старые, отжившие институты советского времени ломаются и заменяются новыми в соответствии с требованиями времени. Особенно бурно происходит экономический рост в сфере торговли, прошедшей в начале 90-х годов период первоначального накопления капитала и сейчас подтягивающейся до уровня мировых стандартов. Этот рост, в частности, находит проявление в смене хаотической неразберихи оптовых рынков и мелких киосков конкурирующими между собой организованными сетями супер- и гипермаркетов. Для выживания в условиях жесткой конкуренции каждая подобная сеть супермаркетов должна представлять собой четкую систему, включающую в себя в качестве подсистем меньшего уровня отдельные узлы-супермаркеты и в значительной части автоматизированную. В данном реферате я представлю возможную структуру и состав АСУ типичного супермаркета такой сети и попытаюсь проанализировать ее с точки зрения разумности построения и целесообразности.

АСУ «Супермаркет»

Общая схема построения системы

Любой супермаркет, для продажи какого бы вида товаров он ни предназначался, представляет собой комплексное предприятие, в орбиту которого вовлекаются многие и многие отрасли хозяйства. Самая общая принципиальная схема построения системы управления супермаркетом имеет следующий вид:



Центром любой подобной АСУ всегда является мощный энергонезависимый сервер, хранящий информацию о деятельности всех подсистем супермаркета в виде совокупности распределенных баз данных. Каждая база данных содержит одну или несколько информационных таблиц, содержание которых определяется названием БД и может различаться по внутренним характеристикам; одна и та же база данных может использоваться для работы различных подсистем путем выделения из нее соответствующей информационной таблицы.

Из-за некритичности рассматриваемой АСУ во времени (определенные задержки в выполнении тех или иных операций не грозят системе аварийным сбоем и не подвергают опасности жизнь людей) система не содержит объединенного пульта управления, информация на который выводится со всех интегрированных подсистем и подвергается посекундному контролю опытных операторов; вместо этого каждая из подсистем включает в себя определенное количество оборудованных дисплеями оконечных рабочих мест, выводящиеся на которые и снимаемая с которых информация строго систематизирована по своему характеру.

Каждая из подсистем супермаркета включает в себя программное и аппаратное обеспечение, обеспечивающие: 1) извлечение данных из БД, связанных с соответствующей подсистемой; 2) запись в БД измененных или новых данных; 3) связь с внешними устройствами, необходимыми для функционирования подсистемы. Разделение супермаркета на подсистемы необходимо для реализации на базе каждой из подсистем определенного подмножества функций, схожих по предметной области; подобное разделение также необходимо с целью организации подразделений АСУ, выполняющих контроль за подотчетной каждому из них подсистемой. Несмотря на то, что подсистемы связаны между собой совместно используемыми базами данных, разделение по предметной области четко определяет круг задач, выполняемых каждой из подсистем.

Функции, реализуемые подсистемами АСУ.

Работа с товарами.

По характеру своей деятельности супермаркет - организация, целью которой является продажа населению продуктов и прочих товаров широкого потребления с целью получения прибыли. В связи с этим естественным представляется отведение большинства реализуемых АСУ функций соответствующей подсистеме.

а) Генерация списков товаров, присутствующих на складах; эта функция необходима для быстрого определения товаров, закончившийся запас которых на витринах может быть оперативно пополнен без необходимости заказа новых партий товара поставщику;

б) Генерация списков товаров, отсутствующих на складах, для оформления поставщику соответствующего заказа;

в) Генерация списков товаров, имеющихся в наличии на складах и на витринах, срок годности которых истек; эта функция необходима для списания соответствующих товаров и оформления поставщику новых заказов на эти товары; при этом стоимость списанных товаров засчитывается в чистый убыток супермаркета;

г) Смена цен товаров в БД при изменении последних;

д) Автоматизированное начисление наценок на товары в соответствии с текущим экономическим положением супермаркета;

е) Занесение в товарную БД наименований товаров, отсутствовавших в ней ранее, при поступлении соответствующих товаров от поставщика с последующим назначением этим товарам уникальных идентификационных номеров и цен, определяемых поставщиком; увеличение числа товарных единиц при поступлении от поставщика товаров, присутствовавших в БД;

ж) Генерация списков уникальных идентификационных номеров для расклейки на соответствующие товары;

з) Сверка идентификационных номеров товаров при покупке последних пользователем супермаркета, автоматическое определение цен товаров по этим номерам и уменьшение числа соответствующих единиц товара в БД в соответствии с размером сделанной пользователем покупки. При этом стоимость купленных товаров записывается в чистую прибыль супермаркета.

Все указанные функции, кроме последней, выполняются операторами складского терминала; последняя функция выполняется операторами торгового зала.

Работа с поставщиками.

Связь супермаркета с внешним миром происходит через поставщиков, организующих доставку определенных товаров в определенные сроки по предъявляемым им заказам. Также в рассматриваемой АСУ играет роль понятие «поставщики оборудования» - организации, поддерживающие функционирование технических систем супермаркета поставкой и ремонтом соответствующей аппаратуры. Стабильность работы супермаркета в очень большой степени зависит от четкости и согласованности поставок товаров и оборудования; функции, реализуемые данной подсистемой, таковы:

а) Автоматизированное составление списка поставщиков, работа с которыми целесообразна по комплексному показателю, формируемому группой экспертов по изучению рынка;

б) Автоматизированная генерация договоров с выбранными поставщиками на поставку товаров определенного ассортимента на определенный срок;

в) Автоматизированное продление договоров с зарекомендовавшими себя поставщиками и расторжение договоров с поставщиками, не оправдавшими возложенного на них доверия;

г) Оформление по спискам товаров, отсутствующим на складах или имеющим истекший срок годности, заказов тем поставщикам, договоры с которыми на поставку этих товаров были заключены; при этом стоимость указанных в договоре товаров засчитывается в чистый убыток супермаркета;

д) Автоматическое составление списков дат прибытия транспорта с произведенными заказами для осуществления приема этих заказов и отгрузки их на склад или отправки на витрины в соответствии со списками имеющихся в данных местах товаров;

е) Автоматизированное составление списков оборудования, требующего ремонта в связи с истечением амортизационных сроков, и составление по этим отчетам заказов поставщикам оборудования на замену отработавших агрегатов новыми или ремонта соответствующих агрегатов по установленной смете; при этом стоимость ремонта или стоимость новых агрегатов за вычетом стоимости старых засчитывается в чистый убыток супермаркета.

Работа с финансами.

Поскольку супермаркет является частным предприятием и главной целью его создателей является получение прибыли, финансовой подсистеме в рассматриваемой нами АСУ должно уделяться особое внимание. Эта подсистема выполняет следующие функции:

а) Ежемесячное продление договора с банком, заключенного в начале деятельности супермаркета, и автоматизированное составление соответствующей документации;

б) Автоматическая помесячная генерация бухгалтерских отчетов с информацией о полученных за месяц чистой прибыли и чистом убытке;

в) Автоматизированное начисление зарплат новоприбывшим сотрудникам, увеличение зарплат в зависимости от стажа сотрудника и генерация платежных ведомостей для штатного и нештатного персонала супермаркета в соответствии с Единой тарифной сеткой;

г) Автоматизированное составление смет на проведение ремонтных и прочих обслуживающих работ;

д) Автоматизированное составление документации, предназначающейся для получения денег из банка и отправления их в банк по истечении каждой недели;

е) Автоматизированное помесячное определение на основе чистой прибыли супермаркета суммы, которая будет выделена в следующем месяце на экономическое развитие супермаркета.

Работа с персоналом.

Несмотря на то, что работа супермаркета происходит под контролем автоматизированной системы управления, рабочая сила находит в ней весьма широкое применение - как для выполнения операций, непосредственно влияющих на функционирование АСУ (ввод данных на терминалах и т.д.), так и для различной работы, не связанной непосредственно с автоматизацией (обслуживание, наладка и ремонт оборудования торговых залов и складов, уборка помещений, разгрузка и пр.). Контроль рабочей силы выполняется подсистемой работы с персоналом, включающей в себя следующие функции:

а) Ведение списков сотрудников супермаркета, добавление в соответствующую БД новых записей при поступлении на работу новых сотрудников и удаление записей из БД, соответствующих удаленным сотрудникам;

б) Автоматизированное ведение вспомогательной информации о сотрудниках (награды, поощрения, недочеты, замечания, выговоры, выслуга лет) необходимой для формирования справок, выяснения соответствующей информации начальником отдела кадров, увольнения не зарекомендовавших себя сотрудников и отправки на пенсию сотрудников, отработавших свой срок;

в) Ежедневное формирование списков сотрудников, подлежащих увольнению, а также списков вакансий, подлежащих заполнению за счет приглашения новых сотрудников;

г) Ведение списков обязанностей сотрудников супермаркета; автоматизированное формирование на их основе должностных инструкций для непосредственного донесения содержащейся в них информации до сотрудников;

д) Формирование на основе вектора экономического развития супермаркета должностей, заполнение которых предполагается в будущем; добавление списков обязанностей для этих должностей в соответствующую БД;

е) Ежедневные автоматизированные формирование и выдача торговому персоналу заданий по обработке товаров (очистке витрин от просроченных товаров, перевозке со складов и размещению на витринах новых товаров, смене ценников товаров) основанных на списках, сгенерированных в подсистеме работы с товарами;

ж) Ежедневные формирование и выдача ремонтному персоналу заданий по осмотру и замене отработавших деталей механизмов (формирование производится на основе списков, ведущихся подсистемой работы с хозяйственной частью);

з) Ежемесячная выдача охранному и обслуживающему персоналу плана действий на очередной месяц;

и) Автоматизированная генерация документации, необходимой для оформления отпусков, больничных и отгулов.

Работа с хозяйственной частью.

Как и любая современная организация, супермаркету для нормального функционирования необходимо большое число различных машин, механизмов, агрегатов, оборудования. Для контроля над их состоянием в подсистеме работы с хозяйственной частью существуют следующие функции:

а) Добавление в БД «Оборудование» новых записей при поступлении от поставщиков оборудования в соответствии с произведенными заказами; обновление поля «Количество единиц оборудования» при пополнении парка оборудования; удаление записей из БД при списании оборудовании по истечении амортизационных сроков или же в случае повреждений, несовместимых с нормальным функционированием устройства;

б) Автоматическое включение всех устройств и агрегатов при открытии супермаркета, отключение при этом системы сигнализации; автоматическое выключение всех устройств и включение системы сигнализации при закрытии;

в) Автоматическое ведение для каждого из используемых устройств (компьютеров, кондиционеров, морозильников, холодильных шкафов, кассовых аппаратов, видеокамер, сканеров и пр.) списков частей, требующих регулярного профилактического осмотра и замены в случае обнаружения оговариваемых неисправностей;

г) Автоматическая генерация отчетов о состоянии оборудования на конец текущего рабочего дня.

Управленческая работа.

Поскольку супермаркет существует и развивается в жестком мире конкуренции, для его выживания необходима четкая и целенаправленная работа управленческой группы, взаимодействующей со всеми подсистемами супермаркета путем принятия чётких решений или их совокупностей, вводящихся в систему в формализованном виде. Управленческая группа, как правило, реализует следующие функции:

а) Поквартальная выработка целевой стратегии развития на основе анализа рынка и стратегических показателей конкурентов;

б) Формирование маркетинговых решений для расширения кругов населения, охватываемых работой супермаркета;

в) Определение состава и структуры ассортимента, подлежащего закупке в ближайшем будущем;

г) Определение круга поставщиков товаров и оборудования, внушающих доверие;

д) Определение целевых фондов вложения прибылей;

е) Составление списков оборудования, подлежащего замене или модернизации в связи с моральным износом;

ж) Изменение структуры фонда рабочей силы в соответствии с выработанной целевой стратегией развития.

Обоснование структуры выбранной АСУ.

Выбранная мной структурная схема автоматизированной системы управления супермаркетом достаточно удобна как для рядового сотрудника, так и для инженера АСУ. Согласно этой схеме, по которой весь супермаркет разделен на обозримое количество подсистем, значительно упрощается поиск и локализация системных сбоев и ошибок в распределении потоков данных, а каждый сотрудник отвечает лишь за подведомственный ему, достаточно малый участок одной из подсистем. В связи с этим выбор такой схемы построения АСУ «Супермаркет» следует признать удачным и рекомендовать его к выбору всех системоаналитиков.

5 Заключение

Автоматизированные системы управления обладают множеством достоинств. Однако при их внедрении не стоит забывать и про недостатки. Чтобы АСУ принесли максимум плюсов и минимум минусов, необходимо:

Перед тем, как осуществлять проект внедрения нужно максимально формализовать его цели;

Никогда не стоит жертвовать стадией предпроектного анализа. Необходимо привлекать профессиональных консультантов для обследования предприятия и постановки задач менеджмента. Затраты непременно окупятся. Но стараться иметь дело при этом с солидными компаниями, так как, к сожалению, кроме консультантов, существуют еще и псевдо-консультанты;

Нужно старательно подходить к выбору программного обеспечения для построения КИС, так как ошибки дорого обходятся; стараться посмотреть как можно больше систем, и посмотреть их "живьем", а не по маркетинговым материалам разработчиков. Не стоит пытаться разрабатывать систему силами своих программистов. Готовые системы разрабатываются специализированными коллективами на протяжении многих лет и имеют реальную себестоимость гораздо выше продажной цены - известный парадокс характерный для программных и интеллектуальных продуктов;

Необходимо установить высокий приоритет процессу внедрения системы, среди остальных организационных и коммерческих процессов, наделить высокими полномочиями руководителя проекта;

Нужно создать среди всех сотрудников предприятия атмосферу неотвратимости внедрения и стараться организационными мерами повысить темп освоения новых технологий;

Необходимо помнить, что внедрение системы как ремонт - его невозможно закончить, можно лишь прекратить. Так что внедрение, по сути, никогда не закончится, система должна все время совершенствоваться в процессе своей промышленной эксплуатациями вместе с прогрессом информационных технологий и методологий управления деятельностью вашего предприятия.

6 Список использованных источников

1 Бесекерский В.А., Попов Е.П. «Теория систем автоматического управления. - 4-е изд., перераб. и доп. - СПб.: Профессия, 2003. - 747 с.

2 Гудвин Г.К., С.Ф. Гребе, М.Э. Сальдаго «Проектирование систем управления»; пер. с англ. - М.:БИНОМ, Лаборатория знаний,2004. - 911 с.

3 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.aisi.ru/

4 Смирнов Э.А. «Основы теории организации» // ЮНИТИ, 1998

5 Яндекс. Словари [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://slovari.yandex.ru/

Размещено на Allbest.ru